案例分析7：货币资金业务内部控制

某单位有以下内部控制规定，指出这些控制中存在的问题并提出改进建议：（1）单位财务处长负责支票的签署，外出时其职责由副处长代为履行；副处长负责银行预留印鉴卡的保管和财务专用章的管理，外出时其职责由财务处长代为履行；财务人员乙负责空白支票的管理，仅在出差期间交由财务处长管理。负责签署支票的财务处长的个人名章由其本人亲自掌管，仅在出差期间交由处长代管。（2）关于货币资金支付的规定：部门或个人用款时，应提前向审批人提交申请，注明款项的用途、金额、支付方式或相关证明；对于金额在10000元以下的用款申请，必须经过财务副处长的审批，金额在10000元以上的用款申请，应经过财务处长的审批；出纳人员根据已经批准的支付申请，按规定办理货币资金支付手续，及时登记现金和银行存款日记账；货币资金支付后，应由专职的复核人员进行复核，复核货币资金的批准范围、权限、程序、手续、金额、支付方式、时间等，发现问题后及时纠正。（3）公司领导规定当出纳会计因事不在班时，为了不影响工作，出纳业务由主管会计代理。（ 4）公司财务科主管会计李海建与出纳会计秦志简，两人经过两年交往于目前结婚，在结婚典礼上经理举杯祝贺说：“祝你们夫妻在今后的会计和出纳工作中配合得更好，为公司财务工作做出更大的贡献。”（5）采购员张元富以现金860 元购买办公用品返回后，凭发票直接到财会部门作了报销。（6）公司商品仓库有4名保管员，4个人经常轮班休息。为了商品出入库方便，领导决定配四套钥匙，每人一套。（7）公司经理经常外出联系业务，回来后填制“差旅费报销单”，在“领导批示”栏经理直接签署同意，即予报销。（8）为了保证库存现金账面余额与实际库存相符，每月末定期进行现金盘点，发现不符，及时查明原因，做出处理。（9）对于银行预留印鉴的管理：财务专用章由财

务主管保管，个人名章应由法定代表人管理，法定代表人不在期间，由财务主管代为保管。

（ 1）存在内部控制缺陷：如果财务处长与财务人员乙同时出差，则空白支票、签署支票的个人名章、财务专用章、银行预留印鉴卡将全部落入副处长之手。同样地，如果副处长与财务人员乙同时出差，空白支票、签署支票的个人名章、财务专用章、银行预留印鉴卡将全部落入财务处长之手，这就违反了签发支票的全部印鉴不能由一人掌管的规定，难以防止银行存

款被贪污的情况。

建议：财务处长、副处长外出期间，分别指定与货币资金支付无关的专门人员掌管印鉴。

（ 2）存在内部控制缺陷：一是末对财务处长的审批权限规定任何限制，违反了对重要货币资金支付业

务，应当实行集体决策?的规定，无法防范贪污、侵占、挪用货币资金的行为；二是货币资金支付在前，复核在后，至多能及时发现问题，而无法防止问题的发生。

建议：指定财务处长的审批权限，对超过权限的货币资金支付业务，实行集体决策；支付货币资金之前，应由专职的复核人员进行复核，复核货币资金的批准范围、权限、程序、手续、金额、支付方式、支付单位等是否妥当。复核无误后交由出纳员办理支付

业务。

（3）存在内部控制缺陷；出纳业务由主管会计代理，属于不相容职责。

（4）存在内部控制缺陷；财务科主管会计与出纳会计结婚，属于不相容职责。

（5）存在内部控制缺陷；采购员凭发票直接到财会部门作了报销，没有经过审批。

（6）存在内部控制缺陷；仓库4名保管员配四套钥匙，缺乏相互牵制。

（7）存在内部控制缺陷；经理在“差旅费报销单”的“领导批示”栏经理直接签署同意，执行与审核不相容。

（8）存在内部控制缺陷；“为了保证库存现金账面余额与实际库存相符，每月末定期进行现金盘点。”不恰当。库存现金除出纳自己做到日清月结外企业有关部门应进行突击式盘点，所以单位应当定期和不定期地进行现金盘点，确保现金账面余额与实际库存相符；发现不符，及时查明原因，做出处理。（9）存在内部控制缺陷；“法定代表人不在期间，由财务主管代为保管。”不恰当。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。