U8第3章基础档案设置
第三章基础档案设置
基础档案设置先后顺序如图3-1：
外币设置会计科目设置凭证类别
部门档案职员档案
客户分类客户档案
供应商分类
地区分类供应商分类
存货分类
存货档案
计量单位
图3-1
编码档案设置的条件限制：
●客户、供应商、存货档案编码中可以输入字母、数字和汉字字符。
●其他文本文件：除特殊字符（< > & ：* 、 % ` | ？）外，其他所有字符都可以
输入。
●规格型号可以输入下划线“-”。
●所有档案记录，只要新增记录，没有使用过，除编码外该记录中的所有内容均可修改。
●所有档案记录，若为新增记录（没有使用过），或者是结转上年后，新年度账中该记
录没有任何数据信息，则该记录允许删除。
1 机构设置
1.1 部门档案
双击基础设置中的【部门档案】，显示如图3-2界面：
图3-2
点击〖增加〗按钮，在编辑区输入部门的编号、名称、负责人、属性、电话、地址等基础信息资料，其中部门编码和部门名称必须输入。部门编号必须符合部门编码级次原则。
如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“部门信用控制”，则这里必须输入部门信
用状况。
应用指南
在网络操作中，可能同时有多个操作员在操作相同的目录。您可以点击〖刷新〗按钮，查看到当前最新的目录情况。
1.2 职员档案
主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编号、名称、所属部门及职员属性等。
双击基础设置中的【职员档案】，显示如图3-3界面：
图3-3
在左边目录区选择要增加职员的部门，点击〖增加〗按钮，在图3-4界面中输入职员的编号、姓名、所属部门、信用额度、信用天数、信用等级等相关信息资料。其中职员编号、
职员名称和所属部门必须输入。如果要在“销售管理系统—信用控制”中选择“业务员信用
控制”，则必须在这里输入职员信用权限。
图3-4
2 往来单位
2.1 客户/供应商分类
如果想对客户/供应商进行分类管理，则需建立客户/供应商分类体系。用户可将客户/供应商按行业、地区等进行划分。
用户双击基础设置中的【客户分类】，显示如图3-5界面：
单击〖增加〗按钮，可新增一个客户类型，在编辑区输入客户分类编码、名称，注意客户分类必须逐级增加；单击〖修改〗按钮，可对除客户分类编码外的其他客户分类信息进行修改；单击〖删除〗按钮，即可删除当前分类，注意已经使用的客户分类不能删除，非末级客户分类不能删除。
图3-5
供应商分类设置的操作同客户分类。
2.2 客户/供应商档案
完成客户/供应商分类设置后，开始进行客户/供应商档案的设置和管理。供应商档案设置的操作同客户档案。
双击基础设置中的【客户档案】，显示如图3-6界面：
图3-6
操作说明
增加客户档案信息
在屏幕左边的列表中选择一个末级的客户分类，点击〖增加〗按钮，显示如图3-7“添加客户档案”界面，分别填写基本页签（如图3-7）、信用页签（如图3-8）、联系页签（如图3-9）和其他页签（如图3-10）内容，增加客户信息。
基本页签
填写一些主要客户信息，其中带“*”为必输项，输入客户的基本资料，包括客户编码、客户名称、客户简称、所属分类码，这些信息资料在以后的日常业务处理中中作为一个客户区别另一个客户的主要标识，是必输项。
图3-7 图3-8
信用页签
输入有关用户信用等级、信用期限等客户信用信息；如果您在应收款管理中选用“根据单据自动报警”，那么在这里要输入相应的信用期限；如果您在应收款管理中启用“信用额度控制”，那么在这里应输入信用额度的金额。有关客户信用的控制，
请参见《销售管理使用手册》中的信用控制部分。供应商的信用控制主要在应付款管
理中使用。
图3-9 图3-10
“联系页签”输入一些与客户联系所必须的联系信息，例如电话、地址、邮政编码、联系人等；其他辅助信息在“其他页签”中输入。
如果系统提供的档案项目不能满足企业的特殊要求，请启用自定义项设置功能，设置
您需要的档案项目。有关自定义项的详细描述请参见本章8.2自定义项。
如何实现并户
在设置、管理客户/供应商档案时，要注意要保持每个客户/供应商的唯一性，例如在客户/供应商名称中有用友公司和用友（软件集团）公司，而实际上这是同一个客
户/供应商，象这样只能保持一个用户名称，此时可以使用系统提供的并户功能，点击
客户/供应商档案中的〖并户〗按钮，弹出如图3-11对话框：
图3-11
输入被并户的客户/供应商编码以及并至客户/供应商处的编码，确认即可。系统提示并户
