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品控部管理手册

管理体系文件

编号( NO.):

品控部管理手册

职责姓名日期签名

编制柴瑞山2015年月日

审核2015年月日

会审年月日

批准年月日

修订记录

版本修改条款及主要内容实施日期A

此变更记录最少保存最近3次修改内容。

发放部门: 品控部实施日期: 年月日

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目录

第一节品控部组织结构

第二节品控部总体职责及各岗位工作职责

第三节品控部内部管理制度

第四节质量控制流程

第五节进货验证规程

第六节生产过程质量控制

第七节质量异常处理作业指导书

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第一节品控部组织结构

一、部门组织架构

根据公司实际情况,整个品控部初步拟定设置品管主管一名,化验员一名,现场品控员一名。具体如下:

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二、品控部人员定编定岗:

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第二节品控部总体职责及各岗位工作职责

一、品控部工作职责:

规范产品品质标准,督导标准化执行,协助生产过程中品质改善,预防重大质量事件的发生,建立并完善品质保证体系。品控部对公司产品质量负很大责任。具体职责如下:

(1)、负责公司质量管理体系的制订、修订、完善、推广及有效运行。

(2)、负责制定各原辅材料验收质量标准及产品生产工艺质量标准并下达各相关部门执行,按要求和公司质量管理体系对生产环境(包括生产用水微生物指标、车间空气微生物指标、员工手部微生物指标)及产品生产过程实施有效监管;对生产车间卫生、工艺纪律进行稽核检查;对于产生的不合格产品,与生产领导,研发人员进行原因分析、评审,制定处理方案,并和生产部一起对纠正预防措施进行跟踪验证。

(3)、建立对供应商的监督管理机制,负责对采购的原辅料、包材等进行质量验收并统计分析来货品质状况及改善效果;

(4)、负责监督和指导公司各部门按照质量体系及工艺标准的要求执行;

(5)、负责对生产过程中的产品质量进行检验监督,对生产过程中产生不良品的原因进行分析回馈并追踪改善效果;

(7)、负责生产现场工艺文件的制定、修订及产品工艺质量的改进和纠正预防措施的确定;

(8)、负责组织公司质量管理体系的验证、内部检查和管理评审;

(9)、负责生产中的原料备案及质量安全监督检查工作;

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(10)、负责质量对口部门的沟通衔接和质量管理管理体系的官方验证、审核及认证工作;

(11)、负责组织客户投诉的回复及对客诉、退货的评审,并协助处理重大品质事件;

(12)、负责公司产品质量信息的传递,编制质量月报,组织产品的追溯管理及不合格产品的撤回工作。

二、品控部各岗位职责:

1、品控主管岗位职责

(1)、全面负责公司的质量管理工作,在公司总经理领导下对公司产品质量负责,严把产品质量关,负责组织、建立、修订和完善公司的质量管理体系并保证其良好运行,积极开展质量管理活动,提升企业的质量管理水平;

(2)、负责组织本部门人员的技术素质培训,全面提高本部门人员的质量控制、质量管理等能力;同时配合人力资源部组织对公司新进员工进行上岗前的质量培训;指导、督促、检查部门员工的工作质量。

(3)、负责监督检查原辅料、成品检验的准确性与公证性和异常材料、成品及滞成品的评审与处理判定;对检验不合格的原料有权禁止入库和决定让步接收,对检验不合格的产品禁止出厂。

(4)、负责对供方的产品质量进行统计分析并反馈;负责来料品质不良的处理,与供应商及时进行品质沟通;统筹对供方缺陷产品的跟踪事宜;负责对供方的产品质量缺陷予以投诉、反馈意见的收集与跟进,原辅材料样品质量档案工作的建立与保管等工作;

(5)、负责产品合格出厂通知单的发放、整理与归档各种质量记录;

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(6)、负责制订本部门管理制度,负责审核签发本部门发出的技术性文件;(7)、了解市场和客户反馈的产品质量信息并及时正确的应对;负责市场客户反馈信息的回复处理。负责生产现场异常品质分析及改善议案的拟定;

(8)、负责根据公司生产实际情况组织制订各种卫生质量管理制度及产品工艺、质量标准等作业文件,参与生产工艺技术文件的制定与修订;

