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大型会议会务工作流程清单

车车参观一汽生

产车间及园区与一汽本次活动负责人合作组织参观

就餐地点指引带领与会人员到华天大酒店中餐厅就餐

组织人员上车联系车辆到位，负责人带领人员上车

参观一汽生

产车间及园区与一汽本次活动负责人合作组织参观

组织返程

组织人员结束参观、安全送达逸夫

楼会场

(会议管理)会议和重大活动工作流程和要点

会议和重大活动工作流程和要点（试行）一、会议筹备工作要点 1、会议筹备工作流程(以公司年度工作会议为例) 会议场所预定→印发会议通知→统计会议回执→编制会议服务指南→会议物品准备→会议资料准备→会场准备→住宿安排→餐饮安排→会议报到（接站）→发放会议资料→就餐→住宿→领导会见→会议召开→会议结束（送站）→会议总结。 2、会议筹备工作事项（1）印发会议通知。总经理工作部按照公司总经理办公会研究通过的《关于召开公司****年度工作会议筹备方案》，以公司文件印发会议通知。会议通知主要说明会议召开的目的、时间、地点、参会人员、其他事项、联系人及会址路线图等，并附会议回执单。（2）制作并发送会议请柬。研究用于会议宣读的国家有关领导人批示件的办理、邀请国家有关部委的领导和上级相关组织、机构参会的领导名单，报请公司领导审定。总经理工作部制作会议请柬。国家领导人和国家部委的请柬由总经理工作部负责发送；有关部门和相关组织、机构领导的请

柬由相关部门负责发送。（3）预定会议场所。根据会议规模预定会议地点。公司年度工作会议一般要根据参会人数预定1个大型会议室、多个分组讨论的中型会议室、分组讨论情况汇报室和贵宾休息室等。（4）预定与会代表住房。根据参会人数预定会议所需房间数量，并预留少数房间备用。按参会人员级别准备房型、分配房间，包括套房、单人标间、双人标间等。（5）安排会议餐饮。根据会议规模安排餐饮事项，应考虑能容纳全部参会人员的餐厅。一般会议只安排一次宴请，其余时间为自助餐。会前确定就餐标准,提前制定菜单。注意食品卫生安全，尊重民族饮食习惯。（6）准备会议文字材料。公司工作会议文字材料主要有：总经理工作报告、会务指南、大会主持词、专题报告、交流（表态）发言、总结讲话等。（7）草拟会议筹备方案。内容包括： ①确定会议时间、地点、参会人员、会议议程。 ②会议组织机构。包括会议总协调和各专业小组成员名单,并详细说明各小组工作分工，做到责任到人。 ③制订会议经费预算。 ④会场布置情况。包括主会场、主席台、分组讨论会议室、汇报厅、贵宾休息室等。

会务策划方案.docx

博道东方会务执行计划书总负责人：朱宏亮内场负责人：马新兰

外场负责人：马海生会议时间：2015年1月8日-1月9日会议地点：长春路 -长福宫酒店参加人员：博道东方全体员工及董事会部分人员

会务执行总监阿斯内场负责人外场负责人桌长灯光助财引机迎检签茶水物展音响教务位动宾票到水果品区组组组组组组组组组组组组场桌长组 (20 人 )

内灯光、音响组(2 人 )负助教组（ 1 人）责机动组人引位组（ 4 人）财务组(4 人)

场迎宾组（ 4 人）外签到组（8 人）负检票组（ 2 人）责茶水、水果区（ 1 人）人物品区（ 1 人）茶展区(1 人) 人员分工 1后勤保障专员：负责准备总裁班所需相关物资，清单如下：内场负责人。酒店方面：会场、音响、话筒、投影仪、电源、水牌、果盘、饮用水等；内场负责人。讲师方面：讲师备忘录、食宿、讲师要求其他物质、讲师席卡、白板、白板笔、白板擦；外场负责人。会务服务方面：签到处、茶歇处、咨询处、处等席卡，签到表，

茶点，学员以及嘉宾听课证，会场服务人员工作证、课件、课程调研问卷、学员及工作人员午餐预订或晚宴安排；内场负责人。会场营销方面：近期项目介绍、报名表、现场报名优惠政策、公司展业手册、项目报名表等；外场负责人。组织布置会议室：确定室内各项设备到位情况，包括桌椅摆设、投影仪、会议电脑、麦克风、电源、白板、笔、白板擦、茶歇等（2）签到人员：负责签到台以及签到台相关物质的摆放以及每天课前学员的签到，以及用餐情况统计和餐费的收取

