为规范客户服务服务人员行为,为客户提供准确、快捷、标准的服务,特制定本规范。
一、回复时效规范
客户服务中心应及时回复客户提出的服务需求。
1.一般性事项,回复时限不超过24小时。
2.需与其他部门、市分公司协调解决的事项,回复时限不超过48小时。
3.需跨省协调解决的事项,回复时限不超过72小时个工作日。
4.特殊事项应在指定时间内完成。
5.客户回复率应达到100%。
二、服务行为规范
1.接待客户或接听客户电话要做到神情专注,亲切热情,用语规范。
2.不得拒接电话,电话响铃3声内提机应答。
3.受理客户服务时不得相互推诿,扯皮。
4.办理业务过程中不得与其他人员闲聊。
5.座席员接听客户电话需要相互交流或请示时,应将客户电话置于闭音状态。
6.与客户交谈时应专心倾听、耐心解答、换位思考,不得与客户争辩顶撞,严禁讥笑客户。7.如遇特殊问题需请示或交流时,应先请客户稍候,再答复。对无法立即处理或答复的问题,应记录客户联系电话,告知回复时间。
8.对自己不懂的疑难问题不装懂、不推诿,婉言向客户解释并请相关人员解答。
9.接待客户时应遵循“先外后内”的原则,即先满足客户的服务需求,后满足内部需求。10.服务过程中发生差错,应立即向客户致歉并说明,诚恳接受客户的批评,同时立即纠正。11.客户提出表扬或道谢时,要谦虚致词。
三、服务礼仪规范
以良好的精神状态为客户服务,做到彬彬有礼、落落大方、微笑服务、热情周到。
(一)仪表
1.客户服务人员上岗工作期间须身着统一服装、佩带工号牌,服务卡置于与座席员相对应的柜台前。
2.不留奇型怪发,不染彩色头发,保持清洁整齐。
3.双手保持清洁,不留长指甲,不涂有色指甲油。
4.不喷洒味道过浓的香水。
5.岗前或工作期间禁止饮酒或含有酒精的饮料。
6.口腔清洁无异味。
7.不佩带装饰性很强的饰物和标记。
8.男员工仪容仪表要求
精神饱满,面带微笑。
不留长发,不吹染奇异发型。
随时保持面部清洁,不留胡须和鬓角。
双手清洁,短指甲。
服装合体,平整干净。
领带紧贴领口,系得美观大方。
西装口袋不放物品(笔)。
黑色皮鞋,黑色袜子,皮鞋光亮。
不得戴首饰。
9.女员工仪容仪表要求
着淡妆,面带微笑。
发型文雅、庄重,梳理整齐,长发盘好。
指甲不宜过长,并保持清洁。
穿黑色皮鞋,皮鞋光亮,皮鞋以中跟为宜。
穿长裤时配穿黑色袜子,着裙装时裙子长度适宜,配穿肤色长筒或连裤丝袜,无破洞。
不佩带装饰性很强的项链、耳环等首饰,且只能戴一件。
(二)仪态
1.站姿
站立时头部端正,面带微笑,表情自然;身体自然收腹挺胸,双臂自然下垂放在身体前;两腿绷直,保持身体端正,男子双脚自然分开,与肩宽一致;女子脚后跟要靠紧,两脚夹角约呈60度左右的“V”字型,不得倚靠它物站立。
2.坐姿
入座时,应先扶座椅后再轻稳坐下,至少坐满椅子的三分之二,脊背轻靠椅背。入座后不得翘二郎腿、双腿习惯性抖动或手上摆弄东西等不良习惯动作。从座位起身时,动作要轻缓,不得突然起身离开,离位后要将座椅轻轻推回原处。不得坐在座椅边缘或斜靠在椅背上。3.蹲姿
一脚在前,一脚在后,两腿向下蹲;前脚全着地,小腿基本垂直于地面;后脚跟提起,脚掌着地;臀部向下。
4.微笑
亲切自然,面对宾客、顾客、上级一视同仁。
(三)礼节
对待客户要主动热情、落落大方、有礼有节、不卑不亢。
1.接待
主动热情,面带微笑注视对方并上前迎接客户。
当手中有工作时,应立即放下手中工作,面带微笑注视对方,起立上前接待客户。
2.问候
见面时,应根据时间不同主动问候。如:“早上好!”、“您好”等。
在公司或外出时遇见客人,应面带微笑主动上前打招呼。
3.握手
顺序:上级在先、主人在先、长者在先、女性在先。
时间:3—5秒为宜。
力度:不宜过大,但也不宜毫无力度,握手时,应目视对方并面带微笑。
切不可带着手套与人握手。
4.引路
在走廊引路时:应走在客人左前方的2、3步处,自己走在走廊左侧,让客人走在走廊中央,与客人的步伐保持一致,并适当做些介绍。
在楼梯间引路时:让客人走在正方向(右侧),自己走在左侧。遇拐弯或有楼梯台阶的地方应使用手势,并提醒客人“这边请”或“注意楼梯”等。
5.访问客户
访问前应与对方预约访问的时间、地点及目的。
访问前应就访问议题做好必要的准备。
访问时,应遵时守约,首先介绍自己。
会谈尽可能在预约时间内完成。
告辞时,首先要表示感谢,其次再道别。
6.搭乘电梯
电梯没有其他人时:在客人(上司)之前进入电梯,按住“开”的按钮,再请客人进入;到达目的地后,按住“开”的按钮,请客人先下。
电梯内有人时:无论上下都应客人(上司)优先。
7.交谈
正式会谈前应准备好本和笔。
与客户交谈时专心致志,认真倾听,重要问题或要点应及时记录,不可随意打断客户讲话。8.告别
与客户告别时应首先表示感谢,其次再道别。如:“再见!”。
下班时也应打招呼后再离开,如“明天见”、“再见”等
四、服务用语规范
1.使用规范服务用语,建立专业、有礼的职业服务形象,使用文明服务十字用语:“您好、请讲、谢谢、抱歉、再见!”,禁止使用服务忌语。
2.实行“四声”服务:来电有迎声、问询有答声、投诉有回声、挂机有送声。
3.语速适中,语音甜美、语调柔和、咬字清晰,避免出现方言过浓的普通话。沁园春·雪
北国风光,千里冰封,万里雪飘。望长城内外,惟余莽莽;大河上下,顿失滔滔。
山舞银蛇,原驰蜡象,欲与天公试比高。
须晴日,看红装素裹,分外妖娆。江山如此多娇,引无数英雄竞折腰。惜秦皇汉武,略输文采;唐宗宋祖,稍逊风骚。
一代天骄,成吉思汗,只识弯弓射大雕。
俱往矣,数风流人物,还看今朝。