基于Word 2010长文档的编辑方法与技巧

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基于Word 2010长文档的编辑方法与技巧

作者：席哲

来源：《科技资讯》2017年第06期

摘要：Word是目前应用最广泛的文字处理软件，功能十分强大。其中编辑长文档的功能具有很高的实用价值。该文结合作者的实际经验详细地介绍了利用Word 2010编辑长文档的大纲结构、非连续页码、纸张纵横向交错、图片的题注自动编号等的方法和技巧。在进行长文档编辑时，利用所介绍的方法和技巧，可以有效提高长文档的编辑效率和质量。

关键词：Word2010 长文档大纲结构非连续页码纸张纵横

中图分类号：TP39 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2017）02（c）-0010-02

Word 2010是目前常用的文字处理软件，其功能十分强大。所谓长文档就是指诸如教材、杂志、标书等长达几十页甚至几百页的Word文档。要利用Word 2010编辑和制作出专业性强的长文档，必须掌握一定的方法和技巧，才能提高编辑的效率和质量。笔者在Word 2010的实践中，总结了一些编辑长文档的方法和技巧，对有效组织和管理长文档，提高长文档编辑工作的效率和质量具有较高使用价值。

1 建立长文档的大纲结构

长文档的大纲结构是文档的脉络，文档的大纲结构可以用大纲视图来编辑和管理。通过用大纲视图来编辑和管理文档，既能使长文档逐层展开，结构清晰，又能使读者很快对文档的层次和内容概括性地了解，还能快速查找并切换到特定的内容。

操作方法：（1）单击“视图”菜单中的“大纲视图”选项或点击文档右下方工具条上的“大纲视图”按钮切换到大纲视图。（2）选择要设置标题的内容，并确定其级别。Word 2010默认的大纲级别有“1级、2级、3级、4级、5级、6级、7级、8级、9级、正文文本”共10个级别，在每个标题前都有一个“□”记号。（3）标题的级别可以调整。将光标定位在要调整标题的任一位置，选择级别。也可以点击“升级”或“降级”按钮进行调整。经升/降级后，各标题之间的关系就像一般文件夹那样逐层相套。若某标题以“+”标示，则表示该标题下是有内容的，即是可以展开的。若某标题以“-”标示，则表示该标题下是没有内容的，即不可以展开。（4）可用大纲工具条上的按钮对各标题进行上移、下移、展开和折叠等操作。（5）单击“显示级别”并确定级别后，大纲结构就显示在指定的位置了。

2 自动生成目录

长文档不仅篇幅长而且包含的内容多，因此，在长文档中必须生成目录以便于查找，同时修改内容时，目录也能随之自动更新。