企业资金内部控制

资金内部控制

第一节资金内部控制概述

货币资金（以下简称“资金”）是指企业所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金，是企业流动性最强、控制风险最高的资产，是企业生存与发展的基础。

大多数贪污、诈骗、挪用公款等违法乱纪的行为都与货币资金有关，因此，为了加强企业对资金的内部控制，提高资金使用效益，保证资金的安全，防范资金链条断裂，企业必须加强对货币资金的管理和控制，建立健全货币资金内部控制，确保经营管理活动合法而有效。

一、资金的内部控制目标

1.货币资金的安全性。通过良好的内部控制，确保企业库存现金安全，预防被盗窃、诈骗和挪用。

2.货币资金的完整性。即检查企业收到的货币是否已全部入账，预防私设“小金库”等侵占企业收入的违法行为出现。

3.货币资金的合法性。即检查货币资金取得、使用是否符合国家财经法规要求，手续是否齐备。

4.货币资金的效益性。即合理调度货币资金，以便其发挥最大的效益。

二、资金的内部控制环境

所谓货币资金内部控制环境是对企业货币资金内部控制的建立和实施有重大影响的因素的统称。控制环境的好坏直接决定着企业内部控制能否实施或实施的效果，影响着特定控制的有效性。货币资金内部控制环境主要包括以下因素：

1.管理决策者。管理决策者是货币资金内部控制环境中的决定性因素，特别是在推行企业领导个人负责制的情况下，管理决策者的领导风格、管理方式、知识水平、法制意识、道德观念都直接影响货币资金内部控制执行的效果。因此，管理决策者本人应加强自身约束，同时通过民主集中制、党政联席会等制度加强对其监督。

2.员工的职业道德和业务素质。在内部控制每个环节中，各岗位都处于相互牵制和制约之中，如果任何岗位的工作出现疏忽大意，均会导致某项控制失效，比如，空白支票、印章应分别由不同的人保管，如果保管印章的会计警惕性不高，出门不关抽屉，将使保管空白支票的出纳有机可乘，由此造成出纳携款潜逃的案件也屡见不鲜。

3.内部审计。内部审计是企业自我评价的一种活动，内部审计可协助管理层监督控制措施和程序的有效性，能及时发现内部控制的漏洞和薄弱环节。内部审计力度的强弱同样影响货币资金内部控制的效果。

三、资金管理涉及的主要风险

1.筹资与发展战略严重背离，企业盲目扩张，引发流动性不足，可能导致资金链条断裂。（比如，当前的房地产的资金链问题，比如，巨人集团当年的轰然坍塌）

2.投资决策失误或资金配置不合理可能导致投资损失或效益低下；资金无法收回或支付，可能导致企业陷入财务困境或债务危机。

3.资金管控不严，可能出现舞弊、欺诈，导致资金被挪用、抽逃。

具体表现如下：

（1）资金管理违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失；

（2）资金管理未经适当审批或超越授权审批，可能因重大差错、舞弊、欺诈而导致损失；

（3）银行账户的开立、审批、使用、核对和清理不符合国家有关法律法规要求，可能导致受到处罚造成资金损失；

（4）资金记录不准确、不完整，可能造成账实不符或导致财务报表信息失真；

（5）有关票据的遗失、变造、伪造、被盗用以及非法使用印章，可能导致资产损失、法律诉讼或信用损失。

四、资金管理风险的应对措施

企业应当建立科学的资金管控制度，采取切实有效的措施，提高资金使用效率，严格控制资金在筹集、投放、营运过程中的重大风险。同时应当充分发挥总会计师和财会部门在资金决策和管理全过程中的职能作用。所以企业在建立与实施资金内部控制中，至少应当强化对下列关键方面或者关键环节的控制：

