外贸业务员毕业设计

广州航海高等专科学校

Guangzhou maritime college

毕业设计

题目：深圳万富宝贸易有限公司经营状况分析与解决方案

摘要

随着经济的不断发展，我国对外贸易额越来越大。但同时随着国际竞争的加剧尤其是受全球金融危机的影响，我国外贸行业面临巨大的挑战。如何在国际竞争中体现自己的优势以实现企业经营目标成了我国中、小企业关注的首要问题。目前的研究领域大都集中在探讨我国外贸行业如何应对竞争，但较少关注具体行业或企业的竞争策略。在竞争中，由于存在各种问题的多样性，不同的行业和企业面临的问题也不同。因此过于空泛的研究并不能对具体行业起到指导作用。基于该背景，本文将在分析深圳万富宝贸易有限公司的经营状况与解决方案的基础上探讨中国电子行业如何在国际贸易中体现自己的优势。为保证例子的典型性，本文所选案例已经过严格筛选。我们首先分析万富宝贸易公司存在的经营问题，然后对比该行业的四家企业（深圳市北泰方向电子有限公司，竑玮电子（深圳）有限公司，荣兴盛电子(深圳)有限公司和万富宝贸易有限）总结出该行业普遍存在的问题进行分析，并针对这些问题提出解决方案。本毕业设计主要有以下的几个部分的内容与分析：实习公司相关背景；公司经营现状与分析，外贸业务员的工作内容与职责；业务开展工作存在的问题和解决对策；实习总结等。

关键词贸易公司国际经济贸易外贸业务员发展模式

目录

摘要 (1)

前言 (3)

1 经济贸易与深圳万富宝贸易有限公司背景概述 (3)

2公司的经营现状与分析 (3)

2.1 公司的经营现状与分析 (4)

2.2 解决方案 (5)

3 企业的SWOT分析 (6)

4 外贸业务员的工作内容与职责 (6)

4.1外贸业务员的职责 (6)

4.2业务开展中存在的问题 (7)

3.2.1 外贸平台操作经验缺乏 (7)

3.2.2产品资料库建设不完整 (7)

3.2.3 询盘处理上缺乏技巧 (8)

4.3 针对业务开展工作中存在的问题的对策 (8)

4.3.1问题分析 (8)

4.3.2 对策与建议 (10)

5总结 (12)

参考文献 (13)

致谢 (13)

前言

作为中国市场经济的重要组成力量，中、小企业向来以灵活、高效的形象活跃在中国的经济乃至世界经济的舞台，尤其是深圳的中、小型高科技企业更是如此。中国改革开放三十多年来见证了一大批中、小企业的成长。目前中、小企业已经成为了深圳经济的重要力量。而外贸型中、小企业更是深圳与国际接轨的重要平台。深圳宽松的政策背景和中国明显的劳动力成本优势使得这些企业获得长期的竞争优势。但是近年来收到国际金融危机和广东劳动力成本提升的双层冲击，深圳中、小型外贸企业在国际市场中逐渐失去优势。因此，如何提升竞争力和相对优势对于这些企业来说显得十分重要。本文将在总结笔者在深圳万富宝贸易有限公司实习经验的基础山探讨深圳中、小电子企业如何重获竞争优势。本次实习是以贸易公司外贸业务员的工作为主，熟悉外贸业务流程和网上交易平台是学习的重要环节。此次实习不仅给笔者提供理论是实践结合的机会，同时更引起笔者对中、小企业如何重获竞争优势的思考。

1 经济贸易与深圳万富宝贸易有限公司背景概述

深圳万定富宝贸易有限公司坐落于广东省深圳市罗湖区，公司成立于2007年，注册资本55万港币。公司以“服务质量至上，诚信为本，以质取胜”为宗旨，坚持“客户至上”的原则为广大客商提供最优质的服务。目前公司主营五金电子产品的进出口及相配套业务。主要产品包括：马口铁,电解板,镀锌板,冷板等等。在激烈竞争的外贸市场上，公司为了争取更大的市场份额，逐步实施多元化的经营策略，增加产品量的组合，以最大可能满足顾客群多样化的需求。同时，公司积极寻求与更多的供应商合作，保证货物的充足性。为了提高市场覆盖率，公司通过业务员在网上交易平台上找到其他外贸商所经营的热卖产品，加入到公司的产品组合以吸引更多的顾客群的消费，提高本公司的爆光率，从而提高公司的业务水平，或参照在平台上最热卖的产品，来补充本公司经营业务的单一的问题。这就要求公司得寻找更多货物来源的合作伙伴。但这一策略也分散了公司在主营业务上的精力，

