外贸出口单证操作流程详解
外贸跟单业务流程
跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。
一．接单
接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。
1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。
2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。
3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是：
（1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。
（2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。
还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。
（1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。
（2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。
（3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。
（4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。
二．审单：即审核合同
1．审单内容：
确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。
2．审单方法：
（1）产品名称，规格：
审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？
有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。
（2）质量：
也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。
（3）数量：
应审查货物的数量是否可以及时备妥，其计量单位，重量以及约数有何规定。
约数：如合同数量前加“约”，可使交货数量有适当的机动。国际上对约字的含义解释不一。有的认为是2。5%，有的认为是5%。按《跟单信用证统一惯例》，信用证上如规定约字，应允许有不超过10%的增减幅度。
（4）单价，总额的审查：
1．客户下单有的会将单价标出，我们要对照我们的报价表审查是否对？总额有没有加错？新客户下单，要查看我们给他的报价。
2．通常我们以美元为结算货币，但也有以其它币种的。要注意的是要用在国际上流通的硬货币。（英镑，港币，欧元）
（5）价格条款的审查：
出口货物的单价条款，也称价格术语，常用的有：
FOB 船上交货价（指装运港的价格条件）
C&F （Freight or Carriage Paid to…..）运费付至指定目地的交货
CIF 成本+保险费+运费（指目的港）价格
常用的FOB CFRCIF几种价格的换算及公式介绍如下：
（1）FOB价格换算为其它价：
CFR价= FOB价+ 运费
FOB价+ 运费
CIF价= -----------------------
1 - 保险费率X 投保加成
（2）CFR价格换算为其它价：
FOB价= CFR价–运费
CFR价
CIF价= ----------------------------
1 –保险费率X 投保加成
（3）CIF价格换算为其它价：
FOB价= CIF价X （1 –投保加成X 保险费率）- 运费
CFR价= CIF价X （1 –投保加成X 保险费率）
（6）付款方式审查：
1. 付款方式是否能接受？LC ，付定金，等等。
2. 支付的货币能否接受？
（7）包装要求的审查：
1．工厂的产品本身有自已的包装，展示给客户能否接受？
2．客户提供的包装（彩印，尺寸）我们能否做？
3．客户提供的包装资料是否齐全？（内包装，外包装，标签，说明书）
内包装：普合，白合，彩合，吸塑
外包装：纸箱，木箱，桶装，编织袋。最主要是唛头印刷。
（8）交货期的审查
（1）跟单员应审查交货期是否合理，公司是否能及时筹备到货物，并装船送达。交货期一般应规定一个期限，而不是某个具体日期。期限有长有短。可以是2周，3周，或一个月，二个月，一个季度或更长。
（9）交货方式的审查：
运输主要有海运，陆运，空运，邮寄等等。
注：如运费由客户支付，客户决定交货方式。如我们付费，尽量用海运。如报的价是连同海运价，而客户要求空运（赶销售），我们可要求客户承担多出部分的费用。
关于样品：
要获取订单，备好样品是很重要的一步。
1．寄目录，样本：
2．准备样品。
（1）工厂现有的款式
（2）新款
（3）客户来样。
要领：无论老品，新品，还是客户来样，样品都要寄给客人进行确认。特别是新品可能要反复修改几次。跟单员一定要保存好最终的确认样品，以免客人在下单时找不到确认样。在国际贸易中，凭样品成交的比重很大。作为跟单员，我们要做到：
（1）有完整的产品资料，主动进行宣传。
（2）新品的成本，价格要进行核算。
（3）新品的制作要留有实样。
（4）客户的来样要保存好原样。
三．形式发票：PROFORMAINVOICE
买方为了向其本国当局申请进口许可证或核批外汇，在未成交前要求出口方将拟出售成交的商品名称，规格，价格等条件开立的一份参考性发票。这种发票在成交后不能代替正式发票使用，对双方都无最终约束力。为了区别于正式发票，它必须明显表明“形式发票”字样。
形式发票上一般要显示订单的相关信息。（收货人，合同号，形式发票号，开出日期）。产品信息
（品名，数量，价格，交货期）。合同条款（价格条款，付款方法）。此外，提供我们的银行资料以便客户开证或汇款。
注意几点：
1 .单价条款要明确（FOB, CFR, CIF）
2 .交期要明确
3 .付款条件要明确（L/C, T/T）
四．出货跟单的基本程序：
出口货物跟单是跟单员对履行合同的跟进。它以货，证，船，款为中心，包括备货，催证，改证，租船订仓，(报关，报验，装船)，制单，结汇等环节。我们将这些程序概括为：
(1).筹备货物：按订单及信用证的要求，按时，按质，按量地备好货
物。
(2).催审单证：大多数的支付方式是L/C。对安全收汇有保障，因它是银行信用。
只要所装运货物与信用证条款一致，银行保证付款。跟单员应对以L/C为支付方式的合同进行催证，审核和修改的跟踪工作。
催证：货物快完成时，要催证。
审证:主要问题：受益人名称地址电话、金额、装运港、装期、特别条款等。
改证：审证后发现问题是常事。包装上，总金额，效期，包括拼写错误。要求对方修改，一份L/C，可能有几处问题，我们要一一指出，一次性修改。