1.职责分工、权限范围和授权审批程序应当明确规范，机构设置和人员配备应当科学合理。

2.现金、银行存款的管理应当合法合规，确保银行账户的开立、审批、使用、核对、清理严格有效，现金盘点和银行对账单的核对应当按规定严格执行。

3.资金的会计记录应当真实、准确、完整和及时。

4.票据的购买、保管、使用、销毁等应当完整记录，银行预留印鉴和有关印章的管理应当严格有效。

第二节关键内部控制

一、职责分工与授权批准。企业应当建立资金业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责权限，确保办理资金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。

（一）资金业务的不相容岗位至少应当包括：①资金支付的审批与执行；②资金的保管、记录与盘点清查；③资金的会计记录与审计监督。出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作。不得由一人办理货币资金业务的全过程。

（二）企业应当配备合格的人员办理资金业务，并结合企业实际情况，对办理资金业务的人员定期进行岗位轮换。企业关键财会岗位，可以实行强制休假制度，并在最长不超过五年的时间内进行岗位轮换。实行岗位轮换的关键财会岗位，由企业根据实际情况确定并在内部公布。办理货币资金业务的人员具备良好的职业道德，忠于职守，廉洁奉公，遵纪守法，客观公正，不断提高会计业务素质和职业道德水平。

实际案例：某公司出纳贪污公司款项案。

A事务所在对G公司进行审计时，在对货币资金项目审计中执行如下的审计程序，到达现场前将询证函交予给出纳李某，由其到银行函证后带回，在现场审计时交给审计助理。同时提供银行对账单。对于未达账项，该公司系由出纳李某编制未达账项调整表。审计人员对于重要的未达账项进行检查。

几年之中A事务所一直在这样进行审计，该公司出纳也一直由李某担任，并配合事务所的审计工作。

后一次偶然事件中，李某临时调任，由其妻子接任出纳，在与银行对账时发现差额较大。在检查对账单时发现，该对账单系伪造的。进一步调查中，该公司发现，李某竟然贪污公款100多万元，用来开公司。几年来李某一直通过伪造银行公章在询证函上加盖确认章，对于银行对账单也同样进行伪造。且李某贪污一直隐瞒家人，其妻子父母也均不知晓。

结果：A事务所被辞聘，公司向李某追回贪污款60余万元，由于李某的父亲是该公司的老员工老技术骨干，李某的妻子也在该公司工作，因此公司仅决定向李某一家追回剩余的

贪污款项，并未向李某提起诉讼。

但银行由于李某伪造银行公章，对李某提起诉讼，李某因此锒铛入狱。

思考：问题何在？风险何在？

1.传统思维，会认为A所的审计程序执行过程不当，未严格进行函证的控制。

2.新准则下，问题应当如何考虑？

1）未合理进行风险评估。

李某同时担任出纳及未达账项调整的工作，属于不相容岗位。导致风险加大。

李某连续担任出纳多年，没有及时轮岗，增加了舞弊的机会。

李某调任，而由其妻子接任，从本质角度来讲，依然不能属于合理的轮岗。

2）未能根据评估的风险来进行相应的进一步审计程序，没有对由于内部控制缺陷而可能导致的舞弊进行特殊考虑，设计并执行相应的审计程序。

3）已执行的审计程序执行过程不当，未严格进行函证的控制。

进一步：G公司对李某的“网开一面”行为，给今后舞弊留下的后患。因此，对于后任事务所而言，在审计中对于舞弊仍要给予特别的考虑和重视。

（三）企业应对货币资金业务建立严格的授权批准制度，明确审批人对货币资金业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施，规定经办人办理货币资金业务的职责范围和工作要求。审批人根据货币资金授权批准制度的规定，在授权范围内进行审批，不得超越审批权限。经办人在职责范围内，按照审批人的批准意见办理货币资金业务。对于审批人超越授权范围审批的货币资金业务，经办人员有权拒绝办理，并及时向审批人的上级授权部门报告。货币资金的授权批准制度主要包括：

