第一章办公自动化理论
第一章办公自动化基本理论(3课时)
本章重点：
办公自动化的要素
办公自动化结构层次
办公自动化技术
办公自动化系统的发展历程
办公自动化系统的安全控制
第一节办公自动化的基本概念
本节重点：
办公自动化定义
办公自动化要素
办公自动化结构层次
办公自动化类型
办公自动化技术
一、办公自动化概况
办公是指人们在进行生产活动、科学实践和行政管理中，为实现一个具体的工作目标，所从事的事务或信息处理，简言之，主要是指各类各级管理人员个人或群体在办公室的工作。办公室间隔上是一个管理的过程，管理的核心是人与知识，管理的目的是加强单位内部工作人员之间的沟通（Communication）、协作（Cooperation）和控制(Control)水平。
办公活动的中心内容是办公信息的采集、贮存、传播、处理、利用、管理和发布。这一过程是一个围绕单位的最终目标而进行信息或事务处理和决策的活动过程。传统办公以纸张作为数据的基本载体，并且通过手工方式来完成一系列工作。由于纸质文档的生成、查询、修改和管理既费工、费时，又容易出错，因此这种办公方式严重影响办公事务处理的效率及质量。办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用、信息处理业务日益繁忙的历史条件下产生的。它利用先进的科学技术和计算机等办公设备，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，将人们从大量的繁重、重复的办公事务中解放出来，许多办公事务实现了电子化和自动化，实现“无纸办公”、“电子办公”，从而减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。办公自动化是科学技术发展、管理效率提高和市场竞争条件下的必然要求。
办公自动化的概念最早由美国在20世纪60年代由美国通用汽车公司D.S.哈特提出，70年代美国麻省理工学院教授M.C.Zisman曾为新兴的办公自动化做了如下定义：“办公自动化(Office Automation，简称OA)就是将过计算机技术、通信技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理难以处理的数量庞大而且结构不明确的、包括非数值型信息的办公事务处理的一项综合技术。”1992年国务院电子振兴办公室对我国的办公自动化定义如下：“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。”简而言之，办公自动化就是以计算机为主要设备的人机办公信息处理系统。
综合而言，办公自动化是一门综合性科学技术，它以行为科学为主导，系统科学为理论基础，综合运用包括微电子技术、自动化技术、计算机技术和网络通信技术等在内的信息技术，完成各种办公业务。其目的是提高办公工作的质量和效率，促使办公工作规范化、制度化，并为决策人员提供更多的办公信息和决策方案。办公自动化中，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。
由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，人们管理思想的不断进步，办公自动化的内涵和外延也不断地变化和扩展。最早的办公自动化指的是传真机、打字机、复印机等办公设备的使用。接着，办公自动化指的是用电脑进行文书存贮、排版及输出工作，用电脑对人事、财务等方面进行管理。而现代办公自动化系统更着重于提供办公信息的共享、交换、组织、传递、监控
功能，提供协同工作的环境。随着互联网技术和通信技术的飞速发展，联机办公、移动办公、远程办公等办公方式的出现，更加丰富了办公自动化全新的内涵，办公自动化将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。
二、办公自动化要素
尽管办公自动化定义有多种不同的表述方式，但有六个要素是相同的，即科学技术、办公场所、办公业务、办公设备、办公人员、人机信息处理系统，它们缺一不可。
(一)、科学技术
办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等，直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等，它们是办公自动化的理论和方法。
(二) 办公场所
是完成工作任务的场所，俗称办公室。现代的办公场所，是单位内部进行业务信息的共享、交换、组织、分类、传送和处理的一个集合空间，它既可以是具如扬州大学的校园办公系统
体的，也可以是一个虚拟的空间。
(三)、办公业务
办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等)；信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈)；咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等，是办公自动化的内容和任务。
(四)、办公设备
办公设备是办公自动化的物质条件，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：
1．输入输出设备，如扫描仪、读卡机、语音和手写输入设备、数码相机和摄像机、打印机、绘图仪等。
2．文件复制设备，如复印机、速印机、电子排版轻印刷系统等。
3．数据存储设备，如磁带机、磁盘、光盘等。
4．办公通信设备，如电话机、传真机、网络设备等。
5．其他辅助设备，如空调、稳压电源、不间断电源等。
(五)、办公人员
办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。根据担负工作职能的不同，可以分为文秘档案人员、行政管理人员、职能部门的专业人员和领导干部，办公人员的素质和能力直接影响着办公自动化的水平。不同的用户群对办公自动化有不同的需求。办公自动化系统对于领导者就要起决策支持系统的作用，对于中层管理者就是管理信息系统，对于一般人员就是业务处理系统。
(六)、人机信息处理系统
