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邮件规范通知

关于邮件用语及格式规范的通知

为规范内部邮件及对外公务邮件的语言及格式，特制定以下规范，公司员工要严格遵守此规范，以树立良好的办公及沟通形象。

一、关于称呼（特别注意）

1、邮件开头需称呼收信人；

2、如果收信人有职务，应按职务尊称对方，如“X总”、“X经理”；

3、如果不清楚职务或无职务，则应按通常的“X先生”、“X小姐”、“X女士”；

4、对海外公司的客户和同事，可称呼“Dear Mr./Ms.”或“Dear Sr.”;

5、多个收件人的情况下，可称呼“各位领导、同事”或“Dear all”；

二、关于主题

1、不要空白标题；

2、标题应简短、明确；

3、标题要能证实反应文章的内容和重要性；

三、关于邮件正文

1、Email正文要简单扼要、重点突出、段落清晰；

2、选择恰当规范的语言进行表述，应符合书面语言表达，不要使用口语化，避免情绪化用语；

3、尽可能避免拼写错误和错别字；

4、合理提示重要信息，可使用大写、粗斜体、颜色字体等手段，但不可过多使用；

四、关于附件

1、如果邮件带有附件，应在正文里提示收件人查阅附件；

2、附件命名应概括附件内容；

五、关于问候语

1、Email开头可使用“你好”、“来函收悉”等问候语；

2、Email结尾可使用“祝顺利”、“Best Regards”等问候语；

六、关于结尾签名

签名文件可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息。

七、正确使用发送（TO）和抄送（CC）

1、TO的人需要受理并回复邮件所涉及的主要问题；

2、CC的人需要知道邮件内容，可根据情况回复；

3、TO、CC中的各收件人可遵循一定得规则排列。例如，按部门排列，或按职务排列。

电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范 V1.0版为进一步规范电子邮件的使用，提高沟通效率，进而提高工作效率。现对公司电子邮件的使用作如下规定：一、邮件文本及格式规范 1.邮件内容一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送人邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名。 2.邮件字体 ①全文使用统一字体; ②字体大小在10-12号之间，汉字和数字统一使用宋体，英文使用Arial; ③不使用其它字体效果（如斜体、下划线、删除线等）; ④字体颜色为黑色，需要重点突出的内容可加粗或使用红色标注。 3.邮件信纸公司目前还未规范统一的信纸模板，建议暂不使用信纸。 4.个人签名要求统一使用公司的签名模板。二、邮件内容规范 1.语言表述清晰，简练，没有歧义； 2.规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语； 3.段落分明、清晰； 4.各类、各级的请示、回复、传达、公务督办等工作沟通与协调可通过邮件传达； 5.上级对下级的任务指派也可使用邮件传达，但邮件中必须注明具体的任务要求； 6.内部员工不得使用公司邮箱进行问题交流与讨论，浪费公司邮箱资源； 7.员工不得使用公司邮箱发送与工作内容无关的邮件，不得利用企业邮箱上传、展示或传播任何虚假、骚扰性、中伤他人、辱骂性、恐吓性、庸俗淫秽或其它任何与政治、宗教相关的信息资料。三、邮件发送规范

1.邮件主题 ①邮件必须写明主题； ②主题要明确清晰，文字简练，让收件人了解邮件的大概内容，不能有歧义。 2.邮件发送 ①邮件内容要注意保密性，明确收件人范围，不遗漏需要发送的人，也不发送给无关人员； ②明确收件人和抄送人，避免两者混淆不分，收件人为必须知悉该邮件内容的当事人（事件主要责任人），抄送人为有必要了解该邮件内容人员（事件相关知情人）； ③转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容； ④连续回复、转发邮件，需要重新整理和明确邮件内容，避免沟通有误； ⑤邮件发送前，认真检查，确认无误后再发送。 3.邮件优先级及回执 ①邮件内容确实重要紧急的时候使用优先级； ②对于一些重要邮件，需要跟踪邮件是否及时送达并明确相关收件人是否已查看，可以适当使用邮件回执功能； ③不要频繁使用邮件优先级和邮件回执功能。四、其它注意事项 1.员工不得使用弱口令作为邮箱密码，不得将其帐号、密码转让或出借予他人使用，如发现帐号遭他人非法使用，应立即向网络管理员汇报； 2.员工不得使用公司邮箱作为各类生活娱乐网站、论坛注册时的验证邮箱； 3.为保证邮件的沟通效率，要求员工每天在岗时间内必须开启邮件客户端，并设置成每十五分钟自动收取，需及时查看新邮件，对于因未及时查看邮件或未及时回复，而导致工作延误的，将对责任人进行严厉处罚； 4.邮件只是众多沟通方式中的一种，日常的沟通不能完全依赖邮件，尤其是需要及时响应的工作沟通； 5.为不影响其他人正常使用邮件系统，对于大于20M的文件，不使用邮箱发送。 6.