成功，则表明已完成并户，被并户的客户/供应商将不再出现在客户列表中，只保留并至
用户的基础档案信息，被并户客户/供应商的业务数据保留并入并至用户。
2.3 地区分类
如果您的企业需要对供货商或客户按地区进行统计，那就应该建立地区分类体系。
地区分类最多有五级，企业可以根据实际需要进行分类。如：您可以按区、省、市进行分
类，也可以按省、市、县进行分类。
双击基础设置中的【地区分类】，系统将弹出如图3-12界面：
图3-12
操作方法
●增加地区分类
单击〖增加〗按钮，在编辑区按照编码原则输入地区类别编码和名称，单击〖保存〗
按钮，保存此次增加的地区分类；单击〖恢复〗按钮，放弃此次增加的地区分类。如
果想继续增加，用鼠标单击〖增加〗按钮即可。
●如何修改地区分类
选择要修改的地区分类，单击〖修改〗按钮，进入地区分类修改界面。用户可以在此
对需要修改的项目进行调整，单击〖保存〗按钮，即可保存当前地区分类的修改。3 财务
3.1 会计科目
本功能完成对会计科目的设立和管理，用户可以根据业务的需要方便地增加、插入、修改、查询、打印会计科目。双击【会计科目】，出现如图3-13：
图 3-13
操作说明
●增加会计科目
用鼠标单击〖增加〗即可进入会计科目增加界面，如图3-14：
输入科目编码，科目编码必须唯一，科目编码必须按其级次的先后次序建立；
输入科目的中英文名称、行业性质和助记码；
选择账页格式，用于定义该科目在账簿打印时的默认打印格式。系统提供了金额式、外币金额式、数量金额式、外币数量式四种账页格式供选择；
设置辅助账类，系统除完成一般的总账、明细账核算外，并提供以下几种专项核算功能供用户选用：部门核算、个人往来核算、客户往来核算、供应商往来核算、项目核算。
图3-14
注意
●
●
●
●如何指定现金、银行科目
单击横向【编辑】菜单下的【指定科目】，显示指定科目窗口，如图3-15，用户在此
用
全选、
全删、
单删、单选按钮选择现金、银行存款和现金流量科目，选
择完毕后，用鼠标单击〖确认〗按钮即可。
图3-15
注意
●
●
●
●
在填制凭证时，除了摘要、科目、金额等主要信息外，还有许多辅助信息来说明此项业务的情况，根据实际情况，录入其他的信息，如固定资产科目增加时，希望录入其增加方式，如购建、盘盈、捐赠等；又如录入库存商品时，希望录入其出入库方式等等。这些信息并不是凭证的主要信息，又无法设定其辅助账类，但在制单时又希望对这些信息提供录入的地方，并在查询时可以进行统计。若有了科目自由项，就可以很方便地实现这些功能了。科目自由项是由用户在会计科目处自由设置并在填制凭证中自由录入的科目辅助项。
操作流程
1、选择横向菜单【编辑】中的〖定义自定义项〗按钮或点击工具栏上的〖定义〗按钮，
如图3-16显示设置窗内容：
图3-16
2、双击自定义项栏目，可设置各科目的自定义项，在此定义了自定义项的科目，可在制
单中填写自定义项的内容，并在账簿查询中查看。
3.2 凭证类别
本系统提供了【凭证分类】功能，用户可以按照本单位的需要对凭证进行分类设置。
如果是第一次进入凭证类别设置，系统提供了几种常用分类方式供用户选择。
第一种分类方式：记账凭证
第二种分类方式：收款、付款、转账凭证；
第三种分类方式：现金、银行、转账凭证；
第四种分类方式：现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；
第五种分类方式：自定义凭证类别。
用户可按需要进行选择，选择完后，仍可进行修改。
当选择了分类方式后，则进入凭证类别设置，系统将按照所选的分类方式对凭证类别进行预置。凭证类别设置界面如图3-17：
图3-17
操作说明
●增加、删除、修改凭证类别
点击〖增加〗按钮，在表格中新增的空白行中填写凭证类别字，凭证类别名称等栏目
即可。删除时，用鼠标单击要删除的凭证类别，再点〖删除〗按钮即可。修改时，直
接在表格上修改即可。
●设置限制类型与限制科目
某些类别的凭证在制单时对科目有一定的限制，这里，系统有七种限制类型供选择：
◆借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生。
◆贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生。
◆借方必无：制单时，此类凭证借方不能有此限制科目有发生。
◆贷方必无：制单时，此类凭证贷方不能有此限制科目有发生。
◆凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生。
