关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发[2010]382号)

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法

第一章总则

第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案

工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008 ）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整

理规范》（DA/T28-2002 ）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。

第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材

料立卷归档管理工作。

第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项

审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、

费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩

建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。

本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，

经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。

第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责

第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行

管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部

门的监督和指导。

第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法

人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整

理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组

织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工

作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、

同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及

时、准确、完整、系统和安全。

第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管

理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件

材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。

项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和

整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提

交项目档案质量审核意见。

第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其

稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职

责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。

第三章公路建设项目文件材料的收集

第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输

部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发, 2010? 65 号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规

定执行。

已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同

步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提

出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，

可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。

第九条公路建设项目各阶段文件收集归档责任分工按照本

办法附件1《公路建设项目文件材料收集归档单位》执行。

第十条各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路建设项目建设程

序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。

第十一条收集归档的项目文件材料应为原件。其中，项目立

项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印

件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件

的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保

存；热敏纸传真件，需复印保存。复印件应清晰。

第十二条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原

始记录，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档

保存；表单填写内容规范，产生及使用部位标注清楚，相关签署

手续完备，且为相关责任人亲笔签名。

第十三条项目文件材料应书写工整，字迹、线条清晰，修改

规范；纸张优良，规格基本统一，小于A4 纸规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4 纸上；书写材料应符合耐久性要求。

第十四条数码照片应刻录在不可擦写光盘上保存，同时还须冲印出 6 英寸纸质照片与说明一并整理归档；照片档案的整理应

符合国家档案局《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002 ）要求。

第十五条电子文件及纸质文件数字化的形成和保存应符合

国家档案局《电子文件归档与管理规范》（GB/T18994-2002 ）、《CAD 电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999 ）和《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2005 ）的要求。

第十六条竣工图编制要求

（一）竣工图由施工单位负责编制。编制完成的竣工图应由

编制单位逐张加盖竣工图章并签署，经监理审核签字认可；如项

目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应

明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。

（二）竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实

际情况。竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和

完工时的实际情况，包括主要建设内容、完成工程量、执行的规

范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新材料、特殊问题

的处理、施工图的版本、变更情况以及修改完善情况、完工时间

等。

（三）一般性变更及符合杠改或划改要求的，可在原施工图

上修改，要注明修改依据，并加盖竣工图章作为竣工图；凡结构、

工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的，须重新绘制竣工图；重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单

位签署情况的，可不另加盖竣工图章。重绘竣工图纸在原施工图

号前加“竣”字。

（四）同一构筑物、建筑物重复使用的标准图、通用图可不

编入竣工图中，但应在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置

并在编制说明中注明；不同构筑物、建筑物应分别编制。

第四章公路建设项目文件材料的整理

第十七条公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然

形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷，要做到

分类科学，便于保管和利用。合同段未完成项目档案整理的，项

目法人单位不得组织交工验收。

（一）立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整

理组卷。

（二）勘察设计阶段文件材料按照设计的不同阶段和专业分

别整理组卷。

（三）招投标及合同文件材料按照招投标工作程序和合同内

容分别整理组卷。

（四）工程准备阶段文件材料按照审批事项及相关手续办理

过程分别整理组卷。

（五）工程管理文件材料按照问题结合时间分别整理组卷。

（六）变更文件以合同段为单位，按照变更文件编号依次汇

总整理组卷，并编制设计变更与修改后的竣工图档号对照一览表

（见附件2《设计变更文件与竣工图档号对照一览表》）。

（七）计量支付报表与附件、计划进度报表按照合同段结合

时间分别整理组卷。

（八）施工日志按照合同段结合时间集中整理组卷。

（九）施工文件材料：

1．原材料质量保证文件、配合比设计文件属单位（分部、分项）工程专用的，按单位（分部、分项）工程，分别集中整理组卷。除此之外，可以合同段为单位分别集中整理组卷。

2．施工原始文件，包括就工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等，均应按照分项（分部、单位）工程，结合施工工序，归入相应部分分别整理组卷。

3．竣工图按照专业、图号分别整理组卷。

（十）监理文件：

1．监理管理文件以监理合同段为单位，按照依据性文件、合同管理文件、工程质量控制文件、安全管理文件、计划进度控制文件、费用控制文件等分别整理组卷。

2．平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。

3．旁站监理记录按施工合同段整理组卷。

4．监理日志按照监理机构和形成时间整理组卷。

（十一）工程试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录及报告、缺陷整改情况、各专项验收和竣工验收工作内容分别整理组卷。

第十八条卷内文件材料系统化排列：

（一）立项审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（二）设计审批文件按照批复、请示、相关审查及专家评审文件材料的顺序依次排列。

（三）工程准备阶段文件材料按照审批及相关手续办理程序依次进行排列。

（四）项目法人及监理就质量控制、计划进度控制、费用控制及安全管理等问题普发的文件材料，按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

（五）施工文件材料：

1．原材料质量保证文件按照原材料类别依次进行排列。

2．变更文件按照变更文件的文号顺序依次进行排列。

3．各单位、分部、分项工程质量评定表及汇总文件按照汇总及各单位、分部、分项工程评定工作程序依次进行排列。

4．按照分项（分部、单位）工程分别整理组卷的文件材料，依照分项（分部、单位）工程施工进程，结合施工工序顺序依次进行排列。

5．合同段交工验收文件按照交工验收证书、交工验收报告、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各项工程总结依次进行排列。

6．竣工图按照专业结合图号依次进行排列。

7．设备安装及调试文件按照依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维护、随机文件等顺序依次进行排列。

