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公文管理办法.doc

蚂云南力量生物制品集团公文管理办法

蝿第一条目的

蚀为完善集团内部管理体系，规范公文管理，使集团各类公文处理有章

可循，高效运作，保障集团内部信息上行下达的通畅、有序，保证各单

位各项事务及时、有效开展，结合集团实际，特制定本办法。

膄第二条公文定义

蚅公文是指企业与政府职能部门、相关单位间传送的文件，以及企业内

部各单位相互传送的各类文件。

衿第三条管理职责

螇1. 集团总裁办负责外部来文和内部各单位上报文件的接收、流转签批、发文及相关拟文工作。

袆2.集团行政后勤部负责文件归档、存档、查阅、借阅工作。

蒄3.子公司总经办、工厂综合办全面负责本单位文件的收、发、存及传

阅工作。

罿第四条集团常用公文

膈1.请示：请上级指示和批准，要求答复的用请示。

薈2.报告：向上级汇报工作，反映情况，陈述意见等用报告。

芃3.批复：答复请示事项，用批复。

罿4.通知：传达上级的指示，要求下级办理或知道的事项；批转下级的公文或转发上级、同级、不相隶属单位的用通知。

蕿5.决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用决定。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项用决议。

肆6.函：平行的或不相隶属的单位、部门之间互相商洽、协调工作，向有关主管部门请示批准等询问和答复问题用函。

羂7.会议纪要：传达会议议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用会议纪要。

聿第五条公文格式

羀公文格式一般包括：标题、主送部门、正文、附件、印章、发文时间、抄报单位、发文字号、主题词等。

螇1.公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文公

司（部门）和公文种类。

肅2.向上级请示的公文，只写一个主送单位。

腿3.成文日期以负责人签发的日期为准，职能部门联合行文以最后签发

单位负责人的签发日期为准。

膆4.发文字号一般包括年号、单位代号、顺序号（红头文）。

膅5.公文如有附件，应当注明附件的名称、页数。文字一律从左至右横

写横排。

螃6.公文纸统一用 A4 纸，在左侧装订；其余行文，根据实际需要确定

行文关系。

艿7.向集团报送的请示，应一文一事，仅主报集团，不要同时抄送其它

单位，不要直接送领导者个人 (除领导直接交办外 )；向各部门的重要行文，可以抄报直接上级领导。

薇第六条公文排版规范

羇1.凡属红头文件，必须严格按照《国家行政机关公文处理办法》规

范排版，规范选取主题词等。

薂2.集团内部来往的一般公文，按照如下要求统一规范：

蚃（1）一般情况下，除集团下发的人事任命、重要通知、管理制度、

办法、规定等以外，内部文件往来不提倡套用红头，特别是上行文，如各

单位上报的请示、报告等不提倡套用红头。

羈（2）文件的排版参数（红头文除外）:

莅页面边距：上边距 2.2CM ，下边距 2.0 CM ，左右边距 2.8 CM ；

薅标题：2 号字，宋体、加粗，居中；

正文： 4 号字、仿宋体；首行缩进 2 个字， 2 页以上插入页码；结蚂

构层次序号第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为1.“”，第四层为：“（1）”，第五层为“①”，第六层为A”“。

