公路工程竣工资料编制办法(修改版)

公路工程竣工资料编制办法

二零一四年十一月

目录

第一章竣工资料的编制说明 (3)

第一节编制目的、依据及基本要求 (3)

第二节案卷盒的格式和填写 (3)

第三节卷内目录和卷内备考表 (7)

第四节竣工图的编制要求 (8)

第五节组卷文件材料的整理和装订 (11)

第六节文件档案资料的保管和移交 (15)

第七节附则 (15)

第二章竣工文件编制具体内容及要求 (17)

第一节本工程竣工文件共分五卷，由各单位编制 (17)

第二节竣工文件编制具体内容 (17)

附件1：案卷盒封面示例 (31)

附件2：案卷盒脊示例 (32)

附件3：卷内目录示例 (34)

附件4：卷内备考表示例 (35)

附件5：文件材料封面示例 (36)

附件6：件内目录示例 (37)

附件7：竣工图封面式样示例 (38)

附件8：竣工图标题栏示例 (39)

附件9：竣工文件编制具体分工及五、六级类目代号表 (40)

附件10：公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表 (43)

第一章竣工资料的编制说明

第一节编制目的、依据及基本要求

为了使工程项目的竣工资料整理能够标准统一、完整规范，满足竣工档案资料检索、整理归档、工程完工、资料编制整理基本结束的要求，根据国家档案管理有关规定的要求，特制定本编制办法。

竣工资料编制的基本要求：

一、公路工程档案属科学技术档案，案内所反映问题的文件材料必须齐全、完整、准确。

二、案卷的构成及排列次序：档案封面，卷内目录，文件材料内容，卷内备考表以上形成一自然卷。

第二节案卷盒的格式和填写

案卷盒：本工程采用的案卷盒为硬文件盒，材料用牛皮纸双裱压制，或用黄板纸制做，外裱牛皮纸。案卷盒的外表尺寸为400mm ×220mm；厚度尺寸有待定。

一、案卷盒外封面格式见附件1。

1、案卷盒外封面印制字体规定：“档号、档案馆号、缩微号”用3号宋体字加粗；“案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级”用2号宋体字加粗，直线用细实线；项目名称字样用1号黑体字体一行排列，印制在案卷盒中央部位。

2、填写说明：

（1）档号：由档案的分类号和案卷顺序号组成。公路工程科技文件材料分为五级类目。一至四级类目代号固定不变，五级为基本类目。本工程的档号为：

一级类目公路代号：“GL”

二级类目公路工程：“5”

三级类目道路：“1”

四级类目工程项目代号：“G318 ?NZ”（例如）

五级类目（见附件9）

档号形式举例：

GL5?1?G 318 ?NZ?施（监）?合同段?X—X X（例如）

其中：“X”：五级类目，按五大类排序。

“X X”：五级类目的案卷顺序号（即案卷流水号、流水号可以从“1”开始编写，铅笔临时填写）

（2）档案馆号：填写编微时给本案卷的编号，由接收档案馆填写，竣工资料整理阶段不填写。

（3）缩微号：竣工资料整理阶段不填写。

（4）案卷题名：案卷的定义为由互相联系的若干文件材料组成的一种档案保存单位。案卷题名应简明、准确地说明卷内科技文件材料的内容。案卷题名的主要内容包括公路工程项目的名称、起讫桩号、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称。

本工程的案卷题名的方式分为如下的方式：

项目技术文件案卷题名的方式：

国道318线中尼公路聂拉木至樟木段整治改建工程第X合同段X X桩号X X工程X X结构X X名称。（例如）

示例：国道318线中尼公路聂拉木至樟木段整治改建工程第一合同段X X桩号路基工程土石方填筑检测表。

管理性文件案卷题名的方式：

国道318线中尼公路聂拉木至樟木段整治改建工程第一合同段+责任者+问题+名称（例如）

示例：国道318线中尼公路聂拉木至樟木段整治改建工程第一合同段总监办关于加强安全生产管理的通知。

（5）编制单位：填写案卷内文件材料的形成单位或主要责任者。如果编制单位较多，可选择两个主要的编制单位填写。

（6）编制日期：填写案卷内文件材料的起止日期。即文件材料的最早最晚日期，要求精确至月份，如果文件材料最早最晚时间为同一个月份、则表示为二零零九年X月。

（7）保管期限：见附件10。

（8）密级：按交通主管部门有关保密规定执行。

（9）封面内容填写字体规定：档号填写，用4号宋体字，案卷题名、编制单位、编制日期的内容填写时，用3号宋体字。封面内容的填写要求打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。由于案卷题名的前段字项目名称已用1号宋体加粗字统一印制在档案盒中央，在此处的案卷题名时，可将其省略。

