纸质文档电子化解决方案

纸质文档电子化解决方案

纸质文档管理成难题

对于某些行业的单位来说，各种单据、合同、发票凭证、卷宗资料、与客户的往来文件等许多重要纸质文件，都需要进行归档保存。而现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。您是否还在为管理这些纸质资料而烦恼呢？

纸质文档管理过程中经常遇到的问题：

?长时间存放纸质文档，由于物理环境因素，纸张发霉变黄损坏，导致重要信息的丢失？

?使用文件柜来管理电子资料进行归档保存，不仅占用了大量的空间，查找起来非常不容易，

费时又费力？

?烦琐的扫描、分类、保存的流程，任何员工都会觉得厌烦？

?纸质文档扫描成电子图片命名存储后，查找起来非常不易？

?纸质文档需要重复复印方可实现多人同时查阅，浪费大量纸质成本？

致得E6协同文档管理系统解决方案

集成扫描仪

致得E6协同文档管理系统的“文档扫描”功能与扫描仪紧密集成，可以将公司所有的纸质资料（如合同、收据、发票、人事档案、卷宗、企业宣传册等现有重要的或需要保护的资料）转化为电子的图片或者多页的PDF文件直接扫描保存至系统中，实现纸质文档电子化管理。

海量文档集中存储

致得E6协同文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、txt、pdf）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，稳定可靠，文档扫描至系统中可以进行集中存储，使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失。

规则设定

系统具有强大的规则设定功能，可以根据不同部门人员及各种条件文档的相关动作，对文档进行规整。文件上传至系统中可以自动整理，使文件分类及保存自动化，节省了大量人力与时间。

快速搜索

系统支持为扫描后生成的单页图片或多页的PDF文件增加关键字摘要，更加便于在海量文档中快速查找。

系统还具有强大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合进行毫秒级搜索。

支持互联网远程访问

系统采用B/S架构，支持互联网远程访问，使资料得以多人共享，方便协同查看，员工需要访问调阅某些文件时，只需登录系统即可查看，再也不用重复传输及复印，节约了纸质成本。

企业电子档案管理平台建设方案

企业电子档案管理平台建设方案 大连恒智科技发展有限公司

目录 一、建设背景 (3) 二、建设目标及内容 (3) 三、建设方案 (4) （一）企业电子档案管理系统建设方案 (4) 第一节系统管理 (4) 第二节档案收集 (6) 第三节档案整理 (8) 第四节档案管理 (10) 第五节档案利用 (10) 第六节档案借阅 (11) 第七节审批流管理 (12) （二）企业档案数据资源建设方案 (12) 第一节工作内容 (12) 第二节工作标准 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、建设背景 什么是档案？档案是人们在各项社会活动中直接形成的各种形式的具有保存价值的原始记录。随着国家经济的飞速发展，我们已然迎来了大数据时代。随之而来的，人们越来越重视信息，越来越重视档案，越来越重视档案的保存、利用及档案信息化的发展。 我国早在2000年的全国档案工作会议上，就已经提出：“大力加强档案信息化建设”。并在随后的几年里发布了《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子公文归档管理办法》、《关于加强档案信息资源开发利用工作的意见》、《数字档案馆建设指南》、《数字档案室建设指南》等一系列文件。 2017年9月国家档案局正式发布了《企业数字档案馆（室）建设指南》。企业档案是企业生产、经营、管理活动的真实记录，是企业有形资产的凭证和无形资产的组成要素。越来越多的企业开始懂得档案的重要性，懂得档案信息化的价值，纷纷加入了建设“企业数字化档案馆（室）”的队伍档案中。 二、建设目标及内容 （一）建设目标 通过企业数字档案馆（室）的建设，实现企业档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、开发共享服务能力，促进企业提高管理水平，增强核心竞争力，为企业持续健康发展提供有力支撑。 （二）建设内容 1、建设企业电子档案管理平台系统 企业数字档案馆（室）将档案管理业务流程固化在电子档案管理系统中，实现数字档案资源的自动化管理，档案的收、管、存、用通过信息技术手段来实现。 2、建设企业档案数据资源库 通过对企业各类信息系统中形成的电子文件归档和对纸质等传统载体档案进行数字化加工，以数字形式存储各种档案信息，并应用于电子档案管理系统中。 3、建设应用及存储体系 企业电子档案管理系统的建设需要网络环境、扫描设备、服务器、存储和应

工作心得体会利用影像扫描仪对纸质文件电子化的探索

三一文库（https://www.wendangku.net/doc/2f11071908.html,）/心得体会范文/工作心得体会 利用影像扫描仪对纸质文件电子化 的探索 利用影像扫描仪对纸质文件电子化的探索 *标题：利用影像扫描仪对纸质文件电子化的探索 利用影像扫描仪对纸质文件电子化的探索 在办公自动化技术迅猛发展和企业信息化建设速度不断加快的 今天，矿井的办公效率不断提高，生产经营活动中形成的文件数量日益增多，文件的电子化已成为趋势，特别是矿内局域网建成后，各部门在内部网站上要交流大量的文件信息，实现网上办公。这样一来，矿井积累和获取的各类纸质文件必须实现电子化，如何将现存的宝贵信息资源——纸质文件电子化,是当前广大技术人员、行政工作人员和文件利用者迫切需要解决的重要课题。 把文件进行扫描处理是实现纸质文件数字化的重要途径，是一种将历史和现代平衡结合的妥善、便捷、高效的做法。文件扫描就是运用影像扫描仪将纸质档案文件转化为电子图像文件存储进