（六）监理文件：

1．监理管理文件按照文件材料所反映问题的有机联系，结合重要程度依次进行排列。

2．旁站监理记录和平行试验及独立抽检文件材料按照单位、

分部、分项工程依次进行排列。

3．监理日志按照监理机构和日志形成时间依次进行排列。

（七）计量支付文件与附件及计划进度报表以合同段为单位，

按时间依次进行排列。

（八）试运行及竣工验收工作文件材料按照检测观测记录、

车辆通行情况、缺陷整改落实情况及各专项验收和竣工验收工作

程序依次进行排列。

第十九条经系统化排列的卷内文件材料，双面书写的文件材料，在其正面右下角、背面左下角，单面书写的文件材料，在其

正面右下角，用阿拉伯数字逐页编写页号。已装订成册的文件材

料，如自成一卷的，不需重新编写页号，如与其他文件材料组成

一卷的，该册文件材料排列在其他文件材料之后，并将其作为一

份文件编写册号，不需重新编写页号。

第二十条案卷由案卷卷盒、内封面、卷内目录、卷内文件材

料及备考表（封底）组成，其格式均应符合《科学技术档案案卷

构成的一般要求》（GB/T11822-2008 ）。

第二十一条卷盒正面及卷脊可只填写案卷的档号和立卷单

位。（卷盒内装有若干卷案卷的，卷盒正面及卷脊应填写盒内案卷

的起止档号。）

第二十二条内封面由下列内容构成：案卷题名、立卷单位、

起止日期、保管期限、密级及档号。

案卷题名应能准确反映本案卷的基本内容，包括公路建设项

目名称、起讫里程、分项（分部、单位）工程名称及文件材料名

称。

立卷单位指案卷的组卷单位或部门。

起止日期指本案卷内文件形成的最早和最晚的时间—年、月、日（年度应填写四位数字）。

保管期限填写划定的保管期限。保管期限分为永久、30 年、10 年三种。应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用

价值，分别确定案卷的保管期限。

密级根据国家及交通运输部有关保密规定确定并填写。

第二十三条卷内目录由下列项目组成：

（一）序号，按照文件排列顺序，用阿拉伯数字从 1 起依次标注。

（二）文件编号，填写文件材料的原始编号或图号。

（三）责任者，填写文件材料的形成单位或主要形成单位。

属原材料报验和工序报验文件，责任者应填写施工单位和监理单

位。

（四）文件题名，填写卷内文件材料标题的全称，没有标题

或标题不能说明文件材料内容的，应自拟标题，并加[ ]符号。案卷内每份独立成件及单独办理报验和批准手续形成的文件材料，

均应逐件填写文件标题。

（五）日期，填写文件材料形成最终日期。

（六）页次，填写每份文件材料首页上标注的页号，最后一

份文件标注起止页号；属已装订成册的文件材料，在卷内文件目

录页次栏中填写册数，并在备注栏中注明累计总页数。

（七）备注，填写需注明的情况。

卷内目录需纸质目录及电子目录各一份。

第二十四条备考表中须注明本案卷组卷情况及本案卷包含

文件份数；说明复印件归档原因和原件存放地；立卷人指案卷组

卷人员，检查人应为部门或项目技术负责人及监理。

第二十五条公路建设项目档案除蓝图及成册文件材料外，按照三孔一线方式进行装订。装订前，应去除塑胶、塑封、塑膜、

胶圈等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

不装订的图纸及成册文件材料，每份需加盖档号章。档号章

内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷中所在页次（档

号章式样见附件3《档号章式样》）。

第二十六条案卷系统化排列及编号：

案卷的编制单位应按工程进展的自然过程，对已经整理好的

案卷进行系统化排列，并用铅笔在封面及卷脊编写案卷流水号。

其中，施工单位应对本合同段形成的案卷，按照其自然形成过程，

依照路线进行方向，结合单位工程排列顺序依次进行排列。监理

单位按照监理工作程序，以合同段为单位，对形成的案卷进行系

统化排列。

第二十七条案卷目录的编制：

经系统化排列和编号的案卷须编制案卷目录一式二份（含电

子版），其格式应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》

（GB/T11822-2008 ）。

第五章公路建设项目档案的移交与汇总整理

第二十八条公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收

前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）

和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目

法人单位，并按规定办理移交手续。

案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执

行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其

他需要说明的问题。

移交项目档案套数由项目法人单位根据实际需要确定，并在合同中明确。

第二十九条项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行

系统化整理和排列。案卷排列顺序按照立项审批、设计、工程准

备、施工、交工、竣工等不同阶段依次进行汇总整理和排列。其

中施工阶段案卷按照项目法人单位、施工单位及监理单位形成的

案卷分别进行汇总、整理和排列；施工单位和监理单位形成的案

卷，依路线进行方向，以合同段为单位依次进行汇总整理和排列。

招投标、合同及计量支付、计划进度报表类档案可单独整理

和编目。

第三十条档号的编制：

档号由项目法人单位或档案接收单位编制。档号应简单、清

晰。

第三十一条案卷总目录的编制：

项目法人单位负责对经系统化整理和排列的所有案卷汇总编

制案卷总目录（含电子版）及项目档案整理情况说明。说明内容

包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内

容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、

项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。

第三十二条项目法人单位应在项目通过竣工验收 3 个月内，按照有关规定向有关单位办理项目档案移交手续。

第六章附则

第三十三条本办法由交通运输部负责解释。

第三十四条高速公路大修项目文件材料立卷归档工作可参

照本办法。

第三十五条本办法自印发之日起实行。2001 年6 月13 日交通部办公厅印发的《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》

