档案数字化加工方案和投标书
1 项目建设内容 ................................................
2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准
2.2. ................................. 照片档案数字化标准
2.3. ................................. 声音档案数字化标准
2.4. ................................. 影像档案数字化标准
2.5. ................................. 实物档案数字化标准
3 数字化加工环节 ..............................................
3.1. ........................................... 档案接收
3.2. ....................... 标准的目录结构和文件夹的建立
3.3. ..................................... 建立目录数据库
3.4. ................................. 档案着录的工作细节
3.5. ........................................... 档案整理
3.6. ........................................... 档案扫描
3.7. ........................................... 图像处理
3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)
3.9. ......................... 着录标记一稿双录、人机校验
3.10. .......................................... 数据挂接
3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检)
3.12. .......................................... 光盘制作
历史档案数字化加工解决方案
东软集团股份有限公司 2011年02月
3.13. .................................... 数据的硬盘备份
3.1
4. .................................... 现场测试和检验
3.15. ................................ 档案的文件目录打印
3.16. ...................................... 档案装订还原
3.17. .................................... 档案原件的还库
4. 服务成品....................................................
4.1. ................................... 成品数据技术参数
4.2. ........................................... 服务效果
5. 数据检验、验收和备份........................................
5.1. ........................................... 数据检验
5.2. ........................................... 验收审核
5.3. ........................................... 验收登记
5.4. ........................................... 数据备份
6. 电子数据质量标准............................................
6.1. ........................................... 图像顺序
6.2. ........................................... 图像质量
6.3. ......................................... 图像分辨率
6.4. ..................................... 图像与目录挂接
6.5. ............................................. 防病毒
6.6. ........................................... 存储格式
6.7. ........................................... 操作使用
7. 安全措施....................................................
7.1. ..................................... 数字化加工管理
7.2. ....................................... 档案安全管理
7.3. ................................. 设备及数据安全管理
1项目建设内容
档案数字化是将纸质、缩微胶片、磁带等介质档案转换为电子介质（通常称之为电子扫描、录入）。本项目的建设内容主要是对档案进行数字化加工，建立档案图像数据；对档案的案卷目录和文件目录进行着录和校对，建立对应图像数据的案卷级和文件级目录数据库，并与档案图像数据建立对应的关系。同时对扫描出的图像进行OCR识别，以便实现全文检索。
本项目共分三部分：纸质档案的整理、条目数据库的建立、纸质档案数字化加工。
2历史档案数字化处理标准
2.1.纸质档案数字化处理标准
（1）纸质文件扫描后的电子文件技术指标
●纸质档案扫描采用黑白方式。
●文件格式采用TIFF格式或者TIF格式。
●文件扫描分辨率不低于300dpi.
●电子文件大小应在25K/张左右
●扫描文件及相应的数据库备份存储在硬盘及光盘中
（2）文件名称要求:
●案卷、文件的相关信息输入《档案管理信息系统》。案卷必须输入案卷题名，
案卷编号、归档号、归档日期、立卷日期、立卷人；文件必须输入文件名、文件编号、归档号、归档日期、主题词，对于长期和永久保存的档案文件，必须挂接相关的电子文件。
●电子文件存储时按全宗、案卷分级建立文件夹存储，其中的每一份文件也需
要单独创建目录。
（3）纸质档案文件拆分要求
●标页码的准确率不低于95%；
●页码字迹不影响原文档内容，尽量为小；
●除装订线、订，在有利于扫描的同时，要保持原文档的完整性；
●有相关《档案拆分记录》。
（4）纸质档案文件装订要求
●恢复文档原样，不漏页、错页；
●装订案卷左下方对齐，两边成直角，三孔一线，装订线先拉紧；
●有相关的《档案相关记录》；
●按照文档内的卷内目录，校对目录，正确率达100%
（5）纸质档案文件扫描要求
●不多扫、漏扫，保证文档顺序准确；
●文档字迹清晰可认，不能过浓或偏淡；
●有相关的《档案扫描记录》。
（6）纸质档案文件修图要求
●文档清晰，无多余杂点；
●保留原文档的字迹；
●有相关的《档案修图记录》
●保存方式为年份一卷号。
（7）纸质档案文件分件要求
●按照卷内目录对扫描文件编号；
●保存方式为卷号—文件号；
●分件准确率不低于98%；
●有相关的《档案分件记录》。
（8）纸质档案文件录入要求
●录入的正确率不低于97%；
●记录条清晰，格式严谨；
●有相关的《档案录入记录》。
（9）纸质档案文件挂接要求
●为扫描文件分发文件号，便于挂接；
●保存方式为年份—卷内—目录号；
●有相关的《档案挂接记录》。
2.2.照片档案数字化标准
（1）前提条件：所有要进行数字化的档案必须先进行着录，编制好页号。
（2）扫描方式：照片按全彩方式扫描。
（3）分辨率：所使用扫描仪的光学分辨率必须大于或等于400dpi
（4）扫描办法：对于所扫的照片，以常见5寸照片大小（12.5cm X 8.5cm）为参数，统一采用400dpi分辨率，（主要考虑在网络浏览时其尺寸为最佳的观看
效果，不须放大或缩小）对于其它大于或小于5寸的照片，其扫描线数可做
相应的调整，但不得低于400dpi。例如：7寸以上的大照片，可选用300dpi；
5寸以下的一寸照片，必须选用600dpi。若是2—3寸的黑白照片内，必须选
用400dpi或450dpi。
（5）文件存储类型：扫描后的照片以JPG格式存储，保存时必须选用图像选项的品质为最佳值的（12）大文件，存入到统一的照片数据库。
（6）文件存储方式：档案照片存储时按全宗、目录、相册分级建立文件夹保存，照片名字以照片的档案号命名。
（7）照片命名方法：每一张照片必须定义完全。包括此张照片的档案号、拍摄时间、组说明或照片的定义内容。以上注明需在文件名中全部打出。
2.3.声音档案数字化标准
（1）存储标准：声音档案数字化时要选用标准和通用的格式。本项目规定的声音
文件存储为：WAV或MP3。
（2）采样频率：声音档案数字化选用44.1KHZ作为声音采样的标准。对于DVD的声音选用48KHZ。
2.4.影像档案数字化标准
（1）存储格式：影像档案数字化存储有两种标准。第一作为再利用的图像格式选用MPEG2格式。第二作为可在网络上浏览查阅的图像格式选用MPEG4格式（常
见文件名为ASF格、RM格式）。
（2）数据传输率：作为DVD备份保存的影像档案数据传输率应在于6-8Mb/S。2.5.实物档案数字化标准
1 实物档案数字化要求
（1）存储要求：数码相机所拍摄的实物档案存储在计算机中的格式为通用的图像格式JPEG/JPG。经过处理后，文件保存时必须选用图像选项中的品质为最佳
值的（12）大文件，格式仍为JPEG/JPG。
（2）存储方式：实物档案照片存储时按实物的类别建立文件夹，对每一张实物照片按档案号进行保存。
例：1995-JP-05 前面为此实物颁发的年度时间（1995），中间为实物的归
类缩写编号（奖牌），后为此实物在该类别实物中的流水号（第五块）。