2公司的经营现状与分析

深圳万富宝贸易有限公司外贸业务开展了将近5年的时间，通过平台、展会、平台广告，使公司走向国际市场。有选择性地参加相关的平台广告活动，收集客户的信息和资

料。公司主要是通过墩皇，易唐，啊里巴巴平台寻找目标客户。近年来。公司不断提升外贸业务规模。除主营五金类产品外，也在各大贸易平台上经营其他类产品，不断开拓更多的消费市场，促进公司营业额的提升。

2.1 公司的经营现状与分析

深圳万富宝贸易有限公司在主营各种进口及国产马口铁,电解板,镀锌板,冷板的同时，也在积极拓展产品种类，提供更多的服务，争取更多的目标潜在客户，提高公司的影响力和业绩水平。这些策略在使公司获得更多业务的同时，也产生不少有待完善的问题。目前，公司的总体发展水平还是处于很被动的地位。经济危机的影响，同业行竞争激烈，外商的需求势头稍减等因素都给公司的经营业务造成了一定的冲击。这迫使公司调整以往的发展模式，以谋求更好的发展。目前公司在经营本公司主营产品的同时，还兼顾经营了其他类型的产品，例如在贸易平台上寻找外商需求量较大的产品，将其纳入公司经营业务范围。例如：服装产品类型，电子类消费品。2012年4月份，公司代理了一款平板电脑，获得了一张8000多美金的定货单，创造了客观的利润。但与此同时，公司也存在不少问题亟待解决。第一，相对于其他竞争者，公司核心竞争力不强；第二，公司没有自己的加工厂，很多产品需要依靠其他供应商提供；第三，公司规模不大，品牌效应不强，没有稳定的大客户，客户忠诚度不高。第四，公司没有长期合作的供应商，以保证商品的及时供应。

目前公司获取订单的方式主要的是通过在平台发布相关产品信息，提高爆光率，等待客户询盘，而不是主动给一些老客户发Emil争取定单，这在一定程度上造成了目标客户源的流失。其次，对客户的信息缺乏了解，没有一个完整的客户资源管理库，不能把握客户的需求，使得客户流失，这对于提高公司的营运业务水平造成不利的影响。这些因素都间接的决定了公司在经营过程中，处于相对被动的地位。目前公司的营销渠道主要是网上交易平台，包括易唐、墩皇、啊里巴巴等。公司之所以选择这些平台的原因主要集中在以下几点：第一，经常跑展会或者其他方式，成本费用高，通过平台开展业务有利于降低成本，提高公司的整体运营水平，为公司的发展创造更为有利的条件。第二，选择网络平台是由于当社会进入网络化后，越来越多的外商选择网络作为采购平台。网络平台成为中、小企业的主要平台（表1）同时，网络的高传播性有助于提高公司的知名度。

第三，由于电子商务和网络的普及，选择网络平台营销也是时代发展的趋势，借助网络，可以克服时间与距离的限制，有利于提高公司的运营水平。公司选择网络平台的标准包括：1、访问量大；2、推广力度较强；3、功能较完善；4、对轻工产品有优势；5、在亚太地区有优势。2011年，公司通过外贸平台获得了6笔订单，不过都是小的模具生意。公司的去年的资料显示，2011年3月时，阿里平台曝光量大约一千，询盘一周几十条左右。有些产品的排名已经可以排到前十。通过借助平台的效应，公司的业务也不断趋于稳定发展。2012年3月份的销售额就达到了13万人民币。但是，在获得发展的同时，其中也面对着许许多多的问题有待合理解决。