(3).订仓装船：货物备妥，L/C没问题后，我们就要进入到出货装柜，租船订仓和装船的阶段。按CFR 和CIF成交的，我们负责租船订仓和装船的手续。首先：
出货装柜：跟单员在出货前三四天就要联系出货装柜事。这当中要做的工作有货柜选择，制作装箱单，跟踪装柜等。
A．货柜选择（订舱时就必须确定所需的柜型）：根据货物的不同而选择不同的货柜。常用的有：20’29 –30立方/17.5吨40’58 –61立方/22.5吨40’H 68 –71立方/27.5吨
B．制作装箱单：装箱单着重表现货物的包装情况。应包括出货的品名规格，数量，箱数，毛净重，包装尺码，总体积，箱号，唛头等。
C．跟踪装柜：出货前一天通知有关人员并确定出货数量的准确性。协助生产部门安排好人员装柜。货柜到厂后，跟单员要监装，指导货物的摆放。如一个柜内有几种货，每一规格的产品要留一二箱放于货柜尾部用于海关查货用。
(4)制单结汇：是出口货物跟单的最后一个环节。
A.制单：货物装船后，跟单员要及时按L/C，合同或其它单据的内容制作各种单据。
要在L/C的有效期内将单据送交银行。
出口单据主要有：汇票，发票，海关发票，提单，装箱单，产地证，商检证，保险单等。
B.结汇:如按L/C的规定制作了单据，并及时送交了银行，我们就可及时收到货款了。
单据要求：正确，完整，及时，简明，整洁
前期准备工作：（只是站在船务的角度）：
1、确认客户详细资料：CONSIGNEE，DESTINATION，EXPORT PORT，FORWARDER
2、确认客户的要求：客户的最晚交期，是否要求验货，是否分批出运，客户需要的单证，特别注意是否需要提供熏蒸证书，单证是否需要认证（产地证，发票有些国家需要大使馆认证）
3、需要准备的其他文件资料：
①SALES CONFIRMATION OR PROFORMA INVOICE，合同上应注明结汇方式：L/C或D/P、D/A或T/T或其他。
L/C：通常要在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。
D/P与D/A：
D/P 付款交单（Documents against payment) 是跟单托收方式下的一种交付单据的办法，指出口方的交单是以进口方的付款为条件，即进口方付款后才能向代收银行领取单据。
分为即期交单（D/P Sight）指出口方开具即期汇票，由代收行向进口方提示，进口方见票后即须付款，货款付清时，进口方取得货运单据。远期交单（D/P after sight or after date),指出口方开具远期汇票，由代收行向进口方提示，经进口方承兑后，于汇票到期日或汇票到期日以前，进口方付款赎单。
D/A 承兑交单(Documents against Acceptance)是在跟单托收方式下，出口方（或代收银行）向进口方以承兑为条件交付单据的一种办法。所谓“承兑”就是汇票付款人（进口方）在代收银行提示远期汇票时，对汇票的认可行为。承兑的手续是付款人在汇票上签署，批注“承兑”字样及日期，并将汇票退交持有人。不论汇票经过几度转让，付款人于汇票到期日都应凭票付款。
以上除即期交单（D/P Sight）还可以做，其他的都风险较大（相对L/C 而言），但也存在客户因市场价格等问题而不付款赎单，如果要做，只能做信誉较好、长期交往的老客户。
T/T：要确认定金比例和到账时间。
②产品资料：包括产品的包装方式，包装尺寸，毛净重，外包装唛头，整个订单的柜型、柜量。
4、跟进订单的整个生产进程，货物备好前7个工作日制作订舱通知书，确保预订符合生产进程及客户要求的船期，并根据实际情况安排商检（出境货物换证凭单有效期21天）、安排验货。
5、木质或木质包装的产品需要做商检，需要准备出境竹木草制品厂检记录单（本厂提供），出入境货物包装性能检验结果单（包装材料供应商提供）
6、要了解的一些概念：结关日期，截港日期、报关日期
结关日期：一般来说，结关这个词出自船公司的“结关期”（又叫截关期），就是船公司截止收取放行条的时间，因为船公司没可能等到临开船前才截止收取文件资料，需要一定时间来整理、配载、通知下港、联系泊位等等手续，因此要在船开（靠）以前的一定时间内截止收取文件资料。也就是说货物必须在此日期前进港并已完成报关，报关行已将报好关的放行证明交至船公司，否则货物无法上船。
结关是指进口货物、出口货物和转运货物进入一国海关关境或国境必须向海关申报，办理海关规定的各项手续，履行各项法规规定的义务；
只有在履行各项义务，办理海关申报、查验、征税、放行等手续后，货物才能放行，货主或申报人才能提货。
同样，载运进出口货物的各种运输工具进出镜或转运，也均需向海关申报，办理海关手续，得到海关的许可。
货物在结关期间，不论是进口、出口或转运，都是处在海关监管之下，不准自由流通。
截港日期：是指截止货柜进港的日期，货柜必须在此日期前进港，也就是我们安排装柜的时候，必须在截港日期的前一天。
报关日期：货物向海关申报的日期，在结关日期之前申报。
船务主体工作：
1、租船订仓。
一般情况下，应提前至少10个工作日向船公司下达订舱通知书。
订舱通知书上包括的内容有：发货人，收货人，出运港，目的港，货物描述，货物数量，货物材积，货物重量，唛头，柜型，柜量，需订船期等。
2、确认舱位。
通常下达订舱通知书后，即可以向客户指定货代询问预计的船期信息，确定是否符合客户的要求，是否符合工厂的生产进程。不符合客户要求的，应及时向客户确认。赶不上客户工厂生产进程的，则要求工厂调整生产安排，若生产安排实在有问题，则只能请求客户同意预定的船期。
3、商检。
提供销售合同、发票、装箱单、出境竹木草制品厂检记录单、出入境货物包装性能检验结果单。办理商检需要三个工作日。商检必须在货物出口报关前一个工作日办出。
4、安排拖柜。
通知生产部门具体装柜时间。
通知生产部门装柜要求：装箱单填写要求，货柜最晚装完时间等。（结关时间紧迫的情况下）
生产部派人监装，确保所装货物型号、数量与合同一致，所装货物包装完好无损。
装柜时，避免飞蛾蝇虫飞进集装箱。
装柜完毕，上封条。不能破坏封条，一方面，封条破坏不能确保货物安全到达港口，另一方面，另买封条会产生费用。
短装或多装情况及时了解，确保结汇单证的单货一致。
做装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日，货物及数量，金额，包装件数，唛头等。5、制作出口报关单证。
单证包括：出口报关委托书、装箱单（PACKING LIST)、发票(INVOICE)、出口报关单、出口收汇核销单、报关手册（若涉及进口材料）
6、委托报关。
通常要给报关留出两天时间（船截关前）。
7、提单确认。
8、费用确认。
9、准备结汇文件。
商业发票、装箱单、
FORMA原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C 的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。
