文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范

作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19

一、总设

（一）、归档文件

广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。

其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。

《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。）（二）、归档文件整理

归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则

归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。

1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。

文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一个盒内）。

2、区分不同价值

不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保

存的用硬纸盒，长期的则用软纸盒，短期的用卷皮装订）；对无保存价值的，不须归档的文件，则可以销毁。通过将不同价值的文件区别整理，可以合理使用人力，物力、财力和时间，同时不同价值的文件经过整理后相对集中，为日后档案进行保管利用，以及到期移交进馆也提供了方便（例：一个会议的形成文件材料，虽然他们之间有机联系，但必须区分不同价值，会议、通知、日程表，领导讲话、工作报告等属于永久保存，会议上的纪录、简报、交流材料、典型材料属于长期保存，会议的小组记录，事务性文件属于短期保存）。

3、便于保管利用

这是归档文件整理最基本的原则，也是检验归档文件整理方法实用性的唯一标准。执行文件级整理，正是新形势下对这一原则的合理发挥。在整理原则中，遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值。是手段，“便于保管和利用”则是最终目的。从根本上说，二者是相互影响，相互制约的关系，任何片面地强调某一方面，忽视甚至无视另一方面的做法都是不可取的。有的地方有的部门采取取消分类，排列时不强调事由，不区分保管期限。完全按归档文件形成时间或文号对归档文件进行排列，依靠计算机进行检索。这种做法从目前能够满足利用需要，但由于档案间缺乏逻辑联系，以及同一事由或问题的档案被分散到多个档案盒中，从长远看，特别是对档案移交进馆之后，将会给系统利用档案带来很大困难。因此，在处理类似问题时，要坚持以便于保管利用为出发点，具体情况具体处理，才能更好地实现文件整理目的。

二、归档文件的价值鉴定

归档文件价值鉴定是整个档案鉴定工作的首要环节，这一环节包括两个阶段。第一阶段，在机关文件归档时，对文件能否转化为档案进行审定，确定其是否属于归档的范围，同时剔除没有保存价值的文件材料。因此，归档范围的确定实际上是对文件价值的

初步判定，是档案鉴定工作的第一关口。第二阶段是对属于归档范围的文件材料，根据其在日后保存过程中可能产生的不同作用来确定档案的保管期限。划分档案的保管期限是对文件价值的进一步判定，是决定档案命运的关键所在。

<一>、鉴定的原则和标准

根据归档文件整理原则的要求，进入归档范围的文件范围的材料，必须在区分其保存期限的前题下，才能系统地进行整理。因此，正确地判定文件材料的价值，准确地划分保管期限，这是保证归档文件整理质量的重要因素。

应归档的文件材料，都具有保存价值。文件的保存价值和档案的保管期限成正比。保存价值越大，保管期限就越长；反之，保存价值小，保管期限就短。

<二>鉴定的原则

确定档案的保存价值，要坚持辩证唯物主义和历史唯物主义的观点，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本机关工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判断档案的保管期限。

<三>鉴定的标准

1、职能标准。职能标准是指按立档单位所在系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同，另一方面，机关档案部门应尽可能保存反映本机关主要职能及基本历史面貌的文件材料。

2、来源标准。来源标准是要体现档案的形成者。一般地说，本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件的价值时，重点要看本机关产生的，还是外机关产生的，而不能简单地认为上级就比本级的重要。（上级针对本机关的文件，原则是要视为本机关的文件来对待，如干部任免的、离退休的，批转本机关有关工作的文件，转发本

机关的文件等，那么一般普发性的文件，有查考作用的就归档保存，没有查考作用的可以不归档。）

3、内容标准。内容标准是指强调内容的重要性和独一性。在分析文件的内容时，主要看它的重要程度如何。（重要性：如文件反映的内容是比较全面的，系统的近一个时期的，本单位主要职能工作的保存价值就大，反映的是某一方面的，某一时期的，某一项工作的保存价值相对来说就不一样，保存的时期就短一些，独一性，文件反映的内容比较特殊，如地震灾害的，洪水灾害的。）

4、形式特点征标准。是指文件的文种（名称）文本，外形特征等。1、文件的文种不同，作用不同，价值也就不同（举例）2、文本是指文件的正本、定稿（底稿）修改稿、草稿等。由于作用不同，其保存价值也就不同。草稿，修改稿都是来定稿，都不具有法律效力，因此一般情况下都不必保存。只有个别情况下，有重要领导人直接修改和批示的则应当保存。（有的文件是秘书直接从微机上打印的，出一个清样，交领导审阅后，认为可以，就打印分发，那么这份清样就是底稿，归档时应该归档，但注意的是请领导签字，只有这样才能发挥法律效力。）3、外形特征也包括载体形式，一般指非正式的文件。对文件起辅助说明的作用。特别是一些重要的照片，录音，录像，领导人题词以及奖杯，锦旗，证书等实物，都生动记录了真实的历史事件。是不可多得的档案资料，应得到足够重视。

<二>归档和不归档的范围

归档范围，就是归档文件整理的范围。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定文件材料归档范围时，既要保证归档文件的材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”（有的领导一看是自己的任免通知，就锁到自己的办公桌里，有的科室一看这份文件自己科室里的业务，就放到科里保管，我们机关还

出过这么一件事，一个领导一看是自己的任免通知，快收起来放下，等退休几年后，地委要让上报任职时间，调升工资急了，找不见了，又到单位查，又是找组织查，费了很多时间），又要注意不该归档的文件材料就不能归档，防止“有文必档”（有的文档人员把一年里的全部收文，包括召开临时会议的，五一节值班的，征订杂志报刊全部收集起来归档，一次装订十几卷，又抄目录，又装订，写皮，放上十几年没人查，保管期限也到了，该销毁了，劳命伤财）。

1、应归档文件材料

凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。

<1>上级文件

1、上级党政领导机关针对本机关工作的指示、批复、批转、通报、通知和普发的需要本机关贯彻执行的指导性文件；市委、政府各县市区委、政府针对本机关的干部任免启用印章和本机关上报批转、转发的以及普发的需要本机关贯彻执行的指导性文件。

2、上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要讲话、指示、题词照片和录音、录像材料；

3、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的文件材料

4、上级主管业务部门发来的文件。也就是你们直接上级发来的文件

<2>、本级文件

1、本机关“红头”文件。以机关党组织和行政名义发出的指示、决定、规定、计划、总结、报告、请示、批复等

2、本机关内部文件。本机关内部单位形成的主要文件（如工作计划、报告、总结、党组、党委、总支、支部、局务、局长办公、党员组织生活会，职工大会等）会议记录，重要的电话记录，工作条例、规章制度、各种统计报表，干部、工人的行政工资和党、

团、工会会员、关系转移介绍信及存根、职工离退休、退职证明、存根，本机关党、团员、职工花名册、购房协议等；

3、本机关召开各种代表会和专业会议形成的重要文件。包括召开会议的请示与批复、通知、日程安排、代表名册、工作报告、讲话发言、总结、决定、纪要、简报、典型和单位材料、先进集体和个人的名单等；本单位领导在有关会议的讲话稿。