（交办发, 2001? 390 号）同时废止。

附件1

公路建设项目文件材料收集归档单位

序号归档文件材料归档单位

立项审批

1 项目建议书及审批文件项目法人

2 可行性研究报告及审批（核准）文件项目法人

3 可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行

项目法人性研究报告的审查意见

4 专家对可行性研究报告的评审文件项目法人

5 环境影响评价报告书及批复项目法人

6 项目用地预审意见项目法人

7 水土保持方案及审批文件项目法人

8 文物调查、保护、矿产资源调查等文件项目法人

9 其他文件材料项目法人

设计审批

1 初步设计及审批文件、专家审查意见及审查会

项目法人议纪要

2 施工图设计文件及审批文件项目法人

3 工程勘测、设计基础资料项目法人

工程准备

1 建设用地选址意见及红线图项目法人序号归档文件材料归档单位

2 建设用地申请及批复项目法人

3 占地图及土地使用证项目法人

4 征地拆迁批文、合同、协议、征用土地数量一

项目法人览表、拆迁数量一览表

5 供电、供水、通讯、排水等协议项目法人

6 施工许可批准文件项目法人

7 质量监督申请书及质量监督通知书项目法人

8 建设前原始地形、地貌状况图、照片项目法人

13

序号归档文件材料归档单位1.1 项目法人就工程质量、安全、进度、费用控制

管理文件

普法性项目法人

针对性有关单位1.2 质量监督机构印发的质量监督相关文件项目法人1.3 监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制

监理单位与项目法人的来往文件

1.4 监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制

施工单位与施工单位的来往文件

1.5 施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制与

施工单位项目法人的来往文件

序号归档文件材料归档单位1.6 项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要

例会性项目法人

专题性有关单位1.7 监理组织召开的工地例会及专题会议纪要

例会性监理单位

专题性有关单位

1.8 计划进度报表项目法人

2 施工准备文件

2.1 合同段开工申请及批准文件（含施工组织设计

施工单位方案）

2.2 技术交底、图纸会审纪要施工单位2.3 开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控

施工单位制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线

点）测量、复核记录

3 施工质量控制文件

3.1 工程及设计变更施工单位3.2 施工日志、大事记施工单位3.3 永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记

施工单位

施工单位基础检验汇总资料

序号归档文件材料归档单位

14

序号归档文件材料归档单位3.5 各项标准及工艺试验资料施工单位3.6 工地试验室管理文件施工单位3.7 原材料（产品）质量保证文件

2.4 各种原材料、半成品、成品、混凝土预制件合

施工单位格证及抽检、试验记录

2.5 产品、设备说明书、合格证及检验报告、质量

施工单位鉴定报告

3.8 单位、分部、分项工程质量评定文件施工单位3.9 施工原始文件

3.5 单位、分部、分项工程开工批准文件施工单位3.6 各工序施工记录、试验、检测及报检文件施工单位3.7 隐蔽工程验收记录施工单位3.8 混凝土配合比设计报告、配料单施工单位3.9 砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉

施工单位等试验检测报告及汇总表

3.10 预应力张拉、压浆检查记录施工单位3.11 桩基检测报告施工单位3.12 机电、监控设备安装调试及性能考核记录施工单位3.13 桥隧工程风险评估报告、专项施工技术方案施工单位3.14 事故情况及调查处理报告、补救后达到要求的

施工单位认可证明文件

序号归档文件材料归档单位3.15 施工中遇到非正常情况记录、处理方案及观察

施工单位记录，对工程质量影响分析

4 竣工图施工单位

5 监理文件

5.1 监理大纲、规划、细则及批复、监理日志、备

监理单位忘录

5.2 旁站监理记录、平行试验及独立抽检文件材料监理单位

6 科研

6.3 试验记录、分析计算数据项目法人

15

序号归档文件材料归档单位

6.4 专家评审及技术鉴定报告项目法人

7 经批准的新技术应用资料项目法人

8 声像声响资料

2.6 重大活动、重大事故处理有关单位2.7 隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点

有关单位部分施工

9 其他有关单位

交、竣工验收

1 交、竣工验收文件项目法人

2 建设、设计、施工、监督单位工作报告项目法人序号归档文件材料归档单位

3 质量监督机构出具的交工验收质量检测意见项目法人

4 质量监督机构出具的交工验收质量鉴定报告项目法人

5 质量监督机构质量监督报告项目法人

6 试运行记录、检测、观测记录及成果报告、缺

项目法人陷整改文件材料

7 单项验收文件项目法人

8 接管养单位项目使用情况报告项目法人

9 其它项目法人

工程招投标及合同文件

1 招标文件项目法人

2 投标文件项目法人

3 评标文件项目法人

4 中标通知书项目法人

5 工程合同项目法人

资金管理

1 支付报表项目法人

2 决算及决算审计项目法人

其他项目法人

设计变更文件与竣工图档号对照一览表

序号变更内容变更依据文件号所在案卷号对应竣工图号所在案卷号

部门档案立卷归档指导书

招商局地产控股股份有限公司 部门档案立卷归档指导书 第一章文书档案立卷归档指引 一、归档范围： 文书档案是指本公司在生产经营活动中形成的党工群团、计划统计、开发设计、经营销售、财务管理、劳动工资等方面的已经处理完毕，具有重要或一定的保存价值的文件材料。包括： （一）、党工群团工作：包括党、团组织、工会、妇女组织、协会、纪检监察、宣传教育等方面形成的文件材料。 （二）、行政管理：包括董事会、监事会形成的会议记录、纪要、决议等材料；文秘工作、劳动工资、人事管理、法律事务、外事公关、安全保卫等工作形成的文件材料。 （三）、企业资产：包括各种物业（如楼宇、房产、土地）的产权证、使用证，资产的注入、划拨、划转、无形资产买入的请示、批复、权属证明及产权变动证明材料，清产核资工作中形成的各种文件材料。 （四）、经营管理：包括经营决策、计划统计、财务管理、稽核审计等工作形成的文件材料，各种项目合同、协议及公证书，企业内部与整顿形成的文件材料。 （五）、注册登记：包括企业设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括企业的章程及与各方签订的合同），企业各种资质证书及相关材料。 具体归档范围见本公司档案分类方案。 二、归档时间： 每年的档案资料于次年第一季度结束前向公司档案室移交归档。 三、不归档文书材料的范围