注意点：单证必须做到四个一致：单证一致，单单一致，单货一致，证同（合同）一致。
10、交单。
采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。
采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。
11、业务登记。
每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。
12、文件存档。
所有的文L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。
外贸单证员必须掌握的全套流程
外贸单证员必须掌握的全套流程 1.客户询盘： 一般在客户下perchaseOrder之前，都会有相关的OrderInquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2.报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroformaInvoice给客户做正式报价。 3.得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单perchaseOrder。 4.下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5.业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6.下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知,通知工厂按时生产： (1)如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 (2)如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 (3)：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7.验货： (1)在交货期前一周，要通知公司验货员验货。
(2)如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 (3)如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8.制备基本文件: 工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件(应由业务跟单员制作，交给单证员)。 9.商检： 如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。 应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10.租船订仓： (1)如果跟客人签定的合同是FOBCHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知(INGORDER)，通常在开船一周前可拿到定仓纸。 (2)如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 (3)如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 (4)向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11.安排拖柜： (1).货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。
外贸出口操作流程
外贸出口操作流程 出口货物流程主要包括:报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。 一、报价 在国际贸易中一般是由产品的询价、报价作为贸易的开始。其中,对于出口产 品的报价主要包括:产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。 比较常用的报价有：FOB"船上交货"、CNF"成本加运费"、CIF"成本、保险费加运费"等形式。 二、订货（签约 贸易双方就报价达成意向后,买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商,双方协商认可后,需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中,主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈,并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下,签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效,双方各保存一份。 三、付款方式 比较常用的国际付款方式有三种,即信用证付款方式、TT 付款方式和直接付款方式。 1、信用证付款方式 信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证,不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说,信用证是保证出口商收回货
款的保证文件。请注意,出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行,信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。 国际贸易中以信用证为付款方式的居多,信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。中国的几家国有商业银行,如中国银行、中国建设银行、中国农业银行、中国工商银行等,都能够对外开立信用证（这几家主要银行的开证手续费都是开证金额的 1.5 %。 2、TT 付款方式 TT 付款方式是以外汇现金方式结算,由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内,可以要求货到后一定期限内汇款。 3、直接付款方式 是指买卖双方直接交货付款。 四、备货 备货在整个贸易流程中,起到举足轻重的重要地位,须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下: 1、货物品质、规格,应按合同的要求核实。 2、货物数量:保证满足合同或信用证对数量的要求。 3、备货时间:应根据信用证规定,结合船期安排,以利于船货衔接。 五、包装 您可以根据货物的不同,来选择包装形式（如:纸箱、木箱、编织袋等。不同的包装形式其包装要求也有所不同。 1、一般出口包装标准:根据贸易出口通用的标准进行包装