一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传递，信息保存四个基本环节，它的核心任务是向它的用户(各类办公人员)提供所需要的信息。因此办公自动化又被称为办公信息系统(Office Information System，简称OIS)。办公自动化系统综合体现了人、机器、信息资源三者的关系。信息是加工的对象，机器是加工的手段，人是加工过程的设计者、指挥者和成果的享用者。
三、办公自动化结构层次
从系统的信息处理功能角度，办公自
动化一般可分为三个结构层次，即事务型
办公自动化系统、管理型办公自动化系统和决策型办公自动化系统。这三者的嵌套关系为：事务型为基础层，面向具体的办公事务；管理型为中间层，它包容事务型办公系统，同时以其自有的MIS(管理信决策型办公自动化系统管理型办公自动化系统
事务型办公自动
化系统
息系统)为支持；决策型为最高层，它以事务型和管理型办公系统的大量数据为基础，同时又以其自有的决策模型为支持。如图所示（板书）。
(一)、事务型办公自动化系统（90%具体事务+10%决策分析）
事务型办公自动化系统包括基本办公事务处理和机关行政事务处理两大部分，目前应用最广，即一般所说的办公自动化。办公事务处理经常完成的工作有：文字和报表处理、日程管理、文件收发、公文办理、邮件处理、文档资料管理、快速印刷、数据汇总；机关行政事务处理是指与整个组织机构有关的公共事务的处理，如人事、工资、财务、房产、基建、车辆和各种办公用品的管理等。
此外，在办公事务处理级上可以使用多种OA子系统，如电子出版系统、电子文档管理系统、智能化的中文检索系统(如全文检索系统)、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等。在公用服务业、公司等经营业务方面，使用计算机替代人工处理的工作日益增多，如订票、售票系统、柜台或窗口系统、银行业的储蓄业务系统(自动取款、自动存款)、酒店业的房间预定系统等。
事务型或业务型的OA系统其功能都是处理日常的办公操作，是直接面向办公人员的。为了提高办公效率和办公质量，适应人们的办公习惯，要提供良好的办公操作环境。
下图所示为一个典型的事务型办公自动化系统。
1．文字和报表处理系统：包括各类文书(通知、报告、公函、文件)的起草、编辑、修改、排版、存储、打印等功能及各类数据表格和规范报表的编制、生成、打印等功能。
2．公文管理系统：主要包括公文接收、登录、流转、批办、分发、拟办、催办、查询、归档等功能。
3．档案管理系统：主要包括文献档案的接收、组卷、编目、转存、销毁、利用、检索、统计等功能，还具有档案使用的管理功能，如查阅时间登记、显示借阅清单等。
4．会议管理系统：主要包括会务准备(准备会场、起草文件\报告)、会议通
知、会议资料、会议纪要及文件归档等功能，它与公文管理系统和档案管理系统相关。
5．轻型印刷系统：包括电脑激光照排系统和小型高速印刷机。一般单位使用微机、文字处理软件和打印机即可满足要求。
6．行政事务管理系统：包括人员出差管理、公务用车管理、人事管理、设备管理、后勤管理等机关和单位内部事务的处理。
7．系统维护：主要包括业务流程管理、代码和数据维护、系统注册、权限管理、数据备份／恢复等功能。
在硬件方面，事务型办公自动化系统主要依赖微型计算机及其外设和其他一些办公设备如打印机、传真机、复印机，软件方面主要依靠通用软件(如文字处理软件、电子表格软件、小型数据库等)和办公应用软件(如人事、财务、工资管理软件等)，通信方面除采用信函、电话和传真等传统的方式外，也常使用磁盘传递、计算机局域网、广域网及电子邮件、电视会议系统等方法。此外，事务型系统也建有与办公业务有关的小型数据库系统，如机关内部文件、会议资料、办公用品发放、人事档案等内部数据库，形成信息中心。
(二)、辅助管理型办公自动化系统
辅助管理型办公自动化系统是由事务型办公自动化系统支持的，以管理控制活动为主的办公自动化系统。管理型办公自动化系统除具备事务型办公自动化系统的全部功能外，主要增加管理信息系统功能，即以较大型的综合性数据库为主体，为单位和部门的运行、管理、分析、计划及决策等职能提供信息服务。
管理型办公自动化系统一般建立在中大型或超小型计算机的硬件基础上，同时配备多功能工作站和语音、图象处理设备等，并连成计算机网络。设在计算中心的中大型或超小型计算机主要完成管理信息系统功能，处于第一层；设在各职能机构的高性能微机主要完成办公事务处理，处于中间层；工作站和一般微机则置于各基层科室，为最底层。这种普遍采用的三级通信网络具有很强的分布处理能力和很好的信息共享性能。软件方面，除具有事务型办公自动化系统的各种通用、专用办公软件外，还要建有支持管理信息系统的基础数据库和专业数据库，如政府部门的计划、贸易、统计、税务、财政、物价、物资、金融、审计等数据库和企业中的设备、产品、成本、技术、生产、工资等数据库，提供信息综合分析统计功能。
(三)、决策型办公自动化系统（10%具体事务+90%决策分析）
决策型办公自动化系统以上述两种系统为基础，是具有决策或辅助决策功能的系统所组成的最高级系统。决策型办公自动化系统除具备前两类系统的功能外，主要具备决策支持功能，诸如国民经济计划和综合平衡决策，经济效益预测和经济结构分析等。系统中辅助决策能力的强弱反映了该系统水平的高低。决策
支持功能必须建立各种可供决策分析参考的模型，包括经验模型和实验模型，常用的包括计划模型、预测模型、评估模型、投入/产出模型、反馈模型．结构优化模型、经济控制模型、仿真模型、综合平衡模型等。各种模型根据大量的数据分析出多个可能的方案，为决策者提供决策建议。
决策型办公自动化系统硬件设备与管理型办公自动化系统类似，并需要综合型通信网络的支持。另外还装备具有高速运算能力和海量存储能力的大型计算机，用以完成决策支持功能。它是智能型系统，需要综合型数据库作为其决策信息的来源，通过模型库、方法库、知识库和专家系统进行各种决策的判断。
办公自动化系统不仅要完成常规的办公事务处理，更重要的是为管理决策层提供与管理与控制有关的信息。因此，办公自动化系统与管理信息系统(Management Information System，简称MIS)和决策支持系统(Decision Support System，简称DSS)三者之间有密切的关系，既相互独立，又互相渗透。三者的关系如右图所示。其中OA指事务型办公自动化系统，三者融合的阴影部分即决策型办公自动化系统。
决策支持级OA系统是广义的或完整的OA系
统构成中的三个功能层次。三个功能层次间的
相互联系可以由程序模块的调用和计算机数据
网络通信手段做出。一体化的OA系统的含义
