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合同台账管理办法

合同台账管理办法

第一条为保证合同台账资料完整、统一,规范企业各类合同的管理,有限公司《合同管理制度》特制定本办法。

第二条凡以有限公司的名义签订的合同,均应由合同经办部门依照本办法建立合同台账(见附件1),并同时向公司法务部门备案,涉及到款项收付的还应同时向财务部门备案。

备案是指合同经办人将合同台账、经办人签字确认无误的合同复印件提交相关部门。第三条合同经办人员及部门应在合同签订生效后三日内建立合同台账并按规定履行备案手续,协助法务部门和财务部门对合同管理和履行工作进行指导、检查、监督。

第四条合同台账采用表格式,一份合同填写一张表格,建立一份档案。

第五条合同台帐应包括以下内容:

1、合同名称;

2、合同主体;

3、合同内容(主要包括合同总价款、付款方式、付款时间、违约责任、纠纷解决方式、对方联系人及联系方式及其他须注明的事项);

4、合同履行情况(合同履行的进度、合同履行完毕的时间);

5、备注(有无违约、争议、诉讼、合同变更、无效、所附资料等情况)

6、其他应当记载的重要内容。

第六条合同台账应附以下资料:

1、合同副本;

2、对方加盖公章的企业法人营业执照等《合同管理制度》中规定对方应提供的资料的复印件;

3、对方委托代理人授权委托书及代理人身份证明;

4、补充合同、会议纪要、往来函电;

5、其他与合同有关的重要资料。

第七条合同履行过程中发生变更、中止等情形的,合同经办人应及时在合同台账表备注栏中予以注明,并报法务部备案。如涉及到合同价款收付条款变更(包括付款金额、付款时间、付款条件等情形)的,同时报财务部门备案。

第八条合同台账管理人员、法务人员、财务人员,有权对备案合同及所附资料进行审查,发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时,应及时要求合同经办人员采取措施予以纠正

或补充资料,以保证合同的签订和履行合法有效。

第九条使用或借用合同台账资料,应当办理使用或借用手续,使用人或借用人应妥善保管合同资料,不得损坏或遗失,更不得擅自涂改或更换;办理结束后,应及时将使用或借用的合同资料归还合同台账管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果,将追究相关责任人责任。

第十条本办法由法务部、首办共同制定并负责解释。

第十一条本办法自颁布之日起执行。

附件1

台账编号:201 年月我方签约方名称

对方签约方名称

合同名称

法务审核编号签约日期

合同经办人经办部门

对方联系人及联系方式

纠纷解决方式

合同总价款、付款方式、付款时间

我方承担违约责任约定

合同履行情况

备注

注:1、台账编号填写法律文件审核表上的编号:法务201-

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