计算机,以实现在计算机上检索、查询、浏览和利用档案,是一种非常好的保持文件原貌的电子复制文件的办法。 一、文件扫描的工作原理 文件扫描的工作原理类似照相机拍照,但不同的是,影像扫描仪不用自然光线,而用灯管和镜头将文件图像曝光在扫描仪的玻璃板上,文件带有的字迹或图形反射灯光后形成波长不同的光波,扫描仪将这些光波转化为电子信号,经扫描软件处理后可作为图像文件进行存储，也可转换为可编辑文字文件以Word或其它格式储存，需要时再利用图像软件或文字软件就可以在计算机显示器上进行浏览,看到的内容与纸质文件的原貌和内容相同,十分方便。 二、文件扫描的优点 文件扫描有以下几种优点: 1、保持文件原貌,彩色扫描图像可以非常真实地再现文件的原貌; 2、所见即所得,在计算机上看到电子图像文件用打印机打印出来就是原件的复制品; 3、提高工作效率,在计算机上查找、浏览电子文件比查找、翻阅纸质档案快几倍、甚至几十倍;

数字档案室及档案数字化建设方案

《数字档案室》建设方案适用于机关单位、团体及其他社会组织

目录 一、背景 (1) 二、建设原则 (1) 三、建设目标及内容 (2) （一）建设目标 (2) （二）建设内容 (2) 四、建设方案 (3) （一）数字档案室系统建设方案 (3) （二）档案数据资源建设方案 (13) （三）应用及存储体系建设方案 (15)

一、背景 机关档案工作是国家档案事业的组成部分，也是机关提高工作效率和工作质量的必要条件。随着档案信息化建设的逐步深入，传统机关档案工作面临着机关办公自动化应用、数字档案馆建设以及用户多样化需求的严峻挑战，是档案信息化建设中亟需强化的重要节点。 2015年国家档案局针对机关档案室发布了《数字档案室建设指南》要求逐步实现对数字档案信息资源的网络化管理以及分层次多渠道提供档案信息资源利用和社会共享服务。国家档案局局长李明华在部署工作中强调各地区各部门要依据数字档案馆（室）的建设标准继续推进国家级数字档案馆（室）示范点建设。数字档案室是信息化条件下档案室的“升级版”，是管理机关档案信息、联结机关办公自动化与数字档案馆建设的关键一环。2017年，我公司多次协同各机关档案室建立数字档案室示范单位且赢得了上级主管单位的一致好评。 建设符合国家和社会信息化发展要求的数字档案室，有利于提高机关档案工作水平，维护机关档案信息的真实、完整、可用和安全，提升机关行政效率和公共服务能力；有利于促进国家核心信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，为数字档案馆的最终实现奠定基础，以推动全国档案信息化工作全面、健康、均衡发展。 二、建设原则 数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规范，整体推进，确保安全”的原则，统筹规划，积极实施，务求实效。 1.1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王”，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的及时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。

纸质文件变成电子版

纸质文件变成电子版 篇一：把纸质文件变电子版方法 1、在office软件中，选工具栏中的视图－－工具－－格式， 再最后一项选添加项目，选上标，在输入过程中输入的字符是，在按一下上标，就是你想要的平方符号。 假如用的是excel来做的话,那么例子步骤如下: 输入m2，然后选定2，右击→设置单元格属性→上标 -------------------------------- m2只是个例子,比如你要输入10的立方,就是在单元格里输入103,然后选中3,在鼠标右击→设置单元格属性→上标 然后点确定就完成了 ------------------------------------ 对于数字的平方，比如10的平方在excel里是无效的，所以打不出来，只有把这个单元格转成文本格式，才有效。单位的平方就可以打得出来。变成文本格式，方法如下（选中设置成文本的列或行——点格式菜单——单元格——数字标签里选择文本就行了。） 还有一种方式不用变文本格式，10的平方可以打得出来，比如，你要打入13的平方，那么打入13然后按住Alt键，然后输入178，放开Alt键，就是10的平方了，10的立方是把178变成179,这个方法是不用把单元格变成文本格式的。

11 |评论(3) 办公室——教你如何把打印稿变成电子稿 （太牛啦！！你打一天的字都比不上她2分钟！！人手一份，留着以后用哈！） 教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。 首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到woRD里面去，不过在些之前，你还得装一下woRD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到office-修改找到microsoftofficeDocumentImaging这个组件，microsoftofficeDocumentImagingwriter点在本机上运行，安装就可以了。 首先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“microsoftoffice/microsoftoffice工具/microsoftofficeDocumentscanning”即可开始扫描。 提示:office20XX默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这

纸质手册电子化系统操作手册企业端)

纸质手册电子化系统（企业端）操作手册海关总署加贸司 2006年12月 目录

第一篇前言 中国电子口岸是海关总署、商务部、国家税务总局、中国人民银行、国家外汇管理局、国家出入境检验检疫局、国家工商行政管理局、公安部、交通部、铁道部、民航总局、信息产业部等12个部委，利用现代信息技术，借助国家电信公网，在互联网上建立的公共数据中心。该中心向企业提供全天候、全方位和方便快捷的网上“大通关”服务，从而提高贸易效率，降低贸易成本，方便合法企业进出，并有效防范和打击走私违法活动。 为了全面贯彻落实《海关保税加工和保税物流监管改革分步实施方案》，遵照刘文杰副署长关于加快纸质手册电子化指示的精神，在加工贸易手册备案、通关和核销结案等环节采用电子手册取代纸质手册，并通过与其他部委的联网逐步取消其他纸质单证作业，实现纸质手册电子化，最终实现“电子申报、网上备案、无纸通关、无纸报核”。海关总署加贸司在2006年7月提出了实现纸质手册电子化的目标。 为便于加工贸易企业和相关管理部门能够方便使用“纸质手册电子化系统”，中国电子口岸数据中心编写了《纸质手册电子化系统操作指南》以供参考。由于时间仓促，编写难免有疏漏和不当之处，敬请提出宝贵意见。

