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文字处理软件Word

〖内容提要〗

在这一讲里,主要介绍文字处理软件Word的基本使用。

1Word基本操作

文字处理软件Word是在Windows操作系统下运行的应用软件。

1.1 窗口简介

窗口的组成:快速访问工具栏、功能区、状态栏、浏览功能栏和文档区。

从Office Word2007开始拥有新的外观,新的用户界面取代了Word早期版本中的菜单、工具栏和大部分任务窗格。在文件wordmap中介绍了Office Word2007与Office Word2003界面的区别。

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Figure 1界面示意图

组成部分基本操作介绍。

1.2 文档的基本操作

1.2.1输入法

在语言指示器中选择中英文和输入法。

用热键(Ctrl+Space)切换中英文。

用大小写转换键(Caps Lock)切换大小写状态(中文输入需要小写状态)。

用热键(Ctrl+Shift)切换各种输入法。

用鼠标指向语言指示器-右键-设置。

1.2.2插入和改写各种符号

光标位于需改写文字前,状态切换成“改写”,录入几个符号就覆盖光标后面的几个原符号。

光标位于插入位置-插入-符号-符号(选项卡)-在“字体”列表框选择字体、在“子集”列表框选择查找子集、在查找框中找符号。

在英文状态下,标点符号使用键盘上的符号。

在中文状态下,标点符号可以用菜单插入-符号。

符号有全角和半角之分。在输入法的工具栏上有一个全角和半角转换按钮,单击该按钮可以达到选择全角或半角符号的目的。

1.2.3插入日期和时间的操作

光标位于插入位置-插入-日期和时间-在“有效格式”列表框中选定日期和时间格式-确定。

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Figure 2插入日期时间示意图

1.2.4在文档中插入文件

光标位于插入位置-插入-对象-文件中的文字-选择文件所在的路径和文件名-确定。

1.2.5在输入文本时使用自动功能

Word在文档输入时有一些自动的检查更正功能。

1.2.5.1 自动更正

自动更正与替换不同。替换是文本完成后,输入原字符串与替换字符串,系统自动替换。自动更正是文本完成过程中,只要出现需要替换的文本,系统实时替换。自动更正的项目要在输入文本之前进行设置。

“自动更正”的启动:文件-选项-校对。

自动更正功能一般作为输入时自动纠正错误使用。

也可以用来简化频繁出现的词组的输入。在“替换”文本框输入需要替换的简单字符,在“替换为”文本框中输入替换后应显示的实际内容。将此存储在“自动更正词条”列表框中,以后在应该输入该内容繁杂的词组时,只要输入预先设定好的简单字符,就会显示出那个内容繁杂的词组。

