中央企业档案信息化建设工作指引20140113修改稿

中央企业档案信息化建设工作指引

目录

第一章总则 (1)

1重要意义 (1)

2指导思想 (1)

3基本原则 (2)

4工作目标和任务 (2)

5保障措施 (3)

第二章名词和术语 (4)

1规范性引用文件 (4)

2术语说明 (5)

第三章档案管理系统建设 (8)

1总体要求 (8)

2基础设施要求 (8)

3资源建设要求 (8)

4系统功能要求 (9)

第四章电子文件管理 (17)

1总体要求 (17)

2电子文件的收集与积累 (17)

3电子文件的整理与归档 (18)

4电子档案的捕获\登记与著录 (18)

5电子档案的存储与备份 (19)

6电子档案利用与网络化服务 (21)

7电子档案的转换和迁移 (21)

8电子档案的鉴定与销毁 (21)

9电子档案的移交 (22)

第五章传统载体档案数字化 (23)

1基本原则 (23)

2基本方式和流程 (23)

3组织实施 (23)

4加工流程与要求 (25)

5档案数字化加工参考标准 (34)

公司档案信息化建设发展规划

公司档案信息化建设发展规划 为了加快我公司档案信息化建设步伐，提高档案管理的现代化水平，根据山西省企业科技事业单位档案信息化建设要求，结合我公司实际情况，特制定档案信息化建设发展规划。 一、指导思想 以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应改革开放和现代化建设对档案事业发展的要求，转变工作职能，提高办事效率；以需求为导向，以档案信息资源开发利用为核心，建立档案信息网络，提高公共服务；积极推进档案资源数字化、信息化、网络化进程，促进档案事业持续、快速、健康发展，为我公司三个文明建设服务。 二、奋斗目标 积极推进电子文件的归档和电子档案管理工作，全面推进档案管理的现代化、数字化建设，建立电子档案管理标准统一、功能完善、安全可靠的模式，开展档案数字化、网络化建设，以适应社会信息化发展的需要。 1、配备和完善档案信息化建设的基础设施，使归档文件和档案管理向数字化、现代化发展。 2、电子文件归档，档案管理自动化建设取得较大的进展。 3、室藏档案数字化向档案信息网络化转化，使档案信息资源传输网络化、服务在线水平得到提高，实现信息资源共享。 4、形成档案信息安全保障体系，规范档案管理和档案信息利用行为。 三、主要建设任务 根据现有条件和工作需要，拟采取基础设施建设和资源建设三步走： 第一步：完善档案信息化基础设备。全面配备输入设备（计算机、高速扫描仪）、打印输入设备（打印机）、复印设备（复印机）、海量存储设备（硬盘、光盘设备、绘图仪器等），同时配备档案管理应用软件，使档案归档、管理现代化。 第二步：对档案室藏档案和资料条目录入计算机，并建立机读目录数据库，实现计算机编目和检索查询利用，逐步实现从文件的形成、公文管理、归档到档案的保管、管理利用的全面电子化和数字化存储，实现无纸化办公。 第三步：利用局域网，根据使用需要逐步与向公众网上开通档案信息，建立网页或网站，依托网络平台，对外发布公司档案信息或查询外界档案信息，形成档案信息资源共享。 四、主要保障措施 1、加强组织领导 为确保档案信息化建设工作的顺利开展，建立档案信息建设领导组及办公组织机构，实行工作目标责任制，分工负责，责任到人，保证档案信息化建设工作落到实处。 2、完善和规范标准 制定统一的电子文件归档，档案信息管理标准，完善电子文件的安全保障措施，以确保档案网络化给档案信息安全带来负面效应。 3、增强资金的投入 为确保档案信息化建设工作的顺利发展，公司在全力自筹资金的基础上，同时积极争取多方的重视和支持，为档案信息化建设工作提供良好的资金保障。 4、提高队伍素质 （1）、积极选派专兼职档案员参加上级组织的业务培训，进一步提高专业技术水平和分析、解决问题的能力； （2）、组织各部门兼职档案员进行信息化知识培训和计算机实际操作技能培训，切实提高有关业务人员的信息技术知识和技术技能，以不断适应档案事业发展的需要。

企业信息化建设与管理系统

浅谈企业信息化建设与管理 时间：2015-08-10 来源：学术堂所属分类：工商企业管理毕业论文本文字数：8943字 内容摘要 随着信息技术的集成化和信息网络化的不断发展，信息不仅已经成为企业发展的决定性因素，而且还是最活跃的驱动因素。在此背景下，本文分析了我国企业信息化建设的现状，阐述了企业信息化建设与市场竞争力的紧密联系，提出了如何完善企业的信息化建设来提高企业本身的市场竞争力。 关键词 集成化；信息化；竞争力 目录 第一章绪论 (4) 第二章企业信息化建设与管理 (5) 2.1企业信息化建设与管理 (5) 2.2如何加强企业信息化建设与管理 (6) 第三章我国企业信息化现状及存在的问题 (8) 3.1 我国企业信息化现状 (8) 3.2 企业信息化建设中值的思索的问题 (11) 第四章企业信息化与市场竞争力的关系 (17) 4.1 提高企业的整体管理水平 (17) 4.2 促进组织结构优化，为企业赢得竞争优势 (18) 4.3 加快企业信息化建设的步伐来赢得市场 (19) 总结 (21) 参考文献 (22) 后记 (23) 第一章绪论 当我们迈进21世纪的时候，加入WTO（世界贸易组织）成为我国“十五” 计划的良好开局和重要内容而备受国人重视。加入WTO旨在使我国经济融人世界经济主流之中，缩短我国与西方发达国家的经济差距；但我们也必须看到“入世”

