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最新整理秘书实务学习心得.docx

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最新整理秘书实务学习心得

秘书(Secretary)可以指:1.政党之内的要职,最高者称为总书记。2.写字楼及商业机构内的文员职位,专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3.xxx决策局的最高级公务员职位。下面是为大家提供的秘书实务学习心得,欢迎参考!

秘书实务学习心得

秘书实务课程总结

秘书实务的课程已经告一段落,这学期我们已经学到作为文秘人员对于该具备的写作素质,演讲技能,团队合作能力都有训练。近年来计算机已广泛应用于社会生活的方方面面,无纸办公的潮流已势不可挡。利用先进的计算机技术来处理文件,管理实务既方便又能提高效率,从这个层面上对秘书人员计算机水平及相关连的办公设备熟练操作提出了切实的要求。

随着我国市场经济体制的建立和逐步完善,社会对秘书人员的基本要求发生了根本性的变化,与传统的秘书相比,秘书工作从内容到形式、手段都有很大的不同。文秘工作的素质和要求决定秘书工作者必须具有强烈的事业心与高度责任感,较高的业务素质与职业道德素养。要想成为高素质的文秘人才,专业学生就必须不断更新观念、掌握新理念以适应日新月异的不断发展的信息时代的要求,并将此作为我们思考的新课题具有重要的现实意义。

长期以来,高等学校在秘书素质与能力培养模式上比较单一化,往往把秘书培养目标粗略定位在职业人才角色,或只注重专业技能,突出技巧训练,而忽略了综合素质的提高。在素质提高方面不是结合自身特点,而是追求简单模式。因此必须在培养方式上进行切实的探索和改革。

秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人

员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。

文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作,是机关工作的一个重要组成部分,文秘工作做好了,不仅能提高机关工作的效率,而且能够加速信息的传播与反馈,密切上下级乃至与相关单位的联系我们必须从各个方面加强修养,才能真正的提高对于培养满足社会需要、具有创新素质的复合型文秘人才具有重要的意义。

秘书实务实训心得

在方燕妹老师、谢国伟老师和周莹萍老师指导下,我们圆满地完成了两周的《秘书实务》实训课。虽然两周的《秘书实务》实训课时间短,但是课程任务较繁重,相当充实收益匪浅,其中课程包括秘书资格考证的四五级录像题目练习及讲解、DV机使用及视频剪辑、制作情景模拟视频和信息能力综合训练等相关知识的学习。这些课程让我们将理论与实践结合起来,当场学习及时实操的方法,感觉有较好的学习效果,现有几点实训小结。

一、我们进行了一次头脑风暴,自己的观点获得肯定,发现自己还是不错的,以及能力的提高需要锻炼和指导。

实训课一开始是练习和讲解秘书资格考证的四五级录像题目,让我们对这类题目有了初步的认识以及对本学期学过的秘书实务知识的回顾,而我也能够达到老师的基本要求即能找出8个得分点以上,不过往后还需加强语言表达的简洁性和找出情景中隐性及准确的得分点的练习。这些录像也为我们接下来制作情景模拟视频奠定基础。接着我们组成一个小组就开始围绕秘书事务讨论要制作什么样的三个情景,我们各抒己见反而弄得有点混乱。因此,我们决定把本学期学过的

管理秘书实务知识点

管理秘书实务知识点 1、管理秘书的学科性质 综合说:秘书学是近几年来才在我国形成的一门新兴的综合性应用学科。 边缘说:秘书是一门新兴的边缘科学,是从写作学和管理科学的边缘中产生的,就秘书学的整体而言,既不属于写作学,又不属于管理科学,而 是这两门学科的知识圈交叉重叠的产物。 分支说:秘书学从科学体系上讲,属于人文科学的范畴。从今天这一学科的具体分支来说,现代秘书学又属于人文科学中的行政管理学科的分 支,秘书应属于管理类应用技术型的人才。 管理说:秘书属于管理应用技术型的人才。 2、秘书的认知能力:观察感知能力,辨别是非能力,分析综合能力,随机应变 能力 3、管理秘书实务的原则:系统性,服务第一,全面质量管理,时效性,经济性 4、走姿的要求: (1)上体正直,不低头,两眼平视,面带笑容。 (2)两臂前后自然摆动,摆幅30度-——35度 (3)肩部放松,重心可稍向前,这有利于挺胸收腹,身体重心在脚掌前部。(4)行走的轨迹应是一条直线,脚尖指向前进方向,双脚内侧应落在一条直线上。 (5)步幅要均匀(步幅指行进时两脚之间的距离,一般标准是前脚的脚跟与后脚尖相距为一脚长。男士步幅约在40厘米,女士则为30厘米左右), 不宜太大;步态要轻盈。要走做到这些,膝盖、脚踝都要富于弹性,行 走时要有节奏感。 5、气质的四种类型:胆汁质、多血质、粘液质、抑郁质 6、TPO原则:这是选择服饰的最基本原则。T表示时间(time),P表示地点(place), O表示目的(object)。TPO原则的基本含义是人们在着装、化妆和佩戴首饰时,要兼顾时间、地点和目的,三者必须协调一致。 7、因人而异原则:要与年龄相吻合,要与体型相吻合,要与职业身份相吻合, 要与肤色相吻合 8、秘书交际礼仪原则:(1)自尊与尊人的原则 (2)内在美与外在美的原则, (3)自信大方与适应环境的原则, (4)言行适度与明确交往目的的原则、 9、握手的顺序:先女士后男士,先长辈后晚辈,先教师后学生,先上级后下级。 在政务接待场合,握手的顺序应当是:按照行政职务由高到低的排列顺序,依次一一握手。礼节性的握手,持续时间以3——5秒钟为宜。 10、方位礼节 (1)前后。行进时,前面为上,后边为下。晚辈、下级为了表示对长辈、上

