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物业管理档案如何建立

物业管理档案如何建立
物业管理档案如何建立

【物业管理】物业管理档案如何建立与管理

一、用户档案的建立

物业的管理服务项目和对象呈现二元结构。含有2个性质不同的子系统。其一是物业的客体要素——房屋建筑物、附属设备设施、相关场地构成的硬件系统;其二是物业使用的主体要素,如业主、使用人等构成的软件子系统,表现为业主的基本情况。

(一)产权备案工作——准确界定每个产权人拥有的产权范围与比例——权利义务。是物业管理的前提,但不同于权属登记(政府行业管理)

(二)建立业主档案—姓名、家庭成员、工作单位、联系电话、地址、紧急电话及地址、收缴管理费情况,物业使用与维修情况等。

二、物业档案的建立与管理

隐蔽工程+复杂+高科技+专业性强——建立档案;目前记录不完整,分类归档、保存方式不科学,无专人负责。

(一)资料收集——集中,力求完整。

1.按时间顺序——设计规划阶段;施工验收阶段;托管阶段;招商阶段;用户入住阶段;日常管理阶段

2.按物业管理参与者——接管移交——业主入伙-日常管理

(二)整理分类——分流筛选:条理、合理、易检索

(三)资料归档管理——分类保存;重要内容重点管理;编制分类说明书;日常八防。

(四)使用——批准借阅;汇全验收——移交

(五)销毁——过期的+作废的——审批——清册-——销毁

三、物业档案管理要求

(一)数据准确,资料翔实,不错不漏;帐实相符;妥善保管;查询方便;

(二)完整准确及时,新鲜安全

(三)十清。

四、计算机在物业管理中的应用

五、物业管理系统中的计算机技术(电子数据处理;管理信息系统;决策系统)

物业公司档案管理制度

档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作,特制定本制度。 第一条 适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条 公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条 办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范,做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条 项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范,做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条 档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条 档案管理体系规范如下: 办公室主任综合部经理 第七条 档案全宗号规范:公司档案全宗号为:A 。项目档案全宗号为:01、02、03、0X 。 第八条 档案类别代号分 配规 最爱的人 最爱的人 [选取日期]

范:公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X,公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理;项目档案类别代号分配为项目一,01-1-X至01-X-X。项目二,02-1-X 至02-X-X。项目三,03-1-X 至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。 第九条档案整理归档规范:按照“第八条”规定分类分项归档。具体,公司档案A-1-X至A-X-X,办公室负责组织整理,每月末做一次归档,档案柜钥匙归办公室主任保管;项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X至03-X-X,项目客服中心综合部负责组织整理,每月末做一次归档,档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。 第十条档案管理规定 (一)公司档案查/调阅 查阅档案:向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅,所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案:向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅,所调阅档案可以带出档案室,规定期限内完整归还,不得复印。 (二)项目档案查/调阅 查阅档案:向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅,所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案:向档案管理员申请填写《档案调阅登记表》经综合部经理批准方可调阅,所调阅档案可以带出档案室,规定期限内完整归还,不得复印。 (三)密件档案查/调阅 密件档案查、调阅、摘抄、复印须经公司总经理批准,并有办公室主任陪同。 非物业公司内部工作人员查看业主档案时,须有档案管理员在场,并不得把业主档案带出档案室外。 除政府部门执行公务外,其他外部人员要查看业主档案资料,须经业主本人同意。

物业档案管理

档案资料管理 一、物业档案资料的含义 物业档案资料指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。 二、物业档案的建立 物业档案资料的建立主要有收集、整理、归档和利用四个环节。 1.收集:是将分散在单位各内部工作机构的有保存价值的文件资料集中移交给单位档案室或负责管理档案的部门的工作。物业资料来源按不同的标准有不同的分类。 (一)、物业资料来源按时间顺序分类: 1、设计规划阶段信息 (1)土地购买合同、土地使用证等权属证书 (2)规划许可证、建筑许可证、预售许可证等各类项目批准证书 (3)建筑图、施工图、施工组织设计等图纸文件 2、竣工及验收阶段信息 (1)竣工图 (2)竣工工程项目一览表 (3)设备技术清单(设备名称、规格、数量、场地、主要性能、单价、随机工具备件等) (4)设施技术手册、使用说明及质保证明 (5)设备安装调试记录(各种设备系统的试压、试漏检查记录、暖气,卫生、空调、电讯、电气、通风、供水、供气、消烟灭火、防暴报警、电视监控等系统) (6)土建施工记录(地基处理记录、结构安装校正记录,预应力构件施工记录等) (7)建(构)筑物监测记录(建筑物的沉降、变形、防震,钢结构焊缝探伤检查记录) (8)隐蔽工程的验收记录 (9)工伤事故发生及处理记录 (10)图纸会审记录、设计变更通知和技术核定单 (11)项目的重要技术决定和文件 (12)验收计划和验收会议纪要验收记录 (13)返修记录 (14)验收总结报告