表 1：2010 年中国电子商务市场份额分布

资料来源：https://www.wendangku.net/doc/219692559.html,/news/show/default.asp?infor_201006051004012180.html

2.2 解决方案

针对以上公司存在的问题，我们提出以下解决方案：

1）强化职员培训，提高业务人员在贸易平台上的操作水平，提升产品的爆光率，引领更多的客户进行询盘。

2）分析客户需求特点，主动给客户发Email, 争取订单。

3）做好客户关系管理，维护好老客户，建立完整的信息库，对客户进行跟踪维护，提高客户回头率。

4）建设供应链系统，与供应商建立有效的合作机制，减少公司对某一供应厂商过度的依

赖。

3 企业的SWOT分析

优势：总公司位于国际化商业发达的地域，那里有很多正在开发，或者即将开发的工程项目。深圳作为改革开放的前沿基地，外贸业相对成熟、硬件配备齐全、政策宽松、交通便利，这些都为公司的发展提供了良好的契机。公司于2009年在深圳市龙岗区平湖镇成立了办事处，以办事处为中心，积极寻找各种所需产品的合适供应商，同时节省了公司每年运营的时间和经费。更重要的是公司靠近中国最大的港口之一—盐田港，为进出口业务提供了便利。另外，公司已经建立健全的质量控制制度，避免了货物到达目的地后，因质量问题产生高额赔偿费用。

劣势在于：公司品牌知名度不高、缺乏具有竞争优势的核心产品。而且公司的发展规模还没达到正规的标准化水平，以致许多资源没有得到充分的利用。公司成立的时间在同行竞争者中算为较年轻型，因此知名度没有其他公司的高，更没有其他公司运营正规化。这就给公司的支出带来了许多压力。

机遇：随着经济危机的慢慢退去，消费者对消费重搭信心，消费需求也不断有上升，未来时间里会有很多的发展商机。同时公司也慢慢扩大，正朝着欧洲其他国家的市场努力前进。公司的知名度也稳定客户也不断增加。

威胁：公司规模不大，待遇一般，人员流动大，有碍于公司发展，产品相对单调，不能满足客户多样化的需求，对供应商的依赖程度深。

4 外贸业务员的工作内容与职责

外贸业务员的主要工作是熟悉外贸业务流程，能够与国外客户电邮和电话联系，掌握报价技巧和业务谈判技巧。在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单及时落实。这就要求需要掌握外销、物流管理、生产管理、熟练地处理询盘和报价等综合知识。

4.1外贸业务员的职责

外贸业务员的职责主要是与国外客户电邮电话联系，在平台上发展本公司的相关产品信息，做好报价工作，把书本知识与现实操作做到完美结合，在企业业务流程运作过程中，以客户定单为依据，跟踪产品（服务）运作流向并督促定单及时落实。为客户提供

满意的产品和服务。

4.2业务开展中存在的问题

首先是工作一定要从打杂开始。两个多星期的外贸业务员实习生活与我想象中的工作有些差距。公司经常出的产品有很多，每个大类又有很多产品，开始的时候我一个都不认识，更别说规格，价格等信息的了解，所以工作起来很是吃力。但是我已认识到，如果连最起码公司所经营的产品及价格都不了解，如何争取客人的订单呢？所以我抓紧所有的时间和机会请教老业务员，并自己不断重复背记，终于大体了解了一些。之后就是贸易流程的补熟悉，书本上和实际运用还是有很大差距的，真正碰到了一个询盘，我居然连如何回复邮件都不清楚，不知如何下手，很是气馁。于是自己暗下决心，如果不能够将进出口贸易基本运作流程烂熟于心、了解公司经常产品的基本情况、不能保证外贸业务等一些基本工作顺利完满完成，就可以说是没有资格做一名正式的外贸业务员的。对于在外贸业务开展过程中会有许许多多的问题相伴面生，其中主要的问题集中在以下的各个方面：