用款人------>审批人（经理，总经理）------->复核人（财务负责人）----->出纳支付

1.支付申请。企业有关部门或个人用款时，应当提前向经授权的审批人提交资金支付申请，注明款项的用途、金额、预算、限额、支付方式等内容，并附有效经济合同协议、原始单据或相关证明。

2.支付审批。审批人根据其职责、权限和相应程序对支付申请进行审批。对不符合规定的资金支付申请，审批人应当拒绝批准，性质或金额重大的，还应及时报告有关部门。

3.支付复核。复核人应当对批准后的资金支付申请进行复核，复核资金支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关单证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付企业是否妥当等。复核无误后，交由出纳等相关负责人员办理支付手续。

4.办理支付。出纳人员应当根据复核无误的支付申请，按规定办理资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账。

另外公司对于重要货币资金支付业务，实行集体决策和审批，并建立责任追究制度，防范贪污、侵占、挪用货币资金等行为。严禁未经授权的机构或人员办理货币资金业务或直接接触货币资金。

实务案例：简单举例，财务总监与总经理的微妙关系

二、现金和银行存款的控制

（一）现金的控制

1.企业应当加强现金库存限额的管理，超过库存限额的现金应当及时存入开户银行。根据《现金管理暂行条例》的规定，结合企业的实际情况，确定企业的现金开支范围和现金支付限额。不属于现金开支范围或超过现金开支限额的业务应当通过银行办理转账结算。

企业现金收入应当及时存入银行，不得坐支现金。

借出款项必须执行严格的审核批准程序，严禁擅自挪用、借出货币资金。

2.同时对取得的货币资金收入必须及时入账，不得账外设账，严禁收款不入账。有条件的企业，可以实行收支两条线和集中收付制度，加强对货币资金的集中统一管理。对现金进行定期和不定期地盘点，确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符，及时查明原因，作出处理。

（二）银行存款的控制

1.企业应当严格按照《支付结算办法》等国家有关规定，加强对银行账户的管理，严格按照规定开立账户，办理存款、取款和结算业务。银行账户的开立应当符合企业经营管理实际需要，不得随意开立多个账户，禁止企业内设管理部门自行开立银行账户。

实务案例：重庆分院的存款，企业存款以个人名义开立账户，并进行管理。

2.企业应当定期检查、清理银行账户的开立及使用情况，发现未经审批擅自开立银行账户或者不按规定及时清理、撤销银行账户等问题，应当及时处理并追究有关责任人的责任。加强对银行结算凭证的填制、传递及保管等环节的管理与控制。

3.严格遵守银行结算纪律，不准签发没有资金保证的票据或远期支票套取银行信用；不准签发、取得和转让没有真实交易和债权债务的票据套取银行和他人资金；不准无理拒绝付款，任意占用他人资金；不准违反规定开立和使用银行账户。

4.财务中心指定专人定期核对银行账户，每月至少核对一次，编制银行存款余额调节表，并指派对账人员以外的其他人员进行审核，确定银行存款账面余额与银行对账单余额是否调节相符。如调节不符，应当查明原因，及时处理。

5.企业应当加强对银行对账单的稽核和管理。出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。确需出纳人员办理上述工作的，应当指定其他人员定期进行审核、监督。

6.实行网上交易、电子支付等方式办理资金支付业务的企业，应当与承办银行签订网上银行操作协议，明确双方在资金安全方面的责任与义务、交易范围等。操作人员应当根据操作授权和密码进行规范操作。使用网上交易、电子支付方式的企业办理资金支付业务，不应因支付方式的改变而随意简化、变更支付货币资金所必需的授权批准程序。企业在严格实行网上交易、电子支付操作人员不相容岗位相互分离控制的同时，应当配备专人加强对交易和支付行为的审核。

最后企业还应当按照国家统一会计准则制度的规定对现金、银行存款和其他货币资金进行核算和报告。

三、票据及有关印章的管理

（一）企业应当加强与资金相关的票据的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。企业因填写、开具失误或者其他原因导致作废的法定票据，应当按规定予以保存，不得随意处置或销毁。对超过法定保管期限、可以销毁的票据，在履行审核批准手续后进行销毁，但应当建立销毁清册并由授权人员监销。