1.2.5.2 自动检查拼写错误

启动“拼写和语法”检查设置:文件-选项-校对。

拼写错误处显示红色下划波浪线。

语法错误处显示绿色下划波浪线。

光标位于波浪线处-单击状态栏校对图标。

1.2.5.3 翻译帮助

启动翻译帮助:审阅-翻译。

1.2.6在文档中查找和替换指定的文本

开始菜单下的查找、替换和定位菜单项都使用“查找和替换”对话框。

查找-在“查找内容”文本框中填写需要查找的字符串-“查找下一处”。

替换-在“查找内容”文本框中填写需要替换的字符串(Ctrl+v),在“替换为”文本框中填写替换的字符-“替换”或“全部替换”。

1.2.7保存

在Word2007前中存储的文件的扩展名:.doc。Word2007后的文件扩展名是:.docx

Word默认的保存文件夹:我的文档(My Documents)。

可将文件保存为PDF文档。

1.2.8选定文本

选定文本可用鼠标与键盘。

表格1鼠标选定文本

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键盘选定文本:Shift+方向键。

1.2.9复制与移动文本

1.2.9.1 用拖拽方式移动或复制文本

移动:选定需要移动的文本-鼠标指向该文本-拖拽到目的位置-放开鼠标左键。

复制:选定需要移动的文本-鼠标指向该文本-Ctrl+拖拽到目的位置-放开鼠标左键-Ctrl+拖拽到目的位置-放开鼠标左键…-放开鼠标左键和Ctrl键。

当目的位置不在本页时,拖拽指针到达窗口的上边缘或下边缘处,文档会滚动。

利用拖拽方式移动或复制文本,首先要进行设置(一般来说此设置为默认设置):文件-选项-高级-选定“拖放式正文编辑”。

1.2.9.2 用“剪贴板”方式移动或复制文本

移动:选定需要移动的文本-编辑-剪切-光标定位在目的位置-编辑-粘贴。

移动:选定需要移动的文本-剪切按钮-光标定位在目的位置-粘贴按钮。

复制:选定需要移动的文本-编辑-复制-光标定位在目的位置-编辑-粘贴。

移动:选定需要移动的文本-复制按钮-光标定位在目的位置-粘贴按钮。

1.2.9.3 在两个文档中移动或复制文本

打开两个文档-在当前文档复制或剪切-窗口-选择另一个文档-光标定位在粘贴处-粘贴。

1.2.10撤消和恢复编辑操作

1.2.10.1 “撤消”操作

“撤消”就是删除刚才进行的操作。

“撤消”最近一次操作的方法为:快速访问工具栏-撤消。或者直接按工具栏上的“撤消”按钮。

“撤消”最近若干次操作的方法为:单击工具栏上的“撤消”按钮右侧的箭头-在其中选定需要撤消的操作(只能从最近一次开始连续选定)-单击最后选定的操作。

1.2.10.2 “恢复”操作

“恢复”就是将“撤消”的操作还原。“恢复”和“撤消”的操作是成对出现的。

“恢复”最近一次操作的方法为:编辑-恢复。或者直接按工具栏上的“恢复”按钮。

“恢复”最近若干次“撤消”操作的方法为:单击工具栏上的“恢复”按钮右侧的箭头-在其中选定需要恢复的操作(只能从最近一次开始连续选定)-单击最后选定的操作。

1.3 文档的排版

1.3.1设置符号字体格式

在中文版Word中系统默认的字符字号为5号、字体为宋体。

选定文本-格式栏中有字体列表框、字号列表框、加粗按钮、倾斜按钮、下划线按钮、字符边框按钮、字符底纹按钮、字符缩放按钮(默认90%)、字体颜色按钮。

1.3.2设置段落格式

光标定位在段落中-段落栏上有两端对齐、居中、右对齐、分散对齐、减少缩进量(左缩进距离调节,默认7.5毫米)、增加缩进量(左缩进距离调节默认7.5毫米)按钮均可对段落进行设置。

水平标尺可以对左缩进(从页边距开始缩进段落)、右缩进、左边距(左页边距)、右边距、首行缩进(第一行与段落边缘的距离)、悬挂缩进(除首行外的所有行缩进)、反向缩进(向页边延伸)。