大型会议组织流程经过标准

大型会议组织流程标准会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、会议时间的确定确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。二、会议议程的安排会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。年会通常的内容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。三、会议的三类相关人员会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组

领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责任的人员，一个会议通常是千头万绪的，筹备与接待人员是否有好的方案，考虑是否周全，会很重要。 ①、精心策划要做好每一项接待工作，首先必须进行方案的策划与制定。只有精心策划、充分准备，接待活动才有可能成为成功的公关活动。这就要求我们接待人员必须具备较高素质，树立强烈的责任意识，作为一项政治任务来完成；要树立“每一个人都代表企业形象，每一个人的一言一行都是企业文化的折射”的思想意识，保证高质量地完成每一次接待任务。有些客人可能一生只到我单位造访一次，如果这一次的接待工作热情周到、精心细腻，企业良好的精神风貌、浓厚的文化氛围和高水平的服务将会给客人留下终生的印象。我们平时要详细了解当地习俗、名胜古迹、土特产、交通以及各类酒店设施，包括酒店位置、菜单（品）、餐饮、娱乐设施、安全保卫及价格等，为领导提供分析资料及使用建议，供届时领导选择。在接到接待任务时，我们首先了解来宾的基本情况及要求，如：来宾人数、姓名、性别、职务、职称、年龄、民族、宗教信仰、带队人、来访目的、方式、来访起讫日期、来访路线、交通工具、生活习惯、饮食爱好、禁忌及其它要求等，这是我们做好接待工作的基础。根据这些基本资料，提出接待规格和接待方式并制定接待方案，制订出符合来宾身份的完善的接待工作方案和实施细则，详细安排日程、接站、用车、就餐、住宿、会议（会见）、参观等各项活动，充分考虑到各方面的细节，并体现一

会务接待手册说明.doc

会务接待手册 2015 年5 月

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目录一、手册阐明????????????????????? 3 二、有关会议的阐明?????????????????? 3 三、会议程序????????????????????? 5 会前作业（按次序） .......................................................... .5 议题及参会人员规模的承认 (5) 会议场所的选定 (5) 会议告诉的起草 (5) 申报会议预算 (5) 人员承认 (5) 设备预备（常用，依据不同会议及实际状况进行调整） (5) 预订 (6) 车辆组织 (6) 起草会务组作业组织表 (6) 会务宣扬品的制造 (6) 食物的采买 (6) 辅导服务员的作业 (6) 会中作业（按次序） (7) 会议室确保 (7) 报告人员的确保 (7) 用餐的确保 (7) 住宿的确保 (8) 会后作业（按次序） (8) 离会车辆组织 (8) 退房 (8) 设备拾掇 (8) 结账 (8) 设备偿还 (8) 费用报销 (8) 会务总结 (8) 四、留意事项????????????????????? 8 附件：附件一：会议告诉款式 (10) 附件二：会务告诉款式 (11)

附件三：会议预算 /结算清单款式 (14) 附件四：会务分工明细表 (15) 附件五：会议报到表 (17) 2/ 17

一、手册阐明《会务招待手册》内容首要包含组织一次会议中所应做好的各项作业（会前、会中、会后）及留意事项，以便于会务人员把握会议服务的各项流程，更好地为会议做好服务确保作业。二、有关会议的阐明 1. 适用规模：本手册所指会议是指公司或部分牵头组织的各类会议。 2. 会议告诉应包含以下几项内容： 3. 会议意图：清晰阐明举办此次会议要抵达的作用； 4. 会议时刻：应包含会议的开端时刻和完毕时刻； 5. 会议地址：会议地址应清晰标出，假如会议地址在公司外部，与会人员并不了解，会议告诉中应附上会议地址示意图； 6. 会议议程：依据会议内容不同，可分为报告、通报、研讨等内容。每项会议议程应列出本项议程的报告人、参会人员、列席人员和主持人的名单。组织会议人员在承认与会人员时，应在清晰会议意图基础上承认哪些人有必要参会，努力做到既不因或人的缺席影响会议作用，也不影响与本次会议关系不大的人员的正常作业。一起又给相关人员以学习、观摩的时机。 7. 会议留意事项：（1）着装要求：应以穿着整齐、大方得当为首要准则，有必要佩戴作业牌。如有正装的着装要求需求清晰指出。（2）会议要求：会议组织者依据会议的性质和内容承认会议内容是要录像、摄像。尽量保存第一手资料，并作为公司发展史的一部分存档。会议如需保密，应做好保密作业。（3）对请假的要求：清晰参会人员因特别原因无法参会需求向会议会议会务组指定人请假，待给假后方可请假。会议组织者不得请假。（4）交通、食宿：假如会议需求组织组织与会人员的交通和食宿，应承认住宿人员名单，执行人员抵达报导时刻，做好车辆接送组织与食宿组织挂号。