(9)、熟悉了解每日生产计划,安排现场品控员的具体上班时间并督导其有效的开展工作,做好部门员工的考勤工作;

(10)、了解每日产品质量情况,发现与质量有关的异常情况,及时与生产部配合处理,定期或不定期向公司总经理汇报公司产品质量动态和质量工作,并及时提出质量改进建议;

(11)、负责对每月产品质量状况进行分析并运用七大QC手法制成分析图表,提出改善方案;

(12)、负责建立与质量技术监督局等质量主管部门、原辅材料供应商及我司质量管理体系咨询认证机构的良好沟通机制;

(13)、结合市场和客户要求,配合生产部改进、创新产品工艺,修改或制定产品新的检验标准并配合相关部门做好新品原辅料、包材的验收工作。

(14)、负责与公司各部门进行信息沟通,并对各部门与质量有关的程序流程进行监督,做好纠偏、纠正工作,及时汇总制作质量月报、召开质量分析会;(15)、根据公司生产情况,按公司质量管理体系及生产的要求,不定期的对生产过程进行内部检查,开出不符合项,分析不符合原因,提出整改措施并督导落实;

(16)、负责开展公司质量管理体系的内审及管理评审工作;

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(17)、上级领导交办的其他事项。

3、化验员岗位职责:

(1)、负责成品/半成品的理化、感观、微生物指标的测量分析及产品质量的判定,日常产品质量数据的整理、分析和输出,根据产品检验要求及时抽样检验,并把检验报告交部门主管审核;

(2)、负责库存产品的定期检查与品质稽核;日常出、入库品质检验;参与成品异常品、滞成品的评审工作及成品质量稽核;

(3)、负责化验室药品、仪器的维护保养管理及计量器具的监督管理,参与化验仪器设备的申购及对检测仪器设备购置的选型、论证、验收、调试等工作;(4)、负责化验室的日常工作,包括试验用标准试剂的配制与管理;

(5)、负责生产车间微生物检查、生产用水微生物检验、员工手部微生物检验、车间工器具清洗效果检查,协助生产车间解决生产过程中出现的质量问题;(6)、熟悉公司产品质量标准及各项指标的检验方法,确保检验的及时性、结果的准确性,对所出检验报告的准确性负责;

(7)、监督指导仓库做好各种生产原辅料和包装材料的堆码、挂牌、标识等工作,重点控制有毒有害物品的购置、存放、标识、领用;

3、现场品控员岗位职责:

(1)、监督既定产品严格按照质量标准要求生产,调整分析生产过程中的质量技术问题,做好信息反馈并积极采取措施解决问题,做好相关质量记录并及时向部门主管报告产品质量信息;

(2)、按照公司产品质量体系管理要求,负责做好监控、抽查记录,并指导、督促、检查各部门做好认证相关记录,定期收集,交品控主管整理、归档;

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(3)、监督指导生产过程严格按照产品生产要求进行,重点检查产品配料、操作工艺,并按抽样频率要求对生产过程中中间产品进行抽查并填写抽查记录,如发现问题应及时报告品控主管和生产经理进行纠偏;

(4)、负责生产现场异常情况的稽核及汇报,生产过程中工艺技术文件适用性的检查验证,现场异常品的协助处理,生产中产品品质稽核,对生产现场使用的原料进行检查,发现不合格原料,负责提供退库验证记录,生产品质问题点的提出,工厂卫生检查与稽核等工作;

(5)、负责生产过程质量记录原始数据分析:针对生产车间各工序现场检验填写的有关记录的原始数据,分析得出产品的质量状况及存在的问题;