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范集团文件发布号：（9816-UATWW-MWUB-WUNN-INNUL-DQQTY-

2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。三、邮件发送规范： 1邮件主题：邮件必须写明主题。 2邮件发送：（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；

电子邮件规范

为规范公司邮箱的使用，现就邮件沟通礼仪、内容及签名等作以下规定，请大家仔细阅读、遵照执行。邮件主题 1) 主题不要为空 . 主题为空会直接被收件人忽略当做垃圾邮件处理。 . 主题为空会让收件人不明所以，浪费时间。 2) 主题要明确 . 便于收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 3) 每封邮件一个主题 . 便于收件人针对主题回复。 . 便于日后查找。邮件内容 1) 礼貌的称呼与问候。在电子邮件中，恰当的称呼收件人，既显得礼貌，也明确提醒某收件人，要求其给出必要的回应。 2) 简明扼要的正文 . 正文要简明扼要，行文通顺，信息要阐述完整。 . 要尽可能避免拼写错误和错别字。 . 需要短时间反复往来沟通的事务可以选择“即时通”（多人参加可以使用“邀请多人呢会话”方式）或电话，邮件不宜当成论坛使用，以免造成邮件堆积，浪费邮箱空间，扰乱收件人。 3) 明确日期与时间 . 日期建议日期的表达方式为：“下周三（2012/03/07）”“下个月（2012年3月）” . 时间标明“下午8:30”或采用24小时表示法：20:30 4) 注意附件 . 在邮件正文里面提示收件人查看附件。如“附件为会议记录，请注意查收。” . 附件名称要有意义 . 附件的数目不宜过多，较多时应打包压缩成一个文件。 5) 附带签名档 .标准签名档：请按行政部提供的格式设置好个人邮箱的签名。字体：黑体，大字14号，小字10号，黑色。 . 商务函机密文件可以添加以下内容 ----------------------------

重要提示：此邮件及附件具保密性质，包含商业秘密、受法律保护不得泄露。如果您意外收到此邮件，特此提醒您此邮件的机密性，请立即通知我们并从您的系统中删除此邮件及附件。如果您不是此邮件应当的收件人，请注意不可对此邮件及其附件进行复制或向他人透露其内容。 IMPORTANT NOTE:This transmission and any attachments may contain legally privileged and/or confidential information intended for a specific individual and purpose and is protected by law. If you received this transmission in error, notify the sender and delete the original transmission and its attachments without reading or saving in any manner. Any disclosure, copying, distribution, or taking of any action based on this message is strictly prohibited. . 设置方法： 1) 网页邮箱设置签名 . 页面右上角“设置”→基本设置中“签名设置”→添加签名→编辑→确定 2) 闪电邮软件设置签名 . 邮箱→邮箱设置→信纸与签名→管理签名→新建签名→保存并关闭邮件发送 1) 根据邮件需要谨慎处理抄送 . 不相关的人员不要抄送。 . 部门或系统内部未达成一致或未形成决议的内容不要大面积发送或抄送。 2) 及时回复 . 收到邮件后，应及时回复对方，不要置之不理。 . 注意，一旦点击“全部回复”后发送，将同时也会发往所有抄送者，同时被暗抄者地址信息将被公布于众。 3) 机密文件的发送方法 . 发送加密文件时注意密码与加密文件分别发送。 . 发送客户报价单、合同等资料时最好PDF化后发送。

