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3-基建工程文件归档要求与档案整理规范

3-基建工程文件归档要求与档案整理规范
3-基建工程文件归档要求与档案整理规范

基建工程文件归档要求与档案整理规范

1总则

1.1 为了规范彭水水电站基建工程档案案卷格式,明确归档文件质量要求及档案分类、整理原则,特制定本办法。

1.2 本办法适用于彭水水电站基建工程档案的收集、整理和移交。工程各参建单位均应遵照本办法执行。

2依据文件及术语

2.1 依据文件

2.1.1 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28—2002)

2.1.2 《大唐国际发电股份有限公司档案案卷质量规范》

2.1.3 《大唐国际发电股份有限公司档案目录格式标准》

2.1.4 《档案工作基本术语》(DA/T1-2000)

2.2 术语

2.2.1 原件 original document

最初产生的区别于复制件(2.2.2)的原始文件。

2.2.2 复制件 copy; duplicated document

即复印件,指与原件(2.2.1)内容相同的复制品。

2.2.3 正本 official text

有规范格式和生效标志的正式文本。

2.2.4 副本 copy; duplicate

再现正本(2.2.3)内容和形式特征的复本,备存查和通知有关方面之用。

2.2.5整理 archival arrangement

按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目(2.2.10),使之有序化的过程。

2.2.6 案卷 file

由互有联系的若干文件组合成的档案保管单位。

2.2.7立卷 filing

将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷(2.2.6)的过程。

2.2.8 卷内备考表 file note

卷内文件状况的记录单,排列在卷内文件之后。

2.2.9档号 archival code

以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。

2.2.10编目 cataloguing ;description

按照一定的规则进行档案著录并将条目组织成目录的过程。

2.2.11 案卷目录 folder list;file list

登录案卷的题名及其他特征并按案卷号次序编排而成的一种档案目录。

2.2.12 卷内文件目录 innerfile item list

登录卷内文件题名和其他特征并固定文件排列次序的表格,排列在卷内文件之前。

2.2.13 密级 security classification

档案文件保密程度的等级。

2.2.14 归档 filing

办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理(2.2.5)交档案室保存的过程。

3 归档文件质量要求

3.1 文件内容

3.1.1 归档文件的内容必须是实际情况的真实反映。文件中的文字、数据、图形等内容,必须真实描述当时当地的实际情况。

若有特殊原因(例如笔误)要对原件内容进行修改的,要在监理工程师同意的前提下,用杠改的方式进行修改。杠改要借助直尺,用笔在原字迹上划一条横线,再在傍边空白处工整地书写新修改的内容。

杠改后,在修改痕迹傍边空白处由修改人签名或加盖私章。

禁止使用涂改液,禁止用笔在原字迹上乱画。

3.1.2 归档文件的内容必须是实际情况的准确反映。文件中的文字、数据、图形等内容,必须准确地描述当时当地的实际情况。

应该用具体数据填写的表格,不得用文字代替。

由有关负责人或监理工程师签字的地方,要签署全名,不得只写姓。签名要清晰易辨,不得书写潦草或者写艺术签名。

3.1.3 归档文件的内容必须是实际情况的完整反映。文件中的文字、数据、图形等内容,必须完整地描述当时当地的实际情况。

应该填写完整的表格,要用直尺画

)。如果大幅面出现这种情况,可加盖“以下空白”章。

凡需负责人或监理工程师签字的地方,要签字完备,不得空白。

针对具体项目的文件或表格(如各种施工验评表),要在表格内容中将工程名称及具体部位填写清楚。分部工程验收会议签到表要在表头中打出该分部工程名称。

3.1.4 归档文件的内容必须系统、齐全。各参建单位要根据《彭水水电站基建工程档案归档范围及保管期限表》(附表6)将管理、施工、验收过程中产生的原始文件进行系统、齐全地收集。

监理是检查工程文件真实、准确、完整、系统和齐全的责任者。监理工程师要本着客观、严谨的态度从原始工程文件的产生开始进行监管,对工程文件进行检查验收时,发现问题,及时责令施工单位进行整改。

3.1.5 归档文件必须闭环。一方面是指文件中的签字要完备;另一方面是指文件的存在要具有闭合性:报告或请示要与其批复一并归档,监理工程师通知或监理指令要与回执单或回复一并归档。没有闭环的文件其归档价值需要进一步鉴定。文件归档原则是“谁产生谁归档,谁提出谁闭环”,即由文件产生单位负责归档本单位产生的文件,并且由提出某项事由的单位负责归档回复性质的文件,此时,作出回复的一方不再需要向建设方移交回复性质的文件,而仅在内部进行归档。

3.2 文件形式

3.2.1 归档文件从原件产生到副本制作,其打印和复印均要求采用100%纯木浆、70g及以上的中性施胶复印纸(如APP的小钢炮)。除某些特殊图表要求使用A3幅面以外,其他文件一律使用A4幅面。

不得使用热敏纸、复写纸、过软过薄的纸张归档。某些灌浆记录仪生成的记录是用的热敏纸,必须及时复印后将复印件与原件一起归档。

3.2.2 打印和复印文件必须采用激光打印机,红头文件或是加盖电子公章的文件要用彩色激光打印机。打印件和复印件必须字迹清晰,页面干净整洁,否则需重新打印或复印。

书写时要采用以碳素墨水作为原料的书写工具。首选碳素墨水钢笔,其次选择黑色中性笔。除编写页码用铅笔外,不得使用上述两种笔以外的任何一种书写工具。

凡加盖公章(包括竣工图章、档号章等),必须使用高品质印泥(如上海工字牌印泥),禁止使

用印台油、油墨和颜料。

3.2.3所有文件统一页边距:上边距2.5cm、下边距2.0cm、左边距2.8cm、右边距2.0cm。横向打印的文件的页边距:上边距2.8cm、下边距2.0cm、左边距2.0cm、右边距2.5cm。

