公文处理管理规定

公文处理管理规定

1、目的

为使本公司的公文处理工作进一步规范化、制度化、科学化，参照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文格式》（GB/T9704-1999），结合公司的实际情况，特制订本规定。

2范围

a) 本规定对公文处理的程序、行文关系、公文撰写等方面的管理作出了规定；

b) 适用于济南林海装饰工程有限公司本部及所属各项目经理部；

c) 同样适用于公司内部网信息发布审批程序。

3定义

a)公文是公司实施QEO管理过程中所形成的具有法定效力的规范体式的公务文书，是传达贯彻上级单位的方针、政策，发布公司的规章和措施，请示和答复问题，安排生产经营活动，布置和商洽工作，报告情况、交流经验的重要工具；

b) 公文处理是指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。

4职责

a)行政人事部是公司公文处理管理机构，负责公司公文的统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁，并指导各部门的公文处理工作；

b) 各部门是部门公文处理管理机构，负责部门公文的统一发放、传递、立卷、归档和销毁。各部门应当设专职或兼职文秘负责公文处理工作。

5程序

5.1公文种类

公司常用的公文种类主要有：

5.1.1 决定

适用于对重大事项或重大行动作出安排。

5.1.2 通知

适用于发布规章制度；转发上级单位的公文；要求办理和需要各部门周知或共同执行的事项；任免和聘用干部。

5.1.3 通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。

5.1.4 报告

适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。

5.1.5 请示

适用于公司向上级单位请求指示、批准。

5.1.6 批复

适用于答复所隶属单位请求事项。

5.1.7 函

适用于不相隶属单位之间、投资或合作伙伴之间相互商洽工作、询问和答复问题，向其他业务主管部门请求批准等。

5.1.8 会议纪要

适用于记载和传达会议情况和议定事项。

5.2公文格式

公文格式由文头、行文、文尾三部分组成。

5.2.1 文头部分

包括文头名称、发文字号等项，若系密级文件和紧急公文，则还应包括密级和紧急程度。

5.2.1.1 文头名称：

a）以公司办公会名义颁发的文件，使用“济南林海装饰工程有限公司办公会文件”的红色文头发文；

b）公司在经营活动中以公司名义对内、对外发布的文件，使用“济南林海装饰工程有限公司文件”的红色文头发文。公司各职能部门以公司名义对内、对外发布的公文也同样

使用“济南林海装饰工程有限公司文件”的红色文头发文；

以公司名义向上级政府主管部门报告、请告时，使用上行红色文头发文。

c）以部门名义对公司内部发布的事务性文件及公司内部办理例行公事与应急公文等，使用“济南林海装饰工程有限公司便函”的普通文头发文；

d）传真

公司及各部门对外或对项目经理部发传真以“济南林海装饰工程有限公司传真”的普通文头发文。

e)会议纪要

公司会议纪要分为二类：“总经理办公会会议纪要”、“专题会会议纪要”。由公司总经理或其委托人主持召开的工作会议称为总经理办公会，并形成总经理办公会会议纪要，由总经理或委托人签发；由分管领导主持召开的分管工作会议称为专题会，并形成专题会会议纪要，由分管副总经理签发。

以上二类会议分别对应“济南林海装饰工程有限公司总经理办公会议纪要”、“济南林海装饰工程有限公司专题会会议纪要”的格式。

5.2.1.2 发文字号由机关代字、年号、顺序号组成，年号应该写全。

a)为减少公文字号种类，公司（含各部门）在经营活动中以公司名义对内、对外发布的公文，尽量使用“林海装饰字【××××】××号”发文字号，但涉及公司干部任免、机构设置调整的公文使用“林海装饰人字【××××】××号”发文字号。

公司级发文字号本着从简的原则，每年由行政人事部根据各部门实际需要，进行调整。

c)为提高办公效率，各部门以部门名义在公司内发文不需使用公司红头文件，直接使用便函由部门经理直接签发。（部门便函代字详见附录）便函用于布置专项工作任务、发布某项通知及安排某项具体的工作。

d)传真发文字号

以公司名义发传真，发文代字为“林海装饰传字”；以部门名义发传真，如行政人事部发传真发文代字为“行人传字”。（具体传真发文代字详见附录）

e)部门或个人就某一个具体工作内容、步骤、程序进行协商、布置及请示时用三单制，即工作联系单、任务通知单和请示报告单。

5.2.1.3密级、紧急程度

a)密级公文应分别注明“秘密”、“机密”、“绝密”等级，还应有份数编号。

b)紧急公文应分别根据紧急程度，分别注明“急件”、“特急”字样。“急件”要求提前办，“特急”要求立即办。

c)密级、紧急程度文头右上角，密级与紧急程度同时使用时，紧急程度置上，密级置下，上下对齐。

5.2.2 行文部分

行文部分：包括公文标题、主送单位、正文、附件、落款、印章、日期等项。

5.2.2.1公文标题：一般包括发文单位、事由、文种三部分。

a)发文单位应写单位全称或规范化简称；联合发文，应将主办单位排列在前。

b)公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，除规范文件外，一般不使用标点符号。

c)下发公司行政规章制度的公文用“颁发”，其他属公司产生的公文用“印发”，下发上级、同级或不相隶属公文用“转发”。转发公文，要将事由写清楚，原标题不必照抄，但不能用原发文字号代替。