3.2.1 外贸平台操作经验缺乏

就现在绝大多数的中小企业都在使用阿里平台或易唐平台或墩皇平台做为外贸的主要途径，就我们公司而言，易唐平台或墩皇平台操作中就存在以下问题。产品资料信息填写不规范，导致排名不靠前（在不购买排名的前提下）。一些业务员，平时只注重下蛮力多发产品，一个相同产品稍微改动以下，发到几十遍。其实产品量，的确是影响排名的一个因素，但是仔细观察后发现产品资料，属性，很不完整，甚至有的不填。产品的价格和打包不一致，属性填写不正确规范。填写产品的一个关键词的不规范，没有按序号很简洁清晰的描述产品优势和特色。产品详细描述有的就直接粘贴一段文字，没有很简洁明了目地传达产品的信息，和更好的展示自己的公司或者是本产品。

另外，产品描述与关键词的不对应，也直接影响排名。上班时间集中在白天，夜间不在线，导致有时差的买家无法直接沟通，同时在平台上的在线时间也影响产品的曝光量。

3.2.2产品资料库建设不完整

产品资料库是公司对于本公司的产品介绍，对我们公司而言就是五金制品，机器的

图片，产品的相关参数、配置，这些都是必须在平台上呈现给买家的。我们公司在资料库方面主要存在下面几个问题 1 产品配置不全，且英文资料缺乏；2图片未归类，有些图片未经过处理，不能凸显出主体，与细节.

3.2.3 询盘处理上缺乏技巧

公司在询盘处理上存在的几个问题，回复询盘不及时，导致商机遗失；对于优质询盘回复不完整；对于买家群发过来的询盘，回复方法有问题，不切重点，冗长、不简洁。产品在平台上，收到询盘后，业务员处理缺乏处理技巧。询盘可以分为几种，有的直接要报价，这种优质询盘一般较少，一般是询问产品参数，或者是同行套取资料。我们公司在询盘处理上存在下面几个问题，回复询盘不及时，导致商机遗失；对于优质询盘回复不完整；对于买家发过来的询盘，回复方法有问题，没有把握重点。

4.3 针对业务开展工作中存在的问题的对策

4.3.1问题分析

1)、更新产品日期

在一个月的时候，一般的业务员都会很勤奋的更新产品日期。结果在我们的产品这页排名超级靠前，仅次于买了排名的，发现一直都排在非常靠前，刷新更加勤奋，平均每半个小时就刷新一次。结果一个月后曝光量和反馈量开始直线下降，再一看排名，到后后面几页去了，后来怎么刷新也没用，修改产品信息也没用，但同时也不能忽视刷新产品对于新手来讲还是有很大效果的是必备的技能。

2)、选择恰当的产品名称

选择产品名称，只要产品名称含有这个词就可以了。举例：产品叫 Car mp3 player 那么你可

以在产品名称里写上 plastic car mp3，这样一来你的产品名称里就包含了三个关键词了 mp3 player、car mp3 player、plastic car mp3 player，这样一来，接下来的关键词就可以设置成这三个词了。但是，关键词是要连在一起才算，比如说plastic fashion car mp3 player虽然包含了 plastic mp3 player这两个词，但是却不符合匹配度，搜索搜不出来，因为这连个词中间还隔了一个词。

3)、关键词的设置

一定要设置一字不漏，比如说car mp3 player，如果你觉得关键词设置了car fashion mp3 player涵盖了 car mp3 player就可以了，那这种想法就错，这两个词完全是不同的关键词。如果你想要搜索car mp3 player的时候出现你的产品，就一定要设置car mp3 player，一个字母都不能多。

4)、产品的详细与简要描述

简要描述把产品名称复制一下放在某个区域里。详细描述可以让自己熟悉产品配置，但是更花时间.