仓储物流操作流程
产品进仓： 1、产品入库准备工作 （1）提前一天得到客户的书面产品进仓报告； （2）事先与承运人联系以得到较确切的车辆到达时间； （3）提前安排好足够的设备和人员； （4）预先安排好车位、库位，准备好托盘。 2、产品入库 （1）车辆进库登记； （2）仓管员核对集装箱号、封号是否与装箱单一致（只限于进口产品）； （3）仓管根据送货单上的送货品种及数量，合理安排库位和车辆的停放位置； （4）仓库主管安排仓管员、铲车司机、搬运工卸货； （5）铲车司机在将货物运到库位时，必须将同一规格且同一进仓日期的货物放在一个库位，放满后再另开一个库位，尾数托盘放在最外面；卸车完毕后，仓管员必须核对实际收货规格、数量是否与送货单或装车明细一致，如有差异及时上报仓库主管书面通知客户； （6）仓管员填写产品进仓报告；仓管员按照实际收货规格、数量签收送货单并盖章，填写库位卡上的产品规格、数量、库位、进仓日期并签名，悬挂在指定库位，将所有文件移交单证员。 3、单证处理 （1）单证员按照产品进仓报告上的实际收货规格、数量、库位输入电脑系统生成并打印每日进仓汇总表并传真给客户公司的有关人员核对； （2）核对无误后进行数据备份并将所有文件归档。 4、退货进仓 退货进仓必须有客户的退货通知，并得到客户的事先确认；仓管员仔细清点退货，确认数量无误后签收退货通知。 产品出仓：
1、产品出库准备 （1）提前从客户处得到出库计划与装车单； （2）联系承运人，确定车辆的到达时间； （3）仓库主管根据实际的场地及车辆到达情况安排备货； （4）单证员根据装车单打出出库单一并交给仓管员； （5）仓管员按照出库单上所标识的库位、规格、数量安排铲车司机和搬运工到指定区域取货； （6）取货完毕后，仓管员应核对库位、规格、数量是否与装车单一致，并在库位卡上填写出货数量、结存数量、出货日期、客户名称、单证号、签名，核对结存实际数量是否一致： （7）专门人员按照客户要求对产品进行盖章，合格证应粘贴规范并确保所有的产品外箱上有合格证； （8）备货完毕后，仓管员将相关移交复核人员复核，将结存数量为零的库位卡交单证员。 2、货物移交，装车 （1）辆进库登记； （2）复核员核对司机携带的提单与装车单是否一致； （3）复核员陪同提货人员清点产品，无误后安排铲车司机和搬运工装车； （4）装车时，复核员应在旁边监督，由于仓库原因造成的产品损坏应及时调换； （5）铲车司机将剩余空托盘堆放整齐，并放到指定区域。 3、单证处理 （1）单证员按照出库单上的实际发货规格、数量、库位输入电脑系统； （2）生成并打印日出舱表并传真给客户公司有关人员核对； （3）核对无误后进行数据备份并将所有文件归档。 4、报废品处理
出口外贸业务员工作流程及职责
一般贸易出口操作流程: 1、询盘——发盘——还盘——接受，签订《购货合同》； 2、明确付款方式，常用的3种为：信用证付款方式、T/T付款方式以及D/P或D/A付款方式； 3、根据合同向工厂订货，落实货物数量、规格、备货时间等； 4、包装、刷唛； 5、办理通关手续： （1）办理商品检验证书； （2）报关人员持箱单、发票、报关委托书、出口结汇核销单、出口货物合同副本、出口商品检验书等文本去海关办理通关手续。 6、订舱； 7、装箱； 8、报关； （1）所需材料：商检、配额、许可证、产地证、商标授权、商标品名、用于核销的结汇水单（复印件）、商会核价章等； （2）填妥船名航次，提单号，对应装箱单，发票，所显示的毛重净重，件数，包装种类，金额，体积，审核报关单的正确性（单证一致）。 （3）显示报关单所在货物的“中文品名”，对照海关编码大全，查阅商品编码，审核两者是否相符，按编码确定计量单位，并根据海关所列之监管条件点阅所缺乏报关要件。 （4）备妥报关委托书，报关单，手册，发票，装箱单，配舱回单（十联单第五单以后），更改单（需要的话）和其他所需资料，于截关前一天通关。
（5）跟踪场站收据，确保配载上船。 （6）凡是退关改配的，若其中有下个航次，出运仍然需要，诸如许可证，配额，商检，动植检之类的文件资料，退关、改配通知应先于该配置船期一个星期到达，以便（报运部）顺利抽回资料，重新利用。否则只会顺延船期，造成麻烦。 10、提单确认和更改； （1）问明顾客“提单”的发放形式： 电放：需顾客提供正本“电放保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司电放。 预借：需顾客提供正本“预借保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司预借。 倒签：需顾客提供正本“倒签保函”（留底），后出具公司“保函”到船公司倒签。 此种情况，多半是签发HOUSE B/L。 分单：应等船开以后3-4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将一票关单拆成多票关单。 井单：应等船开以后3-4天（候舱单送达海关，以保证退税），再将多票关单合成一票关单。 异地放单：须经船公司同意，并取得货主保函和异地接单联系人，电话，传真，公司名，地址等资料方可放单。 （2）依据原始资料，传真于货主确认，并根据回传确立提单正确内容。 11、签单； 12、航次费用结算； （1）海运费：预付；到付 （2）陆运费：订舱；报关（包括返关前已经报关的费用）；做箱；其他，冲港费/冲关费、商检、动植检、提货费、快递费、电放、更改
外贸单证租船订舱流程
理论流程 一、租船订舱 1、进出口公司委托外运公司办理托运手续，填写托运单（shipping note），亦称“订舱委托书”递送外运公司作为订舱依据。 2、外运公司收到托运单后，审核托运单，确定装运船船舶后，将托运单的配舱回单退回，并将全套装货单（shipping order）交给进出口公司填写，然后由外运公司代表进出口公司作为托运人向外轮代理公司办同物托运手续。 3、货物经海关查验放行后，即由船长或大副签收“收货单”（又称大副收据，matereceipt）。收货单的船公司签发给托运人的表明货物已装妥的临时收据。托运人凭收货单向外轮代理公司交付运费并换取正式提单。 二、报关 报关是指进出口货物装船出运前，向海关申报的手续。按照我国海关法规定：凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。