会务工作流程

会务工作流程 Company Document number：WUUT-WUUY-WBBGB-BWYTT-1982GT

会务工作流程一、会前准备： 1、了解掌握会议主（议）题、召开的时间、出席范围和人数，安排会议场所。 2、发布会议通知。通知内容主要包括主（议）题、时间、地点、出席范围和其它需要提醒的事项。通知的方式主要包括列入学校会议安排表、在校园网公布、电话通知、电子邮件通知和书面通知等，根据会议的需要采取一种或多种方式的通知。及时向办公室负责人报告通知送达的情况和拟出席情况。 3、邀请领导嘉宾。如邀请上级领导及来宾与会，要提前制发邀请函并在会前汇总反馈情况报有关领导。根据需要，安排车辆接送事宜。 4、准备会议材料。会议材料主要指会议文件、与会人员胸卡、文件袋等涉会材料与物品。在会议召开之前，提交领导审定后付印。 5、落实会场布置。根据会议要求做好会场布置。主要包括：（1）主席台布置。包括主席台座次和席位牌、会议材料、话筒、花卉、茶水等。（2）会场环境。包括会标布置、盆花摆放、音响设备、灯光空调等必要时，安排就座区域分布。（3）落实服务人员。包括签到服务、材料分发服务、茶水服务和其它应急服务。 6、安排会议接待。根据会议需要，做好接站、住宿和返程票务安排等。大型会议要制作接送安排一览表、住宿安排一览表。根据会议安排，落实参观游览安排，及有关纪念品赠送工作。 7、发布新闻信息。通知党委宣传部，做好新闻宣传工作安排。如有必要，安排专人做好会议记录，做好比那机会议简报的准备工作。

8、协调会务工作。重大会议或会务准备工作涉及多个单位和部门的，需要召开协调会，落实有关工作。会务协调一般要求明确工作目标、任务、期限；明确责任部门、责任人。协调会前，一般应提出工作分工预案。 9、检查会务准备情况。会务准备工作布置后，要重视动态的检查监督，对没有及时完成规定任务的，要及时采取措施加以弥补。二、会中服务 1、检查会场布置情况。提前开启空调设备。重点检查音响等设备、主席台的布置情况。 2、检查服务人员就位情况。（1）检查签到准备工作，签到处负责人员应该提前到位，做好签到准备工作。（2）检查迎领、礼仪等其他服务人员就位情况。（3）检查休会期间茶点服务等。 3、检查会议记录人员到位情况。记录要准确、完整；重要内容要记清原话；必要时要做好录音准备工作。 4、检查摄影、摄像等新闻采访人员的到位情况。 5、做好与会人员合影的各项准备工作。 6、做好会议的安全保卫和医疗保障工作。 7、编印会议简报。 8、编印会议通讯录。 9、做好与会人员返程的相关安排。三、会后工作 1、分发与会人员照片、通讯录。 2、安排相关人员、车辆为与会人员送行。

大型会议组织流程标准

大型会议组织流程标准会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、确定会议时间要考虑单位的生产任务周期，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-8周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。二、会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。年会通常的内容包括：；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。三、会议通常有三类相关人员：1、领导小组、2、筹备与接待人员3、参加人员。 1、领导小组

会议流程及服务安排

会议流程及服务安排一、会前准备（一）办公室人员收到会议通知，首先需问清楚会议服务要求，然后将具体安排转告会务工作人员，由会务工作人员准备会议前工作，了解与会人员的相关资料，并做好会务登记，保持良好的信息沟通，促进会议的顺利进行。（二）确定会议的出席人数，根据与会人员情况及会议规格适时调整会议场地，并对会场的各项设施进行认真检查。（三）草拟会议议程，经上级领导批准后分发所有与会人员。会议议程是会议内容的概略安排，议程中应涵盖主题、时间、地点，参加人员及议题安排等具体事项，开会之前要将会议议程传达给与会人员。（四）合理安排相关会务工作人员，其工作人员要做到以下几点： 1.仪容仪表 (1)着装统一整洁，不穿拖鞋、响钉鞋。 (2)接待人员短发不遮眼，长发后梳成马尾或盘髻。要求化淡妆，不浓妆艳抹，不佩戴首饰。

