文档库 最新最全的文档下载
当前位置:文档库 › 办公室的基本礼仪常识

办公室的基本礼仪常识

办公室的基本礼仪常识
办公室的基本礼仪常识

办公室的基本礼仪常识

办公室是一个处理公司业务的场所,办公室的礼仪不仅是对同

事的尊重和对公司文化的认同,更重要的是每个人为人处事,礼貌

待人的最直接表现。下面有小编整理的办公室的基本礼仪常识,欢

迎阅读!

办公室内的招呼因人而易,不过亲切的

与赞美语,乃是工作中不可或缺的礼貌语言。一些服务行业的公司

强力倡导问候语言,要求员工在清晨时利用晨会时间,练习各种打

招呼的语气语调,希望他们在不断地学习中,养成彬彬有礼的好习惯。

问候语在人际沟通当中属于基本寒喧语言的一种,就如同在家

里起床应该向长辈问安,在工作场合中也应该随时表现自己的良好

人际关系。适当的问候语不是听起来不自然或是很做作的语言, 而

是投入自己的关心与亲切的互动。问候语也是一种起始语言,在展

开各种话题的时候,多多应用问候语常常让双方可以迅速化解冰冻,进入应有的主题。

赞美语并不容易形成,多数成功的领导都会巧妙地运用赞美语

达到激励员工的目的,其效果甚至比给予金钱的鼓励还要有价值。

练习赞美语首先需要细心观察对方的举措,找到对方可以赞美的项目,然后用简单、深刻的语言,激励人心。打招呼可以分为上对下,

下对上,以及平行之间的招呼语。以上对下的招呼为例,这一类招

呼由于各个办公室的气氛不相同,也各有差异。有些单位十分严肃,上对下的招呼多是官样文章;有些企业打招呼则像是朋友一般亲切,

令人分不出哪位是主管,哪位是下属。可见,打招呼并没有一定的

语言模式,却是办公室礼仪当中最好的开始和人际的润滑剂。

员工沟通是件大学问,侧闻一个公司的人员谈话,就可以明白

这家公司的企业文化如何。

一个优秀的主管要能察纳雅言,不使下属说话紧张,让其畅所

欲言。通常在谈话前,主管可以先请对方入座,消除对方的紧张和

疑虑;在谈话期间,多用我字开头, 少用指责的你字说明。尊重下属

的心情,多听少说,让对方能够充分表述自己的意见。此外,领导

者本身应当身体力行,认真做事,心存公正,自为表率,这样才能

令人敬服。

作为下属,则应该以工作来表现自己,说话要不卑不亢,不要

逢迎作姿,令人瞧不起。

天天见面的同事虽然不必太客气,可是最起码的礼貌仍然不可

或缺。如对不起、请原谅、麻烦您、借个光、我先走一步、下回见

等常用的敬语,就应当保留。语言是礼貌上重要的一环,即使在很

熟的同事之间,既不可以太客气,也不可以太随便。礼太多,会使

对方不敢接近您;过于随便,则会给人感觉您没有教养,有欠庄重。

访客来临以前,公司应做好充分的接待准备。接待活动需要认

真筹备和精心策划,具体可参详以下几点:

一、确定接待规格:贵宾会由哪些人迎接、陪同和接待。

二、制定接待方案:除了接待规格以外,是否还有活动的安排。

三、了解来访状况:包括来宾的目的要求、会见和参观的意愿、参观路线和交通工具、抵达和离去的时间、来宾的生活饮食习惯及

禁忌等等。

四、做好接待准备:包括迎送贵宾、会议场所布置、准备参观

的项目、解说人员的安排、食宿和交通工具等。

在公务接待当中,接待的规格要求也极其重要,如果没有事前

了解往往会有很严重的缺失。错误的接待规格会使对方受宠若惊,

否则就是十分的不自在。一般接待规格按来访人员的身分可分为以

下三种:

高规格接待:主要陪同人员比来宾的职位要高的接待。例如上

级长官派工作人员来了解情况和传达意见的时候,就需要高规格接待。

低规格接待:就是指主要陪同的人员比客人的职位还要低的接待。比如,高层的长官或者部门的主管要去基层单位视察,就会成

为低规格的接待。

对等接待:就是主要陪同人员与客人的职位同等地位的接待。

来者是客,以客为尊。无论是否彼此是否有商业联系,都应该

以礼待之。从客人来到公司的前台开始,直到完全离开为止,都要

遵守礼仪规范,让来访者宾至如归。

电话礼貌也是办公室不可缺少的礼貌之一,许多洽公的客户往

往因为一个电话搞得心情不好或是沟通不良。所以,电话礼貌必须

作为全体员工的基础训练项目,全力推动,贯彻执行,使客户在第

一次接听电话开始就对您的公司感觉非常满意。这种培训要靠长期

锻炼,不是一朝一夕可以促成的。

微笑的脸才会产生微笑的声音,声音是可以训练和管理的。绝

大多数人都没有对自己的声音进行训练,完全凭借本能的自然音调

来说话,这是极大的错误。透过电话的声音,是必须营造的。我们

可以面对镜子仔细观察自己说话的样子,并录下听自己说话的声音,找出自己说话时严重的缺点,加以改正。

由于电话里面只闻其声,不见其人。所以,要用简单的 KISS

理论来说话( Keep it simple and short )。运用简单扼要的字句,避免使用过于专业的名词或者是行话,这样会使对方很难快速理解。即使是无法避免的时候,也请使用比较通俗的名词,并加以浅显的