(6)、负责生产过程中日质量报表的填写,对所出报告的准确性负责;(7)、协助主管工作,服从工作安排,加强自身素质建设,发现解决不了的问题及时上报。

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第三节品控部管理制度

一、日常管理制度

1、严格遵守公司的各项规章管理制度,严守公司技术机密,部门所有技术资料采用登记借阅制度,未经主管批准一律不准私自复印或借给他人使用。

2、现场品控员监督生产过程中各工序质量记录要确保规范性、真实性并及时归档交品控部办公室归档。

3、化验员要严格按照公司质量管理体系的要求对各种原辅料、半成品、成品品及生产用水、空气等进行抽样检测,并及时出具检验报告,对生产进行指导。

4、品控部每位员工都要加强对质量管理技能和各项分析检测技能的学习,提高自身综合素质,确保监管和分析结果的准确性,以便及时对生产过程进行正确的指导。

5、提倡思维创新或合理化建议。经采纳后取得良好效果的,将对提出人给予适当的经济奖励。

6、部门员工分工不分家,相互配合,协助工作,服从上司工作安排,不得以任何理由顶撞上司或无故不按期完成工作任务。

7、严格按照原辅料质量验收标准对采购的原辅料进行验收,认真填好原辅料验

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收记录。若检验出差错导致不合格原辅材料进厂,将予以通告批评。

8、积极主动与部门内部或相关部门保持良好的信息沟通。

9、坚持以数据和事实为根本出发点的质量管理思路,工作力求公平、公正、公开,对事不对人,在工作过程中敢于坚持原则,勇于维护公司利益和本部门工作立场。

二、文件管理制度

1、任何文件资料的复印要经过部门主管或其以上领导批准;

2、各类文件和质量记录应按《文件控制程序》和《记录控制程序》分类存放,且标识清楚,便于检索,化验员兼职资料管理人员,对各种技术资料统一列表分类、编号、登记、归档和管理。现场品控员负责对工序操作记录的审核并按月交予部门办公室;

3、化验室内部用标准及资料查阅后要放回原处以免丢失。

4、本部门使用的所有文件资料只限于本部门人员使用,外来人员无相关领导批准一律不得借阅

5、所有文件资料只能在公司内阅读不得带出公司,不准拿回宿舍,不准随便透露给其他无关人员或公司以外的人员,严守保密规定。

6、应长期保存的技术资料为:产品技术标准和测试方法,原辅材料的检验标准和方法,仪器设备技术档案,有关食品安全卫生的法规,部门购买的专业书籍、科技书刊;这些资料应归档。定期保存的技术资料为:出厂检验原始记录、产品合格出厂通知单存根单;这些资料保存三年。定期保存的技术资料应做到连续成套,书写的一律使用钢笔或圆珠笔。

7、化验员常用的技术资料如技术标准、测试方法等可复制一份。借阅技

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术资料,应办理借阅手续,限期归还,与检验无关人员不得查阅检验报告和原始记录。要爱惜所使用的技术资料,保护其不受污损,禁止在技术资料上乱涂改、乱划、乱批注。

8、原始记录和检验报告单未经批准不许复制。过期需销毁的技术资料,须经管理人员列出清单,送部门领导审查批准后专人销毁,不得随意丢弃。

9、化验室工作人员应增加安全保密观念,严格保守检验工作中的秘密事项。秘密事项包括:a化验室的长远规划,产品开发规划,产品配方,工艺操作方法;b检验工作产品质量的控制、检查、评价等关键程序及其有关记录资料;c检验工作中不宜对外公开的技术资料、检验结果等。d检验原始记录,测试报告及产品评定的内部掌握幅度;e公司产品的全面质量情况及统计数据;f试验事故的分析报告,产品的改进方案。

10、涉及秘密事项的文件、资料应根据需要在限定范围内使用,每个工作人员不得在任何场所以任何形式向限定范围之外的人员泄密。

11、涉及秘密资料的文件资料一般不得复制和摘抄,确是工作需要须经部门领导同意,复制件应编号登记领用,摘抄必须在保密本上,使用人要妥善保管。

12、有关人员只准查阅与其工作有关的秘密事项,不得超出所规定的范围,接触其它秘密事项。

13、对外交往或合作活动中,确需携带因秘密事项,须经部门领导同意。

14、秘密事项的文件资料销毁,应由保密员提出清单,经部门经理审查批准,由二人共同销毁,不得随意丢弃。

15、应经常对工作人员进行保密教育,每年检查一次本制度的执行情况。

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三、教育和培训制度

1、对新入职或再上岗的品控员要进行相应的质量管理技能培训且考核合格之后才能准入操作岗位,培训记录必须存档保管。

2、化验员必须进行专业技术培训,经有关部门严格考核并取得合格证后,才能允许其独立操作。

3、品控部每月至少要组织1-2次专业技术和专业知识培训,不断提高检验员的职业素质、职业技能,为公司产品质量提供长期、有效的保证。

4、拟定年度培训计划,报请董事批准。

四、实验室规章制度

1、化验室的工作宗旨:以科学,严谨,准确的态度,为公司及车间生产现场管理做指导。按公司质量管理体系的实施要求,对每一道工序结果进行准确的验证。

2、禁止将与检验无关的物品带入实验室,工作服应挂置整齐,不得晾挂其他衣服。爱护公物,节约水电和实验用品,禁止将化验室财物据为己有,或以情绪为由故意损坏实验室的财物。