（3）实物图片后期处理标准：对图片进行色、亮度的调整，对图片进行适当的边框裁切。
2 电子文件接收
3数字化加工环节
档案数字化加工流程主要包括档案接收、档案整理和修复、案卷目录/文件目录的一稿双录、目录建库、档案扫描、数据着录及校对、扫描校对、图像精细处理、图像质检、光盘制作、光盘灌库、挂库、批量挂接、挂接校对、数据备份及备份检查、档案恢复、质量监控和检验、安全管理、在线调档、报表打印、数据统计、档案归还、提交成果数据光盘等主要加工环节。
现对以上的数字化加工流程从流程控制方式、各环节的工作内容、遵循的质量标准、质量保证措施及技术组织实施等几方面进行进一步的描述。
3.1.档案接收
将档案从档案库房的排、架上，按档案分类顺序填单、下架、清点、排列装入有编号的档案箱内，形成档案下架清单，清楚记录档案号和箱号。保证加工过程中档案不离箱，同时做到档案防水、防压、运输安全，减少档案的破损和丢失。
对接收的档案按分类形成其电子/纸质目录，根据需要清点到盒(卷)，不出现漏登记或重复登记。由用户单位和加工方专人在出库移交清单上签字确认。
对下架接收的档案资料进行两人以上交叉核对、检查，与用户提供的电子/纸质的接收清单在加工方的生产加工管理软件档案接收模块中进行比对，如有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请用户方确认后再进行档案整理等工作。
加工方考虑到用户方提供的加工场地空间有限，采用定期分批接收，以便节省空间并可以保证加工现场加工工作的有序进行。
3.2.标准的目录结构和文件夹的建立
按照用户所提供的案卷目录和文件目录数据库结构与着录要求，规范档案中的目录内容。包括档案目录的着录字段、字段长度和内容要求进行正确的着录和校对。
原则是以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致。例如：
文书档案目录结构：年度+机构+资料分类+卷+件+页
照片档案和实物档案目录结构：以历史形成的档案整理顺序编排，并与档案实体保持一致
3.3.建立目录数据库
主要建立案卷级目录数据库和文件级目录数据库，并通过专业技术把目录库与加工方进行档案数字化加工的档案加工管理系统关联起来，从而提高档案数字化的工作效率。
3.4.档案着录的工作细节
3.4.1.按原目录着录
按照国家档案局《档案着录规则》(DA/T18)和用户的要求(即上述案卷目录和文件级目录要求)进行着录，建立档案目录数据库。并将档案影像文件、档案条目信息、档案物理位置一一对应，形成方便管理查询的完整的电子档案。
3.4.2.自拟目录着录
按照国家档案局《档案着录规则》(DA/T18)和用户的要求对无目录的档案进行分类、组件、组卷和拟定目录后再进行着录。
3.4.3.目录数据质量检查
采用人工校对或软件自动校对(一稿双录，人机校验)的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对着录项目是否完整、着录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。3.4.4.一稿双录、人机校验
同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来(显红)，且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。
3.4.5.数据库数据格式检验
按照国家档案局《档案着录规则》（DA/T18）等的要求，结合用户实际需求和相关规则，规范档案中的目录内容。包括确定档案目录的着录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、
文件名（主题名、副题名）、文号、正文、底稿、草稿、批示页、印章页、责任者、相对页码（起止页号）和绝对页码（页数）等，应进行校对和修改。
3.4.6.目录册的形成和打印
整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的电子目录册(案卷目录、文件目录)。对形成档案的目录册(案卷目录、文件目录)和档案的全宗目录也可进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。
3.5.档案整理
3.5.1.档案实体记录
加工方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的残、缺、漏、损页，并记录纸张的画幅大小和特性、档案的存储介质（照片、图表等）。导入用户方提供的档案电子目录，对照档案原件进行补充录入和校对，并打印出勘误表让用户签字确认。对照用户方提供的档案目录着录原件，对照档案原件的目录（手写/印刷体）进行分件、录入和校对，建立电子文档并保存，打印出勘误表让用户签字确认。
填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。
加工方在整理时对档案进行排序、编页码、分件、拟标题和分类检查。在整理过程中同时记录档案的编研特性和法律文书特性。对档案的存储介质（照片等）、领导批示页、印章页给予记录、分件和分类。
3.5.2.档案修复（可视档案实际情况选择此项工作）
档案整理前要对破损严重的档案进行修复，档案修复的具体技术要求如下：
修复工作要求按照《档案修裱技术规范》（DA/T25-2000）进行操作
修复过程中需要拆卷的档案，要在确保档案原件安全的基础上，严格按照档案拆卷流程和技术要求进行，要求资料能够还原。应区分对待不同规格和不同纸质的档案。
平整档案应根据原件的具体情况进行锤平或压平，不得损坏档案，不得破坏数据记录。
档案的裁切要严格保持档案的原貌，不可将档案幅面裁小，更不能裁伤字迹。切口要求整齐。裁切短边，应一刀完成，裁切长边，可分数刀完成，但各刀口应联接平直，无接刀痕迹。整卷裁切的档案，要求刀口上下垂直，不得出现坡度。
档案的装订应视原件的具体情况进行线装、包背装或精装。装订必须在确保档案安全的前提下进行，不得遮挡任何记录。装订后的资料要求牢固、美观。
在档案修裱过程中，档案不能再次受损。要进行仔细地观察和分析研究，使裱糊的资料恢得在原来的部位上。
档案裱糊所采用的纸张和裱糊剂要求是安全的，同时要能确保档案的长期安全存放。
3.5.3.扫描前整理
根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。页面修整：破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理（压平或熨平等）后再进行扫描。
对于装订成册、不便拆装的档案做好档案的登记和记录，以便扫描时直接用加工方专业的不拆卷扫描仪直接扫描。计算机自动生成档案页码。
整理电子目录时，在电子文件夹和电子文件统一文件重命名后，形成按档案号统一命名的文件夹，同时形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、“00”册目录和档案的全宗目录。
在用户要求下，可以对形成档案的目录册（案卷目录、文件目录）、“00”册目录和档案的全宗目录进行打印、排版、装订形成档案的纸制目录册。
根据用户需要可以形成用户库存档案各种目录册的同时形成库存档案的财产帐和统计台帐。
通过档案加工管理软件，根据档案资料的整理和电子目录的建库形成电子文件夹和扫描任务单。3.5.4.档案整理过程中注意的细节
由编页码、档案拆分及标记、创建加工任务三部分组成。
1 档案排序、编页码
档案排序：根据用户单位的档案资料分类对档案进行排序的校验工作，核对档案的资料顺序和记录档案的物理状况(纸张状况、照片页、图表页)，包括资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况，建立电子/纸质档案资料分类接收清单和出库登记本。
编页码原则：以卷为扫描最小文件夹单位，每卷按页编页码。即对每个需要扫描页以每卷文件为单位，页码都是从“1”开始，依次编码，页码写于每页文件的正面的右下角，反面的左下角。确保页码位置统一、整齐。此工序可保证加工中档案顺序一致，并方便质检人员质检图像及保证档案原件完整归还。每件文件的相对页码顺序在扫描后的看图详细着录中由计算机扫描系统自动给出。
2 档案拆分及标记
档案拆分原则：在数字化加工全流程中，为避免档案的错、乱、丢、毁，档案盒内的资料不离盒，不进行详细的拆分和组包。档案随盒、盒随工序进行数字化加工。每道加工工序结束后，将档案放回原盒原位，始终保持档案物理位置和逻辑位置的原版原貌。
对档案进行拆分整理，清除档案资料中的金属物，避免扫描时金属物损坏扫描仪。拆分后按原顺序放回盒内，保证分类档案不离盒，以免造成资料混乱。
3 创建加工任务
在加工软件的档案整理模块中系统自动调用在接收环节中录入的接收信息，整理人员只需将档案资料的分类情况输入到与其对应的档案记录中即可。软件自动生成扫描任务电子清单，并由专人审核后上传到服务器中的指定位置。扫描任务单主要内容是档案编号、调案时间、总页码、资料分类记录、整理人员名等。扫描任务单可以记录分配人、受分配人、分配时间及完成时间等项，确保任务与责任明确，保证及时有效的完成任务。
生成工作单：生成每日单班工作量，每个工作单不能跨盒跨件。
生成扫描任务单：根据档案不同纸张状况生成不同扫描仪的每日任务单。
3.6.档案扫描
3.6.1.档案扫描实施方法
档案经过整理人员整理完毕后，生成电子版扫描任务单分给扫描人员，即档案根据任务单扫描原则。工作人员首先需要输入“工号”和“密码”登陆到数字化加工系统的扫描模块，接收到扫描任务单。
登录：扫描人员进入数字化加工系统的扫描模块，输入“工号”和“密码”进入扫描操作状态，根据整理时标记出档案的具体情况，选择扫描仪及调整各项扫描参数。
【软件扫描界面】
打开软件生成的电子版扫描任务单，核对扫描档案的档案编号等信息，核对无误后开始对该档案进行扫描。
扫描时按照扫描页页码的顺序对档案资料进行扫描，为保证档案影像文件的扫描质量，根据扫描件实际情况选择黑白、灰度及彩色扫描方式，调整相关参数。
扫描形成的图像文件保存到服务器中，文件采用黑白、灰度或彩色扫描，分辨率采用300dqi，存储为Tiff或JPEG标准格式，压缩方式采用JPEG压缩格式或无损压缩（LZW）格式。
