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稻盛和夫的实学

第五章

用双重确认的办法保护公司和员工

双重确认的原则

本章所述的所谓“双重确认”是一种“保护性机制”,不仅是财务,它保护所有部门的个人,也保护组织,使组织能健康运行。

工作光明正大,在透明的空间中进行,这不但能使工作人员不发生意外事件,同时可以提高业务本身的可信度,保证公司组织的健全性。

因此,“双重确认”的机制,在任何情况下都必须彻底贯彻,不可松懈。

1、不让人犯罪的制度设计

我的经营哲学的根基是“以心为本的经营”。

创立京瓷时,因为深感责任重大,我经常夜不能寐。当时我对企业经营一无所知,“依靠什么去经营企业才好呢?可以依靠的东西究竟是什么呢?”我认真地、反复地思考。烦恼之余,我领悟到,最重要、最值得重视的就是“人心”。人心易变,人心最不可靠,但这个世界上最可靠的也是人心。实际上,京瓷本身就是在衷心信任我的人士的支援之下,由相互信赖的伙伴共同创立的。

就是这样,一方面人心具备强大的力量,同时人心也有脆弱

的方面,无意中的一念之差,就会让人犯下过错。因此,要贯彻“以心为本的经营”,要保护员工,就要注意到人心脆弱的一面。这是设计“双重确认”制度的初始动机。所以,制定这项制度的背景绝不是什么“人不可信”或“性恶说”。恰恰相反,制度之下流淌着的,是对人的关爱之情,是不忍让人犯错的善的信念。

诚实的人也难免一时鬼迷心窍。比如稍稍挪用一下公款,事后就还,开始这么打算,后来却由于某种原因还不起了,这样就会铸成大罪。这是管理上的漏洞造成的罪过。纵使人起贪念,但制度上如有切实的防范,这种贪念就无法实现,人就不会陷进犯罪的泥坑。企业中这种保护性的机制设计得越是严密,就越能体现出对人的关怀。

为了不让员工有犯罪的机会,从原材料的接收、产品的发送到应收款的回收,整个管理系统在逻辑上必须具有一贯性。如果迁就一个一个管理者的“方便主义”,而损害了系统的一贯性,那么,个别管理者小小的判断失误,就会酿成重大的问题。特别是企业的经营者,在会计、资材等管理系统的运行上,因时间或场合不同,而做出自相矛盾的决断,这就等于否定了自己经营的一贯性,这会造成整个管理系统的崩溃。看一看最近发生的各行业的舞弊丑闻,就可以明白,经营者自我本位的、不严肃的判断,招致了动摇公司根基的重大问题。在这个基本点上,经营者首先必须严格自律。

或者有人认为,“双重确认的原则”是发现和防止错误的技

术性手段,但是,之所以需要这样严格的系统,真正的目的在于创造一个珍惜人的职场环境。让两个以上的人和部门互相审核、互相确认,由此推进工作。存在这样一个严格的制度,员工犯罪就可以防患于未然,同时,可以营造出一个具有紧张感的、生机勃勃的职场氛围。

这是一套对经营活动进行管理的机制,只有让这套机制正确地、充分地发挥作用,才能够在更高层次的爱和利他心的基础之上,顺利地经营企业。

2.双重确认的具体做法

如前文所述,“双重确认”是预防人犯罪的原则,但其要点是构筑具体的双重确认的首要系统。为此,自创业以来,我一项一项地制定了具体的管理办法。说起来有点繁琐,但我想举出具体的事例,来说明双重确认的管理方法。

进出款项的处理

管理进出款项的原则是:管钱的人和开票的人必须分开。

小公司里,常常是社长亲自开付款票据,并且自己付出现金。这样做即便没有恶意却可以随心所欲,这就谈不上严密的管理。为了防止这类情况,开票人和管钱人必须分开。

到银行存钱,买材料付款,支付劳务费,或者支付其他费用,付款人和开票人必须分开。

负责付款的人,要确认票据是否正确,然后付款。付款必须依照票据,而不是根据付款人自己的意志或判断。要求付款的人,

必须正确填写付款内容,并附上必要的凭证资料,开出付款票据要求付款人付款。

收款时,不能因为账户上有金钱入账,管钱的人就可以开进款票据。管金钱入帐的人要与那笔收入有关的部门联系,请该部门明确进款的具体内容并开出票据,然后进行入帐处理。

就是说,开票人和管钱人绝对分离是双重确认的首要原则。

现金处理

处理小笔现金时,每天结束时合计的现金余额,和由票据做成的余额表相一致,这是理所当然的。但是,这必须是每一次有现金出入时,现金余额和帐面余额全都一致而产生的结果。

就是说,不是在最后合计时让两者相一致,而是必须在每一个时点,现金动,票据也动,两者相一致。为此,在上班时间内,必须由管理现金以外的人,以适当的频度,对现金余额和票据进行确认。由管钱人以外的人在现金流动的状态下认真确认的话,万一发生问题,也容易找出原因,同时从某种意义上来说也保护不了管钱的人。