3.2.4 归档文件字体必须在适当的大小范围之内,尤其是一些图表,里面的数据字体不能过小。为保证字体大小合适,可将图表整体放大,纸张从A4幅面放大到A3幅面。

3.2.5 对某些归档文件进行适当修裱。若文件原件出现裂缝,使用白纸在页面背面贴合裂缝;若文件双面有字,则用透明胶粘贴(用透明胶粘贴后,要及时将粘胶的页面进行复印,同原件一并归档)。若文件原件出现破洞,使用同样纸张从背面贴补破洞;若文件页面有脏污,用橡皮轻轻擦掉,顽固污渍不可强擦,以免纸张破损;若原件幅面小于B5时,对于单面有字的文件,采取粘贴在A4复印纸上的方法(注意页边距要满足3.2.3,且每张A4纸只能粘贴一页文件。页码写在A4纸上。),对于双面有字的文件,可采取置放于A4插袋里的方法(插袋用70g及以上白色复印纸制作。页码写在插袋上(1袋视为1页)。插袋中注明本袋所插文件的内容和总页数。同一插袋不能插多件,一件可以分多个插袋,一个插袋可插纸张不超过10张);对于幅面较小的合格证,双面有字的,用粘贴在A4纸的方式时,要注意将A4纸相应位置规则地挖孔,以保证合格证粘贴上后其背面内容能在下页显示完整;若文件幅面等于A3,采用手风琴式折叠成A4;若文件幅面大于A3,在不影响文件内容的前提下,对边缘多余空白部分进行剪裁,使之能最终折叠成A4大小。

3.3 竣工图编制要求

3.3.1 竣工图由施工单位负责编制。竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。

3.3.2 按施工图施工没有变动的,直接在施工图上加盖竣工图章。有变动的,可在原图上更改,加盖并签署竣工图章。文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位,在原图空白处重新绘制。

在施工图上进行修改的,要编写修改说明,格式如下:

根据第XXX号设计变更通知单修改2处,编号为(a1、a2),修改内容:a1-XXX,a2-XXX。根据第XXX号设计变更通知单修改3处,编号为(b1、b2、b3),修改内容:b1-XXX,b2-XXX,b3-XXX。将修改内容在施工图上相应位置进行修改之后,再分别在修改处标示出a1、a2;b1、b2、b3。

图上各种引出说明应与图框平行,引出线不交叉,不遮盖其他线条。

有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的,应在修改变更处进行杠改,当更改内容较多时,可采用注记说明。

新增加的文字说明,应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。

3.3.3涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

3.3.4 同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。

3.3.5 竣工图采用图面朝外、手风琴式折叠方法,折叠成A4大小。多余的空白边框要在折叠之前裁减掉。

3.3.6 编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。制作竣工图及其依据文件对照一览表,附在竣工图总说明之后,列出竣工图图号、变更依据(设计变更、变更设计、补充设计文件)文件编号、各自档号等内容。本条要求编制的内容可以作为竣工档案整编报告的一部分,也可以单独编写。

3.3.7 竣工图章内容、尺寸如图1所示。

60

80

图1 竣工图章(单位为毫米)

竣工图章最外层边框用1.5磅线条,内部框线用0.5磅线条,“竣工图”用小二仿宋加粗,其他字为小四宋体。

3.3.8竣工图章中的内容填写应齐全、清楚,不得代签。编制人、技术负责人、监理人签字处必须为手写。编制日期为该竣工图生效日期。

3.3.9竣工图应使用新的或干净的施工图,并逐张加盖竣工图章。竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近空白处。成册的竣工图(例如某些端子图、设备随机图册),仅在封面加盖竣工图章即可。

3.3.10竣工图内容应与施工图设计、设计变更、洽商、材料变更、施工及质检记录相符合。竣工图编制完成后,监理单位负责检查竣工图编制情况,发现不准确或不完整时要及时责令编制单位进行修改和补齐。

3.3.11一张更改通知单涉及多图的,如果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷册中,并在复印件卷内目录备注中注明原件档号。

4 档案整理工作流程及工作要点

4.1 档案整理工作流程图

1―――――――――――2―――――――――――3――――――――4――――――――5―――――――――――6――――――――――-7――――――

8―――――

9―――――――10―――――――――――――11―――――――――――――

4.2 档案整理工作要点

4.2.1 档案整理要有清晰的工作思路,要根据流程图中所示的工作顺序进行,以尽量避免返工。

4.2.2 档案整理工作流程图中处于同一横排的多项工作,是可以同时进行的。

4.2.3 由于某些文件的产生具有滞后性,且在自检和监理预检的过程中会发现一些遗漏的文件需要寻找,因此文件的收集工作是贯穿整个整理工作流程的始终的,同时也是整理工作的前提。

4.2.4 第1步,从某个角度通俗地讲,就是判断哪些文件能放进一个盒子,哪些文件不能放一个盒子。根据《中国大唐集团公司水电企业档案分类表(6-9大类)(试行)》中的第8大类-基本建设(附表7)将所有文件进行归类(精确到第四级类目)。

同一类目下的文件,先按照管理类、测量类、试验类、质量验收、竣工图类、竣工验收类、结算类这几个大的概念进行初步组卷。再有每卷(盒)不超过200页的原则,鉴于每个大概念下的文件往往都超过了200页,因此还要再分卷:管理类文件按照不同文种分卷,文种下面按照时间段分卷;测量、试验文件按照问题分卷;质量验收文件按照开挖、支护、混凝土、金结、电气、灌浆等专业分卷(或按分部工程分卷),再往下按照具体施工部位分卷;竣工图按照专业分卷。

不同类目下的文件,必须分开组卷。(注:1卷就是1盒,1盒里只能存在1个案卷。)

4.2.5 第2步,案卷的排序指的是在确定该工程项目所在类目后,在此类目下所有案卷的前后顺序,与其他类目无关。先按照管理、测量、试验、质量验收、竣工图、竣工验收类的顺序进行粗排(结算类档案属于单独的分类号,不按项目排。),再在管理性类案卷里按照往来公文、会议纪要、施工组织设计、进度计划、方案措施等进行细排,再按照时间顺序进行详排;质量验收文件先按照施工顺序进行粗排,再按照工程部位(高程、桩号)的顺序细排。

卷内文件排序要把握几个原则:1、重要文件在前,次要在后;2、时间和施工顺序;3、批复或回执在前,报告或通知单在后;4、文字在前,图样在后;5、译文在前,原文在后;5、正件在前,附件在后;6、转发文件在前,被转发文件在后;7、结论性材料在前,依据性材料在后;8、竣工图卷中的变更依据性文件视为竣工图附件,放于该竣工图之后。同一卷中,一份依据性文件涉及到多张竣工图的,将此文件作为第一张竣工图的附件,在其他竣工图的卷内目录备注一项注明依据性文件所在的档号。

4.2.6 第3步,先编写卷内目录,再根据卷内目录的内容编写案卷题名,最后编写档案移交目录(格式见附表1)。编写卷内目录的前提是分件,即确定哪些文件为一件(在卷内目录中表示为一个条目):管理类文件中通常一份公文为一件(含附件),但施工单位的报告和监理批复,各为一件;施工进度计划和方案措施及其审批表各为一件。试验类按不同对象分件;质量验收类通常按单元工程分件;竣工图每张为一件,设计变更等设计文件一份为一件。

