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宣传广告采购管理制度

广告宣传品采购管理制度

第一条目的

提高公司对外宣传广告采购的准确性和可控性,规范约束和监督宣传广告采购业务活动,降低采购成本,提高公司各类营销宣传广告的质量和经济效益。

第二条适用范围

适用于公司所有宣传广告物料(画册、单页、营销礼品、POP材料、大型写真、喷绘广告等)的采购。

第三条权责部门

所有采购由“采购部”统一安排,没有成立采购部的由“办公室”负责。

第四条采购审批

由部门申请报公司领导批准后交采购部门来购。

采购需严格按照实际使用进行计划,对于不适用或价格超出市场行情的宣传广告采购,公司将不予审批。

第五条采购要求

1、一律不准先采购后申请。对于未授权采购的宣传广告、未列入采购申请或超出申请的临时采购,由采购经办人自行承担采购责任。

2、采购时,至少有2人同时参与。对于金额超过5000元的采购需签订采购合同。

3、采购部工作人员应认真做好市场调研,尽量减少采购中间环节,与直接服务提供商合作。

4、直接服务提供商由公司会议研究确定。

第六条采购明细

采购各类宣传物料时应注明:名称、规格型号、数量、估计价值、用途等。

第七条询价、比价

在采购前应进行询价或实地调查,提供至少3家以上的供应商报价和联系资料。

(超过1000元的)未经询价、比价不得进行采购。

第八条采购时限

经审批的采购申请,采购部应在规定采购期限内采购到位,由于人为原因不能按时采购而影响公司利益的,给公司造成损失的按确定的损失额予以赔偿。

第九条验收、入库、出库

㈠办公室负责人需对采购物品进行验收。必要时,工程部需参与验收工作。

㈡经验收后,对于不合格的物品不得办理入库手续;对于不符合采购要求的物品予以退回或其他方式处理。

㈢入库时,相关责任人要登记好入库明细帐,做到条理清楚,可追溯性强。

㈣出库时,使用人应办理明确的出库领用手续,仓库需做好出库台帐。

第十条结算

结算付款时,财务部应当索要发票和入库单,财务部对库存台账负有定期检查责任,严格遵循公司财务管理制度。

第十一条巡查

公司建立巡查机制,对相应的宣传广告定期巡检管理。由办公室与营销部组成巡查小组,每次巡查至少2人,每周不少于一次对各处大型的宣传广告进行巡查并做好巡查记录,对于巡查过程中发现的问题及时反馈解决。

巡查小组及时掌握宣传广告的动态,对相关宣传广告的后期效果及市场反馈进行跟踪,确保效益最大化。

第十二条其他

相关工作人员不负责任、弄虚作假,接受客户吃请,和收受回扣,视情节及数额大小将追究其经济和法律责任。

第十三条本采购管理制度自印发之日起实行

2015年1月26日

宣传广告出库登记表领用人:日期:

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批准:审批:

宣传广告出库登记表领用人:日期:

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批准:审批:

宣传广告巡查记录

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巡查人签字:

宣传广告巡查记录

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巡查人签字:

宣传广告入库单

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宣传广告入库单

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采购流程图

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库存台账

材料名称:库存位置:类别:规格型号:计量单位:

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采购流程图解

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