集团公司会议管理制度

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会议管理制度

鑫科公司会议管理制度

目录

第一章总则 (1)

第二章会议形式 (1)

第三章会议组织 (2)

第四章会议效率管理 (4)

第五章会议室管理 (6)

第六章附则 (6)

附录：会议记录簿 (7)

第一章总则

第一条为使鑫科集团公司（以下简称“公司”）的会议管理规范化和有序化，提高会议的效率，特制定本办法。

第二条会议本着精减、有效、节俭原则运行。

第二章会议形式

第三条总裁办公会

（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员。

（二）周期：根据需要随时召开；

（三）会议内容：公司经营计划事项，公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项，人事管理事项，公司合理化建议管理事项，公司其他重大经营决策和管理问题等。

（四）主持人：总裁。

第四条总裁质询会

（一）出席人员：总裁、执行总裁、行政总监、营销总监、产业总监、财务总监、人力资源部部长、财务部部长、总裁办主任、总裁秘书、各事业部总经理等常设成员；

（二）周期：每周一次；

（三）会议内容：上周业务工作总结、下周业务工作安排、公司情况传达；

（四）主持人：总裁或执行总裁

第五条全体员工会议

（一）出席人员：公司全体员工；

（二）周期：每半年或一年、或不定期；

（三）会议内容：公司经营、管理情况通报，讨论职工关心的切身利益问题、

与公司发展相关的合理化建议；

（四）主持人：总裁。

第六条每周晨会

（一）内容：对本周重大工作事项进行统一安排，协调跨部门工作；

（二）出席人员：总裁、执行总裁、各相应总监、各职能部门部长、各事业部总经理、公司内其他的重要人员等；

（三）主持人：总裁；

（四）周期：每周周初

第七条工作汇报会

（一）内容：下级向上级汇报指定内容；

（二）出席人员：上下级或有关责任人；

（三）主持人：上级主管；

（四）周期：定期或不定期。

第八条专题会议

（一）内容：某一问题讨论和商定；

（二）出席人员：有关人员；

（三）主持人：相关主管；

（四）周期：不定期或定期。

第九条各部门会期必须服从公司统一安排，各部门小会不应安排在公司例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

第三章会议组织

第十条会议程序

一般而言，公司的会议组织过程包括以下几个步骤：

（一）确立会议议题；

（二）安排会议议程；

（三）发出会议通知；

（四）会务准备；

（五）做会议记录和摄像、录音；

（六）整理会议纪要、决议；

（七）相关领导阅改、签批；

（八）印发有关部门、人员，并归档。

第十一条确立会议议题

会议的议题可能有以下的来源：公司领导提出和各部门提出，总裁办收集等。经主管领导同意，即可召开会议。

第十二条对定期的常规会议，在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。

对不定期的重要会议，承办人应提出会议企划报告，该报告包括：

1、会议名称；

2、会议主旨和目标；

3、会议议项；

4、会议时间；

5、会议议程；

6、会议主持人；

7、出席人员（名单）；

8、会议财务（支出收入）预算；

9、现有筹备情况及进展；10、筹划备时间进度等。

该报告批准后方执行。

第十三条提前发出会议通知

（一）通知内容包括：时间、地点、出席人、议题、议程、编组等；

（二）方式：由会议承办人通过口头或书面形式发出，注意口头仅适用于例会召开的确认；

（三）出席会议的重要或主要人员，应通过电话等方式确认是否能如期出席，并做出相应安排。

（四）通知时间：根据会议要项拟订会议通知，并提前发送。

第十四条会务准备

会务准备包括以下内容：会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、出席者主宾座次铭牌、资料袋（内装铅笔和记录纸）、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音工具、茶水、饮料、水果或点心，

投影仪、幻灯片和白板或黑板等。

根据会议的内容和性质的不同进行相应的准备。

第十五条各部门召开本部门会议，由本部门指定负责会议纪要的起草人。

几个部门召开联席会议，由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要，且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。

一个部门召集，其他部门参加的，由召集的部门负责会议纪要的起草工作。

第十六条各部门起草会议纪要的内容要求：

（一）必须全面记录会议的内容；

（二）必须准确记录与会人的意见，不能以个人的喜好、观点而增删内容，或加入记录人自己的观点；

（三）会议纪要必须做到全而精，要详略得当，重点突出；

（四）起草会议纪要应采用打印体（其正文部分字体要求是宋体小四号）；时间紧急的情况也可采用手写体；但为了长久保持要求用墨水笔写，同时要保持纸面清洁；

（五）会议纪要应在会后的三天之内提交总裁办存档；

（六）会议纪要一般要由总裁或执行总裁签发，重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。

第四章会议效率管理

第十七条判断会议效率的高低有以下的标准：

（一）会议是否按预期进行

（二）目的及议题是否清晰，是否彻底讨论

（三）会场准备是否完善

（四）资料是否齐全

（五）会议日程是否有计划性

（六）参加者是否预先了解主题

（七）讨论离题是否严重

（八）会议气氛是否热烈

（九）建设性发言数量

（十）是否得出结论或对策

第十八条提高会议效率的要领

（一）要严格遵守会议的开始时间；

（二）要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明；

（三）要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者；

（四）在会议进行中要注意如下事项：

1. 发言内容是否偏离了议题?

2. 发言内容是否出于个人的利害?

3. 是否全体人员都专心聆听发言?

4. 发言的内容是否朝着结论推进?

（五）应当引导在预定时间内做出结论；

（六）在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间；

（七）应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认；

（八）应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。

第十九条会议禁忌事项

（一）发言时不可长篇大论，滔滔不绝；

（二）不可取用不正确的资料；

（三）不可打断他人的发言；

（四）不要中途离席。

第二十条会议管理技巧

（一）控制出席人数，与会无关者不参加；

（二）每次会议须明确主题；

（三）对重大或有分歧的议题，在会议上争执不下时，主持人应及时制止且搁置该问题，会后再议；

（四）会议发言应言简意赅，相对控制每位发言时间；

（五）对多个议题的会议，每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结，及时做出决定。

第五章会议室管理

第二十一条会议室使用登记手续

（一）凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续；

（二）会议室预约登记手续由总裁办办理；

（三）会议结束后将会议纪要送总裁办备案。

第二十二条会议室必备的物品、用品和环境

（一）会议室备有会议桌、椅；

（二）会议室备有饮水机；

（三）会务准备有特殊要求的，请与总裁办协商；

（四）会议室保洁。

第二十三条会议室使用环境卫生的要求

（一）注意保持会议室的环境卫生；

（二）严禁在会议室吃东西；

（三）严禁在会议室及桌面，堆放与会议室配套物品无关的设施；

（四）严禁在会议室处理与工作无关的事情。

第二十四条会议室维护费用由总裁办编制预算并执行。

第六章附则

第二十五条本办法的拟定或者修改由总裁办负责，报总裁批准后执行。

第二十六条本办法由总裁办负责解释。

附录：会议记录簿

（1）重要会议，有言必录，详细记录；

（2）一般会议，可摘其要点记录；

（3）日常事务性会议，简要记录；

（4）对于重要会议记录，与会人员须确认签字；

（5）本簿装订成册使用。