4.2.7 第4步,编写页码一定要在将案卷目录和卷内目录提请监理和档案室审核通过之后进行。凡有字页均要编页码,用铅笔于页面右下角(背面左下角)编写。经过装裱的文件页码按照3.2.5的要求编制。页码字迹要书写工整、字体不宜过大。各卷之间不连续编页码。案卷封面、卷内目录和备考表不编页码。

4.2.8 第6步,竣工图为三套正本,均为干净新图加盖鲜章之正本。文字性竣工档案制作一正一副。非主体工程竣工档案制作一正(竣工图两套正本)。需要移交地方档案部门的竣工档案要在原要求上多制作一套正本(含竣工图)。机组安装工程的竣工图,各机组要分别制作一套完整的竣工图。

制作副本之前,务必要将正本提交监理和档案室审查合格。

4.2.9 第7步,主体工程项目竣工档案副本都要加盖红章。若副本为盖章后的复印件,则补盖红章于原章旁,不要覆盖原章。竣工图章要盖在图框上方空白处,其次是图框附近其他空白处,再次是图面范围内的其他空白处。实在没有空白处可以盖在图纸背面与图框所对应的位置。

凡散装的文件要在每件首页的右下方加盖档号章(竣工图加盖在图框上方空白处),格式如下:

(长5CM,高2CM;字体为四号宋体加粗;边框为1磅。)

档号章用碳素墨水或黑色中性笔填写,序号为三位数,如001。若页面颜色过深或纸张太光滑,致使档号章盖上后不明显或着色不牢固,可用白色标签纸粘贴在档号章位置,再将档号章加盖在标签纸上。

4.2.10 第8步,扫描原件一定要在仔细检查、确保每份文件的签字盖章及页码全部完备之后再进行。电子版按照彭水水电站《电子文件归档与整理规范》要求制作。数码相机拍摄的照片,要调整好亮度和色调,保证照片的清晰度,并为每张照片编号,著录详细的注释,包括拍摄时间、地点、事件、主要人物、拍摄者等信息。照片要编制照片总说明。关于照片的制作按照彭水水电站《非纸制载体档案资料管理办法》的要求进行。

4.2.11 第9步,装订正本和刻录光盘之前,务必要将电子版提交监理和档案室审查合格。正式档案盒采用彭水水电站专用档案盒。照片要用专业打印机和优质相纸打印(彩色、五寸),装于照片档案专用盒里归档。

4.2.12 第10步,编辑好的脊背务必要提交监理和档案室审查合格后方可打印。脊背中案卷题名与案卷封面中的案卷题名须一致,但鉴于脊背空间有限,往往存在文字比较拥挤的情况,因此案卷题名中起头四个字“重庆乌江”在脊背中省略。

4.2.13 第11步,粘贴脊背之前要裁切打印好的脊背。裁切时要从脊背的两条边框线向内多裁2毫米,以避免粘贴后两侧边缘外翘。粘贴脊背时,脊背条下边线对准档案盒脊背位置的红线向上粘贴。粘贴脊背要做到“正、平、牢”,胶水要刷满,不能有空鼓和褶皱,更不能歪斜易掉。

5 档案案卷格式

5.1 案卷封面

5.1.1 案卷封面采用案卷内封面的形式,采用A4牛皮纸(70g以上),格式见附表2,页边距:上2.8cm、下2.8cm、左3.0cm、右2.5cm。请不要随意改动格式中的字体和间距等参数。

5.1.2 案卷题名,应简明、准确揭示卷内文件的内容。案卷题名的组成结构是:重庆乌江彭水水电站+单位工程名称+分部工程名称(或具体施工部位)+文件内容。

5.1.3 立卷单位,应填写文件立卷单位的全称;

5.1.4 起止日期,应填写卷内文件形成的起止日期;

5.1.5 保管期限,依据《彭水水电站基建工程档案归档范围和保管期限表》填写保管期限;

5.1.6 密级,留空不填,由档案室填写;

5.1.7 档号,分为三段,组成结构为:“梯级+机组”-“分类号”-“案卷号”。第一段,梯级是10,机组分为00(公用部分)、01(1#机组)、……05(5#机组);第二段,分类号为《中国大唐集团公司水电企业档案分类表(6-9大类)(试行)》中的第四级类目,如8030;第三段,案卷号为第四级类目下的流水号,三位数表示。通常,立卷单位在凡需填写档号的地方,暂用铅笔填写(第一、二段可以确定,第三段案卷号可从001开始自编号);移交后由档案室统一正式填写。

5.1.8 印刷成册自成一卷的印刷品,也要编制案卷内封面。

5.1.9 案卷封面立卷单位处均要加盖立卷单位公章。

5.2 卷内目录

5.2.1 卷内目录,A4幅面,格式见附表3,页边距:上2.5cm、下2 cm、左2.5cm、右1.5cm。不要随意改动格式中的字体和间距等参数。

5.2.2 序号,应用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序,一个文件一个号;

5.2.3 文件编号,应填写文件文号或图样的图号;

5.2.4 责任者,应填写文件形成部门或主要责任单位全称或规范简称;

5.2.5 文件题名,应填写文件标题全称。若文件无标题,或原标题不能完全揭示文件内容的,要自拟标题,用中括号“[]”把标题所有文字括起来。

5.2.6 日期,应填写文件形成日期或最终生效日期。日期以8位阿拉伯数字标注,填写时省略汉字“年”、“月”、“日”,如200

6.02.18 。

5.2.7 页号,应填写每份文件首页上标注的页号,最后一份文件填写首尾页的页号,用“-”连接,如23-30。

5.2.8 备注,填写需要特别说明的事宜,例如在多处归档的情况下,在复印件的备注一栏写明其原件所在档号。

5.2.9印刷成册的科技文件材料,自成一卷的,也要编制卷内目录,将整册文件视作一件进行著录。此类文件本身自带页码的,不必重新编写页码;若页码不全的,要接着自带页码续编。

5.3 卷内备考表

5.3.1 卷内备考表,采用A4牛皮纸(70g以上),格式见附表4,页边距:上2.5cm、下2.5cm、左2.5cm、右1.5cm。不要随意改动格式中的字体和间距等参数。

5.3.2卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数,说明组卷情况,如立卷人、检查人、立卷时间等。

5.3.3 竣工图卷的卷内备考表说明一栏中要注明该卷文字材料和图纸各多少页(张)。格式为“本卷保管文字材料XX页,图纸XX张。”