扫描完成的图像为单页TIFF/JPEG文件，文以目录数据库内该文件档号为据对扫描图像建立相应
文件夹，并对文件夹内图像文件按要求按档号/分类号进行命名。
3.6.2.扫描仪的选择
扫描操作员对将整理好的档案资料，根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，具体对不同纸张档案扫描的处理工艺如下：
普通纸张：采用高速扫描仪进行连续高速扫描。
破损纸张：如一般破损，将破损纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。如破损严重，且极不平整，则采用平板扫描仪完成。
字迹较浅（如铅笔字）：如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差。
装订成册档案：采用PS7000高速不拆卷黑白扫描仪，节省档案拆装时间，防止档案错乱。
灰度、彩色页：采用平板扫描仪，调整具体模板参数，保证扫描质量。
3.6.3.扫描过程中的注意事项
不同年代、不同装订形式、不同技术要求的档案资料要采用不同型号的扫描仪和扫描工艺。例如：1985年以前的档案，灰度、彩色页档案，胶封、不易拆卷的档案，需采用平板扫描仪和不拆卷扫描仪。
使用扫描仪扫描图像时，应先进行试扫，调整扫描仪参数，以使扫描后的图像清晰，尽量无黑边。
工作时要小心谨慎，严禁撕毁、遗落或销毁档案资料，以及将档案资料带离现场。
逐页扫描时要仔细地核查档案页码，如发现存在漏编、错编页号的情况，需及时补编、改编页号。
遇到因扫描仪故障导致的纸张卡纸或撕纸，必须小心取出破损的纸张，将其粘贴复原。
一件资料扫描完成后，必须及时核对首尾页是否正确，扫描图像与原档是否一致；对图像出现的歪斜、黑边进行处理。
一批资料扫描结束后，必须核对该批资料中的扫描文件份数是否与档案资料的结果一致，如不一致，要仔细核对，找出原因及时更正。
较薄纸张（如信纸、便笺纸），应在纸张下加入白色打印纸作衬，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描；破损纸张，先进行修复再扫描。将修复后的纸张夹入透明塑料薄膜内，调整扫描仪进纸为厚纸模式并采用中、低速档进行扫描。对于原件破损严重的修复资料，则采用平板扫描仪完成。
底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸），如采用黑白二值扫描应将扫描对比度及亮度适当调低，如采用灰度扫描，也应注意适当调值。
字迹较浅的资料（如铅笔字），如采用黑白二值扫描应调节扫描临界值（阈值），拉大字迹与原稿的反差，效果不理想采用灰度扫描时也应注意调值。
如纸张幅面较长但幅宽不超过A3，可采用扫描仪长纸扫描功能，根据纸张状况设定合适的扫描幅长即可。如纸线幅宽超过A3，则采用宽幅扫描设备进行扫描，或者分区扫描后进行图像拼接，拼接成一个完整的图像。
扫描分辨率至少采用300DPI。若档案原件质量较差，应提高扫描分辨率，以使扫描资料能够满足计算机字符识别软件（OCR软件）智能识别的需要。
每扫描一页图像，保存成一个文件。灰度扫描保存为JPG文件或TIFF文件，以统一的保存格式为佳，电子文件的命名要求有明确统一的规则。
扫描文档的数量和存储顺序应与原档案资料的数量和顺序一致。
3.7.图像处理
3.7.1.基本概念
为确保每一幅扫描图像的清晰、不失真，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工处理。对扫描后形成的图像通过计算机自动处理和人工处理进行逐页纠偏、去污、去黑边、扫描精度、对比度、亮度调节、影像的替换、插入、删除、图像拼接、裁边处理、统一版面大小、排列顺序调整，还可对图像进行字迹锐化、去除图像杂点、去除图像局部脏点等处理。应避免重张、倾斜、模糊等图像质量问题。
对扫描完的彩色和灰度图像运用加工方专业加工处理软件(ImageWorks)进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、影像居中等处理。
对于原档案有“红头”的，采用自行研发的图像处理软件(ImageWorks)进行加工局部套红技术，将影像中的“红头”还原为红色
3.7.2.对劣质图像采用的处理工艺
对于不同的图像状况，分别采用如下方式进行图像处理：
局部减淡：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画。
局部加粗：采用字迹填补功能，填补断线笔画。
去污去噪：采用图像去噪功能，去除图像杂点，具有局部清除功能，去除图像局部脏点、脏斑。
3.7.3.图像处理中应注意的几点
图像偏度不得大于3度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
大幅面档案进行分区扫描的图像进行图像拼接，拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，以保证图像的整体性。
对方向不正确的图像应时行旋转还原，以符合阅读习惯。
保证处理完成的图像页面中不出现影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等。
图像处理应遵循尽量展现档案原版原貌的原则。
3.8.质检岗位：图像初检和复检(一检、二检)
3.8.1.基本概念
质检岗位的专业质检员采用自行研发的Image QC质检管理软件对扫描完成后档案电子目录和图像进行逐盒逐件逐页的检查，并根据情况对图像进行质检校正、统计管理和生成返扫各种工作单。
质检管理软件可以对数字化加工管理流程中每个环节质量状况进行监督、统计、修改。产生的个别质量问题运用加工方Image QC图像质检管理软件进行批量自动/单页手工的旋转、纠斜、去黑边、剪边、居中、局部处理等全部图像加工手段，保证图像字迹清晰质量优秀。
采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。
加工方明确的档案图像质检和保证索引正确性审核的详细措施，扫描流程必须经过一检、二检二次以上质量审核。扫描清晰度不得低于原件清晰度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。扫描和补扫流程必须建立二次质检制度。
扫描加工采用看图着录技术、逐画幅进行图像处理，不采用批量图像处理软件，从而保证图像百分之百挂接正确率及百分之百图像合格率。
3.8.2.质量检验要点
扫描资料的检查：按照扫描页登记页码的顺序对扫描所形成的影像文件进行检查，不能有漏扫、重扫或错序。
清晰度检查：影像文件的清晰度应最大限度地接近(等同于)扫描原件，扫描内容要完整，画面要端正，凡原件中可识别的内容(污迹除外)，在影像文件的打印结果和屏幕显示结果中应亦可识别。
检查经过优化处理的影像是否符合要求。
为提高效率和防止加工混乱，电子文件夹(存储路径)的质检和返工全部在质检岗位上进行，不许其他岗位进行返工。
质检不合格的图像根据生成返扫工作单重新进行返工扫描，直至图像清晰质量优秀。在图像补扫后进行二检。
一检是在图像补扫前进行。
二检在图像补扫后，看图着录工序前进行。
3.9.着录标记一稿双录、人机校验
同一份档案的目录数据由两名不同的录入员分别录入，软件自动对两名不同的录入员的数据进行机器校验，当两者一致时跳过，若二者不一致时软件报警，并将这些项目标识出来（显红），且不让通过。软件提示：“数据不一致请确认”。随后进行人工校验，由校验员将软件标识出的不一致数据项目与档案原稿进行比对，将数据修改正确。软件优点为：
通过“一稿双录、人机校验、看图着录”，可以大大避免电子图像和目录着录过程中的人为误读、误录、漏录和挂接中误挂漏挂等错误，双份数据的机器比对可迅速标识出可能发生错误的录入项目，可大大提高校对速度和效率。
不同种类的文件，自动设计或套用相关的元数据模型，记录和维护元数据各种元数据，并提供这些元数据作为文件检索的入口。电子文件提供利用时，保证其权限范围内的文件信息和元数据信息都能够提供利用。
3.10.数据挂接
3.10.1.汇总挂接
档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为“合格”后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过我公司软件程序，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。
3.10.2.数据关联
以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该
份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中的该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。
认真填写纸质档案数字化转换过程交接登记表单，记录数据关联后的页数，核对每一份文件关联后的页数与档案整理，扫描时填写的页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
3.11.数据成品信息准确性和完整性检查(终检)
3.11.1.图像数据信息完整性检查
采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整，确保图像信息完整性。
3.11.2.目录数据信息准确性检查
首先为保证案卷目录及文件目录条目录入的正确性、完整性，其次，为保证目录及文件图像挂接的正确性、完整性。对目录和图像实行“一稿双录、人机校验”的数据录入校验模式。
3.11.3.图像挂接准确性检查
档案数字化加工QC系统通过盒与件之间的唯一关系使两者紧密联系。在系统的浏览界面里每点击一盒就能调出该盒的相应的文件目录信息，通过点击文件目录还可以看到该件所挂接的图像文件。在浏览界面的状态条上我们还能看到对该盒目录数据与图像数据比对的情况，当两者一致时正常状态，若两者比对不一致时系统立即反红显示，即报错。在这种情况下我们就要根据显示的不同情况去查原件或找原因，直到两者一致为止。对于报错的数据可以点击右键将该盒/件的信息添加到修改意见表里，待检测完毕后统一打印报表。
3.11.