不仅在经济运作层面和体制制度层面对我国产生冲击，同时，企业建设和管理文化层面也同样受到影响。 加入WTO以后，我国经济将采用信息化带动工业化的发展战略，实现跨越式发展。信息化建设首先要从基础工作抓起，主要有办公自动化的管理、业务管理、信息服务等；只有做好这些信息化的基础工作，才能进一步加强信息化建设 第二章企业信息化建设与管理 2.1 企业信息化建设与管理 企业息化建设是一项系统化工程，它涉及到办公自动化、业务管理科学化、信息服务网络化、商务活动电子化等等这些对企业的未来发展带来新的机遇。 1 办公自动化管理 随着时间的推移，企业文件资料积累堆积如山，给文件保管、查询带来极大困难。传统的办公程序，从文件起草、传阅、审批、归档、借阅等各个环节，常常存在浪费纸张、文字不清、传阅不及时、文件去向不明等现象。而信息化下的办公自动化。只要一台电脑，将所有文件输入进去，无论何时何地，通过主题词和全文检索进行查询，这样做既安全又省时，又准确，能够极大地提高工作效率。 2 业务管理科学化 在信息化条件下，企业的业务从调研、立项、签约、履约到后期的服务，都可以进行科学管理，例如快速准确计算各种存在大量内部运算关系的业务报表，随时掌握大量的现有客户和潜在客户，对业务市场做出科学的预测和分析，对租赁合同、工程项目合同等各种业务数据建立数据库，利用检索查询程序生成各种报表，绘制各种统计图形，实现日常管理、综合分析和预测功能。 3 信息服务网络化 企业利用现代网络技术，可以在互联网上建立自己的网站，宣传自己的产品服务于客户，并与其他企业建立实时互动的信息交换，达到生产、流通、交换、消费各环节的统一协调。 利用网站向客户提供详尽的企业产品信息和服务介绍，减少企业宣传成本；利用网站向客户直接进行产品销售和提供服务。增加企业收入；利用网站建立企业信息系统，提高工作效率。企业建立网站后还可以设置自己企业域名下的电子信箱，大大提高企业通讯效率，提高市场竞争能力，极大降低经营成本。借助互联网，决策者得以迅速了解党和政府的路线、方针、政策与新闻，及时掌握国内、国际市场行情和供求信息。 4 商务活动电子化

论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设

论基层烟草分公司内部档案管理工作的信息化建设 最近几年是我国档案事业变化最大和变革最快的一段时期，档案管理人员综合素质有了明显的提升，但是档案的信息化管理滞后于技术的发展。本文分析了基层烟草分公司档案管理中存在的问题，并提出了有效地改进措施。 标签：基层烟草分公司档案管理信息化建设现状对策 现代信息技术的发展随着计算机和网络技术的进步而发展，在信息化时代，传统的档案管理模式已经不再符合时代发展的需要，利用先进的计算机技术实现科学和高效的档案管理是当前的新要求，也是档案管理迈上一个新台阶的有利时机。在档案管理中运用计算机技术，是档案管理工作走向办公自动化的必由之路。而且，把计算机技术运用于档案管理中，是高科技对管理现代化的重要提升，它具有传统的手工管理方式所不具备的明显优势，比如，可以快速的进行信息检索，准确的查找需要的资料，可以存储海量的信息，使用周期较长，对信息的保密性好，管理的成本较低等，这些优势提高了档案管理的工作效率，将档案工作人员从传统的繁琐的手工作业中解放出来，提升了管理的水平，减少了人力、物力、财力在档案管理中的投入，改变了我国档案管理与发达国家之间的差距，使档案部门的管理走上科学化、现代化、精细化的管理道路。 1 基层烟草分公司档案管理的现状 1.1 档案材料不够精确 因为缺乏专业的档案管理人员，再加上部分人员工作态度主观随意，由于一些单位、人员的工作经常变动，导致基层烟草分公司档案的记录时常中断，缺乏统一性，有的甚至出现信息错误，档案的不完整性使档案管理没有权威。 1.2 档案管理的硬件落后 基层烟草分公司的档案室大多设备不到位，没有实行电子联网，依然用手工操作的方式进行档案检索和利用，多样化的档案信息无法实现网上共享。 1.3 档案管理人员的素质有待提高 档案管理是一项系统性工作，具有很强的政策性和规范性，需要管理人员具有一定的政治素养和专业技能。然而，一些基层烟草分公司档案管理人员缺乏专业的工作技能，没有接受过专业培训，有的兼任多份工作，没有时间和精力对档案进行规范化管理。 2 提高基层烟草分公司档案管理工作信息化建设的对策 2.1 应用计算机技术实现档案的现代化管理