当前，我国的进出口公司在办理报关时，必须填写出口货物报关单，必要时还需提供出口合同副本、发票、装箱单或重量单，商品检验证书及其他有关证件，向海关申报出口。 三、投保 凡是按C.I.F.价格成交的出口合同，卖方在装船前，须及时中国人民保险公司办理投保手续，填制投保单。出口商品的投保的续一般都是逐笔办理的。投保人在投保时应将货物名称、保额、运输路线、运输工具、开航日期、投保险别等一一列明。由于我进出口公司同中国人民保险公司的业务量较大，为简化手续，一般不真写投保单，而是利用出口货物明细单或货物出运分析单等替代投保单，保险公司接受投保，签发保险单或保险凭证。 从以上出口合同履行的环节可以看出，在出口合同履行过程中，货、证、船的衔接是一项极其细致而复杂的工作。因此，进出口公司为做好出口合同履行，必须加强对出口合同的科学管理，建立起能反映出口合同执行情况的进程管理制度，采取相应的管理措施，做好“四排”、“三平衡”的工作。“四排”是买卖合同为对象，根据进程卡片反映的情况，其中包括信用证是否开到、货源能否落实，进行分析排队。并归纳为四类：即“有证有货、有证无货、无证有货、无证无货”通发现问题，及时解决。“三平衡”是指以信用证为对象，根据信用证规定的货物装船期和信用的有效期远近，结合货源和运输能力的具体情况部署，分清轻重缓急，力
某公司单证操作流程
单证操作流程 一、目的及适用范围： 1.1目的：确保单证操作高效准确。 1.2适用范围：南京联合全程物流有限公司仓储部单证人员。 二、职责： 2.1单证主管负责仓储部单证管理工作并对单证作业负责。 2.2单证员负责收发货单证操作,SAP和WMS系统处理，开出门证。 三、单证操作流程 3.1客户应提前一天发送有效订单给到客服主管，客服主管接受订单后，进行订单登记并将订单和登记表、作业要求一同发给单证主管。3.2单证主管接到订单后，把任务分配给各单证员，并说明作业要求、作业时间及注意事项。 3.3单证员接单后，核对库存并在SAP及WMS系统中处理。 3.4单证操作过程中遇到问题应及时和单证主管和客服主管汇报，并由客服主管和客户沟通协商解决。每票单据制作完成后，交给另一名单证员审核，经确认无误审核人员签字后交给仓库主管或领班备货，并在订单登记表上做好领用记录。
3.5车到仓库后，由单证员审核司机提货单，检查司机及车辆有效证件并复印，严禁车辆超载，及时通知现场准备发货，有任何问题及时向单证主管和客服主管汇报解决。 3.6单证完成后，单证员应及时核对库存，如发生差异应及时和现场主管共同查找原因并解决，防止多发或少发或发错货。 3.7单证员每日接单后应及时处理单证，并及时核查并登记订单完成情况，如发生装卸货延迟或现场无法操作等情况，应主动调查原因后报告给单证主管或客服主管，如现场原因应由单证主管和现场主管沟通解决，如客户原因，应由客服主管和客户沟通解决。 3.8现场完成作业后，所有单据应由提送货人员及时返回单证员，单证员审核单证无误后开具出门证、发货单、质检报告等，提送货人员凭出门证出厂。 3.9每单完成后，单证员应及时更新订单登记表。 3.10每天工作完成后，单证员应按客户整理出入库单据，按照日期、单据号统一排序。及时按客户打印盘点表给到现场，核对SAP 和我们的手工报表库存，并核对现场交回的盘点表，有问题及时解决。并在交接记录本上记录完成和未完成事项，及其它事项，方便下一班单证员操作。下班前把所有单据整理归档，同时在规定的时间内把客户要求的报表发送给客户。 3.11有特殊情况必须第一时间向单证主管和客服主管汇报解决
外贸单证流程
外贸单证流程 本文档由实惠网外贸论坛（https://www.wendangku.net/doc/3b18950269.html,）提供，欢迎加入外贸交流QQ群：70984717 一、跟单 1、制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。 2、商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。 3、办理C/O或Form A：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。 4、验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。
物流单证操作流程
仓库主管组织仓库人员初盘存货，对存货六大区域各指派1人担任组长，2人配合。以盘点表记录初盘结果。仓库主管连同另外4名员工组成复盘小组，对初盘结果进行复盘，出现差异仓库自查原因。 仓库主管将初盘数据输入电脑，将《盘点单》打印提供给财务部，财务部组织公司人员组成抽盘小组，以2人为1组对各大区域进行抽盘工作。抽盘人员从实物中抽取20%复核初盘资料，从初盘资料中抽取30%对实物进行抽盘。抽盘量要求占总库存的50%。发现差异由仓库主管重新盘点更正初盘资料。差错率高于1%，仓库主管对该区域货品进行重新全盘。经复盘通过的《盘点单》由财务部审核，并打印一式二份，由仓库主管、财务主管签字，各持1份。 核价 认真研究完工艺单后，安排进行核价，即填写核价单，在填写核价单时一定要清晰、认真，经过谁手该把关的没把好关的要负首要责任;建议跟单员最好整理一份工厂面料、纱支、克重、幅宽一览表，以便以后核价遇到相同的面料时，可按固定的工艺去填制核价单，印、绣花价格最好也有价格一览表。 1.核实工艺单上客户要求的纱支、克重、幅宽或有关面料生产的生产难易度，主要是与染整厂沟通，落实确定后，明确面料有关资料，以便工艺人员核算用料时与染整厂核对面料幅宽、克重资料，注意面料的纱支与克重的对比，方便用料的核算。 2.工艺室人员进行有关工艺用量的计算，此时要对辅料情况(特别是百家好事客户对辅料一般都是指定厂家，要对辅料的价格进一步落实好，以免大货投产后出现价格上的差异)进行详细解说，问明客户哪些辅料属于客供及印花的种类及绣花线的种类，避免遗漏，客户有特殊要求的，更是需要特别说明。 3.生产车间对照工艺单，进行生产量及加工费的计算，由于车间是参照工艺单进行计算，好多内容仅是“纸上谈兵”，因此有条件的尽可能提供样衣，对于工艺单上或是客户特别指示的，要一并详细告知(最好是书面)生产部门，以便尽可能核算准确。
外贸业务完整流程
实惠网外贸论坛( )提供外贸函电关于品质的常用句，同时论坛上有大量外贸知识资源可供大家下载。外贸经验心得交流一起分享外贸的酸甜苦辣 另外推荐下载者一个外贸平台-SFYH( )三月新版上线，用户反响很好，功能更加强大，页面更加友好，是一个很有发展前景的外贸平台 外贸是一个热门的词汇。外贸更是一片蓬勃发展的天地。本图详细描述了外贸的流程，使初学者对于外贸的整体操作流程有一个初步的了解，对于外贸行家而言，更是一个温故而知新。 外贸业务完整流程 一、跟单 1、制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料输入外贸专家软件里做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。 2、商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品