4、本机关编制的历史资料和编辑出版的各种书书刊的定稿和印本及本机关的宣传、报道稿；反映本机关各种活动的照片、录音带、录像带、剪报、计算机盘片等。

5、本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。

6、重要的人民来信来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。

7、技术文件。本机关在各项科学技术活动中形成的项目任务书、原始记录、工作总结、科研成果、技术标准、鉴定证书等材料；本机关在修建综合楼、办公楼、住宅楼等各项工程基建项目的审批文件、设计任务书，地质勘察材料、隐蔽工程记录、质量评定书、技术复核资料、工程预、决算、验收纪要、竣工图等材料；本机关购置设备的随机材料（包括装箱单、合格证、说明书）、运行维修记录等材料；本单位设计、生产的产品的成套文件材料；

8、本机关形成的财务预、决算、财务分析、会计月、季、年报表，总账、各类明细账、现金（出纳）日记账、银行存款账，凭证等文件材料；

<3>、下级文件。

（1）下级机关报送的重要报告、典型调查、年度工作计划、总结、综合性（年度）统计报表等材料；

（2）下级机关报送的需要本机关备案的重要文件材料；

<4>、同级机关和非隶属机关文件。

（1）同级机关和非隶属机关发来的需要办理执行并起依据作用的文件。关于支部、公务员、干部考核的、职工工资待遇的、下岗职工安置，住房改革的、公积金的、医疗保险的等。

（2）、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

2、不归档的文件材料。

（1）上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件；

（2）上级机关普发供参阅、不办理的文件材料；

（3）上级机关征求意见未定稿的文件；

（4）本机关的重复文件‘

（5）本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件；

（6）未经会议讨论，未经领导审鉴的未生效的文件材料、电报草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件定稿除外）、铅印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

（7）从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

（8）无保存价值的信封、一般的群众来信；

（9）本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件；

（10）为参考目的从各方面收集的文件材料；

（11）参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料；

（12）同级机关发来的不需要贯彻执行和起依据性的文件；

（13）非录属机关抄送的不需要办理的文件材料；

（14）下级机关送来参阅的简报、情况反映、不应抄报或不备案的文件材料；

（15）下级机关抄报备案的一般性文件材料；

<三>档案保管期限

1、保管期限的划分

按照国家档案局颁发的《关于机关档案保管期限的规定》，文书档案的保管期限划分为永久、长期和短期3种。永久为50年以上，长期为16—50年，短期为15年以下。永久——凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关、国家建设和历史研究有长远利用价值的档案，列为永久保管。它主要包括：本级党委（组）总支、支委会议记录工作计划、总结，精神文明建设的报告、总结、决定，处局长办公、处、局务会议记录，召开会议的通知、日程、讲话、意见、报告、决定、决议、纪要、重要的声像材料，机构设置、启用印章、人员编制、干部任免、领导分工的通知、方案，开除党籍、公职、撤销职务的决定，受到省级以上的表彰决定，年度工作计划，目标任务指标、责任书、总结；长远规划、重要的调查报告岗位职责、工作条例、规章制度、组织沿革、基础数字汇编、大事记等，党员干部（公务员）、劳动工资及各种业务统计年报表、职工、党员花名册；直属上级机关针对本机关主管业务并要贯彻执行的重要文件材料。以上的文件材料是永久收集的，也是永久文件的排例次序。

长期——凡是反映本机关一般活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料，列为长期保管。它主要包括：本机关党支部、组织生活会议记录、职工大会和职工政治学习会议记录，召开会议的典型经验、材料、发言、简报，半年工作计划、总结、通报、季度工作总结，干部的录用、聘用、转正、定级、调资、离退休、技术职务聘评、限额考核表、简表申报表通知、资格、复转军人安置、抚恤、死亡、补助等文件材料，地、县级以下的表彰奖励、一般的处分材料，错误调查处理材料、个人检查、处分决定等。职工调动工作的行政、工资、党组织关系介绍信及存根，下达经费的通知，

一般的调查报告、总结，一般的财产、物资、档案等交接凭证等；下级机关报送的年度工作计划、总结、统计报表，重大问题的专题报告；上级业务主管部门召开会议的讲话、报告、决定、决议、纪要，上级业务主管部门颁发的重要通知、办法、条例、计划、总结等。（文件的排列也是应该从上面的顺序进行的，在同一个问题内先排本级，在下级、上级的）。

短期——凡是在较短时间内对本机关有参考价值的文件材料，列为短期保管。它主要包括：本机关召开会议的小组会议记录，一般事务性文件材料，没有复文的请示，季度、月份工作计划、统计表；同级机关和非录隶属机关报民来的需要贯彻执行并起依据性的文件材料；下级机关报送的年度以下的总结、统计报表，一般专题的报告、总结和图案的文件材料；上级党政机关颁发的需要贯彻执行并起依据作用的文件材料，上级业务主管部门召开会议的典型、经验材料、发言、简报，年度以下的计划、总结经验、通报、一般的通知等，（详见国家档案局颁发的《文书档案保管期限表》）。

2、判定文件价值时应注意的几个问题

（1）判定文件的价值，要立足于本单位。本级文件存宽，上、下级文件从严。介于两个期限之间的文件，本级文件往上提，上下级文件往下拉。

（2）要从整体上和一组文件的联系上判定文件的价值。

（3）判定文件的价值，不能单一地按文件的文种判定价值，要结合、内容判定其价值。（由于我市许多单位的文种名称使用不规范，所以不能判定价值。如：一个单位发了这么一份文件，关于加强工作纪律的决议，实际上是对一名职工迟到10分钟的批评，扣一天工资的事，这个单位认为是决议，文件的威力就大。）

三、归档文件的整理单位和装订

装订是归档整理的基础环节，即采用符合档案保护要求装订材料，将归档文件以

“件”为单位固定在一起。装订前还必须对归档文件进行必要的修整。通过装订，从实体上将归档文件整理的基本单位——“件”确定下来，为后续工作的开展提供条件。

<一>整理单位

归档文件以“件”为单位进行整理，一般以每行文件每一件。文件的正本与定段合为一件；正文与附件合为一件；原件与复制件合为一件；转发文与被转发文合为一件；同一年度内相关的请示与批复，报告与批示，函各合为一件；跨年度的各为一件；报表、名册、图册、图表、介绍信存根、会议记录等按其本来的装订方式，一个自然本（册）为一件。（报表应该注意的是，一份报表为一件，如：主管部门要汇总全市各县区的报表，汇总的算一份，7个市县区的各算一份，不能把汇总的，本单位的，7个县市上报的装订到一起算一份文件，查找起来很不方便。）

如果定稿过厚不易装订的，也可将正本与定稿单独作为一件；如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可与正文各为一件。

<二>、归档文件的修整

装订文件之前，应先检查文件是否齐全完整。有缺张少页或附件等不齐全的应没法补齐，有破损的应予修整。有字迹模糊或易退变的应予恢复或复制。如永久和长期保管的档案，字迹材料复写纸等的圆珠笔、铅笔书写的等要进行重新抄写复制。重要的传真件必须进行复制。装订边太窄的应适当加宽，纸张不符合A4或16开标准的应按A4或16开折叠或裁切、背贴（如：介绍信A4装订用A4白纸张贴，16开的用16白纸张贴，8开的报表一折二装盒）。在进行上述工作的同时，要注意剔除多余的重行文件和不要的复制件。

<三>归档文件的装订

1、凡归档的文件统一按“件”进行装订

2、一行文件由几部分组成，装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；请示与批复作为一件时，批复在前，请示在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后；有价值的文书处理单需要保留的，置于相关文件之前，按文件首页对待，可加盖归档图章（把真正需要保留的保留下，一般的反映文件处理过程的处理单，没有必的保留）。