3、实验室内严禁存在与工作无关的活动(不准抽烟、不准用试验器具做与就餐有关的事情,不准在试验室就寝,不准将与实验室无关的人员带入谈笑、聊天等)。

4、化验员的一切行为对实验室负责。包括检测操作技术的准确性,各项有关品质检测报表真实性,化验室的清洁性等。

5、保管好各种重要技术资料和文件,严禁将公司机密文件及产品质量信息泄露给竞争对手。

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6、化验室正常的工作秩序的开展是在以遵守公司的规章制度为基础而进行。成品检验报告单要在检测结果出来当天下发到成品库,原辅料检验单在检验项目完成后立即发放;

7、实验室药品分类,统一登记使用量,按药品性能归类存放。

8、检测技术标准以产品国家标准为准,不断完善检测技术,提高检测能力。

9、实验室是进行检验的工作场所,必须保持清洁、整齐、安静、光线适度,通风良好、防止过度的温度变化、震动、烟雾、噪声、电磁和其它干扰,保持检验环境处于良好状态。

10、实验室工作人员进入实验室时应穿工作服。与检验无关人员未经同意不得进入实验室,外来人员联系业务在办公室进行。

11、实验室实行卫生与安全责任制。实验结束后应及时清理工作台及工作场所,实验室内不准摆放过夜样品。下班检查水、电、门窗等安全后方可离开。

12、化验员工作过程中要注意人身安全,产生有毒及腐蚀性气体的工作应在通风良好处进行。

13、实验器材及药品用完后放回原处,设备仪器使用后及时归位

14、实验室内应有消防设施、消防器具,任何人不得挪动位置,不得挪作他用。

15、存档样品未经部门主管同意不准私自拿出实验室。

五、仪器管理和使用制度

1、仪器设备的购置:根据公司业务发展的需要和原仪器设备折旧和报废情况,由实验室提出仪器设备购置申请,经公司领导批准后办理。

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2、仪器设备的验收、安装和调试:仪器设备到货后,由品控经理或指定人员验收,将仪器安装于符合要求的环境中,并对其性能指标进行测试,不合格的仪器设备,应及时联系索赔、更换和维修。

3、检验仪器设备的保养:

3.1化验员负责日常维护和保养。

3.2检验仪器设备应保持在清洁整齐的环境中,经常检查水、电、气路的联结是否牢固,安全保护装置是否有效,仪器是否处于良好工作状态。大型精密仪器在使用中发生故障应立即停电、停水、停气

3.3仪器不用时加盖保护罩,利用率低或长时间不用的电子仪器,每月至少通电一次,时间不少于一小时。

3.4未经品控主管或实验室负责人同意任何人不得随意拆卸或移动检测仪器和设备。

4、仪器设备的使用:

4.1实验室的仪器实行专人使用、维修、保管。高档仪器操作使用实行登记管理制度。

4.2使用人必须严格遵守操作规程,在使用中发生故障应立即停机(停电、停水、停气)及时报告负责人,分析故障原因,进行检修,作好记录。如系责任事故,则需查明原因,追究责任。

4.3检验室人员负责仪器设备管理和使用,其他人员使用前必须征得检验经理的同意方可使用。

4.4使用人开机前必须进行检查,确认正常后方可开机,工作结束后,将仪器复原。

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4.5大型、精密、贵重仪器的使用者必须经过培训合格后,方可独立操作。化验员在工作过程中要爱护仪器设备,严格按设备操作规程正确使用设备。若由于操作不当或人为损坏引起仪器设备损失,应照价赔偿。非检验人员禁止动用任何仪器设备。