4.数据成品(图像和目录数据信息)完整性检查
采用自行研发ExamineFile软件对检查扫描图像数据和目录数据信息的完整性。此软件主要功能：图像文件和目录数据文件在局域网中传输时可能会出现数据丢包现象，此软件主要用来检查图像文件是否完整和目录数据信息是否匹配，确保图像信息和目录信息的完整性。
3.11.5.生成检验日志报告
每道工序、每个岗位、每个文件形成的检验报告由软件自动生成。
3.12.光盘制作
以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以八位数顺序号进行命名(命名标准用户单位另附)。数据光盘内文件电子影像存储格式为单页TIFF格式。扫描后的电子文件需要提交DVD光盘(计算机只读光盘)和移动硬盘。前者用于保存和查询，后者用于数据整体转移。
3.12.1.光盘数据组包
光盘制作软件自动分盘、打包、统计及生成索引项目录、档案电子影像目录和光盘目录并能够打印。光盘打包原则：
软件根据操作人员输入的信息进行自动分盘、打包。电子图像不跨盒不跨件。
软件自动生成光盘索引目录和光盘卷标，并能够提供打印模板。
光盘索引目录是将档案编号、光盘号、硬盘号和档案影像“一一对应”。
在档案管理软件系统中，光盘刻录模块应预留光盘号备份字段，保证用户单位数据升级后可以继续补充到相应的位置。
3.12.2.光盘刻录和光盘质检
1 对光盘介质的要求
要求制作的数据光盘采用正版品牌、单片包装盒盘片。盘盒包装应有相应光盘目录。
DVD-R/CD-R介质，应采用正品盒装SONY、Maxell(万盛)、vERBATIM(威宝)等知名品牌。
2 对光盘刻录时的要求
为了保证光盘质量，数据加工方使用新刻录机进行光盘刻录。禁止使用工作时间较长、激光头功率不足的刻录机进行刻录。
DVD-R光盘，刻录速度应不超过8速；CD-R光盘，刻录速度应不超过24速。
刻录光盘时加工方采用整盘刻录(disk-at-once recording)方式，不使用多段刻录(multisession recording)等方式。(使用的刻录软件为：WINONCD3.8以上版本)
对于4.7GB的DVD-R,刻录内容不应超过4.3GB；对于700MB的CD-R，刻录内容不应超过6501MB。一卷档案的影像文件必须存放在同一张光盘上，不允许分拆。
为避免长期存储造成数据意外丢失，数据加工方提供的原始光盘介质应一式两份。
光盘制作成档案数据目录和影像存储格式为单页TIFF的数据光盘。
同一张光盘上的编目信息应与影像文件完全对应，出现任何不一致均需返工。
专人专岗从事光盘刻录和光盘质检。
光盘刻录和光盘质检前要经过用户的质检、签字确认和监督刻盘。
光盘刻录前要备份光盘刻录软件。
通过加工方的光盘质检软件比对光盘数据与硬盘数据，以确保资料无遗漏及正确性。每张光盘的组包信息与计算机硬盘中的成品组包信息一一对应，当光盘出现问题(图像丢、损、打不开等现象)可使用硬盘还原重新刻录。
在数字化加工管理软件中，光盘的制作过程将所有光盘编号、光盘内档案的分类信息和目录信息、所对应的档案文件目录和档案文件目录以及全宗目录及质检信息用专用的光盘质检报表进行统计管理。
每张光盘包含说明文件，文件名：README；文件内容：有关本存储载体的各种信息(含归档年度、盘号、制作人、检查人、制作时间、文件格式、字符文件等)。
光盘盘号编码：由用户提供光盘编码标准。
3.12.3.光盘备份
将加工完成并在多台计算机上检查合格的成品数据刻录到数据光盘(DVD/CD)中，一式两份，并保证光盘读取正确，并可以检索、打印。同时在每片光盘包装盒内及盘片上附光盘标签和光盘目录，标明光盘编号、档案的分类信息和目录信息以及所对应的硬盘编号。
3.12.