公司档案管理办法

公司档案管理办法 Company number：【WTUT-WT88Y-W8BBGB-BWYTT-19998】

公司档案管理办法一、总则 （一）为规范公司的档案管理工作，有效地保护和利用档案，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，维护公司利益，防止重要文件、资料的遗失，特制订本办法。 （二）本办法是依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及《企业档案管理规定》（档发〔2002〕5号）和《国有企业文件材料归档办法》（档发〔2004〕4号）有关规定，并结合公司实际工作制定。（三）办法所称档案指我公司成立以来在项目建设、项目管理、物资采购、人事劳资、财务审计、培训教育及工会、党政团工作等活动中形成的对公司有保存价值的文字材料、图表、图片、声像资料等不同形式的历史记录。 （四）公司档案的形成、积累、整理和归档工作要列入各类经营管理程序中，列入公司有关部门的职责范围和有关人员岗位责任制中。对于公司其他管理制度中有对某类档案规定执行细则的，遵照细则办理。 （五）公司档案工作实行分级负责、分类管理的原则。各部门配备专职的档案管理工作人员，明确岗位责任，实行岗位责任制，并保持档案管理人员的相对稳定。档案管理人员应当忠于职守，遵守纪律，具备相应的专业知识和业务能力。 二、档案分类 （一）归档文件材料的来源 1、公司及公司各下属机构或职能部门形成的文件材料； 2、外来的（包括上级、下级和同级）对本单位有一定保存价值的文件；

3、以公司资质中标项目的竣工验收资料； 4、参与的合作项目中合作单位应提供的文件材料。 （二）公司档案分类 公司档案按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等；按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等；按照记述内容的不同可划分为六类，分别是：企业管理档案、党群工作档案、行政办公档案、人力资源档案、财务会计档案和项目管理档案。 1、企业管理档案： （1）公司章程及企业批准设立文件等； （2）公司营业执照、税务登记、资质证书、代码证等； （3）公司董事（股东）会会议文件、指示、通知、决定等； （4）国家相关单位或上级单位发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等；（5）公司合同及其他法律事务资料； （6）公司发展规划、工作计划、统计报表，年度总结等； （7）公司安全管理资料； （8）公司获得的荣誉证书、奖状、奖杯等； （9）公司简介、大事记、宣传册、内部刊物、照片、录音、录像等； （10）图书、杂志、报纸、情报资料等。 2、党群工作档案： （1）国家相关单位或上级党委、纪检监察部门、团委、工会发布的有关法规、指示、决定、决议、通知等； （2）公司党支部、团支部、工会的会议文件、指示、通知、决定等；

国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知

国家档案局中央档案馆关于印发《全国档案信息化建设实施纲要》的通知 档发〔2002 〕8 号 --------------------------------------------------------------------------------------------- 各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局、馆，新疆生产建设兵团档案局、馆，中央和国家机关各部委档案部门，总参档案局，解放军档案馆，武警部队司令部办公室，各人民团体档案部门，中国照片馆： 为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，实施信息化带动策略，以档案信息化带动档案事业各项工作的开展，促进全国档案事业现代化水平的提高，根据《全国档案事业发展“ 十五” 计划》的总体安排，研究制订了《全国档案信息化建设实施纲要》，现印发给你们，请结合本地区、本部门实际贯彻执行。 国家档案局中央档案馆 二○○二年十一月二十五日“ 十五” 期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“ 三个代表” 重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 “ 十五” 期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化的数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“ 十五” 末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 一、档案信息化基础设施建设 ⒈继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到“ 十五”末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90% ，县以上各级国家档案馆达到70% ；中西部地区省级机关档案部门达到80% ，县以上各级国家档案馆达到50% 。 ⒉各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到“ 十五” 末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以北京市、天津市、江苏省为试点，80% 的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。 ⒊西部地区要把档案信息建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。 二、档案信息资源建设 ⒋加强档案目录数据库建设。充分运用计算机技术，加快档案目录数据库建设，提高档案检索利用服务质量。到“ 十五” 末，有条件的省级档案馆全部馆藏档案案卷级目录都要实现机检，重要全宗档案逐步实现文件级目录机检。

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定(国家档案局令10号)

企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 国家档案局令第10号 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》已经国家档案局局务会议审议通过，现予公布，自2013年2月1日起施行。 局长杨冬权 2012年12月17日 企业文件材料归档范围和档案保管期限规定 第一条为便于企业正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，促进企业依法经营和规范管理，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》，制定本规定。 第二条本规定所指的企业文件材料是指企业在研发、生产、服务、经营和管理等活动过程中形成的各种门类和载体的记录。 第三条各级档案行政管理部门依照企业资产关系分别负责对企业文件材料归档范围和档案保管期限表编制工作进行业务指导和监督。 第四条企业文件材料归档范围是：

（一）反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料； （二）本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料； （三）本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料； （四）有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企业各项活动具有查考价值的文件材料。 第五条企业下列文件材料可不归档： （一）有关机关和上级主管单位制发的普发性不需本企业办理的文件材料，任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； （二）本企业文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性来信、来电记录，企业内部互相抄送的文件材料，本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料，有关工作参考的文件材料； （三）非隶属关系单位发来的不需贯彻执行和无参考价值的文件