3、委托管理阶段信息 (1)委托管理招标文件 (2)物业管理投标文件(物业管理单位的资质证明、管理计划和预算等) (3)物业委托管理合同(协议书) 4、招商阶段信息 (1)招标物业的平面图纸 (2)招租许可证及委托书 (3)租金及管理费测算 (4)租赁合同 (5)广告策划资料 5、用户入户信息 (1)用户入住通知书、入户须知 (2)管理公约(公共契约) (3)用户资料(包括业主、租户) (4)业主委员会章程 (5)用户手册 (6)用户进户验收表 (7)用户进户交费单 6、日常管理信息 (1)业主、租户变动和更换情况 (2)各部门工作(操作)规范,管理制度 (3)各部门工作记录 (4)大、中、小修记录 (5)维修承包合同和预决算 (6)保安、清洁、绿化等项目的承包合同等 (7)用户来往信件、投诉和处理资料 (8)年度工作计划、总结、报告 (9)人事档案 (10)保险资料 (11)法律法规和政府有关文件

物业项目(住宅小区)档案管理制度(二)

物业项目(住宅小区)档案管理制度(二) 物业项目(住宅小区)档案管理制度提要:共用设施设备管理1.共用配套设施完好,无随意改变用途。2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录 第二节房屋管理与维修养护 1.主出入口设有小区平面示意图,主要路口设有路标、组图及幢、单元、户门标号标志明显。 2.无违反规划乱搭乱建,无擅自改变房屋用途现象。 3.房屋外观完好、整洁,外墙面砖、涂料等装饰材料无脱落、无污迹。 4.户外招牌、广告牌、霓虹灯按规定设置,保持整洁、统一、美观,无安全隐患或破损。 5.封闭阳台统一有序,色调一致,不超出外墙面,除建筑设计有要求外,不得安装 户外防盗网、晾衣架、遮阳蓬等。 6.空调安装位置统一,冷凝水集中收集,支架无锈蚀。 7.房屋装饰装修符合规定,未发生危及房屋结构安全及拆改管线和损害他人利益的现象。 1)住户装修申请表、装修责任书(见业主分户档案) 2)装修现场巡查记录表(见工程巡查记录) 第三节共用设施设备管理

1.共用配套设施完好,无随意改变用途。 2.共用设施设备运行、使用及维护按规定要求有记录,无事故隐患,专业技术人员和维护人员严格遵守操作规程与保养规范。 1)设备运行维修工作程序 2)设备巡查记录 3)设备保养记录 3.室外共用管线统一入地或公共管道,无架空管线,无碍观瞻。 4.排水、排污管道通畅,无堵塞、外溢现象。 5.道路通畅,路面平整,井盖无缺块,无丢失,路面井盖不影响车辆行人通行。 6.制定供电系统管理措施并严格执行,记录完整,供电设备正常,配电室管理符合规定,路灯、楼道等公共照明完好。 1)电室管理规定 2)配电系统工作内容及操作程序 3)路灯、楼道等公共照明设备完好 第四节安防、消防、车辆管理 1.小区基本实行封闭式管理 1)小区实行24小时封闭管理资料 2)治安管理规定 3)门卫管理规定 2.有专业护卫队实行24小时值班及巡逻制度,护卫熟悉小区的环境,文明值勤,训练有素、言语规范、认真负责。

物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料业主档案管理方案为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、

经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务记录、主管部门文件、公司文件、内部管理规章制度、通知、通报文件等。 三、资料或档案的归档 对于所有分类整理好的信息资料,工作人员必须进行归档保存。 1.档案管理实行原始资料和计算机档案双轨制,使储存方式多元化,尽可能确保资料转化为计算机磁盘储存,便于查找。同时,还要运用录像带、录音带、胶卷、照片、表格、图片等多种形式保存,使抽象的档案资料具体化、形象化。 2.对本单位利益影响较大的档案应加密保存,使此类档案在

物业公司档案建立与管理方案细则

物业公司档案建立与管理方案细则 第一节项目管理档案的建立 一、建立项目管理档案的要求 1、物业服务中心形成的各类资料文书,由档案室负责立卷,并按归档制度,于次年第一季度内归档于档案室。立卷归档工作要接受指导、协调和监督。 2、在物业服务过程中形成的会员档案及业主档案,由各责任部门负责立卷,并按归档制度,于次月月初归档于物业服务中心档案室。专业性较强的或者需要保密的档案,可以延长移交期限。 3、各质量记录由责任部门负责立卷,按归档制度按月归档于物业服务中心档案室。 4、档案室管理人员每月应对档案保管状况进行检查,对缺漏、破损或变质的档案进行修补、复制或其它技术处理,以保证档案的完整性和实用性。 5、档案室管理人员在接受各归档案卷时,应按要求做好交接登记。 6、档案室日常管理力求做到防盗、防水、防虫、防鼠、防潮、防尘、防高温等。 7、物业服务中心所有档案为核心机密,任何人调阅档案都必须填写申请单,由所在部门领导同意签字,批准后方可调阅。 8、档案一律不准带出档案室;复印、借用经同意办理完登记手续后方可带出档案室;所有档案由档案室管理人员负责调取、归还,并做好记录。 9、档案管理人员每月对借用记录进行盘查和跟踪确认,以保证档案资料的可追溯性。 10、任何人不得将档案原件或复印件私自收集、赠送或倒卖给任何单位或个人,一经发现,将给予严肃处理并在必要情况下追究其法律责任。 11、档案室管理人员根据工作需要,编制必要的目录、卡片、索引等检索工具,编辑档案文件汇集和各种参考资料,积极主动地开展档案的利用工作,为物业服务中心各项工作服务,并注意掌握档案的利用效果。 12、档案分长期、短期档案;销毁档案时,应由行政人事部负责人监销,并办理销毁/监销手续,以防止档案遗失和泄密。 二、档案资料的内容 1、工程档案:包括竣工验收资料、小区竣工资料、接管验收资料及相关图纸,要求长期保存。 2、业主档案:从交楼开始的全部所需资料,包括交楼资料、变更材料、过户资料等,需长期保存。物业服务中心与往来书函记录。