二、案卷盒脊背

案卷盒脊背印有档号、案卷题名，格式见附件2。

档号内容填写用4号宋体字分两行横排打印。例：第一行填写分类号至4级类目“GL5?1?G318?NZ”，第二行填写施工或监理单位及标段，第三行填写五级类目及案卷顺序号。（例如）

脊背“案卷题名”内容，自右至左竖写，首行空两字。根据脊背的厚度用3号或4号宋体字打印。桩号打印，要求字头向右，横排。要求具体格式为项目名称X合同段KXXXX+KXXXX段。此处的项目名称几个字不能省略。脊背内容统一打印在与卷盒颜色相近纸张上，再贴脊背对应位置，贴纸要求比脊背宽度窄2mm。

第三节卷内目录（本册目录）和卷内备考表

一、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。格式见附件3。

1、序号：填写文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从1起依次标注（卷内目录、备考表不编页码）。

2、文件编号：发文机关文书部门的发文号（即文件的文号）或图样的编号。若文件材料上有则填上，没有则空着。

3、责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者的通用标准简称（即中标合同中所用法人单位名称）。

4、文件题名：原文上有标题的，可以照录下来。没有标题或标题不能说明文件材料内容的（如会议纪要、通知等），应重新拟写一个符合文件内容的标题，外加“[ ]”括号。每件文件材料的标题在拟

写时要顶格，如一行写不开，一横格内可书写两行，但不能超过三行字。文件题名要完整地拟写在卷内目录内。

5、日期：填写文件材料的形成时间。填写时间可省略“年、月、日”字样，单月单日可用零补充。如2009年5月20日可填写为“20090520”。

6、页数：应填写每份文件材料的页数。如有附件的文件，填写每份文件题名所在的页号，最后一份文件填写题名页号至最后页数首页上标准的页号。如果是一件为一卷填写文件，标注文件起止号。如所归档文件属符号档案保管要求的成本成册的材料，已编有页号的在卷内文件目录页数中填写每册的页数，并在备考表中注明合计件数的总页数。页号用铅笔编写在文件右下角。双面书写的文字材料，正面在右下角，背面在左下角编写页号。

7、备注：对卷内文件变化时作说明用。

8、字体：“卷内目录”用2号黑体字，标题栏用3号仿宋体，余均用4号仿宋字；边框用粗实线，表内用细实线。

二、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表格。排列在卷内文件材料的尾页之后。格式见附件4。

卷内备考表填写说明：

1、卷内备考表要标明案卷内文件材料的件数、页数，以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件文件数相加之总和。

2、立卷人：由档案整理组卷人签名，即谁立卷谁签名。

3、审核人：由组卷单位负责人审核签名。

4、立卷时间：填写完成立卷的日期。

5、审核时间：填写审核完成的日期。

6、卷内备考表不编页号。

7、字体：“卷内备考表”用2号黑体字，余均用3号仿宋字体。

第四节竣工图的编制要求

1、竣工图、表，应全面反映工程竣工的实际情况，每图、每表必须签章完毕。

2、竣工图纸均按A3图纸（420mm×297mm）规格装订成册对折入盒；对某些大的或结构复杂的结构物图纸应先绘制A1号图纸，然后再缩小到A3图纸（包括通用图）上。

3、竣工图、表的编号方法，参照原设计图纸按实际竣工图纸的数量重新编图号和页码；竣工图的标题栏式详见附件8。

4、竣工图所用的图例和图幅应与原设计图一致。

5、竣工图应逐张加盖竣工图章，竣工图章内容包括：项目名称竣工图，编制单位、编制人、技术负责人、编制日期、监理单位名称和监理人，图章规格尺寸为80mm×60mm。竣工图章用不褪色的红色印泥盖在竣工图纸的右下方、竣工图标栏的上方，或盖在不压图形和文字的空白处。

6、若原设计图在施工中无变更，可在图框改变后的原设计图上加盖竣工图章作为竣工图。

7、凡结构、工艺、平面布置、高程等重大改变的图纸，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章，同时注明改变部位的新旧设计变化情况。原设计图、表涉及的内容，竣工图、表均应反映，不得遗漏。

8、竣工图表中的字体：总目录、总说明采用3号长仿宋字体；A3图附注中说明文字采用4号长仿宋字体，标题栏采用3号长仿宋字体。各种字体、数据均采用激光打印机打印。

9、竣工图采用统一的封面。封面式样见附件7。

10、竣工图章式样：

第五节组卷文件材料(竣工文件材料)的整理和装订

一、文件材料的封面

1、文件材料的封面格式见附件5。

2、根据组卷要求以件为单位进行装订，制定统一的封皮。

3、字体XXXXXXX段整治改建工程”用1号宋体加粗字，其余用3号仿宋体，整体居中排版。

二、案件目录

1、格式见附件6。

2、文件材料题名：拟写应详细具体，便于检索。例如：路基工程土石方填筑，可按填筑层次拟写目录；桥梁工程中的桩、柱，可按根拟写目录。

3、页次：填写每份文件首页上标注的页号，最终件写起止号。

4、其它栏目的填写参照“卷内目录”编写要求。

三、文件材料的整理和装订

1、文件材料以件为单位放在卷内。一件或几件文件材料组成案卷，文件之间采用不装订的方式。案卷内各部分内容的排列顺序为：卷内目录—文件材料（文件材料封面—案件目录—内容—备考表）—卷内备考表。

