管理体系文件控制和管理程序

管理体系文件控制和管理程序

1.目的

对本公司管理体系的内部和外部文件进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本，并方便工作时取阅。

2.范围

适用于本公司质量体系文件（包括法律法规、标准、规范性文件、检验检测方法，以及通知、计划、图纸、图表、软件、规范、手册、指导书）的编制、审批、发放、修改和归档管理等环节，包括外来文件如标准、规程、规范等的控制。

3.职责

3.1经理

3.1.1批准《质量手册》和《程序文件》等重要的质量管理文件发布。

3.2技术负责人

3.2.1负责组织、编制、批准各种技术作业指导文件技术性文件。

3.2.2负责维护各种作业指导文件的有效性。

3.3质量负责人

3.3.1负责组织编制《质量手册》、《程序文件》和其他管理性文件的编制及

审核，批准《质量记录》和表格格式。

3.3.2负责《质量手册》、《程序文件》的审核。

3.3.3负责维护《质量手册》、《程序文件》的有效性。

3.4综合办公室

3.4.1负责所有文件的整理、分类、编号、保管、发放和回收。

4.程序

4.1文件控制范围

4.1.1内部文件：本公司内部编制的文件。包括：《质量手册》、《程序文件》、各类作业指导书、计划、报告及记录等。

4.1.2外部文件：与检测有关的法律、法规、规章、标准、检测方法、图纸、软件、指导书、上级文件等。

4.2质量管理体系文件的层次

4.2.1 第一层：质量管理手册――是本公司质量管理体系运行的纲领性文件，描述本中心质量方针和质量管理体系各要素的要求、职责及途径；

4.2.2 第二层：程序文件――是质量管理手册的质量记录，对质量管理体系运行中各项质量活动细、明确描述。

4.2.3第三层：作业指导书――是对完成各项质量/技术活动的规定，供检测人员执行.

4.2.4第四层：质量和技术记录――是质量管理体系各项质量活动的证据。

4.3 管理体系文件的编制、审批和发布

4.3.1 质量方针、目标由经理亲自主持制定，经领导层集体讨论后由经理颁布方针由质量负责人向全体员工宣贯，动员全体员工积极参与质量活动，将质量方针分解到本个具体岗位上。

4.3.2 第一层次和第二层次文件由质量负责人组织编写和审核，经理批准发布，质量记录由质责人组织编制并审批。

4.3.3 第三层次文件和技术记录由技术负责人组织编制并审批。

4.4管理体系文件的修订和维护

4.4.1 第一层次文件由质量负责人根据经理的要求安排修订，并维护其现行有效性。

4.4.2 第二层次文件由质量负责人根据经理的要求和文件运行的问题安排修订，并维护其现行有效。

4.4.3 第三层次文件由技术负责人根据检测能力的要求组织修订，并维护其现行有效性。

4.4.4 质量记录由质量负责人组织修订，并维护其现行有效性；技术记录由技术负责人组织修订，并维护其现行有效性。

4.5管理体系文件的管理与发放

4.5.1 质量负责人批准质量管理体系文件的发放范围，档案管理员建立所有文件、资料的帐明细（见《内部文件（资料）目录表》《文件审批登记表》《外来文件资料登记表》）,所有件在《文件审批登记表》上进行登记，文件的收发、复制、归档均统一编号，并由责任人签字。

4.5.2 文件和档案管理员建立保存有效的文件发放清单（见《文件收发登记表》），防止使用失效，使下发的文件始终处于受控状态。4.6管理体系文件的更改和现行修订状态

4.6.1文件更改前，提出更改申请的人员说明更改的理由（见《体系文件更改审批表》），必面依据及背景资料，报主管领导批准。

4.6.2更改的审批由该文件原审批部门或负责人组织进行，若因客观原因不能由原审批人审批相应职务的人员或指定人员进行审批，但必须具有相应的职责权限。

4.6.3修改的方法可以划改、换页等形式进行，但严禁涂改。当文件局部修改时可进行手写修“杠改”的方式，修改人在被修改处盖修改人的印章或签名，在“杠改”的上方写上更改的日期。

4.6.4现行修订状态采用页眉或首页“版本号”和“修订次数”进行识别。

4.7管理体系文件的作废、处理

4.7.1对失效和作废的文件，由档案管理员按原发放的范围和场所及时收回，防止误用。

4.7.2 对要销毁的作废文件，由综合办公室填写《文件销毁记录》，经质量负责人批准，公司经理审批后销毁。

4.8文件的借阅、复制

所有文件借阅或复制均应填写“受控文件发放回收记录表”，并经综合办公室批准。

4.9文件的保密

4.9.1 所有原始检测记录、计算数据、报告的副本等资料均应为客户保密。

4.9.2 硬拷贝形式的数据或计算机的数据必须是原始的不可改变的，以作为可信的档案数据。

4.9.3 凡是受控的质量文件，未经公司经理同意，任何人不得私自向外人借出，不得转抄或复印，若发生此类问题，追究责任者和部门的责任。

4.10文件宣贯

质量负责人应制定质量体系文件年度宣贯计划，并按计划组织对质量体系文件进行宣贯。

5.文件编码规则

5.1 文件编号

质量手册： DSFJC/SC-***** 程序文件： DSFJC/CX-***-*****

作业指导书：DSFJC/ZY***-***** 记录格式： DSFJC/JL-***-*****

5.2 文件编号规则

为使公司文件有唯一性标识,明确管理系统各流程文件的管理。使文件易于识别，便于索引、检索，应用运作方便，本公司文件编码采取汉字拼间第一字符与数码结合的方式进行编制。

5.3 文件代码示意

企业代码： DSFJC—示意山西省德顺发机动车检测有限公司

文件代码： SC—示意质量手册

CX—示意程序文件

ZY—示意作业指导书

JL—示意《质量记录》和表格

5.4 文件代码编码

□□/ □□□□□ - □□□□□

6.质量记录

《内部文件（资料）目录表》

《文件审批登记表》

《外来文件资料登记表》发布年号及版本号文件内容序号

文件代号

企业代号

《体系文件更改审批表》《受控文件发放回收记录表》《文件收发登记表》

《文件更改记录单》

《文件销毁记录》