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原材料管理制度

原材料管理制度

为确保关系到公司产品成本、利润率与产品安全等各项关键性指标在可控范围之内,以保证公司原材料采购、供应、使用乃至生产、销售环节的稳定运作,特制定如下原材料管理制度。

一、原材料的管理部门

原材料的供应管理部门为物流采购部,保管部门为仓库,原材料的使用安全性由配方管理员负责监督。

二、原材料的采购管理规定

(一)原材料的采购

1、原材料的采购申请

原材料在库存不足常态库存的情况下,仓库主管应根据该原材料的历史使用情况填写《原材料采购申请表》向生产品控部总监提出采购申请,由生产品控部总监向原料部总监提出采购意向。

2、原材料的采购审批

1. 原料部总监由到生产品控部送来的采购申请后,应及时核对原材料库存量,经确认需采购后,应及时组织本部门人员落料采购;

2. 如原材料的价格及产地发生变化,原料部总监应按“原材料产地及价格变动”的相关规定处理。

(三)原材料产地及价格发生变动时的处理

1. 原材料的价格与产地,研发人员、生产技术人员应严格遵照执行,因市场变化而导致的价格或产地的变更,需要原料产地时,由原料部总监填写《原材料价格/产地变动申请表》并按新原材采购管理规定的相关流程处理。

2. 原材料价格及产地变动的后续工作:

原料部总监将总经理审批的《原材料价格变动申请表》交给财务中心调整原材料价格,财务中心将该原材料价格调整登帐后,应及时通知管理员,由管理员重新核定产品的成本价格,并及时转交财务中心重新核算产品出厂价。

三、原材料的库存管理规定

(一)原材料的常态库管理

1、常态库存定额的形成和制定方法

(1)物资常态库存的形成:企业生产经营活动所需的物资,是分批进货陆续消耗使用的。因此,企业仓库中应经常保持一定合理的物资储备,称为库存物资。确定合理的库存量标准,应该以先进合理为原则。因为,过多的储备会造成物资积压,影响资金周转,而储备量过少,则会造成停工待料。

2、常态库存储备定额的制定:企业的库存物资总是经常在最大和最小之间变动,从而形成了库存的经常储备,其制订方法如下:

1) 日期定量法:即先确定物资的供应间隔天数(即物资的储备天数),然后,据以确定物资的经常储备。

2) 日期定量法计算公式:库存经常储备定额=平均每天需要量×经常储备合理天数

(二)原材料的库存管理

1. 原材料入库后,仓库管理员应按相关的原材料产品的保管要求进行分类存放;

2. 任何出入库原材料均应列入仓库台帐,不得虚报冒领;

3. 严格执行原材料、产品出入库管理制度,当天出入库的原材料仓库管理员要认真校对产地、型号、数量;验收入库后的原料的名称、型号标识字迹应清晰明显,发出的货物要与《货物出库单》相一致,并及时登帐,做到帐物相符;

4. 仓库应保持干净整洁,确保原材料保存的环境干燥、阴凉、通风;

5. 仓库管理员对于库存货物应做到“六清”、“六防”、“四无”即“数量清、生产与保质期清、保存要求清、生产批次清、产地清、质量清”,“防渗透、防变味、防变质、防破损、防盗窃、防空帐”及“无鼠咬虫蛀、无霉烂变质、无包装破损、无超限或不符要求保存”;

6. 库存物品应遵循“发旧存新”、“发零存整”的原则进行管理,不得新货新发,整货拆发,应按到货先后,做到先到先用,防止久放变质;

7. 仓库管理员要严格执行收发管理制度,杜绝无单据交接货物(因特殊情况未能及时提供凭证者,仓库管理员随后要负责跟踪并将手续补办完整),不得无手续出入库;

8. 仓库管理员要经常检查仓库货物,发现有盛装物破损,要及时给予更换,防止因泄漏造成公司财产损失;

9. 除财务中心因业务需要外,未经总经理批准同意,其它任何部门和个人均不得查看仓库帐薄及相关数据;

10. 仓库主管应于次月10日前将上一月的有关报表、单据交给财务中心,不得拖延而影响财务核算工作。

四、原材料的出入库管理规定

(一)原材料入库

1. 原材料进厂后,应放置在材料待检区,由仓库管理员及原料采购员共同依据订单对原材料进行核对,查看品名(中英文),数量是否一致,确定无误后,由仓库管理员通知质控部门取样检验,符合质量标准的由质控部门开具《合格证》,仓库方可凭质控部门开具的《合格证》将货物验收入库;

2. 经质控部门检验不合格的原材料,由质控部门开具《不合格证》,仓库管理员接到不合格通知后,应及时通知原料部门落实处理,原料部门接到通知后应及时通知供货商,办理退货或补货手续,如有特殊原因无法采购到与标样一致的原料,而生产确需使用时,原料部门可按照按新原材料采购的相关规定执行;

3. 仓库管理人员应严格按照技术中心规定的原料储存条件、要求,做到分类合理、摆放规范有序;

4. 未经检验和检验不合格原材料,仓库不能入库,车间不能使用,否则造成的质量事故和经济损失,由仓库主管、车间主任及相关批准使用的人员负责。

(二)原材料出库

1、研发部门申请领用

由研发部写《领料单》,向部门总监提出申请,少量原材料由部门总监批准后,仓库可凭研发部门总监签批的《领料单》中所列明的原材料名称、领用数量、规格等发放给调香师。批量原材料领用申请由技术副总经理批准。)

