文件收发管理制度

文件收发管理制度

第一条总则

1、为了加强对文件和阅批件的管理，完善和规范集团公司管理制度，特制定本规定。

2、本规定适用于集团公司总部及所有下属单位。

第二条集团公司文件

1、集团公司文件，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。

2、集团公司文件，由综合办公室统一管理。文件的管理，要做到规范、准确、及时、安全。行文单位，要克服官僚主义和文牍主义。

3、集团公司的文件，由综合办公室负责起草和审核，由集团相关党、政、工、团负责人签发；集团本部其余各部门的专业性文件由各部门负责起草综合办公室审核，由集团总裁签发;业务通知由分管总裁签发。

4、文件签发后，送综合办公室统一安排打字，打印后送回起草部门校对，校对无误方能复印、盖章。

5、文件和原稿，由综合办公室分类归档，保存备查。

6、属于秘密的文件，核稿人应该注明"秘密"字样，并确定报送范围。秘密文件按保密规定，由专人印制、报送。各部室、各单位及各有关人员，对公文中涉及国家、政府或本集团应保密的事项，必须严守机密，不准随便向他人泄露。

7、文件统一由综合办公室负责发送。送件人应将文件内容、报送日期、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果。秘密文件由专人按核定的范围报送。

8、外来的文件由综合办公室专人负责签收，并分类登记。由综合办公室主任提出处理意见后，文秘人员应于接件当日即按文件的要求报送给有关领导和部门，不得积压迟误，属急件的，应在接件后即时报送。

9、传阅文件由综合办公室专人负责收回，对领导指示的文件，综合办公室应及时组织传达和落实。

10、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍和公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。

11、阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交综合办公室，阅批文件一般不得超过两天，阅后应签名以示负责。如有领导"批示"、"拟办意见"的，综合办公室应负责责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。

第三条阅批件

1、阅批件是指集团各部门在遇到特定问题需要其他部门领导会签和集团公司领导同意方可执行时所打的请示报告。

2、阅批件由所在部门领导签完意见后送交综合办公室

编号，待综合办公室主任和有关联的部门负责人会签完毕后送交上级相关领导批示。

3、阅批件在传递过程中由综合办公室专人负责跟踪，并且在每个领导处传阅和会签的时间最长不得超过两天，逾期视为对此问题无异议。

4、阅批件的原件由综合办公室分类归档，保存备查。如确因工作需要，需将阅批件原件存放在其他部门的则将阅批件的复印件存于综合办公室。

第四条文件或阅批件的借阅

1、集团公司各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写借条，对有密级的文件须集团公司分管领导同意后方可借阅。

2、借阅文件应严格履行借阅登记手续，按时归还。任何人不得将文件私自带走或全文抄录，不允许在文件上勾划等。

第五条文件或阅批件的归档

1、文件签发的全部手续完成以后，将文件的原稿及文件的原件存档。

2、阅批件在履行完所有的手续后，将原件存档。复印件送交有关部门。

第六条本制度的解释、修订和废止权归综合办公室。