一个5年经验外贸跟单员给新人的建议
小技巧:英语不好,如何应答老外来电?-----
在广大的外贸工作人群中,有很多英语并没有多少级,也不是科班出身,又或者有证书但听力口语不太好,能看邮件,回邮件,却害怕接到老外电话.可能有不少人有一些经历,老外打电话过来听不太懂他在讲什么,自己当然也没有适当的话应对,电话完了后还不知道是谁.如此一是让老外觉得你不够专业或说英语不够好,对你公司大小规格产生一定负面影响,二是很可能错失一个机会.所以很多网友可能是抱着求佛的心态,希望老外能规矩的透过邮件来联系.但是做外贸久了还是会碰到有些老外打电话过来的,如果对方本身英语很好至少能知道他讲的大概关于哪方面内容,如果对方也是英语一般,加上自己对自己的英语没有信心,基本上是无法沟通.如何能够有效改进??
本人也是英语很一般,但是接听电话多了,有一点点小领悟.希望能够帮到部分网友走出心里担忧
1.在看到有+19...电话时,第一时间准备好纸笔,方便记录.(这个是避免手忙脚乱)
2.接听后,礼貌的问候"HELLO",然后通常他会首先说他要找谁,你听到你的名字就说"THIS IS xxx SPEAKING"(礼节性问候,表示出亲切友好,并确认他没找错人)
3.接下来他会连续性的讲他要讲的话,这个时候很可能你没有思想准备或者尚未进入状态.那么你最好将他引导按照你的提问方式来回答,而不是叙述.你可以等他讲完一句时马上插进去说:"Excuse me,who is that speaking?"他会回答你名字,你记下来,然后问他"Where are you from,please?"知道他是哪国人.然后问他"What is the matter with you?"然后他会说关于哪方面的,通常打电话过来的都是最近和你电邮联系过的,极少是新客人.如果名字和国家你能想起或者马上在邮箱查找出是和你联系过的,你就能马上知道他会讲哪方面问题啦,如果想不起来,那就听他讲一下是关于哪个问题的,如果你听到了,但是不太明白讲的什么,你重复他的话给他听,那他会对你说的表示出"YES"或"NO"然后你再继续提问.(为找到这个人联系的相关邮件来了解他可能要讲的内容,以及引导他按照你的思路谈下去)
4.在你判断出你是否能够了解他说的,如果可以继续,如果不可以你就说"我了解您讲的,但是请你再发一封邮件确认一下"I understand what you said,but could you send an email to me to confirm,please?"然后问他是否知道邮箱地址,不知道你就告诉他,请他发过来.(这个其实也是不懂装一下懂,如果你听不懂不要不停的说NO,I DON'T KNOW或否定的词,你就听,然后要求他发邮件.目的当然是邮件能够看得更清楚他要表达的,也是避免客人流失)
5.如果通过国名人名没找到相关邮件,问一句他是否先前有发过邮件给你"Have you sent the email to me before?"然后注意听"YES"还是"NO"(这个是方便查找,即使当时没找到,现在找到他的邮件也不迟,回复时不要忘记加上一句"THANKS FOR YOUR CALLING")
6.最后要说上一句GLAD TO SPEAK WITH YOU,GOOD BYE.(最后是礼节性的了)
讲话中,要注意的问题:1.你不要自己心里有包袱,认为自己英语不好,从而没办法认真听对方讲的.(反正英语是不好,你就当是听不懂,能听一个是一个,就算全听不懂没人知道这通电话对吧)2.你的语速很重要,你最好一个词一个词吐出来,一是方便对方听二是他会有意识的将语速放慢.3.以上的用词都很简单,但是自己大脑要有一定的条理.
平时要做的:1.邮件最好用OUTLOOK能够按国家或按人名分类,这个时候就大有用场了.2.几个简单的英语单词还是要会的吧,平时多读一下这几个常用单词,争取发音十分准确.3.当然是用SKYPE多练,买个耳麦,找几个愿意聊天的老外在线聊.一是了解人家能不能听懂你讲的二是熟能生巧,听多了保证你会想听到老外的电话.4.抓住每个进来的电话练习,找出一个适合自己听电话的方式.
新手面对开发客户的疑问
问1:做外贸快三个星期了，发了很多offer在商友提供的B2B，发完了提供的网站，自己也找了一些，但至今连个询价的都没，想尝试着直接发邮件到客户邮箱，却怎么也搜索不到我们这行的客户，哪位知道帮帮忙啊？
答:开发客户.通过找客户的方式是必须要做的,就是各免费平台所能找到的公共询盘或者黄页上有的采购商贸易商,都不要放过,都要联系.
但是最重要的是让客户找到你,主动和你联系.可以说你联系上的10个不及主动联系上你的1个.所以充分利用免费资源做广告很重要.免费平台上供应商多,但是未必都有充分利用上的.要花更多时间和精力.及时更新.