是利用现代化的计算机网络通信系统把三个层
次的OA系统集成一个完整的OA系统，使办
公信息的流通更为合理，减少许多不必要的重
复输入信息的环节，以期提高整个办公系统的效率。一体化、网络化的OA系统的优点是，不仅在本单位内可以使办公信息的运转更为紧凑有效，而且也有利于和外界的信息沟通，使信息通信的范围更广，能更方便、快捷地建立远距离的办公机构间的信息通信，并且有可能融入世界范围内的信息资源共享。
通常，事务级OA系统称之为普通办公自动化系统，而信息管理级OA系统和决策支持级OA系统称之为高级办公自动化系统。
例如，市政府办公机构，经常定期或不定期的收集各区、县政府和其它机构报送的各种文件，然后分档存放并分别报送给有关领导者阅读、处理，然后将批阅后的文件妥善保存，以便以后查阅。领导者研究各种文件之后作出决定，一般采取文件的形式向下级返回处理指示。这一过程，是一个典型的办公过程。
在这一过程中，文件本身是信息，其传送即是信息传送过程。但应当注意到，领导在分析决策时，可能要翻阅、查找许多相关的资料，参照研究，才能决策，
所以相关的资料查询、分析，决策的选择也属于信息处理的过程。
例如，扬州市广陵区政府报来文件要求某地区盖一座公共建筑，申请批准，文件传递到市政府有关机构，市有关领导看到文件后，要安排城建、规划等有关部门去查找有关盖楼规划的文件法规，又需要安排财政部门研究全市的经费预算，以及其它许多参考资料，然后研究决定同意或不同意。并以文件或通知的形式把决定这一信息反馈给广陵区政府。
这个例子中，信息以文件方式传递、处理；领导查阅、参照的有关法规也是信息，这是数据信息。研究决定过程，主要是领导者的意志。但是客观信息分析，可以做出几种可选择的方案。在这个全过程中，如果采用计算机处理来往的文件，可以说是初步程度的自动化。如可以用计算机查询各种资料数据，这是更进一步的自动化。如果由计算机自动分析有关本事件的资料，自动提供若干个供决策者采用的可能决策，则是更深层次的有人工智能观念的办公自动化。
再进一步分析这个例子，如果市政府微机办公系统和市政府法规信息数据库系统、市政府财务管理系统是一个集成化的统一系统，计算机自动从有关系统中寻取机关资料，这种系统就是办公自动化更高层次的集成化。
另外，如果市政府办公系统和区政府办公系统是一个集成的计算机网络系统，可以通过网络传递信息，可以远程处理业务，那这就是一个更进一步的网络化的办公室自动化系统。
所以，办公自动化系统本身是一个多层次的系统，在各种层面上，可以说实现了办公自动化的一部分业务，而从最初级的自动化开始，随着采用的技术不同而逐步构成一个更高级的自动化系统。
四、办公自动化类别
面对不同的业务环境和管理规模，办公自动化可分为若干类型。
(一)、从业务类别上划分，办公自动化系统可分为六类
1．政府型办公自动化系统。
政府型办公自动化系统的职能主要是保证政令和法令的畅通和实施。在我国，政府型办公自动化系统可分为国家、部委省市、地市和县市四个级别。同级政府机关的办公自动化系统以及同一层次的各个(厅、局)系统之间有着许多共性，可以据此为办公自动化系统设计出机构设置及功能模型或办公自动化设备配置模型。
2．事业型办公自动化系统。
事业型办公自动化系统适合于学校、医院、研究所、公用事业、社会团体等事业型单位，它们的人事、财务、后勤等职能有许多共性。属于它们专业范畴的子系统，如教务、医务、科研项目管理等．则需根据各单位需求而单独开发（如扬州大学图书借阅、教务管理、学生管理、财务管理、科研项目管理等子系统）。
3．企业型办公自动化系统。
企业的管理职能可以分为生产管理、经营管理和决策管理，办公信息处理应围绕生产和经营管理进行。随着管理思想和技术的进步及企业信息化水平的提高，企业管理已经发展到MRPⅡ(Manufacturing Resource Planning，制造资源计划)和ERP(Enterprise Resource Planning，企业资源计划)的应用阶段，企业的办公自动化系统应同其有机地结合起来。
4．专业事务型办公自动化系统。
指专业性的机构，如律师、会计师、经济师事务所等使用的办公自动化系统和以某项事务性处理为主的办公自动化系统，如民航订票系统、海关报关系统、商检系统及银行、保险公司等使用的办公自动化系统。
5．案例型办公自动化系统。
指以案例为主要业务的办公自动化系统，如法院的诉讼裁决系统、公安局的案例分析系统、医院的病理分析系统等，需要数据库和辅助决策系统的支持。
6．控制中心型的办公自动化系统。
指各类测试控制中心、计算中心、卫星发射中心、电话局等单位的办公自动化系统。
(二)、从管理规模上划分，办公自动化系统可分为巨型、大型、中型、小型和微型五种。
1．巨型办公自动化系统。
巨型办公自动化系统是一种全国性的办公自动化系统。主层是全国的办公自动化控制和管理中心，它由三层子系统组成：第一层子系统由中央各部门和各省的计算机中心组成；第二层子系统由各省的部、委、厅、局及大型厂矿企业的计算机中心组成；第三层子系统由市、县、公司、工厂的计算机中心组成。
2．大型办公自动化系统。
大型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的一级子系统，是以一省或中央某系统如石油系统为范围而建立起来的计算机办公网络。
3．中型办公自动化系统。
中型办公自动化系统是全国的办公自动化系统下的二级子系统，是以在大、中城市和省内大型厂矿企业为范围而建立起来的计算机办公网络。
4．小型办公自动化系统。
小型办公自动化系统亦称局部办公自动化网络，主要适用于省内专业公司和中小企业的办公管理。
5．微型办公自动化系统。
微型办公自动化系统是办公自动化系统中的最小单元．是以PC机为中心的单机办公自动化系统，既可独立工作，也可与其他计算机联机工作。
五、办公自动化技术
办公自动化综合了多种信息处理技术，这些技术以计算机技术和通信及网络技术为基础，主要有以下几个方面：
(一)、数据处理技术。
数据处理是指非科技工程方面的对任何形式的数据资料的各种计算、管理和操作，包括财务数据、人事数据、文档数据、产供销数据、市场数据、人口数据、气象数据等各种数据的处理。数据处理的特点是数据量大，要求准确、快速且实时性强．其关键在于使用什么样的软件，存储设备的容量和存取速度。
在一般办公室环境下，数据处理是通过数据库软件、电子表格软件以及应用数据库软件设计的各类管理信息系统或其他应用软件实现的，它们包括对数据信息的输入、存储、计算、分类、索引、查询、汇总、制表、编排等内容。
