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办公用品定额管理办法

办公用品定额管理办法

1 目的

为合理配置各部门的办公用品,同时确保资源利用率最大化,特制订以下管理办法。

2 范围

2.1 本办法规定各部门办公用品定额消耗及管理。

2.2 本办法适用于集团及下属子公司。

3 术语

本办法中的办公用品指的是用于维持部门日常各项业务活动正常进行的辅助设施及可消耗物资。

4 职责

4.1 办公室是各项办公用品物资消耗定额标准的制订及考核部门,同时负责各部门日常办公用品物资申领采购计划的统计汇总、审核及计划外申领采购物资的审查(合理性、必要性审核),建立健全各部门月度办公用品物资消耗统计台帐(含计划内与计划外),并对办公用品的采购质量及使用情况实施有效监控(可参与指定采购供方的考察评审,同时负责指定物资更新换旧管理)。

4.2 生产部仓储科(五金仓库)负责公司办公用品物资的保管、定额发放,同时按领用部门为统计对象,每月按时建立健全各部门办公用品物资领用情况的记录汇总工作。

4.3 采购部根据办公室每月递交的采购申请计划按时落实采购,同时即时反馈市场上相关的物资价格变动信息,以便办公室及时调整各部门办公用品费用消耗额度(同时协助财务部门定期修订样本参照价格体系),并确保办公用品的采购费用控制在计划价格±10%浮动范围内,对待产生质量争议的办公用品物资进行质量索赔。

4.4 财务部对属成本目标控制指标之一的办公用品费用额度实施即时监控,按期核实当月的各部门办公用品费用总额与发生明细,以便报备至办公室作对比审核。

4.5 审价科负责办公用品计划价格体系的正常调整与审核。

4.6 企业管理部负责落实公司总体办公用品费用额度超支情况的争议仲裁及奖惩实施。

5 管理办法

依据使用特性与消耗周期办公用品物资分为日常消耗类物资(分可定额类日常消耗物资

与非定额类日常消耗物资)与固定消耗类物资(具体明细见固定消耗类办公用品清单)。

5.1 日常类消耗物资

5.1.1 日常消耗类物资费用支出总额明细由办公室统一制订,并根据各部门实际情况做灵活调整;各部门在每月申报办公用品需求计划中根据实际需求情况在额定消费总额内提出物品选配要求。

5.1.2 各部门对于超出额定控制总额外(计划外)物资需求以《报告审批单》形式报办公室审批;办公室对超支费用额度视性质(正常或异常)从部门当月工资总额中或下月度办公用品申领计划中予以相应扣除(按季考核)。

5.2 固定类消耗物资

5.2.1 额度管理由办公室根据各部门实际情况做灵活调整,同时固定类消耗物资将纳入部门日常财产登记保管工作范围内,公司办公室将定期对各部门实施部门办公财产月末盘点,并根据人力资源部提供的人员离辞或岗位调动即时跟踪、办理物资移交手续。

5.2.1 对于已经到了使用更换期限的固定消耗类物资将统一归口由办公室核对鉴定,物资发放坚持“以旧换新”的原则,即部门须交回原残旧的物资方可领用新物资。

5.2.1 对于未到规定使用期限而发生遗失或损坏的物资将由仓库按折旧追偿的方式予以扣回损失(折旧残值=原值×(1-已使用年限/规定年限)×100%)。

6 办公物资管理交接

各部门对离、辞职或岗位调动人员所使用、保管的财产安排交接,由岗位接替人接管,或由部门主管指定专人接管,要办理交接手续,月末上报办公室后勤科。

7 报表管理

7.1 各部门于当月25日(遇节假日顺延)将下月办公用品消耗需求统计表统一报备至办公室,逾期者只能作为计划外采购物资(属总额支出外物资,费用将由需求部门自行承担)或挪至下月度执行采购。

7.2 办公室负责在每月27日前将各部门上报的办公用品需求计划进行分类汇总同时对个别增补需求提出审核意见,最终以办公用品物资采购计划汇总表的形式传递给采购部,同时在次月6日前将各部门超支领用明细情况及考核处理意见反馈至企业管理部。

7.3 采购部接到采购计划汇总表后须在每月5日前完成对各项办公用品物资的定额采购任务。

7.4 五金仓库按办公室传递的各部门月度办公用品消耗需求统计表对已经采购入库的物资实施专向定额发放,并对领用情况做相应统计记录。

7.5 财务部须在每月5日前完成对上月各部门办公用品物资费用额度的统计核实并报办公室。

5.5 办公室须在每月6号前完成对上月各部门办公用品物资费用额度的统计核实并提出考核意见报企业管理部。

7.6 企业管理部将于每月7日前完成对各部门上月办公用品物资费用额度的奖惩考核。

8 罚则

办公用品定额管理办法

9 附录

9.1 相关文件

《物资申领采购管理标准》

9.2 相关记录

《部门月度办公用品消耗定额表》

《固定消耗类办公用品清单》

《非定额类日常消耗物资清单》

《月度办公用品消耗需求统计表》

9.3 相关流程

《物资申领采购流程图》

附加说明:

本标准由办公室负责起草。

本标准由办公室负责解释。

固定消耗类办公用品清单

办公用品定额管理办法

非定额日常消耗类办公用品清单

办公用品定额管理办法

办公用品定额管理办法

办公用品定额管理办法

部门月度办公用品消耗定额表

办公用品定额管理办法