电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范

电子邮件的礼仪和企业电子邮件规范电子邮件的礼仪 Netiquette（网络礼仪）的范围很广，在这里我们只说其中的一部分——email etiquette（electronic mail etiquette，电子邮件的礼仪），它是每一位职业人士都应该遵循的日常商务礼仪规范。必须回复电子邮件如同通电话，正如你不应该让电话铃声响太久才接听一样。无论对方来信是提问还是问好，你都必须尽快回复。不过，如果你没有经常查看邮箱的习惯，你应该把这种习惯告诉他人。必须写主题这是一种职业行为。通常人们会根据主题判断邮件的重要性，一般来说，没有主题的邮件往往会被忽略，到最后才看。因此，通过主题让他人对邮件的内容一目了然，会加快对方同复邮件的速度。内容简练写电子邮件切忌长篇大论，应尽量简单明了地表达。注意礼貌发送电子邮件必须注意礼貌，用词要得当，以免引起误解或给收信人留下不好的印象。注意字体字体大小要适中，不要选择让人难以阅读的字体。此外，如果写英文邮件，特别注意不要全用大写。例如，I WILL CALL YOU TOMORROW. 这句话全用了大写，表示喊叫的语气，大声地对收件人说这句话，显得很没礼貌。正确的表达应该是：I will call you tomorrow. 注意编码有些语言用不同的客户端会出现乱码现象，中文邮件应该选择GB2312的编码。

保持专业避免利用工作的电子邮箱发送私人邮件。避免传递无关信件 “Spam”或“Junk mail”（垃圾邮件）是令人厌烦的，所以不要发送对方不感兴趣的邮件。尊重隐私有些人并不愿意他们的邮箱地址出现在其他人的邮件中，所以当群发邮件的时候，要考虑对他人隐私的尊重。小心使用抄送（CC）/ 密送（BCC）功能抄送（CC）是指发送给收件人的同时，也让其他一人或多人收到该封邮件，并且也让收件人知道这种情况。密送（BCC）的功能也差不多，其区别是收件人并不知道你同时也把该邮件发送给了其他人。小心使用附件功能信件内容不多时，应该以正文形式发送邮件。发送图片、影像或文字量较多的文档时可以通过附件发送，并且要考虑文件是否超过收件人能接受的空间。同时发送多个文件或比较大的文件时，可以先压缩后再发送。小心使用表情字符适当使用表情字符可以表达幽默，让人感觉轻松与亲切。但在发送前你必须确认收件人能领会字符的含义。以下是常见的表情字符：表情字符含义 :-) 或 :) 微笑 :-> 露齿笑 :-P 歪嘴笑、吐舌头 ;-) 眨眼 :-( 不高兴表情字符含义 :-| 不感兴趣 :-/ 困惑 :-e 失望 :-@ 尖叫 :-O 喊叫、惊讶小心使用缩写

关于邮件使用规定及要求

关于邮件使用规定及要求各位同事：为了提高工作效率，能及时处理工作上的事情，对工作进展进行有力的推动以及避免不必要的纠纷及误会，针对工作邮件做出以下规定：一、邮件使用原则 1、重大事件及自身无法解决的事情必须发送邮件至公司 2、收件人必须为需回复人员的邮箱，抄送相关人员知悉、 3、发件人必须跟进邮件进度，如需相关人员回复请主动催促 4、各项工作文件必须以邮件的形式发送至相关人员二、邮件的内容? 1、不得出现“?空白标题”?，并且标题要简短、清晰、明了 2、标题需反映文章的内容和重要性，禁止使用含义不清晰标题 3、每封邮件对应一个主题，不得将不同事情写进同一个主题中，以免日后混乱，不便于整理 4、邮件内容当中如需特别注意事项或重点说明事项，需用不同颜色或字体体现，以便引起阅读人员注意，有针对性的回复相关问题或事项 5、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要 RE一大串，避免阅读困难，造成信息混乱 6、如有附件，请注明附件内容及注意事项