4.打印光盘目录、光盘标签
软件能够按用户要求根据分盘时生成的索引项打印出光盘编号与档案编号对应的光盘标签。光盘索引文件还包含有关本张光盘的各种信息，包括光盘参数、光盘编号、档案类型、文件数量、文件范围、光盘制作单位、制作软件、光盘一致性检查单位、阅读软件以及软件硬件支持环境、制作时间等。
3.12.5.光盘恢复
硬盘数据备份系统可以将发布到光盘上的档案分类结构、档案目录和电子原文恢复到档案综合管理系统中，作为数据恢复的一种方法，有效保证数据的安全性、完整性。
3.13.数据的硬盘备份
将光盘组包后的成品数据采取活动硬盘的存储形式进行备份，硬盘所备份数据与光盘所存储的数据保持一致，方便用于数据的整体转移。
加工方保证硬盘数据备份与光盘数据是一一对应的，光盘如出现问题，可用硬盘还原光盘重新刻录。
3.1
4.现场测试和检验
用户单位可以在全部工序中随机抽检，加工流程培训软件可逐页定位随时抽检，检验时我们同时提供现场抽检的日志文件(CSV、MDB格式)可导入用户单位相应的质量检测系统(QC系统)
3.15.档案的文件目录打印
对于拆开扫描的档案，在加工完成后将档案进行最终的排序、校验，校验后对所有的档案目录进行排版和打印(所有目录打印应留出装订线)，并装订到案卷最前面。如有变更和勘误应在备考表上注明。同时，软件自动形成全宗目录、文件目录、文件目录的同时要提供每件文件的相对页码和绝对页码。
3.16.档案装订还原
3.16.1.概述
拆除过装订物的档案应按原档案保管单位重新装订，并保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页、右边和底边整齐。
根据工作单对照档案接收整理时原目录清单核对顺序、数量整理对齐后再进行装订。装订时要求比照原装订孔及装订样式，做到原接原退。如有装订不合格档案将按照规范重新装订。
3.16.2.案卷装订工作细则
1 装订要求
案卷通常使用线绳按三点一线方式装订，装订要结实、整齐、不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。
大张图纸应先折叠，后装订。
2 装订方法
案卷码放：
将案卷文件从卷皮中取出码放整齐，顺序由上至下为：案卷封面、卷内目录、档案文件、备考表、案卷封底。
案卷沿左齐、下齐方向码放整齐后，将案卷顶端、下端用夹子固定。
打孔：
按照案卷封面上的装订孔位置用三针装订机打孔。
穿线：
截取50厘米棉线并对折，用钩锥将棉线中端从案卷封面中间孔，由案卷正面穿到案卷背面形成线环，再将棉线两端从案卷其余两孔穿到案卷背面，将案卷背面向上，将线绳两端交叉穿过中间的线孔后，用力向两边拉紧线头，系死扣两次后整理线头，线头长度一般不能超过3厘米。
长页面折叠：
案卷装订后，对长页面进行折叠，方向顺应文件原折叠方向，折叠后纸张宽度与本卷文件宽度保持一致，如果折叠一次后纸张仍然超宽，可再次折叠。页数超过10页的文件需分批折叠，每批限量5张。
大图折叠：
大张图纸需折叠成为16开幅面，装订位置为图纸的左上角。
叠图顺序为：
?先由下向上、由外向里折叠，将文件纸叠为16开高度，多出部分按此
高度反复折叠成“风琴”状；
?再由左向右折叠，折叠后文件宽度为16开，如仍然有多出部分，则左
边留出25毫米装订边后，由左向右折叠，如此反复折叠成“风琴”状。
3.16.3.案卷装盒细则
●以年度为单位从1开始编卷盒流水号，用铅笔将流水号标于卷盒顶面。
●将装订完成的案卷按照各卷封面上标注的盒号装订入相应的卷盒，装盒时
按照卷号顺序排列，小号在上，大号在下。
档案数字化项目投标技术方案设计
一、项目实施案 （一）项目实施的依据 1、《人民国档案法》 2、《机关文件材料归档围和文书档案保管期限规定》（档案局第8号令） 3、档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙规化加工。③随时把握乙加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙加工质量。⑤代表甲与乙进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。 （2）乙人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙数字化制作工作人员
2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数
数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑。
不动产档案数字化方案3
1、项目背景 在市级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率；基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。 2、建设目标 项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化（内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序），建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。 3、不动产数字档案数字工作流程 根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容： 通过集成高速扫描仪、大幅面图纸扫描仪、平板扫描仪等采集设备采集纸制文档资料。经过流水线数字化处理，实现纸制文档到数字化电子文档的转换。 包括国土和房产档案出入库登记、数据双机录入、文件扫描、影像处理、一次质检、二次审核，实现文档数字化流水线作业。完成档案数字化加工所涉及的全部工作流程。
数字化方案样本
飞扬公司拥有自身的数字化加工工厂, 可向用户提供档案资料的扫描服务, 同时也可培养用户的扫描队伍, 掌握扫描工具, 形成用户自身的数字化加工队伍。 1、实施数字化的特点 ●自动化程度高 依托飞扬软件公司较强的软件开发实力, 我们开发出了先进的档案扫描系统, 实现网络化操作, 自动批量处理, 在扫描的同时由系统自动进行图像处理, 自动去除图像黑边、倾斜校对、去斑点等; 扫描完成后所生成的文件能够方便地挂接到任何档案管理软件系统中。 ●标准化程度高 完全符合档案管理要求和使用习惯, 符合国家计算机光盘档案存储标准, 符合国家档案局颁布的档案电子档案标准。标准文号: 档发[ ]6号。 ●严格的质量控制 采用先进的质量控制软件, 网络化流水作业, 整个流程由软件控制, 前后工序紧密结合, 次工序在完成本项操作的同时检查上一工序的质量是否合格, 做到质量不合格随时返回, 并有严格的员工操作记录, 控制员工操作中的每一步, 系统自动生成数据记录操作过程, 随时检查任何工序的质量及完成情况, 确保一次性达到成品质量要求。
●独创的综合验收系统 为确保数据的准确性, 档案验收人员能够利用数字档案验收系统, 按档案类型、年度、机构、文件号等对图像质量、文本著录的正确性进行检查, 标识出不合格图像后, 数字档案验收系统自动统计出详细的错误列表, 如图像有黑边、字迹不清、偏斜、文本著录错误、文本与图像的挂接等情况的列表。加工人员根据列表修改错误。经过验收系统的数据则完全符合质量要求。 ●档案安全性高 从接收原始档案的拆分、扫描、文字录入、校对等流程都有记录和管理, 确保档案在扫描过程中不被损毁, 每天上下班对档案质量及数量严格的核对与交接, 认真填写作业清单和交接清单。 ●方便存储与管理 可将扫描的电子档案方便存储于光盘中及其它存储器。按照国际标准TIFF格式, 按200dpi、 A4、黑白计算计算, 30KB/页, 150万份档案总存储容量需: (30 * 1500000) / (1024 * 1024 )= 43GB。每一张CD光盘可容纳万余张A4大小文件影像, 与档案管理软件挂结后, 在数秒钟内即可查询到任何一幅电子档案影像信息。A0图纸的扫描大小约为A4的十倍, 由此可推算出150份图纸扫描的总存储量为430G, 而同一张CAD图纸文件的大小远远小于扫描文件大小。 2、档案数字化系统流程图
档案数字化加工方案和投标书
档案的文件目录打印 21 Neusoft 东软 历史档案数字化加工解决方案 1 项目建设内容 ............................................................................... 3 2历史档■案数字化处档案数字东软集团股份有限公司3 22 照片档案数字化标准 ........................................................... 5 2.3. 声音档案数字化标准 ■...c.□...曰 . (6) 24 影像档案数字化标准 20PP .年…02..月 ..................... 6 2.5. 实物档案数字化标准 ......................................................... 6 3 数字化加工环节 ............................................................................. 7 3.1. 档案接收 .................................................................... 7 3.2. 标准的目录结构和文件夹的建立 ............................................... 8 3.3. 建立目录数据库 .............................................................. 8 3.4. 档案著录的工作细节 ......................................................... 8 3.5. 档案整理 .................................................................... 9 3.6. 档案扫描 ...................................................................12 3.7. 图像处理 ...................................................................14 3.8. 质检岗位：图像初检和复检（一检、二检） ................................. 15 3.9. 著录标记一稿双录、人机校验 ........................................... 16 3.10. 数据挂接 ................................................................17 3.11. 数据成品信息准确性和完整性检查 （终检） .............................. 17 3.12. 光盘制作 ................................................................18 3.13. 数据的硬盘备份 . (20) 现场测试和检验 ............. HHIII I IIIIIIIIIIIIIIII . 21 档案装订还原 ............... .......?9 . (21) 3.17. 档案原件的还库 ..............................................................22 4. 服务成品 . (23) 4.1. 成品数据技术参数 ..........................................................23 4.2. 服务效果 ...................................................................23 5. 数据检验、验收和备份 ..................................................................24 5.1. 数据检验 ...................................................................24 5.2. 验收审核 ...................................................................24 5.3. 验收登记 ...................................................................24 5.4. 数据备份 ...................................................................24 6. 电子数据质量标准 .......................................................................25 6.1. 图像顺序 ...................................................................25 6.2. 图像质量 ...................................................................25 6.3. 图像分辨率 .................................................................25 6.4. 图像与目录挂接 ............................................................25 6.5. 防病毒 .....................................................................25 6.6. 存储格式 ...................................................................25 6.7. 操作使用 ...................................................................25 7. 安全措施 (25) 7.1. 数字化加工管理 .............................................................26 7.2. 档案安全管理 (27)
档案数字化加工流程细则具体方案
档案接收管理人员负责档案地领取.接收档案时一定要和客户对好档案接收单（包括档案地批号，页次，本数）.与客户在交接单上签字一式两份，双方各执一份.个人收集整理勿做商业用途 、档案整理 、目录数据准备 按照《档案著录规则》()等地要求，规范档案中地目录内容.包括确定档案目录地著录项、字段长度和内容要求.如有错误或不规范地案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改.个人收集整理勿做商业用途 、拆除装订 在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行地档案，应拆除装订物.拆除装订物时应注意保护档案不受损害. 、、去掉资料中所有金属物，如订书针、大头针和回形针等；对已装订地档案进行拆除. 、、要注意保持资料地整齐，不能出现资料内容混乱、页面折皱不平、漏页、倒页地现象.、、拆除完地档案要进行页码编号，使用数字在客户要求地地方编号，一定要做到不漏编.字迹要清晰工整.个人收集整理勿做商业用途 、、对于己经编好地页码要查看是否正确，档案地纸张是否有破损，如果破损严重地，无法进行直接扫描地档案，及时与管理人员沟通进行处理.个人收集整理勿做商业用途 、区分扫描件和非扫描件 按要求把同一案卷中地扫描件和非扫描件区分开.普发性文件区分地原则是：无关和重份地文件要剔除，有正式件地文件可以不扫描原稿. 确保扫描时不出现混乱现象.个人收集整理勿做商业用途 、页面修整 破损严重、无法直接进行扫描地档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量地原件应先进行相应处理(压平或熨平等)后再进行扫描. 个人收集整理勿做商业用途 、档案整理登记 制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件地起始页号和页数. 、、整理好地档案要按照档案号放置.要及时地流给下一个环节. 、档案扫描 ．扫描方式 ．．根据档案幅面地大小(、、等)选择相应规格地扫描仪或专业扫描仪(如工程图纸可采用号图纸扫描仪)进行扫描.大幅面档案可采用大幅面数码平台，或者缩微拍摄后地胶片数字化转换设备等进行扫描，也可以采用小幅面扫描后地图像拼接方式处理.个人收集整理勿做商业用途 ．．纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚地档案，应案，以及页面为多色文字地档案，可采用灰度模式扫描.方式以提高工作效率.个人收集整理勿做商业用途 ．扫描色彩模式 ．．扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等.通常采用黑白二值. ．．页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图地档案．可采用黑白二值模式进行扫描. ．．页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图地档案，以及页面为多色文字地档案，可以采用灰度模式扫描.个人收集整理勿做商业用途 ．．页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图地档案，可视需要采用彩色模式进行扫描.
