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集团接待管理制度

X X集团

接待管理制度

第一章总则

第一条目的和依据

本管理制度规定了公司部门及员工对上级或同级领导来我公司访问调研、参观指导以及客户来我公司洽谈业务、学习观摩等事宜的接待人员标准、礼仪、要求和标准。

本管理制度的实施,是为了保证能够给到访我公司的领导与客户提供一个满意的接待服务,使公司能够给领导与客户留下一个的管理规范、员工优良的整体印象,为公司进一步的发展创造宽松舒适的多边环境。

第二条适用范围

本制度适用于公司各部门和全体员工。

第二章职责分工

第三条凡属来公司参观、访问、学习及入驻研讨工作的宾客,一律采用总裁办登记、对口部门接待的办法,谁接待、谁负责,贯彻始终。

第四条对口部门要在外来宾客到来前,需提前通知总裁办,联络好有关事宜,提出书面的外来宾客参观申请,经部门负责人批准签字后,报总裁办,总裁办主任审批。总裁办是公司接待工作的管理者,公司级重大接待活动由总裁办负责。如重要来宾前来参观、访问,需及时上报行政总监/总裁,并由对口部门和总裁办共同承办接待事宜。

第三章具体规定

第五条接待原则

1、坚持热情、诚恳、周到、节约的原则;

2、坚持安全第一原则,包括客人食宿安全、财物安全、交通安全等;

3、坚持请示汇报制度,凡遇到超出职权范围,难以解决的问题,应主动请示。

第六条接待类型的划分

按接待层次分,接待可分为公司级、部门级接待两大类型。

第七条接待费用的审批

对于公司级的接待,由总裁直接审批接待费用的预算。

对于部门级的接待,各部门需在年初时提出对于来宾进行招待费用的预算。

在实际操作中,接待费用按照总体的预算进行控制,对于超出预算的费用和因特殊情况而发生的重大单项费用,则必须经过总裁审批。

第八条对于来宾的接待标准,根据实际情况进行安排,总的费用控制原则是“节俭、务实”。

第九条接待办法

实行凭单接待,登记备案的办法。

1. 凭单接待。接待对口部门在来宾到达前,必须提前三日(特别是重大接待),最迟不得晚于一日(仅限一般接待)填写接待工作单(见附件1)报送总裁办。

2. 登记备案。总裁办接到接待工作单并进行审核,做好接待准备工作,必要时应向行政总监、总裁汇报接待工作。

在接待过程中,因临时需要购买的物品(如烟、茶及有关物品),必须经公司领导或总裁办同意后方可购买。

第十条公司重大接待活动的程序

(一)制订接待方案

1. 接待对口部门应向总裁办提供有关活动的性质、目的、特点、程序,以及宾客的基本情况,如性别、年龄、职务、生活有无特殊要求等信息,总裁办围绕活动总体目标,制定出可行性的接待方案。

2. 制订接待方案应注意以下事项:

接待计划内容应尽量详细周密。日程安排要体现出高效率、快节奏。

主要内容应包括:食宿地点和标准、活动日程、礼仪安排、陪同人员、交通用车、宣传报导等。

(二)接待方案实施前期准备工作

1. 总裁办制订接待方案,报总裁批准后,组织实施。

2. 明确参加人员。总裁办视接待需要确定参加人员,如需其他部门相关人员参加,则通知部门负责人,由其落实本部门参加人员。

3. 分配接待任务。召集参与接待工作的全体人员,将任务逐项分配,把责任落实到人,同时把接待日程印发给有关人员,便于提前准备,相互协同配合。

4. 总裁办要在宾客到达前,检查落实接待各环节安排情况,发现问题,及时纠正。

(三)接待方案的实施

1 安排食宿。接待人员应严格按照总体的预算控制进行接待安排。

2 商定活动日程。住宿用餐安排妥后,接待人员应与来客中的负责人商定活动日程,如需变动,在充分尊重来客意愿基础上,对原定日程作适当修改,并向公司领导汇报,及时通知有关部门。