第二篇系统介绍 纸质手册电子化系统是中国电子口岸数据中心受海关总署委托，为规范加工贸易企业进出口行为和加工秩序，为解决业务现场疲于应付单证作业和重复劳动的问题，必须充分利用信息化的手段以达到海关的监管资源重新配置和重心向实际监管转移的目的而开发的新一代加工贸易手册系统。该系统通过公共网络以中国电子口岸为平台，通过以合同为单元建立备案资料库和通关手册，企业根据备案后的通关手册进行通关及核销。海关根据企业备案数据及实际进出口情况对手册进行手册核算、结案操作。 该操作手册共涉及两个子系统：纸质手册电子化系统和报关申报系统。用户凭企业操作员IC卡或IKEY通过纸质手册电子化系统向海关进行加工贸易各项业务的备案与变更，凭具有中国电子口岸系统操作权的报关员IC卡通过报关申报系统向海关办理报关申报业务，同时还可利用“查询”功能，进行数据及回执查询，以了解所办理业务的进展情况。该系统的应用范围为所有加工贸易企业。 2.1系统流程 系统的主体操作流程如下： 1、备案资料库备案：加工贸易企业的所有料件、成品的预归类信息，包含货号、商品编码、商品名称、计量单位，是否主料等数据。海关审批通过后，返回备案资料库编号。 2、通关手册备案：进行通关备案表头、表体的录入及申报（表体的录入需要调用备案资料库数据）。海关审批通过后，返回通关手册编号，企业即可进行通关业务操作。 3、通关处理：企业在报关申报系统中录入报关单，向海关申报。同于现有“报关单”通关流程。 4、数据报核：企业的加工贸易合同完成后，通过纸质手册电子化子系统的数据报核界面，向海关进行手册的报核。数据报核、海关核算并结案后，该手册结束。 2.2系统便捷操作说明 2.2.1系统功能快捷键 CTRL+N） 在备案界面和备案变更界面下点击本按钮，均可重新输入一份新的备案。 CTRL+M）

档案数字化建设方案

档案数字化建设方案 根据。。约定，为完成。档案数字化工作，特制定工作方案。 一、工作目标 为保障文件和数字化信息安全，保证档案数字化工作质量，规划工作流程，尽快完成档案数字化工作。 二、工作机构 成立档案数字化工作小组，具体负责开展档案扫描的各项具体工作。 组 长： （职责：制定项目工作方案、协调扫描工作开展） 副组长： （职责：系统安装部署） 成 员： （职责：对系统硬件、网络环境进行部署，确保能够通过网络访问系统） （职责：具体负责扫描工作开展，要求每周进行档案扫描工作汇报） 其他人员： 三、档案数字化数量 扫描后的图像页数总计4.6万页，单面A4幅面按1页计算，双面A4按2页计算，大幅A3单面按2页A4幅面计算，大幅A3双面按4页A4幅面计算。 四、工作时间： 五、工作流程

（一）系统环境部署：在新购的服务器上安装档案管理系统（下称档案系统），并进行系统网络调试，确保系统使用正常。 （二）档案交接 1、办理交接手续：由业主整理需要进行扫描的档案，统计档案份数后移交至我方，我方根据业主统计出的信息进行档案清点数量，并核对文件是否有缺号或跳号、附件是否正确，确认无误后双方人员签字。 2、档案运输：双方各派专人共同运输档案至扫描地点，并在运输到达目的地后再次与档案扫描的工作人员进行档案详情确认。 （三）档案整理 1、档案页数清点：档案扫描工作人员对档案目录标注的档案页数与实际档案页数进行清点，数量不符时，应按实际情况进行修改。 2、档案预处理：扫描之前，应在保护文件不受损害的前提下，拆除装订物，对折皱不平等影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保扫描图像清晰。 （四）档案数字化 1、文件扫描：扫描分辨率规定为200DPI。档案扫描工作人员核对扫描的条目与实体相符后，逐份对文件进行扫描，扫描时根据文件幅面大小和纸张状况，可采取连续进纸扫描或平板扫描，扫描过程中不得损坏纸质文件，扫描完成后，纸质文件应按顺序存放。 2、质量自检及数据提交：档案扫描工作人员对扫描文件质量及挂接情况逐份进行审查，发现不合格的，应当重新处理，确认质量合格后

电子文件与纸质文件的利用及比较分析

电子文件与纸质文件的利用及比较分析 摘要：本文旨在通过对电子文件和纸质文件的个性化特点进行比较分析及综合研究，结合未来档案发展趋势，认为电子文件必将与纸质文件二者结合发展。作为档案工作者，我们要高度正视电子文件对纸质文件带来的影响，积极更新知识，学习和发展档案管理的理论、原则、方法和技术，使两类文件档案更好的结合在一起，满足社会的需要。 关键词：电子文件、纸质文件、个性化、对比、结合。 之所以说电子文件的产生是人类记录史上的一次革命，是因为它与以往记录方式、记录载体的变化相比有着更深刻，更广泛，更具实质性的含义和意义。历史上每一种新的记录形式产生后，都与此前存在的记录形式有一个共存共用的阶段，逐渐取而代之，但通常没有为同一份文件制作两种对应版本的必要。而电子文件与它的早一代文件———纸质文件的关系却要复杂得多，二者之间的共存、互动与消长构成了信息时代人类记录方式的动态图像。 纸质文件与电子文件都是国家机构、社会团体以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的历史记录。它们都遵循收集、整理、鉴定、保管、利用、统计等档案管理基本原则，但是它们在载体寿命、温湿度影响、灰尘影响、外来磁场和机械震动影响、光线和有害气体影响、技术寿命、信息保护上存在着很大区别。 从个性特点上分析，纸质文件的利用具有相对的稳定性, 纸质文件的文字有个人字迹特征、有书写墨迹的新旧之别, 不易更改和伪造。利用途径通过提供文件原件、提供文件副本或复制品、提供文件信息加工品满足有关文件用户的利用需要。纸质文件有着传统的利用方式,在利用安全方面。从信息安全的角度上讲, 电子文件利用的安全和保密, 比纸质文件更加难以控制, 往往要采用很多技术措施来控制, 如加密技术、签名技术、消息认证、身份认证、防火墙等。 电子文件具有可重复使用的特点, 重复的利用不会留下老化的痕迹, 并且不受“孤本”的限制, 允许若干个查询者同步利用一份电子文件, 同纸质文件比, 使用更快捷、更方便, 信息的利用效率大大提高。同时, 还可以通过计算机网络进行远距离传输, 使异地利用成为可能, 消除了利用者的地域隔阂。电子文件的数字形态, 使它能够快速地在网络中传输, 利用者足不出户, 即可在自己的电脑终端上看到自己所需的文件信息, 并且可以根据利用者不同的需要随时调整内容, 这时电子文件才发挥出真正的优越性。但这都必须建立在电子文件所依赖的技术上, 且必须满足必要的条件和采取相应的管理措施才能实现, 这也是在电子文件利用上遇到的难题和要解决的问题。对档案部门来说, 提供电子文件的利用主要有以下方法: 一是提供物质载体的拷贝或提供打印件等, 即提供拷贝; 二是用数字网络传输电子文件, 将整理归档完毕的文件材料作为共享信息, 通过网络传递,提供给查询者, 即通信传输; 三是直接提供利用, 利用档案室的电脑, 在档案室的数据库上直接查档, 即直接利用。 纸质文件是可以摆脱其技术和方法而独立存在的，它只要避开天灾人祸，遵守管理和保