5.3.4 印刷成册自成一卷的,其备考表中的总页数包括原封面、目录及扉页、插页等有字页面。同时,在此类案卷最后一页页码旁边要用铅笔写上总页数。

5.3.5卷内备考表排列在卷内文件之后。

5.3.6互见号应填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案的档号,并注明其载体形式(比如照片档案)。

5.4 案卷脊背

5.4.1案卷脊背根据宽度不同,分为2cm、3cm、4cm、5cm、6cm五种,采用70g以上浅色牛皮纸。格式见附表5,案卷题名内容的行距采用固定值29磅,当2cm的脊背打3列文字的时候,行距为固定值19磅。不要随意改动格式中的字体和列宽等参数。

5.4.2 为便于剪裁,案卷脊背两侧有边框线,但裁切时要将边框线裁掉,且要向内多裁2毫米。

5.5 装订要求

5.5.1 采用整卷装订与散装两种形式;散装分为单份文件装订和不装订两种情况。

5.5.2 基建类文字档案均采用整卷装订。整卷装订即按照案卷封面-卷内目录-档案本体-卷内备考表的顺序排列并装订成一本书的样式(备考表有字面要朝里)。

5.5.3 设备类档案采用整卷装订与散装并用的方式。当卷内多是大小不一的合格证、说明书时,可用散装方式,便于保管和利用;当卷内基本上是A4幅面的文字材料时,可采用整卷装订。

5.5.4 图纸不装订。自成一卷的图册,保持原来装订形式,不必拆散。

5.2.5与图纸同卷的文字档案(例如设计变更通知单)采用单份文件装订的方式。

5.2.6 散装的案卷,要将案卷内封面、卷内目录、备考表装订起来,即“小三页”形式,置于卷内文件之前。

5.5.7 不论是整卷装订还是单份文件装订,均采用三孔一线装订,装订线长度为18厘米,装订结实、整齐、美观。不得使用金属物或塑料夹装订。单份文件所含页数少于5页(单面有字)时,可采用胶水粘贴代替线装。

5.5.8 线装之后的案卷均要包边。设备随机资料考虑到经常复制利用的需要,在未制作副本和扫描电子版之前,可暂时不用包边。

5.5.9 装订时做到左下齐,无倒页,不漏订。

5.5.10 印刷成册、自成一卷的印刷品,不用拆散重新装订,保持原来装订形式即可。此类案卷

属于散装,要制作“小三页”(如施工管理工作报告、测量专题报告等)。

6 附则

6.1本规范由重庆大唐国际彭水水电开发有限公司工程管理部档案室负责解释。

6.2 本规范自发布之日起执行。

附表1:档案移交目录

档案移交目录年度(或项目):

移交单位:接收单位:移交人:接收人:

附表3:卷内目录

卷内目录

保管期限:长期案卷号:档号:1000-8400-001

附表4:卷内备考表

卷内备考表互见号:2000-840-01(照片档案)

附表5:案卷脊背(2cm、3cm、4cm)

案卷脊背(5cm、6cm)

附表6:

彭水水电站基建工程档案归档范围及保管期限表

《建设工程文件归档整理规范》

1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。 说明:1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外,尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》(GB/10609.3-89)等规范的规定。 电子文件和声像档案的归档整理,按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程(single project) 具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件(seedtime document of a construction project) 开程开工以前,在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件(constructing document)

档案整理标准和要求

档案整理标准和要求 1、文书档案:《归档文件整理标准》 (DB12/T127-2001)。 (1)归档范围:按照本单位《文件材料归档范围和文书档案保管期限表》,主要收集反映本单位主要职能活动形成的文件,上级或其他单位发来的文件,无重要参考利用价值的不归档。 (2)保管期限:按照国家档案局8号令要求,2007年后(包括2007年),保管期限为永久、30年、10年。 (3)整理:归档文件以每份文件为一件,请示、批复等有逻辑关联性的若干文件应分开,各为一件,集中排列。永久、30年应去除金属物,使用棉线或不锈钢钉装订。 归档章一般盖在归档文件的首页上端空白处,如文件首页确无盖章位置或重要文件须保持原貌的,也可在首页前另附纸填写文件题名后加盖归档章。填写归档章的项目可盖章也可手写。字迹材料应符合档案保护要求的碳素墨水、蓝黑墨水、印泥油、原子印油等,不可使用铅笔、圆珠笔。 将整理好的归档文件装盒,盒首放置归档文件目录,盒底放置备考表,并填写备考表项目。档案盒盒脊、封面项目填写齐全,应刻章并使用红色印油加盖,不可手写。 (4)计算机录入:将整理好的归档文件逐件录入档案管

理系统,做到文件级目录计算机检索。 2、会计档案:财政部、国家档案局《关于印发〈会计档案管理办法〉的通知》(财会字〔1998〕32号)。 (1)分类和保管期限:会计档案分为会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类共四类。其中: 会计凭证类包括:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证(15年) 会计账簿类包括:现金日记帐、银行存款日记账(25年 总账、各类明细账(15年)财务报告类包括:月报、季报(5年)年报(永久) 其他类包括:会计移交清册(15年) 会计档案保管清册、会计档案销毁清册(永久)(2)组卷:会计凭证要求凭证封面项目填写齐全,签署完整,装订整齐,包角,加盖骑缝章。会计账簿要求实行电算化单位统一打印装订成册,加封皮,编制卷内目录。会计报表中年报要求去除金属物,装订成册,加封皮。 (3)装盒:采用会计档案专用档案盒,盒脊、盒封面项目填写齐全规范(不可手写,需购置(刻)章加盖,红色)。每卷填写备考表,签署完备。 (4)排列和编号:按照类别——年度排列。即案卷按凭证、账簿、财务报告、其他四类分开,再按时间顺序编制大流水号。

归档文件整理标准

归档文件整理标准 (天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布,2001年6月5日起实施) 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义 本标准采用下列定义: 2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的,办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件,或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则 遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上,归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌;从个体上,一份文件,一个事由其内容完整无缺;已破损的文件予以托裱、修复;应永久、长期保存的文件,用易于褪变材料书写的,要予以复制,复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类,并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的,按保管期限——年度——机构分类方法;内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的,采取保管期限——年度——问题分类方法;单位规模小,年度形成归档文件数量少的,经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意,可采取保管期限——年度分类方法;一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类 将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度:请示与批复等来往文件,归入文件的批复(有结果)年度;跨年度形成的文件材料,如专项工作、专案、多年的统计表,归入事项的办结年度;会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类