(3)坐站姿势规范端庄，不翘腿。 2.语言 (1)语调温和亲切，音量适中，普通话规范。 (2)语言文明礼貌，适时运用“您好”、“您请用”、“请”、“谢谢”、“对不起”、“没关系”等礼貌用语。 (3)对服务对象主动打招呼，不漫不经心，不粗言粗语，不大声喧哗。 3.态度（1）敬业、勤业、乐业，精神饱满，彬彬有礼。（2）微笑服务，态度诚恳、热情、周到。（3）工作差错失误及时纠正并当面赔礼道歉。（4）解释问题有礼有节。 4.纪律（1）会议服务前不吃异味食品。（2）不在会议期间使用电话。（3）服务过程中不打哈欠、喷嚏、挖耳鼻。（4）严格遵守职业道德。

（五）办公室应在会议召开前一天，以文件、邮件、电话等形式通知与会人员会议的时间、地点及其他具体注意事项。（六）重要会议的召开，应提前做好必要的彩排工作，会议期间的演讲稿件和电子演示文档需要统一规范，并测试投影仪等电子设备是否能正常使用。（七）会场招待的水果及饮品采购要在前一天准备好，并按照与会人员的数量及会议规格进行合理购买；如会议结束后有安排宴会的要求，应确定宴会时间，选好宴请场所，并根据公司接待预算的金额确定菜单；宴会中所需饮用的酒水也应提早预订。（八）参照与会人员的名单制作名牌，名牌以红底纸张打印，上面分别注明单位名称，名字及职位，注意文字大小适当，清楚易识。纸张裁剪规格为*,并使用两面三角名牌架摆放。（九）会场的座次安排要分清主次，特别是有贵宾参加会议的情况下，更要安排妥当。座椅的数量应按出席人数摆放，并多预留两到四位。（十）会务工作人员进行会场布置： 1．检查会议室卫生情况（桌面、桌洞、椅子、地面、地毯、杯具、水壶等），确保会议室整洁及会议用品的清洁。

大型企业商务会议会务接待流程完全手册

大型企业商务会议会务接待流程完全手册大型企业商务会议会务接待流程完全手册大型企业商务会议会务接待流程完全手册一、会务工作总体思路（一）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。（二）责任到人：每项任务均有专人负责。（三）周密计划：每项任务均须制订周密的工作计划。（四）逐项落实：计划的每个环节、步骤均须严格落实。二、会前准备（一）成立会务组 1.会务组组长：总体负责。 2.文秘材料小组：负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草。 3.后勤保障小组：负责会议的会场、吃饭、住宿（烟、酒水、饮料、水果等）等后勤保障事宜。备注：任务分解后形成《会务接待方案》。（二）明确会议概况 1.全体办会人员应明确会议概况，了解以下基本内容：（1）会议主题（2）级别与规模（3）参会人员（与会人员的姓名、单位、职务）（4）会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等）注：日程安排形成会务指南。（5）会议经费申批：根据会议概况，按照神东电力公司本部有关标准预算会议经费，签报领导批准。（三）下发会议通知、登记代表名单1.责任人：文秘材料小组。

2.责任：在落实以上各项工作后，起草会议通知、报领导批准后下发或以其他形式通知各参会单位。通知内容应包括：（1）会议主题（2）参会人员（3）会期安排（4）会议地点与联系电话（5）会务组联系人与联系电话（6）报到日期（7）有关事项（如要求自带有关材料、物品等）（8）会议回执（附表2）（9）会址交通导引 3.落实：会议通知以传真（可包括电子邮件）、原件邮寄方式传达各参会单位。会议通知下发后，会务组联系人负责按会议回执登记报名情况，形成《会议代表登记表》（附表3），制作会议名册。登记内容应包括：（1）单位（2）姓名（3）职务（4）性别（5）民族（6）到达航班与到达时间（7）是否要求接站登录工作应尽早完成，并在此基础上制订《会务接待指南》。（四）选定会议地点1.责任人：后勤保障小组。 2.责任：联系几家宾馆（先前最好有一些基本了解），实地考察、比较。应调查的项目包括：（1）价格（客房、会场及其他服务项目的价位）（2）设施（客房、会议室、休闲设施、环境等）房间有无网线、是否含早餐（3）服务（办会经验、餐饮质量、服务态度等）（4）交通（便利与否）（5）当期有无接待能力 3.落实：综合比较后按优质低价原则选取一家，签报或口头汇报领导批准。领导批准后，立即完成以下工作：（1）与宾馆确认各主要服务项目的收费标准与