3、装订文件时尽量把四边都对齐，至少把右边与下边分别对齐。（示范）如有特殊情况可灵活处理（举例）。

4、列为短期保存的文件及本来已装订成册的刊物、书籍、会议记录、介绍信存根、报表、名册等，用档案盒装盒的，可以保持原貌，不再拆开重新装订。（不去钉书针，定稿簿的可直接粘贴在正文后）。用档案皮装订的，全部拆除金属物后，采用“三孔法”进行装订（示范）。

5、列为永久和长期保存的文件，采用不锈钢订书钉或线绳进行装订。使用不锈钢订书针装订时，在距左侧边沿厘米处装订，中间的针取纸张的中点，上下各距中间针A4为7厘米，16开为6厘米；使用线绳装订时，统一采用“三孔法”，在距离左侧边沿厘米处装订，中孔取纸张的中点，上下孔各距孔装订 A4为7厘米，16开为6厘米。（进行两种装订法的示范）。文件太簿，如不便于使用不锈钢订书针或线绳装订时，可使用少量胶水按“三孔法”装订的位置定页粘贴。一般掌握8页以下用胶水粘贴，9页以上用不锈钢订书针或线绳装订。如遇归档文件较厚时，可灵活掌握。有的单位的文件纸张比较厚，也可5页以下用胶水粘贴，6页以下用不锈钢钉书针或线绳进行装订。

四、归档文件的分类

分类：是指全宗内归档文件的实体分类，就是将归档文件按其来源，时间、内容和不形式等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。分类包括选择分类

方法，制定分类方案、文件归类等具体内容。

对归档文件进行合理的分类，不但能有能效地揭示出归档文件之间的内在联系，使全宗成为一个有机整体，便于系统地提供利用，而且对排列、编目等后续工作的开展，以后将来馆室的系统化管理都有重要的意义。

<一>基本分类方法（通用的）

分类方法也称为“分类标准”、“分类特征”。合理选择分类方法，很大程度上决定了分类的质量。《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类方法，是因为这3种分类方法在各级单位档案部门使用率最高，并且反映了基本规律和要求。

1、年度分类法。年度分类法，就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。年度分类法是运用最广泛的分类方法。归档文件按年度将特征分类，可以反映上一个机关单位每年工作的特点和近年发展变化的情况，并且，同现行机关以年度为单位将文件整理归档的制度相吻合。不同年度的文件不能混全归类。

运用年度分类灵法时，要正确断定文件的日期并归入相应年度。需要注意以下几个问题：

<1>文件有多个时间特征的判定

一行文件往往有多个时间特征，包括成文日期，签发日期、批准日期、会议通用日期、发布日期、发文日期和收文日期等等。分年度时，一般为说应以文件签发日期（即落款日期）为准，以此来判定文件的所属年度。对于计划、规则、总结等内容涉及不同年度的文件，《规则》取消了原有的按针对年度归档的做法，统一规定按文件落款日期（即签发日期）判定文件的所属年度，以进一步简化分类中的要领和操作。例如：2000年形成的《从2001—2005年的工作规划》应归入2000年度；2003年形成的《2002年工作总结》，应归入2003年；2002年制定、2003年生效的法律法规，应归入2002年。

<2>跨年度形成文件的判定

机关单位的某些具体职能活动，如召开会议、处理案件等等，可能会跨年度形成文件。这样的文件往往统一在办结年度归档，分类时也都归入办结年度。如2002年12月30日召开的全市经济工作会议，2003年元月2日结束，两个年度形成的会议材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档（过去是按召开会议的年度进行归档的，与现在的归档年度有区别，请大家注意），分类时这些文件材料都归入2003年度；跨2002年、2003年两个年度处理的案件形成的文件材料，统一在闭幕年归档，即2003年整理归档，分类时这些文件材料也都归入2003年度；下级单位2002年12月写的请示，上级单位2003年元月收到，该请示应连同办理过程中形成的其他文件一起归入2003年。

<3>、几行文件作为一件时“件”的日期的制定

正本与定稿，原件与复制件，来文与复文等也可作为一件时，这时制定“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。具体地说，正本与定段为一件，以正本为准确性；正文与附件为一件，以正文为准，转发文与被转发文为一件，以转发文为谁；来文与复文为一件，以复文为准。

<4>、没有标注日期的文件的判定

在归档案时，往往遇到有些单位的内部文件（白头文件），没有标注日期，这时，需要分析文件内容，制成材料、格式、字体以收各种标识，来考证和推断文件的准确日期或近似临时日期，以便按年度合理归类。

<5>、有专门年度的分类方法。

如果立档单位相当一部分工作是按照专门年度进行的，如教学年度等，采用年度分类法时，对这部分工作形成的文件，就应按专门年度进行分类。例如，学校以学年为单位进行工作，即2001年9月至2002年8月为一个教学年度，形成的文件按教学年度分类，

其他文件仍按一般年度分类。

2．机构（问题）分类法。

机构（问题）分类法是现行机关常见的一种分类法。按机构或问题分类时，不以过多设置分类层次，一般2—3层即可。制定分类方案时，机构分类与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

<1>机构分类法。机构分类法，就是按本单位内部机构所形成和处理的文件进行归类。按内部机构分类，在一定程度上集中反映了某一方面工作内容的文件，便于按照一定的专题查找和利用档案。如：档案局，党支部、办公室、业务指导科、档案管理科。农发行：党组、纪委、党办、办公室、从事科、计划信贷科、财务会计科，稽核科、工会等等。

采用机构分类法时，一般来说，一个机构就设一个类，内部机构名称就是类名各类的次序按照本机关机构序列表的规定或习惯上的顺序来排列。一般是领导机构、综合机构排在最前面，再依次排列各业务部门。例如：酒泉市档案局内部机构可排列为党支部、办公室、业务指导科，管理科。类名及排列顺序依次进行排列（再如地区农发行）。

采用机构分类法，区别上以哪个机构名义发文的文件就归入哪个机构的类中。有些文件是由几个机构共同处理的，可根据具体情况而定：有主办者的一般归入主办机构；以机关名义发出的文件，视为职能划归入有关机构类中。业务部门起草、以机关或办公室名义发出的，如果内容属该部门职责或业务，则应归入负责起草文件的机构类中，文件内容不明显的确实看不出是哪个科室业务的可归入负责发文的综合机构（收文：原则是那个科室办理的归入那个科室；不能形成是办公室收的文，都归入办公室这个机构内）。机关单位内设置的临时机构，应和其他机构一样设类，形成的归档文件归入该类保存。有的临时机构是与该立档单位某一内部机构合署办公，那么形成的文件应归入该内容机

构类中。

<2>问题分类法。问题分类法就是按照文件内容所反映的问题归档文件分类。此方法适用于不设内容机构或内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。在实际工作中，使用问题分类法的单位，大多数参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。例如：将党支部、工会、共青团、妇联等机构形成的归档文件划为“党群类”，行政后勤等部门形成的归档文件为“综合类”或“行政管理类”，业务部门形成的归档文件划为“业务类”等等。如果立档单位小，也没设内部机构。产生的文件数量少，可将党、团、妇、工会职能活动中形成的文件划为党群工作类，行政和其他业务活动中形成的文件划为行政管理类。

问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。同时，要注意按照机关单位的基职能来设置类别，类目体系力求简明，合乎逻辑。

