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Access与Excel使用与区别

Access与Excel使用与区别
Access与Excel使用与区别

Access与Excel的区别

有些人在Excel中摸爬滚打很长时间后,发现Excel已经不能满足他们大量数据和复杂数据出的需要,升级到Access 是他们必然的选择。但是,在进入Access的大门后,会发现Access 以令人困惑的完全不同的方式呈现在他们面前。他们熟悉的Excel数据处理的方法,表设计的思路在Access中完全行不通了,甚至成为学习掌握Access的绊脚石。

本人也经历过这样的困惑,在经历了一个痛苦的磨合过程后,终于理解Access,理解Access与Excel两者之间奥妙所在。因此,我把这篇拙文献给那些正在或正准备从Excel升级到Access的人们。

Access和Excel两者在功能上相同之处就是数据处理。这个不用多讲很多人都清楚。下面主要PK一下两者之间的不同。

首先是两者处理数据的理念不同,对于这一点人们不太好理解,这里也暂不介绍。下面主要从结构上和使用方式上PK两者的不同。

一、结构

Excel只要一种对象Sheet(表)。

Acesss有七种对象:表、查询、窗体、报表、宏、模块和数据页。

Excel一个工作簿中可以有多个工作表,工作表之间基本是相互独立,没有关联性或者有很弱的关联性。

Access在各种对象之间不是独立的,是存在着关联性。一种对象的多个子对象,例如各个表之间、查询之间、窗体之间、报表之间也存在关联性。这种关联性造就了Access强大处理能力。

二、使用方式不同

Access在处理大量数据上是比Excel具有更强的能力。但是使用Access完成数据处理的任务,在实现起来要比Excel复杂很多。这种复杂性的回报就是更强的能力。

Access是一种规范的,各个对象之间存在严格的关联。这个规范性和关联性都是Access 强大数据处理功能的基础。因此在设计表过程中,必须遵守这种规范性。可以把Access处理数据的方式比作一个大公司的管理。

Excel是一种自由的,表之间的关联性任意的。可以把Excel处理数据的方式比作一个小公司的管理。

一个小公司的管理模式是不能直接套用到大公司的管理上。所以Excel表必须按照规范模式改造,才能在Access中使用并完成预想的任务。

三、Access表和Excel表

从外观上看Access与Excel表似乎相同,实际上两者有很大的。

1.主题:对于一个主题Access只有一个表,而Excel可以有多个表。例如工资表,在很多财

务人员使用Excel是月创建工资表,例如1月工资、2月工资,…。而Access则所有的工资部分月份都放在一个表。

2.多表关系:Access表各个表间存在严格的关联。Excel表各个表间的关系随意。

3.数据计算:Excel表中单元格中可以存储数据,也可以存储公式,可以进行计算。Access 表只能存储数据,不能存储公式,没有计算功能。Excel这种计算能力,使得Excel具有灵活的强大的计算能力(但计算能力受到数据量大小的限制)。Access计算功能是由查询和程序来完成的。Access的特点正好发挥计算能力的强大作用。

4.数据容量:Excel表处理数据的容量有限,数据量大时速度较慢;Access表可以存储2GB 数据。

5.索引:Access表有索引,Excel表没有索引。这种索引使得Access在查找筛选数据时,具有Excel不可比拟的速度。

6.数据类型:Access表设计时首先定义数据类型,Eexcel表没有这样的要求。

7.数据格式:Excel表中每个单元格都可以定义自己的格式。Access表每一列的数据格式一致。数据格式显示特性由窗体和报表实现。

8.其他差异:数据筛选、排序等方面在实现起来有很大的差别。

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