数据库技术是办公自动化系统进行数据处理的强有力工具，它为用户提供了最方便实用的数据共享、检查和修改等数据处理功能。数据库中的数据按其组织结构一般分为层次型、网络型和关系型三种数据模型。关系型数据库对数据的表示能力较强，而且直观易学，使用方便，因而，在目前微机上应用的数据库管理系统(DBMS)基本上都是关系型的，如dBase，FoxBASE到FoxPro，Visual FoxPro，Access和SQL Server等。另外，在一些大型办公自动化系统中采用一些大型的分布式的数据库管理系统来进行数据处理，如SYBASE，INFORMIX和ORACLE(甲骨文)等。
电子表格是指用计算机制表，包括表格设计、数据输入和结果计算，其速度与准确性是手工制表无法比拟的。另外，根据表格中的原始数据和结果数据，电子表格还能自动生成各种统计图表，大大减少了人工绘制统计图表的麻烦，并使生成的统计图表精确化。目前普遍使用的电子表格软件是Lotus l-2-3和Microsoft Excel。
(二)、文字处理技术。
文字处理是指用计算机完成文字工作，其核心是使用文字处理软件，包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷等，这是办公室的主要工作之一。从20世纪70年代末，就出现了WordStar(中文之星)等文字处理软件，之后又有了Word Perfect，Microsoft Word，Lotus Ami Pro，PageMaker，WordPro以及我国的金山软件WPS及WPS Office等，这些软件随着操作系统平台的更新和用户要求的不断提高在不断升级和更新。以著名的文字处理软件Microsoft Word为例，2000年推出的中文Word 2000及最新的Word 2003使Word这种文字处理软件不仅具备编辑、修改、存储、排版和复制等基本的文字处理功能，而且更加实用和使用方便，并增加了扩展的智能感知技术和Internet网络传送及共享等许多强大
的功能。
在我国，文字处理的关键是汉字输入方法，除常用的键盘汉字编码输入外，各种非键盘输入技术和设备已经相当成熟，如汉字手写体输入、印刷体识别和汉语语音识别等，大大简化了汉字处理工作。目前国内开发的“汉王”、“蒙恬”等手写识别输入技术处于国际领先水平，具有识别率高、手写自由度大、符合人体自然原理等诸多优点，可识别简体字、繁体字、异体字、英文、数字和符号等两万多字符，并且连笔书写和倒插笔书写皆能较准确识别，对于书写工整的各种字符，辨识率可以接近100%的理论极限，而且通过一段时间的适应性训练，对连笔字的识别率也可以达到98%以上的水平。在印刷体识别方面，利用扫描仪配上国内常见的“清华紫光”、“尚书”等OCR软件(Optical Character Recognition光学字符识别，简称OCR)可以高效地读取并判断、识别出印刷品上的文本信息，然后再到Word等文字处理软件中进行排版等处理，减少了键盘输入文字的麻烦，从而提高工作效率。现在，许多产品和办公软件将手写识别、OCR软件、语音识别技术集成一体，如Microsoft Office XP、WPS 2000都集成了手写识别和语音识别功能，大大方便了用户的使用。
(三)、语音处理技术。
语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术，包括语音合成和语音识别两大类。语音合成是给计算机以发音的能力，语音识别是给计算机以聆听和理解的能力。办公人员可以直接与具备了这些能力的计算机进行对话和交流，这种办公方式无疑会受到办公人员的普遍欢迎。目前语音处理技术已进入实用阶段，已制成的典型系统有语音应答系统，如电话查号、报时、股市行情信息的自动语音应答以及语音识别汉字输入系统。如IBM公司1997年推出的中文语音识别系统ViaV oice，无需专门训练，自由句式输入，每分钟可读入150个汉字．平均识字率超过95%。
(四)、图形图像处理技术。
计算机的图形处理是指在计算机上进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。利用计算机可以得到根据数据分析做出的各种统计图．如直方图、扇形图、折线图等，可以绘制图形并编辑、修改．进行图文混排。硬件上，常见的图形输入设备有键盘、坐标数字化仪、光笔、操纵杆、跟踪球、鼠标器等，图形输出设备有显示器、打印机和绘图仪等。软件上，Windows自带的应用程序Paintbrush(画图)和Word都能绘制简单图形，而CorelDraw则是功能强大的失量图形处理软件，Excel则能生成各类图表。
图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入、分析和处理。如用彩色扫描仪扫描图片、数码照相机输入照片、数字摄像机获得视频信息，然后使用图像和视频处理软件进行加工。目前使用普遍的图像和视频处理软件有Adobe
公司的Photoshop，Premiere等，动画制作软件有3DMAX，Flash等。
(五)、文档管理技术。
文档管理是指对文件这一整体形式进行的管理，主要是指对文档资料的存储、分类、归档、检索等，它在办公自动化系统中占有很大的比重。目前，办公室电子文档管理的方法已经逐渐与传统的文档管理方法相结合。电子文档管理通常使用数据库技术、电子文件柜技术以及缩微技术。
1．数据库技术适用于文件资料数量较大的办公室文档管理。数据库系统由数据库(DB)、数据库管理系统(DBMS)和用户应用程序三部分组成。数据库管理系统是用户应用程序与数据库之间的接口，由数据库管理系统定义数据库、将数据装入数据库、完成对数据库的各种操作、控制、维护和通信等功能。数据库应用形态主要有集中式数据库系统和分布式数据库系统。集中式数据库是将物理数据库集中存放在主机上，由主机上的数据库管理整个数据库，用户可以从终端发出数据操作命令，经主机上数据库管理系统接收处理后，再将操作结果送回终端；其数据共享能力、恢复能力较强，但缺点是一旦主机出故障，将导致系统全部瘫痪。(如扬州大学教务处的教务管理平台——学籍管理)
分布式数据库是指物理数据库在地理位置上分布于一个含有多个数据库管理系统的计算机网络中，它可靠性较高，局部发生故障不至于引起整个系统瘫痪，并且分散了工作负荷；它通过网络连接，适合于办公地点分散的应用，系统开放，易于扩展。由于网络技术逐渐成熟并实用化，由客户/服务器(Client/Server)方式构成的分布式数据库网络已经成为办公自动化系统建设中一个迅速发展的潮流。