企业应当设立专门的账簿对票据的转交进行登记；对收取的重要票据，应留有复印件并妥善保管；不得跳号开具票据；不得随意开具印章齐全的空白支票。

（二）企业应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应当由专人保管，个人名章应当由本人或其授权人员保管，不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项，必须严格履行签字或盖章手续，用章必须履行相关的审批手续并进行登记。

四、监督检查制度

企业还应建立对货币资金业务的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期和不定期地进行检查。货币资金监督检查的内容主要包括：

（一）货币资金业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在货币资金业务不相容职务混岗的现象。

（二）货币资金授权批准制度的执行情况。重点检查货币资金支出的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批行为。

（三）支付款项印章的保管情况。重点检查是否存在办理付款业务所需的全部印章交由一人保管的现象。

（四）票据的保管情况。重点检查票据的购买、领用、保管手续是否健全，票据保管是否存在漏洞。

对监督检查过程中发现的货币资金内部控制中的薄弱环节，及时采取措施，加以纠正和完善。

五、资金管理

企业应当设置专门的机构对公司的资金结算、借贷、往来调剂等进行管理，并指导、监督分公司的资金运行。

（一）账户管理

开立、变更账户，须经总经理同意，由企业设置的专门机构来具体执行。原则上各公司只能在便于开展业务的银行开设一个存款账户，办理各种结算业务。开设账户情况及变更情形及时向专门机构（比如财务中心）书面呈报、备案。

（二）支票管理

1.支票由出纳人员或企业指定专人保管。支票与财务印鉴由不同人员分开保管。

2.支票领用时按要求逐项认真填写“支票领用单”，由所在部门负责人审核，经财务负责人批准签字后，领取支票。

3.原则上不允许各业务部门领取空白支票。特殊情况，经公司总经理审批。各部门累计领取支票不得超过三张，超过三张未报账的，财务部门暂停该部门借款业务。财务部门及时催促各业务部门及时办理结算报销手续。

4.支票付款后及时办理报销手续，购置物品时需要物品保管人员或使用人员验收签字后方可报销。

5.收到支票后，及时送存银行，不拖不压。

6.收付款业务发生时出纳人员及时登记日记账。做到先登账后付款，先收款后登账。出纳人员按月对账，并由出纳以外的人员编制“银行存款余额调节表”，书面呈报财务经理。

7.每周五下班前各公司出纳人员将银行存款金额书面或电话报告财务经理，为资金筹措、安排、调度提供及时、准确的决策依据。

（三）现金管理

1.下列范围内可以使用现金：职员工资、津贴、奖金；个人劳务报酬；出差人员必须携带的差旅费；结算起点以下的零星开支；向个人收购农副产品和其他物资，各种劳保福利费用以及国家规定的对个人的其他支出；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各种奖金；中国人民银行确定需要支付现金的其他支出。结算起点暂定为1 000元。

2.公司购置固定资产采取转账结算方式，不得使用现金。购置办公用品及其他物品价款一次超过1 000元的，采取转账结算方式，不得使用现金。

3.库存限额经开户银行根据实际需要核定，现金超额部分送存银行。

4.收入现金及时入账，送存银行。财务人员支付现金，可以从公司库存限额中支付或从银行存款中提取，不得从现金收入中直接支付，即不得坐支。

5.财务人员从银行中提取现金，应当填写“现金支票领用单”，并写明用途和金额，由财务负责人签字批准后提取。

6.公司职员因工作需要借用现金，需填写“借款单”，由部门领导签字确认，报财务负责人审批，经会计审核，到出纳人员处领取。

7.报销时凭发票、差旅费单据及公司认可的有效报销或借款凭单，经经办人签字，会计审核，财务负责人批准，到出纳人员处冲抵以前借款、领取现金，付款后加盖付款标志及经办人戳记。