（一）、本公司的重份文件； （二）、无查考利用价值的事务性、临时性文件； （三）、未经签发的文电草稿、一般性文件的历次修改稿（定稿除外）、各次校对稿（主要领导人亲笔修改和负责人最后定稿除外）； （四）、无特殊保存价值的信封、一般性表态、建议意见或来信； （五）、本公司负责人兼任外单位职务形成的文件材料； （六）、为参考目的从各方面搜集的文件材料； （七）、本公司应邀出席非公司重要业务会议带回的不需执行和无参考价值的文件材料； （八）、上级公司任免、奖惩非本公司工作人员的文件材料； （九）、下属公司送来不需抄报、不需办理的一般性文件材料； （十）、外单位或行业协会送来的征求意见的文件未定稿。 四、归档要求 （一）、归档的文件应为原件。 （二）、文件的内容必须真实、准确，与实际相符合。 （三）、归档的文件要求字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。 第二章项目全程档案立卷归档指引 一、归档范围 项目全程档案是指本公司从土地出让、设计、施工、竣工验收、销售和初始登记的一系列项目档案。具体包括： （一）、土地出让阶段：土地使用权招标文件，土地中标通知书、收购协议、合同书、规划要点等。 （二）、设计管理阶段：招投标文件、设计任务书、方案图、说明书、概算书、施工图、审查意见、建造标准、预售查帐报告等。

电子文件归档与管理规范GBT18894-2002

电子文件归档与管理规范（GB/T18894-2002） 作者：档案馆文章来源：本站原创点击数：7082 更新时间：2009-12-21 1、范围 本标准规定了在公务活动中产生的，具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。 本标准适用于党政机关产生的电子文件的归档与管理，其他社会组织的电子文件管理可参照本标准。 2、规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 DA/T18 档案著录规则 DA/T22 归档文件整理规则 3、术语和定义 下列术语和定义适用于本标准。 3.1电子文件electronic records 指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。 3.2归档电子文件archival electronic records 指具有参考和利用价值并作为档案保存的电子文件（3.1） 3.3背景信息context 指描述生成电子文件（3.1）的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 3.4元数据metadata

指描述电子文件（3.1）数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、文件处理软件、字处理和图形工具软件、字符集等数据。 3.5逻辑归档logical filing 指在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现的将电子文件（3.1）的管理权限向档案部门移交的过程。 3.6物理归档physical filing 指把电子文件（3.1）集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。 3.7真实性authenticity 指对电子文件（3.1）的内容、结构和背景信息（3.3）进行鉴定后，确认其与形成时的原始状况一致。 3.8完整性integrity 指电子文件（3.1）内容、结构、背景信息（3.3）和元数据（3.4）等无缺损。 3.9有效性utility 指电子文件（3.1）应具备的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。 3.10捕获capture 指对电子文件（3.1）进行实时收集和存储的方法与过程。 3.11迁移migration 指将源系统中的电子文件（3.1）向目的系统进行转移存储的方法与过程。 4、总则 4.1 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施，确保其真实性、完整性和有效性。 4.2 应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控，保证管理工作的连续性。

关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知(交办发[2010]382号)

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责 第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法

人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。 第三章公路建设项目文件材料的收集 第八条公路建设项目文件材料具体收集范围按照交通运输部《关于印发公路工程竣交工验收办法实施细则的通知》（交公路发…2010?65号）中附件2《公路工程项目文件归档范围》的规定执行。 已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提

档案立卷归档制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法(试行)》的要求制定本制度。 一、归档范围:校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、与校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间:随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求: 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式;要注明保管期限;并逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照一定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，并编制案卷目录。 档案保管制度 一、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整与安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。

三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，并作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 一、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各项工作对利用档案的需要，积极做好提供利用工作。 二、校安档案工作人员必须编制《案卷目录》著录或专题文件卡片等检索工具，为提供利用做好准备。 三、凡利用者都应办理利用手续，严格遵守保密制度。在规定地点查阅，未经同意不准带出，不准随意翻阅无关文件精神，不准拆散卷本或抽页，不准剪下。不得污损及在文件圈点、划线、添字、去字和删改、违者依法查处理。 四、档案材料一般不得借出，特殊情况确需借出者，应报请分管领导批准，办理借阅手续，限期归还。 五、查阅档案资料时，不得擅自摘抄、复制。如工作需要者，要将摘抄的材料校对无误，加盖印章，方可有效。对摘录、复制的档案资料，必须妥善保管，不得泄密，并有责任利用效果及时告知档案部门。

一文书档案立卷归档制度

第三章档案管理制度 一、文书档案立卷归档制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

公司文件资料归档管理制度73061

公司文件资料归档管理制度 为了更进一步规范公司的文件资料管理,完善公司文件资料的归档, 实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 一、文件、资料的来源和范围 文件、资料的来源有两种：接收和发放。 1、接受到文件时填写《文件接收登记表》和《文件移交登记表》。 2、发放的文件填写《文件发放登记表》和《文件移交登记表》。 文件、资料的来源范围分为：公司内部文件、总公司文件和外来文件。 二、公司文件、资料归档的范围和归档分类 本公司文件、资料应归档分类和归档范围如下: 1、行政类: 本公司对内和对外已行文的规章制度、规定、决定、决议、通知、通报、请示、报告、批复、函件、会议纪要、公司各类证照。 2、经营业务类: 公司规划、年度计划、经营情况、委托书、协议书、合同、项目方案等。 3、人事类: 劳动人事档案、劳动工资档案等。 4、政府类：政府下发至公司的各类文件。 5、财务类:各种财务票证、票据,财务审计档案,会计档案,统计资料等。 6、音像类: 公司具有保存价值的图纸、软件、照片、光碟、音像等。

