浅谈学校档案管理工作的误区及改善途径

浅谈学校档案管理工作的误区及改善途径作者：黄彦程

来源：《办公室业务（上半月）》 2016年第8期

文/广西壮族自治区南宁市宾阳中学黄彦程

【摘要】现在越来越多的学校开始注重档案管理工作，而且档案管理工作水平的高低，也

会对学校管理水平产生直接的影响。因此加强档案管理极为重要，本文正是基于这种要求，对

当前学校档案管理工作所存在着的误区及其产生的原因进行分析，最后在此基础上提出促进档

案管理工作水平提升的相关建议。

【关键词】学校档案管理；误区；改善途径

一、学校档案管理工作的现状

（一）重视程度不够。在一些学校，高层领导对档案管理工作的重要性认识存在着不足，

这导致了学校档案管理的资金供给力度不够，档案资料的收集难度也相对较大。很多时候，只

是为了应付上级部门或者领导的检查才会象征性的进行管理。

（二）从业人员综合素质较低。目前在学校从事档案管理工作的人员基本上是以兼职为主，这些人员一般没有经过专业的训练，他们对档案的分类、收集、筛选和甄别以及利用等方面的

工作不能够做到游刃有余。而且一些工作人员缺乏计算机专业知识素养，难以开展个性化的服务，这些都极大的影响档案管理工作的先进性和规范性。

（三）规章制度不够完善。由于档案管理工作对于学校的管理而言极为重要，所以国家还

为此制定了《档案法》来促使学校加强档案管理工作。而且在这个档案法的支持下，也有助于

学校构建完善的档案管理制度。然而现在一些学校的档案管理制度具有典型的形式化，管理相

对混乱，没有统一的分类方法。在档案管理中，更多重视档案的存储，但是档案的利用程度却

显著较低，难以发挥出档案的教育及服务功能。

（四）现代化程度低。目前，一些学校的档案室还处于传统的管理模式下，档案管理环境

相对落后，缺乏先进的硬件设施，缺乏使用现代化的存储技术和管理技术，比如微缩、光盘、

多媒体以及计算机等技术。学校档案的现代化管理水平较低，影响了档案的保存和利用。

（五）服务意识不够强。之所以要加强学校档案的管理，其目的就是让这些档案资料为学

校的教育和教学提供重要的服务和支持。可是现在很多学校由于档案管理意识不强，各部门对

平时工作形成的档案不注重收集、及时归档，造成档案资料的缺失，因此就不能为学校的教育

教学发挥出服务功能作用。这些体现在：一是不能够为学校教职工的职称评定、薪资调整等提

供相应的数据支持。二是不能够为老校友寻找在校的具体情况，并为他们出具相应的证明。三

是不能够为毕业生提供完善的个人档案，后勤服务能力不强。

二、学校档案管理工作中的误区

在诸多的学校管理工作中，档案管理无疑是其中的重要组成部分，尤其是在《档案法》颁

布实施之后，学校也开始逐步重视档案的管理工作，然而在具体的实践中，却存在着思想上和

工作上的管理误区，主要体现在：其一，对软件服务不够重视，硬件设施却很重视。其二，仅

仅重视行政类文件的存储，对于教学类文件的收集不够重视。其三，仅仅重视文字性材料存储，忽视实物等材料的存储。其四，重视制度，却忽视执行和意识培养。其五，重视本学校内部文