2、管理文件以每份文件为一件，不编案件目录，不加件封皮。文件阅办单放在原文之上，与原文作为一件装订。

3、每件文件在装订之前取掉金属物。每件文件装订厚度一般为2.0cm左右，最厚不得超过2.5cm。

4、装订时，表头要求在上或在左，左侧装订。

5、原件有破碎或小于A4纸的，要求粘贴在A4纸上。

6、装订线压住文件内容或压住批示、签注意见的必须加边粘贴补宽处理。

7、件为不同尺寸的文件材料要折叠为统一幅面。

四、组卷要求

1、组卷要遵循科技文件材料的形成规律和项目档案的成套性、连续性，保持案卷内科技材料的相关性，并便于档案利用、查找和保管。

2、案卷内文件材料所反映的工程项目的情况和有关管理活动内容，必须完整、准确、系统。组卷要求如下：

（1）、项目建议书及批复、可行性研究及批复、总体规划设计、审批的各阶段设计及有关文件、竣工验收签定书、验收委员会名册、征地拆迁文件、资格预审和招标与评标文件、承包合同、合同协议，以及交竣工验收文件、竣工决算及审计、环保、保通、安全、档案验收等报告，应分别根据文件材料形成的阶段和内容分类收集、整理、组卷。

（2）、地质勘察材料、总体规划设计、初步设计、方案设计、技术设计、施工图设计、工程概算等文字材料，按项目、阶段、专业结构分别整理、组卷。变更文件和变更图纸，按文件在前，图纸在后的顺序组卷。

（3）、施工阶段形成的文件，如开工报告、施工组织设计、施

工计划、施工日志及中间验收等，分别按合同段的完成顺序组卷。单位、分部、分项（汇总表）工程质量检验报告单、施工检查、检测表及分项工程质量评定（放在首页），按检验顺序组成专卷。原材料出厂证明、成品半成品出厂证明和各种试验记录（不含工程检验性记录）等，按单位工程分别组卷（按自检、抽检、送检试验记录排列，不含监理抽验）。若一个单位工程试验文件较多时，可按若干分部（项）工程组卷。重大质量事故处理和施工中遇到的非正常情况记录，分别单独组卷。会议纪要和监理文件，按单位（项）工程组卷。

（4）、监理的管理性文件如监理指令、开工令、临时停工令、复工令、备忘录、会议纪要、监理日志（记）以及与有关单位的来往文件等，按阶段、问题分类整理组卷。其中，监理日志按时间先后顺序单独组卷。依据性文件如监理实施细则及流程、施工监理工作规程等，在文件形成后组卷。工作性文件如工程质量控制、计量支付（含变更支付、索赔支付）、合同管理（含价格调整、争端处理、索赔与延期处理等），要分别单独成卷。监理月报按年度组卷。组卷时过程文件（如请示与批复、来文与复文等）一并归档。

（5）、科研课题文件材料单独收集整理归档组卷。

（6）、交通安全设施和机电、通风、照明系统项目文件材料单独整理组卷。

（7）、声像（照片）档案由形成单位按时间整理组卷，一般以一组照片为单位填写文字说明（分组说明），表示一组照片的内容基本上反映同一组题材；录像材料上要将文字说明（包括录制说明、录

制单位、录制人）贴在背面上，并在卷脊处逐件编号，标明长度及日期，并逐张编号，填写卷内目录。

3、卷内文件材料按以下要求进行排序：

（1）、管理性文件按问题或重要程度排列。

（2）、项目技术文件材料按来往文件、质量评定、原材料试验文件、施工原始记录等顺序排列。

（3）、设备文件材料按依据性、设备开箱验收、随机图样、设备安装和运行维修等顺序排列。

（4）、科研项目文件材料按课题准备立项、研究实验、总结鉴定、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。

（5）、房建项目按依据性文件、地质勘察报告、工程设计、各专业施工文件与图纸（含土建、机电安装、消防等），依次排列。

（6）、竣工图按里程、专业、图号排列。

（7）、卷内文件材料一般文件材料在前，图样在后。

4、案卷内文件材料的制作和书写，必须利于长期保存。书写材料必须用碳素墨水和激光（喷墨）打印机打印，禁止使用蓝墨水、圆珠笔、铅笔。凡属易褪色的书写材料（如复写纸、传真件等）应复印保存。