1.3.3设置首字下沉

光标位于本段落中的任何位置-插入-文本-首字下沉。

位置:无,表示不进行下沉设置。下沉,表示段落首字下沉。悬挂,表示段落首字列出。

字体列表框:选择下沉或悬挂字符的字体。

下沉行数选择框:选择下沉或悬挂字符的高度。

距正文选择框:选择下沉或悬挂字符的右侧与正文的距离。

1.3.4设置制表位

制表位是希望列对齐的一种设置方法。

设置制表位格式:单击调节标尺栏左侧的制表为格式按钮。有左对齐、右对齐、小数点对齐、居中和竖线制表位。

设置制表位:单击水平标尺栏刻度。

移动制表位:拖拽制表位定位符。

删除制表位:将制表位定位符拖拽出标尺。

按制表位输入:输入后按Tab键。

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Figure 3制表位格式示意图

启动制表位对话框:自定义快速访问工具栏-所有命令-制表位。

制表位位置文本框:输入制表位位置刻度。

默认制表位列表框:选择默认刻度。

对齐方式单选框:可以选择制表位居中、右对齐、小数点、竖线等对齐方式。

前导符单选框:填充制表为中字符左侧的空位符号的选择。

设置按钮:输入制表位位置刻度后,按该按钮确定。

清除按钮:选定制表位,按此按钮删除该制表位。

全部清除按钮:删除所有的制表位。

1.3.5设置和更改项目符号和编号

项目:提纲式的文本。

项目符和编号:每段之前的符号或编号。

1.3.5.1 项目符号和简单编号

选定文本或光标定位在即将输入文本处-按开始选择卡上的编号或项目符号按钮。此操作的结果是在每个段落前都具有项目符号或编号。

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Figure 4编号设置示意图

1.3.5.2 多级编号设置

利用多级编号设置后的操作结果是作为各级标题文本根据设置的各个“级别”与“将级别链接到样式”之间的关系,在各级标题前显示各级编号。

简单的多级编号是将作为各级标题的文本设置成相应级别的样式。

关联式多级编号首先设置标题1作为一级编号,在新段落输入二级编号的题目,选定题目后单击“增加缩进量”,在“多级列表”中“定义新的级别列表”,“将级别链接到样式”。在后面的文章编写中,凡是一级标题,用格式刷复制一级标题样式,凡是二级标题样式,用格式刷复制二级标题样式。后续各级标题的设置与此相同。

1.3.6为段落设置边框与底纹

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Figure 5页面布局示意图

段落的边框和底纹都在段落中的底纹和边框中设置。

1.3.7为文档设置分栏

文档分栏在“页面布局”的“页面设置”中进行。

利用工具栏上的工具按钮分栏:选定分栏段落-单击分栏按钮-选定分栏数目。

利用菜单分栏:选定分栏段落-格式-选定分栏数目(在“预设”或“栏目”选定)-设置栏目的宽度和栏之间的距离-选定栏宽是否相等-选定应用范围(选择整个文档,文档中的全部页面将按设置分栏。选择插入点之后,光标所在点后将按设置分栏。进行应用范围选择是可以不对文本选定)-选定分隔线,栏目之间用竖线隔开。

取消分栏:

选定分栏段落-格式-选定分栏数目(在“预设”或“栏目”)为“一栏”。

1.3.8在文档中应用样式

在文档中应用样式有两种方法。其一是先定义样式,然后输入。其二是输入完所有的文档后,选定其中的文本,使用样式。

如果不进行设置,文档自动启用默认样式。

开始选项卡上的格式刷是一个非常方便的文档样式修改工具。

选定要复制样式的文本(标题或正文等)-单击格式刷-选定需要粘贴样式的文本。

1.3.9在文档中应用模板

模板的功能:设置各种样式、预设固定文本和图形、预设自动图文集词条、自定义工具、设置一些命令。

系统默认模板:以.dotx为扩展名存储在template文件夹中。

标准模板:名称为Normal.dotx。具有字体、字号、语言、段落的预设。

1.3.9.1 用预设模板创建文档

文件-新建-选定创建向导-选择“创建”-根据模板提示输入。

1.3.9.2 创建新模板

已经存在的文档一般情况下是在Normal模板下修改其中的部分样式完成的。将已经存在的文档的所有样式作为新的模板,以后的文档就可以按照该样板输入了。这个过程就是基于已有文档的模板创建新模板。

操作过程如下:

打开文档-键入域和文档。

保存文件-文件-另存为-“保存类型”列表框中选择文档模板.dot-“文件名”文本框中输入模板新名-在“保存位置”列表框中选择保存路径-保存-修改文档(保留固定内容、删除每次需要键入的内容、增加新固定内容)和修改页面设置-保存。