物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】

物管从业二十年,本文极具参考价值,如若有用请打赏支持,谢谢! 物业公司及项目档案管理制度【物业管理经验分享】 物业公司及项目档案管理制度 ●档案管理规定 1、档案资料由经理负责监督保管,内务管理员专职文件存档、注记工作。 2、有关物业的验收档案、图纸、业主及住户资料、管理制度、合约及附件、设施和设备档案及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜上锁,未经经理许可,任何人不得动用。 3、物业档案资料必须做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档清单和编号目录。 4、公司档案目录及存档文件清单每季度清查一次。 5、物业档案在历任经理离职或调职时,应向接任者办理移交手续,经认可后方可离开。 6、物业档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。 7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经经理书面认可,如有违反的,作泄密处理。 8、公司将定期巡查上述规定所提及的要求落实情况,对不符合要求的保管人将作适当处分。9、小区档案资料因保管不当而造成遗失、泄密的,对小区管理有重大影响及损害小区和公司利益的,公司将视情节追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。 ●小区管理保密规定 1、公司、物业内部资料,业主、住户单元和公司员工个人资料及其所载有的通讯地址、联系电话、购/租合约及金额、小区及公司内部情况、业主/住户个人情况等均属保密范围。 2、业主/住户及员工资料统一存放在办公室文件柜内,由内务管理员专人管理。 3、公司文件柜备用钥匙由经理保管,内务管理员休假时,由经理指定者方可代为执行以上事务。 4、因工作所需而放置在办公室、监控室的业主/住户的联系电话、地址等,必须隐蔽放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。 5、公司制定的各类规章制度及工作指引,严禁任何形式的抄袭和复印,严禁外泄。 6、公司发布的各类通知通告,应限定时效,过时收回。

物业公司管理制度汇编一档案管理制度

城开物业管理制度汇编一一档案管理制度 大同市城开物业有限责任公司 档案管理制度 为有效地利用和保护文档资料,加强文档管理工作,使文档管理工作规范化,特制定本规定: 第一条公司设立档案管理室,由人事行政部负责管理。并有专人管理档案。 第二条文档管理员 1.文档管理员须认真履行工作职责,忠于职守,不断提高管理水平,对归档的档案要认真整理,做到归档档案完整、系统、准确。 2.文档管理员要自觉遵守保密守则,未经领导批准,不得私自将公司文档借阅他人,不得擅自向外透露文档内容。 3.文档管理员不得将属于公司的文档资料据为己有,或拒绝归档。 4.文档管理员不得损毁、丢失应保存的文档资料。 5.文档管理员不得将公务活动中形成的应归档的文件资料据 为己有,拒绝转交。 6.文档管理员不得擅自提供、抄录、公布属于公司的文档以及应当保密的文档资料。 7.文档管理员不得涂改、伪造档案资料。 8.分类文件资料要进行合理的分类,无论是按照项目名称,还是内容,或者按照字母顺序,其目的都是为了查找迅速方便,因此都

须在档案盒内清楚的标注。 第五条归档范围 1.公司对外的往来文件、资料由办公室归档。 2.公司内各种规章制度、会议纪要,各部门的往来公文等公文资料,由人事行政部归档,各部门备存。 3.各种基建、施工、装修的洽商文件、图纸、预算等在工程结束后由工程部归档,相关部门备档。 4.与外界签定并有效的法律文本,如合同、协议、备忘录等文件由人事行政部归档,相关部门因需要可存复印件。 5.上级单位、各地方职能部门发给公司的文件、综合性的总结、工作计划由人事行政部归档,相关部门备存。 6.各部门的专题报告、集体和个人的调研资料、培训资料等亦须归档。 7.有关公司的重要的照片和底版、音像带、题词等须由办公室归。 8.关于原稿,如经几次修改,以领导审批签字稿归档。 第六条要求 1.归档的文件材料必须字迹清楚、工整,纸张要求为A4纸大小,文件格式需按照公司的标准文本。 2.归档的文件材料要完整、系统、准确。 3.归档的文件除特殊情况外,必须用原件。 4.归档的文件必须保持归档文件之间的历史联系。