◆凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生。
◆无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。
3.3 外币设置
汇率管理是专为外币核算服务的。在此可以对本账套所使用的外币进行定义；在【填制凭证】中所用的汇率应先在此进行定义，以便制单时调用，减少录入汇率的次数和差错。
对于使用固定汇率(即使用月初或年初汇率)作为记账汇率的用户，在填制每月的凭证前，
应预先在此录入该月的记账汇率，否则在填制该月外币凭证时，将会出现汇率为零的错误，对于使用变动汇率(即使用当日汇率)作为记账汇率的用户，在填制该天的凭证前，应预先
在此录入该天的记账汇率。进入本功能后，屏幕显示如图3-18：
图3-18 图3-19
操作说明
●如何增加核算外币币种
单击〖增加〗按钮，显示如图3-19，输入币种和币名，输入汇率小数位及折算方式，
选择固定汇率或浮动汇率，确认即可。
栏目说明
●折算方式分为直接汇率与间接汇率两种，用户可以根据外币的使用情况选定汇率的
折算方式。直接汇率即[外币*汇率=本位币]，间接汇率即[外币/汇率=本位币]。
●最大折算误差在记账时，如果外币*（或/）汇率-本位币>最大折算误差，则系统给
予提示，系统默认最大折算误差为0.00001，即不相等时就提示，如果用户希望在制
单时不提供最大折算误差提示，可以将最大折算误差设为一个比较大的数值，如
1300000即可。
●固定汇率与浮动汇率选【固定汇率】即可录入各月的月初汇率，选【浮动汇率】即
可录入所选月份的各日汇率。
3.4 项目目录
企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理，例如在科研课题项目、在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。因此本产品提供项目核算管理的功能。您可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类。一个项目大类可以核算多个项目，为了便于管理，我们还可以对这些项目进行分类管理。您可以将存货、成本对象、现金流量、项目等作为核算的分类项目。
使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案，项目档案设置包括：增加和修改项目大
类，定义项目核算科目、项目分类、项目栏目结构，并进行项目目录的维护。
建立项目档案的操作流程如图：
项目档案操作界面如图3-20：
图3-20 图3-21
在项目档案主界面的〖增加〗、〖修改〗、〖删除〗按钮是针对项目大类的操作。
3.4.1 新增项目大类
点击〖增加〗按钮，显示如图3-21。
根据新增向导新增一个项目大类，选择项目大类的属性：普通项目、成本对象、项目管理、存货核算、现金流量项目（存在课题项目分摊的项目只能选择“项目成本核算大类”
否则无法分摊），根据新增向导即可新增一个项目大类。
定义“项目大类名称”，如果是针对您单位所需的项目核算，可选择“普通项目”；
如果您使用了本公司的存货核算系统，则选择“使用存货目录定义项目”，将存货系统中
已定义好的存货目录作为项目目录，系统可自动将存货分类设置为项目分类，并将存货目
录设置为项目目录；如果您需要进行成本核算，您可将成本对象定义为项目。
定义项目级次：项目分类可以分为一~八级，您可以在每级中手工输入该级中编码的长度
（或通过按钮向上、向下调整长度数字），每一级长度不能超过9位长度，总长度不能超
过22位。项目分类定义中设置项目分类时，根据这里定义的编码原则和级次定义项目分
类。如图3-22。
图3-22
例如：定义项目分二级，一级编码长度2位，二级编码长度3位。则项目分类定义中可以
定义二级项目分类，编码规则为XX-XXX。
定义项目栏目：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。
3.4.2 建立项目档案
新增项目大类后，就可以开始设置项目档案。
下面描述定义项目档案的操作步骤：设置核算科目——>设置项目结构——>项目分类定义——>项目目录维护。
3.4.2.1第一步：设置核算科目
核算和管理项目的第一步就是设置项目大类的核算科目。这些核算科目将作为该项目大类在以后的数据输入、计算汇总中的依据，如图3-22。
使用前提：只有在会计科目设置中设置项目辅助核算属性的科目才能作为项目大类核算科目。例如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目辅助核算。