5、仪器设备的维修与检定

5.1仪器的日常维修和一般故障的排除,由化验负责协调处理。

5.2仪器的重大故障,填写维修申请单,经公司领导批准后,联系维修。

5.3凡经计量检定的仪器设备均按检定结果,分别贴上“合格”、“准用”、“停用”三种标志。

5.3.1合格证(绿色):包括计量检定(包括自检)合格者;设备不必检定,经检查其功能正常者(如计算机,打印机等);设备无法检定,经对比或鉴定适用者。

5.3.2准用证(黄色) :包括多功能检验设备的某些功能己丧失,但检验工作所用功能正常,且经计量检定合格者;检验设备某一量程精度不合格,但检验工作所用量程合格者;降级使用者;仪器设备超过检定周期者。

5.3.3停用证(红色) :包括仪器设备损坏者;仪器设备经计量检定不合格者;仪器设备性能无法确定者;

6、各种仪器的使用具体使用方法参见相应的《仪器操作规程》。

六、危险品管理制度

1、实验用危险药品必须单独存放,专人保管。

2、建立危险品档案,对所有实验室现存的危险品登记造册,并有领用记录,注明用途、领用量、时间及领用人。

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3、对危险品及由危险品制成的对人体有危害的各种试剂均应有明显的标识和提示符号,防止误用。

4、操作者在使用危险品时应对实验剩余药剂及残留试剂立即消毁。

5、使用危险品进行实验时要有适当的防护措施,防止本人或其他人员中毒。

七、样品管理制度

1、测试样品的抽取和制备必须严格按照有关的标准和方法进行,保证样品具有代表性。

2、测试样品应随抽样单一起送实验室,当班检验员确认,登记后方可进行测试。

3、待测和在测样品,由测试人员管理,测试工作完成后应及时将样品处理掉

4、备用的样品应标明批号、品名、批次、样品数量、抽样人姓名、时间、地点等,按其种类分别存放。

5、留样用样品,一般应保存半年以上,在保存期内,任何人不得以任何借口擅自处理样品。

6、样品的取用和送检须经检验室经理同意后方可实施。

7、对留样用的样品半年清理一次,需处理或销毁的,管理人员应列出清单,部门经理批准。

八、原始记录检验报告单审核制度

1、每天检验必须有完整的原始记录,用钢笔或圆珠笔书写,严禁用铅笔填写。原始记录必须及时、详尽、真实、工整、清晰。不得事后记篡改和涂改,

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必要的涂改应签名或盖章。

2、生产现场的原始记录须说明生产的时间、班次、取样部门、品名、批量等。

3、原始记录的各种数据的取舍须符合有效数字修约的规定。

4、检验单或检验报告须经测试或试验人拟稿,经检验经理审核后,方可对外出示备案。

5、在审签过程中,如发现原始记录不齐全,数据结论不准确,内容不完整等情况,应给予退回补正。

6、原始记录和试验报告存单,由检验室指定人员保管,按产品类别、生产日期登记归档。能存入电脑的一律存入电脑。

九、化验室试验事故报告制度

1、实验室人员应防止实验事故的发生,一旦发生事故有关人员应及时对事故进行分析和向上级报告。

2、实验事故一般包括:

2.1样品不具代表性或被污染、毁坏或丢失。

2.2试验结果不准确,检验结果不确切或错误。

2.3仪器设备、贵重器皿非正常受损坏或精确度下降。

2.4无故拖延检验时间,耽误生产和正常的出入库

2.5失火、失窃、环境污染、人身伤害等安全事故。

2.6技术资料、检验单据、原始记录丢失等。

2.7造成公司信誉影响和经济损失的其他事故。

3、事故分析报告的内容应包括事故始终的真实情况和其直接影响和损失,

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事故发生和主要原因及其责任归属,今后应采取的防范措施和对事故处理的具体意见等。

4、对一般质量事故和事先难以预见和预防的意外事故,由当事者写出分析报告,组长查实鉴定,部门领导做出处理意见。

5、对安全事故、严重质量事故以及违反操作规程和管理制度造成的事故,由当事人写出事故报告,部门领导进行查核后做出意见报工厂厂长处理。

6、试验事故分析报告及其处理须归入部门质量档案和本人档案。

7、对隐瞒事故真实情况不报告者一经查实严厉处罚。

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第四节质量控制流程图

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