说明,这样可以节省彼此宝贵的时间,避免误会。

介绍也是办公室里经常发生的事情,它分为初次介绍和相互介

绍。介绍的学问很大,不是一般人想象得那么简单:只是交换名字

和职称而已。客人来的时候,如果需要为主客双方介绍,中间人要

记得先把客人介绍给主人,然后把主人介绍给客人。如果客人多于

一人,则要按照其尊卑顺序介绍。

因此,中间人在介绍之前,必须确实了解双方的关系,同时也

要明白对方最需要知道的是什么,不会因为短短的说明而弄错了对

方的身份地位。如果对于介绍对象的确实身份存有疑虑,就应先向

当事人请示或请教,看看对方需要用什么身份来被介绍。

客户投诉也是办公室经常遇到的问题,因此,如何有效地处理

各种投诉也是当今各个行业的难题题。处理客户投诉必须掌握方法,无论受到怎样的责难或是批评,都应虚心受教,诚心对待,即使再

严厉的的责备也是如此,绝对不能出现与客户争辩的情况。

接到投诉的最初先说抱歉,聆听完对方的投诉后依然说抱歉。

无论谁是谁非,给客户带来方便或者不悦,就需要道歉。不管客户

投诉什么样的问题,都要认为投诉是给自己解释误会的良机。负责

处理客户投诉的人,必须训练有素,能及时平复对方的情绪,先解

决心情,再解决事情。心平气和地做出扼要又适当的解释,并感谢

对方给予说明的机会。

拜访是指到对方的办公室去洽谈公务。有些人喜欢兴之所至,

随意去拜访别人,这对被拜访的对象来说是不速之客,这是非常没

有礼貌的表现。如果没有事前约定就匆匆拜访,会让对方手忙脚乱,弄的很尴尬。如果对方正好在开会或是外出不在,那又会碰个钉子,自讨没趣。

拜访客户不仅要事前通知确定,而且要提前告知,即使是已经

确定好的行程,也需要在出发之前再确认一次,以便提醒对方提前

准备。拜访之前,还要事先规划好行程和时间,确定对方可以有多

少时间交谈,不宜占用对方过长时间。同时,注意按时达到,不能

迟到。

上班族难免有些私人的意外需要临时请假,但是如果这些工作

没有适当的人来接手,请假就会给公司造成很大的困扰。所以,请

假应该提早规划,使工作不致于因为你请假的缘故不能延续。

商务礼仪之办公室基本礼仪要求商务礼仪之办公室基本礼仪要

求有些人情绪不稳定,总喜欢心情不好就借故请假,这不仅是没有

礼貌的表现,也违反了公司的常理。员工在工作中的情绪必须自己

处理,不能因为情绪性问题就一走了之。休假的情形也是一样,虽

然休假是个人应享的权利,但个人的休假一定会影响到公司整体工

作的进行。所以即使休假,也要提前准备,告知主管,这才是对工

作负责任的态度。

注意自己的仪表是应该有的办公室礼貌。仪表与仪容不同,前

者是指服装上的打扮,后者是指脸上的清洁与装扮。对于服装,有

的企业上会依照统一规定穿着制服。如果没有规定,自行着装的员

工都要以办公室是正式公开场的合为原则,注意服装的穿著。

虽然没有特别规定穿什么,女士穿着过于暴露的衣服都是不礼

貌的。西方礼仪认为一个女士必须做到在办公室里三点不露:那就

是肩膀不露、膝盖不露,还有脚趾不露。东方人虽然没有这样的规矩,但是通常在办公室里面太过休闲的打扮,会使人认为你不够专业,同时也显得不够庄重。

男士的服装虽然不一定要穿西服或者正装,但是,服装会说明

您对事情的看法以及对于周遭环境尊重的程度。所以男士的穿著也

必须符合一定的规范,比方说,袜子的颜色要与西裤颜色搭配,上

衣必须扎在西裤里面。穿西服一定要穿长袖,穿鞋子最好有鞋带等等。

许多公司在明文规定服装的禁忌之外,对于个人卫生也有要求。比方说,男性必须留短发、剃胡须,指甲不得留长,不能有体味,

保持个人卫生。女性必须画淡妆,不得将指甲染色,不得染发、长

发要挽起、不得有过多配饰,也不可在人前脱去外衣等等。

所谓迟到,在礼节上是指规定时间的前后十分钟之内,如果没

有超过十分钟不算是真正的迟到。当然,办公室中不能以礼节为据,

而应严格按照规定的时间上下班。

通常,迟到的人会找很多理由来说明,最常见的理由都是发生

个人的意外,例如堵车、闹铃没响、孩子生病、身体不舒服等。归

根结底,最终极的原因只是没有提早出门。迟到是一种习惯,一种

借口,并不是一种可以谅解的原因。所以员工必须养成良好的作息

习惯,宁可提前,也不赶晚。

至于迟到还要找人签到打卡,这就更不应该了。企业为了防止

代签和代打卡,设立许多方法,像是处罚或是使用签到以外的方法

来考核,其最终目的也不过是为了避免员工迟到早退而已。其实,

迟到早退的原因可能不一定是偷懒,多数原因是工作本身让人感到

无趣,工作安排时间不当,或者真的是家里有事情。

一个人迟到不单单会耽误个人的工作,也会影响到其他人工作

的进行。例如,由于一个人缺席,导致会议无法顺利进行,浪费了

大家的时间。也有人在会议中悄悄地溜走,这种早退而未告知的行

为也是非常没有礼貌的。

还有些经常疏忽的办公室细节也是进退应对的礼仪,例如进出

会客室或是主管的办公室必须先敲门才能进去;手机在会议室或是办

公室都算是随身物品,不应谈笑使用打扰其它同事上班的情绪等等。其中,有些事情是礼貌,有些就是行为的规范,这些规范我们可以

统称为道德规范。

道德规范的意义是在同一家企业中,让企业文化成为人人默许、共同遵守的行规,特别是属于行为导向的意义更大于礼仪的日常行动。道德规范会让同构型的员工共同遵守一些原则,像是不随意暴

露公司的商业机密,不偷取公务的对象等,这些就是更上一层楼的

办公室礼仪了。

办公室礼仪涵盖了我们在工作场合所涉及到的各方面礼仪规范,如电话、接待、会议、公务、公关、沟通等都包含在内。本文向读

者详细介绍10种日常办公室礼仪,帮助其改善同事间人际关系,提

高工作效率。

相关文档