浅析商务英语信函写作特征(毕业论文1)
浅析商务英语信函写作的特征
专业：商务英语学号：学生姓名：指导教师：
摘 要
中国入世以后,英语商业信件在对外贸易中起着越来越重要的作用。而商务英语信函是国际贸易双方进行书面信息沟通的重要手段，其撰写的成功与否对企业的业务有着极其重要的影响。商务英语信函的写作是有规律可循的，本文分析了其写作特征，介绍了商务英语信函中一些特殊的用词用语方式，以便外贸人士更好地把握信函写作、建立更多的业务关系。关键词：商务英语;信函写作;写作特征
一．引言
商务英语是英语语言体系中的一个分支，是为国际商务活动这一特定的专业学科服务的专门用途英语，它基于英语的基本语法，句法结构和词汇，但又具有独特的语言现象和表现内容。其中，商务英语信函是其很重要的一部分，它是国际贸易活动的重要载体，是国际商务往来中用以传递信息、处理商务事宜以及联络和沟通关系的方式，也是开展对外贸易及相关商务活动的基础和工具。常用的商业务应用信函有开发信函、询问函、答复函、邀请函、告知函等。在发达国家，商务信函是传递信息，推销、宣传产品，沟通交流的重要手段，在我国也越来越受到企业的重视。商务信函一方面展示出公司或个人的诚意，另一方面也代表公司形象，它的好坏，直接影响收信者对于写信者所属公司形象的好坏。因此，更好地了解商务英语信函写作的特征，有助于从事外贸工作者更好、更准确地把握信息，促进双方的进一步交流与合作。
二．信函写作的词汇特征
（一）用词规范正式
商务英语信函经常以意义相同或相近的书面词语代替基本词汇和口语词汇，如以inform或advise代替tell，以duplicate代替copy，以require代替ask，以otherwise 代替or, 以amend代替change；以介词短语代替简单的介词，如以as for，in respect to，in connection with和with regarding to等代替about等。
如果商务英语信函涉及货物的价格、重量等，有关数字必须准确严谨，毫不含糊。时间概念在国际商务英语信函中必须准确具体：七、八月份各有31天，因此七、八月的“下旬”都要用the last 11 days来表达；再如，介词短语by Monday和before Monday在国际商务英语信函中是要严格区分的，前者包括Monday，而后者则不包括Monday这一天，即截止
日为Monday前的一天。由此可见其严谨准确性。
（二）表意准确，专业性强
商务信函用词表意准确、专业性强，主要表现在两个方面：一是商务英语词汇有大量的专业术语；二是商务英语词汇中有很多来自普通英语，却被赋予特定的专业内涵。
1. 大量的专业术语和缩略语，如：
insurance policy （保险单），L/C（Letter of Credit信用证），B/L(提货单)，D/A（Documents Against Acceptance承兑交单）, FOB(Free On Board离岸价格), counter-offer(还盘), irrevocable letter of credit(不可撤消信用证), trade barrier（贸易壁垒）等，商务英语信函的涉外性决定了其专业术语或缩略语必须约定俗成、国际通用，不能任意更改替换，且这些专业术语意思明确、内涵特定，因此不可乱用滥用。
例如：
It would be appreciated if you would let us know by returning your lowest possible price for the following goods on FOB London.
请报下列商品伦敦船上交货之最低价。
2. 具有独特专业内涵的普通英语词汇。如：在普通英语中，“credit” 表示“信誉、声望”，而在商务英语中则表示“信贷，贷款”，如例句：
Bank credit business is the main source of profits, but credit risk is the main risk facing banks.
信贷业务是银行的主要利润来源，然而信贷风险也是银行面临的主要风险。
又如：在普通英语中，“balance” 表示“平衡”，而在商务英语中则表示“结余, 余额”，如：
We strongly demand immediate payment in full or partial payment with a statement of when you will pay the balance.
我们强烈要求你们马上全部付款或者部分付款，但要说明何时将余款付清。
（三）用语朴素、淡于修饰
国际商务英语信函的主要功能是传递商务信息，因此除必须使用专业术语等手段来准确表达信息意图外，要求信函词语明白易懂，言简意赅，直达意图。除使用正式词汇的场合之外，此类信函很少使用各种修辞手法，文体风格较朴实平易。例如：
Dear Sirs,
Thank you for your interest in our anti-shrink silk. In reply to your enquiry of May 11, we feel regret to inform you that we cannot divulge any of our sales information. We hope this will not bring you too much inconvenience.