2．电子文件柜技术适用于文件资料较少，种类也比较单纯，直接可以从电子文件柜中取出电子文件的应用情况。它完全模仿用普通文件资料柜存放数据和管理文挡的方法，在计算机上的外存储器(磁盘和光盘)组成的大容量存储系统中开辟存储空间，然后按一定的文件组织方式对文档进行分类、归档，配合使用性能好的检索软件，文档记录的检索将变得十分方便、高效，满足用户从不同角度进行查询、检索的要求。电子文件柜通常收存文档的全文内容，占用的存储空间较大，因此比较适应于文档数量较少的办公室使用。
3．缩微技术是指把纸质文件或计算机生成的信息缩小记录到一个胶片上保存，所有的文件和档案，都可以采用缩微胶卷来存储，这样可以大大节省文件的存放空间，而且记录不易混淆和丢失。这一技术又称激光全息缩微技术，是利用激光全息照相方法制作超缩微胶片，需要的时候，用一束激光以一定的角度投射在留有全息图的超缩微胶片上，就可再现原始文献的图像。在一张148mm×105mm的全息缩微胶片上，可以记录一年的《人民日报》。国外许多大公司的档案管理、图书馆都采用缩微技术来存储工作文件、档案和图书目录等。大量的缩微系统都要配备阅读机，以便阅读缩微胶卷上的信息，它们可以与计算机相连接，
进行辅助检索，以提高查阅速度。
(六)、网络通信技术。
现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的。在模拟交换网络传输的是模拟信号，包括电话、传真及计算机借助调制解调器进行的远程通信等。在数字交换网络传输的是数字信号，这些网络包括各种计算机局域网、广域网等。从模拟通信到数字通信，从局域网到广域网，从电话、电报网到分组交换网、综合业务数字网，从固定电话、移动电话到微波、光纤、卫星通信等，都是办公自动化涉及的网络通信技术。网络通信技术的发展为办公自动化创造了必要的环境和条件，利用通信手段将分散的多台计算机联成网络以共享计算机软、硬件资源和数据信息的计算机网络，构成了现代办公自动化系统的支撑平台，Internet的发展更使办公自动化技术提高到前所未有的高度。
在办公自动化方面，网络通信技术的主要应用有：
1．电子邮件。
在Internet所提供的众多服务中，电子邮件通信服务最为广泛。通过Internet 方便、快捷和经济的E-mail服务，可以用极其低廉的费用和极其快捷的速度进行地区间和国际间的联系和交流，将文字、声音、图像、数据及其组合等多媒体信息通过网络进行异地传递，具有传统通信方式无可比拟的优势。每个E-mail 本质上是一个电子文件，用户可以同时向多个收信人发送同一份邮件或转发信件，还可以将命令或请求发送给主机由其自动处理等。常用的电子邮件软件有Outlook Express，Foxmail等，现在人们大多使用网络邮箱。
2．远程会议。
远程会议是指在现代电子设备的支持下，利用网络通信手段异地召开会议。与会者能看到其他参加会议的人，听到他们的声音，从而可以互相交流，具有实时交互性。远程会议可以节约会议开支，缩短与会时间，提高会议质量。其主要应用有以电视机为监视器的实时可视系统——电视会议系统和装备在个人计算机上的网络视频通讯系统——桌面视频会议系统。典型的视频会议系统包括一个大型数字摄像机或小型数字摄像头、安装视频采集卡的高速计算机、Internet/I ntranet网络接入(配置为10Mbps以上的宽带)和视频会议软件，如Microsoft的Net meeting软件。
在一些高层次的办公自动化系统中已经采用了“语音+文字+图形+图像"电子会议。这种会议系统需要具有装备了数字摄像和播放设备的会议厅，以及高容量的数字通信线路或频带很宽的模拟信号线路(通常可以通过光缆传输信息)。图像和声音的传递同视频会议一样，文字和图片则可以在计算机上用鼠标器写字或用彩色扫描器扫人图像、文字或用数字摄像机摄入静态的图像，经计算机中的软件将采集的数字信息压缩后，通过专用线路或电话线传递到各方，同时，对方还能
听到发送者现场的讲话。
(如国务院以及省政府经常召开电视电话会议，各省或部门设立分会场，可以大大节约费用，提高效率)
3．IP电话。
IP电话指在Internet上实现的一种集语音、数据、图像于一体的通信业务。传统电话业务传送的是模拟信号，声音传输使用专门铺设的线路以及用于传输模拟信号的中继设备，而IP电话使用Internet传送语音，使用已建成的线路，成本大大降低，尤其是用IP电话拨打国际长途可以大大节约通话成本，因此发展非常迅速。按照拨号端和受话端的不同，IP电话可分为三类：电话对电话、PC对电话、PC对PC。常用IP电话软件有：Net meeting，IP phone，Net2Phone，Media Ring Talk，V ox Phone，Cool Talk等。17969，17911（联通），17909（上海电信）4．Intranet(内联网)。
Intranet是指采用Internet技术建立的、自成体系的机关或企业内部专用网络。它以TCP/IP协议为基础，以Web为核心应用，构成统一和便利的信息交换平台。Intranet包含了几乎所有的Internet应用：信息发布和浏览、电子邮件、多媒体通信、远程访问、网上讨论组、用户和安全性管理等，办公自动化系统架构在Intranet 上，使用户在浏览器平台上就能基本完成日常的办公事务处理。
专业办公自动化系统的解决方案
目前主流的办公系统集成技术
1、以Lotus Domino/Notes为核心的解决方案
——共享信息；
——高效管理工作流；
——信息存储；
——访问Internet；
——收发电子邮件；
——管理个人通讯录；
——支持移动用户；
——时间管理和任务管理
2、以Microsoft Exchange+Microsoft BackOffice为核心的解决方案——Exchange提供邮件服务，IIS提供Web服务，SQLServer提供数据库服务,Office 提供客户端服务
——完全B(Browse)/S(Sever)应用，提高大型系统的部署维护效率。
——基于.net架构，提供企业级系统的稳定性、扩展性等核心性能。
——基于开放平台的模块化解决方案，易于扩展升级。
——与IE，Office等桌面系统紧密集成，降低使用门槛。
——提供无编码，个性化定制平台。
思考题
1．什么是办公自动化?