物业档案的建立与管理

物业档案的建立与管理 一、物业管理档案的概念与分类 (一)档案的定义档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。简单地说,档案是清晰、确定的原始记录性信息。 (二)物业管理档案的含义物业管理档案是指在物业的开发和管理活动中形成的作为原始记录保存起来以备查考的文字、图像、声音以及其他各种形式和载体的文件。此定义包括两层含义:一是经过归档保存的原始记录及其载体;二是该原始记录的信息内容。如在工程竣工验收之前,施工图纸是正在使用的文件,既非原始记录,也非档案。工程竣工验收后,经过归档保存后的施工图纸,以及其所记载的设计内容就是该项目的历史原始记录,即档案。 (三)物业管理档案的内容物业权属资料、技术资料和验收文件业主、物业使用人的权属档案资料、个人资料物业运行记录资料、物业维修记录、物业服务记录物业服务企业行政管理物业管理相关合同资料等。 (四)物业管理档案的分类方法 1.年度分类法年度分类法:根据形成和处理文件的年度,将全宗内档案分成各个类别。特点:按年度分类符合档案按年度形成的特点和规律,能够保持档案在形成时间方面的联系,可以反映出立档单位每年工作的特点和逐年发展的变化情况,便于按年度查阅利用档案。2.组织机构分类法组织机构分类法:按照立档单位的内部组织机构,把全宗内的档案分成各个类别。特点:能保持全宗内文件在来源方面的联系,客观反映各组织机构工作活动的历史面貌,便于按一定专业查阅档案。3.事件分类法事件分类法:按照全宗内档案反映的事件进行分类,又称为事由分类法或问题分类法。特点:能较好地保持文件在内容方面的联系,使内容相同或相近的文件集中在一起,既能较突出地反映立档单位主要工作活动的面貌,又便于按专业系统全面地查阅利用档案。4.流程分类法流程分类法:依据立档单位设立的流程进行分类,把档案按阶段性进行归集整理。特点:能够系统地反映立档单位的档案资料,保持立档单位档案资料全过程的连续性和全面性。有利于立档单位按设立流程系统全面查阅利用档案。 二、物业管理档案的建立

物业公司档案管理制度范本1.doc

物业公司档案管理制度范本1 济宁市鲁兴物业管理公司 档案管理制度 为规范物业公司和项目客服中心档案管理工作,特制定本制度。 第一条适用于南京香溢物业管理有限公司和项目客服中心的档案管理工作。 第二条公司总经理负责档案管理体系及作业指导书和管理制度的审批工作。 第三条办公室主任负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范,做好南京香溢物业管理有限公司档案管理工作。 第四条项目客服中心综合部经理负责按照档案管理体系及作业指导书和管理制度规范,做好项目客服中心的档案管理工作。 第五条档案管理员负责项目客服中心档案的具体管理、整理工作。 第六条档案管理体系规范如下: 公司层面的档案客服中心档案 综合部经理

第七条档案全宗号规范:公司档案全宗号为:A 。项目档案全宗号为:01、02、03、0X 。 第八条档案类别代号分配规范:公司档案类别代号分配为A-1-X至A-X-X,公司档案负责整理人为办公室负责人、行政助理、综合部经理;项目档案类别代号分配为项目一,01-1-X至01-X-X。项目二,02-1-X至02-X-X。项目三,03-1-X至03-X-X。以此类推…………。项目档案负责整理人为综合部经理、经理助理、档案管理员、前台。第九条档案整理归档规范:按照“第八条”规定分类分项归档。具体,公司档案A-1-X至A-X-X,办公室负责组织整理,每月末做一次归档,档案柜钥匙归办公室主任保管;项目档案01-1-X至01-X-X或02-1-X至02-X-X或03-1-X 至03-X-X,项目客服中心综合部负责组织整理,每月末做一次归档,档案柜钥匙归综合部档案管理员保管。第十条档案管理规定 (一)公司档案查/调阅 查阅档案:向办公室申请填写《档案查阅登记表》经办公室主任批准方可查阅,所查阅档案不能带出档案室。 调阅档案:向办公室申请填写《档案调阅登记表》经办公室主任批准方可调阅,所调阅档案可以带出档案室,规定期限内完整归还,不得复印。 (二)项目档案查/调阅 查阅档案:向档案管理员申请填写《档案查阅登记表》经综合部经理批准方可查阅,所查阅档案不能带出档案室。

物业服务资料业主档案管理方案

物业服务资料业主档案管理方案 物业服务资料与业主档案的管理方案 为了确保物业服务部及本单位物业管理所使用的常规服务文件的有效性,规范业主档案的保管与跟踪工作,特制订本管理方案。 一、资料或档案的收集与保存 首先,在物业接管移交时,要力争全面、准确地收集到本单位与开发商及设计单位、施工单位在合作方面的工程建设及工程技术等原始资料。其次,业主入住、进行房间调配阶段,业主资料以及在日常管理中的房屋维修档案、设备运行档案、投诉回访记录等相关资料,都需要工作人员将其全面收集起来并妥善保管。 二、资料或档案的整理与分类 所有原始资料应当统一由档案管理员集中整理。剔除作废的和无效的记录后,按类别进行装订并整理成册,做到整齐清晰、分类合理、便于查找。按照档案资料的不同,管理内容可以分类为以下几类。 1.工程技术资料:包括住宅区规划图纸、项目批文、用地批文、建筑许可证、投资许可证、开工许可证、拆迁安置