秘书实务模拟面试试题

《秘书实务》面试题 1、秘书怎么样整理当日的文件资料?(5分) 答案:秘书整理文件资料的工作内容有以下个方面: (1)秘书在浏览的基础上,要对文件资料初步加以分类、排序和存放。凡需要领导者及有关部门当天阅知或指示的文件,秘书要及时分送。 (2)凡暂缓办理的文件及内部交换资料,秘书要如数收藏在保密柜里,并注意上锁,以防失泄密。 (3)凡当天收到的报纸、杂志,秘书要逐一归类和摆放,使其各就各位 评分标准:前两个要点各2分,第三点1分 2、秘书在浏览当日收文时必须把握哪些要领?(5分) 答案:(1)尽快从繁琐事务中解脱出来,静下心来认真阅读当日来文,以及下级组织请求批准的来文。 (2)秘书在有限的时间内阅读大量来文,以采用泛读、扫读、跳读等模糊阅读方式为宜,旨在迅速获取有价值的信息,从中筛选出急需送领导者阅示的重要来文。 (3)为方便领导者对重要来文的阅示,秘书可按照行文目的,将来文分为办件和阅件;分送有关领导者或有关部门机关。 评分标准:答出应该怎么做得三分,分析出原因并合乎情理的两分,否则可根据情况适当减分。 3、简单叙述请柬和邀请信的区别是什么?(5分) 答案:(1)活动性质不同:邀请信是邀请对方来参加某项实质性的活动,有具体内容、事项,篇幅较长,故更正式些,落款处可盖公章;请柬是纯粹礼仪性质的、例行活动,被请约者只需出席、捧场即可,不承担具体的工作任务,因此内容单一,篇幅较短 (2)内容不同:邀请信正文往往对活动本身的作用、意义进行介绍;请柬没有该内容,他只用一句话点明活动的内容或名称即可。 (3)设计不同:请柬要精心设计,制作精美,一般有封面有内页;邀请信则大多直接用A4纸打印。 评分标准:每一点占两分,说出三点即可满分。 4、公文拟办有哪些要求?(5分) 答案:公文拟办要求有: (1) 拟办人要熟悉机关各部门、各领导成员的职责范围和分工情况,以下机关工作的历史与现状; (2)拟办前要认真阅读文件,确实掌握拟办文件的精神实质; (3)拟办意见应力求简明扼要,并具有可选择性; (4)你办一件应填入文件处理的拟办意见栏内,并签署拟办人姓名和日期。 评分标准:每一点占两分,说出三点即可满分 5、会务筹备情况检查时的内容有哪些?(5分) 答案:(1)会议筹备各项内容是否合理、遗漏,具体事项落实情况; (2)会议文书是否齐全规范、明确无误; (3)会场布置、会场形式、座次安排和会议设备、应有物品是否适宜、充分,有无差错和问题; (4)安全保密工作是否到位等。 评分标准:一个要点一分,有条理可外加一分,否则可酌情扣分。 6、会议召开阶段有哪些秘书工作?(5分)

《秘书实务》试题及答案

《秘书实务》试题及答 案 https://www.wendangku.net/doc/259443813.html,work Information Technology Company.2020YEAR

姓名:分数: 任课教师:蒋桦班级: 广东社会科学大学 《现代职业秘书实务》试题 一、填空:(40分) 1、领导人选择秘书的标准:看着舒心;感到放心; 用得省心。(3分) 2、上司业务范围和职务的高低决定了秘书的工作内容和方式。(2分) 3、丰富社会常识的途径:多看、多听、多问、多学、多想。(5分) 4、善于处理各种人际关系是一个秘书经验丰富的重要标志。(1分) 5、自我管理包括:学习管理;时间管理;健康管理;感情管理;金钱管 理。(5分) 6、沟通的基本原则有:为人谦逊;说话委婉;看人说话;察言观色;第一 句话要谨慎。(5分) 7、秘书必备的品质:认真;诚实;谦逊;合群;宽厚;自信;缜密;有上 进心;幽默风趣。(9分) 8、沟通的途径有:当面沟通;书面沟通;电子沟通。(3分) 9、收集信息的基本原则:准确真实;实事求是;避免“信息污染”。(3 分) 10、秘书必备的能力有:判断能力和执行能力;理解能力和洞察能力;信息收 集能力和写作能力;交流沟通能力。(4分)

二、名词解释:(10分) 1、秘书:秘书是为上司创造最佳决策环境的人。(3分) 2、社会常识:指日常工作和生活中所需的各种常识。(3分) 3、肢体语言:指运用身体的各种动作代替语言表情达意以达到沟通的目 的。(4分) 三、简答题:(40分) 1、成熟的标志是什么?(10分) 答:成熟的主要标志是精神上的自立。即当他面对自己工作和生活中的问题时,能够自行想办法解决。只有当他意识到自己的行为要对自己的家庭、公司和社会负责时,他才算是一个成熟的人。 2、秘书的日常工作内容有哪些?(10分) 答:1、办公室整理 2、接待客人和接打电话 3、文书管理 4、日程管理 5、信息管理 6、上司出差事务管理 7、准备会议 8、照顾上司 9、档案管理 10、辅助新秘书的工作

(整理)三级秘书实务写作.

(—)工作实务题示例: 背景说明:你是宏远公司行政秘书钟苗,下面是行政经理苏明需要你完成的任务。 便条 钟苗: 为规范公司对于文件的收集和整理的行为,公司拟召开一次座谈会。请你将会议文件收集的要求和内容、会议文件立卷归档的意义以备忘录形式提供给我。 谢谢。 行政经理苏明 2007年3月15日 参考答案: 备忘录 发自:秘书钟苗 发给:行政经理苏明 日期:2007年3月15日 主题:会议文件收集整理的要求和内容,会议文件立卷归档的意义 内容: 1、收集会议文件资料的要求 (1)确定会议文件资料的收集范围 (2)收集会议文件资料要及时,确保文件资料在与会人员离会之前全部收集齐全。 (3)选择收集文件资料的渠道,运用收集文件资料的不同方式方法。 (4)与分发文件资料一样,收集会议文件也要履行严格的登记手续;及时采取措施补救毁损的文件资料。 (5)收集整理过程中要注意保密。 2、需收集的文件资料 (1)会前准备并分发的文件。包括指导性文件、审议表决性文件、宣传交流性文件、参考说明性文件、会务管理性文件。 (2)会议期间产生的文件。包括决定、决议、议案、提案、会议记录、会议简报等。(3)会后产生的文件。包括会议纪要、传达提纲、会议新闻报导等。 3、会议文件的立卷归档 会议文件资料的立卷归档概念解释。会议文件立卷归档的意义主要有以下四点: 第一,保持会议文件之间的历史联系,便于查找利用。 第二,保持历史的真实面貌,反映工作的客观进程。 第三,保护会议文件的完整与安全,便于保存和保管。 第四,保证会议秘书工作的联系性,为档案工作奠定基础。 (二)工作实务题示例 背景说明:你是宏远公司行政秘书高叶,下面是总经理苏明需要你完成的任务。 便条