的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。 3、办理C/O或Form A：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上制作好资料（包括合同，发票，装箱单等）后再发过去,待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次,合格后就可以去领取单证了。 4、验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。
外贸企业出口业务操作流程和管理制度
外贸企业出口业务操作流程和管理制度 为规避风险、维护企业信誉和利益，以事前管理为重点，结合企业实际情况，使业务、单证、财务更好的衔接起来，特制定此流程。 一、所有的业务在正式签约前业务部要填写《合同评审表》（见附件1） 1、《合同评审表》要求填写真实、完整，准确，不得随意更改。 2、《合同评审表》由各相关部门人员会签。会签后复印件由办公室、业务部及总经理留存，正本交财务部存档。 3、已经会签的《合同评审表》作为合同盖章和财务部发放核销单、付款的重要依据。 二、签订外销合同和购货合同 办公室盖章要依据已经会签的《合同评审表》和购货合同内容进行认真核对，核对无误后方可盖章。合同正本交财务部存档。 三、信用证项下，催证、审证、改证并了解生产进度。 业务员认真仔细审查信用证的内容是否与合同一致，有无苛刻条款，如有不能接受的条款应及时通知客户改证；前T/T项下催收货款，同时督促生产确保按期交货。
四、办理商品出入库手续 《入库单》（见附件2）由业务部填制，注明增值税发票号及相关内容，经业务员、检验员、仓库保管员、财务经办人员签字后，业务、仓库、财务各留一份；《出库单》（见附件3）由业务部填制，注明出口发票号及相关内容，经业务、仓库、财务签字后，业务、单证、仓库、财务各留一份。 五、办理商检、安排订舱 单证部备齐单据，经审核无误后到商检局办理商检、取得有关证书（熏蒸消毒证书及木托换证凭单，发往欧盟的货物办理原产地证书或普惠制原产地证书），联系货代租船订舱。 六、申领核销单 核销单上填写出口企业名称、组织代码，加盖三个公章，申领人和核销员办理领单签字手续，注明核销单号码、申领日期、出口口岸，网上备案。 七、制作报关资料、报关、发货 报关单、出口货物明细单、装箱单和重量单、出口发票、报关委托书及商检单等报关单证，要齐全、正确、及时、清晰、美观，经他人复核无误后盖章。寄送报关单证至货代办理报关。 八、确认提单、办理保险，制作、审核、议付单据
外贸单证概述及工作流程
一、外贸单证的作用 (一）何谓单证单证（Documents）就是指在国际贸易中使用的单据、文件与证书。（二）作用 1. 单证是合同履行的必要手段 2. 单证是对外贸易经营管理的重要工具 3. 单证是企业提高经济效益的保证 4. 单证是企业形象的重要内涵 二．外贸单证工作的基本要求 正确、完整、及时、简明、整洁 （一）正确 1. 三相符 即单据与信用证相符、单据与单据相符、单据与 贸易合同相符； 2. 对出口企业上来说要单货相符 符合有关国际惯例和进口国的有关法令和规定。 （二）完整 1. 单证完整的一种意义是指单证群体的完整性。单 证在通过银行议付或托收时，一般都是成套、齐 全而不是单一的。 2. 单证完整的另一意义是要求每一种单据的本身内 容必须完备齐全。 3. 完整还要求出口人所提供的各种单据的份数要如 数交齐，不能短缺。 （三）及时 1. 一方面是指各种单据的出单日期必须合理、可行。 2. 及时还反映在交单议付上。这里主要是指向银行 交单的日期不能超过信用证规定的交单有效期。 （注意21天） （四）简明 （五）整洁 三、制单的依据 1. 买卖合同 2. 信用证 3. 有关商品的原始资料 4. 相关国际惯例 《跟单信用证统一惯例》（《UCP600》）、《跟单信用证项下 银行间偿付统一规则》（《URR725》）、《审核跟单信用证项 下单据的国际标准银行实务》（《ISBP７４５》）、《国际贸易 术语解释通则》（《INCOTERMS20１0》） 5. 相关国内管理规定 6. 相关国外客户要求等
外贸单证工作流程 T/T结算方式下的出口制单工作流程图 出口制单工作流程下的单据 1、订舱 订舱委托书、商业发票和装箱单。 2、检验 出境货物报检单、商业发票、装箱单、合同等 3、申领产地证 原产地申请书、原产地证明书、商业发票 4、委托报关 出口货物报关单、报关要素、合同、商业发票及装箱单、出境货物通关单 5、办理保险业务 有投保单、商业发票 6、交单结汇 商业发票、装箱单、提单、保险单、产地证、装运通知、受益人证明、汇票等 出口制单工作流程注意点 １、支付方式 ２、贸易术语 ３、商品 ４、客户的需求
外贸业务流程介绍
外贸业务流程 1．客户询盘：一般在客户下purchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2．报价：业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，proforma Invoice 给客户做正式报价。 3．得到订单：经过洽谈，收到客户正式的purchase Order。 4．下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5．业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6．下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过D/A等方式收汇等，需经理确认。 7．验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8．制备基本文件，及工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。 9．商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。 10．租船订仓： 10.1．如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知，通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2．如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3．如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4．向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期，柜型及数量，目的港等内容，以避免差错。 11．安排拖柜：
外贸单证流程(精华篇)
