公司办公室主任管理建议

公司办公室主任管理建议

公司办公室承担着参与领导班子对重大问题的讨论和决策、招投标、档案文件合同管理、会议、接待等工作，是信息传递、政策落实、上下内外沟通的窗口，是为公司运营起辅助作用的综合部门。如果我作为公司办公室主任，我开展工作的计划如下：

一、充分深入地了解公司情况，找准自己的工作定位

了解公司的信息主要包括：公司的发展远景、发展战略、管理理念、企业文化等；公司的主营业务各部门各项工作和流程、以及工作技能技巧，组织结构，公司的整体运作，以及公司目前状况等。

在了解了公司的远景和发展战略等基本情况、深入领会了自己的工作职责的基础上，对自己的工作进行定位，按照职位对公司的重要程度来明确工作重点，并就这些工作重点制定工作计划方案和备选方案。

二、具体工作业务开展

（一）、公文、档案、信息管理；

加强政务工作效率，推进电子政务平台建设。推荐使用OA办公系统或相关ERP操作软件，简化流程。

公文处理要求及时高效、严格保密、归口统一；

凡公司在各项工作和活动中形成的、办理完毕具有保存价值的各种载

体的文件均应收集齐全，由各部门内勤人员进行系统整理后向办公室移交，兼职档案员负责归纳整理；同时要建立健全公司档案的收进、移出、保管、利用等情况的统计。

应主动积极地组织和参与各种调查研究，做好信息的收集、筛选，传输工作，把调查中获得的大量第一手材料，进行综合分析，去粗取精，去伪存真，由此及彼，由表及里，从中理出完成各项工作任务和进行决策的有利因素与不利因素，及时向领导反馈。

（二）、招投标、合同管理；

公司属于生产型企业，大批订单纷至沓来，不管是采购还是销售，都需要加以规范，以保证公司的利益，因此合同签订和后续管理极为重要。

“三务”（即：法务、财务、业务）介入公司经济活动，成立五人谈判小组，无论是商务谈判还是招投标等重大经济活动及凡涉及到价格的谈判，谈判小组必须介入，争取在合同的谈判过程中争取主动，争取到有利的地位，更好的为公司经济活动保驾护航。

建立的合同台账，负责监督检查合同执行情况；

（三）、督办管理；

为保证企业各项管理工作落实到位、政令畅通，提高工作效率，保证上级指示、公司决策的贯彻落实，按时完成领导交办的工作，建议启用督办机制。

综合管理部设督办员，负责对公司督办范围内的工作进行检查、协调、督促。负责在各项工作任务的完成节点，向承办部门下《督办单》，跟踪任务的完成情况与进度。人力资源部负责将督办工作纳入绩效考核内容。