浅析企业档案信息化建设

浅析企业档案信息化建设 【摘要】档案信息电子化是大势所趋，势在必行。档案工作必须增强全局观念，进一步树立服务意识，落实创新服务手段，不断拓展服务领域，积累经验完善措施，提升档案事业发展质量和水平，为社会和谐经济建设保驾护航。 【关键词】企业档案；档案管理；信息化建设 目前，随着我国企业信息化建设进程快速发展，档案信息建设也成为档案界普遍关注的问题。应当说，信息化为档案事业发展带来了前所未有的挑战和发展机遇，加强档案信息化建设成为档案事业适应时代发展的必然选择和提高档案信息服务水平的必由之路。因此，如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。 １．目前档案信息电子化建设存在的问题 (1)档案软件没有信息管理功能，缺乏通用性。档案部门使用的计算机规格型号不一，各自开发的软件不能互用，并且没有一个既适用于文件检索又可用于档案信息管理的计算机管理软件系统。 (2)目前还没有一个达到数据交换的机读目录档案系统，档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差。 (3)标准化、规范化档案工作有待提高。由于历史原因，档案业务基础差，案卷质量不高，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差;档案自动化工作尚无统一标准，仅着眼于某一个档案馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，制约了档案信息电子化建设。 (4)档案的技术标准、组织工作程序标准未从计算机信息处理技术特点和发展考虑，越来越多的归档“文件资料”是磁盘、光盘，现行的档案整理、分类方法、著录标准及有关规定已不能完全适应客观形势发展的要求。 (5)档案信息管理人员的素质有待提高。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才就更紧缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。 2.档案信息电子化的发展趋势 办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化，诸如文件的起草、签发、催办、归档等运作过程在计算机和通讯线路中进行，这样档案的前身必须以机读文件为主要形式，那么档案也自然以机读形式存在，这些档案的利用方式与纸质载体档案的利用方式有很大差异。这种变化预示着档案工作者将面对更多的以磁盘为载体的机读形式档案。广大信息检索者关心的是信息的内容，这些信息可能来自不同的机读形式的档案中，把这些档案信息综合系统地提供出来是档案工作者义不容辞的责任。不失时机地提供有价值的档案信息，必须有一个“去粗取精，去伪存真”的过程，使得机读形式的档案信息具有系统性、真实性、有价值性，用户才能获得更为完善的服务。 3.增强档案信息电子化创新服务手段 (1)建立档案业务工作网页，开展网上利用服务。例如:建立档案业务内部局域网，充分利用机关、企事业单位的网站制作网页，积极组织上网数据和信息，使档案管理服务系统实现档案信息的网上检索，为用户提供更好的服务。 (2)建立“电子文件(档案)数据管理中心”。档案馆(室)与企事业单位信息管理部门可加强密切配合，建立“电子文件(档案)数据管理中心”。该中心设在企事业

企业档案管理信息化建设的现状及对策

企业档案管理信息化建设的现状及对策 摘要所谓的档案信息化，从专业的角度来看，即通过利用信息技术、网络技术以及计算机技术对档案信息进行系统的开发、管理以及处理等，充分满足社会及群众的多元化、个性化需求。档案信息化建设是同一种信息载体、管理、检索及存储变化的一系列动态过程，亦是建设信息数字化的必经之路。在当前的社会背景之下，档案管理信息化建设极为重要，不仅能够提高档案管理工作的质量及效率，同时亦具有推动经济、社会可持续发展的作用。本文通过探究档案管理信息化建设过程中存在的问题及困境，提出了有效的解决策略，期望可对相关领域有所裨益。 关键词档案管理信息化建设普遍问题对策 一、引言 众所周知，档案信息化管理不仅是提升企业服务意识的有效方式，亦是迎合市场发展趋势的必然选择。近年来，档案部门加大了档案管理信息化建设力度，试图使档案工作与社会发展同步。档案管理部门则应以档案信息化建设为契机，进一步加强基础工作，改革创新档案管理工作体制与运行机制，切实提升档案管理工作服务保障能力和水平。 二、当前企业档案管理信息化普遍存在的问题

1、企业对档案管理信息化的意识比较淡薄 相对来说，企业档案管理信息化耗费的资本较高，且系统建设极为复杂，稍有不慎，便会出现差错。很多企业管理者并未给予档案管理高度重视，认为这项工作可有可无，无法给企业带来利润，更愿意将资金投入到产品销售、工程建设、制度改革以及设备引进等方面，然而，正是由于对档案管理工作的疏忽，缺乏引进数字化设备及系统的资金支持，导致文件、数据的收集、归档、整理及处理现象十分混乱，无法实现资源共享。再者，因为企业管理者缺乏先进的管理观念，并不重视专业教育及业务培训等活动，因而，很多档案管理工作者缺乏业务能力、服务意识，且管理水平较低，降低了档案管理工作的水平及效率。 2、企业档案管理信息载体形式多元化 在当前信息化的管理背景之下，纸质载体档案已经被淘汰，电子档案更利于资源共享，方便人们浏览、查阅信息。现代化网络计算机技术的有效利用，令企业在产品生产、研发以及工程规划、施工等过程当中，形成图像、声音、图形、视频以及文字等多媒体信息，更好的反映三维仿真以及二维绘图。常见的档案信息载体包括：软磁盘、磁带、照相胶片以及纸质等，应将其放置于干燥、安全的地方，以免因为发生虫害、自然老化及潮湿等原因导致内容的缺失，促使系统无法顺利、稳定运行。

