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合同管理制度

合同管理制度

第一章总则

第一条【目的】

为规范公司合同管理,防范与控制合同风险,有效维护公司的合法权益,制定本制度。

第二条【适用范围】

以公司的名义对外签订合同(包括买卖合同、、租赁合同、运输合同、仓储合同、服务合同、技术合同、劳动合同等),应当依照本制度执行。

以公司的名义对外出具其他法律文书(包括授权委托书、单位证明函等),应当参照本制度执行。

第三条【部门职责】

公司总裁统一指导公司的合同管理工作。法务部门协助各业务部门进行合同的谈判、签订、履行及争议解决等事宜;法务部门负责合同文本的流程管理和归档工作。

第二章合同的签订

第四条【主体审查】

合同签订前,业务经办人首先要审查对方当事人的基本情况,包括:

(一)核实对方主体资格:对方当事人为自然人的,要求其提供身份证复印件;对方当事人为法人的,要求其提供企业营业执照复印件。

(二)核实对方资质情况:法律、行政法规对特殊行业相关资质另有规定或者特许经营的,要求对方当事人提供资质证书或者特许经营许可证。

(三)核实对方履约能力:了解对方当事人注册资本、商业信誉、历史履约情况及银行账号等,合同标的额超过一百万元的,必须对对方当事人进行资信调查。

(四)核实签约人资格:签约人为法定代表人的,要求其提供法定代表人身份证明;签约人为委托代理人的,要求其提供授权委托书。

以上主体审查的相关资料应当作为合同的组成部分妥善保管。

第五条【签约主体】

订立合同的主体必须是公司或者分公司,不得以公司部门的名义擅自对外签订合同,也不得与对方企业的部门签订合同。

第六条【合同条款】

合同的内容一般包括以下条款:

(一)当事人的名称或者姓名和住所;

(二)标的;

(三)数量;

(四)质量;

(五)价格或者报酬;

(六)履行期限、地点和方式;

(七)违约责任;

(八)解决争议的方法。

第七条【合同版本】

业务经办人选择合同版本时,应当遵循如下原则:

(一)已制定企业示范合同版本的,采用企业示范版本,对特殊当事人需要修改个别条款的,应当经法务部门审核;

(二)未制定企业示范合同版本的,采用官方颁布的行业示范版本;

(三)既未制定企业示范合同版本也没有官方示范版本的,由法务部门协助业务经办人根据谈判要点起草文本,或者采用对方提供的合同版本,提交法务部门进行法律审查及条款修改;

(四)最后由双方磋商确定正式合同文本。

第八条【合同形式】

除即时交割(银货两讫)的简单小额经济业务外,订立合同应当采用书面形式。

第九条【合同卷宗】

业务经办人应当按照“一份合同一个卷宗”的原则,即时建立合同卷宗,合同卷宗应当包括主体审查资料、正式合同文本及附件、会议纪要、来往信函等。

第十条【合同审批】

业务经办人应当按照如下步骤,进行合同文本的审批:

(一)填报《合同履行跟踪表》,提交合同卷宗;

(二)报部门总经理审批;

(三)报法务部门审核,并统一编写合同号;

(四)报公司总裁审批;

(五)法律规定应当经相关行政部门审批或者备案的,报行政部门审批。

第十一条【审批权限】

标的额较低的合同,由部门总经理批准执行,具体审批权限依照公司审核审批制度执行。

下列合同必须由公司总裁批准后,方可执行:

(一)标的额较高的合同(依照公司审批制度权限范围);

(二)联营、合资、合作合同;

(三)贷款、借款、财产抵押、担保合同;

(四)重大涉外合同;

(五)经理级别以上(含经理级别)人员的聘用合同;

(六)其他对公司有重大影响的合同。

按照前款规定的审批权限,审批人员对送审的合同审阅后,作出批准或者不批准的意见;不予批准的,视情况可以通知申报部门补报材料、重新谈判或者终止磋商。

第三章合同履行监督

第十二条【责任制】

合同履行的监督执行“个人负责制”,业务经办人应当随时督促对方当事人及时履行其合同义务,并按照合同约定全面履行自己的合同义务。

第十三条【履行跟踪】

业务经办人应对合同履行中发生的情况进行随时跟踪,建立台账做好记录,妥善保管好合同当事人之间已签订的合同、送货单、验收单、汇款凭证、发票收据以及业务往来传真、信函、对帐单等资料。

第十四条【合同争议】

合同履行发生异常情况时,应当以事实为依据、以法律为准绳,在既维护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,友好协商,互谅互让,解决纠纷。