会务工作流程

会务工作流程 Prepared on 22 November 2020

会务流程指南

会务流程指南会务工作千头万绪、环节众多，稍有不慎就可能发生疏漏和失误。在工作中摸索出会务工作流程，可使繁杂的会务工作简洁、明了、高效。谋划会前准备会前准备是做好会务工作的基础和前提，应精细地统筹好会议的整个进程和每一个环节，对可能发生的问题超前谋划。

（一）制订方案会议方案是组织会议的总安排，主要包括会议名称、目的、时间、地点、参会人员、主要议程、会务工作任务及职责分工等内容。会议方案要简洁明了、具体清晰、可操作性强，并须报经相关领导审定。会议方案确定后，主办部门要召集各有关部门召开会务工作协调会，协调各部门按照方案要求落实各自职责。（二）明确任务在会议筹备阶段，主要有以下任务： 1．起草会议通知。会议通知的要素主要包括会议名称、主要内容、报到时间和地点、参会单位、报名要求、联系人姓名和电话等。会议通知要求表达准确、条理清楚、言简意赅，尤其是时间、地点要明确，时间一般要注明年月日，不能用“明天”“后天”等容易产生混淆的词汇：会议地点要准确到具体楼层、门牌号，如：××办公楼六楼第三会议室。 2．下发会议通知。会议通知有电话、短（微）信、书面及内网邮件等多种方式，可视情况选用一种或同时使用多种。下发通知一定要注意：一是保密，涉密会议不能通过短信、微信发布。二是负责，必须确保会议通知及时送达参会者。对于书面通知，要制作签收登记表，对每一份通知的发出都要签字确认。通过电子邮件发送，要采取保留回执发送方式。采用短信、微信方式发送，应要求接收者及时回复。 3．落实参会人员。统计汇总会议请假人员名单，必要时对请假情况进行核实。对参会人员名单要仔细核对，确保没有出入，并打印纸质请假人员名单及时向参会领导或会议主持人报告。

大型会议会务工作流程清单

大型会议会务工作流程清单环节工作模块工作任务具体内容责任人时间节点是否完成会议确认会议事由确定会议名称会议时间会议地点会议室预订根据会议形式及人数预订会议室与会人员确定与会人员类别及邮件发送地址会议议程明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等确定酒店根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备

会议前期准备准备会议明确人员分工将具体人员分工填入此表资料准备与收集电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）会议通知撰写通知附：资料（参见上一行）回执收集确定参会人员信息确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式整理通讯录（内容同上）资料准备与收集电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表

储存确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员印刷联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间打印列出打印清单及打印份数装订将文件整理装入资料袋发放发送邮件住宿酒店预订联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐接机接机确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间预订车辆

餐饮就餐形式、地点确定公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处文具文具准备及领取准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证会场会议室预订投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水会场布置桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位

大型会议承办工作手册

大型会议承办工作手册（初稿）目录一、会议前组织工作准备： (2) （一）会议的发起： (2) （二）会议组织和机构： (2) （三）会议分工和责任： (2) 二、会议承办主体流程： (2) （一）会议前期工作： (2) 1参会客人的联系、函达及情况工作。 (2) 2参会资料的准备。 (3) 3会议场所的考察、落实工作。 (3) 4参会资料的制作落实工作。 (3) 5参会物品的情况落实工作。 (3) 6参会人员用车情况落实工作。 (4) 7财务预算整理，报公司领导审批。 (4) 8拟定参会客人的详细接待、安排计划。 (4) 9会议现场的工作安排。 (4) 10会议现场外工作安排。 (5) 11公司人员的仪容仪表要求。 (5) （二）会议中工作： (6) 1检查工作。 (6) 2迎接工作。 (6) 3公司领导会面工作。 (7) 4会场工作。 (7) 5散会后工作。 (7) （三）会后工作： (8) 1送机、送站参会客户工作安排。 (8) 2宾馆门口迎送参会客人的安排。 (8) 3结账工作。 (8) 4联系参会客人平安到否工作。 (8) 5会后公司内部总结会。 (9) 6会后资料的整理。 (9) 7制作参会人员名册。 (9) 8资料、名册的存档与送达。 (9)

