2015.06.23 如何开好质量分析会1

如何开好质量分析会？

在公司里开会似乎是很正常不过的事，什么生产会、质量会、例会、年会、月会、班前会、成本会……细数起来十到二十几个会肯定是有的，但是不同的会有不同的目的，今天就和大家一起说说质量分析会怎么开，个人观点，请多多指点。

质量分析会顾名思义就是对质量问题进行的专题分析会，通常会分为部门内部的质量分析会，质量专项分析会，月度质量例会，还包括质量事故处理的一些专题会议等等。今天我主要和大家一起说说如何开好这个质量分析会。

首先要制定一个质量分析会的制度，这个制度不一定是GMP制度可以是公司制度，要明确规定什么情况下召开质量分析会。

比如：我们有这样一个文件《质量分析会管理程序》文件中规定“应定期或不定期召开质量分析会议，研究分析质量情况。对质量问题要制定纠正和预防措施，并作好《质量分析会议记录》。质量分析会分为公司质量分析会、生产部（仓储）质量分析会和班组质量分析会三级。质量分析会公司至少每年召开一次、生产部至少每季度召开一次、仓储质量分析会至少每半年召开一次、班组质量分析会不定期根据实际情况召开。如有特殊的质量问题需要解决，每级均可临时组织召开质量分析会议；如没有生产召开时间可顺延。”

其中公司级质量分析会做了如下规定：

1、公司质量分析会由质量保证部组织，质量受权人主持，每年召开一次，总经理、质量受权人（质量管理负责人）、生产管理负责人、生产部门主管、QA管理人员、QC 负责人及相关部门主管均到会参加。质量受权人不能出席会议时，由质量转授权人主持公司级质量分析会。

2、公司质量分析会的内容：

○1对每年产品质量情况的汇总通报，通报上次分析会决议的执行情况。

○2各部门分别反映本部门需其它部门、岗位配合解决的质量问题或属于全公司的质量问题等，生产部主管进行分析考核车间的产品质量、技术指标完成情况。指出主要的影响产品质量及技术指标的问题，找出薄弱环节，提出相应的技术改进措施，对关键的和共性的问题提出协调解决方案，总结生产技术经验。

○3与会人员共同分析并讨论、研究，提出有关整改建议和处理意见，会议主持人作总结，明确遗留问题的处理意见和下年度需要落实的各项工作、采取的措施、工作目标、完成期限及责任部门。

○4研究改进和提高产品质量的措施，布置下年度有关的质量工作，表扬先进、交流经验、学习该年度与质量管理有关的新法规等。

○5质量保证部负责会议记录工作，并于会后编写会议纪要，发给有关部门、人员。

以上这些时举了个例子，实际上每个公司应该都有这样的规定，制度是促进这项工作持续推进的前提。

其次就是要认真做好会前准备，如果准备不充分，会议效果会大打折扣。会议都需要准备什么呢？

1、准备好会议的时间、地点、主持人、参会人员、会议议题、会议通知等。

这几项可是大有学问的，哪一项准备不好都可能会影响到会议的效果。

○1会议的时间最好在上次会议结束时就确定下次开会的时间，这样基本上大家就会错开提前确定的时间，没有哪个人愿意搞这种时间冲突。

○2会议的地点也是一样的，根据参会人员的多少，这个基本上没有太多的要求，只要不与其他会议地点冲突就可以。弱弱的提一点会议室最好是环形或圆形的，便于大家交流，最好能有眼神的交流。

○3会议主持人很关键，质量例会要由质量负责人（质量总监或副总级别的）主持，如果职位太低了份量不足也难压的住（质量会上问题比较多），大部分公司也应该是这样安排的，没有太多要说的。

○4参会人员要求生产质量相关部门负责人，更重要的是要有公司领导，总经理、老板参会最好，可以将质量的一些理念等信息逐渐传递给他们，他们重视质量了，质量就有得提高了。

○5会议议题每次最好定个重点或主题，不要每次开会就一个话题，时间长了就疲了，开会就没有新鲜感，也就会流于形式。

○6会议通知，看起来是个小事，如果通知不到位，到时候会议要不是参会人没准备，要不是有的参会人没来，总之会议通知就是要提醒参会人员准备好参会的资料和按时参会。

2、将相关资料打印好、设备调试好、会议用品准备充分。资料打印份数按参会人员，双面打印，至少要有一份会议议程。提前10分钟将电脑、投影仪等调试好。

3、电子资料按会议顺序编号，提前拷贝在主持人电脑上、演示屏控制电脑上，并将会议所用到PPT或其他电子资料一一打开看看，避免开会时打不开影响会议。

4、主持人自己要提前备好会议议程，先后顺序。标注好重点！会议时注意控制参会人员的发言时间，做好会议主题的引导。

5、要求参会人提前查阅、思考相关的内容，准备好自己的观点和书面的材料。

所有工作准备到位会议也就不会太差，所以开好质量会，关键还是会前准备工作。作为一个严谨、认真、负责的会，就要像管理质量一样做好。也会将质量意识间接的传递给其他部门和其他人。

质量例会我们应该从以下几方面控制：

1、最好在会上能把主要问题书面写好，通报给与会者。

2、对各部门工作汇报要有时间要求，不能东拉西扯，一个部门一说就半个小时，等各部门都说完了就要到半夜了或已经过了吃饭时间，饿着肚子开会。

3、要尽可能在会议上把能落实到具体人员的工作落实好，不能只说工作没有落实，到下次例会老问题还是没有解决，又端到会议桌上，久而久之，会议成了车轱辘战了，转来转去，转不出名堂。

4、领导决策要切实可行，不能云山雾罩，大道理尽量少讲，要实实在在指出工作的要点和解决问题的办法。

5、例会时间控制在两个小时以内，会议时间越短越好，马拉松会议尽量少开，引起大家反感是必然。领导讲话要多肯定大家的成绩，批评要中肯，不可言词过激，要充分尊重每一个员工，要听取大家的意见和建议，根据公司实际情况调整工作方向。

6、在依照顺序发言的过程中，切忌打断发言进行讨论或答复。唯一可以打断发言的情况是询问核实发言的内容，也就是说在没有听清楚或不明白发言者所要表达的是什么意思的情况下可以打断发言进行简短的询问。

7、各参会人员提出的问题需要做出答复的，负责人应当记录要点，进行思考，集中在讲话时逐项答复。参会人员提出的问题需要组织讨论的，可以在发言程序结束后由负责人组织议题明确的简短讨论。

8、会后必须发送《会议纪要》，《会议纪要》应发送到每个参会人员或每个参会单位。《会议纪要》的送达时间必须严格规定，一般应当不晚于开会的第二天。如明文规定尚不能保证按时发送，可以设定对责任人的处罚条款，达到约束的目的。总之，除极个别的特殊情况外，《会议纪要》必须按时送达。

9、《会议纪要》应当标明基础信息，包括会议名称、时间、地点、主持人、出席和列席人员名单，本会议纪要的制文（拟稿）人、审核人、批准（签发）人，本会议纪要的发文日期、发送范围等。主体部分为会议内容，包括会议议程、参会人员发言、讲话要点。一般工作例会的决议在讲话要点中体现，不需要另行归纳综合；重要会议的决议可以归纳综合后用专门的段落表述。

10、在《会议纪要》中制作《具体工作项目安排表》，对会议决定的具体工作项目，明确项目内容、责任人、完成时限、负责领导，作为《会议纪要》附件。工作中应注意对照《具体工作项目安排表》进行跟踪监控，下一次工作例会（完成时限更长的，延续到时限内各次例会）应当逐项对照检查。

雪锋

2015.06.23