条据书信 秘书实务学习心得

秘书实务学习心得 秘书实务的课程已经告一段落,这学期我们已经学到作为文秘人员对于该具备的写作素质,演讲技能,团队合作能力都有训练。近年来计算机已广泛应用于社会生活的方方面面,无纸办公的潮流已势不可挡。利用先进的计算机技术来处理文件,管理实务既方便又能提高效率,从这个层面上对秘书人员计算机水平及相关连的办公设备熟练操作提出了切实的要求。 随着我国市场经济体制的建立和逐步完善,社会对秘书人员的基本要求发生了根本性的变化,与传统的秘书相比,秘书工作从内容到形式、手段都有很大的不同。文秘工作的素质和要求决定秘书工作者必须具有强烈的事业心与高度责任感,较高的业务素质与职业道德素养。要想成为高素质的文秘人才,专业学生就必须不断更新观念、掌握新理念以适应日新月异的不断发展的信息时代的要求,并将此作为我们思考的新课题具有重要的现实意义。 长期以来,高等学校在秘书素质与能力培养模式上比较单一化,往往把秘书培养目标粗略定位在职业人才角色,或只注重专业技能,突出技巧训练,而忽略了综合素质的提高。在素质提高方面不是结合自身特点,而是追求简单模式。因此必须在培养方式上进行切实的探索和改革。 秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必

须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。 文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作,是机关工作的一个重要组成部分,文秘工作做好了,不仅能提高机关工作的效率,而且能够加速信息的传播与反馈,密切上下级乃至与相关单位的联系我们必须从各个方面加强修养,才能真正的提高对于培养满足社会需要、具有创新素质的复合型文秘人才具有重要的意义。秘书实务实训心得 在方燕妹老师、谢国伟老师和周莹萍老师指导下,我们圆满地完成了两周的《秘书实务》实训课。虽然两周的《秘书实务》实训课时间短,但是课程任务较繁重,相当充实收益匪浅,其中课程包括秘书资格考证的四五级录像题目练习及讲解、DV机使用及视频剪辑、制作情景模拟视频和信息能力综合训练等相关知识的学习。这些课程让我们将理论与实践结合起来,当场学习及时实操的方法,感觉有较好的学习效果,现有几点实训小结。 一、我们进行了一次头脑风暴,自己的观点获得肯定,发现自己还是不错的,以及能力的提高需要锻炼和指导。 实训课一开始是练习和讲解秘书资格考证的四五级录像题目,让我们对这类题目有了初步的认识以及对本学期学过的秘书实务知识的回顾,而我也能够达到老师的基本要求即能找出8个得分点以上,不过往后还需加强语言表达的简洁性和找出情景中隐性及准确的得分点的练习。这些录像也为我们接下来制作情景模拟视频奠定基础。

管理秘书实务试题文档

2020 管理秘书实务试题文档Document Writing

管理秘书实务试题文档 前言语料:温馨提醒,公务文书,又叫公务文件,简称公文,是法定机关与社会组织在公务活动中为行使职权,实施管理而制定的具有法定效用和规范体式的书面文字材料,是传达和贯彻方针和政策,发布行政法规和规章,实行行政措施,指示答复问题,知道,布置和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具 本文内容如下:【下载该文档后使用Word打开】 管理秘书实务试题如下 1.在对方答录机上留言,一定要留下的是(C)。 A.自己的姓名和接收者的姓名 B.本部门主管的姓名和接收者的姓名 C.自己的姓名和本部门主管的姓名 D.本部门主管的姓名和其他相关人员的姓名 2.(C)是办公用品中不宜大量购买的。 A.圆珠笔 B.磁盘 C.打印机墨盒 D.订书钉 3.秘书常用的装订类办公用品有(B)。 A.收件日期戳 B.打孔机 C.标签纸 D.磁盘盒 4.如果上司外出多个地方,秘书应(C)。 A.把所有邮件都邮寄给上司 B.把所有邮件保存,待上司回来看 C.登记所有邮件,并用电话一一告知上司 D.将紧急邮件立即寄给上司,非紧急邮件经编号后等待上司

回来处理 5.秘书在接听抱怨电话时,应(D)。 A.告知对方自己很忙,暗示没有时间听他说话 B.开门见山地把问题直接引上正题 C.拒绝对方,告知对方自己无能为力 D.听对方把话说完,回话时语调安详、沉稳 6.在通话过程中,如果出现线路中断的情况,(A)。 A.拨打电话一方应及时重拨 B.接话方应主动拨打电话 C.拨打电话一方应静等 D.接通后接话方应表示歉意 7.秘书在接打电话时,如果需要对方回电,要注意(B)。 A.告知对方回电话的时间 B.告知对方自己的电话号码 C.告知对方不要忘了回电话 D.反复拨打对方的电话 8.公用资料应该保存在(C)。 A.领导的柜子里 B.他人的抽屉里 C.公用的柜子里 D.自己的抽屉里 9.秘书在接听电话时,应选择(C)的程序。 A.问候→询问对方姓名→报出自己单位(部门)的名称 B.报出自己单位(部门)名称→问候→询问有关事宜 C.问候→报出自己单位(部门)的名称→询问对方姓名

秘书实务教学大纲(可编辑修改word版)

《秘书实务》教学大纲 课程名称:秘书实务 学分:4 总学时:72 适用专业:汉语言文学(高级文秘) 一、本课程的性质和任务 秘书实务是秘书学课程中的一个重要组成部分,是普通高等学校本科专业高级文秘专业的一门专业必修课程。它具有很强的综合性、实践性和规范性,对提高学生的专业素质,培养学生的秘书语言、办文、办事、办会、社交礼仪等实际能力均有突出的意义,是将本专业学生培养成具有一定秘书业务工作能力之人的重要一环。 本课程主要任务是:通过本课程的学习,获得秘书专业必要的基本理论、基本知识和基本技能。为今后后续课程的学习及今后从事相关的工作打下一定的基础。 二、本课程的教学内容和基本要求 第一章个人形象设计 教学内容: 仪表与礼仪 教学要求: 掌握:仪表中的个人形象设计(发型、化妆、服饰、体姿) 了解:礼仪(握手、接递名片、介绍等)的主要内容 第二章办公室工作 教学内容: 办公环境;办公用品;时间表和工作日志、办公自动化 教学要求: 熟练掌握:管理办公用品、办公自动化。 掌握:时间表和工作日志的使用。 了解:印章和介绍信的使用和财务管理知识。 第三章会务工作 教学内容: 会议要素;会务管理;会议组织与控制;会议记录和会议简报;会展服务。 教学要求: 掌握:会议组织与控制的理论。 掌握:会展服务工作。 掌握:布置会场、会议记录和编发会议简报。 第四章文书处理 教学内容: 文书形成与处理的基本程序;进行文书处理的基本要求。