三、公司文件、资料归档的编制及编号 公司文件、资料的归档编制和编号应遵循和符合: 统一归类、清晰明了、轻重有别、“一案一号”、便利查阅和保管的原则。遇有一案归入多类者应先确定其主要类别进行编号。 1、本公司所有应归档的文件、资料,一律为文件的来源、文件的范围和部门头一个字的汉语拼音首字母大写合并来做编号之首。如：公司办公室的编号首为FNB;总公司财务部发来的文件编号为SZC;燃气协会人事部发来文件为SWR。 2、公司文件、资料的归档分类按本制度第一条进行分类,代码为: 1行政类; 2经营业务类; 3人事关类; 4政府类；5财务类; 6音像类。 3、公司文件、资料的归档编号按照入档时间的先后,以年月日加十位进行归编。 4、公司文件、资料的归档,应根据文档性质的重要性和阅读级别区分文档的重要性和受保密度。分为“一般级”“重要级”“机密级”。以“A”代表一般级,“B”代表重要级,“C”代表机密级。“A”一般级文档包含: 公开发布的公司经营发展大纲、经营战略和经营方针、各类通知和通告、任命、年度总结和领导讲话、一般性会议纪录等。“B”重要级文档包含:公司重要会议纪要、重要经营项目及决策、经营合同、公司经营情况、重要项目资料、项目合同协议等,人事档案薪资性档案、劳动合同,技术资料,财务资料等。“C”机密级文

(档案管理)档案立卷归档制度最全版

（档案管理）档案立卷归档 制度

档案立卷归档制度 根据《档案法》、《建设工程文件归档整理规范》(GB/T50328-2001)及《全国中小学校舍安全工程档案管理办法（试行）》的要求制定本制度。 壹、归档范围：校安工程在实施过程和各项目在排查鉴定、规划、加固改造等各个阶段以及其他正在实施或将要实施的所有中小学校舍建设工程所形成的、和校舍安全有关的、具有保存价值的各种形式的记录。 二、归档时间：随时发生随时收集，工程性档案在竣工验收或档案备案后进行全面清理、归档。 三、归档案卷的质量要求： 1、应归档文件要收集齐全，遵循文件的自然形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分类立卷，要求分类准确。声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点、内容和责任者。 2、案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要确切简明地反映卷内文件作者、内容和形式；要注明保管期限；且逐卷编写张页号，填写“卷内文件目录”和“卷末备考表”。 3、向档案室归档的所有案卷，都要按照壹定的次序进行系统的排列，编以案卷顺序号，且编制案卷目录。

档案保管制度 壹、档案工作人员必须时刻提高警惕，切实做好值班保卫工作，在发生意外事故或可疑现象时，应及时采取措施，确保档案的完整和安全。 二、档案库房是机密重地，严禁外人入内，要求门窗牢固，非工作时间必须关门落锁。 三、认真做好防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫工作，达到“八防”要求，以最大限度地延长档案寿命。 四、档案库房内严禁吸烟、生火及存放易燃、爆炸、腐蚀物品，杜绝意外事故发生。 五、应定期对档案保管的状况进行全面检查，且作记录，发现问题及时向分管领导汇报，采取积极有效措施，保护档案的安全。如遇特殊情况，应及时检查，发现问题要及时解决。 六、不准随意销毁档案资料，对损坏严重的永久、长期案卷要及时进行修补或复制，对到保管期限的短期案卷和无保存价值的档案资料需要销毁时，必须严格按照规定办理审批手续。 七、档案人员调动工作时，必须在办理完移交手续后，方能离开岗位。 档案利用制度 壹、校安档案工作人员要熟悉所藏档案的情况，主动了解机关各

(档案管理)档案归档文件整理的基本方法

归档文件整理的基本方法 一、装订 1、件的区分 件是指归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，定件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文为一件；一次会议或活动的文件可为一件或两件；会议记录、简报、信息均可为一件或两件；介绍信、存根经白纸托裱各满30张为一件。“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。 2、装订方法 每“件”文件材料的具体排列顺序如下：正文在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复件在后；转文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后。 每件的装订主要采取的左上角装订法，具体操作将文件的左、上侧对齐，并在左上角按包角纸大小四面涂上浆糊，用包角纸套在左上侧，压紧即可；文件超过40页以上，采用左侧三孔一线装订法。 二、分类 1、分类方法 根据实际情况，我们选择以下分类方法 保管期限－年度分类法

这种方法适用于内部机构虽有变化但不复杂的立档单位。主要是设置简单的基层单位或小机关，或每年形成的文件数量少的机关。如： 长久：2001年、2002年、2003年…… 定期：2001年、2002年、2003年…… 2、编制分类方案 分类方案一般有引言、类别序号、类目名称组成，必要时可对类目所指的范围和归类方法等加以说明。 （1）引言，提示分类方法。如按保管期限－年度，还是按其它分类方法。 （2）类别序号，是最低一级类目（机构或问题）的序号 （3）类目名称，按机构分类的，机关内部第一层机构名称就是类名，如，办公室、业务处；按问题分类的加“类”字，如党务类、综合类等。 采用两级分类的也应编制分类方案，以相对固定一个单位归档文件的排列顺序。 3、文件按照其自身的内容、形式、时间、来源等方面，根据编制分类方案，分门别类地组放在一起，使所有文件构成一个有机整体。 三、归档文件排列 1、文件排列的含义，是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程。