车管所电子档案影像化系统整体建设方案

公安交警支队车管所机动车 电子档案影像化系统建设方案 大连恒智科技发展有限公司 目录 一、建设背景 随着我国经济社会持续快速发展，群众购车刚性需求旺盛，公安部交管局公布的数据显示，2003年我国汽车仅有2400万辆,至2013年年底包括汽车、农用车等在内的全国机动车数量已突破2.5亿辆，10年间汽车增长过亿辆。据中国汽车流通协会数据显示，2014年全年累计交易二手车605.29万辆，同比增长16.33%。这些数据不仅说明了我国近十年来新车购买和二手车交易数量的庞大，也侧面反映了在办理这些业务时相关单位承受的业务压力和档案管理压力。 交警支队车辆管理所（以下简称车管所）作为机动车业务管理部门，承担着数量庞大的业务办理和档案管理工作。通过实地考察和深入的调研分析，我们对车管业务管理和档案管理情况有了较为深刻的理解，其业务构成主要分为审档业务（以二手车交易为例）和非审档业务（以新车登记为例）两个部分，业务窗口与后台的档案审核工作基本采用人工操作的手段，效率低、工作强度大、业务办理周期长是目前车管所普遍存在的问题，同时在业务办理过程中随之而来的能源、人力、时间等社会资源的消耗也是不可避免的。 再这样的背景下，建设优质、高效的电子档案影像化系统也就势在必行，在办理业务的同时将业务材料进行电子化处理，构建起车管所电子档案数据库为审档查档工作提供数据支撑，加快业务办理流程，优化人员配置，提高工作效率，更好地服务民生，提升“窗口”单位的服务质量，同时也能够为国家节省大量资源。 机动车电子档案影像化系统的构建不但符合车管所便民、惠民、利民的服务创新理念，也是对公安部交管局关于进一步下放权限、简化流程，全力打造“零

纸质文档电子化解决方案

纸质文档电子化解决方案 纸质文档管理成难题 对于某些行业的单位来说，各种单据、合同、发票凭证、卷宗资料、与客户的往来文件等许多重要纸质文件，都需要进行归档保存。而现在对于文件色彩质量的要求越来越高，95％的文件都要求用彩色打印，要求高清，必须指定打印机才能满足。所以如果采用传统的纸质管理，会造成大幅印刷、复印、打印、发放工作，纸张成本很高，浪费严重。同时部分文件制作部门同时也是接收部门，造成反复复印、发放，浪费资源。您是否还在为管理这些纸质资料而烦恼呢？ 纸质文档管理过程中经常遇到的问题： ?长时间存放纸质文档，由于物理环境因素，纸张发霉变黄损坏，导致重要信息的丢失？ ?使用文件柜来管理电子资料进行归档保存，不仅占用了大量的空间，查找起来非常不容易， 费时又费力？ ?烦琐的扫描、分类、保存的流程，任何员工都会觉得厌烦？ ?纸质文档扫描成电子图片命名存储后，查找起来非常不易？ ?纸质文档需要重复复印方可实现多人同时查阅，浪费大量纸质成本？ 致得E6协同文档管理系统解决方案 集成扫描仪 致得E6协同文档管理系统的“文档扫描”功能与扫描仪紧密集成，可以将公司所有的纸质资料（如合同、收据、发票、人事档案、卷宗、企业宣传册等现有重要的或需要保护的资料）转化为电子的图片或者多页的PDF文件直接扫描保存至系统中，实现纸质文档电子化管理。

海量文档集中存储 致得E6协同文档管理系统为企业搭建一个海量文档资料（电子版、纸质的、Office、txt、pdf）和各类数字资产（视频、音频、图片）等集中存储的平台，稳定可靠，文档扫描至系统中可以进行集中存储，使查找方便快捷，有效防止重要文件的损坏及丢失。 规则设定 系统具有强大的规则设定功能，可以根据不同部门人员及各种条件文档的相关动作，对文档进行规整。文件上传至系统中可以自动整理，使文件分类及保存自动化，节省了大量人力与时间。 快速搜索 系统支持为扫描后生成的单页图片或多页的PDF文件增加关键字摘要，更加便于在海量文档中快速查找。 系统还具有强大的搜索功能，可以基于正文、文件名/后缀、创建者、编号、属性、创建时间、更新时间、目录等属性组合进行毫秒级搜索。