操作方法
◆选择核算项目：从"项目大类"下拉框中选择要设置核算科目的项目名称；
◆点击"核算科目"页签，从"待选科目"中选择该项目需要的核算科目至"已选科目"；
◆点击〖确定〗按钮保存设置。
3.4.2.2第二步：设置项目结构
一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。
操作方法
1、点击"项目结构"页签，显示项目结构列表，如图3-23。
图3-23
2、点击〖修改〗按钮，进入"项目大类定义-修改"界面。如图3-24。
图3-24
3、点击〖增加〗按钮，新增一空行；
4、按照下文中描述的“项目数据来源说明”输入相关内容。
5、点击〖上一步〗可修改项目级次和项目大类名称，点击〖完成〗按钮保存修改返回项目档案主界面。
栏目说明
? 标题：手工输入项目栏目名称，不能重复，不能为空，界面提示白色背景的标题
名称可以修改，标题名称的第一个字符不能是数字。核算标题名称最长10个字符。
? 类型：用以定义该栏目输入内容的数据类型，系统提供整数、实数、文本、日期
四种类型。整数型表示该数据只能是整数，实数型表示该数据可以输入小数，文
本型表示可以输入汉字或字母，日期型表示该数据为日期型，长度只能为10位。
? 长度：各数据类型的长度允许用户定义的范围为：整数--1~9，实数--1~16.9（实
数长度为1-16位，小数保留1-9位），文本20个字符，日期10个字符。
? 是否列示：表示在查询科目总账、项目总账、部门项目明细账时是否显示该字段
内容，双击选中界面显示"Y"，表示在查账时显示该字段。
? 汇总：表示在查询科目总账、项目总账、部门项目明细账时，在汇总合计行可以
查看对该字段进行合计的数据信息。双击界面显示"Y"，表示该字段要汇总。
? 是否参照：表示在参照项目目录时是否显示该字段的内容。
项目结构标题说明
? 项目编号：系统已设置固定栏目，系统默认为文本类型，即用户可以输入文本型
字符，总长度不超过20个字符。
?项目名称：系统已设置固定栏目，系统默认为文本类型，即用户可以输入文本型名称，总长度不超过60个字符。
?是否结算：系统已设置固定栏目，定义为逻辑判断类型，总长度为1。
?所属分类码：系统已设置固定栏目，定义为文本类型，可以显示22位分类编码，与项目分类定义中默认的最长分类编码22位一致。
项目数据来源说明
?数据来源：包括手工输入和系统档案。
?手工输入：选择类型为整数、实数或日期时，系统自动设置为手工输入。在录入档案内容时，此项内容需手工录入数据（信息）。
?系统档案：选择"文本"类型时，数据来源选择此项，必须选择来源于哪一个"对应档案"。
?对应档案：可选择系统提供的部门档案、职员档案、客户档案、供应商档案、仓库档案和存货档案。
?对应字段：选择对应档案中的那一个字段作为项目栏目的数据来源。点击参照图标显示对应档案中所有可参照栏目供选择。
?项目属性：如果选择"项目管理"项目大类，系统提供基础、附属两种项目属性。
3.4.2.3第三步：项目分类定义
点击"项目分类定义"页签，显示如图3-25，根据项目级次和编码规则可以输入22个字符
的分类编码和20个字符的分类名称。
图3-25
分类编码原则
?分类编码必须唯一，注意不能隔级录入分类编码。
?项目编码规则是根据分类编码级长自动设置。
?界面上显示"已使用"标记，已使用的项目分类不能删除。若项目分类下已有项目目录，则判断为已使用。
?可修改项：未使用的分类编码和分类名称，已使用的分类名称可以修改。
?不可修改项：非末级分类编码和已使用的分类编码不能修改。
?若某项目分类已定义项目则不能删除，也不能定义下级分类，必须先删除项目，再删除该项目分类或定义下级分类。即非末级分类编码不能修改删除。
3.4.2.4第四步：项目目录维护
在项目目录页签如图3-26，点击〖维护〗按钮进入维护界面，可查看、增加、删除或修改项目目录，平时项目目录有变动应及时在本功能中进行调整。在每年年初应将已结算或不用的项目删除。
图3-26 图3-27
操作步骤
1、用鼠标单击〖维护〗按钮，进入"项目目录维护"窗口图3-27。显示所有项目列表；
2、用鼠标单击〖增加〗可增加新的项目目录。
3、输入项目编号，项目编号由用户自由输入，根据项目结构中设置的输入类型和长度录
入合法的项目编号。由于项目编号是以后录入和核算项目数据信息的依据，所以项目
编号必须唯一，不能重复。
4、输入项目名称，您可以根据项目结构中设置的输入类型和长度录入项目名称。