档案数字化加工服务方案
档案数字化加工服务方案 项目实施概述 一、项目概述 本次应标项目内容为xx档案局档案数字化加工服务招标案目录数据库建设及档案数字化加工，包括：档案借调、目录核校建库、修改或拟写案卷标题、档案扫描、图像处理、图像质检、档案装订还原、档案实体验收、退卷归库、数据挂接、数据验收、扫描数据备数据格式转换及光盘备份等工作。通过开展xx档案局档案数字化加工服务招标案目录数据著录和原文扫描工作，将纸质等载体的档案信息转化为存储在磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字文体、图像文体，建立与其目录数据的一一对应关系，构件档案目录与原文信息资源库，实现档案载体替换，推动数字档案信息资源共享，提供及时、丰富、生动、形象的xx档案局档案数字化加工服务，不断完善xx档案局档案数字化加工服务项目。 本项目质量标准要求如下： 1、图片命名及组成必须安装“档案代码-全宗号-目录号-案卷号-页号”格式与实体档案一一对应，并符合xx档案局档案数字化加工服务招标要求。 2、扫描模式为彩色扫描，扫描方式为采用A3平板扫描仪进行扫描，分辨标准为300dpi（个别不清晰的档案适当提高分辨率，同一件档案分辨率保持一致），图像文件采用多页TIFF格式保存，电
子图片的倾斜度不超出1°，无折叠、遮字或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。 3、实体档案归库时完损无缺，装订美观，保证档案信息安全无泄密。 4、每批次验收质量合格率≥97%，经整改后最终移交数据合格率100%。 5、完成验收的数据完整准确的挂接至xx档案局档案数字化加工服务档案管理系统，并提交两套硬盘备份和一套DVD光盘备份，保证备份数据的安全性和可用性，在相应的备份介质上做好标签。 5.2安全保密管理体系建设 一、落实公司制度的安全保密制度 （一）加强保密制度的学习
档案数字化项目投标技术方案设计
一、项目实施方案 （一）项目实施的依据 1、《中华人民共和国档案法》 2、《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 3、国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T17678.1—1999 4、《归档文件整理规则》》（DA/T 22—2015） 5、《档案著录规则》(DA/T18-1999)。 6、《纸制档案数字化技术规范》（DAT-31-2017） 7、《电子文件归档与管理规范》GB/T18894—2002 （二）项目实施前准备 1、人员准备 （1）甲方人员 职务：现场交接管理人员 职责：①负责与乙方的档案提卷和还卷等交接工作，协同甲方人员作好交接清单记录并签字。②负责监督乙方规范化加工。③随时把握乙方加工进度并进行协调。④及时关注并抽查乙方加工质量。⑤代表甲方与乙方进行及时的沟通及问题协调，确保项目顺利完工。（2）乙方人员 2.1 管理人员：主要为熟悉现场加工管理，熟悉数字化整体作业流程，具有较强组织能力和现场管理及沟通能力的乙方负责人。 2.2 工程技术人员：主要为熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术支持工程师。 2.3 数据采集作业员：主要为了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作工作人员
2、项目设备设施准备 （1）主要加工设备及其技术参数
数字化加工过程中使用的数字化加工管理软件，是档案数字化加工的主要应用工具，也是确保档案数字化加工工作效率和成果质量的关键技术。档案数字化加工软件必须具有扫描、图像处理、著录、校对、质检、自动挂接、查询检索、数据转换、数据上传、数据统计、打印传输等功能，能够满足档案数字化加工全流程各业务环节的需要，以及对加工数据进行质量检查和验收的需要。 （3）其他辅助加工设备 除上述主要加工设备外，在档案数字化加工现场，还需要配备以下辅助设备：办公桌椅、档案存储柜、储物柜、装订机、电熨斗、切纸机、抽湿机、碎纸机以及纸张、档案卷皮、档案盒、装订线、胶水等消耗材料。具体参照招标文件要求或合同约定配置。 3、场地部署准备 （1）各单位应配备专用的数字化加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。一般设在档案部门独立、可封闭的建筑内。 （2）数字化加工场地应符合防盗、防火、防尘、防水、防潮、防高温、防日光及紫外线照射、防有害生物、防污染等安全管理要求。场地内应配备可覆盖全部场地的报警、防火等应急设施设备。 （3）数字化加工场地应配备满足安全管理需要的视频监控设备，确保档案暂存处、数字化加工工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，涉密档案数字化加工监控录像要保存到项目完工数据移交1个月后；档案部门应定期对视频监控数据进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放安全检查记录。 （4）数字化加工场地应配备符合国家标准并满足工作需要的档案装具，用于分别存放待数字化处理和已数字化处理的档案。 （5）各单位和数字化服务机构应合理规划、配备和管理档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。 （6）数字化加工场地须封断所有档案数字化加工设备的无线网络功能以及非必要的各终端接口，各单位和数字化服务机构应定期进行相关检测。如有必要，应由县档案局构建数字化加工专用局域网和视频监控专用网。
档案数字化加工方案计划
（三）数字化加工部分 (2) 6.1.需求分析与总结 (2) 6.2.参考的国家标准及技术规范 (2) 6.3.数字化加工实施细则 (3) 6.9.1.本项的扫描加工流程 (3) 6.9.2.生产流程有以下几个主要的步骤组成： (4) 6.9.3.档案整理 (5) 6.9.4.著录标引 (6) 6.9.5.纸件扫描 (7) 6.9.6.图像处理 (8) 6.9.7.质量检验 (10) 6.9.8.档案还原装订 (10) 6.9.9.数据存储与备份 (12) 6.9.10.档案电子数据与XXXXXX烟草档案系统的无缝挂接 (12) 6.4.项目所采用的OCR处理技术介绍 (12) 6.10.1.OCR（光学字符识别）技术 (12) 6.10.2.所采用的OCR及双层PDF生产流程 (13) 6.10.3.生产流程逻辑示意图 (14) 6.5.XXXXXX档案数字化服务特点 (15) 6.11.1.自动化程度高 (15) 6.11.2.标准化程度高 (15) 6.11.3.严格的质量控制 (15) 6.11.4.文档安全性高 (15) 6.11.5.标准的格式 (15) 6.11.6.方便存储与管理 (16)
（三）数字化加工部分 6.1.需求分析与总结 此次项目是将中国烟草总公司XXXXXX省公司及所属11个市烟草公司的约183万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX省档案局相关规定，结合XXXXXX烟草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。 。据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。 6.2. 参考的国家标准及技术规范 《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005） 《连续色调静态图像的数字压缩及编码》（GB/T 17235.1-1998） 《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002） 《中央档案馆接收档案的标准》 《XXXXXX省档案接收和收集管理相关规定 《归档文件整理规则》（DA/T22-2000） 《档案著录规则》（DA/T 18-1999） 《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》（DA/T 24-2000） 《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000） 《XXXXXXXXXXXX档案数字化技术规范》 《XXXXXX烟草档案数字化技术规范》
档案数字化加工方案
档案室、档案馆 馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 目录 第一节质数字化加工作业前期准备 (1) 一、数字化工作人员准备 (1) 二、数字化工作软件、硬件准备 (4) 三、确定数字化内容、数量及用户需求 (5) 第二节数字化加工流程及主要技术方案 (6) 一、入库提卷、拆卷 (6) 二、标引着录 (7) 三、档案扫描 (8) 四、图像处理 (11) 五、全文OCR、生成双层pdf、板式还原及格式 (12) 六、总质检 (14) 七、批量挂接 (15) 八、还卷及数据备份提交 (15) 第三节质量控制方案和保证措施 (17) 一、加工质量保障措施 (17) 二、多环节，多层次的质量检查体系 (17) 三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19)
