什么是程序文件

1. 程序文件的含义

(1) .程序与程序文件

?程序是为完成某项活动所规定的方法；

?描述程序的文件称为程序文件.

(2) .质?体系程序文件

?质虽体系程序文件对彩响质屋的活动做出规定；

?是质虽于册的支持性文件；

?应包含质量体系中采用的全部要素的要求和规定；

?每一质暈体系程序文件应针对质暈体系中一个逻辑上独立的活动。

(3) .程序文件的作用

?使质最活动受控，■对谚响质S 的各项活动作出规定；?规定各项活动的 方

法和评定的准则，使各项活动处于受控状态。

-阐明与质?活动有关人员的责任：职责、权限、相互关系。

?作为执行、验证和评审质暈活动的依据，?程序的规定在实际活动中执行; ?执行的情况应留下证据；-依据程序审核实际运作是否符合要求。

2. 程序文件格式及基本内容

(1) .程序文件格式通常包括：対面、 (2) .対而的内容(根据?需要选用)：、 控制文件和进行文件控制

?公司标志、名称；

?文件编号、文件名；

-拟制人、审核人、批准人及口期，

?修改状态/版号；

?修改记录(可专设修改页)；

?受控状态/保密等能级；

?发文登记号等。 (3) .刊头：在每贝文件的上部加刊头，便于文件控制和管理。

?公司标志、名称、

-文件编号、文件名称；

?生效H 期；

?修改状态/版号；

?受控状态；

?发文覽记号；

?贞码等。

(4) .刊尾(需要时采用)： 在毎页文件或每份文件的的末页底部加刊

尾说明文件的起草审批、会签情况。

?拟制人、批准人及口期；

?会签人及H 期；

??他说明性文字。

刊头、刊尾、修改控制页、止文 可在单

份或整套文件前加时?,便于

颁布、生效口期;

(5).修改控制页：可单改与封面或其他附贝合并说明文件修改的历史情

?修改单编号；

况。

?修改标识；

?修改人/H期；

?审批人/ H期；

?修改内容等。(见附表5.7)

3.正文部分内容

(1).正文部分：描述程序文件的基本内容。

?说明制订程序的冃的；

?程序的适用范鬧；

?实施程序的责任者的职责和权限；

?程序内容的描述；

?程序涉及或引用其他文件。

(2). n的?说明程序所控制的活动及控制n地；

(3).适川范I韦I

?程序所涉及的有关部门和活动；

?程序所涉及的相关人员、产阳。

(4).职责

?规定负责实施该项程序的部门或人员及其贲任和权限;

?规定与实施该项程序相关的部门或人员其责任和权限。

(5). r,作程序

?按活动的逻辑顺序写出开展该项活动的备个细节；

?规定应做的申悄(What )；

?明确每一活动的实施者(1M10)；

-规定活动的时间(Men)；

?说明在何处实施(Mere)；

?规定具体实施办法(How)；

?所采用的材料、设备、引用的文件等；

?如何进行控制；

?应保詔的记录：

?例外特殊情况的处理方式等。

(6).引用文件及和关的记录

?涉及的相关程序文件；

?引用的作业指导书、操作规程及苴他技术文件；

?涉及的其他管理性文件；

?所使用的记录、表格等。

例如:

文件控制秤?序是对公司质杲管理体系所寒求的文件的编写、评审、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、冋收和作废等过程进行控制，以确保公司

部门和T 作场所使川现行有效的文件和资料（即适川版本），防止使川作废的文 件，达到保持公司质量管理体系运行的符合性

2、 适用范围

适用于木公司质昴管理体系所使用的文件控制。文件的分类如下: 质量手册；

程序文件；

管理性文件：公司规章制度、管理规范、作业标准书等： 质量记录：

外来文件：法律法规、上级文件、函件等。

品质管理课对质虽体系文件进行控制，并对版水冇效性负责。 公司各部门负责对其使用的管理性文件进行控制。 品质管理课负责公司有关质S 管理体系文件的回收、保存和销毁

4.1文件的编写

4.1.1质昴手册、程序文件和相关管理性文件由管理者代表组织相关 人员编写；

4.2文件的编号规定

4, 2. 1 4. 2. 2 4. 2. 3 4. 2. 4 表另附）-类别（注：文件不需要分类时，可略）-XX （注：序号，可略） 木公司文件编号是依据编制部门不同划分的，由各编制部门内部自行 统一管理本部门的文件编号。为保证文件编号的单一性，准确性，新文件 作成前，作者向文件编号管理者申请该文件的编号，不可由文件作者自行