2．办公自动化有哪几个要素?主要的办公设备有哪些?
3．办公自动化一般可分为哪几个结构层次?它们之间有怎样的关系?
4．事务型办公自动化系统包括那些功能?
5．从业务类别上划分或从管理规模上划分，办公自动化系统可各分为几类?
6．办公自动化主要综合了哪些信息处理技术?主要的办公自动化应用软件有哪些?
第二节办公自动化的发展状况
本节重点：
国内外办公自动化的发展历程
三代办公自动化系统的特点
一、办公自动化发展历程
人类从诞生时起，就是作为一个种群在地球上生存发展的。人类的一切活动从一开始就是人群之中进行信息交换的过程。
史前人类之间利用声音、记号传递信息。例如某些民族的鼓声、歌声。特别声调的喊声都起源于传递信息。而结绳记事、刻石记事，更是我们所熟知的。经历了几十万年和自然界的斗争，人类产生了语言和文字，大大有利于信息的传递、交换。树枝、棍棒成为人类最早的笔。公元前3200年埃及人发明了墨水，而商朝的中国人在龟甲上刻字，在青铜器上铸字传递文化，这就是有名的甲骨文和金文。后来又在竹简、木简上刻字记载信息。公元105年中国人发明了纸，毛笔和砚台。约1040年中国人毕升发明了活字印刷。1565年西方人发明了铅笔。这些都是人类书写信息的工具。而信息传递靠人类本身，当时交通运输手段，陆路以牛车或马车，水路以船运为主要方式，所以一个信息传到遥远的异地，需要相当长的时间。所谓600里加急，在今天看来也相当缓慢。电影《鸦片战争》中有道光皇帝和林则徐之间以500里快马传递信息的情节。北京至广州有约2500公里之遥，最快也得10天，所以真有紧急军情，也只能因地制宜了。
到了近代，办公、信息工具有了巨大发展。机械打字机于1714年发明。1898年，发明了电动打字机，1937年发明了复印机。1943年，发明了录音机，1946年发明了计算机，20世纪70年代出现了各种文字处理设备。这些现代化高科技产品成为人类的有力工具，很快地应用于人类的办公活动中，开始了办公自动化的时代。
以美国为例，今日美国的办公室早已不是70年代以前美国影片中的形象了。每个办公桌上都是微型计算机、打印机、传真机等现代设备。所有微型机大都已为网络所连接，数据和信息在计算机和网络中飞速传递，瞬时可以从西海岸传到遥远的欧洲。所有的文件都是经过Word之类软件生成。由激光打印机生产，工整、精美。需要多份文件即时就可复制。美国20世纪60年代开始进入办公自动化时期。公司企业最早实施自动化措施。早期计算机应用中，1975年前，有许多从事文字处理的应用软件，80年代后微型机迅猛发展，著名的软件WordStar，Lotus－1－2－3，都是文字及表格处理软件。在全世界范围的办公室内掀起了广泛的应用热潮。80年代后更是高速发展。Microsoft公司的Office系统是最著名
的例子。Windows环境下的Word软件是最为成功的，现在全世界绝大多数的文件都是由Word产生的。Word带给人们前所未有的方便。同时，网络在美国获得了不断的发展，最终形成了今日的Internet网，把全世界的办公室联结在一起。例如，1978年，卡特政府建立白宫办公业务信息系统。这是一个具有1000个终端的局域网。1984年，90％以上政府机构应用电子邮件。而美国各大学在80年代中后期，都建立了完备的校园网。例如著名的斯坦福大学校园网。90年代初，克林顿政府大力推进信息产业，提出了“信息高速公路”的概念，全国进入布网高潮，遍布美国的网络最终联成了今天的Internet网。而Internet网现在已深入到美国和世界上大多数国家的办公室和家庭。办公自动化、信息化已深入到几乎每一个人的办公桌。近年美国办公自动化系统又向管理支持软件、数据库软件深度发展。几乎每一个大中型企业或机构都已建立了自己的办公自动化系统，绝大部分是信息管理系统和决策系统。50年代的美国人是绝对不认识今日的美国办公室。今日美国办公室是高技术发展的结晶，人类已进入了信息革命时代。
日本基本上也经历了以上的过程，紧紧地跟随着信息业发展的步伐。今日日本也实现了全国的网络化。主要大学、政府机关、大企业都在网上，都有了自己的高级办公自动化系统。计算机普及到人们生活的任何角落，其水平和美国接近。
二、我国发展办公自动化的情况
——在中国，办公自动化也已有20多年的发展历史，绝对是一个老生常谈的概念。
——由于信息技术日新月异的发展，传统的办公自动化除了名称没有改变以外，无论从内涵到外延都已变得面目全非。
办公室的故事
故事一：王先生是报社的一名记者，他每天早晨走进办公室，打开计算机，边收电子邮件边处理当日要发的稿子，然后将稿件从内部公共平台上发给美编进行版面设计、出样版。发版中间进入报社内部信息发布系统，浏览今日工作须知，关填好近日的采访或会议活动，报告自己的行踪，也让同事共享近日的业界动态。王先生的“办公室的故事”就是让工作时间升值、让工作过程“无纸化”。
故事二：刘小姐是某公司的人事主管，，每天上班一打开计算机，与她常联系或单门的工作人员便会在计算机上显示出来，谁没在线，谁有事想与刘小姐商讨，均一目了然。刘小姐只需单击一个键，便可与在线的某人取得联系，并在网上进行视频交流。如果事情处理完毕，刘小姐可以查看与该部门相关的其他部门信息，如行政办公室、财务部等，它们很快就会动态地显示出来。
故事三：李先生是某公司的技术人员，他想了解公司某项产品的全部信息，通过安装在电脑上的技术导航图，关于此产品的特性、相关解决方案及开发指南等一并汇集到王先生眼前。看了这些内容，王先生还想了解开发此类产品的技术