三、邮件回复要求 1、各类邮件8小时内回复，最晚不得超过24小时，以免拖延工作进度，造成工作失职，如有特殊情况应设定自动回复已告知发件人 2、进行针对性回复；根据邮件主题及内容回复相关内容，不得回复与主题及内容无关的内容 3、回复内容后，注明回复人员姓名，建议设置个性签名 4、回复不得少于10个字；必须提供解决方案或思路，不可随意转发或直接回复空白邮件 5、邮件内请勿进行多次讨论，邮件属于决定性或定义性文件，具有代表性及决策性，如需对问题进行讨论，请在邮件中注明需开会协商讨论，将会议内容以邮件形式发送全体与会人员 6、要区分?Reply和?Reply?All（区分单独回复和回复全体）： a)如果只需要单独个人知道的事或仅个人有关的问题，则单独回复给个人即可；? b)如果你对发件人的提出的问题不清楚或有不同的意见，应该与发件人单独沟通，请勿选择回复全部人员进行讨论 c)有问题需要与发件人单独讨论，请讨论好了再发送最终结果；不得向其他同事频繁发送未确定结果的邮件； d)选择回复全部的邮件应为确定性文件或需相关人员提前阅读，不可发送不确定性文件

电子邮件使用规范

电子邮件使用规范 1、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1.1 一定不要空白标题，这是最失礼的。 1.2 标题要简短，不宜冗长。 1.3 标题要能反映邮件的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 1.4 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 1.5 回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE（回复）、RE（回复）一大串。 1.6 可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 2、关于称呼与问候 2.1 电子邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼“大家”。 2.2 如果对方有职务，一般职务尊称对方，如“X总”、“x经理”；如果对外沟通，必须按照职务尊称对方。 2.3 电子邮件开头结尾最好要有问候语。例如：开头：“你好”、“您好”、“大家好”、“各位好”…；结尾：“祝您工作顺利”……。 3、有关电子邮件礼仪 3.1 电子邮件正文要简明扼要，行文通顺。 3.1.1 电子邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。 3.1.2 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 3.2注意电子邮件的论述语气。 3.2.1 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。

办公邮件使用礼仪规范

办公邮件使用礼仪规范电子邮件是我们日常办公不可或缺的交流方式，如何规范地使用邮件，了解邮件使用的礼仪，对有效沟通、提高工作效率、营造文明的办公环境，有着重要的作用。发邮件前，需要考虑内容是否适宜用邮件发送。正式工作报告; 部门之间事务往来; 知识推荐和信息传递；没有见面交流条件的其他交流内容; (1) 要求立即回应的紧急事务; (2) 有不同观点的人需要参与讨论的内容； ⑶不方便使用邮件呈现的其他内容，如：动画、音频、视频等。 (1) 收件人/TO :要受理这封邮件所涉及的主要问题, 响应; (2) 抄送人/CC :只是需要知道邮件所说明事情，没有义务予以响应，有建 1. 决定邮件的目的和内容 1.1 邮件适用范围: (3) 通知; (5) (6) 难以简单用口头表达说明清楚的其他事项。 1.2 不适用内容: 2. 邮件写作 2.1 收件对象理应对邮件予以回复

议时可回复；（3）密送人/BCC :收信人不知道的收件对象。 2.1.1收件对象排列顺序收信人的排列需遵循一定的顺序规则: （1）按部门排列；（2）按职等职级从高到低排列。 2.1.2注意事项只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人资源。 2.2标题/主题引起收件人的注意; 告知邮件的主要内容; 可适当使用大写字母、字符（如“！”）来突出标题，引起收件对象的注意; 不可出现错别字和语句不通顺的地方。 2.3称呼和问候 (3) 让收件对象知其所以然。 2.2.1 注意事项空白标题是最失礼的，如果在未写明标题的情况下误发邮件，请追加一封邮件表示歉意；（2）标题宜短不宜长; (3) 对外邮件标题应写明出处，例如：“来自丰诚公司 XXX 的邮件”；标题要能真实反映邮件的内容和重要性； (5) 一封邮件尽可能只针对一个主题; (6)