资料、红线图、竣工总平面图、地质勘察报告、开竣工报告、图纸会审报告等。 2.业主及各办公部门档案:包括业主及各办公机构详细资料登记表,进出小区人员登记表,业主、各办公机构房间的维修档案等。其中,业主档案内容具体包括有经业主签署后的业主公约、经业主签署后的消防安全责任书、业主家庭情况登记表、钥匙领用登记表、业主证领用登记表、业主入住验房表以及业主的有关证件复印件等。 3.装修档案:包括二次装修申请审批表、相关图纸及装修施工队资料、装修责任书、施工企业资质证明、装修人员登记表、室内设计平面图、装修竣工图等。 4.维修资料:包括维修申请记录、回访记录、维修派工单以及设备、设施巡检记录等。 5.业主反馈信息:包括服务质量回访记录、业主意见和调查统计记录、业主投诉及处理记录、业主来访纪录等。 6.本部门员工管理资料:包括员工个人资料、聘用记录、员工业绩考核及奖罚记录、员工培训计划、培训档案、考核记录、员工晋升记录、员工薪金变动记录及内务管理记录等。 7.行政文件资料:包括相关值班及检查记录、有关财务

物业公司档案管理规定

公司档案管理规定 为加强公司的档案管理,保证档案收集、整理、存放、保护和利用各环节规、有序,根据国家档案管理相关规定,结合公司实际情况,特制订本规定。 一.档案工作管理机构 档案工作实行统一领导、分级管理、分级查询的原则。公司行政人事部作为档案工作主管部门,统一领导各部门档案工作,制订档案管理规章制度和工作标准,并负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查。各部门应设置专(兼)职档案管理人员,负责本部门的档案管理工作。 公司档案主管部门:行政人事部 公司档案监管人员:行政主任/总经办秘书 公司档案管理人员:行政人事部行政助理 各部门档案管理人员:各部门文员、行政人事助理、结算员 二.档案工作管理职责 档案工作是管理的基础性工作,各部门要高度重视,确保档案工作所必需的条件,全体员工都有维护档案完整和安全的义务。 (一)公司档案监管人员职责 1.贯彻执行国家物业管理相关的档案法规,制定公司档案工作管理制度和工作标准并贯彻执行。 2.负责对公司各部门的档案工作进行指导、监督和检查,一年组织2次对各部门及公司档案检查。

3.定期接收各部门上交的电子档案及目录等,并进行整理、分类、保管、统计等工作。 4.组织各部门专(兼)职档案管理人员进行业务学习和培训。 5.执行制度,确保档案的安全。 (二)公司档案管理人员职责: 1.严格执行档案管理有关规定,.定期接收各部门上交的档案、目录等,并进行整理、分类、保管、统计等工作。 2.做好各类档案的接收、整理、建帐、建卡、保管、统计等工作。检查、 3.验收归档文件材料是否完整、准确、系统,是否符合相关档案工作规。 4.编制各类档案的检索工具和参考资料,积极开展咨询服务和提供利用工作,做好档案的查阅、借阅和催还工作。 5.做好档案库房的管理 6.严格执行制度,对密级档案容不传密、不泄密、不失密,确保档案的安全。 7.有权督促有关部门和人员按归档要求及时移交文件材料;有权拒绝接收不符合要求的文件材料;有权拒绝不符合查、借阅规定的人员查、借阅档案;有权拒绝无关人员进入档案库房。 8.公司档案管理人员变动时,须办好档案的清点、移交手续后,方可办理离岗手续。 (三)各部门档案管理人员职责 1.严格执行档案管理规定,切实做好部门文件材料的收集、积累、整理、保管、保护、统计等基础工作,检查、验收归档文件材料是否完整、准确、系统,是否符合相关档案工作规。

项目物业公司档案管理制度范本

内部管理制度系列 项目物业公司档案管理制 度 (标准、完整、实用、可修改)

编号:FS-QG-33916项目物业公司档案管理制度 Project property company file management system 说明:为规范化、制度化和统一化作业行为,使人员管理工作有章可循,提高工作效率和责任感、归属感,特此编写。 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。 第二条归集整理: 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。

二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第三条分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。

6、重大事故报告。 7、重大采购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理决定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。

物业管理资料档案的建立与管理

物业管理资料档案的建立与管理 物业管理档案资料的建立与管理主要是围绕执行规章制度而进行的。严格执行规章制度,就需要通过档案管理手段对相关记录进行规范、整理、归档。做到每一项管理工作有计划、有制度规范、有工作详实记录,并配备专职档案管理人员,对所有档案资料进行严格的、科学的、系统的管理,为整个管理工作的分析、改进、预防和提高提供可靠的依据。 一、建立物业管理档案的重要性 1.物业管理档案是所做工作的见证。推行整合型管理体系,对所开展的每一项工作进行记录,作为分析前期工作成效、改进后期工作的依据。 2.有利于规范管理,理顺管理关系。物业管理的对象是物业中的人和物,包括员工和房屋主体建筑、配套公共设施、机电设备、安全、环境卫生、社区服务等,服务范围广泛,管理对象多而复杂,监督困难。建立一套完善、规范的物业管理档案,既便于有条不紊的开展工作,又方便用户对管理工作进行监督,使我们的服务始终满足用户的要求。这样,就不仅仅要求我们开展实实在在的工作,而且要求我们能想用户之所想,用户未想到的我们也已想到,用户想到的我们已做好,真正做到“超前”服务。在实际工作开展过程中或之后必须做好记录,并及时对用户进行回访,根据用户反馈的意见不断完善我们的服务工作。做到管理规范化,决策科学化,工作程序化,最终达到用户满意。 3.有利于收集有关法律、法规,及时引入管理的新方法、新理念;做好来往文件、信息、意见的记录、归档和处理工作。使我们的工作做到有法可依、有法必依,并不断的改进和提高,始终保持管理的科学性、规范性和高效率。 综上所述,档案资料管理工作作为物业管理的软件部分,与硬件的管理同等重要,缺一不可,两方面的工作必需同时并进才能达到规范化管理的要求。 二、物业管理档案的建立及分类