8.工资由财务人员依据总经理提供的核发工资资料按月编制工资表，交财务负责人审核，总经理签字，财务人员按时提款，月末发放工资，填制记账凭证，进行账务处理。

9.办理款项汇兑时，经财务人员审核“汇兑通知单”及有关凭证，分别由经办人、部门负责人、财务负责人、公司总经理签字，出纳人员到银行办理。

10.出纳人员应当建立健全现金账目，逐笔按顺序记载现金收付；账目应当日清月结，账实相符。

11.不准超范围、超限额使用现金。

12.不准白条抵库。

13.不准挪用现金。

14.不准利用账户替他人或其他单位套取现金。

15.财务负责人不定期对库存现金进行抽查，主管会计经常与出纳核对库存现金情况。

16.每个季度财务负责人至少会同主管会计抽查一次库存现金，对差异情况进行分析，形成库存现金盘点报告，提出改进意见，以书面形式呈报财务经理。

（四）备用金管理

1.各部门由于业务工作性质，需要备用金的，书面提出申请，经公司总经理批准。

2.根据公司总经理通知，部门领取备用金时，填写借款单，财务负责人审核，由出纳人员依据凭证付款。各部门指定专人负责备用金管理，并将人员名单报送各公司财务部门备案。

3.备用金管理人员每周与财务部门结算一次，及时补充备用金。财务部门按时催促备用金管理人员办理财务报销手续。

4.因业务发展或部门调整，不再需要使用备用金的部门及时办理相关手续，归还备用金。

第三节资金在具体业务中的内控设置

根据上一节关键内部控制的描述，企业在具体的业务中应该加强对资金的内部控制设置。下面分别从筹资、投资、营运、评估与披露等四个方面分别说明企业在具体业务中对资金的内部控制设置要求。

一、筹资

筹资活动主要由借款交易和股东权益交易组成。

1.企业应当根据发展战略和经营计划拟订筹资方案，明确筹资用途、规模、结构和方式等相关内容，对筹资环节的潜在风险作出充分估计并提出可行的应对策略。境外筹资还应考虑所在地的政治、经济、法律、市场等因素。对拟定的筹资方案进行分析论证，并履行相应的审批程序。必要时，可聘请外部专业机构提供咨询服务。企业对于重大筹资方案，应当提交股东（大）会审议，实行集体决策审批或者联签制度。企业筹资方案需经有关管理部门或上级主管单位批准的，应及时报请批准。筹资方案发生重大变更的，应当重新履行审批程序。

2.企业应当根据批准的筹资方案，按照规定的权限和程序筹集资金。筹集的资金应当严格按照筹资方案合理安排和使用，不得随意改变资金用途。企业应当强化筹资信用管理，确保筹集的资金按期偿付。

3.企业应当按照筹资方案所规定的用途使用对外筹集的资金。由于市场环境变化等特殊情况导致确需改变资金用途的，应当履行审批手续，并对审批过程进行完整的书面记录。严禁擅自改变资金用途。

4.企业应建立持续符合筹资合同、协议条款的控制制度，其中应包括预算不符合条款要求的预警和调整制度。国家法律、行政法规或者监管协议规定应当披露的筹资业务，企业应及时予以公告和披露。

5.企业应当指定财会部门严格按照筹资合同或协议规定的本金、利率、期限及币种计算利息或租金，经有关人员审核确认后，与债权人进行核对。本金与应付利息必须和债权人定期对账。如有不符，应查明原因，按规定及时处理。企业支付筹资利息、股息、租金等，应当履行审批手续，经授权人员批准后方可支付。企业通过向银行等金融机构举借债务筹资，其利息的支付方式也可按照双方在合同协议中约定的方式办理。

授权审批是企业内部控制制度中一项非常重要的环节。在筹资偿还过程中，对于偿付资金利息、股息等款项的支付都是必须经过授权人员批准的，以保证资金使用安全和款项按期偿付。