数字化档案建设方案

数字化档案建设方 案

数字化房产档案建设方案 档案工作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措。随着城市的发展和进步，房产档案的形成会越来越多，类别越来越细，而传统手工作业方法已经呈现出了许多弊端：效能低、错误多、易损毁、易丢失。因此数字化档案的建设在当前的档案管理工作中的重要性正日益凸显出来。对于我局档案馆的数字化建设特制定以下方案： 一、制定批次 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效的管理及对数字化处理进行有效控制，需对馆藏的档案按照类别进行批次安排，确保在数字化过程中有序进行。 二、数字化处理 1、档案出库交接 根据数字化加工批次计划进行出库，对出库的档案进行完整性检查，对经过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《档案出库单》，确保交接中档案数量的正确性和完整性。 2、目录制定及档案整理 按照文件数据库目录结构及目录著录要求，规范需要目录补录的档案目录内容，包括确定档案目录的著录项、字度长度等规范要求。 对出库档案进行数字化加工前，需对档案文件进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。对影响扫描的非成册档案装

订进行拆除装订物，对破损严重，无法进行扫描的文件应进行技术处理，如纸张褶皱无法扫描的应进行压平等处理。对于档案内的资料应区分扫描件和非扫描件，并详细记录，确保档案内的资料不乱不丢。扫描完成后按照档案馆的要求进行装订，保证每卷档案不掉页，边缘整齐。 3、档案扫描 根据文件数据库要求的规格进行档案扫描，保证扫描件图像效果与原件吻合。大幅面档案采用大幅面扫描仪或者小扫描仪扫描后进行图片拼接。核对每份文件的扫描页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致。对扫描图像进行命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象，扫描时要保证档案原件不被损坏。 4、图像处理 对颠倒、偏斜的图像进行纠偏处理，以符合阅读习惯。对页面中影响阅读的污点、黑线、黑边等杂质进行去污处理。对颜色深浅度进行调整，确保图像字迹清晰，对大幅面扫描所形成多幅图像进行拼接，合并为一个完整图像，以保证数字化图像的完整性。 5、文件录入 根据数字档案管理的软件以及文件数据库的要求，将扫描后的图像按照档案编码进行录入，在录入过程中要做到不漏页、不乱页，对录入的文件要进行准确性核对，确保文件的完整。

纸质凭证电子化管理工作总结范例

纸质凭证电子化管理工作总结范例 分行监控中心于11月12日、13日对分行营业部10日传票进行了测试，11月14日首批13个网点正式运行，标志着我行集中监控中心成功上线运行。11月份上线以来，共计上收了47个网点301194张传票，平均识别率达60.02%,其中，识别率最高是XX西三路分理处，达80.45%,识别率最低是XX韦庄分理处，是31.28%；当月共扫描了367个柜员的传票，其中，识别率最高达99.02%,柜员是5b53,识别率最低是0%,柜员是5753和5elg,通过扫描传票和补录凭证，发现存在以下问题： 1、打印机设置不到位，使凭证打印偏移，致使OCR无法识别 2、没有及时更换色带，色带颜色浅，影响扫描效果。 3、封面差错多样化。行号错误；封面未编号；传票总数用铅笔填写；册数未编或编错 4、运营主管系统漏登柜员业务笔数，致使系统无法弹出张数 5、传票连张，导致系统无法扫描 6、补打传票无补打账号。 7、换折、销折内页未取，影响扫描。 8、遗漏传票。

9、有漏办讫章、附件章现象，或办讫章、附件章位置不规范。 10、漏编、少编及未编传票号。 11、单位账户预留印鉴、账号条章模糊不清。 12、大小写金额不符 13、ATM机加钞凭条纸粘贴在传票里 14、补扫凭证在系统中登记日期错误；补扫凭证内容不完整 15、印鉴片、借记卡回单联等较小票据无法扫描 16、凭证包在系统中漏登记，致使中心无法核销 要求和建议： 1、网点运营主管积极联系本行计算机管理人员及时维护打印机设置参数，以便扫描成功 2、及时更换色带，便于OCR技术扫描 3、盖章清晰，位置准确，不能漏章，否则影响到系统识别 a:身份证盖2个附件章，位置左右下角25mm 之内，b:其他附件右下角30mm 处， c:结算业务申请书第二联盖2个章：办讫章和附件章，便于扫描识别 4、正确填写封面：传票编号用铅笔填写在右边附件上方位置处，按顺序，按张编列，不能漏编、重编；其余要素

档案数字化建设方案

档案数字化建设方案 档案丄作的数字化建设是顺应潮流，适应时代发展的新举措、新要求，档案做为原生的信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神建设服务。 档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战、提高管理水平、提高效率、增强档案部门的服务水平、为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。 完整的档案数字化建设流程包括案卷交接、档案整理、LI录著录、档案扫描、图像处理、OCR文字识别、数字校对、数字质检、数据挂接、整理还原、案卷入库等环节。 业务流程 纸质档案数字化标准:DA/T31-2005《纸质档案数字化技术规范》 DA/T18-1999《档案著录规则》1.制订批次计划 为在数字化处理过程中对纸质档案进行有效管理以及对数字化处 理进行有效控制，需对馆藏档案的数字化处理分批次进行。2.档案出库交接 根据档案数字化加工批次讣划进行出库，对出库的档案进行完整 性检查。 对通过完整性检查的档案，进行数量确认，并详细登记《资料出库单》。 确保资料的交接过程中的数量正确性，完整性； 3.目录著作

按照文件数据库LI录结构与LI录著录要求以及《档案著录规则》（DA/T18）等标准，规范需要LI录补录的档案口录内容，包括确定档案LI录的著录项、字段长度和内容要求等，规范案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等。 4.档案整理 对出库待加工的档案进行扫描前处理，使之成为能够进行扫描的形态。 拆除装订 影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。 资料及档案内的成册资料严禁拆除。 区分扫描件和非扫描件 区分同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件。页面修整 对破损严重、无法直接进行扫描的档案，先期进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件进行相应技术处理（压平和烫平等）后再进行扫描。确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张的状况较较差的档案扫描图像清晰。 档案整理登记 详细记录档案整理后每份文件的起止页号和页数等情况。装订 扫描完成后，档案按原档案保管单位要求进行重新装订，保持每页档案原有的排列顺序不变、案卷不掉页、右边和底边整齐。 5.档案扫描 黑白扫描采用（300dpi） TIFF格式，彩色扫描采用（300dpi） JPG格式。 照片以原色彩为准（600dpi） TIFF格式扫描。 保证扫描图像效果原原件吻合。 大幅面档案采用大幅面匸程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理。 需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率?300dpio对资料等成册材料不宜拆卷