建设项目文件归档要求及档案整理规范

建设项目文件归档要求及档案整理规范 、项目文件形成的质量控制 建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的,是项目建设的真实记录,是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式,项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求,把项目建档工作作 为项目建设的重要组成部分,列入建设计划,明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此,参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。 一)建设单位文件的质量控制 1、建设单位的职责 建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。 2、建设单位的任务 (1)明确项目档案工作计划。 (2)建立档案工作网络,明确各岗位任务。 (3) 规范做法,打好基础。 (4) 申报登记,接受监督 (二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范,对竣工档案的内在 质量有着密切联系。 如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰,就很难保证竣工图的字迹线 条清晰;如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容 ( 题名) ,将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此,设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时,应明确形成文件的内在质量和外在质量要求,把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量,尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名;规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业,同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号,变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的,事后要补发原件;口头变更的要及时形成文件发往有

档案编制要求及管理办法

档案资料编制要求及管理办法 为了加强项目档案资料管理工作,规范项目资料、文件保管程序,保证各类档案资料的完整性,避免后期竣工资料的返工,结合《贵阳市城市轨道交通工程竣工档案验收移交细则》及《贵阳市城市轨道交通有限公司声像档案管理细则》的相关规定,特制定资料编制要求及管理办法。 一、纸质文件归档要求 (一)归档文件的内容及其深度应符合国家现行有关工程勘测、设计、监理、施工等方面技术标准的规定。 (二)归档文件应为原件,应真实、准确、完整,与轨道交通工程实际相符合。 (三)归档文件字迹清楚,图样清晰,图表整洁,盖章规范,图章完整清晰,负有责任的各方签署手续完备(签名、盖章)。 1.签字人:技术负责人、质检员签字一栏必须是投标技术负责人及持证质检员签字,若有人员变更,则以变更通知下发之日起的相关文件由变更确认的人员签字。 2.盖章:必须是中标单位公章。 (四)归档文件中文字书写应符合国家用字规范,采用国家颁布实施的简化汉字,图表的绘制应符合国家制图标准的规定。 (五)归档文件中文字材料幅面尺寸宜为A4 幅面(297mm×210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。 (六)竣工文件材料使用的纸张、照片、光盘等记录材料和载体材料

必须质量优良,耐久性强。 (七)归档的竣工图必须为新蓝图。 (八)对破损的文件、图纸应进行托裱,使用无粮浆糊,不得使用胶纸带粘贴。 (九)工程文件应采用能够长期保存耐久性强的书写材料,如碳素中性笔,不得使用易褪色的书写材料,如圆珠笔、铅笔、复写纸等。 二、归档文件字体与页边距要求 (一)归档文件字体、字号要求 (二)表格页边距要求 纵向左边距、横向上边距必须保证2.5cm的装订线,其它三边尽量满足要求。(表格页边距已经调整好) (三)签名 必须由本人签名,签名字迹必须工整、清晰,不可艺术话。 三、工程变更依据性文件质量要求 (一)施工单位施工过程中发现设计文件和图纸有差错的应当及时提

(完整word版)建设工程文件归档整理规范

建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 2002-01-01 发布2002-05-01 实施 (中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联合发布) 1总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。 2术语 2.0.1建设工程项目(c o n s t r u c t i o n p r o j e c t) 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(s i n g l e p r o j e c t) 具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(s u b p r o j e c t) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(c o n s t r u c t i o n p r o j e c t d o c u m e n t) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。

2.0.5工程准备阶段文件(s e e d t i m e d o c u m e n t o f a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t) 工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(p r o j e c t m a n a g e m e n t d o c u m e n t) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(c o n s t r u c t i n g d o c u m e n t) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(a s-b u i l d d r a w i n g) 工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(h a n d i n g o v e r d o c u m e n t) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(p r o j e c t a r c h i v e) 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,也可简称工程档案。 2.0.11案卷(f i l e) 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷(f i l i n g) 按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷。 2.0.13归档(p u t t i n g i n t o r e c o r d) 文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构。 3基本规定 3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行下列职责: 1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求;

建设工程文件归档整理规范

1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)

档案立卷及整理规范

档案立卷及整理规范 一、卷内文件排列 (一)不同年度的文件不得放在一起立卷,即卷内文件不允许跨年度立卷;跨年度的请示与批复,放在批复年立卷,没有批复的放在请示年立卷;跨年度的规划放在第一年度立卷;跨年度的总结放在最后一年度立卷;跨年度的会议文件放在会议开幕年立卷;非诉讼案件放在结案年立卷; (二)卷内文件按其形成时间顺序排列。首先按月份顺序排列,同一月的文件按日期的先后顺序排列; (三)文件的批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;定稿在前、草稿在后;转发件在前、原件在后;结论性材料在前、依据材料在后。 二、卷内文件编号 (一)卷内文件应在有文字或图表的每页材料正面的右下角、背面的左下角编写页号,空白页不编号; (二)卷内文件材料要拆除金属物,对破损文件材料应按裱糊技术要求托裱,装订线外有字迹的要加边托裱,有园珠笔、复写纸复写的材料应复制,连同复制件一并订入卷内,原件在前,复制件在后。 三、卷内文件目录的编制 (一)顺序号:卷内文件依其排列先后填写序号,一件一号; (二)文号:填写文件制发机关的发文字号,要写完全; (三)责任者:填写制成文件的单位名称,要写全称; (四)题名:一般照实抄录,原文标题过于简单,不能反映内容的,应在标题后用括号标注文件提要。例:一份五一放假通知,原文题为“通知”,应在标题后注为[关于五一放假的通知],没有标题的文件,可依内容自拟标题外加[]。 (五)文件日期:填写文件的制发日期,没有日期的文件应考证清楚后填写; (六)所在页号:填写每份文件的首页号,最后一份文件填写起止页号; (七)备注:对卷内文件变化做必要说明。 四、卷内备考表的编制 (一)本卷情况说明:填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况; (二)立卷人:完成立卷后由立卷者签名; (三)检查人:由案卷质量审核者签名; (四)立卷时间:由本单位主管档案负责人签名; (五)备考表附于卷尾。 五、案卷标题的拟定:案卷标题一般由作者、问题、文种组成。标题简练, 概括准确 六、案卷的装订: 用线绳在左侧三孔装订,中侧和下边要取齐,结头在背面,装订要结实、整齐、美观。不掉页,不压文件字迹,不损坏文件,不妨碍阅读