5、卷内不应有重份文件，件内不应有重页文件，但卷与卷之间相互有关联的文件，在归档过程中允许有一定的重复。

6、案卷的页号，以件为单位编写小流水号。所有页号暂用铅笔填写。

第六节文件档案资料的保管和移交

1、各施工单位、监理单位应在工程的实施过程中有专人负责，定期收集整理及时将资料整理归档。

2、配备存放资料的档案柜（资料室），做到防火、防潮、防尘、防虫、防盗。声像资料要防磁、防有害气体。

3、其竣工档案，应上交交通部档案馆和自治区交通厅档案部门，并移交自治区档案局存放。按招标文件的要求，竣工资料的套数为完整的一式*套（其中一套为原件）。

4、移交资料的时间为项目完成竣（交）工验收后两个月内，向项目办移交经系统整理和通过验收的全部文件档案，并办理档案移交手续。编制移交清单，填写移交目录，双方签字盖章后交接。此为支付工程保留金的一个前提条件。

5、项目办在工程的实施过程中，每月将进行一次文件资料专项检查，指导和督促各单位对文件资料的整理。

第七节附则

1、在施工用表的填写中，承包单位、监理单位要填写中标签订合同时单位的全称。

2、各种工程用表的填写内容要齐全，字迹清楚，真实，不能有涂改或缺项，评语要填写规范。

3、本编制办法由项目办负责解释，欢迎各单位在实施过程中，

提出好的建议，以便改进和提高。

第二章竣工文件编制具体内容及要求

第一节本工程竣工文件共分五卷，由各单位编制。

第二节竣工文件编制具体内容

总目录

第一卷综合文件

第一册竣（交）工验收文件

第一分册竣工验收文件

第二分册交工验收文件

第三分册工程单项验收文件

1、环保工程验收文件

2、档案验收文件

第四分册各参建单位总结报告（施工总结、监理总结、设计总结、建设管理总结、质量监督总结）

第五分册接管养护单位项目使用情况报告。

第二册建设依据及上级有关指示

第一分册项目建议书及批准文件

第二分册工程可行性研究报告及批准文件

第三分册水土保持批准文件

第四分册环境影响评价及批准文件

第五分册文物调查、保护等文件

第六分册初步设计文件及批准文件

第七分册施工图设计文件及批准文件

第八分册设计变更文件及批准文件

第九分册设计中重大技术问题来往文件、会议纪要第十分册施工许可批准文件

第十一分册上级单位有关指示

第三册征地拆迁资料

第一分册征地拆迁合同协议

第二分册征地批文

第三分册征用土地数量一览表

第四分册占地图及土地使用证

第五分册拆迁数量一览表

第四册工程管理文件

第一分册招标文件

第二分册投标文件、评标报告

第三分册合同书、协议书

第四分册技术文件及补充文件

第五分册建设单位往来文件

第六分册工程质量责任登记表

第七分册其它文件及资料

1、项目业主投资控制文件

2、项目业主关于工程质量的有关文件

3、项目业主关于工程进度的有关文件

4、行政管理文件

第二卷决算和审计文件

第一册支付报表

第二册财务决算文件

第三册工程决算文件

勘测设计费、征地拆迁费、建设单位管理费、工程管理费、工程质量监督费、工程科研费和建筑安装工程费等第四册项目审计文件

第五册其他文件

第三卷监理资料

第一册监理管理文件

1、交通主管部门和项目业主关于质量、进度和投资控制之外的来文

2、监理机构内部往来函件、请示、报告及批复

3、会议纪要

4、监理月报

5、工程检查通报

第二册工程质量控制文件

第一分册质量控制措施、规定及往来文件

1、交通主管部门和项目业主关于工程质量管理的有关文件

2、监理工程师关于工程质量问题与项目业主的有关往

来文函

3、监理工程师关于工程质量问题的指令、提示、问题通知单

4、与承包人的往来文函

5、工程质量事故报告单

第二分册监理独立抽检资料（编排顺序参照第四部分）

第三分册交工验收工程质量评定资料

第三册工程进度计划管理文件

1、交通主管部门和项目业主关于工程进度往来的有关文件

2、监理工程师关于进度与项目业主往来的有关文函

3、监理工程师对承包人提交的施工进度计划的审批文件

4、监理工程师关于进度与承包人往来的有关文函

5、监理工程师关于工程进度问题的指令、提示、通知

6、开工及停、复工指令

第四册工程合同管理文件

1、交通主管部门和项目业主关于工程合同管理往来的有关文件

2、监理工程师关于投资与项目业主的有关往来文函

3、工程变更令和变更文件