2010.12.16设立综合管理办公室的报告

设立综合(行政)管理办公室的报告

根据集团公司的实际情况，着眼公司长远发展，为进一步提高工作效率，加强集团对各公司和部门的管控，增强集团公司与各公司、各部门间的组织管理、协调与配合，杜绝各个环节的工作无人管、无人问的现象，避免各项工作不能及时得到妥善的处理和解决，通过对管理资源的整合，体现集团集中决策和执行的力度与实效，保证政令的畅通，上传下达的及时性，特申请设立集团公司综合(行政)管理办公室，办公室设主任1名，由现行政部总监张仲孟担任(因张仲孟同志生病住院，由曹文学暂代其工作)，主持集团公司综合(行政)管理办公室工作；设副主任1名，由董事长秘书曹文学兼任；办公室另设行政(主管)办公人员1名、综合管理(主管)办公人员1名，协助办公室主任、副主任配合集团领导统筹管理协调集团下属各公司、部门间的日常综合管理事务，其工作直接向董事长(总经理)负责和汇报，原行政部工作全部归于综合(行政)管理办公室。

根据集团公司的发展需要，着眼公司长远考虑，为整合集团管理资源，加强公司采购管理，规范采购行为，发挥集中采购优势，有效保障供给，降低运营成本，特申请设立采购办，采购办设采购经理(主管) 1名，负责公司各种物资、物品的购买和入库，原集团负责公关工作的公关部划入采购办，采购办由综合(行政)管理办公室统一管理，严格签字审批程序，按章采购和公关展业。

考虑到公司现阶段发展的实际，为节约资源和成本，暂不单独设立营运部、市场部，但为了便于统一管理、业务对接、组织协调和各项工作的开展，为进一步加强和集中对集团管理资源的整合,将营运部划归综合(行政)管理办公室统一管理，人员保持现状，加强营运监督

管理力度。市场方面设办事员1名，负责集团广宣的协调和管理工作，待公司规模进一步扩大，实际需要与人才储备和其它条件成熟后再独立设置，其业务内容、岗位职责和工作性质应与所对应的部门对口。

后勤服务保障以后确定冠名为后勤服务中心，是一级编制单位，设主任（经理）一名全面主持后勤服务保障工作，后勤服务中心、保洁组和保安组的管理由集团综合(行政)管理办公室统一管理。

一、组织结构

董事长

总经理

副总经理副总经理

财

二、综合(行政)管理办公室及下设部门职责(一)综合(行政)管理办公室职责

综合(行政)管理办公室是天马(集团)公司的最高行政部门，是集团公司的综合(行政)管理、协调和执行部门，是对各公司、部门以及员工的管理、协调和服务部门。具体职责：

1、负责执行和落实董事长(总经理)、董事会决议决策，及时传达有关会议、文件内容和精神。监督各公司、部门以及员工的学习、落实和执行。

2、负责协调和处理公司与政府机关、各职能部门和其它企事业单位以及相关个人的对外关系。

3、负责了解公司经营管理中出现的各种问题，及时上报并组织、协调相关部门、人员处理和解决。

4、负责公司对内、对外的接待，统筹安排集团公司各种会议，做好会议记录和保障工作，形成会议纪要并监督和落实。

5、负责审核重要文件、报告的文电处理，当好领导的参谋和助手；对各种办公文件、合同以及其它相关资料等的收转、编号、传达与归档工作。

6、保障公司员工衣、食、住、行及办公环境的正常运行，及时对安全、卫生和消防设施进行检查，并设立登记制度，更新和维修公司网站，加强网络管理，为公司运营做好保障工作。

7、及时了解各项工作落实、执行和进展情况，将情况以书面形式上报和登记备案，并将此纳入对相关人员的考核。

8、负责公司公章、名章的管理工作，制定公章、名章管理制度，出具公司函件、介绍信等有关证明材料，发布人事任免、奖惩等各种通知和告示。

9、负责公司6S工作的管理和检查，把6S工作作为一项重要的日常工作来安排组织和落实。

10、负责各公司部门经理以上人员和集团公司工作人员的工资管理和发放。

11、制定合理的车辆管理制度，管理车辆的使用和调度。

12、负责报刊、信件(快递)、电子邮件的订制收放以及办公用品的审批和采购工作。

13、负责管理其他行政、市场、营运部门、采购办的工作。

14、完成董事长(总经理)交待的和其他应该由公室应管理协调的其它工作。

(二)行政(主管)办公人员职责

1、为公司经营活动提供法律、安全保障，通过宣传、监督检查等方式努力避免法律及安全风险，并及时有效地处理；

2、协助办公室搞好公司对外协调工作，同政府机关及企事业单位建立合作关系和交往，确保各项业务开展顺畅；

3、通过内部网络、宣传栏、内部刊物、广播、文化活动等多途径对公司的经营决策信息、发展状况、员工面貌等方面进行及时宣传、报道，创造积极进取、效率、鼓励创新、勇于承担责任的文化氛围；