文件材料立卷归档管理办法

公路建设项目文件材料立卷归档管理办法 交办发（2010）382 交通运输厅 第一章总则 第一条为规范公路建设项目文件材料立卷归档工作，保证项目档案质量，更好地为公路建设事业服务，根据《科学技术档案工作条例》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设监督管理办法》、《交通档案管理办法》等有关规定，制定本办法。 第二条本办法适用于新建、改建和扩建公路建设项目文件材料立卷归档管理工作。 第三条本办法所称公路建设项目文件材料，是指自项目立项审批（核准）至竣工验收全过程产生的，反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况，对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。 本办法所称公路建设项目档案，是指按照项目档案组卷要求，经系统整理并归档的公路建设项目文件材料。 第二章公路建设项目文件材料立卷归档工作组织与职责第四条各级交通运输主管部门根据统一领导、分级负责的原则，依法对所辖区域内公路建设项目文件材料立卷归档工作进行管理，同

时接受公路建设项目所在地上级及同级档案行政管理部门的监督和指导。 第五条公路建设项目档案工作实行项目法人负责制。项目法人单位负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，承担各参建单位项目文件材料收集归档工作的组织、协调和监督、指导等管理职责；将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。 第六条项目竣工文件材料立卷归档工作应纳入工程合同管理，纳入监理工作内容，按照“谁形成谁负责”的原则，由文件材料的形成单位或部门负责，不得委托他人。 项目监理单位应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行监督、检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。 第七条各参建单位应配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性；明确本单位有关岗位和人员项目文件材料收集归档的职责和要求；按规定做好项目文件材料的立卷归档和移交工作。

文件、档案管理制度(通用版)

( 安全管理 ) 单位：_________________________ 姓名：_________________________ 日期：_________________________ 精品文档 / Word文档 / 文字可改 文件、档案管理制度(通用版) Safety management is an important part of production management. Safety and production are in the implementation process

文件、档案管理制度(通用版) 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。 一、公司设立文件档案管理专员，切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，提高案卷质量，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求，并逐步实现电子信息化管理。 二、凡是公司在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本公司生产经营活动相关的上级事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。 三、人力资源专员要做好公司员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作，确保资料完整。 四、档案管理员要对公司安全生产相关文件资料专门建档。进

行管理。 五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。 六、文件资料档案的保管、查阅。 1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。 2、文件柜、档案室要保持整洁卫生，认真做好文件档案“八防”工作，特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。 七、公司内部员工因工作需要查阅档案资料，须报请公司分管领导批准，外单位人员要查阅、复印公司档案，必须持单位介绍信并经本公司分管领导批准后，方可查阅；公司所有档案一律不允许外借。不论是谁查阅、复印档案，公司档案管理员都必须如实进行登记，注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。

《人民检察院诉讼档案管理办法》《人民检察院诉讼文书材料立卷归档细则》

人民检察院诉讼档案管理办法 （2016年9月14日最高人民检察院 第十二届检察委员会第五十四次会议通过） 第一章总则 第一条为了加强人民检察院诉讼档案（以下简称“诉讼档案”）科学规范管理，根据《中华人民共和国刑事诉讼法》《中华人民共和国民事诉讼法》《中华人民共和国行政诉讼法》《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》等有关规定，制定本办法。 第二条诉讼档案是指各级人民检察院在依法办理案件过程中形成的具有保存价值的各种形式和载体的诉讼文书材料。 第三条诉讼档案实行集中统一管理。任何单位和个人不得据为己有或者拒绝归档。 第四条诉讼档案工作实行统一领导，分级管理。最高人民检察院负责组织领导，地方各级人民检察院接受上级人民检察院和同级地方档案行政管理部门监督指导。 －1－

第二章管理机构与职责 第五条各级人民检察院应当成立档案工作领导小组，设立档案工作机构统一管理诉讼档案，并根据实际需要配备专职档案工作人员。 第六条各级人民检察院应当配备具有档案专业知识和法律知识的人员从事诉讼档案管理工作。省、自治区、直辖市人民检察院应当根据工作需要配备信息化技术人员。 各级人民检察院应当保持档案队伍相对稳定，加强业务培训，提高人员素质。档案工作人员离岗时，应当做好交接手续。 第七条各级人民检察院档案部门（以下简称“档案部门”）管理诉讼档案的主要职责是： (一）贯彻执行国家有关档案管理的法律、法规、技术规范和人民检察院诉讼档案管理相关规定； （二）制定和完善诉讼档案各项规章制度； （三）监督指导各部门诉讼档案的收集、整理； （四）开展诉讼档案保管与鉴定、开发与提供利用； （五）开展诉讼档案统计与研究工作； （六）负责诉讼档案信息化管理工作。 上级人民检察院档案部门负责对下级人民检察院诉讼档案工作进行指导、监督与检查。 －2－

文件和档案管理制度

文件档案管理制度 1目的 为规范安全管理体系文件的管理，对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制，以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性，与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件，防止误用作废文件。 对安全记录档案进行有效控制，以证实符合规定要求，为安全管理体系有效运行提供客观证据，在必要时实现可追溯性。 2范围 本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。规定了各过程负责人的职责，适用于各过程管理体系文件的控制。 本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。 3职责 3.1各过程管理部门职责： 3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。 3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。 3.1.3负责过程管理文件的（程序、规定、制度、表格）组织编制。 3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定，并按规定的表格做好相应的记录。 3.1.5负责文件更改内容等。 3.2生产部职责： 3.2.1负责管理手册的编制。 3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。 3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。 3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。 4程序内容 4.1确定文件种类 4.1.1为便于文件管理，根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。