加强对财务收支的审核监督。对财务收支监督的内容包括：资金来源、资金管理渠道、资金支出管理范围和支出标准项目等。监督的重点是合法性问题。资金在对支出审核监督时应注意审核财务支出的内容是否符合法律、法规、规章和制度；相关资金有无挪用、截留或改变资金使用性质的问题；审核支出的内容有无变通、虚报冒领的问题；审核是否有扩大开支范围、提高开支标准的问题；审核支出金额与实际需要量是否相符。只有这样才能堵塞漏洞，防止违法违纪行为的发生。

二、投资

投资活动主要由权益性投资交易和债权性投资交易组成。

1.建立对外投资活动的授权批准、职务分离制度，维护对外投资资产的安全与完整。对外投资内部控制制度要保证一切对外投资交易活动必须经过适当的审批程序、职务分离制度才能进行。投资资产中的有价证券，其流动性仅次于现金，如果没有严格的审批授权控制制度，它们比较容易被冒领、挪用或转移。因此，堵塞漏洞、消除隐患，防止并及时发现、纠正错误及舞弊行为，是维护对外投资资产的安全与完整的重要保证。所以投资业务应由企业的高层管理机构进行审批，企业应当按照规定的权限和程序对评估可行的投资项目进行决策审批。重大投资项目，应当报经股东（大）会或董事会批准。

2.企业应当合理安排资金投放结构，保证正常生产经营资金需求，科学确定投资项目，避免资金投放背离筹资方案要求。选择的投资项目应当突出主业，谨慎从事股票投资或衍生金融产品投资。同时应当加强对投资项目的可行性研究，重点对投资项目的目标、规模、投资方式、资金来源与筹措、投资的风险与收益等作出客观评价。企业根据实际需要，可以委托专业机构进行可行性研究，提供独立的可行性研究报告。

三、营运

要搞好营运资金管理，必须解决好两个问题：第一，企业应该投资多少在流动资产上，即资金运用的管理，主要包括现金管理、应收账款管理和存货管理；第二，企业应该怎样来进行流动资产的融资，即资金筹措的管理，主要包括银行短期借款的管理和商业信用的管理。可见，营运资金管理的核心内容就是对资金运用和资金筹措的管理。所以企业应加强资金在营运中的下列控制：

1.企业应当坚持资金集中归口管理（归口管理实际上就是指按国家赋予的权利和承担的责任、各司其职,按特定的管理渠道实施管理）、财务业绩分级考核的原则，全面提升资金

营运效率，降低财务风险，严禁资金体外循环。对于企业集团来说，应当强化资金统一控制和调配机制，特别关注对境外子公司资金营运的监控。有条件的企业集团，应当探索财务公司的管理模式。

2.企业应当加强采购付款、销售收款以及资金占用的管理，落实相关责任制，确保采购项目按时付款、销售款项及时足额回收，实现资金的合理占用和营运良性循环。

3.企业通过并购方式扩大经营规模，应当与经营主业相协调，严格控制并购风险，避免盲目扩张。加强对并购业务的可行性研究，合理确定支付对价，特别关注被并购企业与管理层的关联方关系，防范通过并购转移资金等舞弊行为。企业在并购交易过程中，应当充分考虑并购对象的隐性债务、可持续发展能力和员工状况，确保并购后获取更大利益。重大并购交易，应当报经股东（大）会或董事会批准。

4.企业应当加强银行账户和银行预留印鉴的管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的处理程序和备查登记制度。严禁将办理资金支付业务的相关印章集中于一人保管。

四、评估与披露

1.企业应当建立筹资、投资和营运状况的评估制度，加强对资金的过程控制和跟踪管理，确保资金的安全运营和有效使用。发现异常情况，应当及时报告，并采取措施妥善处理，避免资金链条断裂。

2.企业对监控和评估过程中发现的重大问题，应当实行问责制。应当披露资金运营情况，对重大筹资、投资、重组项目以及运营中的重大风险应当专项披露。

第四节实务案例讲解