难点，只需单击屏幕上的某个问题按钮，基于全球的技术问答库中的许多技术专家会及时给出答案。
以上描绘的是现代办公室中应用现代办公自动化系统的情景，20世纪产生在的办公自动化梦想在我也已经逐步实现了。
70年代，办公自动化技术开始传入我国。80年代初微型机也进入我国。我国政府对此较为重视，国务院于1985年设立了办公自动化专业领导小组。1986年成立了相应的专家组，多次举办全国性的研讨会，对办公自动化的设备、系统功能、系统结构、网络、集成化、应用软件等进行研讨，并由专家写了设计指导书。
1985年以前是我国发展的第一阶段，是准备期。通过试点，开发了一些办公自动化系统，引入复印机，汉化微型计算机软、硬系统，解决汉字输入输出，汉化部分应用软件，成立了全国性的专业指导机构，制定了我国办公自动化发展规划。
1986～1995年为发展期。这一是时期建立了一批国家级的办公自动化系统。国务院组织开发了“政务办公自动化系统”。在省、市地方政府部门和重要行业也建立了一批有一定水平的办公自动化系统。目前全国市以上政府及大中型企业都已开始这一项目。例如，上海市政府办公系统，以Wang－vs超级小型机组成网络。软件系统包含文字处理、文件管理、办公日程管理、轻型印刷、电子邮件、机关事务处理等七个软件包，取得了一定的效益。
全国还有众多不同等级的办公自动化系统投入运行。例如，第七届全国人民代表大会使用会务管理系统取得了成功。
这一时期我国有关方面相继开发出许多风靡一时的汉字系统，并继续向前开发。例如：CCDOS、希望汉字UCDOS、联想汉字系统、天汇汉字、2·13汉字等等。开发了大量汉字输入方案，例如：五笔字型、自然码、拼音、郑码、笔型码、笔顺码等等。也开发了一些著名的文字处理系统，例如：方正排版、华光排版、WPS系统(金山汉字)、CCED系统、汉化Word Star等等。这些巨大的成果使办公自动化中最基本的技术：文字处理技术在我国得到巨大发展。目前我国办公公文、文件的生产处理已基本实现了自动化。社会上文秘人员已普遍掌握这些基本技术。我国机构招聘人员时，会使用相关计算机软件已成为一个基本条件。目前这方面技术正在继续发展。微软公司(Microsoft)的办公软件Office已逐渐占据统治地位，Word以其先进的技术赢得了大多数用户，而且从1985年以后，传真技术、复印技术、局域网技术在我国得到大面积的普及。办公手段有了巨大进步。1992年以后，自动化技术在我国银行业、保险业、邮政业、航空业各个行业上都有巨大的发展。我国人民存款也开始通存通兑、异地存取、柜员机取款，持卡购物、消费、旅游，计算机订票等等，也进入我国人民日常生活。社会上各种网
络信息开始给人们提供信息，例如，北京瀛海威时空。我国图书馆界也有了巨大的变化。国家级、省级图书馆，科学院系统大、中型馆，全国高校大、中型馆基本上实行了计算机管理。而全国大多数单位均实现了不同程度的计算机财务、人事管理。很多人都拿到了计算机打印的工资条。由于自动化的威力，社会面貌有了巨大变化，逐步缩小了与发达国家的差距。
1995年以后为逐渐成熟阶段。这一时期，互联网技术在我国迅速发展并普及。通信设施有较大改善，全国分组交换网投入使用。正在建立全国性的计算机网络。多种多样的办公自动化系统也大量投入运行，并引发了政府上网、企业上网、电子政务、电子商务、校园网、数字化办公等一系列工程。1995年国家教委已建成Cernet——中国教育科研网骨干网。Cernet租用国家专用线路，建成以清华大学为网络中心，以北大、北京邮电大学、东南大学、上海交大、华中理工大学、西安交大、成都电子科技大学、东北工大、华南理工大学等九所院校为地区中心的全国高校网络。这些中心都建有相应的校园网。Cernet已接通Internet 网，通过网络可以查询Internet网上的各种信息，也可以查询国内已上网单位的相应信息。Cernet提供E－Mail(电子邮件)、FTP、Telnet等网络服务。全国目前已有约100所高校联结Cernet，并正在迅速发展。Cernet为中国高等教育机构提供了实现办公自动化的基础。现在一些单位又不再发工资条了，可以到利用网络查询，标志着网络应用的进一步深化。
我国在这一方面虽然取得了一些成绩，但与发达国家相比，仍有相当差距。在近年来实施办公自动化过程中，也暴露了很多问题，如投资大、效果不明显、水平低、重复建设多、硬件投入多、软件投入少、模拟手工作业增加管理负担等。归纳起来就是“重硬件，轻软件”、“重使用，轻开发”、“重技术，轻管理”。
造成这些问题的主要原因有三个：
一是对办公自动化的本质作用理解不深，通常只是把办公自动化理解为办公过程中的先进技术和设备的使用，使用目的是为了提高工作效率，实际上，通过实现办公自动化提高管理机构的决策效率更为重要；
二是忽视了办公自动化发展的基础，通常认为只要有了先进的技术和设备就可以实现办公自动化，其实，办公自动化发展必需依赖两个基础，一个是管理基础，另一个是信息积累基础，如果脱离了这两个基础，办公自动化就成了空话；
三是技术条件的制约也使得办公自动化建设难以达到预期的目的，如早期的网络技术在信息共享和沟通方面的支持就明显不足。
办公自动化如同计算机、网络一样，它本身不是目的，只是一种技术、一种工具，是一门应用学科和技术。尽管它也有相应的理论做依托，但它对广大政府和企事业部门来说，主要是应用研究。着眼于应用，也着手于应用。离开了应用，办公自动化就毫无价值，离开了提高办公效率、办公质量，办公自动化就失去意
