用友ERP项目管理

用友ERP项目管理指南

北京用友软件股份有限公司

咨询服务部

撰写人: 朱良生、武常山

撰写日期: 2002-12-20

最后更改日期:

文控编号:

版本: 2.0

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版本控制 (2)

目录 (3)

前言 (5)

用友ERP项目管理的内容 (5)

用友ERP项目管理工作流程 (6)

项目管理工作文档清单 (9)

项目的目标和范围 (10)

项目的目标 (10)

项目的范围 (10)

项目组织 (17)

用友项目组 (17)

客户项目组 (18)

项目组工作活动 (18)

项目计划 (20)

项目计划类型 (20)

计划的调整 (21)

项目进度控制 (22)

进度控制的方式 (22)

项目状态报告 (22)

沟通机制 (22)

阶段工作确认/验收 (23)

付款进度 (23)

项目任务管理 (25)

每周工作计划 (25)

顾问工作确认 (25)

顾问工作统计、利用率 (25)

项目质量管理 (27)

项目质量管理的内容 (27)

质量管理的措施 (27)

问题跟踪 (29)

问题描述 (29)

问题识别 (29)

问题解决和关闭 (30)

问题跟进 (30)

特殊问题特殊处理 (30)

问题跟踪过程的记录 (30)

项目成本管理 (33)

项目成本构成 (33)

成本管理 (33)

项目风险管理 (34)

项目风险及控制措施 (34)

变动管理 (35)

项目文档管理 (37)

文档分类和命名 (37)

版本管理 (37)

文档管理 (38)

前言

项目就是在既定的资源约束和时间要求下，为实现特定目的而进行相互关联的一系列任务。依据这个定义，项目具有如下特征：

一个明确界定的目标

有资源和时间约束

相互关联的任务

一次性的任务

存在一定的不确定性（风险）

项目管理，就是要在有限资源的约束下，运用系统的观点、方法和理论，对项目涉及的全部工作进行有效地管理。即对从项目的立项开始到项目结束的全过程进行计划、组织、控制，以实现项目的目标。

ERP项目实施是一项内容复杂、周期长、风险很大的任务，项目管理工作贯穿在项目实施的整个过程。有关项目管理的基本理念请各位参考相关书籍，在此不再赘述，本文档主要结合用友ERP项目实施的特点，介绍项目管理的各项内容和工作流程。

用友ERP项目管理的内容

用友ERP项目管理包括以下内容：

1．项目的目标和范围

2．项目组织

3．项目计划

4．进度控制和报告

5．任务分配和顾问工作统计

6．项目质量

7．问题跟踪

8．人力成本和费用

9．项目风险

10．项目文档

用友ERP项目管理工作流程

项目管理工作文档清单

项目的目标和范围

项目的目标和范围在售前谈判时双方就应该协商一致，在正式签订的《产品销售合同》、《实施服务合同》和《工作任务书》中已书面形式确定，作为今后双方工作的基本依据。因此确定项目目标和范围的工作主要在售前阶段完成。

项目的目标

客户在ERP项目选型前，根据自身的管理要求和发展战略，会确定一个或几个总体的目标，也就是希望在实施ERP系统后，给企业带来怎样的效果，比如实现“财务集中管理”、“网上分销”、“网上审批”等。对于用友来说，尽可能实现客户的目标，让客户满意，同时也要将成本控制在一定的范围内，收入能够如期实现，形成客户和用友双赢的局面。

对于项目目标的具体内容和实现方式，客户和实施顾问的理解可能是不一样的。项目经理一方面要在实施过程中逐步地缩小双方的这种差异小，降低客户的期望值，另一方面要将这些目标分解为几个阶段的工作目标（或叫里程碑），让双方项目组成员理解、共同努力、逐步实现。

对于双方项目组的成员，都应该“心存目标地开展工作！”

项目的范围

范围的管理是ERP项目实施的最重要的一项工作。项目的范围在工作任务书中详细描述，描述得越详细，就越能降低项目实施风险。项目范围包括以下几个方面：

1．组织范围

客户内部应用系统的组织及其所在地，例如：

2．产品功能范围

产品功能范围包括产品模块和需要实现的客户业务范围

1）产品模块范围，描述客户购买的产品模块：

2）业务范围，描述客户应用以上模块的业务流程，例如：

3）单位模块应用矩阵图：

3．服务范围：提供哪些咨询实施服务，为了明确起见，最好在合同和建议书中列出不属于咨询顾问工作范围的内容。实施服务内容参见双方项目组工作内容。

4．数据转换范围

（举例）

XX公司将负责数据的准备和转换，对于数据量小、还没有现存计算机系统的基础数据，将由用户手工录入；

对于数据量大，在现有计算机系统中可以导出整理的基础数据，用友咨询顾问将会利用一些工具协助XX公司员工进行数据整理、核对、导入；导入数据只包括业务需要的基础数据,历史交易数据不做转换；用友咨询顾问将监督数据转换过程，确定数据格式以及规范；导入的基础数据包括以下内容：