3、保管期限分类法。

保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对照档文件进行分类。也就是，将文书档案划分为永久、长期、短期三种不同保管期限，将不同期限文件归入相应的类别中，将同一期限的归档文件集中排列在一起。采用此方法，能够将不同价值的归档文件从实体上区分开来，使档案部门能够有针对性地采取整理和保护措施，同时为档案的系统管理，档案移交进馆和到期档案鉴定等管理工作了方便。

<二>、复式分类法与分类方案

在实际工作中，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种分类方法结合使用，称之为复式分类法。通常所说的年度、保管期限、机构（问题）3种分类方法，可以组合成多种复式分类法。

根据市县区的实际情况，采取以下两种复式分类方法较多适宜。

但一个单位归档文件的分类，可视具体情况，只能采取其中一种。

1、“管期限——年度——机构”分类法。此方法适用和内部机构较细、文件数量多的单位。具体操作方法是：第一步，把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的文件按年度分开，其中跨年的会议，事件、临时性工作等类似情况形成的文件材料，放在会议、事件、临时情况工作等类似情况结束的年度，前面已年详细介绍，不再重复。第三步，把同一保管期限内各年度的文件按单位的内部机构分开。（板书、示范下一页和本局的分类）

酒市档案局文书档案分类方案（略）

2、“保管期限—年度—问题”分类法。

此方法适用内部机构较少、分工较粗、文件数量少的单位。其具体操作方法是：每一步把归档文件按保管期限分开；第二步，把同一保管期限内的归档文件按年度分开，其中跨年度的会议、事件、临时性工作类似情况结束的年度；第三步，把同一保管期限内各年度的文件按问题分开。（板书、示范、一页减二）。

各县市财险公司文书档案分类方案：

“保管期限——年度—问题”分类法示意图

永久

2003年党群类123 (30)

行政人事类 (55)

计财类 (60)

业务类 (80)

2003年党群类 (90)

行政人事类 (95)

计财类 (110)

业务类 (120)

…… ……

2002年党群类123 (20)

行政人事类 (28)

长期

计财类 (40)

业务类 (50)

2003年党群类 (58)

行政人事类 (66)

计财类 (75)

业务类 (90)

…… ……

2002年党群类123 (15)

行政人事类 (30)

计财类 (40)

业务类 (55)

…… ……

2003年党群类 (60)

行政人事类 (75)

计财类 (90)

业务类 (115)

…… ……

3、分类方案。在选定分类方案的基础上，应结合本单位的实际情况编制出分类方案。分类方案就是在确定的分类方法的基础上，标列各级类目名称，固定全宗内分类体系的分类纲要。

一个单位归档文件整理时，必须先制定出分类方案。分类方案是机关档案室工作的基础。是档案室规范化管理的起点（是给每一份文件指定一个归宿地点，如同单位办公室的划定，小张在1楼1号，小李在1楼2号，小王在2楼1号，小赵在2楼2号，小张上班来就到1楼1号去办公，不要跑到2楼1号去了，你去了小王到哪儿去）。因此任何一个单位的档案室都必须具备切合实际的分类方案。方案确定之后，要保持相对稳定。不宜大动。即使机关职能了生了大的变化，确需调整分类方案时，最好从一个新的阶段开始，对已整理好的归档文件不再重整。并对分类方案的调整情况，应在全宗介绍说明。以便档案管理前后工作的衔接。

分类方案的制定，一定要注意科学，实用、符合单位的档案工作实际，不要太繁锁，层次、类目太多，也不要太简化，层次太多，类目太多了，每个类目内，归档的文件材料太少，很难形成一盒或几盒，很可能是一盒装着2-3份文件；在简化了，使有的文件不知道往那个类目内归档。不管怎样制定的，分类方案，必须使本单位的全部文件材料都有指定的归宿地。分类方案制定的是否科学、合理，检验的标准是：（1）本单位每份归档文件都有归宿点；（2）需归档的文件只有一个归宿点。

五、归档文件的排列

归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。这样，可以进一步体现出最低一级类目内归档文件之间的有机联系，便于检索利用（因为市县机关内部机构少，机构内再没有分支机构，所以市县区机关归

档文件排列时只在机构这一类目内进行排列）。

（一）、归档文件排列的原则

归档文件排列的原则：即“事由原则”，就是同一事由的相关文件应当排列在一丐。这里的事由是一个比较原则性的概念，可以是指一件具体的事，或者一个具体的问题，或一须较紧密的工作过程等等。通过界定“事由”，使密切相关，参照性强的文件从实体上相对集中，最大限度地保持文件之间的有机联系。

事由的界定可以有较大的灵活性。例如：一项工程、一次活动或一次会议，可视为一个事由。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”，这一整理原则的体现。按工文办理过程的先后顺序，将同一事由形成的文件排列在一起，可以客观地反映出某一事由的发生，发展、结束的全过程，反映上文件之间的客观联系。（二）归档文件的排列方法

归档文件的排列方法，《规则》中规定为：“在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间，重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套发生文件可集中排列”。

1、同一事由、同一事件或同一问题的文件按形成的时间顺序或重要程度排列。日期在前的文件排列在前，日期在后的文件排列在后；或者相对重要的文件放在前面，其他的文件入在后面。

2、不同事由，不同事件或不同问题文件材料，按事由、事件或问题结束的时间顺序、共同属性或重要程度进行排列。

例如：几个问题，一个责任者形成的文件，先按问题分开，在每个问题中再按时间顺序排列；一个问题，几个责任都形成的文件，按本级、下级、上级分开，在每个责任者中在按时间顺序排列；几个问题，几个责任者形成的文件，先按问题分开，在每个问题中再按本级、下级、上级分开（即责任者分开），在每个责任者形成文件的时间顺序

《建设工程文件归档整理规范》

1 总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 说明：1.0.3 建设工程文件归档整理除执行本规范外，尚应执行《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000)、《技术制图复制的折叠方法》（GB/10609.3-89）等规范的规定。 电子文件和声像档案的归档整理，按有关规定执行。 2 术语 2.0.1 建设工程项目（construction project） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内存联系的工程所级成。 2.0.2 单位工程（single project） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3 分部工程（subproject） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4 建设工程文件（construction project document） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5 工程准备阶段文件（seedtime document of a construction project） 开程开工以前，在立顶、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6 监理文件（project management document） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7 施工文件（constructing document）

归档文件整理标准

归档文件整理标准 （天津市地方标准 B12/T127-2001 2001年6月5日发布，2001年6月5日起实施） 1范围 本标准规定了归档文件整理的原则和方法。 本标准适用于本市各级机关、团体和其他社会组织。 2定义 本标准采用下列定义： 2.1归档文件 立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 2.2归档文件整理 归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 2.3件 归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，或者以与一个事由紧密联系的相关文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，简报、周报等参阅材料一期为一件。 3整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 4质量要求 4.1归档文件应齐全完整。从整体上，归档文件全面系统地反映立档单位的历史面貌；从个体上，一份文件，一个事由其内容完整无缺；已破损的文件予以托裱、修复；应永久、长期保存的文件，用易于褪变材料书写的，要予以复制，复制件附于原件后一并归档。 4.2整理归档文件材料所使用的书写材料、纸张、装具、装订材料等要符合档案保护要求。5整理方法 5.1分类 归档文件的分类按照保管期限、年度、机构或问题进行分类，并保持分类体系的稳定。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确的，按保管期限——年度——机构分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的，采取保管期限——年度——问题分类方法；单位规模小，年度形成归档文件数量少的，经过同级档案行政管理部门或档案主管部门同意，可采取保管期限——年度分类方法；一个全宗内采用统一的分类方案。 5.1.1按年度分类 将文件按其形成的年度分类。对计划、总结、统计等归入文件内容针对年度：请示与批复等来往文件，归入文件的批复（有结果）年度；跨年度形成的文件材料，如专项工作、专案、多年的统计表，归入事项的办结年度；会议文件归入开幕年度。 5.1.2按保管期限分类