义。
二、办公自动化系统的发展历程
办公自动化是信息化社会的产物，随着以计算机技术和网络通讯技术为代表
的信息技术的发展，办公自动化系统不断适应变化的办公需求和时代发展，其功
能、应用领域和概念外延不断衍生、扩大与提高。从实现个体工作自动化，到实
现工作流程自动化，从知识管理为核心走向门户管理为核心。
(一)、第一代办公自动化系统：实现个体工作自动化（20世纪80年代至90
年代中期）
第一代办公自动化系统是以数据处理为中心的传统M1S系统。它以个人电
脑和办公套件为主要特征，最大特点是基于文件系统和传统的关系型数据库的应
用，以结构化数据为存储和处理对象，强调对数据的计算和统计能力，采用字符
型界面，实现了数据统计和文档写作电子化，将办公信息载体从原始纸介质方式
转向比特方式。
第一代办公自动化系统存在许多不足：个自为政，松散偶合。PC机负担过重，管理、维护及培训费用较高；缺乏公共的基础通信平台，没有通信和协同工作的能力，不能建立统一的集成办公平台；系统自适应差，只能按开发时确定的思路、流程和功能处理信息；没有或缺少外部信息来源，只局限于内部信息的管理等。
（二）、第二代办公自动化系统：实现工作流程自动化（20世纪90年代中
期开始）
所谓工作流是指业务在点到点(对应于人与人或某项工作到某项工作)之间
的流动和处理。一般的办公流程都是采用工作流的方式来运作的，例如：文件传
阅、收发文、审批、请示报告等。以工作流为中心的办公自动化彻底改变了早期
办公自动化的不足。它以网络为中心，以E-mail、文档数据库管理、目录服务、
群组协同工作等技术作支撑，建立和完善各个职能部门之间的沟通和信息共享机
制，建立协同工作的环境。系统的主要任务是单位内部各种消息(办公信息、文
件及函件等)的发布与传递、工作流的管理、档案资料的管理，也承担与信息服
务系统进行双向信息交互的任务。它包含众多实用功能和模块，实现了对人、事、
文档、会议的自动化管理。而且，以Internet为基础，办公自动化系统实现了移
动办公，政府机关的资源的利用不再受通讯技术的限制，从而实现了电子政务的
第一个组成部分：政府内部的电子化和网络化办公。第二代办公自动化系统有三
个显著特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技
术手段。
随着知识经济时代的到来，办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，从某种意义上说，办公实际上是一个管理的过程。尤其对企业而言，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，企业越来越需要更多、更广的外界信
息和企业内部知识的积累，并在它们之间的不断交互与碰撞中让知识获得再生和增值。这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。因此，办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而要融入新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中，为领导层、办公室、人力资源部门及业务部门提供全新、高效的工作模式。在这样的背景和需求下，第三代办公自动化系统应运而生。
(三)、第三代办公自动化系统：融信息处理、业务流程和知识管理于一体
第三代办公自动化系统是以知识管理为核心的办公自动化系统。
所谓知识管理，实际上是一种信息化应用系统，它以网络和信息系统为基础，发现和组织已经获取的信息，定位于拥有专门技能的人，通过协作和培训传递这些知识，让整个组织能有效利用知识，建立知识门户和快速响应系统。通俗地讲：知识管理就是在恰当的时间，将正确的知识传给合适的人，让他们采取最恰当的行动，帮助企业提高整体业务水平，避免重复错误和重复工作。知识管理的要素有实时交流、信息集成和门户建设等。第三代办公自动化系统强调以知识管理为核心，能够提供丰富的学习功能与知识共享机制，确保每一个使用者都能随时随地根据需要向专家学习、向现有知识学习，使员工在办公自动化系统中的地位从被动向主动转变，从而在提升每个员工创造能力的过程中，大大提高企业与机构的整体创新和应变能力。比如，公司新进员工，通过相应授权和合适的身份能够学习到公司的既有知识，如发展脉络，产品介绍，规章制度等。
第三代办公自动化系统是以知识管理(KM)为核心新一代办公应用平台；充分利用互联网通信技术,改变了传统的办公方式,将办公系统建立在互联网上,使办公系统实现移动化、实时化、高效化、无纸化。其突出特点是：实时通信、实时交流，具有以下三个明显的特征：
1．功能丰富、来源丰富的数据信息处理功能。
面向知识管理的办公自动化系统应充分集成各种信息数据，这些数据不仅包括电子邮件信息，而且还包括文件系统中的文件、传统的关系型数据库数据、数据仓库中的数据，甚至是Internet上的数据。
2．充分利用各种协同工作手段。
包括多线程讨论、文档共享、电子邮件及一些辅助工具提供在线及时共享应用等，除此之外，还应该提供不同层面的信息共享方式，包括移动通讯设备的支持、手机的WAP接入访问、PDA的支持、统一消息为基础的提醒功能以及信息的传真功能。
3．办公自动化系统起到“知识管理”的平台与门户作用。
面向知识管理的办公自动化系统逐步把知识管理原则与实践融人每个员工的日常工作中去。