3 组织活动。接待人员要按日程精心安排组织各项活动,预订返程车(机、船)票。

4 收尾工作。有关部门要协助总裁办做好接待后的收尾工作。包括向客人征询意见,把订好的返程车(机)票交给客人,请客人办理有关离开手续,确定离开住地时间,安排交通工具、送站,结算各种帐目等。

(四)接待过程中应注意的事项:

在接待过程中,有关各方既要必须严格按照接待方案行事,又要及时妥善地弥补接待方案中难免出现的疏漏,机动灵活地处理接待工作中可能出现的各种变化,保证接待工作的顺利进行。

第十一条接待人员要保守公司秘密,不经部门负责人同意,不得让客人随意查阅资料和超规定范围参观,如客人提出超范围要求,接待人员应婉言谢绝,在特殊情况下,须请示部门负责人。

第十二条公司门卫要注重保安人员形象,对客人出入要致礼,如发现客人中有违反公司规定行为,要礼貌检查和制止,并确保不出现骚乱现象,同时向总裁办报告。

第十三条保安人员要配合接待人员做好外来宾客的人身安全和物品安全工作。

第十四条各对口接待部门要在客人离开前,请客人提出反馈意见,以便总结工作经验,克服不足之处。

第四章附则

第十五条本制度由总裁办负责解释。

第十六条本制度的实施与修订等相关事宜,经公司总裁办公会讨论通过后,由总裁办负责执行。

鑫科(集团)公司

接待工作单

集团接待管理制度

集团接待管理制度

集团接待管理制度

附件:

鑫科公司员工礼仪规范

第一条公司内部礼仪

1 员工必须仪表端庄、整洁。

2 在工作场所应严格遵守公司的着装规定。

3 在公司内员工应保持优雅的姿势和动作。

4 接人待物要大方热情,不卑不亢。

5 出入公司房间:进入房间,要先轻敲门,听到应答再进,回手关门,

不能大力粗暴。进入房间后,如对方正在讲话,要稍等静候,不要中

途插话,如有急事打断说话,也要注意时机。

6 在通道、走廊内行走,要放轻脚步,不得大声喧哗,更不得唱歌吹口

哨等。

7 谈话和声音要适度,对方能听见即可,不能在公司工作时间内大声说

笑。

第二条日常业务中的行为规范

1 正确使用公司的物品和设备,提高工作效率。

爱护公司的物品和设备,不得挪为私用。

借用他人或公司的物品,使用后及时送还或归放原处。

未经同意不得随意翻看同事的文件、资料等。

2 正确打、接电话

电话接听时,先问候,并自报公司、部门。对方讲述时要用心听,并要记下要点。未听清时,及时告诉对方,结束时礼貌道别,待对方放下电

话后,自己再放话筒。

通话要简明扼要,不得在电话中聊天。

工作时,禁止打私人电话。

第三条与客户接触的礼仪

1 接待工作注意事项:

在规定的接待时间内,不迟到,不缺席。

事先已通知来的客户,要表示欢迎。

接待客户要主动、热情、大方,面带微笑。

2 访客时注意事项

要事先与对方约好拜访时间、地点,告知去访人员、目的等取得对方同意,并尽可能听从对方安排。

做好访前准备,准时如约前往,事后及时道别。

因故不能如约去访时,要尽早向对方说明变化原因并致歉意,取得谅解。

如对方接待冷淡,未能给予适当礼遇时,要大方大度,掌握分寸,不能当面计较或表示不满。

3 名片的接收和保管

名片应先递给长者或上级。

把自己的名片递出时,应把文字方向冲着对方,双手递出,一边递交一边告诉对方自己的姓名、职务。

接对方的名片时,应双手去接,拿到手后,要马上看,正确记住对方的姓名、职务,如遇对方姓名有难认的文字,应马上询问,以免叫错。

对收到的名片妥善保管,以便检索。