文书档案(归档文件)整理方法

文书档案（归档文件）整理方法 一、整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 归档文件整理就是以归档案文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 件是归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，会议记录、会议纪要、刊物等成套性材料一次（期）为一件，来文与复文（请示与批复、函与复函）视具体情况为一件或两件，即当年有批复的，与请示并为一件；否则当年请示作一件，次年有批复作一件，要在请示、批复归档文件目录备注栏中分别注明。 ※“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目的文件，但过厚不易装订一起的，也可单独作为一件，另外编目。 ※正文与文件处理单（包括文件处理单、拟办单、发文拟稿纸、签批条）应作为一件，放在文件前面，与文件装订

一起。 二、质量要求 1、归档文件应齐全完整。已破损的文件应予托裱、修复，字迹模糊或易退变的文件应予复制。 2、整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。 3、归档文件整理应分类清晰、编号准确。 三、整理方法 1、对归档文件的技术处理。包括拆钉、装订、修裱、折叠等工作。 （1）拆钉。文件上的金属钉、曲别针、大头针等要拆下来，对文件重新进行装订，对于短期保管文件可以不拆订。 （2）文件修整。为保证档案能长期保存和有效提供利用，装订前必须对不符合要求的归档文件进行必要的修整。主要包括以下内容： 第一，修裱破损文件。使用粘合剂和修裱用纸对破损文件进行“修补”和“托裱”。无需移交进馆的档案一般保持原貌就可以了。 第二，复制字迹模糊或易退色的文件。包括对以纯蓝墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真等。目前常见的复制方法是复印，字迹不宜太深，最好采用单面复印。

建设项目文件归档要求及档案整理规范

建设项目文件归档要求及档案整理规范 、项目文件形成的质量控制 建设项目档案是项目建设活动形成的文件中具有保存价值的部分。它是由项目参建各方共同形成的，是项目建设的真实记录，是对建设项目进行稽查、审计、监督、管理、验收以及维护、改扩建的重要形式，项目建设单位、筹建部门、勘察设计单位、监理单位、施工单位等均应按照国家对项目档案工作的有关要求，把项目建档工作作 为项目建设的重要组成部分，列入建设计划，明确各自的职责。使之与项目建设同步进行。为此，参与项目建设的主要单位应在项目建设过程中对项目文件形成与积累的质量进行监控。 一)建设单位文件的质量控制 1、建设单位的职责 建设单位应承担起项目档案工作的统筹规划、组织协调、监督指导的职责。 2、建设单位的任务 (1)明确项目档案工作计划。 (2)建立档案工作网络，明确各岗位任务。 (3) 规范做法，打好基础。 (4) 申报登记，接受监督 (二)设计单位文件的质量控制设计文件材料的规范，对竣工档案的内在 质量有着密切联系。 如果设计单位提供的施工图线条、字迹不清晰，就很难保证竣工图的字迹线 条清晰；如果设计修改通知单没有统一的编号或者不体现修改的图号和修改内容 ( 题名) ，将对日后文件的整理和提供利用带来不便。因此，设计单位应在明确设计任务或者在各专业分工时，应明确形成文件的内在质量和外在质量要求，把不合格的产品控制在文件发出之前。保证设计文件的质量，尤其要注意每张施工图应有图号、图名、设计人、校对人、审核人签名；规范设计变更文件的编制和传送。设计修改通知单不能一文修改多专业，同时要在有关栏目揭示修改内容、被修改图号。设计修改通知单要按专业统一编号，变更人、审核人签名要完备。对急于施工先发传真的，事后要补发原件；口头变更的要及时形成文件发往有

文书档案整理方法

档案业务知识培训 2013.3

目录 第一章什么是档案 一、什么是档案 二、档案的形成者是谁 三、档案的本质属性 四、档案的形式多种多样 五、档案的作用 第二章归档文件整理规则 一、需要明确的几个基本概念 1、什么是归档文件 2、什么是归档文件整理 3、什么是“件” 二、文件的收集工作 1、确立文件的收集（归档）工作 2、归档文件的收集要求与方法 三、归档文件整理需要把握的四点要素 1、归档文件整理要做到四个分开 四、归档文件的装订 1、文件装订前对归档文件进行必要的修整 2、装订要以“件”为单位

3、确定装订顺序 4、装订方式和要求 五、归档文件的分类 1、确定分类方法 2、制定分类方案 3、文件实体分类六、归档文件的排列 七、归档文件的编号 1、盖印文件归档章 2、填写归档章 八、归档文件的编目 1、编制《文书档案归档文件目录》 2、装订《文书档案归档文件目录》 九、装盒 1、文件装盒要求 2、填写备考表、盒脊、封面 3、档案盒盒脊填写要求 第三章机关档案工作需要把握的几个基本原则

什么是档案 一、什么是档案？ 档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录 二、档案的形成者是谁？ 档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 三、档案的本质属性是什么? 档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。四、档案的形式多种多样。 档案的形式多种多样，包括载体、制作手段、表现方式等。 1、从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；

(完整word版)建设工程文件归档整理规范

建设工程文件归档整理规范 GB/T 50328—2001 2002-01-01 发布2002-05-01 实施 （中华人民共和国建设部、国家质量监督检验检疫总局联合发布） 1总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2术语 2.0.1建设工程项目（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t） 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程（s i n g l e p r o j e c t） 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程（s u b p r o j e c t） 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件（c o n s t r u c t i o n p r o j e c t d o c u m e n t） 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。

2.0.5工程准备阶段文件（s e e d t i m e d o c u m e n t o f a c o n s t r u c t i o n p r o j e c t） 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件（p r o j e c t m a n a g e m e n t d o c u m e n t） 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件（c o n s t r u c t i n g d o c u m e n t） 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图（a s-b u i l d d r a w i n g） 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件（h a n d i n g o v e r d o c u m e n t） 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案（p r o j e c t a r c h i v e） 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。 2.0.11案卷（f i l e） 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。2.0.12立卷（f i l i n g） 按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。 2.0.13归档（p u t t i n g i n t o r e c o r d） 文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。 3基本规定 3.0.1建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 3.0.2在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： 1在工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求；

(档案管理)机关文书档案的整理归档方法和要求

机关文书档案的整理归档方法和要求 （2008年4月2日） 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？ 1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。

（1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。 D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。 E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。 F、附件随正件收集归档。 G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。

建设工程文件归档整理规范

1、总则 1.0.1为加强建设工程文件的归档整理工作，统一建设工程档案的验收标准，建立完整、准确的工程档案，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收。专业工程按有关规定执行。 1.0.3建设工程文件的归档整理除执行本规范外，尚应执行现行有关标准的规定。 2、术语 2.0.1建设工程项目(construction project) 经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。 2.0.2单位工程(single project) 具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。 2.0.3分部工程(subproject) 单位工程中可以独立组织施工的工程。 2.0.4建设工程文件(construction project document) 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。 2.0.5工程准备阶段文件(seedtime document of a cons- truction project) 工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。 2.0.6监理文件(project management document) 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件。 2.0.7施工文件(constructing document) 施工单位在工程施工过程中形成的文件。 2.0.8竣工图(as—build drawing) 工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。 2.0.9竣工验收文件(handing over document) 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。 2.0.10建设工程档案(project archive)