工程施工竣工资料整理归档管理办法

关于加强竣工资料归档管理的通知 各项目监理部: 为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范,各项目监理部在整编工程竣工资料过程中,要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真,确保质量,保证上交的工程竣工资料规范、合理,否则,竣工验收资料不合格公司将不予接收,并作为年底考核的内容。 附件:《工程竣工资料整理归档管理办法》 银川夯实工程咨询有限公司 二0一三年一月八日

工程竣工资料整理归档管理办法. 工程档案资料是工程建设的重要组成部分,是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据,也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作,做好工程竣工验收工作,依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000)、《建设工程文件归档整理规范》 (GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》(DB64/266-2010)及公司管理手册、程序文件、质量记录等,特制定本办法。 一、工程监理文件的收集整理和归档 1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段:项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。 2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件(包括电子版)均应收集齐全,整理立卷后归档。 3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。 4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整

项目档案归档文件整理规则

沈阳市项目档案归档文件整理规则 一、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点,保持卷内文件的有机联系;分类科学、组卷合理;法律性文件手续齐备,符合档案管理要求。 二、立卷方法 (一)项目前期文件单独组卷 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 (二)施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开(竣)工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章,作为竣工图。 ③利用施工图更改,应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的,如

果图纸不在同一卷册的,应将复印件附在有关卷册中,或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折;不规范成册的图幅应统一折叠,折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚,不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥,盖在标题栏附近的空白处(竣工图章见附件)。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料,尽量分别组卷。 (三)监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 (四)声像档案单独组卷 声像档案包括:开工前的原址原貌;基础工程;主体工程;开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像;工程质量中间检查验收情况的照片、录像;正式竣工验收情况的照片、录像;工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 (一)项目前期文件(由项目办或工程科收集组卷) 1、立项批复

归档文件整理细则

归档文件整理细则 一、目的 为统一档案归档整理标准,做到文件收集齐全,分类合理,规范编号,同时便于保管和利用,特制订本细则。 二、适用范围 适用于中南置地集团各中心(部门)、战区(项目)公司及各专业公司的档案管理工作。 三、术语定义 1、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的应作为实体(电子)档案保存的各种文件材料。 2、件:归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件,原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件);报表、名册、图册等一册(本)为一件;来文与复文、请示与批复同一年度的为一件,不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置);没有批复的重要请示可视为一件;营销项目续销类文件一户材料为一件。 3、全宗号 为方便档案管理工作,本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号,不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号,战区的档案以全宗号进行区分;公司对各级公司设立了统一的全宗代码(详见附件三),不得随意修改。 4、分类号 分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征,使之有序排列的一种编码,是档号的重要组成部分。 5、项目代码 项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目(含合作项目),为此项目编制的代码即为项目代码。 6、案卷号 同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中,一盒即为一个案卷(法律诉讼文件应按照相关性进行组卷);案卷按照有序排列所形成的顺序号,即为案卷号。 7、件号 件号即案卷内文件顺序号,反映文件在该卷的位置,第一卷内的文件件号从1 开始编写,之后的文件件号按顺序编写。 8、档号 档案编号,简称档号,是以字符形式赋予文件实体的一组代码,通常用于反映文件排列顺序。本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。

建设工程文件归档整理规范

建设工程文件归档整理规范 一、工程文件的归档范围及质量要求 (一)工程文件的归档范围 1、对于工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要工程和现状、具有保存价值的各种载体的文件,均应收集齐全,整理立卷后归档。(二)归档文件的质量要求 1、归档的工程文件应是原件。 2、工程文件的内容及其深度必须符合归家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。 3、工程文件的内容必须真实、准确,于工程实际相符合。 4、工程文件应采用耐久性强的书写材料,如碳素墨水、蓝黑墨水,不得使用易褪色的书写材料,如:红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。 5、工程文件应字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字盖章手续完备。 6、工程文件中文字材料幅面尺寸规格应为A4幅面(297mm*210mm)。图纸宜采用国家标准图幅。 7、工程文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。图纸一般采用蓝晒图,竣工图应是新蓝图。计算机出图必须清晰,不得使用计算机出图的复印件。 8、所有的竣工图均应加盖竣工图章和审图中心审图专用章。

(1)竣工图章的基本内容应包含:“竣工图”字样、施工单位、变更人、审核人、技术负责人、编著日期、监理单位、现场监理、总监。(2)竣工图章的尺寸应为:50mm*80mm. (3)竣工图章应使用不易褪色的红印泥,应盖在图标栏上方空白处。 9、利用施工图改绘竣工图,必须标明变更修改依据;凡施工图结构、工艺、平面布置等有重大改变,后变更部分超过图面1/3的,应当重新绘制竣工图。 10、不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面,图标栏露在外面。 二、工程文件的立卷 (一)立卷的原则和方法 1、立卷应遵循工程文件的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。 2、一个建设工程有多个单位工程组成时,工程文件应按单位工程组卷。

水利工程资料整理归档要求

. 水利工程及小型农田工程竣工资料整理要求要求管、档案理一。、资料装订时,应保证卷皮与页面资料下口整齐,采取三孔一线的装订方法,孔距7cm1注意装订时装订线不得将字迹压住。,。若超过2cm纸,装订厚度一般在0.5-1.5cm,最厚不得超过2cm 2、资料用纸统一为A4可分多本装订,但需标出能够说明该资料是一体的标志。、各类资料必须有封面(卷皮),资料内红印章,目录,页面要有页码,页底要有备考 3表。、资料整理成册后,必须是有档案盒、卷皮、卷内目录、页面资料、页码、卷内备考表, 4应该签字的地方,必须签字到位,无遗漏、印章加盖到位。、施工单位应负责向建设单位提交竣工资料原件一份,复印件二份,同时应加盖印章。5 进行资料移交时,施工单位应提供完整的资料清单供建设单位、档案室查阅(资料归档总目、分卷归档目录)。 料单位资A、施工工程施工开工卷(第一卷)一、、卷内目录 1、进场通知 2、合同项目开工令; 3、合同项目开工申请;4 、现场组织机构及主要人员报审表;5 )此为一个项目工程内多个单位工程用 6、单位工程开工令;()7 、单位工程开工申请;(同上、施工设备进场报验单; 8、施工放样报验单; 9 10、工程技术要求与图纸会审纪要、技术交底(包括设计交底); 、成立项目经理部的通知及一些其它资料(如各种通知等); 11 二、工程方案及报批文件(第二卷)、施工组织设计,施工计划、方案、措施(含施工单位相应的报验资料); 1、质量、安全、保证体系、岗位职责、安全措施、防汛度汛预案等; 2三、原材料及构件(第三卷))。、材料检验报告( 1含出厂合格证、质量复验报告四、工程施工技术卷(第四卷)、施工单位营业执照,资质; 1. 范文. 、停工报告、停工令、返工处理报告、复工令; 2、业主、监理、质量监督单位来文及通知;3五、设计变更、联系单(第五卷)、设计变更; 1、业务联系单等; 2六、施工定位(第六卷)、水准点、导线点、基准线等; 1七、基础处理(第七卷)、桩基记录; 1、地基验槽记录;2 八、施工日记、大事记(第八卷)、施工日记、大事记; 1 九、隐蔽验收(第九卷)、隐蔽验收记录; 1 十、各类工程记录(第十卷)、事故处理报告;1 、测试;2 、位移3 、工程建设有关会议记录等;4 十一、工程质量检查、评定(第十一卷))、分部工程质量评定资料(按项目划分,多少盒就多少卷 1十二、技术总结、预、决算(第十二卷)、总结; 1、预、决算;2 十三、交工验收(第十三卷)、验收记录证明;1 十四、竣工报告(第十四卷)、竣工报告、竣工验收报告(申验请示);1