1.做shipping list，然后发shipping list与托书给货代订舱（一般要提前两周） 2.货代提供进仓单，将进仓单邮件给工厂，并提供工厂准时送货 3.做报关资料（发票，装箱单，外销合同，报关单，申报要素，进仓编号备注，代理报关 委托书，核销单）寄给货代 4.向货代确认报关资料是否收到，查询货物进仓情况 5.向货代确认船是否开了，货代报关后像货代要预录单同事要提供进仓编号，同事向货代 要提单确认，船开钱确认提单，在回传扫描件给货代 6.有预录单之后将之穿着给春华 7.做出口货物明细，将整个工作表 FU发给春华，同事要发票号 8.有发票号之后将FU与报关单重命名为发票号 9.确定船开后，将FU与报关单发给春华，让其做产地证。（若是用空运的话一般不需要产 地证，需要做的话要提前做） 10.期间货代会发运费专用确认单，确认无误后，货代将邮件包干费发票（最后uhuodai才 会及正本提单及包干费发票，发票要寄给财务并备注发票号，提单要寄给客人） 11.将包干费发票截图传给财务付款，同事做清关资料（提单，产地证，装箱单，出口专用 发票）——装箱单与出口专用发票各3份 12.有了包干费水单后邮件给货代并要提单 13.受到提单后复印两份，一份夹在合同中，一份备用，然后后连同清关资料发给客人，要 求客人付款 14.收到客人付款后，可将提单寄出给客人(smiffy客人的一般是先寄后付) 15.做付款明细和收款通知书，做好之后打印出来，将付款明细拿给经理签字，之后再复印 付款明细与合同放在一起，然后再将付款明细与收款通知书寄给财务 16.开船后30-45天，会收到货代退回的核销单，将之前备用的提单复印件和出口货物明细 表寄给财务
物流单证操作流程
为规范单证操作，并为提供单证指导，特将单证工作程序汇总。 使用此“文件指引”应注意以下问题： 此“文件指引”是根据目前的文件状况编写，随业务的发展，文件部门可能会根据情况随时对文件内容作出更改，以适应业务发展的需要。如有此__________ 目录 一.单证定义 二.基本常识 三.提单的说明 四.工作流程 五.单证的特殊要求以及特殊规定 六?保函的基本要求 七.丢失提单 八.CLEAN ON BOAR要求 九.电放 十?异地放单 十一.单证员需要存档的资料 十二?关于指定货异地放单的货物船开还没收齐费用怎么办
一.单证定义 在外贸进出口业务中，单证占有重要地位?单证工作，不仅是企业的任务和效益所在,也是对外贸易的一个重要组成部分? 单证是指外贸结算应用的单据和证书?单据证书在英文为”DOCUMEN T S 二.基本常识 1.箱型（20 ' DC小柜,40 ' DC大柜,40 ' HC超高,40 ' RH超高冻柜, 40' RH（SUBSTITUTE AS 1X40）=40' NOR以冻代干 2?付费方式FREIGHT PREPAID预付 FREIGHT COLLECT 至M寸 FREIGHT PAYABLE AT XXXX（城市）第三地付费 3.条款CY-CY 堆场到堆场常用 CY-DOOR 堆场到仓库 DOOR-DOOR 仓库到仓库 三?提单的说明 < A.>什么是提单？ 提单是承运人或代理人在收到有关承运货物时，签发给托运人的一种单据。 1978年联合过海事运输公约定义： 提单是一种用以证明海上货物运输合同和货物已由承运人接管或装船，以及承运人保证交付货物的单证。 < B.>提单的性质和作用 1.货物收据； 2.物权凭证（提单可以转让，转让就意味着放掉货物所有权）；
外贸出口操作全流程梳理
外贸出口操作全流程梳理 出口货物流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、运输保险、提单、结汇。 01报价 在国际贸易的过程中，最先的步骤是产品的询价、报价。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。比较常用的报价有：FOB船上交货、CNF成本加运费、CIF成本、保险费加运费等形式。 02订货 贸易双方就报价达成意向后，买方企业正式订货并就一些相关事项与卖方企业进行协商，双方协商认可后，需要签订《购货合同》。在签订《购货合同》过程中，主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、产地、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行商谈，并将商谈后达成的协议写入《购货合同》。这标志着出口业务的正式开始。通常情况下，签订购货合同一式两份由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。 03付款
方式比较常用的国际付款方式有三种，即信用证付款方式、TT付款方式和直接付款方式。 1.信用证付款方式 信用证分为光票信用证和跟单信用证两类。跟单信用证是指附有指定单据的信用证，不附任何单据的信用证称光票信用证。简单地说，信用证是保证出口商收回货款的保证文件。请注意，出口货物的装运期限应在信用证的有效期限内进行，信用证交单期限必须不迟于信用证的有效日期内提交。国际贸易中以信用证为付款方式的居多，信用证的开证日期应当明确、清楚、完整。 2.TT付款方式 TT付款方式是以外汇现金方式结算，由您的客户将款项汇至贵公司指定的外汇银行账号内，可以要求货到后一定期限内汇款。 3.直接付款方式 指买卖双方直接交货付款。 04备货 备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。备货的主要核对内容如下： 1.货物品质、规格，应按合同的要求核实。 2.货物数量：保证满足合同或信用证对数量的要求。 3.备货时间：应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。
外贸单证员的工作流程
外贸单证员的工作流程 1．客户询盘： 一般在客户下perchase Order之前，都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解。 2．报价： 业务部及时回复客人查询，确定货物品名，型号，生产厂家，数量，交货期，付款方式，包装规格及柜型等，peroforma Invoice 给客户做正式报价。 3．得到订单： 经过洽谈，收到客户正式的订单perchase Order。 4．下生产订单： 得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5．业务审批： 业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6．下达生产通知： 业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂按时生产： 6.1：如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证。 6.2：如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。 7．验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。