5.2.2.2主送单位：

a)上行公文的主送单位一般只写一个，而请示则只能是一个；对请示予以回复时，主送单位也只能是上行请示的那一个单位。如需同时报送其他单位，应用抄送的形式。

b)公司普发性的公文，主送单位按惯例排列，即“公司各部门、各项目经理部”。

c)保密性公文和针对性公文，主送单位由签发领导确定，以“公司相关各部门”行文。

5.2.2.3正文：

a)正文开头应提出要点，接着要通过叙事、说理、表明目的。正文的结尾,要简单朴素。对上行文，不要求答复的工作报告，结尾语可用“以上报告，请审查”。要求上级批准、批复的，可用“以上请示，请批复“。要求上级批转的，可用“如无不妥，请批转”等语。平行文的结尾一般用“特此函达、特此函复”等语，下行文的结尾,一般用“此复”、“以上各点，望认真贯彻执行”等语。

b)正文中用数字表示多层次结构时，标识方法为：

第一级用一、二、三、．．．．．．。

第二级用（一）、（二）、（三）、．．．．．．。

第三级用1、2、3、．．．．．．。

第四级用（1）、（2）、（3）、．．．．．．。

5.2.2.4 附件

公文如有附件，应在正文之后，落款之前注明附件名称和顺序，附件名称、顺序要与正文所列的名称、顺序一致。若附件的名称已作为公文标题的主要内容，在正文则不必再作标注。

5.2.2.5 落款

a)落款应在正文之后偏右的位置。当页有足够页面的落款应随当页。页面不够顺转下页空白的，应落在空页的适当位置，并在落款之前的空白的地方用括号注明“此页无正文”字样。

b)落款应用发文单位的全称，不得用简称。联合行文，落款主办单位列在首，其它依序排列。

c)凡以红头印发的公文，可不落款，而用印章代替。反之，凡不以红头印发的公文，必须落款。

5.2.2.6公司级公文一律加盖印章。会议纪要由公司相关领导签发，不需加盖印章；以部门名义发文的便函、传真等公文由部门负责人直接签发。

5.2.2.7 文件日期

文件日期要用汉字，不能略写。会议纪要不落款，也不署成文日期。

5.2.3 文尾部分

文尾部分，包括主题词、抄送单位、印发单位、印发日期、打印、校对、印发份数等项。

5.2.3.1文尾部分应置于行文部分所结束之页面的最未端（无附件的公文，置于文件日期之下的页面最未端；有附件的公文，置于附件最未一行文字之下的页面最未端），页面不够就转下页，置空白页的最未端。