企业信息化建设方案

企业信息化建设整体规划 一、信息化需求分析 1、信息化现状 企业的信息化建设，能促使企业业务处理程序和管理程序更加合理，从而有助于增强企业的快速反应能力；能进一步促进企业资源的合理高效利用，使其在现有资源条件下达到最佳利用效果，求得最大的经济效益。当前，公司高层重视信息化建设，大胆采用计算机等先进技术，加快了信息化建设的步伐，已取得了一定的成绩。 今年3月份以来公司开始实施的K3-ERP系统，基于SQL Server数据库。该系统目前运行正常，已实现客户端与远程正常访问。公司已购买了供应链模块以及应收款管理和应付款管理两大财务模块。公司依托该信息平台开展各项业务，同时财务部已将账务与ERP系统有机结合，有效地保障了公司各项业务的运转。财务当前使用软件NC系统与集团总部对接，目前用于财务基本核算，其他功能还没完全用起来。 2、存在的问题 信息化应用总体水平较低，虽然以K3ERP为信息处理中心，但尚未建立起企业级的信息化应用平台，并非所有工作都纳入到信息化 系统中。部分员工尚备有自己的手工台账。 存在信息孤岛，数据得不到有效利用与分享。企业知识共享平台尚未完全搭建和利用起来。 信息化建设力量还不够强大，没有形成一支具备较强规划、开发、实施、维护、升级的信息技术队伍，基本网络设施维护依赖于厂商支持。 缺乏利用信息技术提高管理再造的能力、意识和实际效果，绝大

多数系统更多的应用在操作级效率的提升方面，对不同层次的管理者、决策者进行管理、决策分析的支持力度不够，对日常业务运作流程的规范不够。 3、主要要求 建立企业具有全局性，可扩展的基础数据标准。在当前企业单个应用系统无法包容业务部门的全部需求时，需构建一个可扩展、具有张力和弹性的基础协同架构，解决在网络环境下业务集成的需要，将应用程序的不同服务通过这些服务之间定义好的接口和契约联系起来。使得现在或将来的应用可以以一种统一和通用的方式进行自由的交互。 需要设计三层平台支持整个企业信息化，三层平台分别是——硬件支撑平台、软件支撑平台、应用系统平台。硬件支撑平台是整个信息化的基础，软件支撑平台是信息系统应用的支撑，应用系统平台是企业实现管理信息化的手段。 应用系统平台是实现管理信息化的手段，在信息系统应用平台上企业应部署四个层面的应用：运营层、管理支持层、决策层、呈现层。其中运营层由支持企业业务开展的运行系统构成；管理支持层是由企业管控系统和管理支持系统构成，是既代表公司总部监管业务开展又是支持下属公司业务开展的系统，通过系统支持公司有效的集权与放权；决策层是构架在运营层和管理层之上的决策支持系统，为管理者进行有效决策提供信息化支持；呈现层是通过内、外部门户展现企业信息并实现个性化内容管理。 软件功能至少应包括数据显示与查询、图形显示、报表显示与打印、曲线图分析、上下限预警、数据存贮、进销存管理、应收与应付款管理、信用方案的初步建立等功能。 支持B/S结构，易于公司信息门户挂接，实现数据共享。 在上述基础上构建企业信息化建设平台，综合运用现代管理技术和信息技术，实现集团公司内的管理、经营、决策等各方面的总体集成，

企业档案工作规范

企业档案工作规范 1范围 本标准规定了企业开展档案工作的体制和制度的要求，提出了档案工作业务、档案管理信息化、档案工作设施设备配置等方面的规范。 本标准适用于企业和企业化管理的事业单位。 2 引用标准 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 ISO 15489 《信息与文献、文件管理》 GB／T 17678．1—1999 《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》 GB/T 11822—2000 《科学技术档案案卷构成的一般要求》 GB/T 11821—2002 《照片档案管理规范》 GB/T 18894—2002 《电子文件归档与管理规范》 DA/T 12—94 《全宗卷规范》 DA/T 13—94 《档号编制规则》 DA/T 15—95 《磁性载体档案管理与保护规范》 DA/T 18—1999 《档案著录规则》

DA/T 1 —2000 《档案工作基本术语》 DA/T 22—2000 《归档文件整理规则》 DA/T 28—2002 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 DA/T 31—2005 《纸质档案数字化技术规范》 DA/T 32—2005 《公务电子邮件归档与管理规则》 JGJ 25—2000 《档案馆建筑设计规范》 3 术语与定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1 企业档案 business archives 企业在生产、经营、管理等各项活动中形成的对国家、社会和企业有保存和利用价值的各种形式的历史记录。 3.2 企业档案工作 business archives work 企业在履行档案管理职责过程中的活动。 3.3 三纳入 three incorporation 将档案工作纳入企业领导工作议事日程；纳入企业规章制度及工作流程；纳入企业有关人员的经济责任制或岗位责任制。