Yours sincerely,
译文：
敬启者：
承蒙贵方对我们的不缩水丝绸感兴趣,十分感谢。兹复贵方5月11日询价函，我们非常抱歉地奉告，我们不能泄漏我方任何销售情况。我们希望这不会给贵方带来很多不便。
敬上
上述商务信函非常简短，词句平易，意思明确，体现出了商务英语信函用词简洁明了这一特征。
三．信函写作的内容特征
(一)完整
完整强调的不是陈词滥调，也不是冗长啰嗦，它指的是商务信函中应包括所有必要的信息。一封完整的商业信函应该是对对方提出的问题逐一做答而且对自己要表达的重要信息说明清楚。 信函的完整性有助于建立良好的企业形象，节省双方的商务往来时间而达到预期的效果，避免因重要信息不全而引起的不必要的纠纷。
(二)具体
具体原则是指信函中涉及的内容要言之有物， 信息要详实具体、丰富生动，表达要完整。 商务英语信函写作中注意避免类似soon, at an early date, good, nearly等笼统、含混不清的表达法。当涉及数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。如：
①We hope the equipment will be delivered to our company as soon as possible. (Poor)
②Please deliver the equipment to our company before next Friday. (Revised)
例②比例①在内容表述上更为具体。例①只是提及尽快，而例②列出了具体时间期限。四．信函写作的语言特征
(一)礼貌和体谅
礼貌不仅仅是指在行文方面简单使用一些礼貌用语，而更应该表现在站在对方的立场而非自己的立场来思考问题。同时为了使商务英语信函更具礼节性，在撰写相关商务信函应避免使用过激、冒犯和轻视的用词。尽量采用委婉的语气，如“I’m afraid, I think, I believe”或运用虚拟语气，疑问句等形式。例如：
We will inform you as soon as possible.
You will be kindly informed as soon as possible.
以上两句话从内容上来说表达的意思是一致的，但前者以we做主语，后者则以you做主语，主语的细微的调整表现出的是对对方的尊重。
(二)清楚和简洁
措辞不严谨、内容含糊不清、词不达意的商务信函会引起误会和歧义，甚至会造成贸易损失。因此就要求写信者头脑清楚、条理清晰、表达准确，避免使用一些含混不清、模棱两可的词汇。清楚表达应注意选择正确、简练的词以及正确的句子结构，合理安排句子和段落的结构与长度，把各种长句、短句、简句、复杂句等最佳组合成长度恰当的段落以便对方理解。如：
①ABC Corporation was founded fifty years ago and it now has branch offices in four states and it employs nearly 400 individuals. (Poor)
②ABC Corporation was founded fifty years ago. With branch offices in four states, it now employs nearly 400 individuals. (Revised)
从句型结构上来看，①句型结构显得冗长，意思表述不够清晰；而②句型则更有层次，意思表述方面更为清晰。
商务场合往往强调效率，用最少的语言表达最丰富完整的内容。商务英语信函的格式要简明扼要，语言要通俗易懂，内容要精炼丰富。这就要求写信者在行文过程中尽量选用简单、易懂、朴素的词汇，采用简短、直接的句式。
(三)准确
商务英语信函与买卖双方的权力、义务、利害关系、企业形象等息息相关，是制作各种商业单据的依据，以及进行商业活动往来的重要凭证。准确无误是商业英语信函写作的最重要的原则。准确原则不仅仅指单词拼写、标点符号无误，语法使用、结构格式正确，还应确保信函所涉及的信息、数字、事实准确无误。因此，在进行 商务英语信函写作中应反复审核相关信息，如：收信人的职称、姓名、地址、交货时间、地点、货物品质、颜色、尺码、单价、总价等。
五．结语
商务英语信函不仅是实现沟通的媒介,而且是建立友谊、吸引客户的手段，它作为商务信息的使者、买卖双方感情的纽带、良好合作关系的桥梁，具有较为明显的语言特点，例如词汇、语言、内容这几大商务英语信函的写作特征。只有充分了解商务英语信函的写作特征，并熟练掌握、灵活运用这些基本的写作技巧， 才能写出一篇优秀的商务英语信函。
参考文献：
[1]杨廷治. 对外经贸英语函电[M]. 北京：对外经济贸易大学出版社，2000.
[2]张亦辉. 点石成金—英语商函写作实务[M]. 北京：外语教学与研究出版社，2003.
[3]郑淑媛. 新编英语应用文写作[M]. 江西：江西高校出版社，2009.