5.2.3.2文尾部分各项按主题词（下划一长横线）、抄送单位（下划一长横线）、印发单位和印发日期（下划一长横线）、打印、校对和印发份数为序排列。

5.2.3.3主题词一般不超过三个，统一由人事行政部根据国家有关规定编写。报送国家政府相关部门的公文，主题词应符合国务院公文主题词库的规定。

5.2.3.4抄送单位：对须周知或需协助办理的非主办单位（部门），用“抄送”署以抄送单位规范化的简称。

5.2.3.6 印发单位和印发日期同行。左侧顶格署“济南林海装饰工程有限公司”；右侧顶格署“×年×月×日”，印发日期以缮印日期为准。

5.2.3.7 打印、校对和印发份数同行，左侧署“打印：××校对：××”；右侧署“共印：××份”。

5.3行文规则

a)行文应当确有必要，注重效用，尽量少发公文；

b)各部门依据部门职权可以相互行文和向上级分管领导行文，除以便函、传真的形式商洽工作、询问和答复问题外，一般不得对外用红头正式行文；

c)公司与相应的其他单位可以联合行文；

d)“请示”应当一文一事；一般只写一个主送人（或部门），需要同时送其他人（或部门）的应当用抄送形式；

e)“报告”不得夹带请示事项；

f)公司内部如进行简单、迅速的工作联系和行政指令可以通过“请示报告单、工作联系单、任务通知单”。

5.4发文处理

5.4.1公司的发文分为对内发文和对外发文。对内发文的对象为公司各部门及项目经理部，对外发文的对象包括各级政府、相关部委、客户、合作伙伴等。

5.4.2发文处理一般包括拟稿、会签、审核、签发、印发等程序。

5.4.2.1拟稿

公司发文由发文部门按照“公司行文格式”要求草拟好送审稿，经部门负责人签字后，由人事行政部登记统一编号、填写拟文会签单。

部门发文由发文部门按照公司“便函格式”要求草拟好文稿，并由各部门文秘统一登记、编号，送部门负责人审核签发。

发文部门草拟公文时应做到：

a)公文内容不得与国家法律、法规、政策和公司的制度、规定相抵触。

b)情况确实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

c)人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。若引用公文应先引标题，后引发文字号，并加括号。使用简称时，一般先用全称，并注明简称。使用英文字母缩写时，应先用中文全称，并注明英文缩写。

d)必须使用国家法定计量单位。

e)公文中的数字，除成文时间、部门结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语等必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码。

5.4.2.2会签

公司发文会签由行政人事部组织并填写公文会签单，部门发文会签由主办部门组织。发文凡涉及多个部门的应由相应部门负责人会签。

5.4.2.3核稿

公司发文在送领导签发之前，必须经行政人事部核稿。对不符合行文要求的文稿应及时退回修改或重办。核稿时应在原稿上保留修改笔迹，以备存档备查。

核稿的重点是：

a)是否需要行文；

b)有关部门、单位是否已协商、会签；

c)提出的要求、办法和措施是否明确具体、切实可行，是否与公司QEO体系文件抵触；

d)公文内容、文字表述、文种使用、公文格式等是否符合本办法的有关规定。

5.4.2.4签发

a)公司对外发文按领导分工原则先送分管副总经理审核后，再送总经理（或其委托人）签发；公司对内发文直接按分管范围分管副总经理签发。

涉及重大干部任免、机构调整必须由总经理签批。

b)部门发文直接由部门负责人签发。

5.4.2.5印发

经公司领导签发后的公司级公文由行政人事部负责印发。文稿印制前，拟稿人应对稿样进行校对并签字，行政人事部应对审批、签发手续及附件材料等进行复核。印制完毕的文件由行政人事部负责用印、发放。

经部门领导签发后的部门公文由发文部门自行负责印发，存档。

5.5收文处理

5.5.1收文处理指对收到的公文的办理过程，一般包括签收、审核、登记、拟办、批办、承办、催办、回复、传阅等程序。

a)签收、审核、登记。公司公文统一由行政人事部负责签收、分类、审核、登记。其他职能部门收到的公文若需公司领导批阅必须统一转至行政人事部签收，各部门不得自行呈报；

b)拟办。行政人事部对登记后的公文签署拟办意见。需公司领导批示的公文应由相应分管领导批示。不需公司领导批示的文件，可依相关制度直接由相关部门办理，公文办理结束后将结果汇报分管领导；

c)批办。公司领导在批示公文时，应明确批示主办部门和协办部门。对具体请示、报告的批复应签署明确意见。需公司其他领导阅知的，可进一步批转至其他领导；

d)承办。主办部门收到交办的公文后应当及时处理，不得延误、推诿。紧急公文应当

按时限要求及时办理，确有困难的，应当及时予以说明。协办部门应积极协助、配合主办部门完成公文办理任务；

e)催办。行政人事部负责对公文进行催办，并及时向分管领导反馈催办结果。公文催办原则为：紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办；

f)回复。主办部门完成办文后应及时将办文结果回复行政人事部；

g)传阅。凡属公司领导阅示的公文，由行政人事部组织传阅，有关部门均不得积压，也不得自行横传。

5.5.2对收到的传真公文，按照以上收文程序办理。

公文传真件除会议通知等一般告知、周知性文件外，应向发文单位索取正式件，以便存档备查。

5.6公司内部网信息发布程序

a)公司发文需在内部网上发布的，由分管领导同意后，由行政人事部直接办理；

b)网上信息发布统一由行政人事部归口管理，各部门需在内部网上发布通知、公告等信息时，需按发文程序，填写拟文会签单，经分管领导批准后发布。

5.7公文归档及管理

a)公文办完后，由行政人事部负责及时将公文定稿、正本和有关材料（包括音像）整理立卷；

b)每年年初行政人事部将上年度公文立卷完毕后移交档案室归档。

1记录

a)公司文代字、便函代字、传真代字

b)公司公文格式、公司级公文上行文格式

c)便函格式

d)传真格式

e)会议纪要格式

f)拟文会签单格式

g)收文处理单格式

公司文代字、便函代字、传真代字