第四节安全保密控制 (21) 保密协议 (22) 第五节售后服务 (24) 项目背景 —————————————————— 随着全国文化信息资源共享工程与中国数字图书馆工程的起动，信息化已成为国际潮流，信息资源建设成为当务之急。信息资源建设的重点是电子文献、各类数据库、网络资源、电子档案、电子图书等新型数字化信息资源的建设。在数字化信息资源建设中，很大的一个需求是将现有的纸介质印刷品数字化，使之成为能够用计算机阅读、理解、查询、检索的电子文件，最终将其应用于数据库存储，或通过CD-ROM、Internet网进行出版，或上传数字档案馆供用户使用。 以传统纸张为载体的保存方式，占据了大量的空间，需要特殊的环境，而且不方便查询，随着时间的推移，还面临着腐蚀、老化等问题。而将纸介质文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。 因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。 第一节数字化加工作业前期准备 一．数字化工作人员准备 1 .甲方人员 职务：现场交接管理人员 人数要求：一名
档案数字化加工方案和投标书
1 项目建设内容 ................................................ 2 历史档案数字化处理标准 ...................................... 2.1. ............................. 纸质档案数字化处理标准 2.2. ................................. 照片档案数字化标准 2.3. ................................. 声音档案数字化标准 2.4. ................................. 影像档案数字化标准 2.5. ................................. 实物档案数字化标准 3 数字化加工环节 .............................................. 3.1. ........................................... 档案接收 3.2. ....................... 标准的目录结构和文件夹的建立 3.3. ..................................... 建立目录数据库 3.4. ................................. 档案着录的工作细节 3.5. ........................................... 档案整理 3.6. ........................................... 档案扫描 3.7. ........................................... 图像处理 3.8. ............... 质检岗位：图像初检和复检(一检、二检) 3.9. ......................... 着录标记一稿双录、人机校验 3.10. .......................................... 数据挂接 3.11. .............. 数据成品信息准确性和完整性检查(终检) 3.12. .......................................... 光盘制作 历史档案数字化加工解决方案 东软集团股份有限公司 2011年02月
档案数字化加工项目实施方案
新都建设局档案数字化加工项目 实施方案 目录 一、项目概述.......................................................................................... 错误！未定义书签。 1、项目需求分析........................................................................... 错误！未定义书签。 1.1 档案内容及数量（现场调研）................................... 错误！未定义书签。 1.2 档案数字化环节及质量要求....................................... 错误！未定义书签。 1.3 档案验收............................................................................. 错误！未定义书签。 1.4 档案安全要求.................................................................... 错误！未定义书签。 二、项目实施准备................................................................................. 错误！未定义书签。 1、设备配套...................................................................................... 错误！未定义书签。 2、人员配备...................................................................................... 错误！未定义书签。 三、项目实施.......................................................................................... 错误！未定义书签。 1、总体实施原则............................................................................. 错误！未定义书签。 2、人员岗位安排............................................................................. 错误！未定义书签。 3、项目实施流程............................................................................. 错误！未定义书签。 3.1 档案借出............................................................................. 错误！未定义书签。 3.2 档案整理排序分卷.......................................................... 错误！未定义书签。 3.3 档案录入............................................................................. 错误！未定义书签。 3.4 整理环节检查.................................................................... 错误！未定义书签。 3.5 图像扫描............................................................................. 错误！未定义书签。 3.6 图像处理............................................................................. 错误！未定义书签。 3.7 数据检查............................................................................. 错误！未定义书签。 3.8 数据挂接............................................................................. 错误！未定义书签。 3.9 刻盘....................................................................................... 错误！未定义书签。 3.10 档案验收入库................................................................. 错误！未定义书签。 四、现场安全事项................................................................................... 错误！未定义书签。
医院病历数字化加工方案
医院病历数字化加工方 案 公司标准化编码 [QQX96QT-XQQB89Q8-NQQJ6Q8-MQM9N]