教学要求: 熟练掌握:文书处理的基本程序。 掌握:文书处理的要求。 了解:文书及相关知识的概念。 第五章信息工作 教学内容: 信息管理;网络信息的搜集整理;调查研究。 教学要求: 熟练掌握:利用恰当的调查方法得出信息写调查报告 掌握:常见的调查方法。 了解:了解信息管理的基本要求。 第六章公务旅行 教学内容: 国内和国外的公务旅行要求及注意事项。 教学要求: 熟练掌握:国内公务旅行计划制定要求; 掌握:出国公务旅行的流程并学会编制公务旅行计划。 了解:国内外公务旅行的基本常识。 第七章保密工作 教学内容: 密级及其范围、保密政策与纪律;国家秘密与商业秘密。 教学要求: 熟练掌握:密级、保密政策与纪律。 掌握:国家秘密与商业秘密的界定。 了解:典型泄密事件。 三、课程学时分配 四、其它 1、教学方法建议 以课堂讲授为辅,实训为主,理论与实践相结合。讲授方法应以实例贯穿始终。学生要在理解课堂内容的基础上,重在应用,多练多应用。在实训过程中理解和掌握秘书实务的基

秘书实务

1、发文办理:从事办公室程序性工作、协助上司处理政务及日常事务并办决策及实施提供服务的人员。 1、收文办理:指对收到的公文的办理进程,包括签收,登记,审核,拟办,批办,承办,催办等程序。 1、秘书的分类:(1)按秘书来源与服务对象(职业性质)划分:公务秘书,私人秘书(2)按业务范围分类:通行秘书,行为秘书(3)按工作岗位分:综合秘书,专项秘书(文字秘书、机要秘书、事务秘书)(4)按辅助对象分:集体秘书、个人秘书 2、秘书部门:就是辅助领导部门进行决策,管理。推进领导工作并协助领导协调各项职能部门进行有效工作的综合部门。 2、秘书实务的含义:从秘书学科体系的角度来瞧,秘书实务就是秘书学科的一门分支学科; 从秘书工作的职能角度来瞧,秘书实务就是指秘书工作中具体办理事务的职能。 2、秘书实务的目的:(1)推动管理信息环流(2)实现秘书工作职能(3)提高领导管理效率 3、秘书工作的含义:指秘书部门与秘书人员辅助领导与组织开展决策与管理的各项实践活动 3、秘书工作职能:辅助决策,处理信息,协调关系,办理事务 4、办事,办文,办会的原则方法:功力扎实,工作落实;综合考虑,系统筹划;形式多样,主攻明确;于总结,勇于创新 5、秘书工作的本质属性:贴近领导核心,辅助领导工作;不在领导职位,

参谋领导之政;没有领导权力,隐含领导权力;贯彻领导意图,反映群 众利益 6、秘书工作的宗旨:就就是为领导与上司的决策与管理顺畅地贯彻实施创造与谐的环境 7、秘书工作的特点:机要性;辅助性;综合性 8、秘书工作的作用:协调作用;信息作用;形象作用;参谋助手作用 9、职业道德修养:忠于职守,热爱本职;服从领导,当好参谋;兢兢业业,任劳任怨;谦虚谨慎,办事公 道;实事求就是,热情服务;遵纪守法,廉洁奉公;恪守信用,严守机密;转变观念,勇 于创新;善于协调,严于管理;刻苦学习,提高素质 10、沟通的类型:按照组织管理系统与沟通体制的规范程度,可分为正式沟通与非正式沟通 根据沟通中信息的传播方向可以将沟通分为下行沟通,上行沟通,平 行沟通以及斜向沟通 11、沟通的基本原则:实事求就是,把握分寸;为人谦逊,说话委婉;主动交往,保持距离;察言观色,遵守规则 12、协调的范围与方法:1)对上关系的协调:及时发现问题,维护领导成员的威信与形象,维护领导层内部的团结, 2)对下关系的协调:深入基层调查研究,及时传递给领导,制定标准的办法 3)上下双方关系的协调:文字协调法,信息沟通法,政策对照法

秘书实务试题及答案

一15分 便条 李丽: 公司将针对第三季度的销售工作召开总结会议,届时将有来自全国某个办事处的某名销售主管及经理参加。请你列出选择会址应考虑的因素。另外,新来的秘书小王不太会起草“请示”,请你列出拟写请示应注意的事项(应包括格式和语言方面的内容)。 谢谢 行政经理:苏萌 年月日 参考答案 (一)选择会址应考虑的因素:(6分) 1.交通便利,使与会者便于前往; ? 2.会场的大小应与会议规模、主题相符,销售工作总结会是小型会议,会场大小应相符; 3.场地要有良好的设备配置,如投影仪、多媒体设备、电子白板、扩音设备等,以便于销售主管汇报时使用; 4.应尽量避免闹市区,场地应不受“外界干扰”,要求会场隔离设备较好; 5.有无停车场; 6.场地租借的成本必须合理 (二)写好请示应注意的事项(9分) 1.要遵守行文规则。 (1)不要滥用请示。 (2)请示应当坚持一文一事。涉及其他部门应当协商,未能协商一致时应当在请示中写明。(3)请示一般只写一个主送机关,如需同时送其他机关,应当用抄送形式,但不得同时抄送下级。 、 (4)一般不得越级请示,不要多头请示,因特殊情况必须越级请示时,应当抄送被越过的上级机关。 (5)受双重领导的机关向上级机关请示,应当写明主送机关和抄送机关,由主送机关负责答复。 2.请示的目的要明确,理由要充分,要求要合理。 (1)陈述理由,主要应说明做某件事的必要性和可行性。 (2)如果是请求帮助的,还要说清楚自己的困难所在。 (3)理由越充分,请示的目的越容易达到。 3.格式要正确,语言要得体。 (1)标题一般用“事由加文种”的形式。 (2)正文按请示理由、请示事项、结束语的顺序写。 (3)落款。 . (4)语言要得体、谦虚、委婉。

秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点(仅供参考)