4.1.2外来文件：外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准（见法律法规的识别与评价程序）；上级部门下发的通知、要求、规定和办法；相关方的期望和要求。 4.1.3综合管理体系文件 a.方针、目标和指标； b.实现方针、目标和指标的策划； c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。 4.1.4资料和记录 相关的资料包括但不限于： a.各类分析/评价/统计数据（如OSHA 统计分析数据）； b.特种设备（如压力容器等）及其附件的安全技术监察（检测）资料； c.建设（工程）项目可行性研究报告、HSE 预评价报告、设计方案和图纸、 HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见； d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录； e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告； f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南； g.危化品应建立一栏三卡（职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、 异常工况处置卡） h.设施的设计、运行技术资料； i.供应商和承包商档案； j.作业许可证等； k.其他资料。 4.2提出文件的编制和修改需求 4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利，但是必须向过程负责人提出申请。 4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。 4.3指定编写人 4.3.1如需要编制或修改，对所需的文件进行策划并安排专人编写。

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度 档案管理制度 (一)总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料，都要按照本制度的规定，分别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。结案后及时交专(兼)职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 (二)文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专(兼)职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1、公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。 2、本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专(兼)职文书的职责： 1、了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2、认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3、承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 (三)归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

(档案管理)工程文件资料归档管理方法

工程文件资料归档管理办法（暂行） 第一条依据 水电站工程竣工档案编制应遵循《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T1182—8）、《建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T 28—2002）、《水电工程达标投产考核办法》（原国家电力公司2001年版）、《关于编制基本建设竣工图的几项暂行规定》（建发施字[182]50号）。 第二条职责 工程项目监理、施工等单位应分别按照各自的职责范围完成工程文件资料的编制整理工作，在规定时间内，各施工单位向工程监理单位提交归档资料，由工程监理单位审核。工程监理单位审核后向各工程项目的业主管理机构移交，并由各工程项目的业主管理机构存档。 第三条收集范围 凡是反映与水电站工程有关的重要活动、具有查考利用价值的各种载体文件、材料（图纸、照片、录音、录像、磁盘、光盘等），都应收集齐全，归入工程建设项目成套档案。资料收集范围见附件一。 第四条文件材料质量要求 4.1文字材料用A4（70g以上）幅面纸打印，纸质优良，线条、字迹清楚；图样清晰，图标整洁，签认手续完备。 4.2需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料（红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等）书写、绘制。 4.3复印、打印文件及照片的字迹、红条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。 4.4声像文件应保证载体的有效性。 4.5长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 第五条竣工文件的编制 5.1竣工文件编制要求 5.1.1标段工程施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实

际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制标段工程竣工文件。 5.1.2竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。 5.1.3 根据附件一及建设项目实际情况，进一步收集所缺少的重要文件；文件数量未满足合同规定份数的，应按要求复制补齐。 5.1.4对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改或补充标注到相应的文件上。 5.1.5与施工图有关的设计变更、现场洽商和材料变更与竣工图编在一起。 5.2竣工图编制要求 5.2.1竣工图应由施工单位负责编制。 5.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，真实反映标段工程竣工验收时的实际情况。 5.2.3按施工图施工没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章并签署。 5.2.4一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更，可在原图上更改，加盖竣工图章并签署。 5.2.5图面变更面积超过35%的，应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号，末尾加注“竣”字，并加盖竣工图章、签署。 5.2.6编制竣工图总说明及各专业的编制说明，叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。 5.3竣工图的更改方法 5.3.1文字数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位。在原图空白地重新绘制。 5.3.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。 5.3.3 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。 5.3.4 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。

文书档案立卷归档制度(标准通用)

文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作，特制定本制度。 第二条归档的文件材料必须按年度立卷，本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价隹的丈件材料，都娈按煦本制麼的规定，分别立卷II」档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整（公文上的各种附件一律不准 抽存）。结案后及时交专（兼）职文书人员归档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚，不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专（兼）职文书人员，负责管理 本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含 被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归 卷」会议文件由会议主办部门收集U」卷。 1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人 员核报差旅费时，必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财 务部门才给予核报差旅费。 2.本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手 续，档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责： 1.了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。 2.认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。 3.承办人员借用文件材料时，应积极地提供利用，做好服务工作，并办理临时借用文件材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会仪简报、会讲记录等◎ 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。 第十条木分才心，山H倉丈二仃黄押

公司文件资料归档管理制度

公司文件资料归档管理制度 第一章总则 第一条目的 为了更进一步规范公司的文件资料管理, 完善公司文件资料的归档,实现公司全方位规范化管理的需要,特制定本制度。 第二条适用范围 本制度适用于公司各部门 第二章归档归类 第三条公司文件、资料归档的范围和归档分类 公司文件可按照三级类目进行归档，其中，一级类目按照文件类别进行归类，二级类目按照部门进行归类，三级类目按照重要等级进行归类。 一、一级类目 二、二级

类目 公司各部门缩写作为二级类目的代码 三、三级类目 第三章档案保管

第四条档案的保管、调阅与归还 一、已归档的公司文件、资料,由办公室统一编号后形成《文件档案》,并根据文档的重要性和相关性交相应部门的专管员保管。 二、已归档的公司文件、资料,由专管员负责填写《文档管理登记表》,并按指定专柜分类进行存放和保管。并注意防霉、防湿、防火、防虫蛀、防丢失。 三、公司档案调阅时须填写《文档调阅申请表》。一般级公司文档,须填写《文档调阅申请表》方可调阅。重要级以上文档,须经主管领导批准后方可调阅。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可调阅。 四、公司文件、资料档案跨公司调阅, 须经公司经理批准后方可调阅,并仅限于文档的查阅，不得复制或带走。 五、档案归还时间为《文档调阅申请表》上填写的时间内，归还时必须填写《文档归还登记表》。 第五条归档保存期限 一、永久保存: 本公司章程、公司各类证照、各级批文、印鉴、规章制度、不动产所有凭证、债权债务凭证。公司规划、年度计划、年度经营总结、技术资料、长期项目合同、年度财务会计报表、年度统计报表。劳动人事档案及资料、其它核定须永久保存的文档。 二、五年保存: 根据需要须保存的文档。财务审计档案,会计档案,统计资料各种财务票证、票据等按国家相关规定执行。 三、三年保存:期满或巳解除的合同协议、完结后的项目方案、其它经核定须三年保存的文档。 四、一年保存:部门工作计划及其工作总结、完结后的部门请示报告、经核定己完结且无必要保存的文档。 第六条档案的销毁 一、原则上,应每年定期将超过保存期且无保保存价值的文档进行清理并销毁。 二、待销毁的文档由专管员填报《文档销毁申请表》,并经相应批准人批准后,方可进行销毁。重要级以上文档,须部门主管批准后方可销毁。机密级公司文档, 须经公司经理批准后方可销毁。