2、生产部门申请领用

由生产车间主任凭销售服务部的下达的《生产计划单》向仓库领用原材料。

3、特殊原材料的申请领用

特殊原材料的申请按“特殊原材料使用管理规定”执行。

4、任何人无上述所要求的签批手续,仓库管理员一律不得发放原材料;

5、原材料出库后,仓库管理员必须及时销帐,确保库存物资的帐物相符。

成品仓库管理制度

一、目的

本制度对于仓库的收、发、贮、管作了规定,以确保不合格的成品不入库、不发出,贮存时不变质、不损坏、不丢失。

二、适用范围

成品库及待处理品库的管理。

三、内容

1、职责

成品库管员负责成品的收、发、管工作以及退回货物的前期验收。

待处理品库管员负责待处理品的收、发、管工作。

成品入库

①检验结论为“合格”的产品生产部打印《入库单》到成品库办理成品入库手续,在办理入库时,库管员应检查、核对产品的品名、型号、数量等标识是否正确、规范以及外包装是否干净等,符合要求的方可入库。

②成品入库后应放置于仓库合格区内。

待处理品入库

成品库库管员负责退货和超过保质期滞销产品入库工作;生产部负责半成品和准成品待处理入库工作;库管员应检查核对产品的品名、型号、数量、批号等是否属实,对入库单进行审核。

产品入库后,库管员应及时审核,在帐上记录产品的名称、型号、规格、批号、生产日期、数量、保质期和入库日期以及注意事项。并《产品标识和可追溯性控制程序》的规定做出标识。

未经检验和试验或经检验和试验认为不合格的产品不得入库。

库管员应妥善保存入库产品的有关质量记录(验证记录、原始质量证明、检验报告单等),每月将这些质量记录按时间顺序和产品的类别整理装订成册、编号存档并妥善保管。

3、贮存

贮存产品的场地或库房应地面平整,便于通风换气,有防鼠、防虫设施,以防止库存产品损坏或变质。

合理有效地利用库房空间,划分码放区域。库存产品应分类、分区存放,每批产品在明显的位置做出产品标识,防止错用、错发。具体要求如下:

①库存产品标识包括产品名称或代号、型号、规格、批号、入库日期、保质期,由库管员用挂标牌的方法做出。若产品外包装已有上述标识的,仅挂产品型号的标识牌即可;

②按型号、批号放,高度不得超过6层;

③放置于货架上的产品,要按上轻下重的原则放置,以保持货架稳固。

有冷藏、冷冻贮藏要求的原料、半成品均按要求贮藏于冰箱、冰柜、冷库或有空调的库房。

4、出库

提取成品时必须有营业部打印的《出库单》和《调拨单》。

成品库的库管员凭经审批的《出库单》、《调拨单》成品,发放时应做到:①认真核对《出库单》、《调拨单》的各项内容,凡填写不齐全、字迹不清晰、审批手续不完备的不得发放;

②发放时,应认真核对实物的品名、型号和数量,符合出库凭证要求的才能发放;

③发放完毕,库管员应对《出库单》、《调拨单》进行审核,单据应妥善保管;

④发放时,若产品标识破损、字迹不清,应重新作出标识后发放;

⑤同一规格的成品应按“先进后出”的原则进行发放。

⑥成品出库后,仓库管理员必须及时销帐,确保库存物资的帐物相符。

5、仓库内部管理

● 成品库的主管部门应对仓库进行不定期的抽查,检查账、物、卡相符状况,存放情况、标识情况。原料库主管应抽查物料的仓储情况、环境条件、有无错放、混料及超期贮存、变质、损坏等现象。发现问题,及时解决。

● 库管员应经常对库存产品进行检查和维护,发现变质、发霉或标识脱落等现象应及时向直接上级报告,及时处理。对有保质期的产品要防止失效。发放距保质期不到一个月(含)的原料前应报验,检验合格后才能发放。距保质期不到三个月(含)的成品一般不发放(顾客同意的除外),但应及时报验,根据检验结果进行处理。若超过保质期,应及时报验,并按《不合格品控制程序》的规定处理。

● 仓库人员应进行经常性动态盘点,做到日清日结,保持账、物相符,年中和年末应配合财务部搞好盘点工作。

● 仓库做到通风、防潮、清洁,无苍蝇、老鼠。冷藏、冷冻库温度应控制在规定范围。仓库内严禁烟火,不允许存放易燃易爆物品和其它危险品(危险品库除外),并设置足够的消防器材。消防器材不允许占压。

● 对有毒有害及带有腐蚀性的物品应分别贮存,并采取有效的安全防护措施。

● 退库的成品应按品种、型号分别码放并予以标识,经质管部检验为合格的办理入库,并尽快发出。经检验为不合格的,按不合格评审处置意见办理,并作出待处理标识。

● 成品库另划待处理品区,存放退货并予以标识,同时配合有关部门按程序做好退货处理工作。

● 原料库根据生产计划,做好查料、备料工作,严格按领料制度发放原料。根据生产计划和库存填报采购申请计划,保证生产需要。

● 对于喷粉产品要严格按照产品的贮存条件贮存,经常检查并通风,发现问题及时通知直接上级并与技术部联系,做到及时处理。

● 凡打开包装的原料、半成品和成品,都应重新包装,保证密封,不允许敞开存放。没有标识的应做出标识。

● 成品库负责样品的包装、发放。样品包装上应有标识,标识内容包括:品名、型号和生产日期。样品应在生产后的三个月内发放。若要将超过三个月的产品做样品发放,应报验,经检验合格后才能做样品发放。

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