文书档案归档整理规范

文书档案归档整理规范 作者：王大忠文章来源：本站原创点击数：401 更新时间：2012-5-19 一、总设 （一）、归档文件 广义上的归档文件是一个泛指性概念，包括机关形成须归档保存的所有文件材料。《规则》对这一概念的使用和限定，使“归档文件”具有了专指性意义，即“立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案、保存的各种纸质文件材料”。 其中，“办理完毕”是指文件相应的文书处理程序已经完成，而不论文件本身在实际工作中否定在发挥作用。比如请示与批复，在复文发出或收到以后。在文书处理上就算已办理完毕；本机关的发文，文件印发也就算办理完毕。但：有的文件如请示、报告等需要上级部门给予批复、批示和答复的，要等待批复，批示答复，收到后再归档。有的文件，如计划，规则、请示、规定等，在贯彻执行上需要很长时间，但印发或传阅后，其文书处理程序已经完成，也算办理完毕。 《规则》对适用的归档文明种类进行了限定，明确为纸质文书材料。这是因为本标准旨在对文书立卷工作进行改革。暂不涉及科技、会计等专门档案，以及声像、电子等特殊载体档案的整理工作。（也就是过去科技档案用什么方法，现在继续用什么方法。）（二）、归档文件整理 归档文件整理，就是“将归档文件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程”。这一概念明确了“以件为单位”的基本原则，并概述了归档文件整理工作的基本环节。整理的内容包括“分类、装订、排列、编号、编目、装盒”。

（三）整理原则 归档文件的整理原则，可概括为“遵循文件的自然形成规律，保持文件之间的有机联系（计划与总结，安排与汇报，关于干部任免、工资、退休的，通知，思想工作，关于教育，文化、宣传品质，关于经济的，关于生产的，关于农业工作的），区分不同价值，便于保管和利用”。与传统立卷原则相比较，两者是基本规律客观存在的。文件整理归档的目的，是将机关职能活动中形成的，能反映出机关基本活动面貌的文件材料保存下来，以便今后和历史研究查考。因为条件的变化，具体整理方法可以不同，但都必须遵循归档文件整理的基本规律，才能达到便于保管和利用的共同目的。 1、遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。 文件的形成不是任意的，而是伴随着各机关，团体和社会组织的职能活动产生的，有其自身规律和特点。不同的机关，尽管其职责和业务范围各不相同，但各项职能活动总是存在着各方面的联系，所形成的文件之间自然有一定规律，这种规律也就是文件之间有机联系的具体表现。文件之间的这种联系职能反映出机关职能活动的历史面貌，同时也符合人们查找利用档案的心理预期，为检索提供了线索。因此，进行归档文件整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系（一个会议形成的文件材料就是有机联系的整体，归档时应该按期限放在一起，批复与请示应该放在一起，装在一个盒内）。 2、区分不同价值 不是所有办理完毕的文件材料都需要整理归档，而是要依照《机关档案归档与不归档范围》和《文书档案保管期限表》的规定，区分归档范围不同文件价值，划定不同保管期限。对于保存价值大，保管期限长的文件，重点整理和保管；对保存价值小，保管期限短的文件，根据条件区别对待（这次全市文书立卷改革工作考虑到这因素，永久保

档案归档整理方法和步骤

档案归档整理方法和步骤 对机关文书档案归档整理方法和步骤进行了比较系统的归纳总结，这是对档案业务指导工作方法的一种新的尝试，主要是为了促进国家档案局8号令的贯彻落实。同时，我们相信，对提高我市机关档案归档整理水平也会发挥很大的作用。 一般情况下，归档文件整理大致需要收集文件、区分归档范围、分年度、分类别、分级别、分保管期限、修整文件、装订、排列文件、文件编号、编制归档文件目录、装盒等程序。 一、收集文件 收集文件，就是根据党和国家的有关规定，通过一定的方式和手续，把散存在机关内部和个人手中的文件材料，加以清交、聚集的工作，是确保整理工作质量的前提条件和物质基础。收集齐全完整为其基本原则。 二、区分归档和不归档材料的范围 （一）归档文件材料的范围 凡是反映本机关工作活动、具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。 1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。 2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。 3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。 4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。 （二）不归档文件材料的范围 1、上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。 2、本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料。 3、同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料。 4、下级机关的文件材料中，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 （三）机关之间分工归档的范围 为避免各机关档案移交档案馆后文件材料的重复或遗漏，各单位之间必须明确的归档范围。 1、上级业务主管机关（部、厅、局）发来的文件，由隶属下级机关归档，党委、政府办公室和非隶属机关一般不归档。但对一些需要执行的政策性、法规性文件应归档。如干部管理条例、劳动工资规定、生活待遇标准等文件。 2、上级业务主管机关召开的专业会议文件，由各隶属下级机关归档，党委、政府办公室一般不归档。如党委或政府领导参加了这类会议，并有重要发言，其印件和定稿（指领导发言稿）由党委或政府办公室归档。 3、机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他

项目档案归档文件整理规则

沈阳市项目档案归档文件整理规则 一、立卷原则 项目文件的组卷应遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学、组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。 二、立卷方法 （一）项目前期文件单独组卷 项目前期文件指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件。 （二）施工资料单独组卷 指项目竣工时施工单位形成的开（竣）工文件、合同、计量、变更设计、竣工图纸、各种试验报告、原始记录、自检记录、竣工验收等文件。 1、竣工图纸编制要求 ①施工单位根据项目施工图设计文件、变更设计资料和实际施工情况做出完整的竣工图。 ②施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章，作为竣工图。 ③利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。一张变更通知单涉及多图的，如

果图纸不在同一卷册的，应将复印件附在有关卷册中，或在备考表中说明。 ④规范成册的竣工图可整体对折；不规范成册的图幅应统一折叠，折成A4图幅。 ⑤所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签和盖章。 ⑥竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近的空白处（竣工图章见附件）。 2、施工质量控制文件包括工程质量文件、试验检测报告、施工原始记录和缺陷责任期资料，尽量分别组卷。 （三）监理资料单独组卷 指监理单位对项目工程质量、进度和建设资金使用等进行控制的文件。 （四）声像档案单独组卷 声像档案包括：开工前的原址原貌；基础工程；主体工程；开工仪式及施工中的重要活动、重大事件的照片、录像；工程质量中间检查验收情况的照片、录像；正式竣工验收情况的照片、录像；工程整体面貌的照片、录像。并附文字说明，对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行记录。 三、卷内文件材料排列 （一）项目前期文件（由项目办或工程科收集组卷） 1、立项批复