公司电子邮件管理规定范文

公司电子邮件管理规定范文 1．0 总则公司开通Intemet电子邮件服务，目的是为了更好地促进公司员工工作的内外交流。公司的电子信息网络，无论对内对外均不得传递与本人工作无关的内容，违者视情节轻重给予批评、降薪、降职、辞退处分。 2．0 邮件服务器管理办公室统一管理公司的电子服务器并负责电子邮件的开户、使用、维护和监督检查工作。 3．0 邮件开户须知申请电子邮件开户必须首先填写“电子邮件开户申请表”，并在并在保密承诺书一栏中签字，然后交部门经理审核签字后，将申请表交到办公室邮件管理人员处开户，邮件管理员开户完成后填写“电子邮件开户回执”，并通知申请人。回执单上包含配置邮件客户终端软件所需信息和用户使用规则。 4．0 电子邮件使用规程 4．1 用户应当定期检查自己的邮箱，并取走邮件，以保证有户的邮箱只占用合理的磁盘空间。每个用户的邮箱不能大于10M，对于超过10M的邮箱，管理员有权删除邮箱中的两个月以前的旧邮件，以保证用户邮箱在10M以下。由于不遵守此项规定而不能造成的损失由用户自己负责。 4．2 禁止向异地发送大于2M的电子邮件，严禁使用FIDMAIL下载软件和使用电子邮件订阅新闻、杂志、论坛等。技术杂志由公司统一订阅，图书室集中管理，申请订阅者需首先填写“电子杂志订阅申请表”，然后提交图书室订阅，公司驻外机构可由系统主管审批后另行处理。 4．3 在公司内部使用电子邮件只能使用在公司开户的电子邮件地址，不可擅自使用其他任何邮件地址。 4．4 严禁转发有危害社会安全的言论和政治性评论文章的邮件及一切无聊邮件。 4．5 发送保密资料邮件，按资料级别不同分别对待。 4．5．1 秘密级：需由部门经理同意加密发送，由部门对资料的安全负责。 4．5．2 机密级：由部门经理签字同意，将发送的资料交办公室审核、存档，并由办公室负责发送。 4．5．3 绝密级：禁止在网上发送 5．0 监督检查工作公司员工使用公司电子邮件需要接受办公室的监管，系统会自动将部分用户收发电子邮件

邮箱使用管理方案规范标准

邮箱使用管理规范

目录 1.目的 (2) 2.适用范围 (2) 3.职责 (2) 3.1信息技术部................................................................................... 错误!未定义书签。 4.主要内容 (2) 4.1邮箱管理 (2) 4.2邮箱安全 (3) 4.3邮件使用 (3) 4.4邮件说明 (4) 4.5主送、抄送与密送 (4) 4.6主题与标题 (5) 4.7称谓选择 (5) 4.8邮件正文 (5) 4.9邮件附件 (6) 4.10转发与回复 (6) 4.11邮件签名 (6) 4.12注意事项 (7) 5.奖罚 (7) 6.附则 (7) 7.附件 (7)

1.目的为加强企业邮箱（以下简称邮箱）管理，规范邮箱使用，保证邮箱系统的正常运行，高效、规范地传递信息，体现公司优良形象，特制定本指引。 2.适用范围本指引适用于XX总部及下属分子公司。 3.职责 3.1信息技术部 3.1.1 制定、发布并不断完善本操作指引。 3.1.2 负责邮箱的维护。 3.1.3 协助和指导员工对邮箱进行规范使用和管理。 4.主要内容 4.1邮箱管理 4.1.1 所有办公室人员对外客户沟通，对内同事间沟通必须使用公司邮箱，不得使用外部邮箱。 4.1.2 新职员入职时，根据其沟通需求开通账户如：需要对外和客户沟通，需要和总部沟通，下属公司工作汇报内部沟通均可申请邮箱，由当地人力资源部/综合人员提交申请运管管理部设立邮箱；临时人员（如临时借调、实习生等）需要设置邮箱的应进行标识，如实习生表示成：姓名（实习）；基于安全考虑，外部到我司协助的人员一律不得设置邮箱，若有需要可自行申请外部免费邮箱进行工作沟通。 4.1.3 由于人事异动、岗位变动、工作调整等需要变更的，当地人力资源部/综合人员发送OA申请信息技术部及时做相应变更。 4.1.4 员工离职，当地人力资源部/综合人员发送OA申请将冻结其邮箱，确定不需使用后再撤销。 4.1.5 邮箱账号资源有限，信息技术部定期后台巡查，若连续60天未登录邮箱的将予以禁用，如需激活请通知运营部。 4.1.6 邮箱使用人必须遵守《计算机信息网络国际互联网安全保护管理办