5、若项目已经结算，可双击"是否结算"栏，设置已结算标志。系统提示：请用户在给项
目打上结算标志后，注意检查项目是否还有未分配的公共成本。
6、选择项目所属分类码，即该项目属于那一个项目大类。不同的项目可使用相同的所属
分类码。
注意
●
3.4.3 普通项目档案
除了系统预置的成本对象、项目管理、存货核算和现金流量项目大类之外，您可以自由设置任何具有相同经济性质的一类经济业务组成为一个项目大类，例如一份合同、一张订单、一个建筑项目、投资项目等。
3.4.4 成本对象档案
如果您需要进行成本核算，您可以将以成本对象作为项目大类进行核算管理，定义"
成本对象"为项目大类名称。增加"对应产品结构父项编码"和"对应产品结构父项名称"项目栏目，其类型和长度由系统预置，如图3-28。
图3-28
具体建立档案的步骤参见本章3.4.2.4建立项目档案。
提示
●项目结构增加标题"对应产品结构父项编码"和"对应产品结构父项名称"，类型和长度由系
统预置。即在进行成本对象项目核算时，可以对产品结构父项进行成本核算管理。
●在录入项目目录时,对应产品结构父项编码不能手工录入，只能参照输入。
●项目分类为非末级的成本对象，项目目录为成本对象的末级。
●可修改项：未使用的分类编码和分类名称，已使用的分类名称可以修改。
●不可修改项：非末级分类编码和已使用的分类编码不能修改。
3.4.5 项目管理档案
项目成本核算大类：系统预置的固定项目，除了四个固定栏目外，还增加一个"完工日期"标题，类型是日期型，长度为10个字符，不可修改类型和长度。与"是否结算"联合使用，一旦打上结算标记，则完工日期由系统自动生成为当前系统登录日期，允许用户修改。见图3-29。
具体建立档案的步骤参见本章3.4.2.4建立项目档案。
图3-29
注意
●
●
3.4.7 现金流量项目档案
以现金流量项目为项目大类进行核算管理，定义"现金流量项目"为项目名称除了系统预置的四个固定栏目外，还增加一个"方向"标题，用以定义现金的流入或流出方向，为现金流量统计提供基础参数设置。
具体建立档案步骤参见第3.1.2章节建立项目档案。
项目分类定义系统已根据现金流量表的主要内容定义了二级项目分类，如下图3-30：
图3-30
您可以在现有的分类目录中根据本企业的需要增加一级和二级现金项目分类。
可修改项：未使用的分类编码和分类名称，已使用的分类名称可以修改。
不可修改项：非末级分类编码和已使用的分类编码不能修改。已有下级分类的项目编码级次不可改。
4 收付结算
4.1 结算方式
该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式。
操作流程
1、双击基础设置中的【结算方式】，显示如图3-31：
2、点击〖增加〗按钮，输入结算方式编码、结算方式名称和是否票据管理。结算方式编
码用以标识某结算方式，票据管理标志选择该结算方式下的票据是否要进行支票登记
簿管理。
3、点击〖保存〗按钮，便可将本次增加或修改的内容保存。
图3-31 图3-32
4.2 付款条件
付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还贷款而允诺在一定期限内给予的规定
的折扣优待。这种折扣条件通常可表示为5/10，2/20，n/30，它的意思是客户在10天内
偿还贷款，可得到5％的折扣，只付原价的95％的货款；在20天内偿还贷款，可得到2％
的折扣，只要付原价的91％的货款；在30天内偿还贷款，则须按照全额支付货款；在30
天以后偿还贷款，则不仅要按全额支付贷款，可能还要支付延期付款利息或违约金。
付款条件将主要在采购订单、销售订单、采购结算、销售结算、客户目录、供应商目录中
引用。系统最多同时支持4个时间段的折扣优待。
操作流程
1、双击基础设置中的【付款条件】显示如图3-32：
2、点击〖增加〗按钮，在显示区增加一空行，输入唯一、最多3个字符的付款条件编码；
3、输入付款条件表示、信用天数、优惠天数和优惠率；信用天数指最大的信用天数，如
超过此天数，则不仅要按全额支付贷款，还可能支付延期付款利息或违约金。
4、点击〖保存〗按钮，便可将本次增加或修改的内容保存。
4.3 开户银行
本系统支持多个开户行及账号的情况。此功能用于维护及查询使用单位的开户银行信息。
操作流程
1、双击基础设置中的【开户银行】，显示如图3-33：
2、点击〖增加〗按钮，显示区增加一空白行，用户可根据自己企业的实际情况，在相应
栏目中输入开户银行编码、名称和银行账号等信息。
图3-33