图纸类纸质档案和电子化档案的重要前景规划

图纸类纸质档案和电子化档案的重要前景规划 摘要：图纸类档案由于其历史地位和意义，一直受到人们的重点关注，但随着互联网的发展和普及，电子化档案应运而生，这种新兴的档案储存管理方式给以纸为载体的传统档案储存管理方式带来了新的机遇和挑战。然而纸质档案和电子化档案都各有优劣，从长远的发展来看，二者共存，取长补短才是正道。因此我们将讨论图纸类纸质档案和电子档案的优缺点，阐明二者共存的意义，以及对未来远景的规划。 一?图纸类纸质档案的优点和缺点 （1）优点：图纸类档案是以纸书籍类的形式将档案完整的保留下来。自从古人发明纸开始，先辈们就将诸多的文献古籍和学术资料通过纸保留下来，使得中华民族的在发展中的总结出来智慧和经验得以延续，为中华民族传承千年做出了巨大的贡献。因此这种以纸为载体的档案用着极其深远的影响和重大的意义。不仅如此，在几千年的发展中，我们总结出了诸多优秀的纸质档案的管理办法，有着积极丰富的管理经验，对纸质档案的保存具有很大的好处。 不仅如此，图纸类纸质档案还具有先天的优势，那就是真实性。纸质档案存留的信息很难被删改而不留痕迹，在完

整性和真实性上具有电子档案不具备的优势。因此在法治社会里纸质档案拥有更强的法律效力，即便伪造也能很轻易的检查出来。 （2）缺点：图纸类纸质档案的缺点就在于它的载体，纸比较容易损坏和缺失，耐火性和防潮防腐防蛀性能都比较差，因此需要花费大量的时间和资金去保存。而且纸质档案往往都是孤本，复制的要求很高，往往存在着丢失的风险。一旦丢失，就意味着图纸类档案上记载的信息完全的遗失，无法找回，这种损失无疑是无法接受的。同时纸质档案由于种类繁多，分门别类也比较复杂，同时也耗费空间，不利于快速的查找。同时由于纸质档案只能在一个地方保存，无法实现资源上的共享，对大数据的建立具有不利的影响。 二?图纸类电子档案的优缺点 （1）优点：图纸类电子档案是伴随着计算机和互联网的发展而产生的一种新兴的档案管理储存模式，它不以纸为载体，通过计算机的处理和识别，在磁盘或光盘中储存，以编码的形式储存在网络中。作为一种新兴的档案管理储存模式，它符合现代社会科技发展的潮流，为档案的储存管理带来了极大的便利，主要体现在如下几个方面： 1.多样性。相比于传统的纸质档案，它的储存方式多种多样，既可以储存在电脑中，也能放在手机里，它不需要具体的事物作为载体，以编码的形式储存在网络中。同时，电

档案信息化建设方案

档案信息化建设方案 篇一：档案信息化建设方案加强档案信息化建设，既是档案事业适应时代发展和社会进步的必然选择，又是加速档案管理现代化的客观要求。为了全面加强我馆档案信息化建设，根据《全国档案信息化建设实施纲要》、《电子文件归档与管理规范》的要求和全省、全市档案方志工作会议精神，以及县委、县政府的安排部署和上级业务部门的指示精神，结合年初工作计划，特制定我馆档案信息化建设实施方案。一、指导思想以邓小平理论和三个代表重要思想为指导，深入贯彻落实科学发展观，按照党的XX大和XX届五中、X中全会精神，认真学习自治县第十二次党代会精神，进一步解放思想，开拓创新，大力推进档案馆的信息化、现代化建设，按照效益驱动、总体规划、重点突破、分步实施的原则，将档案信息化分阶段完成，对馆藏重要档案全部进行扫描或复制刻录，基本实行计算机文件级检索，实现信息共享和电子档案网上归档，力争十二五末基本建成档案数据库，更好地为县委、县政府各项工作服务。二、总体目标档案信息化建设的总体目标是：本着统筹规划、分步实施、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，加快推进人才队伍建设，逐步实现档案管理现代化和办公自动化；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建印江自治县档案信息网。三、主要任务1、加快推进档案馆数据库建设。逐步建立档案数据库，从现在起，争取利用3~5年时间，完成馆藏档案文件级检索工具的数字化。2、积极推进传统载体档案数字化建设。对各种类型档案进行数字化扫描、转换，逐步实现档案全文信息查询，不断提高服务效率和质量。3、加强电子文件归档管理。加强对本县机关和企业、事业单位以及乡镇的电子文件积累、鉴定、著录、归档等工作的监督、指导，保证各单位产生的有保存价值的电子文件真实、完整、有效。选择有条件的单位进行电子文件归档管理的试点工作，及时总结、推广经验，引导、规范机关电子文件的归档管理。逐步实现电子文件与纸质文件同步归档和有效管理。4、建立档案区域管理网络。与县政府电子政务建设紧密结合起来，将档案信息资源开发利用工作纳入县政府电子政务工程，公开档案信息网络查询利用，从而实现文件的网上传输和资源共