荿落款： 4 号字、仿宋体。

肇成文时间：在 WORD 文档状态下，用“插入”—“日期和时间”来实现“二〇〇九”，不可用“二00 九年”。

（3）文件有附件的，须在正文结束后下空一行、首行缩进 2 字，莄

用四号仿宋体加粗注明的“附件：”，并按照附件顺序标引，参照如下：螂

袂第七条螀此请示如无不妥，请集团批准为盼。内部行文规范

附件 :1.xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx （共 X 页）

袇薅

1.对内、外重要文件，必须填写文件处理笺，分送各级领导审核会

签完毕后，由公文管理部门统一编号，以单位统一格式的红头文件形式

发文。

芇(1）对内：集团总部内部的重大决定，例如：决定、决议、制度、

规定等。

袂(2）对外：向政府或合作单位报送的文件，例如：项目建议书、立

项报告、请示、报告等。

羂2.集团内部公文分上呈文、下发文及会议纪要等，按统一格式发文。

芈（1）上呈文指集团总部各部门、各子公司向集团上报审批的文件，

例如报告、请示、申请、计划等。

蚅（2）下发文指集团对下级部门或子公司下发要求遵照执行的文

件，例如批复、指示、通知等，由总裁办用下行文方式，发布指示、指令来指导集团各单位工作。

羅（3）集团总部、各子公司召开的正式会议，必须指派专人记录，

对会议议定的内容如实记录，并以统一的格式整理出会议纪要， 24 小时内分发各有关部门或参会人员，以利于工作的开展及督办。

肂3.签字与盖章

虿(1）红头文件加盖公章后生效。

蒆(2）上呈文由所属单位第一责任人签字准发生效。

蚄(3）下发文由总裁、董事长或其授权人签署准发生效。

膂(4）会议纪要由会议主持人核准签字生效。

聿第八条发文程序

袄拟稿—核稿—签发—校对；打印—盖章—发文

蒂1.拟稿

节(1）集团总部、下属各子公司根据职权范围或领导指示，可就相关事项拟稿，排版规范按本办法第五、第六条执行。

膆(2）文稿拟定完成后，认真填写文件审批单的拟办人、日期、附件页数、文件题目等细目，以便提高公文处理效率和质量。

薆2.核稿

芁公文草拟完毕后，由拟稿单位负责人核稿，具体核查：

节(1）此事项是否需要行文；

薇(2）文稿内容及表达、文种使用、格式等是否规范、得体；

肄(3）数据的准确性、时间的真实性；

芄(4）提出的请求事项、办法和措施是否明确具体、切实可行，问题是否阐述清楚，并在草拟稿上签名确认后，传文件管理部门（集团由总裁办负责，子公司由总经办负责）转相关部门阅处或呈领导签发。

莁3.签发

羈(1）涉及集团总部管理制度、办法及规定性文件，集团重要对外文件（如对政府函件），由总裁签发；

螆(2）下属各子公司重要对外文件（如对政府函件），向集团上报的上行文（如请示、报告等）由各子公司总经理签发；

肃(3）集团总部各职能部门间知会性函件，由分管中心总裁签发；

蒁(4）人事任免通知，根据人事管理权限签发。

荿4.校对、打印

芄经签发的公文，公文管理部门负责对文稿进行校对。公文正式印制前，公文管理部门应当进行复核：附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等，确认无误后方可付印。

袂5.盖章

薁根据集团用印管理办法申请用印。

螀6.发文

羆(1）文件未根据审批权限经领导审批同意，不得擅自发文。

袅(2）拟文单位需将文件的电子稿发公文管理部门（集团为总裁办、

子公司为总经办），由公文管理部门制文后发行。

蚁(3）集团下发的文件主要载体有电子文件、纸质文件两种，其中：发

给各子公司的文件以电子文件为主，发给集团各职能部门的以纸质文件

为主。各子公司如有需要纸质文件的，可与总裁办联系，通过传真或托

运等方式送达。

羇第九条公文上报要求

蚈1. 文件审批单须有本单位第一责任人签字同意后，方可上报集团处理。凡是在文件审批单“总经理批示”一栏中没有总经理签字同意的文件，集团概不受理，总经理外出时，可授权有关人员代签字。

蚄2.公文原则上不得越级上报。特殊情况需越级上报的，上报文件须同

时抄送总裁办备案；各子公司报送给属地政府部门的公文，应抄送集团

总裁办备案。

螁3.凡是上报集团的公文必须每份均附一份文件处理笺（见附表一、附

表二），并认真填写来文单位、承办人、联系电话、标题等细目。

莈4.上报请示、申请、说明等，内容要简明扼要，需详细说明的可采用

附件的方式报送。

肅5.报告中不得夹带需要审批和答复的问题和请示事项，更不能请示和

报告合二为一；报告中如果提出意见和建议，仅作参考，原则上集团不

予审批和答复。

莂6. 公文行文不符合本办法第六条、第七条之规定，或不按照规范填

写文件处理笺的，总裁办将退回行文单位重新修订，由此造成的一切后

果由行文单位自行负责。

螁第十条办文单位职责

螈1.各单位上报集团的公文，总裁办收文后，须认真审核上报文件的规

范性，对不符合行文规定的文件一律退回拟文单位，敦促行文单位重新

修改、上报。

袇 2.公文办理要做到即收即办，一般性公文处理时效为 4 个工作日，紧急重要公文处理时效为 2 个工作日（不含常务总裁、董事长签批时间）。

聿（1）总裁办收文后，即刻提出文件处理意见，半个工作日内分发给