港口物流操作流程
港口物流部操作流程一、流程图
二、具体流程 （一）立项、准备单据 1、接受客户委托 2、准备立项材料，根据所属分类项目报立项 如果是A类项目（项目或合同标的收入，资金占用低于200万），走青岛分公司项目审批流程，报总部港口物流部备案，需有项目立项审批单，上下游客户合同和资质，合同审批单以及项目可行性分析报告。 如果是B类项目（项目或合同标的收入，资金占用在200万-500万之间），由青岛分公司港口物流部上报，物流公司主管副总批准，评审部门及人员有：港口物流事业部、业管部、财务部、法律事务部、业务主管副总，所需资料有：项目
立项审批单，上下游客户合同和资质，合同审批单，可行性分析报告。 如果是C类项目（项目或合同标的收入，资金占用高于500万），由青岛公司港口物流部上报，物流公司总经理批准，评审部门及人员有：港口物流事业部、业管部、财务部、法律事务部、业务主管副总、财务总监、总经理，所需资料有：项目立项审批单、上下游客户合同和资质、可行性分析报告。 3、签合同 将审批材料递交业管部，经法律人员、财务部、总经理审批通过后方可签订合同。合同签订的注意事项：合同章、骑缝章、放货通知模板、预留印鉴。 4、联系客户确认海运信息，准备单据收集： 所需单据包括：销售合同、商业发票、原产地证、原产地重量证、原产地品质证、箱单，确认好单据签收日期。 、接到海运信息后，及时联系船代，确认船舶动态。5． 6、要求船代做好船舶到港前的信息录入和前期的调度工作。 7、一定在船舶到港前七天内拿到所有单据，监督船代做好靠港前的准备工作。 8、尽量避免出现因压港排队不能卸货的问题。 9、如果出现货物压港，及时联系船代，计算预期靠港时间，第一时间反馈给客户。 （二）船舶靠港与报检 1、提前5-7天将报检所需资料全部交到货代公司。 2、如果出现正本单据不齐的情况下，立即联系客户准备传真件，由货代向商检局出具保函，提前出报检号，保证能顺利卸货。 3、出报检号后半个小时内联系港务局，安排我司船舶卸货。
外贸新人的最详细业务流程
外贸新人的最详细业务流程 外贸就是和老外做生意，挣老外的银子。一般的操作流程过程如下： 1），和老外谈生意，接订单 2），备货：下订单到工厂生产或采购 3），进出口商品检验检疫局检验货物（这个叫“商检”） 4），向海关申报出口（“报关”） 5），把货物运输出国,交给客人（“货运”） 6），从客人那里收钱结汇（“收汇”） 7），向外汇管理局申报（“核销”） 8），向国税局申报（“退税”）。 在这里边，很多工作是交给专门的机构去做的。货代帮你“报关”和“货运”以及买保险，银行帮你“收汇”，工厂帮你“商检”，所以你只要集中心思跟老外谈生意就可以了，但是你也要了解一些这些流程，不光有配合的问题，里边还有费用问题。 第一步和老外谈生意接订单 这里有四个内容： a,客人怎么来？ b,报价怎么报？ c,合同怎么签？ d,钱该怎么付？ 客人怎么来？ 有几种办法，主要的有，一，网上吆喝，找买家。二，参加展会，揽生意。相对而言，网上找客人费用低，成交率低；展会费用高，成交率高。还有其它找客人的办法。 网上一边找客户一边发布信息，在中文的贸易平台上，你招来的都是国内的贸易公司，但也不要都放弃，说不准有的还有用；要上国外的贸易平台，若是你的邮箱里有Enquiry，说不准你的生意来了。 展会就比较直观了，国内的有广东的广交会，上海的华交会.国外的就更多了，若是有老外前来询盘，你就可以跟老外当面外讨价还价了，这就是要报价了。小提示 A 尤其是在网上找客人的业务人员，你给客人的mail 等信函是被快速阅读的，如何吸引人和得到回复，那你的mail必须符合当地的特色，比如说你按欧洲人的标准来写，那将是被认为你在了解欧洲，是“courtoisie”（礼节）。同时信函不要写得太长或太短；不要忘了写自己的职务和名字；不要忘了很多老外对中国是一无所知的。。。。 报价怎么报？ 报价里有什么内容呢？货物的成本+其他费用+利润。 以一单服装为例，货物的成本就是采购服装的价钱(如果是让工厂生产的话，就是采购面辅料的费用+付给工厂的加工费用)。 其它费用就是运费（价格条件里有说明）+杂费+报关费用+公司日常开销费用......等等。 利润就是自己挣的钱，有两部分组成：从老外那里获利+国税局的退税。所以在搞清货物品名、型号、数量、包装规格、交货期、付款方式及柜型等等之时，要搞清报价里还含有以下内容：
外贸出口单证操作流程详解
外贸跟单业务流程 跟单员对出口货物的跟单工作主要有：接单，跟进生产，出货跟踪，制单结汇等。 一．接单 接单也即合同的签定，订单的取得。合同的书面形式并不限于某种特定的格式。任何载明双方当事人名称，标的物的质量，数量，价格，交货和支付等交易条件的书面文件，包括买卖双方为达成交易而交换的信件，电报或电传，都足以构成书面合同。 1．下单方式：客户下单的方式有：通过电话，Fax, Email或书面合同等方式。 2．接单的途径：交易会，出访，出国参展，邀请客户来访，利用我们的网站，等等。 3．接单的形式：在出口贸易中，跟单员接的单没有特定的限制，最常见的是： （1）合同：（CONTRACT）合同有销货合同（SALES CONTRACT）和购货合同（PURCHASE CONTRACT）。前者由卖方草拟，后者由买方草拟。 （2）确认书；（CONFIRMATION）它比合同要简化些。对异议，仲裁，不可抗力等条款都不列入。它也有销货确认书（SALES CONFIRMATION）和购货确认书（PURCHASE CONFIRMATION）。这种格式的合同一般适用于成交金额不大，批次较多的轻工商品，日用品，土特产等。而合同用的比较正规。机器设备，大棕贸易的进出口。 还有协议书，意向书，订单和委托订单等。
4．接单的程序：接单的程序可分为询盘，发盘，还盘和接受四个环节。 （1）询盘：（INQUIRY）又叫询价。 （2）发盘：（OFFER）又叫发价。是买方或卖方向对方提出各项交易条件，并愿意按照这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。在实际业务中，发盘通常是一方在收到对方的询盘后作出的。 （3）还盘：（COUNTER-OFFER）又叫还价。 （4）接受（ACCEPTANCE）买方或卖方同意对方在发盘中提出的各项交易条件，并愿意按这些条件达成交易，订立合同的一种确定的表示。 二．审单：即审核合同 1．审单内容： 确认产品名称，规格，质量，数量，单价，价格条款，总额，付款方式，包装要求，交货期，交货方式。 2．审单方法： （1）产品名称，规格： 审查时产品代码是不是自身的产品？与我们的产品资料能否对上号？ 有很多公司和企业产品名称的代码同时也代表了规格。 （2）质量： 也称品质。是货物的外观形态和内在质量的综合。在国际货物买卖中，货物的品质不仅是主要交易条件，也是我们跟单员进行审单的首要条件。 （3）数量：