纸质转成电子版

教你如何将打印稿变成电子稿最近，我的一个刚刚走上工作岗位上的朋友老是向我报怨，说老板真的是不把我们这些新来工作的人不当人看啊，什么粗活都是让我们做，这不，昨天又拿了10几页的文件拿来，叫他打成电子稿，他说都快变成打字工具了，我听之后既为他感到同情，同时教给他一个简单的方法，可以轻松将打印稿变成电子稿，我想以后对大家也有用吧，拿出来给大家分享一下。 首先你得先把这些打印稿或文件通过扫描仪扫到电脑上去，一般单位都有扫描仪，如果没有也没关系，用数码相机拍也行，拍成图片放到WORD里面去，不过在些之前，你还得装一下WORD自带的组件，03和07的都行。点开始-程序-控制面板-添加/删除程序，找到Office-修改找到Microsoft Office Document Imaging 这个组件，Microsoft Office Document Imaging Writer 点在本机上运行，安装就可以了。 先将扫描仪安装好，接下来从开始菜单启动“Micr osoft Office/ Microsoft Office 工具/Microsoft Office Document Scanning”即可开始扫描。 提示:Office 2003默认安装中并没有这个组件，如果你第一次使用这个功能可 能会要求你插入Office2003的光盘进行安装。由于是文字扫描通常我们选择“黑白模式”，点击扫描，开始调用扫描仪自带的驱动进行扫描。这里也要设置为“黑白模式”，建议分辨率为300dpi。扫描完毕后回将图片自动调入Office 2003种另外一个组件“Microsoft Office Document Imaging”中。 点击工具栏中的“使用OCR识别文字”按键，就开始对刚才扫描的文件进行识别了。按下“将文本发送到Word”按键即可将识别出来的文字转换到 Word中去了。如果你要获取部分文字，只需要用鼠标框选所需文字，然后点击鼠标右键选择“将文本发送到Word”就将选中区域的文字发送到Word中了。 此软件还有一小技巧：通过改变选项里的OCR语言，可以更准确的提取文字。例如图片里为全英文，把OCR语言改为“英语”可以确保其准确率，而如果是“默认”则最终出现的可能是乱码～ 还有：应该说，PDF文档的规范性使得浏览者在阅读上方便了许多，但倘若要从里面提取些资料，实在是麻烦的可以。回忆起当初做毕业设计时规定的英文翻译，痛苦的要命，竟然傻到用Print Screen截取画面到画图板，再回粘到word中，够白了：（最近连做几份商务标书，从Honeywell本部获取的业绩资料全部是英文版的PDF，为了不再被折磨，花费了一个晚上的时间研究PDF和Word文件的 转换，找到下面2种方法，出于无产阶级所谓的同甘共苦之心，共享下：） 1、实现工具：Office 2003中自带的Microsoft Office Document Imaging 应用情景：目前国外很多软件的支持信息都使用PDF方式进行发布，如果没有Adobe Reader，无法查看其内容，如果没有相关的编辑软件又无法编辑PDF文件。转换为DOC格式则可以实现编辑功能。尽管有些软件也可以完成PDF转换为DOC 的工作，但很多都不支持中文，我们利用Office 2003中的Microsoft Office Document Imaging组件来实现这一要求最为方便。 使用方法： 第一步：首先使用Adobe Reader打开待转换的PDF文件，接下来选择“文件→打印”菜单，在打开的“打印”设置窗口中将“打印机”栏中的“名称”设置为“Microsoft Office Document Image Writer”，确认后将该PDF文件输出为MDI格式的虚拟打印文件。 编辑提示：如果你在“名称”设置的下拉列表中没有找到“Microsoft