以后使用该模板时,只要打开该模板,输入内容,打印即可。

2表格

表格由行和列(栏)组成。行与列交叉后形成的格称为单元格。

2.1创建表格

光标位于将要插入表格的位置(文本与表格不在同行)-插入选项卡-表格-拖拽行与列数。此操作后,在光标处会出现一个表格。

表格-绘制表格-铅笔从要绘制的表格外框的左上脚拖拽到外框的右下脚-在需要的地方拖拽出行和列-关闭表格和边框工具栏。

表格-插入表格-选择表格的行、列数-确定。

2.1.1在表格内移动光标

利用鼠标移动:单击需要填写内容的单元格。

利用键盘移动,如下表。

表格2键盘移动光标

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2.1.2选择表格的单元格、行、列或表格

利用鼠标选择。

表格3鼠标选择单元格的方法

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利用键盘选择。

表格4键盘选择单元格项目的方法

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光标位于某行-选择-选择行。光标所在行将被选定。

光标位于某列-选择-选择列。光标所在列将被选定。

光标位于某表-选择-选择表格。光标所在表格将被选定。

2.1.3将表格内文本对齐

文本的水平对齐包括:左对齐、右对齐、两端对齐、居中(左右)、分散对齐。

选定需要水平对齐的单元格、行或列-单击工具栏上的右对齐、两端对齐、居中、分散对齐按钮。

选定需要水平对齐的单元格、行或列-格式-段落-缩进与间距(选项卡)-选择对齐方式列表框装的左对齐、右对齐、两端对齐、居中、分散对齐按钮。

文本的垂直对齐包括:顶端对齐、底端对齐、垂直居中。

选定需要垂直对齐的单元格、行或列-表格工具-布局-文字方向-顶端对齐、底端对齐、垂直居中对齐

按钮。

2.2对表格进行编辑

2.2.1在表格中划斜线

使用“表格工具”中的“设计”-“边框”中的斜线。

使用“绘图”工具栏中的“直线”按钮。

2.2.2拆分单元格

一个单元格可以水平和垂直拆分。

用“绘制表格”按钮操作如下。

表格-绘制表格-用“铅笔”在单元格中绘制水平或垂直线。

用菜单操作如下。

光标位于某单元格-表格工具-拆分单元格-在“拆分单元格”对话框中选择“列数”与“行数”-确定。

2.2.3拆分表格

表格只能水平拆分。

光标位于下表的首行-表格工具-拆分表格。该表格将在光标所在处分为上下两个表格。

2.2.4合并单元格

利用“擦除”按钮操作:表格-绘制表格-用“擦除”按钮擦除线条。

利用菜单操作:选定需要合并的单元格-表格工具-合并单元格。

2.3对表格进行修饰

2.3.1为表格添加边框和底纹

利用“表格和边框”工具栏:选定表格、单元格、行或列-工具栏上的表格与边框按钮-利用“底纹颜色”按钮选择底纹颜色、利用“外围框线”按钮选择框线的虚实(选定对象的外围各线条的虚实)、利用“边框颜色”按钮选择边框颜色。

利用菜单:选定表格、单元格、行或列-格式-边框和底纹-在“边框”选项卡中的“设置”中选择边框的各种设置(如三维边框等)、框线的虚实、线型、颜色、宽度等等。在“底纹”选项卡中选择填充色和底纹图案以及底纹图案的颜色。

2.3.2用“表格自动套用格式”设置表格

所谓“表格自动套用格式”就是系统已经设计好若干表格的底纹、字体、边框等等格式,用户选取某格式的表格后,只要在表格中输入数据即可。

表格-插入表格-自动套用格式-在“格式”列表框中选取一款、在一系列格式复选框中进行挑选-确定-在表格中输入。

2.3.3调整表格在页面上的位置

光标位于表格中-表格工具-属性-选择左(表格相对页面来说,左对齐)、右、居中。

2.4文本与表格互换

2.4.1文本转换为表格

选定需要转换成表格的文本-插入-表格-文字转换成表格。

有下面几个地方值得注意。

如果选定的分隔符号不是段落符,且选定文本中有段落符号时,系统将在有段落符号的地方开始在下行的第一个单元格中显示。

“逗号”指半角的逗号,“其它”按照输入确定。

如果文本格式比较规则,文字之间仅使用了制表或空格或逗号(半角)中一种分隔符号和段落符号分成若干行。此时,将文本转换成表格的操作较为简单:选定文本-插入表格按钮(或表格-插入表格)。转换成的表格以段落符号为行,分隔符为列。