档案管理暂行规定

档案管理暂行规定 第一章总则 第一条为加强企业档案管理工作，确保企业档案的完整、准确、系统和安全，促进档案工作为企业发展服务。根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》、《国有企业文件材料归档办法》及烟草行业档案管理制度等相关文件精神，结合本企业实际情况，特制定本规定。 第二条档案管理的基本原则 坚持统一领导、分级管理的原则，以维护档案的齐全、完整与安全。 第三条定义 1．企业档案：企业在生产经营和管理过程中形成的对国家、社会和企业具有保存价值的各种形式的文件材料，包括实物、照片、缩微片（带）、声像带（盘）、磁盘、光盘等。 2．文书档案：是企业党政工团等机构在政治、经济活动中形成的，记述和反映有关职能活动的历史记录，及企业在生产、技术、经营等管理活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括计划、生产、技术、物资、财会、质量、销售等管理，以及企业获得的奖状、证书等荣誉实物，照片、声像带（盘）、磁盘、光盘。 —1—

3．科技档案：是企业在产品生产、基本建设、设备仪器、科学技术研究活动等方面形成的，具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像带（盘）、磁盘、光盘等各种形式载体的历史记录。 3．1 产品类档案：是企业在产品开发、立项、设计、试制，生产、检验、包装过程中形成的，具有凭证、查考作用和利用价值的文字材料、图纸、图表、及产品获得的奖状、证书等。 3．2 基本建设类档案：是企业在基本建设项目的提出、批准、设计、监理、施工、竣工、验收、维修使用等全过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、图表、照片、声像带（盘）、磁盘、光盘等。 3．3 设备仪器类档案：是企业自制、购买、安装调试、验收、使用、维修设备仪器仪表过程中形成的具有保存价值的文字材料、图纸、照片、声像带（盘）、磁盘、光盘等。 3．4 科学技术研究类档案：是企业在科学技术研究活动中形成的、具有保存价值的文字材料、图表、数据、声像等各种形式载体的历史记录。 4．会计档案：是企业记录和反映经济活动，具有保存价值的各种凭证、帐簿和报表等会计核算专业材料。 5．干部职工档案：是企业在培养、选拔和任用过程中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料。 —2—

企业档案管理发展的信息化之路

企业档案管理发展的信息化之路 作者：张鑫梁枫 来源：《办公室业务》 2018年第3期 【摘要】随着网络技术的快速发展，企业都在积极寻找适应网络时代的管理方式，探索企 业的信息化建设，其中企业的档案管理是信息化建设的重中之重。不断提高档案管理的信息化 程度以及完善信息化档案管理的新型模式，能更好地适应企业在新时代的发展，并不断提高企 业自身的竞争力。 【关键词】企业管理；档案；信息化 时代总是在发展的，任何人无法阻止时代前进的脚步，我们面对新的时代能做的就是顺应 它的发展。在当前网络技术不断发展并日益完善的情况下，网络冲击了各行各业，可以说如果 一家企业不重视计算机网络技术的运用，那么最后的结果一定是被时代所淘汰。所以在企业档 案管理中引入信息化的管理理念，不仅顺应了时代的发展，而且能够促进企业良好运作。 一、实现信息化的重要意义 （一）体系更加完善。一家企业的发展必然有着它独特的管理体系，体系对于企业的日常 管理、财务运作、人员安排都至关重要，所以企业无论何种工作的进行，都需要一个完善的体 系去支撑。企业的档案管理长久以来依靠落后的人工管理模式，体系也是繁杂，没有形成一个 良性循环，实际操作中也是问题不断。而将信息化这一理念引入档案管理中就会很好地解决当 前面临的问题，如果一旦实现档案管理的信息化，那么整个管理体系就会非常适应当前的整体 趋势。一家企业也会愈发呈现出勃勃生机的状态，企业员工也更加勤勉工作。可见体系对企业 的发展是何等的重要，而企业的档案管理工作平常又是繁琐复杂的，发展档案管理的信息化是 必然趋势。 （二）提高效率。档案管理工作对企业的发展有着非常重要的意义，如果档案整理的非常好，那么对后续发展战略的制定都有很大的参考价值。长久以来的档案管理都单纯依靠人工去 完成，这种方法不仅效率低下，而且准确率也是无法保障。大量的工作不能及时完成，遗漏的 档案也无人问津，档案的归类与保存也是混乱不堪的。这种情况下使用信息化的管理模式是再 好不过的选择了。工作人员运用计算机网络可以准时完成巨大的工作量同时又能保证准确率， 而且操作十分便捷，节省了大量的时间。在当今生活愈发趋于快节奏的情况下，节约了时间就 意味着省去了许多不必要的开支。效率提高了，那么企业的运作就会更加流畅，企业的核心竞 争力自然就显现出来了。 （三）保证档案的真实性。档案管理追求的就是原模原样地将资料分门别类存放起来，人 工操作难免出现一些错误，这样对档案管理是非常棘手的问题。将档案管理工作交由计算机系 统来完成，肯定会减小错误发生的可能性，毕竟程序一旦设定好就不易出现错误。企业把档案 管理看作之后发展计划的参考，那必然希望这些档案能真实反映出一些问题，以供后来者参考。将档案信息化存储入计算机中，可以令这些档案以本来的面目保存起来，这大大保证了档案的 参考价值。 （四）便于存储与查阅。企业将档案整理好并存储起来，为的就是以后方便查阅，以往的 工作不仅存储起来麻烦，查阅以来也是要费些功夫的。这种形式已很难适应当前的企业需求， 终究会被淘汰，所以信息化理念必然会得到企业的认同。因为这种模式不仅能快速录入档案， 查阅起来操作也十分简便，节约了大量人力、物力、财力，势必会推动企业的进一步发展。 二、如何实现档案管理的信息化