档案整理及分类标准

For personal use only in study and research; not for commercial use 我们公司档案分为文书档案、基建工程档案、人事档案三种类型: 1 公司设立、变更的申请、审批、登记等方面的文件材料; 2 公司股东会、董事会、监事会形成的文件材料; 3 财务、会计及其管理方面的文件材料; 4 劳动工资、人事、技术职称审批、奖惩、法律事务管理方面的文件材料; 5 经营管理方面的文件材料; 6 仪器、设备方面的文件材料; 7 基本建设、工程设计、施工方面的文件材料; 8声像制品资料。包括企业及下属各部门在其经营活动或政治、文件娱乐活动中,以及在外学习、考察时或外部门提供的,以声像形式记录下来的各种资料。 9 本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复。 10电子文件:指在数字设备及环境中生成,以数码形式记录于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的文件。 11其它具有利用和保存价值的文件材料。 (一)整理单位: 件:即归档文件的整理单位。一般以每份文为一件,文件正本与定稿为一件,正文与附件为一件,原件与复制件为一件,转发文与被转发文为一件,报表、名册、图册等一册(本)为一件,来文与复文各为一件。 对“件”和“为一件”的确定,原则上,整理单位应为“自然件”,即单份文件,一般以每

人文件为一件。 但根据实际情况,还有以下一些原则: 1、会议文件的确定:按内容(问题)分别确定为件。 2、会议记录:以会议种类各为一件,如党组会议记录、行政会议记录等等。 3、调查处理事项:一文一件 4、信息简报:每期为一件 5、请示与批复各为一件(四川省规定) 6、文件正本与不同稿本:正本与定稿为一件,但定稿过厚不易装订的,也可单独作为一件;重要文件(如法律法规等)须保留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件。 7、正文与附件:一般来说,正文与附件为一件;如果附件数量较多或者太厚不易装订时,也可各为一件。 8、正文与与文件处理单:应与文件作为一件。 9、原件与复制件:复制件与原件作为一件。 10、转发文与被转发文:应作为一件。 11、报表、名册、图册等:按其本来的装订方式。一册(本)作为一件。 12、来文与复文:分别为一件。 (二)文件修整(略) 1、修裱破损文件

建设工程档案归档整理规范

建设工程档案归档整理规范 第一章建设工程文件归档的基本职责 一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行下列职责: (一)在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求; (二)收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并进行立卷归档; (三)负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作;也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作; (四)收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案; (五)在组织工程竣工验收前,应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收;未取得工程档案验收认可文件,不得组织工程竣工验收; (六)对列入城建档案馆接收范围的工程,工程竣工验收后3个月内,向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 四、建设工程项目实行总承包的,总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案,并应及时向建设单位移交;各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的,各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件,并应及时向建设单位移交。 五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前,应对工程档案进行预验收,验收合格后,须出具工程档案认可文件。

管理制度-国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规

《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 目录 1范围 2规范性引用文件 3术语和定义 4总则 5项目文件的收集 6项目竣工文件的编制 7项目文件的整理与归档 8项目档案的整理与移交 时间: 20XX-06-04 15:22:59 DA/T28—20XX 1范围 本标准规定了国家重大建设项目(工程)(以下简称项目)文件归档与档案整理的要求和方法。本标准适用国家重大建设项目的新建、扩建、改建和技术改造等项目的竣工文件编制、档案整理及竣工档案验收.其他建设项目可参照本标准. 2规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款.凡是注日期的引用文件,其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本标准.然而.鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件.其最新版本适用予本标准。 GB/T10609.3技术用图复制图的折叠方法 档发字[1997]20号国家档案局《城市建设档案归属与流向暂行办法》 3术语和定义 下列术语和定义适用于本标准. 3.1 建设项目construction project 指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在 经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位. 3.2 单项工程unit of project 指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工,建成后可以独立发挥生产能力或工 程效益的工程. 3.3 单位工程subunit of project 指具有独立设计文件、可独立组织施工.但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的 工程. 3.4 项目文件records of project 指建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成 的文字、图表、声像等形式的全部文件.包括项目前期文件、项目竣工文件和项目竣工验收文件等. 3.5

建设工程文件归档整理规范

涉及国家省相关法律法规摘录 一、中华人民共和国刑法修正案(八) 《中华人民共和国刑法修正案(八)》已由中华人民共和国第十一届全国人民代表大会常务委员会第十九次会议 于2011年2月25日通过,现予公布,自2011年5月1日起施行。 四十一、在刑法第二百七十六条后增加一条,作为第二百七十六条之一:“以转移财产、逃匿等方法逃避支付劳动者的劳动报酬或者有能力支付而不支付劳动者的劳动报酬,数额较大,经政府有关部门责令支付仍不支付的,处三年以下有期徒刑或者拘役,并处或者单处罚金;造成严重后果的,处三年以上七年以下有期徒刑,并处罚金。 二、黑龙江省建设工程质量监督管理条例 第二十二条施工单位通过自检认定建设工程项目达到竣工条件的,应当向建设单位提交建设工程竣工报告,同时送交建设工程质量控制资料和建设工程技术资料,并在建设工程竣工验收合格后出具《建设工程质量保修书》。实行监理的工程,工程竣工报告须经总监理工程师签署意见。 三、住房城乡建设部关于印发《房屋建筑和市政基础设施工程竣工验收规定》的通知