归档文件整理细则

归档文件整理细则 一、目的 为统一档案归档整理标准，做到文件收集齐全，分类合理，规范编号，同时便于保管和利用，特制订本细则。 二、适用范围 适用于中南置地集团各中心（部门）、战区（项目）公司及各专业公司的档案管理工作。 三、术语定义 1、归档文件 立档单位在其职能活动中形成的应作为实体（电子）档案保存的各种文件材料。 2、件：归档文件的整理单位。 一般以每份文件为一件，原件与附件为一件(如附件数量较多不易装订可各为一件)；报表、名册、图册等一册(本)为一件；来文与复文、请示与批复同一年度的为一件，不同年度的可分开成件(但必须标识存放的关联位置)；没有批复的重要请示可视为一件；营销项目续销类文件一户材料为一件。 3、全宗号 为方便档案管理工作，本规则中指的全宗号仅为给立档单位编制的一个代号，不同于城建档案馆针对入库档案所给的全宗号，战区的档案以全宗号进行区分；公司对各级公司设立了统一的全宗代码（详见附件三），不得随意修改。 4、分类号 分类号是以字母、数字形式标识档案内容和特征，使之有序排列的一种编码，是档号的重要组成部分。 5、项目代码 项目即取得某一地块土地使用权后进行开发建设的一个工程项目（含合作项目），为此项目编制的代码即为项目代码。 6、案卷号 同一分类下的文件按形成时间依次装入档案盒中，一盒即为一个案卷（法律诉讼文件应按照相关性进行组卷）；案卷按照有序排列所形成的顺序号，即为案卷号。 7、件号 件号即案卷内文件顺序号，反映文件在该卷的位置，第一卷内的文件件号从1 开始编写，之后的文件件号按顺序编写。 8、档号 档案编号，简称档号，是以字符形式赋予文件实体的一组代码，通常用于反映文件排列顺序。本细则中档号主要由全宗号、分类号、卷号、件号等通过特定方式排列组合而成。

机关文书档案的整理归档方法和要求

机关文书档案的整理归档方法和要求 一、什么是文件材料的归档整理？ 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 二、上述定义包括以下几层含义： 1、办理完毕的； 2、文书材料； 3、基本整理单位是“件”； 4、整理的基本环节是：装订、分类、排列、编号、装盒等。 三、归档文件整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。 四、工作要求： 强化收集、简化整理、细化检索、深化利用 五、文件材料整理归档的具体操作方法和要求 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求：材料齐全完整、内容真实准确 如何才能做到齐全完整？

1、档案人员要熟悉掌握本单位的工作职能、主要工作内容。 2、制订本单位的归档制度。 归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三部分内容。 （1）明确归档范围 凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。 各单位制定的归档范围，报送档案管理部门审批同意后，应作为本单位的一项业务标准加以公布施行。 （2）归档时间 归档工作要求在次年的五月底之前完成。 确保按时完成一般运用三种形式结合收集： A、随办随归； B、定期收集； C、年终集中收集。 （3）归档要求 A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。 B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。 C、文电合一。

水利工程资料整理归档要求

. 水利工程及小型农田工程竣工资料整理要求要求管、档案理一。、资料装订时，应保证卷皮与页面资料下口整齐，采取三孔一线的装订方法，孔距7cm1注意装订时装订线不得将字迹压住。，。若超过2cm纸，装订厚度一般在0.5-1.5cm，最厚不得超过2cm 2、资料用纸统一为A4可分多本装订，但需标出能够说明该资料是一体的标志。、各类资料必须有封面（卷皮），资料内红印章，目录，页面要有页码，页底要有备考 3表。、资料整理成册后，必须是有档案盒、卷皮、卷内目录、页面资料、页码、卷内备考表， 4应该签字的地方，必须签字到位，无遗漏、印章加盖到位。、施工单位应负责向建设单位提交竣工资料原件一份，复印件二份，同时应加盖印章。5 进行资料移交时，施工单位应提供完整的资料清单供建设单位、档案室查阅（资料归档总目、分卷归档目录）。 料单位资A、施工工程施工开工卷（第一卷）一、、卷内目录 1、进场通知 2、合同项目开工令； 3、合同项目开工申请；4 、现场组织机构及主要人员报审表；5 ）此为一个项目工程内多个单位工程用 6、单位工程开工令；（）7 、单位工程开工申请；（同上、施工设备进场报验单； 8、施工放样报验单； 9 10、工程技术要求与图纸会审纪要、技术交底（包括设计交底）； 、成立项目经理部的通知及一些其它资料（如各种通知等）； 11 二、工程方案及报批文件（第二卷）、施工组织设计，施工计划、方案、措施（含施工单位相应的报验资料）； 1、质量、安全、保证体系、岗位职责、安全措施、防汛度汛预案等； 2三、原材料及构件（第三卷））。、材料检验报告（ 1含出厂合格证、质量复验报告四、工程施工技术卷（第四卷）、施工单位营业执照，资质； 1. 范文． 、停工报告、停工令、返工处理报告、复工令； 2、业主、监理、质量监督单位来文及通知；3五、设计变更、联系单（第五卷）、设计变更； 1、业务联系单等； 2六、施工定位（第六卷）、水准点、导线点、基准线等； 1七、基础处理（第七卷）、桩基记录； 1、地基验槽记录；2 八、施工日记、大事记（第八卷）、施工日记、大事记； 1 九、隐蔽验收（第九卷）、隐蔽验收记录； 1 十、各类工程记录（第十卷）、事故处理报告；1 、测试；2 、位移3 、工程建设有关会议记录等；4 十一、工程质量检查、评定（第十一卷））、分部工程质量评定资料（按项目划分，多少盒就多少卷 1十二、技术总结、预、决算（第十二卷）、总结； 1、预、决算；2 十三、交工验收（第十三卷）、验收记录证明；1 十四、竣工报告（第十四卷）、竣工报告、竣工验收报告（申验请示）；1

文书档案归档整理操作方法

文书档案归档整理操作方法 档案分为文书档案、科技档案（基本建设、科学研究、设备仪器、产品）、会计档案、干部职工档案（人事档案）、诉讼档案、还有照片档案、音像档案、电子档案等等，不同种类，不同载体的档案有不同的整理方法和要求。但整理原则是相同。即“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。 一、基本要求： 要整理好文书档案就必须学习领会中华人民共和国档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000）和《海南省归档文件整理规则实施细则》。 二、基本概念： （一）归档文件：立档单位在其职能活动中形成的，办理完毕应作为文书档案保存的纸质文件材料。 （二）归档文件的整理，将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、加盖归档章（编号）、编目（编制归档文件目录）、装盒，使之有序化的过程。 归档的意义：归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点、档案管理的起点。 （三）全宗：指一个独立的机关、团体或其它的组织、个人在社会活动中形成的档案有机整体，设立全宗的主要资格是立档单位具有独立的法人资格，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文。一般来说，一个立档单位的全部档案就是一全宗。 （四）全宗号：是档案馆给立档单位的代号。 三、整理方法： （一）收集：收集是归档整理的前提、根本，没有收集齐全完整的文件材料，归档整理就不能很好地反映立档单位的历史面貌和工作情况。因此，收集应归档的文件材料必须保证齐全完整；收集范围是本单位的收文、发文、内部文件。必须采取以下相应措施： 1.立档单位要建立健全收发文登记制度，有完整的收文登记本、发文登记本、印章登记本、依据归档范围，收集所登记的“红头文件”的归档。 2.检查本单位在年度工作中产生的“白头文件”材料是否收集归档。如①会议材料：本单位年度工作会议材料（总结、计划）、表彰材料，专业会议材料，代表发言材料；本单位在上级工作会议上发言、汇报、经验材料、典型材料、交流或发表论文、考察报告。②综合材料：会议记录本（党委、党组会议，行政、办公会议）等；各类花名册、登记簿（干部职工、党员、专业技术人员等花名册及主要业务工作登记簿）；年报表（业务、党员、人事劳资等各种统计报表）；各种介绍信存根（党