(完整版)物业管理公司档案管理制度

一、物业管理公司档案管理规定: 1.公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管(包括代理主管)负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。 2.有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。 3.物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。 4.物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。 5.物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。 6.物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。 7.因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。 8.公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。 9.物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。 二、物业管理公司管理保密规定: 1.在工作范围获有关的公司、物业管理公司内部资料,业主、用户单元和物业管理处员工个人资料及其内所载有的通信地址、联系电话、购/租合约及金额、特别条款、物业管理公司及公司内部情况、业主及用户个人情况等均属工作保密范围。 2.业主、用户及员工资料统一存放在办公室文件柜中,由专人负责注记及存档等工作,由物业管理公司主管每周审核,其他工作人员未经许可禁止查阅。 3.物业管理公司物业管理处文件柜备用钥匙由主管保管,主管及秘书因需告假时,经指定的授权人士,方可代为执行以上事务 4.应工作所需而放置于办公室、监控中心、大堂接待处的业主及业户联系电话、员工个人联系电话、地址等,必须隐藏放置,不得张贴于显眼处,不得外泄。

物业项目公司档案管理制度

物业项目公司档案管理制度 物业项目公司档案管理制度 第一条管理原则: 一、为保证档案的完整、规范,根据物业管理对档案管理的要求,结合公司的实际情况,制订本管理制度,各岗位员工必须严格执行操作。 二、档案包括管理文书、服务记录、小区资料等内容,反映公司的整个经营活动。 三、公司档案由行政人事部统一管理,项目服务中心档案由部门负责人负责。 第二条归集整理: 一、各部门的工作记录由各部门主管负责整理,通用文书和小区资料有综合管理部整理,其中技术资料可由相关部门指导进行。 二、检查好文件的本文及附件是否完整,处理程序是否完备,如有短少,应即追查归入,如有遗漏,应即退回经办部门补办,与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应即退回经办部门。 三、中文直写文件以右方装订为原则,中文横写或外文文件则以左方装订为原则。 四、右方装订文件及其附件均应对准右上角,左方装订则对准左上角理齐钉牢。 五、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。 第三条分类编号 一、档案分类 (一)档案范围 1、各部门制定的管理规定。 2、工程维修保养合同。 3、小区社区文化。 4、人事调动。 5、主任级以上管理人员的调动、晋级、变动。 6、重大事故报告。 7、重大采购合同。 (二)各部门档案范围 1、行政人事部行政 (1)通知、会议纪要、请示、报告、领导讲话、讨论通过的文件、重要照片、小区社区文化。 (2)公司年度、季度、月份工作计划、总结。 (3)公司部门主管、系统工调函及任免报告。 (4)公司重大事投诉报告、处理决定。 (5)通报表扬。 (6)机构设置、改名称、印章合并和启用,扩大营业范围报告、批复。 (7)公司颁布的各种规章制度、条例、决定、规定。 (8)公司简报、信息、通讯及报刊剪辑。 (9)公司大事记。 (10)公司固定资产说明书。 2、行政人事部人事 (1)中级职称、员工技工职称资料。 (2)员工培训计划、培训实施方案、考核规定。 (3)上级机关对劳动工资、人事制度的指示、通知、计划。

物业服务档案的建立与管理方案

物业服务档案的建立与管理方案档案管理制度根据国家和地方有关物业管理法规,提炼形成的物业管理制度,使各管理项目有章可循,有规可依,有据可查,保证各项工作的顺利进行,确保工作目标的全面实现。 1、档案资料的归档管理 (1)文件(包括印制品和音像制品等)材料的归档范围: 凡是反映公司活动和基本历史面貌,具有查考利用价值的文件材料均应归档,不能有各部门保管,应直接交存档案室。 l)文件档案的归档范围,包括各部、室及公务活动中形成的公文、电报、薄册、图表、书信、日记、会议材料、图像、录像等内容; 2)档案的归档范围:兼职客服管理员、技术员在工作中形成的图纸、说明书等内容; 3)专项档案的归档范围,包括各部、室在专门业务活动中形成的各种档案,如:会议档案、声像档案、纪检档案、审计档案等; 4)财务资料由财务部门归档管理。 (2)归档要求: 1)归档的文件必须是原件、正本,符合文件格式; 2)归档的文件必须签字、审批手续完备,自己清楚,图面整洁; 3)归档的文件材料要完整齐全、装订整齐、并经适当的整理; 4)是传真件的应复印后以复印件归档; 5)归档的文件材料纸张及文件格式必须符合国家要求,必须字迹清楚工整,要用耐久的自己材料书写,如碳素墨水、蓝黑墨水,禁

