浅谈高校后勤集团办公室建设
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·教育广角·
高校后勤服务集团在服务模式上与学校是甲乙方关系，但在管理方式上属于学校的二级单位。在运行模式上，虽然大多数高校后勤服务集团在经营性项目和部分人事管理上模拟企业，但整体管理模式还是与学校一脉相承。为节约成本、科学配置资源，大多数后勤集团办公室在具备基本职能的同时，还要有类似学校党、政、工和企业人力资源、宣传策划等部门的工作能力。既有与学校相应部门对应的职能，又有集团内部管理所需的职能。
一、科学分配工作职能1.基本职能
后勤办公室是集团与学校沟通联系的枢纽，对应学校“两办”、组织、宣传、人事及工会等部门，这就使后勤办公室要具有党务、宣传、人事及工会工作等职能。同时，因为集团办公室是协助后勤集团党政班子处理日常工作的重要机构，还要具备文件起草、上传下达、会议会务、行政接待、信件邮件收发、报刊分发、公章管理及仓库保管等日常事务功能。
2.其他职能
作为高校内部二级单位的综合服务部门，集团一些重大事项及领导差旅费用报账、资产管理、职工住房信息管理等工作，一般都由集团办公室负责。另外，很多高校后勤集团也把后勤服务质量检查、投诉处理等职能放在集团办公室。
二、合理配备工作人员1.科学核定职位工作量
要真正做到合理配备工作人员，首先要核对好每一个职位的工作量。要对工作量做到详细的分析，最直接的办法是要求工作人员详细记录工作日志，从工作日志中提炼基础信息和支持数据，进而对工作量进行科学统计，从而合理配备相应的工作人员。通过对工作日志的分析确定工作量，是办公室乃至整个集团合理设置组织机构和职位、均衡职位工作负荷，从而达到优化人员配置，提升效率的有效方法。
2.工作人员与职责合理搭配
由于高校后勤集团管理和运行方式的特殊性，其办公室职能有十几项之多。但由于高校后勤集团的非完全独立性，集团办公室的住房管理、资产管理、费用报账等主要起配合作用的工作和党务、工会、档案等阶段性繁忙的工作都不适合配备单独的工作人员。这样，就要对办公室各项职能根据性质进行分类整合。对于持续性工作量较大的工作配备专人，其他职能则根据工作性质和工作人员特长进行整合，实行一人一岗多个职责。
三、原则性与灵活性兼顾
办公室是后勤服务集团的信息中枢，负有承上启下、联系左右、衔接内外的重要职责。在整个集团中，办公室具有统领全局效应的综合管理部门，工作要求高、时效性强，办公室的
浅谈高校后勤集团办公室建设
湖南农业大学后勤服务集团 吕瑞英
摘 要：本文阐述高校后勤服务集团办公室的基本职能，分析了高校后勤办公室职能的特殊性，对办公室工作应注
意的事项进行了研究，提出高校后勤办公室如何通过人员配置和培养，有效发挥应有的职能。
关键词：高校后勤 办公室 建设
文章编号：ISSN2095-6711/Z01-2014-10-0081
工作方式和效率直接影响集团决策的落实和领导工作效能的提高。在处理工作中，办公室要把握大事讲原则、小事讲方法的度，灵活处理不同的事情。
四、加强工作人员的培养和管理
随着高校后勤改革的不断发展，后勤集团服务工作也在不断创新，这就要求集团办公室的工作要跟上形势，能够快速应对层出不穷的新情况。要提高办公室的反应能力和工作效率，提高服务质量，关键在于提高工作人员综合素质。要提高工作人员的基本素质，就要加强对工作人员的培养教育和人才储备。
1.提高员工的综合素质
高校后勤集团办公室是职能复杂的综合服务部门，为了节约人力资源，不可能一人一事，每个工作人员可能都承担两种甚至更多的工作职责。在日常培训中，集团和办公室要有意识地对工作人员进行文化知识、服务理念、专业技能等多方位的培训，争取使每个人都做到一专多能，在知识方面做“通才”，在工作能力上做“多面手”，全面提高办公室工作人员必备的敏锐观察能力、综合分析能力、文字表达能力和人际交往能力。
2.稳定专业人才队伍
集团办公室职能较多，有些职能需要有较强的专业技能才能更好地开展工作。在日常工作中，要有目的的培养具有特殊技能和特长的人员。日常培训不要拘泥于某种形式，要基础培训与重点培训、长期培训与短期培训、集中培训与个别培训相结合，充分利用业余时间，为职工创造机会，组织职工参加提高个人素质的各种培训。
3.加强工作作风建设
办公室处于联系上下、沟通左右的核心枢纽，办公室工作人员要当好领导的助手和参谋，很多事情要进行协调、管理。这就要求办公室工作人员必须做到“打铁先要自身硬”，依靠较高的自身综合素质提升办公室的整体形象和威信。在业务技能、工作纪律遵守、着装礼仪等各方面，都起到表率和示范作用。同时，因为是领导身边的核心部门，容易掌握核心信息，工作人员还要有强烈的保密意识，不该看的不看，不该说的不说。
4.避免人才培养任用的误区
办公室用人首先不能陷入文凭误区。文凭不等同于能力，许多文凭不高但在实际工作上经验丰富、能力较强的人，往往成为工作中的骨干，要加强培养。其次，要加强人才的流动。很多办公室为了保持稳定性，人员变动较少，这就导致有些工作人员多岗位锻炼较少，对其他部门缺乏了解，反而影响了工作效率和效果。另外，办公室工作多强调“上手快”、适应性强，用人时多选拔综合素质相对较高的工作人员，日常工作偏重对人才的使用，忽视了继续培训，不利于人才潜能的发掘。