秘书实务期末考试复习资料题型及核心考点(仅供参考) 整理人:王宰相版权所有,侵权必究 一.填空题 1.秘书工作主要包括哪些内容:(1)文书撰写;(2)文书制作;(3)文书处理(4)档案 管理(5)会议组织(6)调查研究(7)信息资料工作(8)信访工作(9)接待工作(10)协调工作(11)督查工作(12)日程安排(13)日常事务(14)办公室管理(15)其他临时交办事项。 2秘书工作的性质特点是:辅助性,综合性,机密性,服务性。 3.秘书部门工作的三服务是指:为本级领导服务\为各部门服务\为人民群众服务. 4.收文处理程序:①收文(含签收、分类、登记)与阅文;②筛选与传阅;③拟办与批办; ④承办和催办;⑤立卷、归档与销毁。 5.文书工作的基本要求:及时,准确,安全。 6.发文办理程序:交拟拟稿,审核与签发,复核,缮印与校对,用印、登记与封发。 7.案卷目录的编制。案卷目录的项目有:案卷号、立卷类目号、案卷题名、卷内文件起止日期、卷内文件份数、页数、保管期限、备注等。 8. 催办的方法主要有:电话催办;发函催办;登门催办;会议催办。秘书部门催办工作的要求是:制度化,经常化,讲究说话的态度和方法,并及时将催办情况向领导汇报。 9. 会议工作的主要任务是:会议筹备;会议接待;会议组织联络;会场管理;撰制会议文书;组织会议选举;实施会议保密。 10. 会议工作的原则是:充分准备;严密组织;周到服务;勤俭节约;安全保密;提高效率。 11. (1) 邮件的发送程序:查对;登记;封装;交寄;结算。(2) 邮件的接收程序:点收;分拣;拆封;登记;分发。 12.保密工作具有重要意义:关系到国家的安全;关系到社会的稳定;关系到经济和科技的发展;关系到领导工作的成败。 二.名词解释: 广义的秘书:我们统称为秘书人员,一般由四部分人组成:一是秘书,即由组织或人事部门正式任命的,具有某种职务的秘书人员,如秘书局局长、处长、科长和科员等。二是秘书工作者,即虽无秘书职务,但实际上从事秘书工作,或秘书性工作的秘书人员。三是机要人员,即由保密工作部门和用人主管部门审批的,经管国家和集体秘密事项的人员。四是秘书首长,即拥有决策权、指挥权,又主管办公厅(室)工作的负责人。 综理制:是指所有秘书工作由办公厅或办公室统一或分派人员办理,下面不再分设部门。这适合于秘书工作量不太大的机关或单位。如市、县政协和大多数企事业单位都采用综理制。督查:是指秘书协助领导,把已经布置却拖延不办或办理不力的工作自上而下地督促、检查,使之落实、妥善。 公文立卷:是指机关文书部门将已经办理完毕的、具有一定查考利用价值的文件材料,按照它们在形成过程中的联系和一定的规律组成案卷。 案卷归档:有关某一题或某一工作活动的系统的具有密切联系的文件材料的组合体必须逐年移交给机关档案室集中保管。 信访工作:是各级领导机关的一项重要的经常性的工作,它是领导机关同人民群众信息沟通的有效途径,也是维护人民群众的民主权利,为人民群众排忧解难的重要手段。 三.简答: 一、什么是秘书?现代秘书的确切涵义是怎样的? (1)①宫中的秘藏之书。一开始指书而不是指人。东汉后期,出现管理秘藏图书的官府“秘

秘书实务与案例分析教材

秘书实务与案例分析 第二章秘书工作基本要求 案例分析 案例1:上司办公桌上的文件 琳达是费希德()公司销售部经理的秘书,不过她当秘书还不到一个月。这天上午,琳达的上司被公司市场总监叫去了,他俩站在办公室门口聊天。上司办公桌上的铃响了,琳达过去接时,发现上司的桌子有份印有“公司不得外传”的文件翻开在那里。面对这种情况,琳达应该怎么办?下面有5个选项: a、因为是在上司的办公室,公司外部的人也看不见这份文件,所以,这么放着没什么事。 b、给正在与市场总监聊天的上司发短信,请示他如何处置办公桌上的文件。 c、将文件放进保险柜里,上司回来后,马上向他报告。 d、给老同事艾玛打,问她可否在上司返回座位之前自己把文件保存起来。 e、文件这么摊着可能会被不该看到的人看到,所以用其它资料将文件盖上。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。答案e 公司的文件让不该看到的人看到了会惹出麻烦,所以,作为助手,

秘书有责任帮上司保管好文件。但是,上司毕竟没有走多远,也许一会儿就回来了,所以,只要简单把它盖好就行了。 案例2:秘书工作的基本原则 琳达是腾飞仪器()公司财务总监的秘书。她上个月才大学毕业,人力资源部请一位老同事对她进行培训。这位老同事告诉她做秘书工作的一些基本原则。下面有5个选项: a、在处理上司交办的工作时,如果遇到不明白的地方,不要自作主,而是在请上司确认之后再处理。 b、在上司身边工作,肯定会比一般员工多知道一些公司,所以,即使知道了也要装作不知道。 c、秘书不能只等上司给自己交办工作,应该学会自己找事做。 d、即使上司指示你帮他处理一些个人私事,你同样要处理好。这事到底与上司的工作有没有关系,可以在处理完之后再去确认。 e、因为秘书的工作就是帮助上司处理日常杂务,所以,秘书应仔细观察上司,了解他现在想做什么,从而提前主动为他提供帮助。 请从上面5个选项中挑选出1个你认为不合适的,并说明理由。答案d 企业为领导人配备秘书就是为了让上司专心致志地工作,帮助上司处理日常杂务,所以,帮上司处理一些杂事或私人事物是秘书的份工作,因此,就没有必要去确认这事到底与上司的工作有没有关系。

大学管理与秘书实务培训心得

大学管理与秘书实务培训心得“问渠那得清如许,为有源头活水来”。南宋思想家朱熹在《观书有感》中借一塘清水喻示后人要不断学习新知识,方能才思不断,新水长流。入职伊始便有机会前往誉为“东方剑桥”的浙江大学参加全市检察系统管理与秘书实务的培训,我万分珍惜。为期21天的培训,浙大精心安排了十几位资深教授讲授业务知识、公共课程,为我们开展艺术讲座、实地考察,组织文艺晚会。整个培训我受益匪浅,有以下几点感受: 一、业务课程提能力 浙大针对检察系统的实战需要,为我们安排了《公务常识与公文写作》、《检务信息的撰写与报道》、《秘书办文实务》等业务课程。其中,深圳市委办公厅信息处牛副处长为我们讲授的《检务信息的撰写与报道》以检察机关近期报送的各类信息为基础,贴近实务的为我们分析了信息的撰写原则与报送技巧;浙江省办公厅孙厚军主任带来《党政机关公文处理工作》从公文的写作到公文的收文、发文进行了流程式的讲解,印象最为深刻的是孙老师把他在工作中收集到的一些具有代表意义的错误公文在课堂上一一展示并作以纠正,那些红色的标注现在依然时时提醒着我公文处理要细之又细! 二、公共课程拓视野