建质[2013]171号 第五条工程符合下列要求主可进行竣工验收: (一)完成工程设计和合同约定的各项内容。 (二)施工单位在工程完工后对工程质量进行了检查,确认工程质量符合有关法律、法规和工程建设强制性标准,符合设计文件及合同要求,并提出工程竣工报告。工程竣工报告应经项目经理和施工单位有关负责人审核签字。 (三)对于委托监理的工程项目,监理单位对工程进行了质量评估,具有完整的监理资料,并提出工程质量评估报告。工程质量评估报告应经总监理工程师和监理单位有关负责人审核签字。 (四)勘察、设计单位对勘察、设计文件及施工过程中由设计单位签署的设计变更通知书进行检查,并提出质量检查报告。质量检查报告应经该项目勘察、设计负责人和勘察、设计单位有关负责人审核签字。 (五)有完整的技术档案和施工管理资料。 (六)有工程使用的主要建筑材料、建筑构配件和设备的进场试验报告,以及工程质量检测和功能性试验资料。(七)建设单位已按合同约定支付工程款。 (八)有施工单位签署的工程质量保修书。 (九)对于住宅工程,进行分户验收并验收合格,建设单位按户出具《住宅工程质量分户验收表》。

档案馆档案整理规范及要求(1)

档案馆档案整理规范及要求(1)

郑州市项目档案整理规范及要求 第一部分:总体要求 第二部分:建设工程文件归档范围和保管期限表 第三部分:项目档案分类 第四部分:项目档案整理 第一部分:总体要求 一、国家、省、市关于重点建设项目档案管理的规定 1、郑州市人民政府令第184号:郑州市建设项目竣工验收规定(第五、六、七、十四、十五条) 2、专项验收制度:《重大建设项目档案验收办法》 3、登记制度:《国家重点建设项目档案管理登记办法》 4、通知制度:《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》 二、参建各方档案工作职责 1、工程代建(使用)单位应将监理、勘察、设计、施工等各参建单位的工程文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理,对工程档案的范围、套数、质量、费用、移交时间等提出要求,明确各单位应承担的整理、归档责任。 2、工程代建(使用)单位要对项目档案工作采取有效措施,制定可行的规章制度,实行领导负责制,确定负责领导、部门及档案工作人员,制定可行的规章制度,对工程档案实行统一管理,对参建各单位档案工作实行有效的监督、指导、检查,确保工程档案工作与工程建设同步进行。 3、工程监理单位负责监督、检查工程建设中文件收集、积累和完整、准确、系统情况,审核签认竣工文件;并将自身履行监理职责工作中形成的文件材料经收集、整理向代建(使用)单位移交。 4、勘察、设计单位应按要求将工程建设中自身形成的档案材料经整理后及时向代建单位移交。 5、施工单位形成的档案材料种类多,数量大,应配备专人,对施工各阶段档案材料进行收集,整理,按合同要求将工程档案数量齐备、整理规范,及时向代建(使用)单位移交。 6、参建各单位在档案向代建(使用)单位移交前,要配备档案库房、装具以及采取防火、防盗、防有害生物和温湿度等控制措施,保证档案实体和档案信息的安全。 三、归档的要求 归档:指文件的形成单位完成工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定向有关单位移交。如:代建单位向市档案馆移交整个项目档案,参建各方向代建单位移交监理、勘察、设施、施工档案。 1、归档的文件材料要齐全、完整、准确、系统。 齐全:齐全是对整体而言。对工程档案整体而言,齐全是把整个工程项目档案全部收集起来;对工程参建各方来说,齐全即是把各单位在工程建设中形成的全部文件材料收集起来,即把各单位归档范围内的文件材料全部收集起来。 完整:完整是对个体而言,把一份文件的正件与附件,印件与底稿等,不缺件,不少页地收集起来。 准确:指文件材料是实际情况的真实反映,图物相符,文电一致。

建筑工程文件归档整理规范

建筑工程文件归档整理规范

建筑工程文件归档整理规范 1总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范. 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收.专业工程按有关规定执行. 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定. 2术语 2.0.1建设工程项目 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位.它由一个火若干个具有内在联系的工程所组成. 2.0.2 单位工程 具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分. 2.0.3 分部工程

单位工程中可以独立组织施工的工程. 2.0.4 建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件. 2.0.5 工程准备阶段文件 工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件. 2.0.6 监理文件 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件. 2.0.7 施工文件 施工单位在施工过程中形成的文件. 2.0.8 竣工图 工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样. 2.0.9 竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件. 2.0.10建设档案文件 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,

也可简称工程档案. 2.0.11 案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位. 2.0.12立卷 按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷. 2.0.13 归档 文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构. 3 基本规定 3.0.1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围. 3.0.2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行以下职责: 1 在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签定协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求; 2 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归纳. 3 负责组织、监督、和检查勘察费用、设计、

档案管理工作规范

档案管理工作规范 第一章总则 第一条为加强公司档案管理工作,充分发挥档案在公司生产、科研、管理及经营中的作用,根据《中华人民共和国档案法》和《中华人民共和国档案实施办法》,结合集团档案管理要求,特制订本管理规范。 第二条公司档案是指公司在生产、经营、建设和党、政、工、团等管理活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录,主要包括文书档案、会计档案、基建档案、科研档案、人事档案等实物档案或电子档案。 第三条本工作规范适用于**公司的档案管理工作。 第四条档案采用集中与分散共用,兼职与专职并存的管理模式。以“抓好基础管理“为原则,采取“分散管理,统一制度,集中检查,定期培训”的措施,逐步实现档案管理的规范化、标准化、现代化。 第二章档案管理职责及人员要求 第五条各部门负责各自专业档案的立卷、整理、归档工作,并妥善保管归档档案,具体业务由办公室负责监督、检查和指导,实行归口管理。 第六条办公室负责本公司档案的管理工作,指定专人负责本公司各类文件资料的收集、整理和归档工作,确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用。 第七条各部门应配备兼职档案管理人员。建立档案人员岗位责任制。根据本规范制定本专业管理细则。 1.档案管理人员要求大专以上学历或同等知识水平,具有专业知识。遵纪守法、忠于职守,有高度的责任心和奉献精神。 2.认真贯彻执行集团公司下发的档案管理的各项规定,做好本专业档案的收集、登记、整理、保管、提供利用等工作。 3.加强业务学习,提高自身业务水平,不断更新知识,接受新的档案管理技术,提高解决实际工作中出现问题的能力。 4.做好档案库房内外的清洁卫生和安全防护工作,保持库房的整洁,维护档案的完整、准确、系统和安全的工作。 第三章档案的收集归档

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