集团公司档案管理制度

XX公司档案管理办法

（2020 版）

第一章总则

第一条为加强XX公司档案管理工作，实现档案管理的规范化、制度化，结合XX公司实际情况，制定本制度。

第二条本办法中的档案不包括人力资源部人事档案、财务管理部会计档案。人事档案及会计档案分别由人力资源部、财务管理部自行保管。

第三条本制度适用于XX西南XX公司各部门。

第二章档案管理机构及职责

第四条XX公司档案工作遵循“统一管理、分级负责”的原则。综合管理办公室是XX公司档案管理统筹管理部门。

（一）归档部门及其职责

归档部门即档案移交部门，包括XX公司各公司、各部门。主要职为；按照《档案分类规则及档案编制方法》的归档范围、归档时限及整理要求，及时收集管辖范围内档案，做好档案归档移交。

（二）保管部门及其职责

保管部门即档案管理部门包括

1.综合管理综合管理办公室。主要职责为：负责各类档案的收集、分类整理、立卷归档、编目保管等，做好重要资料的保密工作。保管XX公司、各部门的档案并提供借阅利用；贯彻执行落实集团档案管理要求；制定XX公司档案管理制度与操作规范；提高档案管理的水平，逐步实现档案管理规范化、精细化、现代化；领导、指导和监督各公司、各部门档案管理工作。

2.人力资源部、财务管理部。主要职责为：收集、整理、保管XX公司人事档案、财务档案，做好人事档案、财务档案管理工作。

3.其他各部门。主要职责为：收集、整理本部门档案；定期向综合管理办公室移交档案；建立本部门档案室，负责部门档案的过程版存档管理。

第五条各级档案管理人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。调离工作岗位时，应提前 3 天做好交接工作，不得携带、复印、拷贝XX公司档案。

第三章档案收集与归档

第六条XX公司档案分类体系、归档范围及归档时限详见《档案分类及编号规则》。

第七条归档要求

（一）档案移交时，双方在《档案移交清册》（一式两份）上签字，各执一份。《档案移交清册》后应附有《卷内文件目录》

（二）归档的文件必须是原件，工程建设技术类档案应符合国家和地方有关规定。因故无原件的，可归档复印件，但需经部门负责人审批同意，并将具有凭证作用的文件归档。

（三）纸质文件与电子文件应同时归档，维护档案的完整与安全。若有文件审批单的，应与文件正本一并归档。纸质文件原则上须为原件，确保完整、真实、准确，请示和批复、正本和副本、正文和附件、原件和印本必须编号一致。

（四）立卷时，应按照卷内文件打印卷内文件目录，放入档案盒首页。立卷后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。

（五）任何部门或个人不得擅自留存应归档文件。

（六）属于当地国土、规划、档案部门等政府单位接收范围内的档案，应按相关规定及时移交。如移交的档案仅此一份，需由接收单位在复印件上加盖"与原件相符"的校核公章，并由归档部门移交至档案保管部门。

（七）声像类、实物类档案需提供内容、时间、背景文字说明，备注作者信息。

第八条档案保管工作应做到不散、不乱、不丢、不坏，并达到"八防 "(防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染)要求，确保档案的安全性。

第四章档案的利用

第九条档案主要供XX公司利用，原则上外单位人员不得查看、借阅、复印等。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，经综合管理综合管理办公室负责人批准，可查阅普通档案；若查阅涉密(秘密、机密)档案，还需经XX公司总经理批准。

第十条档案利用类型有查阅、复印、外借、上缴。

第十一条各部门员工经本部门负责人批准后，凭《档案借阅申请单》可借阅普通档案；借阅秘密档案还须档案管理部门（综合管理综合管理办公室）负责人批准；借阅机密档案还须XX公司总经理批准。