“躲猫猫”、“欺实马”、“楼脆脆”等网络热词是朱法贞教授《公共行政伦理漫谈》的开篇引子,他把深刻晦涩的行政理论用当前社会热点问题一一具体化,也引导我们透过表面进行热点背后的理性思考;朱柏铭教授在《公共经济学》课程上用“寻租理论”深刻剖析腐败的人性基础,以经济人假设为切入点阐述制度防腐的重要性和迫切性,让我突然有种豁然开朗的感觉,全新的角度让我对反腐工作有了一个更为深层次的理解;《浙江民营经济发展战略》课程结合新加坡苏州高新科技园区的考察让我们对浙江的发展历史及现状有了感性的认识,大大的拓展了我的视野。 三、艺术讲座升修养 浙江传媒学院副教授张铭的《音乐艺术与人文素养》是全程培训唯一安排在晚上的课程,也是让人收获最多感动的三个小时。在老师的引导下,感受音乐叩人灵魂的力量,感受一位年近六旬的教授对音乐近乎疯狂的专注与投入,感受音乐超越民族、国家带给人的震撼。晚上近十点,我们轻轻带着饱满的灵魂恋恋不舍的离开教室,回味无穷。 “对长辈有礼是本分,对平辈有礼是和善,对晚辈有礼是高贵,对所有人有礼是安全”,讲授《行政礼仪规范》的熊卫平副教授用她平实的语言为我们诠释礼仪背后的逻辑。她教给我们的礼仪不仅仅是你该怎么做,还有你为什么应该

管理秘书实务试题及答案

管理秘书实务试题及答案 管理秘书实务试题及答案 秘书实务试题及答案 1、秘书身份特殊,工作在领导身边,应管理其他员工。错 2、判断下句中标点符号使用是否正确:“既要实事求是,又要异想天开”,这本身就是一个科学加诗意的论题。对 3、完全记录法就是要求对讲话内容作一字不差的记录。对 4、根据合同法的规定,承诺须与要约的内容保持一致,承诺的形式一般与要约形式相同。对 5、公司法规定,公司的经理由董事会聘任或解聘。对 6、企业财产的所有权属于投资者,企业拥有一切出资者投资形成的全部法人财产权。所以,出资者所有权与法人财产权是不可分离的。错 7、朝鲜族自古就有尊老爱幼、/考·试·大/礼貌待人的优良传统。对 8、回族信仰斯兰教,因此形成了他们所特有的生活习俗与方式。对 9、秘书对职责范围以外的事项也可以表态。错 10、要根据来宾的要求和本单位实际情况,做好咨询工作。对

11、任何组织机构的档案都应单独构成全宗。错 12、档案检查工作是指存储档案信息的过程。错 13、知照类决定的特点是重在要求。错 14、文稿的正文是确定主题材主要依据。对 15、组卷后案卷内的文书,其厚度不能超过250长,薄度不应少到不便函翻阅的程度。错 16、决定正文的结构安排应根据决定篇幅的长短、事贡的复杂程度来确定。对 17、从文书保密处理要求分,有:绝密、机密、秘密件。错 18、生产、经营计划,多采用表格与文书相结合的形式。对 19、逐级行文也叫逐级下行文,是指上级向下级的行文。错 20、主题词后用冒号,各主题词之间空一格,不用标点。对 21、拟定会议议程应详细具体,并应写清时间与地点。错 22、代表会议的名称是不固定的。错 23、会场的周边环境是选择会场要考虑的重要因素之一。对 24、会议所需用品可以根据需要随时决定购买,无需开

秘书实务考试重点

实务考试重点 礼宾次序常用的5种方法 1. 依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。 2按字母顺序排列。 3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列 4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列 5不排列即不分先后 涉外礼宾的准备工作。 1. 搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。 2. 注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。 3. 拟定来宾访问日程。 4.安排食宿 涉外会见、会谈的程序。 1. 提前约定。 2.通知对方有关事项。 3.准备工作. 4.迎接客人 4. 会见、会谈 6.送别客人 接待计划与安排 1、说明接待计划的三项内容: (1)接待规格;(2)日程安排;(3)经费列支。 2、人员安排中计划中应写明; (1)主要陪同人员;(2)主要工作人员; (3)住宿地点、标准、房间数量;(4)宴请时间、地点、标准、人数 (5)会见、会谈地点、人数、参与人员。 3、日程安排计划: (1)日期、时间、地点;(2)活动内容;(3)陪同人员。 4、接待经费计划(列支); (1)工作经费;(2)餐饮费;(3)住宿费;(4)交通费; (5)参观费;(6)其他不可预见费用。 进行岗前培训的基本原则和要求 ①.不卑不亢:不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待,互相尊重 ②依法办事:国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律 ③内外有别:指要有保密观念,既要保守国家机密,也要保守本单位的机密。 ④了解国际交往的基本礼仪:即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等 新闻发布会的注意事项。 1. 确定新闻主题,选择发布良机。 2.挑选媒介单位、落实宴请范围。 2. 确定会议主持人,精选发人4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。 庆典活动组织工作重点。

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最新整理秘书实务学习心得 秘书(Secretary)可以指:1.政党之内的要职,最高者称为总书记。2.写字楼及商业机构内的文员职位,专长是速记、打字、安排日程、会议、订机票、订酒店等。3.xxx决策局的最高级公务员职位。下面是为大家提供的秘书实务学习心得,欢迎参考! 秘书实务学习心得 秘书实务课程总结 秘书实务的课程已经告一段落,这学期我们已经学到作为文秘人员对于该具备的写作素质,演讲技能,团队合作能力都有训练。近年来计算机已广泛应用于社会生活的方方面面,无纸办公的潮流已势不可挡。利用先进的计算机技术来处理文件,管理实务既方便又能提高效率,从这个层面上对秘书人员计算机水平及相关连的办公设备熟练操作提出了切实的要求。 随着我国市场经济体制的建立和逐步完善,社会对秘书人员的基本要求发生了根本性的变化,与传统的秘书相比,秘书工作从内容到形式、手段都有很大的不同。文秘工作的素质和要求决定秘书工作者必须具有强烈的事业心与高度责任感,较高的业务素质与职业道德素养。要想成为高素质的文秘人才,专业学生就必须不断更新观念、掌握新理念以适应日新月异的不断发展的信息时代的要求,并将此作为我们思考的新课题具有重要的现实意义。 长期以来,高等学校在秘书素质与能力培养模式上比较单一化,往往把秘书培养目标粗略定位在职业人才角色,或只注重专业技能,突出技巧训练,而忽略了综合素质的提高。在素质提高方面不是结合自身特点,而是追求简单模式。因此必须在培养方式上进行切实的探索和改革。 秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息,秘书人