建设工程档案归档整理规范

建设工程档案归档整理规范 第一章建设工程文件归档的基本职责 一、建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围。 二、在与工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中，建设单位应履行下列职责： （一）在与工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求； （二）收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件，并进行立卷归档； （三）负责组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积累和立卷归档工作；也可委托监理单位监督、检查工程文件的形成、积累和立卷归档工作； （四）收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位立卷归档的工程档案； （五）在组织工程竣工验收前，应提请当地城建档案管理机构对工程档案进行预验收；未取得工程档案验收认可文件，不得组织工程竣工验收； （六）对列入城建档案馆接收范围的工程，工程竣工验收后3个月内，向当地城建档案馆移交一套符合规定的工程档案。 三、勘察、设计、施工、监理等单位应将本单位形成的工程文件立卷后向建设单位移交。 四、建设工程项目实行总承包的，总包单位负责收集、汇总各分包单位形成的工程档案，并应及时向建设单位移交；各分包单位应将本单位形成的工程文件整理、立卷后及时移交总包单位。建设工程项目由几个单位承包的，各承包单位负责收集、整理立卷其承包项目的工程文件，并应及时向建设单位移交。 五、城建档案管理机构应对工程文件的立卷归档工作进行监督、检查、指导。在工程竣工验收前，应对工程档案进行预验收，验收合格后，须出具工程档案认可文件。

工程竣工资料整理归档管理办法

关于加强竣工资料归档管理的通知 各项目监理部：为使公司工程竣工资料整编科学、合理、规范，各项目监理部在整编工程竣工资料过程中，要严格按照公司《工程竣工资料整理归档管理办法》和宁夏建设工程质量监督总站编制的《建筑工程资料管理规程》DB64/266-2010 的要求进行整编。在资料整编上要严肃、认真，确保质量，保证上交的工程竣工资料规范、合理，否则，竣工验收资料不合格公司将不予接收，并作为年底考核的内容。 附件：《工程竣工资料整理归档管理办法》 银川夯实工程咨询有限公司 二0 一三年一月八日

工程竣工资料整理归档管理办法 工程档案资料是工程建设的重要组成部分，是项目建设、管理、运行、维护、改建、扩建等工作的重要依据，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。为进一步加强工程档案资料的归档整理工作，做好工程竣工验收工作，依据《建设工程监理规范》(GB50319-2000) 、《建设工程文件归档整理规范》(GB50328-2001) 、《建筑工程资料管理规程》( DB64/266-2010 )及公司管理手册、程序文件、质量记录等，特制定本办法。 一、工程监理文件的收集整理和归档 1、工程档案资料是整个工程建设全过程中形成的应当归档保存的文字、图纸、图表、声像、计算材料等不同形式与载体的各种历史记录。分三个阶段：项目准备阶段形成的文件、项目施工阶段形成的文件、项目竣工阶段形成的文件。 2、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件(包括电子版)均应收集齐全，整理立卷后归档。 3、总监理工程师为项目监理部监理资料的总负责人,应在项目监理机构明确专人负责监理资料的收集、整理和归档。 4、各专业工程监理工程师应随着工程项目的进展负责收集、整理本专业的监理资料,并进行认真检查,不得接受经涂改的报审资料,并将资料交与指定的资料管理员存放保管。各类监理资料应按资料形成先后顺序或项目完成情况及时收集，并考虑按单位工程、分部工程、分项工程划分。监理资料应满足“整理及时、真实齐全、分类有序” 的要求。 5、由总监指定的项目资料管理员应及时对各专业的监理资料的形成、积

文书档案管理归档整理操作方法和技巧

文书档案管理归档整理操作方法和技巧 文书档案管理归档整理操作方法和技巧一、什么是文件材料的归档整理 是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕,应作为文书档案保存的各种纸质文件材料,以件为单位,进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。 二、归档文件整理原则:遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。 三、文件材料归档整理的具体操作方法 （一）收集 收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。 要求:材料齐全完整、内容真实准确 （二）确定“件” 归档文件整理方法是以“件”为单位,进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。“件”的确定一定要把握尺度,不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。 具体情况作如下规定: 1、文件正本与定稿为一件; 2、计算机及其网络环境中形成的文件,无定稿的,或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示,定稿不归档,但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件; 3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件,它是正文内容的一部份。 4、原件与复制件为一件; 5、转发文与被转发文为一件; 6、会议记录一本为一件;如党委会议记录、行政会议记录等; 7、成套的会议材料分别为件; 8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件; 9、正文与文件处理单（办文单）为一件; 10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）为一件; 11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式,一册（本）为一件; 12、未装订的式样同一的表格,以一定的单位（如部门或时间等）组合,可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等; 13、介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时,也可结合其它特征划分成若干件; （三）件的装订 件的装订主要是为了固定“件”,使其便于保管和利用。 在装订前,已破损的文件应予修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。 1、件的修整: （1）对破损文件进行修裱; （2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制; （3）去除文件上易腐蚀的金属物;对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等,金属物已严密封装在其中,且拆钉会损坏原貌,不须拆钉重装。 （4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。 （5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。 2、装订: 我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必

建筑工程文件归档整理规范

建筑工程文件归档整理规范

建筑工程文件归档整理规范 1总则 1.0.1 为加强建设工程文件的归档整理工作,统一建设工程档案的验收标准,建立完整、准确的工程档案,制定本规范. 1.0.2 本规范适用于建设工程文件的归档整理以及建设工程档案的验收.专业工程按有关规定执行. 1.0.3 建设工程文件的归档整理除执行本规范外,尚应执行现行有关标准的规定. 2术语 2.0.1建设工程项目 经批准按照一个总体设计进行施工,经济上实行统一核算,行政上具有独立组织形式,实行统一管理的工程基本建设单位.它由一个火若干个具有内在联系的工程所组成. 2.0.2 单位工程 具有独立的设计文件,竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程,并构成建设工程项目的组成部分. 2.0.3 分部工程

单位工程中可以独立组织施工的工程. 2.0.4 建设工程文件 在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录,包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件,也可简称为工程文件. 2.0.5 工程准备阶段文件 工程开工以前,在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件. 2.0.6 监理文件 监理单位在工程设计、施工等监理过程中形成的文件. 2.0.7 施工文件 施工单位在施工过程中形成的文件. 2.0.8 竣工图 工程竣工验收后,真实反映建设工程项目施工结果的图样. 2.0.9 竣工验收文件 建设工程项目竣工验收活动中形成的文件. 2.0.10建设档案文件 在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录,

也可简称工程档案. 2.0.11 案卷 由互有联系的若干文件组成的档案保管单位. 2.0.12立卷 按照一定的原则和方法,将有保存价值的文件分门别类整理成案卷,亦称组卷. 2.0.13 归档 文件形成单位完成其工作任务后,将形成的文件整理立卷后,按规定移交档案管理机构. 3 基本规定 3.0.1 建设、勘察、设计、施工、监理等单位应将工程文件的形成和积累纳入工程建设管理的各个环节和有关人员的职责范围. 3.0.2 在工程文件与档案的整理立卷、验收移交工作中,建设单位应履行以下职责: 1 在工程招标及勘察、设计、施工、监理等单位签定协议、合同时,应对工程文件的套数、费用、质量、移交时间等提出明确要求; 2 收集和整理工程准备阶段、竣工验收阶段形成的文件,并应进行立卷归纳. 3 负责组织、监督、和检查勘察费用、设计、