文书档案立卷归档制度概述

文书档案立卷归档 制度概述 文书档案立卷归档制度 （一）总则 第一条根据邮电部＜邮电文书立卷归档办法＞为加强本公司文书立卷工作, 特制定本制度。 第二条归档的档材料必须按年度立卷, 本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的档材料, 都要按照本制度的规定, 分

别立卷归档。 第三条公文承办部门或承办人员应保证经办档的系统完整（公文上的各种附件一律不准抽存）。结案後及时交专（兼）职文书人员归 档。工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚, 不得擅自带走或销毁。 （二）文件材料的收集管理 第四条坚持部门收集、管理档材料制度。各部门均应指定专 （兼） 职文书人员, 负责管理本部门的档材料, 并保持相对稳定。人员变 动应及时通知档案室。 第五条凡本公司缮印发出的公文（含定稿和两份列印的正件与附件、批复请示、转发档含被转发的原件）一律由办公室统一收集管理。 第六条一项工作由几个部门叁与办理, 在工作活动中形成的档材料, 由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。 1. 公司工作人员外出学习、考察、调查研究、叁加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时, 必须将会议的主要档资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可後财务部门才给予核报差旅费。 2. 本公司召开会议, 由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等

向档案室办理归档手续, 档案室签字认可後财务部门才给予报会议费用。 第七条各部门专（兼）职文书的职责: 1. 了解本部门的工作业务, 掌握本部门档材料的归档范围, 收集管理本部门的档材料。 2. 认真执行平时归档制度, 对本部门承办的档材料及时收集归卷, 每年的三月份前应将归档档材料归档完毕, 并向档案室办好交接签收手续。 3. 承办人员借用档材料时, 应积极地提供利用, 做好服务工作, 并办理临时借用档材料登记手续。 （三）归档范围〖HT〗 第八条重要的会议材料, 包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。 第九条上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计画等档材料。 第十条本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。 第十一条本公司的请示与上级机关的批复。 第十二条本公司反映主要职能活动的报告、总结。 第十三条本公司的各种工作计画、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。 第十四条信访工作材料。 第壹拾伍条本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。第壹拾

学院各部门档案立卷归档管理办法

学院各部门档案立卷归档管理办法 学院各部门档案立卷归档管理办法一根据《高等学校档案工作规范》《外国语职业技术学院档案管理制度》的规定，为完善全校各部门立卷归档制度，特制定本办法。 二立卷归档基本原则本校各部门和个人从事党政管理教学科学研究外事出版等各项工作活动中形成的档案材料，是学校的财产，是党和国家的财富，必须移交给学校综合档案室，任何部门和个人不得私自保留。 凡属《外国语职业技术学院档案管理制度》所划定的档案材料，各部门和个人必须按照本办法进行立卷归档。 学校严格实行部门立卷归档制度，各系部处室均系立卷单位。 每个立卷人员的材料积累立卷，均按立卷单位统一归档。 校综合档案室按立卷单位接收档案。 三立卷归档的组织规范综合档案室是学校档案工作职能部门，负责全校档案的管理开发和利用，同时负责对各处级单位的立卷归档工作实行监督和指导。 全校各处级单位是文件材料产生和形成的部门，负责组织本部门的立卷归档活动，并接受综合档案室的监督和指导。 各单位日常的文件材料谁承办谁负责保存，由兼职档案员负责组卷，没有兼职档案员的，由部门负责人或秘书负责组卷。 职能部门在对重要科研成果鉴定基建工程竣工验收大型维修改造工程竣工验收贵重仪器设备（价值在万元以上）开箱验收时，必须通知综合档案室工作人员参加，以便对应归档的文件资料进行审查验收, 监督指导部门立卷归

档。 对文件资料齐全完整的，综合档案室方可签字验收，有关部门方可办理成果申报手续工程验收手续或财务付款手续；否则，综合档案室不得签字验收，有关部门不得办理相应手续。 四文件材料的立卷分工上级党政部门及有关单位下达的文件，由校办负责立卷归档。 学校及校内各单位向上级机关及有关单位上送的文件，一般由校办负责立卷归档；对口部门的呈文，由对口部门负责立卷归档。 校办起草以校办或学校名义编号的校内文件，由校办负责立卷归档；部门起草以学校名义编号的校内文件，校办和部门都要立卷归档; 部门起草以部门名义编号的部门文件，由部门负责立卷归档。 会议文件材料，哪个单位组织召开的会议，哪个单位负责立卷归 档；几个单位联合召开的会议文件材料由为首主办单位负责立卷归档。 各教学部门教务处等教学管理部门各自形成的文件材料，各自负责立卷归档；上述有关教学部门和教学管理部门共同形成的文件材料，由有关教学管理部门负责立卷归档。 各教研室的科研学科建设方面的文件材料，谁形成的文件材料，由谁负责立卷归档。 课题组的文件材料，由课题组负责人负责组织立卷后上交教研室, 再由教研室负责向综合档案室移交 基建综合管理的文件材料，由基建处负责立卷归档；工程项目的文件资料实行总承包的由总承包单位负责汇总整理；分承包的由各承包单位负责收