员应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍,把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐的洞察力,而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。 文秘工作是各级行政机关的一项重要的、经常性的基础工作,是机关工作的一个重要组成部分,文秘工作做好了,不仅能提高机关工作的效率,而且能够加速信息的传播与反馈,密切上下级乃至与相关单位的联系我们必须从各个方面加强修养,才能真正的提高对于培养满足社会需要、具有创新素质的复合型文秘人才具有重要的意义。 秘书实务实训心得 在方燕妹老师、谢国伟老师和周莹萍老师指导下,我们圆满地完成了两周的《秘书实务》实训课。虽然两周的《秘书实务》实训课时间短,但是课程任务较繁重,相当充实收益匪浅,其中课程包括秘书资格考证的四五级录像题目练习及讲解、DV机使用及视频剪辑、制作情景模拟视频和信息能力综合训练等相关知识的学习。这些课程让我们将理论与实践结合起来,当场学习及时实操的方法,感觉有较好的学习效果,现有几点实训小结。 一、我们进行了一次头脑风暴,自己的观点获得肯定,发现自己还是不错的,以及能力的提高需要锻炼和指导。 实训课一开始是练习和讲解秘书资格考证的四五级录像题目,让我们对这类题目有了初步的认识以及对本学期学过的秘书实务知识的回顾,而我也能够达到老师的基本要求即能找出8个得分点以上,不过往后还需加强语言表达的简洁性和找出情景中隐性及准确的得分点的练习。这些录像也为我们接下来制作情景模拟视频奠定基础。接着我们组成一个小组就开始围绕秘书事务讨论要制作什么样的三个情景,我们各抒己见反而弄得有点混乱。因此,我们决定把本学期学过的

秘书实务课程教学大纲

秘书实务课程教学大纲 一、课程性质和任务 《秘书实务》是中央广播电视大学文秘专业(专科)的一门必修专业基础课。课内72学时,4学分。开设时间为一学期。课程教学目的是使学生了解和掌握从事秘书工作的基本知识和主要技能。 二、与相关课程的衔接、配合与分工 与本课程相关的课程有:《应用写作》、《公关与沟通》、《办公自动化》、《办公信息处理》等。 三、课程教学的基本要求 本课程主要包括以下几个方面的内容:秘书工作的特征、定义、要素;秘书形象塑造与行为规范;办公室事务管理、公文运转处理、会议管理与服务、商务活动、差旅安排等。本课程教学要求如下: (一)秘书实务是一门知识综合性比较强的课程,与公共关系学、应用写作、信息处理、档案处理、办公自动化等相关学科关系密切,教学过程中要注意相关学科和相关课程的融会贯通。 (二)秘书实务也是一门重在“实际操作”的课程。在教学中,应注意避免学生只注意死记硬背书本知识的现象,要引导学生在学习书本知识的基础上,重视实际操作,掌握秘书工作实务。 四、课程教学要求的层次 本课程根据教学内容和教学目标,将《秘书实务》课程知识点划分为“了解、“掌握”两个层次要求。“了解”即要求一般性地知道相关知识,“掌握”即要求较为深入地弄清相关内容。

根据课程实操性较强的特点,增加了对《秘书实务》技能方面的要求,技能方面的要求用“能够”、“会”来表述。教学层次要求与本课程考核说明的层次要求和题型有一定联系。 第二部分媒体使用和教学过程建议 一、学时分配 本课程72学时,建议课时分配如下: 第一章秘书与秘书工作概述(10学时) 第二章秘书外在形象塑造与基本礼仪(12学时) 第三章办公室事务管理(12学时) 第四章公文运转与处理(10学时) 第五章会议管理与服务(15学时) 第六章商务活动(10学时) 第七章差旅安排(3学时) 二、多种媒体教材的总体说明 (一)文字教材 本课程文字主教材为《秘书实务》(张丽琍主编,中央电大出版社2011年出版)。文字主教材是教学大纲内容的具体体现,是组织教学和期末复习考试的基本依据。 (二)录像教材 为便于学生自学,本课程结合教学内容设计制作电视录像课,主要讲授课程重点难点问题。具体设计及节数将在本课程“一体化方案”中体现。

试题库 [秘书实务试题库]

秘书职务这门课程使学生掌握秘书素质与职业道德的基本要求,有做过秘书实务的相关试题吗?下面给大家介绍关于秘书实务试题库的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书实务试题如下 会务服务 滨江市商业糖酒批发公司是一家由全民企业改制的股份制企业,公司经济实力雄厚,主营糖、酒、副食品、非酒精饮料、滋补品、粮油及制品、食用香精及添加剂,兼营日用百货、针纺织品、文化用品、‘五金、交电等。公司营销方式以调拨、批发为主,辅以零售、代购、代销,薄利多销为该公司的一大特色。 该公司目前已与国内150 多家厂商建立了直接的业务关系,以互惠互利为合作之本。各厂商通过商业糖酒批发公司反馈的信息,在管理和经营上都获益匪浅,也使商业糖酒批发公司得到了更多的信赖,相互合作更加紧密。适逢滨江市商业糖酒批发公司投资兴建的商业大厦竣工暨商场开业,为进一步加强工商合作,滨江市商业糖酒批发公司决定召开商品供货商业务恳谈会,邀请年供货1000 万元以上的30 家企业老总莅临滨江市共谋发展,同时为滨江市商业大厦商场开业剪彩。剪彩后,30 家厂商的老总还将举行购物签名活动。在公 司办公室主任夏雨的精心准备下,上午的业务恳谈会议在友好、热情的气氛

中开始。由于大家相互间都很熟悉,又有一段时间没有见面,因此会议开始很长一段时间大家都在相互问好,谈论对近期国家大事的看法。期间还有很多传接电话。作为会议召集人的夏雨,很想控制会议的进程,但她不知道怎样说。 事后,公司老总批评了办公室主任夏雨,认为本次会议没有达到预期的效果。 思考题 1、模拟演示做好会议开始前的签到工作。 2、模拟演示会间奉送茶水。 3、模拟演示会议记录。 4、模拟演示正确处理会间找公司老总和会议代表的来电。 5、针对会议出现下列情况,模拟演示协助会议召集人控制会议进程 (1)与会者偏离议程; (2)会议决定片面;