公司印章管理

自公司创立以来,我忙于研究开发、生产制造以及营销,几乎没有时间坐在办公桌边。因此,公司法人代表的印章和银行用印章都得委托员工管理。

委托员工管理同时又要让我放心,我想出了一个管理印章的办法。印章箱有两层,外箱是手提保险箱,内箱是小型印章箱。

管理内箱钥匙的人就是盖章的人,外箱钥匙则另有他人管理,两者可以互相确认。

当然,除了开锁盖章外,内箱总是锁在外箱之内,禁止取出内箱走动。关闭内箱时,要由另外的人确认是否所有印章都收在里面了,然后上锁。当然,除了盖章的时间以外,印章箱的内箱、外箱都必须锁上,然后放进耐火的大保险柜里保管。这个耐火保险柜的开闭又有第三个人负责。这种双重确认的体制,基本出发点就是:“不让一个人能够做完全部程序。”

保险箱的管理

耐火保险箱如果有圆形暗锁和密码锁,一定要把两道锁都锁上,同印章箱一样,必须由不同的人来开锁。

即使上班时间内,保险箱也要上锁,包括早晚定期开锁在内,凡有必要开锁时,都必须有人见证,从保险箱进出钱、物必须由复数的人在场。

包括耐火保险箱、手提保险箱在内,里面只能保管特定的东西。同时禁止特定以外的人利用保险箱,放进或取出钱物。

购买手续

在购买物品时或服务时,双重确认体制也必不可缺。要求购买的部门必须向采购部门开具委托购买的票据,请采购人员发出订单。禁止要求购买的部门直接打电话联系供应商,交涉价格和交货期。

有时或许需要紧急采购,但按公司正规的采购程序采购,一

方面不破坏基于双重确认的管理体系,另一方面可以确保向供应商支付货款。同时可以防止采购过程中发生内部人员同供应商勾结的行为。

应收款、应付款的管理

销售人员当然要开展销售活动,但同时必须对货款及时、全部回收负责,这是一条原则。应收款余额的管理,另由销售管理这样一个管理部门负责,他们向销售人员报告应收款余额明细,催促按合同收款,同时指示销售人员弄明白欠款的原因及对策,以求尽早解决。

但去收款时,并不是销售管理人员直接去,而是销售人员拿着各地销售管理人员开具的发票到客户处收款。拿到的期票、支票应立即送到总公司财务部,到银行兑现。客户转帐汇入的货款同样也由总公司财务部集中管理。

对应收款负责的是销售员,各地销售部门的销售管理人员和总公司的财务部门分别管理应收款余额和进款。

同样,应付款管理,由订货部门验收货物后,采购部门计算应付款,同时管理应付款余额,而应付款的支付由总公司财务部门集中管理。这样,在应收款、应付款的管理方面,也彻底贯彻双重确认的原则。

废料处理

商品销售方面的管理虽然严格,但在废料处理方面,比如生产车间贵金属切削屑的处理,往往交给员工和承包商,没人确认,

即使承包商过秤不正确也没人过问。

虽说卖的是切削屑,但几个月累计,就会产生惊人的金额。因此,在计算数量时,必须双重确认。防止与承包商接触的员工犯罪,就需要这样的机制。

自动售货机、公用电话的现金回收

因为打公用电话只需区区10日元,所以对它的现金回收往往不加注意。公司内的公用电话、自动售货机的现金管理往往交给总务部门一位员工处理。

一次收钱金额微不足道,但日积月累,金额就会很大。这样的事看来很小,但这里也需要双重确认,应该由两个人来确认金额。双重确认的原则,无关金额大小都必须执行,这是财务管理的铁则。

以上所述,乍看都是理所当然的事,但正是理所当然的事,要切实遵守,实际上却很难,所以要更重视。但所谓重视并不是只发指示,只发指示并不能保证彻底贯彻,所以领导者必须亲临现场,检查制度落实的情况。只有反复确认检查,制度才能在公司内固定、扎根。

但是,这种双重确认制度的根底,是经营者对员工的关爱之心,是不让员工犯罪的善的信念。