客商档案

零配件物料清单

产品物料清单

固定资产卡片

职员目录

5．技术实施范围

（举例）

本工作任务书约定，在项目实施过程中，用友项目组仅负责有关ERP系统本身的安装、调试，和维护等工作，并不包括网络系统、数据库以及硬件的安装、调试，和维护。

XX集团(客户)信息管理部将负责完成所有相关网络、数据库和硬件的安装和维护。同时XX集团实施小组还将负责公司本地的技术基础设施的安装，以支持ERP系统的实施。

6．接口、二次开发范围

标准的工作任务书中不进行任何接口和二次开发，如项目需要与其它系统接口和涉及二次开发，应另行签署补充协议。

7．培训范围

描述培训的内容、对象，例如：

以下针对项目组成员的培训由用友咨询顾问负责实施：

ERP理念和实施方法的培训

ERP产品安装和维护的培训

ERP产品标准功能的培训

ERP系统参数设置的培训

产品二次开发工具的培训

以下的培训由用友顾问指导(公司名称)项目组完成：

最终用户操作培训和业务流程培训

实施范围以合同和工作任务书确定的范围为基础，如果在制定主计划时，双方对范围的理解存在分歧，应协商一致后作一补充说明。在需求分析确定后可能发生的任何组织结构、业务流程的变化，将执行范围变更控制流程；

项目组织

用友软件项目实施采用项目经理负责制。项目组由项目经理、应用咨询顾问、技术咨询顾问组成，并要求客户方建立相同的架构，共同组成项目实施小组。

建议组织架构如下图所示，项目高层委员会保证客户和用友高层的直接沟通，建立良好的合作关系，是一个虚拟的组织；应用顾问的人数随项目大小、业务范围灵活确定：

图－1。XXERP项目系统实施项目组织结构

用友项目组

1．项目总监：负责本项目实施中与客户的总体协调及实施工作安排。

2．项目经理：负责本项目实施中与客户的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，提交相关实施报告及成果。

3．应用咨询顾问：按计划完成项目经理布置各项业务应用方面的实施任务，提交工作成果。

4．技术咨询顾问：负责数据库及软件的安装、调试，系统管理人员的培训，提交工作成果。

客户项目组

1．客户高层的强力支持和推动：在确定实施主计划、推动计划执行、资源配置以及协调解决项目实施过程中遇到的重大问题时，客户高层应该给以强力的支持、推动项目进程。

2．项目经理：负责本项目实施中与用友公司方的协调及实施工作安排，掌握项目实施进度，确认用友公司项目经理提交的相关实施报告、成果。

3．业务应用组：配合用友项目组进行需求调研、设计实施解决方案、定义系统客户化配置，进行系统测试、编写客户化手册、指导最终用户工作。

4．IT支持组：负责系统安装以及系统运行有关的硬件、网络、数据库等环境的管理和维护，确认用友技术咨询顾问的工作成果。

对业务应用组成员的要求：

熟悉本部门或公司的业务流程及需求

具备较强的计算机应用能力及理解接受能力

项目组工作活动

1．用友项目组承担的项目实施工作，包括以下主要内容：

1）项目管理工作：包括制定项目实施策略、计划与进度控制。

2）系统培训：包括ERP理念培训、系统管理员培训及ERP产品（模块）功能培训。

3）业务需求调研

4）需求分析和方案设计，包括数据准备方案

5）系统客户化配置

6）制定测试计划、辅助关键用户准备测试案例和指导测试，包括模块测试和集成测试7）系统安装

8）辅助进行权限规划和分配

9）辅助建立内部支持体系

10）指导关键用户静态数据转换

11）帮助制定系统切换计划和指导系统切换

12）系统运行支持，包括现场支持、在线支持和电话支持

2．客户项目组承担的工作

1）项目管理工作：制定计划、控制项目进度、阶段工作验收和顾问工作确认。

2）配合用友项目组进行需求调研

3）参加项目组培训

4）编写测试案例和进行系统测试

5）基础数据准备

6）静态数据转换

7）制定系统运行制度

8）编写客户化操作手册

9）对最终用户进行培训10）权限规划和分配

11）动态数据转换

12）指导最终用户日常操作

项目计划

项目计划类型

计划的要素包括任务细分、谁去做、需要多长时间、交付成果，以下是项目实施过程中使用到的计划类型列表：