第十五条【履行障碍】

合同履行过程中,任何一方出现合同履行障碍,业务经办人应在五个工作日内报告部门经理和总经理,分析合同履行障碍原因,拟定初步处理意见,报总经理决定;合同双方在十个工作日内无法就纠纷的处理达成一致意见或对方当事人无意协商解决的,报请法务部门出具法律意见;合同双方在二十个工作日内仍未能达成一致意见的,报请总裁裁决。

第十六条【合同转让】

合同履行过程中,任何一方将自己在合同中的权利和义务转让给第三人时,应当经对方同意,并由合同双方及第三人签订债权债务转让协议。

第十七条【条款补充】

合同履行过程中,需要对合同未尽事宜补充约定的,应当签订补充协议。

第十八条【条款变更】

合同履行过程中,因客观原因需要变更合同条款的,应当签订变更协议。

第十九条【对方违约】

合同履行过程中,若对方当事人出现违约行为或者预期违约行为,业务经办人应当立即查明情况,认真、稳妥地收集证据,督促对方尽快采取补救措施,减少损失;若对方仍无意解决的,报请法务部门出具法律建议书。

第二十条【已方违约】

合同履行过程中,若我方接到对方当事人的违约索赔函,业务经办人应当立即查明已方违约的原因及责任,并通知法务部门,共同商定应对措施。

第二十一条【合同解除】

合同履行过程中,任何一方提出解除合同的请求,业务经办人应当会同法务部门,查明解除合同是否有法律依据,评估解除合同的法律风险,共同商定对解除合同善后事宜的处理意见。

第二十二条【流程审批】

合同履行发生障碍时,业务经办人应当按照如下步骤报原审批人员征求处理意见:(一)填报《合同履行跟踪表》,写明合同履行障碍类型及原因;

(二)报部门总经理审批;

(三)报法务部门审核;

(四)报公司总裁审批。

因合同变更导致超越部门总经理审批权限的,必须报公司总裁审批。

第二十三条【通知送达】

业务经办人应当按照合同中载明的当事人名称及地址,以EMS特快专递形式向对方送达对合同履行障碍的处理通知或者回复意见,挂号或签收凭证作为合同组成部分妥善保管。

第二十四条【诉讼程序】

经公司总裁批准,决定启动诉讼或仲裁程序解决合同纠纷的,业务经办人应在五个工作日内将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料,连同合同卷宗移送法务部门。对方当事人提起诉讼或仲裁的,业务经办人应当在五个工作日内将案情简介及双方争议焦点整理成书面材料,连同合同卷宗移送法务部门。

第二十五条【合同归档】

合同履行完毕或者合同纠纷处理完毕,业务经办人应当将所有相关资料汇总后,移交档案室进行装订归档,以备查考。

第二十六条【工作移交】

业务经办人调动岗位或者离职时,应当与接任人员作好合同卷宗的移交手续,经法务部和有关部门确认后方可离任。经办部门应在情况发生后一周内书面告知各有关单位。

第四章考核与奖惩

第二十七条【执行考核】

公司员工应当严格遵守本制度,有效订立、履行合同,切实维护公司的整体利益,行政部负责本制度执行情况的监督考核。合同文本质量、合同履行情况、合同出错率、合同台帐记录等纳入公司对员工的工作成绩考核范围。

第二十八条【奖励】

员工在合同签订、履行过程中发现重大问题,积极采取补救措施,使本公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中,避免或挽回重大经济损失的,视其情况予以奖励。

第二十九条【惩罚】

员工出现下列情况之一,给公司造成损失的,公司将依法向责任人员追偿损失:(一)应当签订书面合同而未签订书面合同;

(二)未经授权批准或超越职权签订合同;

(三)为他人提供合同专用章或盖章的空白合同,授权委托书;

(四)因工作过失致使公司被诈骗;

(五)遗失重要证据;

(六)发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻,从而贻误时机的;

(七)其他违反公司相关制度的。

第五章附则

第三十条【未尽事宜】

本制度未尽事宜,按有关法律法规和本公司补充细则规定办理。

第三十一条【合同编号】

合同编号按照“部门简称[年份]顺序号”的格式编写,合同应固定由法务部专人管理,依次编号,不得错号、串号。

第三十二条【分公司管理】

各分公司、基地合同管理参照本制度和流程执行,由各分公司、基地建立相应管理措施,总部行政部不定期检查各分公司基地合同管理情况,对不遵守本制度的相关人员追究责任。

第三十三条【执行日期】

本制度从公布之日起开始执行,以前若有与本制度不一致的,一律以本制度为准。

附件:1、合同履行跟踪表

2、合同流程示意图

合同履行跟踪表

合同编号:

合同管理制度

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合同流程示意图

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