4.3.2 对策与建议

1）建设完善的产品资料库

①、产品参数配置方面

在时间充裕的情况下还是很有必要去完善这方的英文信息的，虽然上有时可能复制别人的可能效果更好。有下面几点原因 1 刚刚接触到公司经营的产品和业务，对这方面的知识认识远远不够，或许不要外国客户和你谈业务，国内的客户简单的几个问题你都不能答上来，其中也有刚刚接手的产品让你翻译都不一定能翻译出来，虽然有许多天条件可以补充这方面的不足，但有时很多名词你连中文都没有接触过，那么何谈用英文去解释给国外客户听呢！

②、图片方面

要学会用 Photoshop 魔术捧等图片处理软件，自己公司有时候不可能有每样产品的图片，难免会有欠缺，或者自己照片在主题突出方面不够，这时候又得在平台上去找同类优秀的公司的同类产品，这很费时间，并不是好用的照片复制过来就可以用的，因为一般的公司都会在产品上加上自己的Logo，必须对图片进行加工处理，此时 PS 的技术就得到充分利用了，它可以帮我们去掉LOGO，再在图片上加上本公司的 logo，这样一来很完美的图片就出来了。平台上能上传的图片的数目都是有限的，那么如何传更多的图片呢？那么就得我们细心去体会和处理了。

2）强化询盘处理方法

在平台上有，每周都可能收到几十条询盘。那么该如何去处理呢？业务员可以从以上几个方面入手，去处理好询盘。

①、给询盘分类。

首先，没有提到任何产品，就要提供参数和报价。对于此类询盘，时间充裕可以给他回复一份自己公司的简介，并问清他对哪种产品感兴趣，就当是做一份广告，时间紧缺的话就可以直接忽略。其次，表明自己是想寻求合作，我们可以培养大致寻求合作的询盘，回盘之后没有了下文，定期的用不同新颖的标题邮件进行再次跟踪，也可以试着给他们发Email进行联系。

其次，提到产品的同时还需要一些价格，装箱和出货资料的询盘，应该主攻这类询盘，以多种的销售方式促进客户提早定样品。

优质询盘，这类询盘一般很少，采购商把自己的想要的产品进行了很详细的描述，包括包装，等等关键信息，这样的询盘要特别在站内信中划分出来一个组。

5）、询盘的书写格式与方法

询盘回复，要注意下面几点。

邮件主题，邮件给的主题要有吸引力，力求标新立异，第一时间吸引客户的眼球。如果判定是真正的客人，一定要在我们的邮件标题上花点功夫。

正文内容给自己公司简介做重点介绍，突出产品性能和所拥有的各项认证和产品的优质属性。一开始不要急于报价。了解客人的寻求及合理分析分类后慎重报价！也可利用图片报价，把我们公司的各个产品图片发给客人，对那种不懂英文交流的客户，越简单，客人越容易理解

设置回复模板是指通过对大量的客户进行总结，对不同国家，不同要求，不同价格的客户做出不同样板的回盘。

报价

1）、对开始有反馈的客户，设定梯度报价

2）、报价邮件必须要写的东西：产品型号和配置（用图片）根据订货的数量来给客户的报价

3）、签名留下自己公司的联系信息公司的名称，电话，传真，地址，邮件地址

4）、细节注意点

回复时间。很多做外贸人员认为，一旦收到询盘就马上回复，认为及时尽早的回复，客人一定会对此满意和赞赏并会有所回复！这样做是对的，但忽略了很重要的一点，除了亚洲一部分国家及澳洲地区国家，绝大部分客户和中国是有时差的。就算你马上回复了客人，客人也会在他上班的时间才能看到邮件。而且客人所发的询盘，肯定也不会只有你一个人回复，肯定有大把的供应商相争回复，这样，最早回复的邮件按照邮箱的排列的顺序被沉到了最底层。了解客人当地的时差及上班时间，按照客人的上班时间发送，这个，只需要简单的邮件定时发送就可以办到！另外，按照客人的上班时间，在线和客人联系！或者在MSN 上能和客人在线及时沟通，这样也是最好的沟通方法。