一、会议前组织工作准备：（一）会议的发起：由会议发起人在会议前七天，向公司主管领导提交要举办会议的目的、内容、时间、地点、要求等书面申请。（二）会议组织和机构：由公司领导层研究确定承办会议的组织机构，并明确会议的主责领导、组织机构和公司参加会议的人员。会议组织机构一般设：总指挥、会务内勤组、会务外勤组、资料组。各组成员一般由会议主题相关单位派出，必要时在全公司选调，一经明确，除特殊情况，会议期间各组成员应以会议工作为第一首要工作。（三）会议分工和责任：由总指挥组织召开会议筹备工作分工会，明确各组职责和要求，指定各组负责人（组长），各组组长召开本组分工会，把每项工作落实到人。二、会议承办主体流程：（一）会议前期工作：依照会议的整体流程对下列工作的进行落实，每天将各个小组工作情况及时准确的向会议总指挥汇报。 1参会客人的联系、函达及情况落实。 1．1参会客人的函文格式的起草、且提前五天函达给参会客人。 1．2会议前两天落实来参会客人情况。 1.2.1来客人数。 1.2.2来客身份。 1.2.3来客性别。 1.2.4重要客人的习俗。 1.2.5来客联系方式。 1.2.6参会来客的对方协调人。按照来客身份整理顺序并正式报告会议总指挥。

组织会议的流程和细节

组织会议的流程和细节（原创）我们是一个会议大国，几乎每天都在大大小小的开会，但是办好会议很不容易，特别是细节问题很容易忽视。开会目的不是组织会议的人员所要考虑的，组织人员只是负责把会议办的圆满，这比会议的内容更重要。成功的会议就是要做到有序、高雅，让领导满意，让参会人员舒心。结合多年参加会议和组织会议的经验，整理出一些基本流程和细节，以备组织会议参考。一、制定会议方案 1.明确会议的内容、参会人员、时间地点、会议日程 2.特别是要组建筹备会议人员的分工一般为会务组、材料组、秘书组、宣传组会务组：要提前考察会场，包括住宿、大会议室、小会议室、用餐环境、交通状况材料组：起草领导讲话、会议主持词、经验交流发言稿的把关、致词、祝酒词等、整理讲话录音、印发领导讲话、秘书组：起草会议通知、会议指南、落实参会人员、收集会议回执、安排会场布置、制作桌签、座次表、联系照相合影。宣传组：负责联系新闻媒体，起草会议通稿，编发会议简报，落实摄影、录像。

3.会议组织必须确定一人总体把握督促各项工作的进度、到位程度以及情况发生变化时及时调整方案二、前期考察工作（一）考察酒店：现在会议一般在酒店开，必须实地考察，了解酒店的档次、接待能力和合作能力。 4. 住宿条件，床位数能否满足参会有人缘和办会人员的住宿，房间必须干净整洁，设备齐全。有可上网的电脑最好，现代人已离不开电脑和网络。 5.会场情况，会场大小，座位数、桌子数，进出是否方便，主席台的座位数，是否有小会议室供分组讨论用。 6.所需费用、财务流程，开会必须根据经费宽裕程度组织，了结酒店的收费情况很重要。另外，会议上难免有一些支出需要现金，也要了解酒店是否能够提供方便，预借现金。 7.酒店服务，酒店的商务部是否能够提供打印、订票、日用品的购买等服务，以及结算办法。 8.用餐情况，用餐场地距离住宿和开会地不能太远，必须大气、高雅，能够提供自助餐和桌餐，有宴请必须提供主桌、桌签、扩音设备等。 9.休闲娱乐，会议期间如果要丰富代表的生活，就要安排唱歌等活动，要了解包间大小、费用，是否健康。（二）考察现场：这一点主要是针对一些带有现场性质的会议，现场要有可参观的价值和条件。

