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监标人职责

监标人

在开标整个过程中,工作繁忙又无声无息的应该是监标人。就是由于工作性质原因,使得部分人感觉好像这个工作无关紧要,并且认为既然有监督人监督,捎带由监督人看着监个标,也就可以了,不就是个可有可无的活吗。其实“监督人”与“监标人”并不是一个工作范畴,他们有本质的不同。

监督人是由项目所属行业、所属地区的政府行政主管部门的监督机构派员对整个开标、评标过程进行监督的那个“人员”,他所监督的是您的开标、评标过程是否符合法律法规要求,他的工作是监察有无违法违规行为以及发现违法违规行为及时阻止和妥善处理,他的工作性质是执法,工作内容是监督,而不是监标。例如建设行政主管部门在各地的“招标投标管理办公室”(简称:招标办),负责监督房屋和市政工程建设项目的招标投标全过程(含开标现场派员监督)。而具体与操作项目有关的事情以及如下监标人的工作,人家监督人是不参与或干预的。所以,这两个在开标现场都出现的人员虽然只有一字之差,却是不同的两份工作。当然,监督人个人自愿担任监标人工作,减轻点代理机构的工作压力,减少点代理机构人员配备,又另当别论。

监标人一般由招标代理机构工作人员担任,他需要负责对开标、唱标的文件进行初步审核,对开标、唱标准确度进行检查。其中包括:

1、协助监督人对投标人资格进行审查登记。

现场验证是一个认真细致的工作,在开标现场主持人即使主持的再紧凑,这个过程也往往会显得很拖拉,这就对监标人提出一个业务能力的要求,要求监标人平时一定要对需验证件十分熟悉,其中包括证书的发证机关、证书印制的摸样、有效的期限等,还有个人的职称、执业、职业、上岗证书等,对照事先做好的“符合性检查表”中所含的有关证书是那些都要提前做到心中有数,该看的地方一定不能落下并做好登记。当然,有些证书可以开完标后检查核对。但招标文件中要求现场检验的证书,一定要提前做好准备,不要等到监督人提出问题时,自己还不清楚而陷入被动局面。

2、对密封合格的投标文件进行拆封和整理。

这个小活也经常会出现问题,扯坏唱标单(开标一览表,以下统称“唱标单”)的事情大概每个招标代理公司都有过吧。

3、按唱标顺序分好唱标单。

按投标顺序或投标逆顺序摞好,并分好标段后分发。例如:给唱标员一套、监督人一套、记录人一套。

4、对唱标单的合法性进行检查。

检查唱标单上投标人名称、印鉴等是否符合招标文件要求。

5、查看报价小数点位置,按招标文件要求负责统一按个位或万位数为唱标员做好标记。有时有投标人就是不按您给的格式添,就会出现有的写多少多少元,有的就填多少多少万元。这里监标人应做好标记,给唱标员提供方便。

6、查看报价中大小写是否一致。

如果发现大小写错误时,监标人负责及时告知监督人和主持人,在唱标前应进行澄清。唱标后才澄清大小写是极易产生误解的。虽然通常是以大写为准,但一定要投标人代表在大写处签字。如果分项报价之和与小写一致时,在唱标前澄清即使按小写确认也是可以的,但唱标

后再要求确认就不同了,知道了别家报价,别管按哪个确认都会让人产生误解,所以,不能等唱完别人的标了才来确认报价,唱完一家也不妥。

7、对招标文件中明确可以有备选方案的应查看有无备选方案。

报了两个方案的报价又不注明哪个是备选方案,也是投标人的投标策略。监标人如果没有提前发现,唱标后才由投标人来澄清是很被动的。投标人已经知道了别家的报价再确认哪个是备选方案,就又给了投标人一次投机的机会。监标人一定熟悉招标文件,提前查看哪家提交并注明,而哪家没有。对于不注明的一定提前告知监督人和主持人,要求投标人代表唱标前确定并注明才妥当。这个问题如果留到评标时确认是会发生问题的。当然,方案的确定没有问题,评标委员会会分清楚那个为“主”那个为“备”,可是报价的不确定却极有可能引起歧义甚至投诉。

8、有价格折扣的,应提前告知唱标人。

价格优惠或折扣价是投标人决策者在投标截止前最后给出的,这时投标文件都已经密封完成,投标人会重新封一个折扣价在投标截止前递交,一般投标人会单独密封在一个信封内,这个单独的信封在标段多时就容易出现问题。这个折扣信封如果监标人没有注意到或一忙忘记了,开标时落下是很麻烦的,会给评标带来很多问题。往往您没看到就没有在开标现场公开唱出,未宣读的投标价格评标时又不予承认。这里又给了投标人一个机会,即:如果唱出的投标价格各投标人普遍低时,有折扣的投标人会要求澄清,当然也就没有任何问题了,现场确认一下即可。如果价格已经最低或按报价得分已经比较高时(投标人的报价分有时比代理机构算的还快),投标人乐得您不唱,我也不要求澄清。中标价如果按折扣价,您又没有公开唱,签订合同时中标人不会按没有唱出的折扣价签;如果不按折扣,业主又多花钱,这个属于夹生饭,很难吃的。

9、负责审核唱标员所唱内容的准确性。

及时对唱标员的唱标错误进行纠正,如数字、付款响应、交货期、交货地点等。尤其注意边角旮旯里是否有需要公开唱出的东西,不能落下。

10、随时帮助唱标员确定唱标内容。

有时投标人没有按照招标文件给出的格式或要求填写唱标单,或干脆就是添的“自由散漫”,虽然招标活动已经是大家十分熟悉的,但是不按要求填写的还是大有人在。碰到的最离谱的竟然有将监理大纲主要内容写入唱标单的。还有有的唱了单台设备价,有的只有总价,唱的不统一投标人也会提出异议。遇到类似情况时,提前帮助唱标员确定唱标内容,统一到招标文件的要求上来是监标人的职责,以防延误开标时间,还给其他人造成误解。

11、有问题随时与监督人协商。

在开标过程中发生的任何事情,一定要与监督人协商,依据法律法规规定及时作出处理意见。监标人可以给监督人提出自己的建议,但一定要有依据,不能自以为是,更不能一问三不知。

在开标时,监标人一般由招标代理机构负责分项目的项目经理担任。项目经理比较了解项目情况,做这个重要工作就能得心应手些。有的招标代理机构项目经理在开标现场要担任主持工作,那么,监标人一定要选一个工作能力较强的人担任。其实,大家总结时回忆一下,每次开标现场发生问题引起的投诉,都多多少少与监标人有关,往往是因为监标人经验不足,没有及时察觉而埋下了隐患,而处理这些隐患是很麻烦的事情,所以,将问题提前预防才是

关键。

总之,监标人是一个很关键的角色,必须要有认真负责的工作作风和迅速反应能力,要将项目情况吃透,提前做好准备,要与主持人、监督人、唱标员、记录人串通好,别管您认为自己平时工作有多么的努力、多么的能干,但是在您当监标人时临场的表现是在大家眼皮底下,工作的毫无头绪、没有章法,将唱标单捋过来、捋过去的炒菜一样,这时您所表现出的能力怎样,在现场的人一眼就能看出,如果再出现证书不认识,协助监督人的工作做的一塌糊涂就更加的说不过去。所以,监标人既要为公司为业主为项目负好法律责任,又要给记录人、唱标人提供方便服好务,还要协助监督人工作,并不是马马虎虎任谁都能胜任的。只有通过不断努力,做好充分准备,才能做好这个现场的本职工作。