坚持,连续性的开发.很重要
问2:做业务员也有一段时日了，其中也让我懂得不少事，但让我很遣憾的是不知多少次为客户提供样品和报价。也不知道多少抱着希望。却不知怎么为事每次都是重演着失望。让我很不明白这是为什么。是我的报价不好，还是？？？
答:做外贸在开发客户的阶段,个人认为不只是提供样品和报价的工作.除了了解自己公司产品各方面是必须的以外.
1.客户来源补充:不断的寻找免费平台和开发的方式,每天更新.在没有订单的初期只有不断的询盘才有机会变成订单.
2.同行业的了解:广泛询价,了解同行业价位,出口价,市场价等等.知已知彼.
3.报价的追踪:对于报过客人没有回复的,建议发发邮件询问进展或者原因,而不是一味问价格怎么样.不要经常发,每周较好.积累客户反馈总结问题所在.改进问题点,更新开发方式.
4.温故而知新:每天总结,每周总结,每月总结.我做了什么,有什么还没做,接下来要做什么.
5.完善自己的软件:制作精美的公司抬头的文件,方便报价,以及针对各种不同客户的报价单,产品目录,邮件签名等.比如说:FOB价,CNF价,欧美价,中东价,10万USD的价,1万USD的价,多尝试各种不同抬头或签名方式,选择最简洁及印象深刻的.
6.坚持就是胜利:通常新手都是在2,3个月才有单,有的可能到半年的都有.万事开头难,有了第一单,相信胜利就在眼前.
外贸新手应该怎么做
1.充分了解自己的产品,产品专业知识和相关术语.充分了解同行业,可以用搜索的,多看看他们
的英文网站,能够收获不少的. 坚持每天一个小时做这些事情.
2.开发客户,找B2B或门户网站,注册,登记,发布,每日更新.这是一个长期坚持的和积累的过程.
每天一个小时到一个半小时.论坛也有朋友提供了免费网站,一个都不要放过
3.找客户,所有门户网站,B2B网站,你能看到的英文网站,全部用各种你的产品关键词搜索,只
要能找出来的公司的邮址和联系人,或在线能发询盘的,全部发一次.标题就用产品名,内容简单,不超过10句话.主要介绍下你是哪的公司做哪方面产品,相关资质证明,一两点你们的优势.
然后请他到你网站去看看,有兴趣联系你就好了.每天一个小时到一个半小时.
4.邮件,每天会收到询盘,可能初期不多,但是每天建议上班的第一个小时用来回复,邮箱整天
是常开更新状态,然后只要收到邮件立马回复.这个大概初期一个小时到两个小时每天能够搞定的了.邮件除了及时回复,还需要专业性的回答客人所有提出的疑问和需要提供的资料.
5.每天花半个小时到一个小时逛逛论坛,吸取经验.专业性的外贸论坛有不少的.
6.作为新人,要进步就要总结,买几个本子,最好每天下班后总结今天做了什么,没做到什么.明
天要做什么,一周下来你会发现哪些做了做好了,哪些没做还不够.有本子在手不至于太茫然,不至于一个月下来就是看不到单子不知道自己做了些什么.
7.一个月能够让你全面了解产品知识和掌握部分找客户的技巧.两个月基本上能有一些固定
或新增客户询盘.三个月基本上会有意向性的订单了.机会只给准备好了的人.命运靠自己把握!工作也是做人,但求问心无愧!!
如何从免费平台上获取更多询盘?---
免费的平台也能够带来订单,为什么免费的会比收费的效果差??以下是基于询盘来讲.
1.同行业公司收费的永远排在免费的前面.(这个是平台既定的,没办法改变,只有商业机会这一块如果关键词做对了才可能)
2.收费的一般产品图或资料很齐全.能够放上去的产品图面更多,所以效果更好(收费平台操作人员都是充分利用这个平台,而免费的恐怕天天更新维护的不多)
3.收费的比免费的更让客人关注吧,一般人相信收费的信誉可能好一些,实力强一些.
至于订单,就是要看你是怎么处理询盘了,并不是询盘越多订单一定越多.但是询盘就是机会,只有抓住机会才有订单.这个说来话长,要根据你价格产品,人员素质,效率,等等多方面原因了.
如何从免费平台上获取更多询盘?
1.要覆盖面广(能够搜索可以登记的平台都不要浪费)
2.每天更新(商业机会每天重发,产品图最好一周能更换一次提高排前面的机率)
3.登记资料完全,全面(每一个一平台可以用的权力充分利用,资料登记详细)
4.关键词的设立,(一般每个产品发布都会有个关键词,我个人觉得,不要设太为广泛的关键词,因为在这个广泛的关键词上已经前面有很多很多,所以我觉得设立一个狭窄的关键词较好,如果有人用狭窄的关键词寻找的话,你很可能会排在第一第二,有实例的哦)
5.产品图一定是清晰漂亮的.图都不好看,很难让人相信你的产品能好到哪里去.产品详细内容处一定填详细
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