会议大厦会议服务流程 - 制度大全

会议大厦会议服务流程-制度大全会议大厦会议服务流程之相关制度和职责，行政中心会议大厦会议服务流程1.目的规范会议大厦会议服务接待,满足会议组织方之要求,提升会议接待服务的效率和水平,最大限度内提高客户满意度。2.适用范围行政中心会议大厦会议服... 行政中心会议大厦会议服务流程 1.目的规范会议大厦会议服务接待,满足会议组织方之要求,提升会议接待服务的效率和水平,最大限度内提高客户满意度。 2.适用范围行政中心会议大厦会议服务 3.职权与职责 3.1部门经理或分管经理助理对会议大厦会议服务接待进行指导。对整个会议服务加以督察,并负责各部门间的统筹协调。 3.2会议大厦客服助理负责会议服务的接洽、报批、通知、会场布置、现场指挥及会后费用追缴,并具体协调会议期间安全部、会务部、技术部及清洁分包方的分工协作和任务安排,且对每次会议服务进行总结以持续改进。 3.3技术保障部负责会议前后的灯光、音响、空调等设备的调试和运行,就会议组织方之要求提供技术支持和现场维护,确保各项设备正常工作。 3.4安全管理部负责外围指引(如外围无交警则须提供车辆指引服务)、门岗查验、现场巡查、地下车库指引及紧急事件处理,全面负责会议期间的安全保卫工作。 3.5会务部负责会议前的会场布置与会议准备、会议期间服务及会后清理工作。 3.6清洁分包方全面负责会场清洁卫生及周边区域的清洁清扫、花草养护及卫生清理工作。 4.会议大厦会议场所分类及用途说明 4.1主会场接待450人一1200人的大型会议、晚会等。 4.2二楼报告厅接待100-450人的报告会议、学习会议、讨论会议等。 4.3主席团会议厅定向接待政协、人大常委会议。 4.4新闻发布会场接待30-100人的中型会议。 4.5分组会议室(包括贵宾室、休息室) 接待30人以下的小型会议、接见会议等。 5、过程和方法控制 5.1会议大厦客服助理 5.1.1在接到机关事务局会务服务通知后,会议大厦客服助理应积极筹备,并应合理安排组织单位到相关会场参观。 5.1.2在机关事务局的许可下,会议大厦客服助理应详细说明该会场的布置、功能、费用、使用情况及我方所能提供的服务项目.使组织单位对该会场有所全面了解。

大型会议组织接待流程实施办法

大型会议组织接待流程实施办法会议是一种重要的商务活动，作为重要的交流形式，会议能够通过面对面交流、身体语言的沟通，使所有参会人员对交流的信息能够做出更全面的理解，会议提供双向的交流机会，可以提问、回答、讨论等等，要开好会议，会议的组织、会议与活动的组织流程及实施是一个非常严谨的工作。第一章会前筹备会前筹备：是会议和活动举办前的准备工作，准备工作是会议成败的关键因素，会前筹备包括：一、会议时间的确定确定会议时间要考虑会议的准备周期，，为使会议有充分的准备，一般至少给出2-5周的时间提前让参与活动的人了解活动的安排。因此，会议时间的确定是一个非常重要的决策，要尽早进行。二、会议议程的安排会议议程是会议要讨论的项目列表，会议的目的就是在对这些项目进行沟通，因此议程是整个会议方案的灵魂，是会议是否能够成功的关键，因此，议程是整个会议筹备前需要最早确定的事情之一。年会通常的容包括：工作总结；经济形势、行业发展趋势与工作计划的讨论；优秀员工发奖；年终奖、红包的发放或宣布；员工才艺表演、团队竞赛；抽奖；聚餐；户外活动，包括打球、滑雪、旅游等各类项目。

在制订议程的时候，要根据工作需要、预算等因素来考虑选择哪些项目是一定需要的，哪些项目是备选的，哪些项目是全体人员参与，哪些项目是部分人员参与。 XX公司年会议程（文）公司将于XX年X月X日举行年度会议，会议主要议程如下： 1、公司各部门汇报上一年度工作情况及下年度工作计划。 2、通报xxxx年度经营情况 3、公司总经理讲话 4、优秀员工表彰 5、东誉城XX公司 XX年X月X日传发公司全体员工三、会议的三类相关人员年会通常有三类相关人员：1、领导小组；2、筹备与接待人员；3、参加人员。 1、领导小组领导小组是所有重要事项的决策人，包括会议时间、议程、邀请人员、地点等等，为整个会议定下基调； 2、筹备与接待筹备与接待人员的职责是：按照领导的安排，为领导小组提供会议筹备的具体细节，提供备选方案，供领导决策，在会议过程中进行接待，并处理突发事件，因而也是承担会议成败重要责

餐饮部各种大型会议服务流程

餐饮部各种大型会议服务流程 1、重要会议按会议类型与规格，选择合适的会议厅。按会议形式与人数，摆放会议桌椅。按客户要求，布置会场。挂横幅，设签到台，主席台，讲台，话筒，投影等会议设施设备，并适当布置花草。准备会议所需的文具用品，席位卡等。准备会议期间的茶水，咖啡，点心等。服务员站在门口迎接宾客。客人入座后，要及时送上茶水，毛巾等，做到热情服务并保持安静。会议开始后，服务员应退至一旁，并随时观察客人对茶水，饮料等需求，一般半小时添加一次。会议结束，在门口送客道别感谢。 2、商贸洽谈会商贸洽谈会一般要选用一个餐厅陈列展品，陈列工作由承办单位负责，但餐厅要保证陈列品的安全。还要根据要求，准备若干小型会议室，供洽谈业务。会议室要保持整洁卫生，当中外双方业务人员洽谈时，要及时供应茶水，咖啡或饮料，派送小毛巾，热情服务，保持安静。一般参加洽谈的客人对早，午餐要求从简，对晚餐要求丰盛，因此，在一日三餐的供应上，重点放在晚餐。