止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、复写纸等书写材料; 6)每类建设工程竣工必须有兼职档案兼职客服管理员参加,对其文件材料(含有关图纸等)完整性、准确性、系统性进行鉴定和验收; 7)保持归档文件材料之间的历史联系,并进行科学分类、立卷和编号; 8)档案题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限; 9)文件材料的归档必须办理移交手续; 10)声像档案归档要求如下: ①归档的声像材料必须是原件、原版,各部门或个人不得私留声像档案; ②归档的声像材料必须声像清晰、完整、准确; ③归档的声像材料不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌等有害物; ④归档的照片底片,必须详细说明发生的时间、地点、时间内容; ⑤归档的录音带、录像带必须注明每盘带内录入的内容; ⑥归档的磁盘必须在每个软盘上标明软件名称、开发时间、版本或标明备份数据名称及备份时间。 (3)归档时间: 1)文书档案在第二年上半年内归档; 2)建设项目在竣工验收后一个月内归档; 3)各项管理工作形成的文件材料,在当年上半年内,要将应当

物业档案管理制度

物业档案管理制度一1、公司各物业项目的档案资料规定由物业管理公司主管包括代理主管负责监督保管,由文员专职文件存档、注记工作。2、有关物业管理公司验收档案、图则、业主及住户资料、管理制度、合约及附件设备设施及保养制度、财务报告、员工人事资料等档案要求集中存档,文件柜要求上锁,未经主管许可,他人不得动用。3、物业管理公司档案资料必须按公司规定要求存档,做到图有袋、文有夹,报告类文件编目录索引,档案类文件有存档文件清单及编号目录。4、物业管理公司档案目录及存档文件清单每季度上报公司备案。5、物业管理公司档案在历任主管调职、任职时应向公司或接任者办理移交手续、经确认后方可离任。6、物业管理公司档案日常需经常使用部分应复印备份,原件存放在档案中不得随意使用。7、因工作需要借阅、复印专管部分档案资料的,需经主管书面确认,如有违反的作泄密处理。8、公司将定期巡查上述规定所提及之要求落实情况,对不符要求的保管责任人将作适当处分。9、物业管理公司档案资料因保管不当而导致遗失、泄密的,对物业管理公司有重大影响及损害物业管理公司公司利益的,公司将视情节轻重追究当事人责任,并保留追究其法律责任的权利。物业档案管理制度二为规范本小区业户档案信息的管理,不断完善信息的内容,使客户档案信息准确、及时有效,便于开展工作,同时确保资料的保存完好,特制定本管理规定1、办公室负责指定接待员、档案员负责业主档案的信息收集、管理及整理工作;2、专管人员须将业主的档案资料分户建立、逐一保存,

建立统一目录,同时建立电子档备份。各类信息详细排列,以便查阅;3、客户信息档案的内容包括业主收楼及验收文件、装修文件、日常维修文件、缴费文件、回访处理文件及投诉建议等其他文件;4、专管人员须认真填写各项记录表,纸文档与电子文档同时进行。及时跟进业主档案的变更,保证信息的准确性; 5、业主档案信息应严格管理,注意保密。严禁非相关人员查阅,以保护业主的隐私,维护公司良好形象; 6、为确保文档安全,文件柜要做好防火、防盗、防潮、防虫工作; 7、业主档案永久保存,及时与业主沟通,及时变更业主信息,保证其准确性。

物业管理服务档案管理方案

第部分物业管理服务档案管理方案 第一节档案资料管理方案 随着建筑设计高科技专业化的发展,信息成为管理资源中的重要因素,为此思兰雅苑物业管理的档案建立与管理,必须采用先进的管理技术,通过档案的集中化、有序化、信息化的科学程序,对物管区域内所有物业管理与服务项目,从主体到配套,从建筑到环境,从硬件到软件等,都建立相应的管理档案,并牢固树立档案管理财务观、资源观和服务观,使档案材料的管理真正为管理服务。 档案资料管理,设档案管理员一人,有一定档案资料管理经验,精通电脑操作,工作责任心强。 一、档案资料管理运作流程 收集——整理——归档——利用 1、档案资料的收集: (1)设立档案资料室,采取系统化、科学化、电脑化的先进手段,由专职档案管理员,建立相应的管理制度,对所有的档案资料进行严格管理。 (2)资料的收集,坚持内容丰富的原则,根据实体资料和信息资料的内容,以实际工作需要出发。信息资料的来源渠道;规划设计到工程竣工验收的全部工程技术,维修资料;物业构成的方面,到房屋主体,公共设施,小到一树一木全有详细的资料。 2、资料的分类整理:收集的所有信息资料,统一由档案管理员