5总结

本设计主要是从外贸业务员在操作过程中所遇到的问题和深圳万富宝贸易有限公司现行的经营现状进行分析，了解该公司在外贸业务经营的过程和所会遇到的问题进行分析并提出解决方案。因为这些问题在同类企业中具有典型性，因此对于其他企业也具有借鉴意义。在实习过程中，笔者收集在日常工作中存在的问题，然后进行深入研究。为确保典型性，笔者对收集的问题进行筛选，总结出同行企业中较普遍的问题，进而针对这些问题提出建议。在分析过程中,笔者发现外贸业务员工作挑战性大，机遇也多，工作压力大，前途远大，对从业水平要求比较高；而外贸跟单员工作要求认真仔细，有责任感，专业水平好。更重要的是，笔者发现因受有限资源的制约中、小外贸企业难以在国际市场上形成自己的品牌优势。企业缺乏有效的竞争策略和营销策略。在国际竞争日益剧烈的背景下，这些企业应该引起企业的关注。尤其是近两年来受金融危机和过来劳动力成本提高的影响，中、小型外贸企业逐渐失去优势。而来自其他发展中国家（如印度）的冲击更是不容忽视。本毕业设计主要针对现在外贸行业的发展动向，做为一个外贸业务员根据在处理业务过程中所遇到的问题和存在的不足，做出相应的分析和提出解决方案。笔者建议中、小企业一方面要提高自己的核心竞争力，形成竞争优势，另一方面，员工尤其是外贸业务员作为公司的重要资产应该受到企业的重视。中、小企业应该实施人才战略以提升在国际市场上的竞争力。

[1] 张大为：《外贸进出口基本流程》，高等教育出版社，2004年5月

[2] 陈峰：《外贸业务员素质培养》机械出版社，2006年6月

[3]黄海涛 .外贸七日通.北京：中国海关出版社,2009 年 02 月

[4]毕甫清.国际贸易案例于实务.北京:清华大学出版社, 2008 年 08 月

[5]王斌义，顾永才.出口贸易操作 20 步.北京：首都经济贸易大学出版社

[6]兰天.外贸英语函电.大连：东北财经大学出版社,2010年 07月

[7]王陶.实用外贸技巧助你轻松拿订单.北京：中国海关出版社, 2010年

[8] 商务谈判与沟通技巧[M]上海:复旦大学出版社,2009年

三年的求学生涯在师长、亲友、同学的大力支持下，这一路走得辛苦却收获满囊，在毕业设计即将付梓之际，心中有万分思绪萦绕心头。我大学的三年生活也即将划上一个圆满的句号。回想起这三年来，走过的点点滴滴，从入学时对大学生活的无限憧憬到课堂上老师和同学们的细心指导，和同学们的求学过程中的点滴，这一切都是历历在目，让人倍感留恋，倍感珍惜。这三年的大学学习生活将成为我人生旅途中的重要一部分，对我在以后的生活中有着深远的意义。

本毕业设计在撰写的过程中，我在指导老师刘玉玲老师也倾注了大量心血，在百忙之中腾出自己宝贵的时间给我指导帮助。从选题到毕业设计大纲，对于我的毕业设计存在的问题都细心的给我分析指导，严格把关，循循善诱。由于她在百忙之中多次审阅全文，对一些细节进行调整修改，并为本设计的撰写提供了许多实际而又宝贵的意见，本设计才得以成型。在此我衷心感谢我的导师刘玉玲老师，献上自己诚挚的谢意和崇高的敬意。

本设计的最终完成，除了我的导师刘玉玲老师外，和本学院的其他老师是分不开的。虽然他们没有直接的参与我的毕业设计指导，但也是因为你们诸多教诲和传授知识，让我受益非浅，丰富了专业知识，为本次毕业设计奠定了基础。

在这三年来，我的师长，我的领导，我的同学，我的亲友都给予了我关心和帮助，使我终身受益。有了你们的陪伴，我的大学生涯才能如此充实的渡过。在这里我要特别感谢我的舍友们和与我一起学习成长的同班同学，是你们的照顾、你们的关怀、你们的理解、你们的指导，才让我变得成熟，让我长大。让我有了一个不可忘怀在大学生涯，给我人生留了一笔不可估计的财富。

在这里，我要感谢一些无私的人，我的父母，正是因为有了父母的无私关怀和奉献，才能让我得以健康成长。让我有一个良好的学习环境，专心学习。也正因为有父母不计较的付出，才能让我的大学得以顺利进行，安心学习。父母的默默付出与支持，才能让我顺利地完成我的学业。感谢你们对我的关怀与支持，感谢你们让我有了一个温暖的家，让我遮风避雨，谢谢你们，你们辛苦了！