全国档案信息化建设实施纲要

全国档案信息化建设实施纲要 （国档发[2002]8号国家档案局中央档案馆2002年11月25日印发） “十五”期间，全国档案信息化建设的指导思想是：以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，适应国家信息化建设和档案事业发展的要求，把档案信息化纳入国家信息化建设的总格局，以档案网络建设为基础，以档案信息资源建设为核心，以扩大档案信息资源开发利用为目标，加快推进档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的进程，促进档案事业持续快速健康发展，为改革开放和现代化建设服务。 “十五”期间，全国档案信息化建设的目标和主要任务是：本着统筹规划、统一标准、分级建设、安全保密的原则，加快档案信息化基础设施建设，加强电子文件归档和电子档案的规范化管理，推动馆藏档案的数字化和数据库建设，在部分中心城市建设示范性数字档案馆，开展公众网上查询档案信息服务，加快推进档案信息化标准体系、安全保障体系和人才队伍建设。到“十五”末，各省、自治区、直辖市档案部门要努力建设并投入使用一批内部局域网，基本实现档案管理现代化和办公自动化；依托当地电子政务建设工程，建立为各级党政机关服务的档案目录信息中心，为逐步构建中国档案文献数据库创造条件；依托公众信息网，建立面向社会、服务公众的档案网站，逐步构建全国档案工作信息网。 一、档案信息化基础设施建设 1.继续推进运用计算机管理档案，提高各级各类档案馆、档案室计算机和网络技术的应用程度，逐步提高档案信息化水平。到“十五”末，全国应用计算机管理档案的普及率，力争东部地区省级机关档案部门达到90%，县以上各级国家档案馆达到70%；中西部地区省级机关档案部门达到 80%，县以上各级国家档案馆达到50%。 2.各省、自治区、直辖市档案局馆都要建设和完善局域网，并且与当地政务网联通。到“十五”末，各省、自治区、直辖市及主要中心城市档案局馆力争全部建立局域网；省以下档案局馆的局域网建设以北京市、天津市、江苏省为试点，80%的区县市档案局馆建立局域网并与当地政务网联通。 3.西部地区要把档案信息化建设纳入实施西部大开发战略的范畴，充分发挥后发优势，逐步推进西部地区档案部门计算机和网络技术的应用，努力探索一条适合当地档案信息化建设的路子。 二、档案信息资源建设

中国石油天然气集团公司档案工作规定

中国石油天然气集团公司档案工作规定 第一章总则 第一条为规范中国石油天然气集团公司（以下简称集团公司）档案工作，加强档案业务建设，发挥管理职能，根据《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》等有关法律法规，制定本规定。 第二条本规定适用于集团公司总部机关及所属企事业单位（以下简称各单位）。 第三条本规定所称档案是指各单位在生产建设、科学研究、经营管理等各项工作活动中形成的，具有查考利用价值的，并且经过专门保管机构整理后集中保管的各种载体的原始记录。 第四条档案是各单位资产的重要组成部分，档案工作是各单位生产、经营和管理的基础工作。集团公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，坚持资源整合和资源开发，为各项工作提供有效服务。 第二章档案管理机构和人员 第五条集团公司办公厅是档案工作的归口管理机构，其主要职责是：

（一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，组织制定集团公司档案工作的各项管理制度。 （二）制定和实施集团公司档案事业发展规划和年度计划，对集团公司档案工作实行统筹规划和宏观管理。 （三）组织、指导、检查、监督、协调各单位档案业务工作。 （四）负责总部机关档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导总部机关各部门、临时项目组和重大活动组织机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。 （五）负责组织协调集团公司档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。 （六）负责档案信息化建设。 （七）负责档案编研工作。 第六条各单位档案工作机构的基本职责是： （一）负责宣传贯彻国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，执行集团公司档案工作的各项管理制度。 （二）制定和实施本单位档案工作规划和计划。 （三）负责本单位档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和提供利用。指导本单位各部门、临时项目组和重大活动机构文件材料的形成、积累、整理及归档工作。对所属单位的档案工作进行监督、检查、指导和考核。 （四）负责组织本单位档案教育、档案宣传、档案科学技术研究和档案业务的交流与培训工作。