集中整理、分类。整理的重点是去伪存真,根据资料信息的来源,内容,表现形式的特点,做到条理清晰,分类合理。 二、档案资料的分类 三、资料的归档管理 (1)归档就是根据资料本身的内存规律、联系进行科学的分类与保存。根据实际需要,思兰雅苑的资料归档由管理处保存,如:录像带、胶卷、照片、图景等档案按不同的业务性质编号,造册,编辑并分柜保存,运用计算机的先进管理手段,尽可能把其他形式的档案资料转化为电脑储存,便于查找和调用。 (2)档案的出室、入室都有严格规定,出室必须具备资格的人员经登记后方可借出,入室时,须由专人检查,如有破损,立即修复,

物业公司住户档案管理规定

物业公司住户档案管理规定 为了做好园区业主(住户)的档案管理和保密工作,以便及时、准确地查阅住户资料,特制定本规定。 第一章总则 第一条本规定所称住户档案是指园区所有已收楼业主(住户)的档案资料。 第二章住户档案资料的归档 第二条业主凭《入伙通知书》到物业公司办理收楼手续,需填写住户资料,住户资料一般所包含的内容有:1)入住通知书、2)住户档案表、3)《住户手册》公共合约存根、4)业主身份证复印件(委托收楼的还需有委托人的身份证复印件)、5)房屋交接验收表。 第三条办理完收楼手续后,由物业部物业助理负责将住户资料装入档案袋中,填写完毕交由客户服务部资料管理员做好其归档工作。归档时,应一一查明以上所应包含的内容,发现遗漏的,应立即予以处理。 第四条存档工作必须及时,一周存档一次(除收楼时每天存档一次)。 附则:存档工作不及时,造成有资料遗失或资料不齐全,扣罚责任人100元。 第五条住户档案由客户服务部资料管理员定时进行整理,确认无误后分期数交办公室档案室存档。 第三章住户档案的查阅和外借 第六条住户资料是业主(住户)的第一手资料,本着对业主(住户)认真负责的态度,应做好保密工作。 第七条公司领导(包括总经理、副总经理及总经理助理)可以直接查阅和借出住户资料;部门经理助理以上人员可以在档案室直接查阅资料,借出时应填

写《档案借阅登记表》后方可借出;公司其他人员需查阅和借出资料的,都必须有部门负责人或公司领导人在《档案借阅登记表》签字审批后方可借阅。 附则:档案管理员未经许可,不可将资料外借,如私自将资料外借或让人查阅,扣罚责任人100元。 第八条一般情况下,外来人员不得查阅和借出住户资料,如有公安、检察院和法院等其它国家机关单位到我司调查业主(住户)有关情况,在经部门领导同意后可以进行查阅但不得借出。 第九条借阅人员在借出住户资料时,应做好保密工作,不得私自转让他人查阅,借出当天必须予以归还。 附则:如借阅人员造成资料泄密,引起投诉的,扣罚责任人300元。借出当天未归还的,扣罚借阅人100元。 第四章附则 第十条本规定由金碧物业管理有限公司客户服务部负责解释。 第十一条本规定从下发之日起开始施行。 第十二条附《档案借阅登记表》。 档案借阅审批表

小区物业档案的建立与管理制度

档案的建立与管理 档案是指一个单位在各项活动中形成的,具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、计算机软件等不同形状和载体材料,及真实反映历史记录的全部资料的总和。 档案载体,指档案除了基本的纸张外,还包括照片录像和录像磁带,反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属、塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备日后查考的实物。 类目是档案分类的基本单位,是构成档案分类的主要成分,用以表示某一类档案的概念。 类号是类目的标识符号,用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。 21.1管理要求 管理处档案是本管理处、公司及业主的宝贵财富,应全部归档,任何人和部门不应私自保存和对外交流。管理处档案工作纳入经济责任制的考核范围,纳入管理人员职责范围之中,以保证档案材料的完整、准确、系统安全和开发利用。 21.2档案的收集与归档 归档范围:凡管理处在前期接管、经营活动、设备购置、设备维修、保养、财务管理、教育培训、人事工作等其他工作中形成各种文字、声像证书、荣誉奖品、图表、实物、模型等材料归属归档范围(详

见本节《物业管理档案分类编号》)。 各部门按照归档范围,将本部门形成的档案,按照文书处理和归档要求进行部门预立卷后,交管理处兼职档案员。在开展各项业务活动前及活动进行过程中形成的科技文件材料(含照片、录音、录像和计算机磁盘)由活动负责人或其委托人负责积累整理归档。有关人员应做好文件材料的形成、积累、收集、整理、对已归档的档案补充、完善,做到帐物相符及档案完整、准确、系统。 21.3档案分类编制 类目设置:根据物业管理单位所形成物业管理档案特点,初设八个一级类目(详见本节《物业管理档案分类编号》)31个二级类目。 类目设置方法: ①物业管理类、经营管理类二级类目按年代、问题设置; ②产业按接管类二级类目按建设项目和专业性质设置; ③户主入户类二级类目按房屋室号设置,按一户一卷独立成卷; ④设备仪器类二级类目按设备种类设置(包括智能化系统设备); ⑤维护、维修类二级类目按维护、维修类别、年度设置; ⑥声像类二级类目按载体和年度设置; ⑦会计类二级类目按文件形成的性质设置。 标识符号 本“方案”采用阿拉伯数字编号制。 上位类目和下位类目代码之间用“.”隔开,案卷号与上位类目

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