4、负责公司经营决策信息的顺畅传达并督促执行，负责全公司文件、制度及档案管理正规化、标准化、科学化。

5、承担公司行政的服务工作，包括公司内外公务活动的联络、布置、行程、用车、票务、食宿、费用等安排。

6、承担公司接待、会谈的预约、安排、记录等和文书档案的定期整理、分类、归档，提供公司领导公务活动信息。

7、做好办公室设备、办公用品的采购、审批、登记、处置工作，以及名片印制、报刊杂志订阅、收发和公务信函、传真收发工作。

8、协助综合(行政)管理办公室完成其它事务。

(三)市场(主管)办公人员职责

1、制定年度营销计划和目标，为公司提供准确的商业定位，及时提供市场信息反馈；

2、建立和完善营销信息收集、处理、交流及商业信息的保密工作。

3、对售前、售后等客户的心理和行为进行调查分析。将结果报告经营部门制定切实可行的措施。

4、对竞争品牌产品的性能、价格、促销手段等相关资料进行收集、整理和分析。

5、对竞争品牌和商家的广告策略、竞争手段进行了解和分析。

6、做出销售预测，提出对未来市场的运营规划分析、发展方向和规划。

7、制定产品企划策略，新产品上市规划，促销活动的策划及组织。并组织相关人员接受最新产品知识与市场知识的培训。

8、合理对广告媒体进行挑选和管理，节约成本和资源进行宣传。

9、制定不同阶段和临时性地市场广告推广活动的计划，并。

10、实施品牌规划和品牌的形象建设。

(四)营运(主管)办事人员职责

1、负责营运部员工基本技能及制度的培训，督促学习。

2、负责营运部员工短、中、长期的培养目标规划，督促实施；

3、负责营运部提供的考核数据的准确性、公正性、不定期进行抽查；

4、负责营运部员工与各部门联系工作沟通引导。

5、负责组织每月集团公司经营月度会。

6、负责制定并修改完善营运部考核办法、方案、督促实施。

7、负责营运部向集团公司的报表和公示报表的准确性。

8、负责营运部文件、文档的起草、审核、保存备查。

9、组织处理集团公司配件监管方面的事务。

(五)档案管理员职责

1、负责档案、文件、合同及相关资料的整理、编目、借阅、统计、排列和检索工作编制等工作。

2、负责档案的收进和移出工作，严格履行交接手续，准确掌握馆内档案全宗、案卷数量及档案的保管期限等。

3、负责库房内部整理，档案装具和案卷排放整齐、科学有序。保证库内无灰尘，整洁美观。

4、检查档案安全保管情况，发现对档案有害因素时，要及时上报采取措施。做到以防为主，防治结合，保证档案的完整与安全。

5、增强保密观念，严守公司商业机密，严格执行借阅、查阅登记制度。

6、负责档案、资料调借工作。做到提供准确、及时主动。用后及时清退，按时入库归位。

7、应用电子计算机编目检索、存贮及调用档案；利用裱糊及复印技术，对纸张破损、字迹褪变、扩散的现行档案进行抢救。

8、完成综合办公室交办的其它工作任务。

(六)采购办职责

1、收集社会经济、产业状况及各种相关法令的变动信息，并及时向报告公司领导。

2、公司与其它公司的经营利益及相关的重要数据进行比较。

3、与政府部门、及重要厂商接触、联络，以扩增公司的业务机会。

4、定期安排政府主管官员、重点厂商与公司的相关主管会面洽商。

5、主动选择适当题材及相关媒体，宣传公司产品及形象。

6、安排公司领导接受媒体采访，满足媒体报道需求。

7、编撰公司简介、通讯、年度报告，组织股东大会等活动。

8、与公司人事部密切配合，照顾并反映员工需求。

9、不定期发布公司领导人讲话。

10、利用有效渠道，加强公司内部的沟通。

11、负责公司各种办公用品的洽谈、采购、分发。

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