秘书实务课程总结

秘书实务课程总结 《秘书实务》是文秘及相关专业一门重要的专业基础课程,这门课程应用性强,如何写课程总结呢?下面给大家介绍关于秘书实务课程总结的相关资料,希望对您有所帮助。 秘书实务课程总结篇一 在老师的指导和带领下,这个星期我们班开展了秘书实务的实训,一开始,我想不到老师会以什么样的形式来开展这个实训,我猜想老师也许就只是给我们讲讲课罢了,但想不到老师设计的形式如此新鲜活用,让我们在实践中学到了知识。这个实训由两部分组成,第一部分由方燕妹老师负责,第二部分由黄卫老师负责的。第一部分 前期: 这一次的分组,我们摒弃了以往惯用的方法,例如按宿舍分,抽签等。老师引导我们采用了招聘的方式来分组:首先我们经过讨论从而确定每一组需要什么样的人才,按人数分七个组,组长自荐试产生,然后组长做一句话“广告”以此来吸引人才自组小组,以平等的方式让有意愿跟从该组长的同学也必须以一句话说服组长“招”你,然而最后招不招你的最终决定权在组长手里,就这样公平地完成了分组工作。这一次的分组联系到了我们所学的专业知识,无形中巩固了我们专业知识,又锻炼了我们的表达能力。分完组之后,我们经过一轮激烈地讨论后确定了组名和口号,配合着自己组设计的动作,展现了自己的特色。这一个环节同时锻炼了我们的想象力和文字水平。而且每

一次讨论,老师都要求我们做会议记录,然后与各组分享、比较学习,还有老师的点评,这一个环节锻炼了我们的速记速度、文字水平和应用文写作。 可见,我们每一个环节的实施都以锻炼我们的能力为主,让我们将听说与练习结合起来,在实践中学习知识。 中期: 我们进行了一个秘书情景的拍摄。我们根据目标、内容商量讨论后,写了一份方案。然后根据各个成员的特点分好角色,拟定脚本。我们把工作细分到了每一个人身上,为了避免突发事件的发生,我们考虑了一些注意事项,和想好了一些备用方案,在这一个环节里,我学会了,考虑问题要细心、周全。经过这次拍摄,向来粗心大意的我也渐渐变得细心了。 到了拍摄的当天,按正常安排我们这组应该是在中午时段拍的,但为了拍的好一点,我们决定早上8点开始排练。在一次次的排练中,我们不断发现问题,解决问题。在我们的努力下,一次比一次更好。由于每一组的拍摄时间都是有限的,为了节省时间,又为了避免,因机器的问题影响我们的拍摄,我们还准备了另一台拍摄机,而后面的实施也说明我们的准备是正确的。还有一个明智的准备就是:排插。因为我们是第5组拍摄的,我们考虑到轮到我们时,那相机可能没电了,所以我们准备了三个排插,在这里排插真的给我们帮了好大的忙。这些都说明了,考虑问题时一定要周到详细,要未雨绸缪,这样才能够提高工作效率。

秘书实务知识点整理

秘书实务知识点整理 一、办公环境管理 一个良好的工作环境,有利于组织的对外形象塑造,有利于提高秘书的工作效率。 (一)开放式办公室 开放式办公室是大的空间包含众多单个工作位置的组合,每一个工作位置通常包括该员工的办公桌、文件和文具的存放空间、椅子、电话、计算机等设备。 封闭式办公室 封闭式办公室又称为传统办公室、网格式办公室,是指分隔成若干带有门、窗的独立的小房间的办公室结构,每个房间给一或几个人使用,带有办公桌等相应设备。 开放式优点1、灵活应变,工作位置能随需要而移动、改变2、节省面积和门、墙等,节省费用,能容纳更多的员工3、易于沟通,便于交流4、易受监督,员工的行为容易得到上司的督察5、容易集中化服务和共享办公设备 缺点1、难保机密2、难集中注意力,员工容易受电话、人们起动等干扰3、房间易有噪音,如说话声、打电话声和操作设备声易影响他人4、员工难于找到属于自己的私人空间 封闭式优点:1、比较安全,可以锁门2、易于保证工作的机密性3、易于员工集中注意力,从事细致或专业工作4、易于保证隐私,明确办公间由自己使用 缺点:1、费用高,墙、门、走廊等占用空间多并要装修2、难于监督工作人员的活动3、难于交流,员工被分隔开,易感觉孤独 混合式是指把在开放式布局的大办公室内,把各职能部门用组合式办公用具或其他材料分隔开来,组成若干个工作区域。这种布局模式把开放式和封闭式结合起来,扬长避短,使各部门既相对集中,又在一定程度上避免了相互干扰,是较为合理的办公室布局模式。 (二)常见的工作场所和常用设备的隐患 1.办公建筑隐患,主要指地、墙、天花板、门、窗中的隐患,如墙体开裂、墙皮脱落、地板缺乏必要的防滑措施、门锁损坏、窗扇失灵等。 2.办公室物理环境方面的隐患,如光线不足或太强、温度、湿度调节欠佳、通风、噪音控制不当等。 3.办公家具方面的隐患,如家具与设备摆放不当,阻挡通道;家具与设备有突出的棱角,可能伤及人体;橱柜顶上堆放东西太多有倾覆可能等。 4.办公设备及操作中的隐患,如电线磨损裸露,有触电危险;电话线或电线拖拽过长,影响过往行人;复印机离工作台太近,辐射有害健康;违规操作引出的安全隐患等。 5.工作中疏忽大意造成的隐患。 6.消防中的隐患。如焚烧纸张或虽按规定焚烧但未等确认灰烬熄灭就离开现场,乱扔烟头,灭火设备损坏或过期,灭火器被堆放物品覆盖,火灾警报失灵等。 二、电话事务 秘书使用电话时注意事项:1、注意电话礼仪:(1)注意自己的声音和态度(语调、发音、音量、语速、说话节奏、语气)打电话的最高境界:让别人听到你的笑意与和气。清晰明白、声音稳定、语调和缓,避免情绪化,注意停顿,最好能抑扬顿挫,愉悦顺耳,亲切诚恳。(2)应对得体,简洁、高效:恰当的言辞。商界通话三分钟原则:KISS理论(Keep it Simple and Short:简明扼要),注意礼貌用语,给人周到有礼的感受。 (3)注意自己的态势、动作(微笑、轻拿轻放)(4)不让对方久等(5)注意打电话时间(6)注意手机使用禁忌 2、注意甄别、过滤电话 3、注意保密制度 4、重要电话通话,要有完备的电话记录 5、准备常用的电话目录 6、公私分明,不可在工作时间打电话闲聊

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