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岗位说明书编写实施方案05-11-17

岗位说明书编写实施方案05-11-17
岗位说明书编写实施方案05-11-17

制造事业部等岗位说明书编写

实施方案

岗位说明书的编写是人力资源管理的一个基础工作。同时也想为明年的绩效考核(明年的绩效考核制度还在酝酿和编写之中)打个基础,结合税控事业部、财务部、行政部岗位分析的试点,根据领导指示,要求在年底前完成制造事业部、控制器事业部、质控部、物料部等所有岗位的岗位说明书编写工作。作为推动此项工作的行政部,与常务副总、行政副总、制造事业部总经理、制造事业部总经理助理及各部门经理进行了充分的沟通,初步取得了他们的支持,同时他们也提出了明确的要求,希望借这次岗位的分析,能清晰界定部门的职能、岗位的职责,划清权限、责任,能确保将整个公司的目标转化为个人的目标,使企业的经营压力转化为个人的工作动力和责任约束。一般说来,岗位分析流程共分为准备阶段、调查阶段、分析总结阶段、完成阶段,具体如下:

一、准备阶段

1、确定岗位分析的目的,通过对公司发展战略、组织结构、组织流程的深入分析,将企业的职能分解到各个部门、岗位,明确各项工作的纵向、横向的关联关系,主要达成以下目的:

(1)、首先,岗位说明书清晰地列出了员工的职责范围,在年初的时候,看看自己的职务说明书,就可以大致了解一年的工作目标,为目标管理的推行奠定良好基础;

(2)、岗位说明书囊括了岗位所需要的能力,员工可以对照,自己在这些方面发展得如何,哪些能力还需要进一步提高,为岗位培训的标准、方向提供指南;

(3)、岗位说明书令上下级关系一目了然:谁向你汇报,你又向谁汇报;

(4)、岗位说明书还有利于上级主管对员工进行管理。主管招聘新员工,考核老员工的工作表现,都可以参考职务说明书的要求。一般来说,员工及其上级主管都必须在员工的职务说明书上签字,表明双方都认可说明书的各项条款,这其实就是上下级的沟通过程,沟通好了,可以为后面的工作扫清不少障碍。

(5)、岗位说明书具有明确工作职责与权限、工作目标、工作特点、任职要求等作用,并能为工作评价、人员招聘、绩效管理、培训与开发、薪酬管理等提供依据。

公司在质量体系文件中也对公司各岗位职责、权限、任职资格等作了相应规定,但内容雷同,不具体,最后这些成为文件性的东西束之高阁,没有具体地与人力资源管理活动如招聘、培训、考核等联系,成为一种摆设。

2、确定岗位分析的团队。由于岗位分析涉及面大,专业性强,因此在组织分析以前要成立岗位分析团队,由公司常务副总范总担任组长,傅总、何总、童工担任副组长,岗位分析人员由各部门经理和行政部陈硕秋负责。

3、确定团队成员分工。组长主要负责岗位分析的各项统领工作,副组长主要负责编写岗位分析的工作计划,督导团队成员的工作。各部门经理主要负责提供岗位信息,岗位分析人员主要负责收集岗位分析资料、下发和回收调查问卷、和分析对象的联络和确认、资料回收后的汇总、岗位说明书的编写工作。

4、讨论确定需要分析的岗位,因税控开发部的相应岗位与控制器差不多,本次分析主要对控制器事业部外的所有岗位进行全面分析,控制器事业部的相应岗位只是通过访谈,在原来分析的基础上再加以确认,由于分析的岗位较多,持续的时间较大,要1个半月左右。

5、争取公司高层和全体员工的理解和支持,并培训团队成员,掌握岗位分析的方法和手段。目前与高层沟通已达成共识(准备将相关资料以PPT形式发放到公司领导的邮箱中),拟打算对团队成员进行岗位分析理念培训、操作技术培训。同时,召开动员大会,对所有员工进行关于岗位分析的目的、作用及各级主管应配合的工作进行充分的沟通。

二、调查阶段

1、确定岗位分析方法。目前生产较忙,为不影响他们的正常工作,本次调查以书面调查结合原有资料为主,辅以现场观测、个别访谈。

2、设计调查问卷。要求结构清晰,针对性强,内容详实等。

三、分析阶段

1、核对所得资料。通过各种方法收集的有关工作的信息,必须同工作任职者、任职者的主管共同进行审查、核对和确认。经过这样的过程,第一,可以修正初步收集来的信息中的不准确之处,使工作信息更为准确和完善。第二,由于工作任职者和任职者的上级主管是工作分析结果的主要使用者,请他们来审查和确认这些信息,有助于他们对工作分析结的理解和认可,为今后使用奠定基础。第三,收集工作信息的人员有是实际上并没有从事过所分析的工作,因此对工作中的一些实际问题和标准并不是很了解,而这些方面,恰恰工作任职者和任职者的上级主管更有发言权。第四,让工作任职者和任职者上级共同对工作信息提出意见,也有利于发现他们对工作的一些不一致的看法,使他们有一次沟通的机会,以便协调一致,为今后更好的开展工作。

2、提炼出所需要的材料和要素。将所得的资料进行加工整理分析,分门别类,归纳和总结出编写工作说明书需要的材料和要素。在分析过程中,要创造性地揭示出有关工作和任职者的关键信息。

四、完成阶段

1、草拟工作说明书。根据分析阶段归纳和总结出的编写工作说明书所需要的材料

和要素,草拟工作说明书。工作说明书内容应包括:该职位的基本情况:名称、职等职级、所属部门、编制等;该职位存在的价值和目的是什么? 对该职位的要求有哪些要素,如规划、组织、审核、创新等等?如何定义该任职者的责任和权力?该职位需要和外部有什么样的互动关系?该职位需要使用什么设备仪器,需要什么证照?该职位的工作环境和工作地点怎样?该职位的上下级汇报关系如何、服务的相互关系怎样?这份工作需要什么样的素质、技能和经验的人担任?

2、讨论验证工作说明书。召集整个调查中涉及的管理人员和任职人员,讨论由工作分析人员编制的工作说明书,将工作说明书初稿复印分发给他们,要求对其中每一句话、每一个词语进行斟酌、论证,发现问题并修改。

3、修改定稿。通过多次反馈、修改,最后确定详细的工作说明书,经工作任职者、任职者的主管和人力资源部门负责人签字盖章认可后,进行归档保存并输入公司人力资源管理信息系统。

五、编制后的审核

岗位说明书并不是一成不变的,要及时地对工作说明书进行修正。任何组织都要随着客观外界环境的变化进行相应的变革活动,组织机构、工作构成和人员结构等都可能处于不断变动之中,这种动态环境要求人力资源部门制定相应的审核制度,定期或不定期地对正在使用的岗位说明书进行梳理,发现问题及时修正。岗位分析今后也会更具有灵活性、创新性,只有这样,工作分析才能保持其活力,也才能够适应今后组织弹性化发展趋势的要求。建议每年对所有岗位进行一次盘点,并对其中的不符合项进行修正,使之更符合组织的现状,并具前瞻性。

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