集团有限公司会议管理制度

集团有限公司会议管理制度

第一章目的

第一条为规范集团公司会议管理，提高会议质量及工作效率，特制定本规定。

第二条本制度适用于山东集团有限公司及各子公司。

第二章会议类别与组织

第三条公司会议为四级：

一级会议：为集团公司级会议，主要包括总裁办公会、集团月度例会（含地产类、酒店类）、集团月中调度会（含地产类、酒店类）、总裁专题会、集团范围内员工代表大会等；

二级会议：为各中心/各子公司级会议，主要包括各中心/各子公司月度例会、周会、晨会、专业会议、各子公司员工代表大会等；

三级会议：各子公司部门级会议，主要包括各部门月度例会、周会、晨会及其它工作会议等；

四级会议：所有其它会议。

第四条会议的组织：

一级会议：由行政人力中心具体负责组织落实；

二级会议：各中心会议由各中心自行组织落实；各子公司会议由所属行政人事部/综合部具体负责组织落实；

三级会议：由各子公司各部门自行组织落实；

四级会议：由责任部门或责任人负责组织落实。

第五条集团公司总裁、副总裁、集团各中心负责人有权列席各子公司召开的相关会议；

第六条会议组织安排见附件一。

第三章会议准备

第七条会议通知：除遇突发事件或特殊情况外，所有会议原则上应提前三天下达《会议通知单》（见附件二）；

第八条所有会议主持人、召集部门、与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品等）。

第九条与会人员应围绕会议议题提前沟通并做好准备。

第十条与会人员应提前10分钟进入会场，并将手机关闭或调至震动模式，无特殊情况，会议期间不予接听电话并不得随意离场。

第四章会议要求

第十一条会议记录

1、各类会议须指定专人负责会议的记录整理工作，形成《会议纪要》（见附件三）；

2、会议纪要于会议结束后24小时内报请会议主持人审批后发至与会人员；

3、一级与二级会议的会议纪要下发同时须抄送行政人力中心备案；

4、三级与四级会议的会议纪要下发同时须抄送所属公司行政人事部/综合部备案。

第十二条会议传达

所有会议的会议主持人及与会人员在会议结束后须及时向所属部门、下级、相关责任人等传达会议内容及会议要求，并做好相应的监督、检查、指导。

第十三条会议督办

1、一级会议督办由行政人力中心指定专人负责，责任部门或责任人须在规定时限内以内部工作联系函的方式如实回复会议落实情况，经相关负责人签字确认并报行政人力中心汇总后形成《会议督办表》（见附件四）报总裁审阅；

2、二级会议督办由会议主持人指定专人负责，督办人须在规定时限内确认会议落实情况，并形成《会议督办表》报行政人力中心备案；

3、三级、四级会议的督办由会议主持人指定专人负责，督办人须在规定时限内确认会议落实情况，并形成《会议督办表》报所属公司行政人事部/综合部备案。

第十四条会议通报

1、凡工作例会的会议落实情况经会议主持人审阅后由会议督办人在下次例会开始前进行通报；

2、其它会议的会议落实情况经会议主持人审阅后由会议督办人OA下发通报。

第十五条会议资料的档案管理与检查

1、会议资料的档案管理严格按照《山东鸿嘉集团有限公司档案管理办法（试行）》执行；

2、行政人力中心负责对会议资料的档案管理进行定期或不定期检查。

第五章会议室管理

第十六条会议室的日常管理由行政人力中心负责。

第十七条各中心及各子公司因工作需要需使用会议室时，应提前三天填报《会议通知单》，行政人力中心视会议内容予以统筹安排。

第十八条会议室使用应遵循先全局后部门、先紧急后一般的原则，除特殊情况外，临时要求使用或调整会议室，需由行政人力中心协调安排。

第十九条对于准备不充分、有重复性或无多大作用的会议，行政人力中心有权拒绝安排。

第二十条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政人力中心有权安排合并召开。

第二十一条已列入会议计划的会议，如需更改应提前1天报行政人力中心进行会议调整。

第二十二条使用人员应爱护会议室的物品及设施，未经允许不得私自搬（带）出，造成损坏及丢失的由使用部门（责任人）按价赔偿。

第二十三条使用人员应自觉保持会议室内整洁卫生，会议结束后，应关好门窗及有关设备，若出现安全问题及其他隐患，要追究使用部门的责任。

第六章附则

第二十四条本制度由行政人力中心负责解释。

第二十五条本制度自下发之日起执行。