4.3文件的签署和审批

质昴管理体系所涉及的文件在发布和使用前应按《质显手册》中相关 条款要求执行，以确保文件的有效性和适宜性。

4.4有效文件控制

4.4.1各部门应编制本部门的《受控文件清单》，以控制所使川文件 的有效性。 4. 4. 2《受控文件清单》应清楚地标明文件、T 前的有效版本和修订状 态。版本

号用“A”表示、修订状态用“0”表示。若有变化，数字顺延。

4.4.3《受控文件清单》的整理廉则。按部门内、部门外（部门外按 部门）分类整理。

4.5文件的收发、冋收及归档

1 2.

2 2.

3 2. 4

2. 5

3、耳只3. 2

3.3 的归口管理。

4、T 作程序

质量手册编号：公司简称-SC ：

程序文件编号：公司简称-CX- XX （XX 代表程序文件顺序号）； 外来文

件的编号：按外来文件本身的编号：

管理性文件的编号：公司简称-XX （注：编制部门代码，代码

4.5.1备部门发放文件时，应要求各部门清晰、完整地填写《文件发放/回收聲记表》C

4.5.2在回收文件时，也应在《文件发放/回收登记表》上进行登记。

4.5.3各部门在收到外來文件时，应在《外来函件收发登记表》上登记，并要求接收人签？确认。

4.5.4各部门应对职责范围内管理的文件进行整理、淸査，对过时、作废等文件耍及时清理、撤换，防止过期文件的便用，保持动态管理。

4.5.5文件的摆放。应遵守以下基础原则：

4.5.5.1外标识明确。

4.5.5.2按类分放

4.5. 5.3为明确摆放位置，文件夹外部作“U”宁形贴付管理。

4.5.6文件的归档。品质管理课负责质量体系文件的归档管理。

4.5.7技术部门下发的图纸、作业标准书不进行回收处理，交由各部门自行处理。

4.6文件的更改

4.6.1文件内容需要划改、换页、换版、作废等更改时，应由文件更改提出人员填写《文件更改单》，说明更改原因，然后将此单提交本部门责任者确认，报品质管理课审核，再上报最高管理层或管理者代表进行审批，方nJ实施更改。文件确定并经过更改后，需发放、冋收，应作相关记录《文件发放/冋收野记衣》，确保各部门得到的是最新有效文件，并在《受控文件清单》中加以记录。《文件更改单》应记入《文件修订记录》O

4.6.2文件经多次更改或文件需进行大幅度修改时，应进行换版，换版后原版文件作废，换发新版本应执行本程序文件发放和回收的规定。

4.7作废文件的管理

4.7.1本公司的作废程序文加盖“作废”章，填写《文件发放/冋收登记表》，定期销毁。

4.7.2如W特殊原因保留的作废文件资料应在“作废”标识下加盖“文件保留”标识，以防止误用。

4.7.3作废文件销毁应填写《质暈记录/文件资料销毁审批表》（见《质垃记录控制程序》），报品质管理课审核，再上报最高管理层或管理者代表批准后，方町实

施销毁。

4.8文件的借阅

文件需借阅时，借阅人应填写《质昴记录/文件资料借阅审批表》（见《质显记录控制程序》）。

4.9文件的评审与更新

因外部W 索变化或体系改进要求时，文件应沖以评审，评审山品质管 理课组织。评审引起的文件更改执行GB/TI 900 1:2008/IS09001:2008中4.6 条款?

4、相关文件

《质昴记录控制程序》

5、质M 记录

受控文件淸单4.2.3-JL-01

文件发放/冋收登记表4.2.3-JL72

外来西件收发S 记表4.2.3-JL73

文件更改单4.2.3-JL-04

文件修订记录4.2.3-JL-05

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6附件

6. 1 附件1： ISO 管理 部门受控编号一览