（四）、会议、接待管理；

准备好议题；做好会议记录；已形成决定的，整理好书面材料，需有关部门执行的，会后形成文件下发执行；会议讨论中遇到的疑难问题，组织人员进行调查研究，提出解决方案。

接待工作应遵循“节约、对等、周到”的原则。

节约：招待来宾一律从简，不铺张浪费，不重复宴请，控制陪餐人数。

对等：各职能部门对口接待，遇有综合性接待时，办公室负责予以协调，保证接待行为规范有效，实行“谁组织接待谁签单”的原则。

涉外宾客的接待、重大活动招待、上级机关主要领导视察、由董事长总经理邀请的客人，由办公室负责牵头，相关部门配合，共同做好接待工作。

周到：各接待部门应全程接待，时间安排衔接周密，接待方式恰当。

（五）、车辆管理；

公务车实行司机负责制，单车费用核算控制。指定司机负责车辆的管理、保养、维修、审验等事宜。建立公务车单车管理档案，实施单车费用独立管理。

（六）、食堂管理；

餐厅管理实行“主管负责制”，即由餐厅负责人对本餐厅饭菜质量、卫生状况、就餐环境、员工纪律等全面负责，并对发生的问题承担相应责任。

严把采购关，原材料采购需填报《请购单》，由厨师长、食堂负责人、办公室主任确认后方可进行，并备案；采购完后由厨师长及食堂负责人进行验收；每月对食堂出入库进行盘点。

厨房人员实行卫生分片包干制，做到分担区挂牌，卫生天天达到标准，明确卫生责任，真正落实卫生制度。

餐厅工作人员实行投诉意见考核评分管理，分为二部分：服务性投诉及菜品质量、卫生投诉，与月度工资挂钩。

（七）、宿舍管理；

宿舍严格实行半军事化管理。确保员工宿舍安全、有序、整洁、舒适、卫生。设立兼职宿舍管理员，负责员工宿舍的安全、秩序、物业、卫生管理，定期抽查。

建立宿舍内部卫生值日制度，由室长安排，同寝室人员轮流值日；

（八）、保洁、绿化管理；

办公室派专人负责厂区保洁、绿化工作，每日要填写《环境卫生日检查记录表》认真做好保洁工作的监管，发现问题及时上报，监督每日保洁工作的全过程。

搞好厂区花木的维护保养，做到春栽、夏剪、秋管、冬保，设专人对花草进行施肥、施水，防治病虫害，适时修剪。每日填写《绿化养管记录表》

设定保洁、绿化工作处理单，严格执行监管职能。

三、综合管理及协调机制

办公室主任要出色地履行自己的各项职责，必须注意和不断改进工作方法，从而充分发挥作用。

（一）要总揽全局，抓好大事，突出重点，兼顾一般。

办公室主任不论工作多忙，都要始终站在全局的高度上，注意处理全局与局部的关系，重点与一般的关系，分清主次缓急，镇定自若地处理好每一项工作。因此，统筹规划是关键。

（二）管理制度化

办公室是联系上下、协调左右、连接内外的桥梁和纽带，部门的工作任务重，头绪多、内容杂。为了确保办公室各项工作有序可循，规范有序，就需要为办公室的管理工作建立一套切实可行的规章制度，将办公室的各项办事规程、行为准则以条文的形式确定下来，把办公室人员的行为纳入管理规范之中，使办公室的工作有章可循、有法可依。

（三）精细化管理

我们要以构建和谐团队为目标，营造宽松和谐、温暖如春、催人奋进的办公室内外工作环境，促进和谐企业建设。注重细节，例如关注高层领导管理人员和各部门领导的生日，代表董事长和公司送他们一份礼物，哪怕是一份写着生日快乐的邮件也可以。让其感受到企业如同一个大家庭，和谐一家亲。

（四）协调服务管理

从协调工作看，办公室的协调联络对象是各职能部门。在协调工作中，办公室主任始终要站在全局利益上，毫不含糊地贯彻领导意图和决策性意见，这是大前提。

从服务工作看，办公室主任要始终把全心全意为各职能部门服务作为自己的宗旨，带领办公室全体工作人员主动热情、尽心竭力地为各职能部

门服务。经常向领导反映他们的意见和要求，积极帮助他们解决实际困难。这不仅是办公室的一项职责，也是调整办公室同各职能部门之间关系的有效途径。

我认为做好一个办公室主任，需要做到：一是发言不施令，切实摆正自己的位置。把握层次性、把握准确性、把握原则性、把握分寸性。二是协调不指挥，注意自己的角色。决策协调、工作协调、活动协调。三是建议不越权，认真履行自己的职责；四是服务不盲从，努力形成自己的风格。测重不失重，服务不盲从。五是自尊不自傲，培养自己独立的人格。正直、勤奋、热情、奉献的工作作风。

因未对公司全面了解，暂作以上计划。计划只是简略的介绍一下个人的一些管理方法，办公室的工作琐碎、繁杂，一些日常工作没有具体罗列，请见谅，也希望能够获得您的认可。

杨智

二〇一三年七月三日