现代企业档案管理工作的信息化建设探析戴春艳

现代企业档案管理工作的信息化建设探析戴春艳 发表时间：2018-10-18T09:48:52.953Z 来源：《防护工程》2018年第14期作者：戴春艳 [导读] 经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下 戴春艳 广汽汇理汽车金融有限公司广东省广州市 510000 摘要：经济的快速发展，我国的经济体制也随之不断改变。科学技术对各行各业的影响逐渐增大，在这样的背景下，企业必须实现档案管理的信息化，才能使企业跟上时代的发展步伐，在激烈的市场竞争中赢得主动权。档案的信息化建设对于企业的长远发展具有十分重要的作用，企业领导必须重视这一工作，积极推动这项工作的开展。 关键词：现代企业；档案管理工作；信息化建设 导言： 随着改革开放的不断深入和科学技术的发展，企业的管理工作开始向信息化和科技化转型，特别是企业的档案管理。企业档案不仅仅是国家档案资源的来源之一，也是当前企业日常运作的凭证和参考，随着信息化的深入，企业当权管理逐步实现了自动化、网络化和数字化的管理，信息管理的决策逐步智能化。但是智能化、电算化的企业档案管理工作依然还存在某些不足。下面我们对当前企业档案管理的信息化现状进行简要的分析。 1、档案管理的重要性 随着经济发展和社会进步，市场经济的脚步加快，我国企业开始对自身发展方向和要求进行了调整，同时对档案工作的重视程度加强。做好档案管理工作对企业发展带来了巨大经济效益，起到了重要作用。企业的平稳运行，离不开档案管理这个重要组成部分的保障，档案管理已经渗透到企业的各项工作中，所以加强对档案管理工作的创新具有十分重要的意义。一个企业的发展，尤其是更好更快发展，需要各项工作互相配合进行，不仅需要做好工作管理，还需要综合考虑到其他各方面的状况，良好的档案管理是企业经济效益的催化剂和助推器，也就是说有效进行档案管理工作保证了企业的经济效益，同时也使企业满足了时代的发展趋势。当前，企业档案管理工作处于创新、改革、转型的重要阶段，同时也充满了挑战。所以对企业而言，要有效地收集和整理档案，并对档案进行分析，根据时代的发展情况对企业进行合理评估，提供企业未来发展方向，使企业与时代发展同步。良好的档案管理还能提供良好的企业环境和制度保障，进一步增强企业整体水平，最终保障企业的经济效益。 2、企业档案管理信息化建设的问题 2.1企业基础设施薄弱，总体结构不科学 首先，企业档案管理信息化建设应当引进计算机设备，应当运用并发展互联网技术，这些均应当具备较多的资金与技术。当前诸多企业特别是中小型企业技术水平较差，设备与资金不充分，以此妨碍了企业档案管理信息化的建设。其次，被资源影响。大部分规模小、效益差的中小型企业较难在档案管理中融入信息化，企业档案管理信息化建设更加无法涉及。而规模大、效益佳的大型企業能够完成档案管理的信息化建设，在有效运用资源的条件下能够不断扩充规模，提升效益。这一结构的不正确性妨碍了企业的进步。 2.2缺乏宏观指导统筹规划盲目建设现象严重 企业档案管理信息化建设应该是一个系统科学的过程，需要建立的宏观指导统筹规划的基础上。可是，目前一些企业过于追求所谓的信息化建设目标，没有对企业当前档案管理中的具体问题进行具体分析，存在着盲目建设的现象，不仅影响了档案管理信息化建设水平的提高，在一定层面上也影响了企业信息化管理资源的统筹与整合。还有的企业没有从长远的角度来对档案管理工作进行系统的规划，在档案管理的具体实施过程当中存在着中心工作不突出，管理效率较低的现象。这些现象都从侧面显示出企业在档案管理的信息化建设方面还有着很长的一段路要走。 2.3基础条件薄弱技术资金不足人才建设不到位 在企业进行档案管理工作信息化建设的过程当中，需要借助相关的专业人员以及必要的资金技术来实现综合发展，目前我国一些企业由于基础条件比较薄弱，在相关的人力资源储备、资金投入方面存在着一定的短板，这在现实上影响了现代企业档案管理信息化的建设水平。目前，从整体上来看，我国在档案管理人才的培养质量与数量层面还存在着一定的不足，在一定层面上也制约了企业档案管理信息化建设的发展。 2.4信息化建设的运用水平不强 尽管当前企业的档案部门都统一开发了专业的档案系统办公软件，也都建立了自己的数据库，每个部室都拥有打印机等基础IT终端和外设产品，但是，大部分的档案部门的计算机仍然仅停留于文字处理、数据收集和数据检索上，网络设备的利用率依然较低，信息化建设的运用水平不强，对互联网的参与度远远不够。 3、现代企业档案管理信息化建设对策 3.1树立企业档案信息化观念 企业档案管理工作不仅有助于保存企业重要的文件资料，对于提升企业知识资源的统筹与规划，提升企业的核心竞争力也有着极为重要的现实意义。因此，在今后企业日常的运营和管理过程当中，企业负责人应该在思想层面高度重视企业档案管理信息化建设，树立企业档案信息化观念，不断地加大对企业档案信息化建设所需要的投入力度，为企业档案信息化建设营造良好的氛围。例如，烟台南山集团将企业的档案信息化管理纳入企业重要的发展战略。通过不断的完善档案信息化管理的组织建设、支持体系，该企业档案管理工作取得了丰硕的成果，在企业发展战略的制定以及综合营运水平的提升等方面做出了不少的贡献。 3.2大力建设档案管理的信息化技术 企业的档案管理信息化建设是与先进的信息技术分不开的，企业必须加强企业档案的存储技术，提高企业信息的文件归档能力，在此基础上增强每一位员工的安全意识，在日常工作中积极发现和避免出现安全隐患，防止档案中出现错误信息，为档案的信息化建设提供保障。企业要引进先进的技术设备，为档案管理配置高标准的磁介质档案存储设备，从而解决企业数字信息收集困难的问题。企业还应当加强对档案原件的管理，保证档案的完整性和全面性，在档案安全方面要做到两点：一方面要加强建筑消防报警等安全设施的建设，保护