第二章 办公环境管理 教学案例

第二章办公环境管理教学案例

案例一：

秘书初萌每天一上班和下班前都将自己的工作区域清洁整理得干干净净、有条不紊，同时她也主动清洁整理自己常用的复印机、打印机、饮水机、档案柜、公用书架等。每当她看到复印纸抽拿零乱，公用字典扔在窗台，废纸桶满了没人倒，都及时做些清洁整理工作，以维护办公环境的整洁。

秘书小王每天都认真清洁整理自己的办公桌，常用的笔、纸、回型针、订书器、文件夹以及专用电话等都摆放有序。下班前，她也将办公桌收拾得干净整齐，从不把文件、物品乱堆乱放在桌面上。但小王很少参与清理和维护公用区域，也常将公用资源如电话号码本、打孔机、档案夹等锁进自己的办公桌，常常使别人找不到，影响了工作。

秘书小李上班匆匆忙忙，接待室的窗台布满灰尘，办公桌上堆的满满当当，电脑键盘污迹斑斑，上司要的文件总是东查西翻，每日常用的“访客接待本”也总是找不到。自己的办公桌都没有管理清楚，更无暇顾及他处。

案例二：

××公司行政办公规范管理制度

第四条语言规范

1．交往语言。您好、早晨好、早、再见、请问、请您、劳驾、关照、谢谢。

2．电话语言。您好、请问、稍等、谢谢、再见。

3．接待语言。您好、请稍候、我通报一下、请坐、对不起、请登记、与我联系、打扰一下、好的、行。

第五条行为规范

1．坚守工作岗位、不串岗。

2．上班时间不看报纸、玩游戏或做与工作无关的事。

3．办公桌上应保持整洁并保持办公室安静。

4．上班时间，不要在办公室化妆。

5．接待来访和业务洽谈在接待室或会议室进行、会私客不超过5分钟。

6．不因私事打公司办公电话，长话须登记长话记录本。

7．不用公司电脑上网聊天或做与工作无关的事，不要随意使用其他部门电脑，私客不经领导允许不准用公司电脑。

8．未经总经理或部门经理批准，不得索取、

打印、复印其他部门资料。

9．严格遵守考勤制度，迟到、早退扣10元。

10．不论任何原因，不得代人打卡。

11．吸烟到吸烟区，否则罚款50元。

12．请假要有假条，特殊情况事后补假条，出差一天以上，应填写出差申请单并经领导批准。

13．因故外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须向综合管理部通报。

14．无工作需要，不得擅自进入机房、档案室、财务室、会议室、接待室。

15．不得将烟缸、茶杯、文具等一切公物带回家私用。

本规范由综合管理部、人力资源部实施监督与检查。

案例三：

秘书王琳今天来得比往日都早，她准备利用公司许总出差之际为许总归来后创造一个舒适温馨的工作环境。

许总的办公室在最里间，王琳的办公室就在许总办公室的外面，两屋有一扇门相通。任何人要进入许总办公室都得从王琳的办公室通过，王

琳的办公室就相当于枢纽和窗口。其他的部门呈半环形分布在王琳和许总办公室的对面。

王琳先进入了自己的办公室，首先映入眼帘的是窗台上的各式盆景和竞相开放的各色鲜花。进门，在右边是棵高大的绿色灌木，很清新的感觉。不过可能因为许总不在，也暂时没有秘书专门负责监督的缘故，清洁公司并没有把地上的落叶清扫干净。王琳的办公桌上有一台电脑、传真机、三部电话，一些文件格、文件夹和几页未装进文件夹的散开的文件，另有一些笔筒之类的必备用品；办公桌的前面放着一些为客人准备的椅子和沙发；办公桌后面是自己的座椅，再后面则是靠墙的大型立柜，里面分格分层放着各类文件和书籍，但是却有一些凌乱；大型立柜的旁边紧挨墙的地方，有个齐腰的矮柜，上面放着饮水机，小柜里放着一些纸杯和咖啡、方糖之类的饮料和食品。

许总的办公室要比王琳的办公室大一些，基本的摆设没有很大的差异。宽大的办公桌上也有一台电脑，另外只简单地摆着电话和一些文件夹，有两个并列的靠墙立式柜，在另一面靠墙的地方环形摆开的是沙发。整个办公室体现的是一

种简约美，让人心旷神怡。

王琳打量完两个办公室，对自己的工作应该从哪里着手也基本了然于胸。她打开窗帘，打开空调，调节好办公室的温度、湿度。之后将窗台、办公桌、电脑……凡目光可及的地方都细细地擦过；饮水机里的水不多了，应该和送水公司联系一下；储备的办公日用品也应该再补充；应该再去买点书法绘画之类的物品装饰一下墙面……她想好好美化这里的办公环境，不仅给许总，也要给来访的公司内外的客人一个良好的印象。

清洁整理工作基本告一段落，现在正好是8：30。

案例四：

(1)天地公司秘书钟苗下午发现接待区通往门口的通道上堆放了很多销售部的空纸箱，钟苗是这样处理的：立即向行政主管报告，得到马上清理的指示，参加清理工作，确保接待区到门口的过道通畅。

在周末的工作会上，行政经理表扬了钟苗，并告诫全体工作人员以此为鉴，做好工作环境的风险防范。