浅析企业纸质档案电子化

浅析企业纸质档案电子化 发表时间：2019-08-21T09:02:41.393Z 来源：《教育学文摘》2019年10月总第315期作者：韩光伟1 刘瑶1 陈铁壁2 [导读] 在企业的运营管理中，虽然电子化已经成为了一个主流和不可避免的趋势，纸质档案依旧占据了很大的一部分。纸质档案自身存在很多的弊端，譬如会降低员工的效率、不安全、不易保存、不易备份、难以追踪等。 1.中国人民财产保险股份有限公司济南市分公司办公室山东济南250011 2.中国人民财产保险股份有限公司山东省分公司办公室山东济南250011 一、背景介绍 在企业的运营管理中，虽然电子化已经成为了一个主流和不可避免的趋势，纸质档案依旧占据了很大的一部分。纸质档案自身存在很多的弊端，譬如会降低员工的效率、不安全、不易保存、不易备份、难以追踪等。对于数据敏感型企业来说，譬如金融企业，数据更加重要。企业的很多重要决策都会依赖于数据。因此，数据的时效性、准确性与完整性就会直接影响到企业的决策。电子化在一定程度上可以帮助企业实现更高效的运转与支持企业做出正确的决策。本文将通过分析纸质档案中常见的问题并提议三种可以迅速部署的电子化方案。 二、纸质档案系统的常见问题 1.查找文档：传统的纸质文件系统需要物理访问，并且经常浪费时间手动查找错误归档的文档。从一大堆的文件中查找某一份文件是需要时间的。如果档案数量特别大，企业可能还需要专门的员工来管理纸质档案。对于企业来说，员工的低效率代表着高支出。对于追求利润的企业来说，尽一切可能减少支出是很重要的。实施电子档案的一大优点就是可以减少查找文档的时间从而提高效率减少支出。如果将这些纸质档案电子化，一方面是可以通过索引来加快查询效率，另一方面也可以帮助企业更好地使用数据来进行数据分析。同时，安全性也是一个主要的优势。 2.传输文件：在很多企业中，业务的进展严重依赖于文件传输。譬如在金融企业里，信贷是重要的业务，信贷部门很多时候会要求客户填写并上交纸质申请表。可是，人们坐在办公桌前等待接收批准表格，其间浪费了很多时间。通过使用数字文档，批准可以立即从一个人移动到另一个人，因此可以更快地完成工作。这也是电子化的一种优势。 3.丢失文件：即使是最好的纸质文件系统也会在文件丢失时完全停止。在企业中，丢失数据虽然不一定会带来很大的麻烦，但是如果丢失的数据很重要，往往会导致一定的后果。这种丢失带来的后果是难以估计的。估计后果需要取决于是否还能找得回来原始档案以及是否有档案备份。以及丢失的到了哪里。这也是电子档案能够迅速帮助企业来进行档案文件管理提升的一个方面。 三、三种可以快速部署电子档案系统的流程 1.内容审批：基于纸张的流程通常是线性的。对于大企业来说，文件通常都需要通过层层审批。可是，纸质档案的限制决定了这个线性流程的效率不会高。这个审批可能需要员工完成审阅一个文档后，将该文档转到审批流中的下一个人。电子化内容审批流可以帮助企业节约很多时间。如果企业不倾向于直接制作与分享电子文件，也可以通过打印纸质文件后扫描入系统来实现电子审批。电子审批的一大优势就是可以同时将这份需要审批的档案发送给所有待审批的部门，从而提高效率。 2.员工入职：从新员工入职企业的第一天开始，新员工的入职流程会是非常慢速并且可能消耗大量的纸张。员工最少需要填写个人信息表，还有可能被要求填写保险表、存款单和紧急联系信息等。同时，部分企业还需要对员工进行审查进而需要更多的个人信息。这个流程可以迅速地实现基本电子化，人事部门可以在电子表格上收集的信息并要求入职人员提供所有必要的文件。在完成入职手续的时候，系统可以自动交付相关信息和文件给相应的部门。 3.购买审批流：每个企业都有自己的购买及报销审批流，针对不同级别的人，可申报的金额和物品种类往往也会不一样。事实上，这个流程是可以实现完全地无纸化的。企业可以引入一套电子系统来管理和承担整套购买审批流。企业同时仅需要适当地修订现行的企业审批政策，即可以迅速实现无纸化。所有这一切都可以通过无纸化工作流程实现自动化。此外，在无纸化数字工作流程中，系统可以帮助企业来发现员工的申请与会计的拨款之间的差异以防止错误的转账进而损失公司的利益。 四、纸质档案电子化的壁垒 虽然电子化可以极大地提高效率，很多公司尤其是科技公司已经积极地部署了电子档案系统。但是，事实上，公司办公室的印刷、扫描和其他纸质活动依旧很活跃。 无纸化是大趋势，但是完全无纸化依旧有很长的路要走。打印纸张在很多的企业流程中包括入职，开发票和打印笔记仍然很常见。即使很多公司会通过在线存储文件来实现纸质档案电子化和数字化，但是这也不可能完全消除所有打印和扫描。最起码在现阶段是存在难度的。这一部分依旧需要企业自身努力地探索与尝试。 电子化是必然的。对于企业来说，效率就是金钱。企业的决策层需要对企业的盈利能力负责。而效率会直接影响到企业的盈利能力。将纸质档案电子化在很大程度上可以帮助企业提升效率。本文提出的三种可以快速部署实现电子化的方案，都可以立即对企业的效率产生正面的影响。当然，对于企业实现全名电子化，这还有很长的一条路要走。全面无纸化依旧存在着壁垒，这依旧需要企业慢慢摸索、部署。 参考文献 [1]叶敏娣关于加强高校财务报账工作探析.时代经贸:下旬，2013，（3)，93。 [2]孔芳基于委托代理模型的审批流转方案的研究.计算机应用，2006，（2)。

文档电子化管理系统

文档电子化管理系统 一、概述 随着经济的飞速发展、计算机技术的突飞猛进以及市场竞争的加剧，企业为了在激烈的竞争中处于不败的地位，都在加快企业的信息化步伐。 在企业信息化的过程中，很多企业发现企业中存在着大量的历史纸质档案，并且企业的日常运作过程中还在不断的产生这种档案。这些资料对于企业来说是很重要的企业知识，企业分析利用这些档案的愿望是很迫切的。但传统的纸质档案管理模式，由于占用的存放空间大，保管的成本高、保存年限短，易磨损，查找利用困难，不能满足企业在激烈的市场竞争中高效运作和降低运营成本的需求。因此，作为企业信息化一个很重要的构件，一套纸质档案的电子化管理系统存在将很大程度上加大企业信息化的程度，给企业带来价值。 当前计算机技术、网络技术、人工智能技术以及存储技术的发展日臻成熟，为档案的电子化管理提供了坚实的技术保证。这些先进技术的应用必将给纸质档案管理带来革命性的变革。 东华文档电子化管理系统就是在这样的背景下产生的。该系统采用先进的图像处理、分布式计算、分布式海量存储、数据库以及人工智能OCR识别等技术，广泛考虑了各个行业档案管理和利用的现实要求，运用最新的软件设计理念和软件工程规范开发的文档电子化管理平台。 二、系统要解决的问题 集中、高效、安全和长久保存历史档案 实现信息的高度共享 档案信息的集中高效管理 提高组织的服务水平 增强企业的运作效率 三、系统软件体系结构 四、主要功能 纸质档案的库房管理 纸质档案的快速高质量数字化 档案信息的自动化提取 电子化影像的安全存储 影像的高效集中管理 快速的本地/远程查询 和业务系统的紧密集成 五、系统特点 自动识别技术加速档案电子化的速度和精度 OCR文字识别技术、条码识别技术这两大领域技术可以在很大程度上节省人员的手工操作，提高信息录入的速度。同时，由于先进技术的采用，可以在识别的过程中录入更多的信息，提高了信息化的精度。 高度抽象的业务模型造就系统通用性 东华文档电子化管理系统采用多层的分布式计算环境，高度抽象和考虑了其各个目标行业的需求情况，因此具有很好的通用性。该系统在某一个特定行业领域只需要简单的定制，即可满足用户的需求。可能的行业包括：银行、电信、工商、税务、档案局、图书馆等领域。 内建的稳定性设计理念 东华文档电子化管理系统的整体结构的设计上，采用了很多加强系统可靠性的技术，系