2.4.2表格转换为文本

选定行或表格-表格-将表格转化成文字-选定分隔符-确定。选定对象将显示为文字。

2.5为表格编号、排序及计算

2.5.1为单元格编号

选定单元格、行、列、整个表格-工具栏上的“编号”按钮(格式-项目和编号-编号选项卡-选定编号格式-确定)。

操作结果为选定对象的单元格中显示选定的符号。

2.5.2为列排序

光标位于某列-表格工具-排序。

2.5.3计算

单元格的名称:表格中的单元格以字母和数字命名。列,顺序命名为a、b、c、d……;行,顺序命名为1、2、3、4……。

计算公式:= (Formula) 域可使用表格5公式的函数返回的值。带空括号的函数可接受任意多个以逗号(,)或分号(;)分隔的参数。参数可以是数字、算式。

表格5公式

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可接受对表格单元的引用作参数的函数有:AVERAGE()、COUNT()、MAX()、MIN()、PRODUCT()和SUM()。

公式的自变量(域)可以是left、right、above表示连续单元格的计算。a1,b1表示相邻单元格的计算。a1:d1或a1:a5表示连续单元格的计算。a2+b2+a5表示指定单元格的计算。

计算操作:光标位于计算结果显示的单元格-表格-公式-在“公式”文本框中输入“=公式

(left|right|above)”或者在“粘贴公式”列表框中选择公式-在“数字格式”列表框中选择数字的显示方式(小数保留位数、百分率等等)-确定。

3在文档中使用图形

3.1在文档中插入图形

Word中使用的图形可以由“插图”获得。

在Word中不论是插入还是显示图形都应当在“页面视图”中进行。

3.1.1在文档中插入已有图形

“插图”中的“图片”和“剪贴画”都是已有图像。

3.1.2在文档中插入创建的图片

“插图”中的“形状”和“SmartArt”都是利用已有的图像元素创建图的工具。

3.1.3在文档中插入屏幕上显示的图片

屏幕背景、屏幕显示的内容用Print Screen键保存在剪贴板中-光标位于文档插入图形处-粘贴。

经过以上操作后,选定的图片将显示在光标所在处。

“插图”中的“屏幕截图”也具有类似Print Screen的功能。

3.2在文档中使用文本框

在Word中不论是插入还是显示文本框和图文框都应当在“页面视图”中进行。

3.2.1插入文本框和在文本框中添加内容

插入空白文本框方法如下。

插入-文本框-横排或竖排-带有+符号的鼠标位于希望插入文本框的位置-拖拽鼠标。

3.2.2设置文本框和在文本框中的内容的格式

选定文本框-右键-设置形状格式。

填充颜色和线条选等等都可以用设置形状格式对话框进行。

3.3在文档中使用艺术字

光标位于需要插入艺术字的位置-“插入艺术字”-选定“艺术字库”中的样式-确定。

上述操作后,艺术字将显示在光标处。

3.4水印与背景

创建水印有两种方式:文档的每页都有水印、在某页有水印。

所有页面的水印在页面布局中设置。

单独页面的水印是插入图片后让文字浮于文字上方。

背景在页面颜色终设置。

3.5在文档中插入数学公式

光标定位于希望插入公式的位置-插入-公式-插入新公式。

4邮件合并的使用

邮件合并涉及到三个文档:主文档、数据源和合并文档。

邮件合并的方式主要是利用两个文档:一个是主文档,包括报表或信件共有的内容。一个是数据源,为报表或信件提供需要变化的信息。主文档中插入不同的信息生成一个合并文档。