洽谈会期间，一般都要举行多次招待会或宴请，因此务必抓好宣传推销工作，提高菜肴质量和服务质量。 3、高级会谈会议气氛庄严隆重，会场布置长会议桌或环型会议桌，铺台泥，椅子数量与参加会谈的人数相等，会场绿植高雅。高规格的会议，要在会议桌中央摆放会谈两国的国旗，东道国国旗在左。会议桌上必须准备文具用品。凡属保密会议，应按接待部门规定，严格遵守进入会场时间。参加会谈的服务人员，必须严守国家机密。 4、签字仪式根据接待单位选定的多功能厅，经全面清洁后在厅的中央部位安放一长形签字台，要求签字台背面邻近墙上最好有巨副书画，或用屏风，两边放绿植，并准备好会议音响设备。签字台铺设优质台布或台泥，如需要，桌上放两国国旗和两套签字用文具，另外备一个墨水吸干器，并在相应位置安放两把座椅，造型鲜花放在中间。在距离座椅约一米处，安放一排高低层脚踏板，以便签字双方人员站立合影。应事先按要求准备好庆祝用的香摈和香摈杯，供双方签字交换文本后，及时供上举杯共贺。如时间和条件允许，为客人派上一道小毛巾，待客人干杯后，要立刻用托盘将空酒杯撤回。 5、新闻发布会

会务安排流程

会务安排流程会务一般分为三个阶段，会前准备、会间服务、会后处理 (一)会前准备阶段。（例会和小型会议不安排食宿，适当简化） 1、制定会议方案。对会议的名称、主旨、形式、规模、会期、议题、日程安排、经费预算、组织领导等拿出意见，提交领导讨论审定后，即作为组织筹办会议的依据。如作变动，需及时请示报告，不可自作主张，随意改变方案。 2、拿出会务工作实施计划。主要筹办人员对本次会议所需的各项准备工作，按内容或承办部门归类，按时间顺序排队，列出共有多少项工作，每项工作拟由哪个部门或个人负责，以及各项工作的基本要求、完成的时限等。这样做可以使分管会务的领导和具体办事人员心中有数，避免忙乱和大的疏漏。 3、组织召开协调会议。较大型会议会务任务重，服务保障的部门多，要根据需要，组成会务工作组，召开会议筹办工作协调会。召开会议筹办工作协调会的主要内容是：传达或印发会议方案，明确各组或各人的任务，研究和补充《会务工作实施计划》，协调一些交叉和难度较大的工作，有针对性地提出要求，明确分工，责任到组到人。 3、印发会议通知。召开会议的基本问题确定以后，要尽快发出会议通知，给参加会议的人员留出准备时间。会议通知一般包括“八要素”：即会名、主要内容、参加人员、报到时间、会期、会址、着装、注意事项。注意事项主要讲需要携带什么材料或物品，要不要提前报告与会人员名单，要不要报告报到时需接站的人数及所乘坐车次，以及有问题如何联系等。 4、印制会议票证。（大中型会议）对正式出席会议的人员要发给出席证，列席会议的人员要发给列席证，会议工作人员要发给工作证，进行选举等其他重要会议，还可印制使用印有座号的座次证，密级较高、进出住所需严格控制的会议，还要印制车辆通行证。各种票证颜色要鲜艳，且互相区别，以便于辨认。会议各种票证应于会议报到前印制好，出席证、列席证、工作证一般在报到时核发，座次证一般在举行全体会议之前临时分发。如会场有条件摆座签，最好用摆设座签的方法取代座次证。 5、准备会议用品。本着勤俭节约的原则，按照会议方案中的预算，为与会人员购置文具、茶歇等会议用品。文具一般包括文件包(袋)、笔、本等。茶歇可根据给出的预算按照个人分配。表彰会议还要购买奖品等。如果会议有选举任务，要提前准备选票、票箱、监票和计票人胸签及计票所需物品。 6、会议用品申请流程根据方案中的预算提出需求，要求要写明总费用标准以及与会人员的每人标准，递交联络函，先交由部门负责人签字，部门负责人同意之后交由行政负责人统一采购。