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私车公用管理规定

私车公用管理规定

1 目的

为提高办事效率,充分利用私车资源,减少车辆费用支出,保证行车安全,本着人性化的管理原则,对私车公用的情况给予一定的费用补偿,特制定本规定。

2 适用范围

本规定适用于公司本部、各事业部、全资子公司及实施管理控制的控股子公司(以下简称“子公司/事业部”)。

3 管理职责

3.1 办公室负责私车公用出车资格的核查、登记等管理工作;

3.2 财务部负责私车公用补贴的核查、报销工作。

4出车资格

享受补贴的员工需要同时满足以下资格,方可出车:

4.1 取得有效驾驶执照一年以上,年检合格,熟练驾驶且无严重违章记录者;

4.2 所用车辆车况良好,年检合格,上全险,且在有效期内;

4.3因公务外出,且按公司规定,经相关领导批准,并核查登记的私人车辆。

5出车申请

5.1因公务外出,应首先向办公室(或综合部)申请使用公司的公务车辆,在公司公务车辆无法提供出车服务时,可申请私车公用。

5.2 员工须先填写《私车公用申请表》,后附《驾驶证》、《行驶证》复印件,由申请部门领导审核、分管领导批准,交办公室(或综合部)核查出车资格后,方可出车,《私车公用申请表》返还申请人,转交申请部门统一保管。

5.3 办公室(或综合部)指定专人将出车信息登记在《私车公用出车记录汇总表》中备案。

5.4 因公务紧急等特殊情况,可先电话申请部门经理,经分管领导电话准予后,可先出车,后补办出车申请,出车资格符合公司要求的,可给予报销。

6 费用报销

6.1 所有私车公用的申请及费用审核均需要报办公室(或综合部)备查。

6.2 报销程序:

6.2.1员工即时填写《报销单》,相关票据粘贴到《凭证粘贴签》上,随《私车公用申请表》等一起作为报销附件,交申请部门领导审核,分管领导批准;

6.2.2 每月10日前,将上月度经批准的单据统一交至办公室(或综合部)核查登记后,交财务部核算费用,最后交总经理审批报销。

6.3 报销范围

6.3.1 以下情况不纳入报销范围:

6.3.1.1 公务目的地单一,可乘公交车、交通专线车或地铁往返的,原则上不允许使用私车前往,产生的费用不纳入报销范围;

6.3.1.2公务目的在温州市以外,原则上不允许使用私车前往,产生的费用不纳入报销范围;

6.3.1.3 其他公司认为不应纳入报销范围的情况。

6.3.2 以下情况可纳入报销范围:

6.3.2.1 对于在温州市范围内,目的地在两个及以上且在一天内即可办理完成的公务,需事先在《私车公用申请表》中填写好简易路线,产生的私车公用费用可纳入私车公用费用报销范围;

6.3.2.2 对于在温州市范围内,虽公务目的地单一但因携带物品较多、较重而不便乘坐公共交通的私车公用,可纳入私车公用费用报销范围;

6.3.2.3 因公司需要,接待客户的;

6.3.2.4 因工作需要,参加活动、会议,去党政部门办事的;

6.3.2.5特殊情况下产生的私车公用费用(未包含在以上情况中的),经总经理特别批准后可纳入报销范围;

6.3.2.6 其他公司认为应纳入报销范围的情况。

6.4 报销项目

6.4.1 私车公用费用报销项目包括:停车费、路桥费、燃油费;

6.4.2 停车费、路桥费据实凭发票报销,燃油费参照本规定6.5核算,有燃油发票的须据实凭发票报销;

6.4.3以上私车公用相关费用需计入部门费用成本。

6.4.4费用报销需提供加油票或其他有效票据,不足时用其他发票替补并说明原因。6.4.5 驾驶人须本着诚信公平、节约效率的原则,严禁虚领虚报,违者给予3倍罚款。

6.5燃油费的计算

6.5.1每公里燃油费补贴标准为1.2元;

6.5.2 计算方法:

实际燃油费用=1.2×公出里程

公出里程= 公出后里程-公出前里程-公出期间私用里程

7其他规定

7.1 员工在执行公司指派任务并自愿使用私人产权车辆者为私车公用行为,员工在规定时间驾车上、下班的行为,不属于私车公用的情形。

7.2员工每次因公务外出,须按照《私车公用申请表》的内容及时地认真做好记录,不准弄虚作假欺瞒公司,否则不予报销相关费用。

7.3员工的私车公用车辆,在行车时应带齐所有交通备查的证件,确保驾驶证、车辆行驶证、车辆保险等车辆管理及交管部门备查所需的证件及相关手续齐全并始终在有效期限内,否则由此产生的一切后果均由本人自行承担。

7.4 私车公用驾驶员在出车时,不得疲劳驾车,自觉遵守交通规则,服从交通部门的指挥和检查,维护交通秩序,文明驾车,确保安全第一。

7.5非因公务发生的,须私人按国家交通部门按时向车辆管理部门交纳相关费用的,由车辆所有人自行承担。

7.6员工须爱惜车辆,自行负责车辆日常维护及保养,确保车况的良好状态,不得带故障出车或在汽车安全技术性能有问题时出车。

7.7私车公用车辆的驾驶人员必须严格遵守车辆管理和交通法律法规,对于违反交通法律法规的相关处罚和造成的一切损失均由驾驶员本人承担。

7.8申请私车公用的员工因公外出发生交通事故的,按照国家、省市的交通管理和车辆保险相关规定执行

8 附则

8.1 本规定解释权归公司办公室;

8.2 本规定经公司总经理办公会审议通过后,自颁布之日起执行,修改时亦同。

9 附件

9.1 流程图

9.1.1 《私车公用申请流程图》

9.1.2 《私车公用费用报销流程图》

9.2相关表单

9.2.1附件1 《私车公用申请表》

9.2.2附件2《报销单》

9.2.3附件3《凭证粘贴签》

9.2.4 附件4《私车公用出车记录汇总表》

附件1:《私车公用申请流程图》

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附件2:《私车公用费用报销流程图》

私车公用管理规定

私车公用申请表

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私车公用出车记录汇总表

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