4.1创建主文档

在空白文档中,编辑主文档的文字和格式。

4.2创建数据源

在“选择收件人”中“键入新列表”或“使用现有列表”。

4.3编辑主文档

在文档适当的位置添加域名。

4.4合并文档

在“完成并合并”中得到合并结果。

5设置文档的链接

所谓文档的链接是指文档的一处与另外一处相关联。如果是以域的方式关联,则一处更新,另外一处随之变化。有时,一处更新后,另外一处并未刷新,显示依旧。鼠标指向未刷新域-右键-更新域。此时,该域显示刷新。

5.1文档超级链接

选定文本或图片等对象-插入-超级链接-在“链接到文件或URL”中输入网址或文件的路径。可以用“浏览”选择本机的文件或网上邻居的文件路径。

光标于某处-插入-书签-在“书签名”处输入书签名称-添加-选定文本或图片等对象-插入-超级链接-在“文件中有名称的位置”单击“浏览”-选择书签名-确定。

5.2插入一些标注

在文本中有插入题注、脚注书签或使用标题的操作。

插入题注:选定图、表格、公式等-插入题注-在“标签”中选择类型-选择“题注”中输入显示信息-插入。

插入脚注和尾注:光标在需要插入处-插入脚注和尾注-选择脚注或尾注-在“编号方式”中选择号码类型-选择“选项”,并在其中调整注释的位置。

插入书签:光标在需要插入处-插入-书签-在“书签名”中填写名称-单击“添加”。进行文档链接时,可以跳转到书签处。

插入批注:光标在需要插入处或选定文本-审阅-新建批注-输入批注文本-关闭。

修订显示:审阅-修订。

5.3文档与域的链接

光标于插入对象处-插入-对象-由文件创建-输入插入对象相应的文件-选择“链接到文件”。

光标在另外文本处-插入-交叉引用-在“引用类型”中选择-选择“以超级链接形式插入”-选择一个连接对象-插入。

建立目录:光标位于目录将显示处-引用-目录-插入目录。

光标位于需索引处-引用-标记索引项。文档中有索引项后,可以插入索引。

利用链接方式插入的对象与利用嵌入(非链接方式插入)方式插入的对象不同点在于:前者一方变化,另一方随之而变;后者双方独立。

6页面设置和文档打印

6.1在文档中插入页码

插入-页码。

6.2在文档中设置分隔符

分隔符有分页、分栏和分节。

分页的功能是将位于光标后的内容后推到下一页显示。打印文档时常常使用该功能。

分栏的功能是在设置了分栏的栏数,在一栏显示未满的情况下后面的内容需要在下一栏显示,设置分栏功能将能够满足要求。

分节的功能是当整个文档中某些页的页面设置与其它页不同时(例如有些页不是一栏而是多栏、有些页的页眉或页脚与其它页不一致),采用分节。

6.3在文档中设置脚注和尾注

脚注是在页脚注释页内字符的标记(上标)。

尾注是在文档的结尾处注释文档内字符的标记(上标)。

将光标位于插入脚注或尾注处-插入-脚注和尾注-进行脚注或尾注的选择-确定-在脚注或尾注处输入注释内容-光标移动到它处。

6.4在文档中设置页眉和页脚

页眉和页脚中可以设置页码、图、日期等等。

在不同的节创建不同的页眉和页脚。

在奇偶页创建不同的页眉和页脚。

在首页创建不同的页眉和页脚

6.5文档的页面设置

页面设置功能在页面布局。

6.6文档主题

通过应用文档主题,可以快速轻松地使文档具有专业外观。文档主题是一组格式选项,其中包括一组主题颜色、一组主题字体(包括标题和正文文本字体)和一组主题效果(包括线条和填充效果)。

6.7打印文档

文件-打印,可以进入打印状态。

7文档安全

限制编辑:审阅-限制编辑。

文件-信息-保护文档,在其中进行各种设置。