一、项目需求 1、XX医院保存的档案包括病志化验单等记录约为20万件200万页其中多为病志少量化验单。最大幅面为A4幅面。本项目数字化加工原件为纸质。 2、本项目所有档案原件采用高拍方式数字化，档案保留原样不需重新整理装订。 3、本项目不生成其他档案文件 4、本项目高拍后的幅面一律调整为A4幅面，扫描与录入按照档案收取原件的顺序，不做重新排序整理。 5、扫描后采用一人一档方式保存 二、加工场地布置 X X医院，现加工场地在XX约60㎡，我方安排5人。依据本项目加工数量和时间要求，数字化加工所需的加工相关设备和人员的配置如下 1、人员配置：项目前期2-3人、中后期4-5人 2、设备配置：需配置2台高拍设备（可先上一台看效果，若效果不好更换为 扫描仪）4台电脑。 3、计划每日产量： 10000页（条）； 三、角色和职责： XXX医院数字化加工项目部 项目经理：XX 随时掌握工程实施的进展情况，负责项目实施中需要甲方提供的工程条件及需配合的资源；每天汇总产量，向用户汇报。 技术支持组：XX 负责档案数字化加工中心硬件与数字化加工管理软件部署与培训、负责制定生产各环节技术标准及指导工作等实施工作。 数据管理员： 处理项目组数据收集、合并、转换、硬盘管理、数据移交等工作。 档案管理员： 根据项目经理的生产调度，负责加工档案的提调申请与还库申请；负责档案
实体的交接、清点、核验等工作，负责项目中档案周转库房的档案交接与发放，做好档案交接与周转过程中的记录； 档案扫描组： 负责档案拍照工作，采用彩色，200dpi分辨率；原则上以已高拍后的图像清晰、完整、不影响图像利用效果为标准。对扫描过程进行质量监督检查，避免漏扫、重扫、跳扫等质量问题发生。 图像处理组： 负责对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。由于操作不当，造成图像文件不完整或无法清晰识别，做重新扫描；漏扫要及时补扫并正确插入图像；对扫描图像排列顺序与档案原件不一致要及时调整等处理。包括去黑边、黑线、黑点、纠偏、等图像优化工作。 着录组： 负责进行着录、录入，建立目录数据库。保证着录项目完整，着录内容 规范准确。不合格数据及时修改重录。 质检组： 负责项目组已完成数字化转换的所有数据移交质检之前的最终质检工作，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。保证项目组提交的数据完整、规范、符合合同约定。并协助项目经理对项目组成员做加工标准的培训工作。 4、工作进度安排 2016年XXX医院数字化加工任务是完成200万件（页），根据项目进度要求和工作量，拟定以下项目里程碑计划： 工作步骤工作内容完成时间备注 项目调研和方案工作1、加工项目现场 调研 2、最新项目现场 布置和项目实施 方案书 2016年月日前 完成 2016年月日前 完成 1、依据用户反馈意见及 实际情况修改加工场地 布置及项目实施方案； 项目进场1、开始进场后的 人员、宿舍租赁 2016年月日起数 字化加工现场布局施 1、第一批项目核心人员 到位
档案数字化加工方案
档案室、档案馆馆藏档案扫描、数字化加工 整体解决方案 目录 6 7 8 11 14 15 八、还卷及数据备份提交 (15) 第三节质量控制方案和保证措施 (17) 一、加工质量保障措施 (17) 二、多环节，多层次的质量检查体系 (17)
三、阶段性验收与终验相结合的严格验收程序是质量控制的终级保障 (19) 第四节安全保密控制 (21) 保密协议 (22) 第五节售后服务 (24) 文件信息进行电子化处理，保存到光盘上，具有存储、管理、共享等功能，还可以减少文件库房占地，节省保管设备和人员方面开支，又方便统计和进行远程查询。 因此，将档案、期刊、文件等资料通过扫描仪，扫描成图像文件，再通过处理转换成电子文档，建立目录和索引，制作成电子文件，已是当务之急。
第一节数字化加工作业前期准备 一．数字化工作人员准备 1.甲方人员 职务：现场交接管理人员 人数要求：一名 2.2．工程技术人员 主要为：熟悉计算机软、硬件技术，了解档案数据库标准和系统开发。了解档案管理等相关专业知识的乙方技术部技术支持工程师。 2.3数据采集作业员 主要为：了解档案数据库数据标准和计算机软件应用等相关知识的乙方数字化制作部工作人员。
人员安排见表3-1 二.数字化工作软、硬件准备 1．配备硬件数量及档次要视数据采集工作情况及数据量大小。
2．甲方提供PC机4-6台给乙方作为采集作业使用，其他硬件设备由乙方自行解决。 3．场地:甲方提供。 4．办公用具：甲方提供打印机（以实际用量为标准）﹑办公桌椅﹑档案资料的装订及打印机所用的全部耗材。 表 三.确定数字化内容、数量及用户需求 在数据采集之前，首先要客观真实统计数字化内容和数量，确定用户使用需求，然后制定对应方案和技术控制以便准确地进行施工安排。
不动产档案数字化实施方案3
不动产档案数字化实施方案3
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1、项目背景 在市级政府各部门中，国土资源局（原土地管理局）是设立较晚的一个部门，然而国土资源部门目前承担的管理职能，使其产生了大量的各类档案需要管理。传统县级国土资源档案管理采取手工方式，档案的接收、整理、鉴定、保管、利用、编研等工作都主要以手工为主，这中间包括建立全引目录本、索引卡等。这种方式工作效率较低，国土资源档案得不到充分利用。部分国土资源部门的档案管理信息化采用了一般的条目管理方式的方案，这种方式对于纯粹的档案管理来说促进了档案管理的现代化，但对于国土资源部门来说，大量的档案是通过办事流程产生的，与以档案馆档案管理模式开发的档案管理系统在模式上存在显著的不同。数据格式多样，给土地归档工作带来了不便，急需把各个部门各个系统的相关数据进行同一归档管理。所以建立优质、高效、具有国土资源特点的档案管理信息化系统，建设国土资源局数字档案室，不仅从根本上解决传统手工作业方式所带来的诸多问题，而且能更好的促进我县国土资源局信息化建设的快速发展，保障土地档案信息的有效管理利用，还为今后逐步建立国土电子政务系统打下良好的基础。通过我公司现场调研统计，这部分档案包括房管档案约14万卷，国有土地档案8万卷。由于多方面的原因，国土资源局对于这些档案一直处于手工管理方式，这部分档案的查阅利用目前只能采用手工方式查阅，严重影响档案的查阅速度和利用效率；基于上述情况，国土资源局急需对这部分档案进行规范化整理，在管理方式上，迫切需要由传统的档案管理模式向现代化的档案管理模式转变，采用电子化管理手段将这些档案全部数字化保存并用于档案的查阅，同时也为国土资源局的不动产数据整合提供良好的基础。 2、建设目标 项目总体目标是：将国土资源局的纸质档案进行规范化整理，然后进行档案属性录入，完成所有档案的数字化（内容包括：扫描、图片处理、数据挂接等工序），建立完整的机读目录数据库和全文数据库，实现档案的检索和全文文件浏览，为国土资源局的办公自动化及公众提供高效服务，为不动产数据整合提供良好的数据基础。 3、不动产数字档案数字工作流程 根据事业单位的规模、人员以及所承担的业务，其不动产数字档案数字化主要应包括以下几个方面的内容：
档案数字化加工方案计划
（三）数字化加工部分 (2) 6.1. 需求分析与总结 (2) 6.2. 参考的国家标准及技术规范 (2) 6.3. 数字化加工实施细则 (3) 6.9.1. 本项的扫描加工流程 (3) 6.9.2. 生产流程有以下几个主要的步骤组成： (4) 6.9.3. 档案整理 (5) 6.9.4. 著录标引 (6) 6.9.5. 纸件扫描 (7) 6.9.6. 图像处理 (8) 6.9.7. 质量检验 (10) 6.9.8. 档案还原装订 (10) 6.9.9. 数据存储与备份 (12) 6.9.10. 档案电子数据与XXXXXX 烟草档案系统的无缝挂接 (12) 64 项目所采用的OCR处理技术介绍 (12) 6.10.1. OC R （光学字符识别）技术 (12) 6.102 所采用的OCR及双层PDF生产流程 (13) 6.10.3. 生产流程逻辑示意图 (14) 6.5. XXXXXXf案数字化服务特点 (15) 6.11.1. 自动化程度高 (15) 6.11.2. 标准化程度高 (15) 6.11.3. 严格的质量控制 (15) 6.11.4. 文档安全性高 (15) 6.11.5. 标准的格式 (15) 6.11.6. 方便存储与管理 (16)
三)数字化加工部分 6.1. 需求分析与总结 此次项目是将中国烟草总公司XXXXX)省公司及所属11个市烟草公司的约 183 万页纸质档案进行数字化加工并将成品数据挂接到档案管理系统中，纸质档案的折分整理、扫描与图像处理、数据的挂接与光盘备份都将严格按照国家档案局相关标准及XXXXXX!档案局相关规定，结合xxxxxXS草档案现状定制加工技术规范与生产加工流程。 。据上述现状，具体人员安排，项目实施周期，采用标准及实施细则如下。 6.2. 参考的国家标准及技术规范 《纸质档案数字化技术规范》 (DA/T 31 —2005) 《连续色调静态图像的数字压缩及编码》 (GB/T 17235.1-1998 ) 《电子文件归档与管理规范》 (GB/T 1 8894-2002) 《中央档案馆接收档案的标准》 《XXXXX省档案接收和收集管理相关规定 《归档文件整理规则》(DA/T22-2000) 《档案著录规则》 (DA/T 1 8-1 999 ) 《无酸档案卷皮卷盒用纸及纸板》 (DA/T 24-2000) 《档案修裱技术规范》 (DA/T 25-2000) 《xxxxxxxxxxXX案数字化技术规范》 《XXXXX烟草档案数字化技术规范》