电子邮件书写规范

. . 电子邮件书写规范商务人士在使用电子邮件对外进行联络时，应当遵守一定的礼义规范，正确使用电子邮件，撰写规范的商务Email，顺利的进行对外联络。撰写邮件有三种方式：写邮件、回复邮件、转发邮件。三种方式各有所长，但在撰写格式方面都一至分为四点：收件人，抄送，主题（标题），内容。一、收件人 1.确认传送讯息的对象，并将人数降至最低。 2.传送电子讯息之前，确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。二、抄送 1.在必要和确定的情况下，抄送给相应需要知道进展情况的人员。 2. 一般情况下不要给普通客户抄送。 3.确认抄送讯息的对象，并将人数降至最低，以免造成不必要的困扰。三、主题电子邮件一定要注明主题，因为有许多网络使用者是以主题来决定是否继续详读信件的内容。此外，主题要明确、精练与内容相关，表达出对方需要了解的信息，而且可以区分对同一事物的不同信息。让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。四、内容在线沟通讲求时效，所以电子邮件的内容力求简明扼要，并求沟通效益。一般信件所用的起头语、客套语、祝贺词等，在在线沟通时都可以省略。但称呼，正文，结束，落款/签名四点要尽量完整。 1、称呼1)如果有收件人的姓名的话,可以让对方感觉更加友好。2)若知道对方的性别可以用：**先生、**小姐、**女士3)如果知道对方的身份可以用：**总经理、**经理、**董事长、×总、×董、×经理 2、正文正文做到主题明确，语言流畅，内容简洁。在撰写正文时还应注意以下几点，以示礼貌和尊重，以免造成不必要的困扰。1)在撰写英文信函时,只对一两个词进行大写以示强调,全篇都用大写是不礼貌的。在撰写中文的时候，只对部分以示强调的词采用加粗等方式。2)不要在信件中发泄不满,应面对面的解决。3)回复信件时,有必要加上部分的原文,以方便对方了解回信内容。4)若摘录的原文很长,应先把回复内容放到前面,原文内容在后, 5)在收件人明白其意时,才可使用俚语或缩写。6)如果有附件，应该在正文处说明附件的内容和用途； 3、结束1)如果可提供好的选择,应在结尾处提出。如: 请您考虑，有任何需要咨询，请电话或EMAIL联系我. 2)最好的结尾要着眼未来：如：希望我们能够达成合作3)结尾应显示诚恳：如：感谢您抽空洽谈 4、落款/签名目前，有不少网民时常会因为自己的电子信箱中堆满了无数的无聊的电子邮件，甚至是陌生人的电子邮件而烦心不堪。对其进行处理，不仅会浪费自己的时间和精力，而且还有可能会耽搁自己的正事，鉴于此，在商务邮件中应该有落款/签名，以示身份

集团电子邮件的安全使用规范

信息安全管理办法（电子邮件的安全使用规范）第一章总则第一条电子邮件规范的目的是建立公司电子邮件的使用规则：包括电子邮件的发送，接收，或存放。第二条该规范适用于以公司企业邮箱发送、接收或者存储电子邮件的，被赋予访问信息资源的所有个人。第二章规范内容第三条以下活动是被明确禁止的： -发送威胁或骚扰性的电子邮件； -使用电子邮件做个人业务； -使用电子邮件用于政治游说或竞选； -通过电子邮件复制和发布受版权保护的信息、知识和软件； -冒用他人名义发送电子邮件。不包括作为系统管理支持角色的身份，经他人授权使用的情况；第四条禁止以下活动，因为其可能妨碍网络通信和电子邮件系统的正常操作： -发送或转发链信件； -发送过大的信件； -发送或者转发可能包含计算机病毒的电子邮件。第五条个人不能通过“非公司电子邮件帐号”发送，转发或接

收机密或敏感的公司信息。“非公司电子邮件帐号”包括但不限于：Hotmail、雅虎邮件、163邮件、新浪邮件和由其它网络服务提供商提供的电子邮件 (ISP) 。第六条公司企业邮箱由专人负责管理，企业邮箱账户限本人使用，禁止将本人账户转借或借用他人账户。第七条为保障邮件服务器稳定可靠地运行，所有用户应及时检查自己的邮箱并下载邮件，以防邮箱超过限额影响使用。违者责任自负。第八条公司提供的电子邮箱仅限工作用途，不得用于私人事务，禁止因非工作用途将邮件账户公开于外部internet网上。第九条发送带有公司涉密信息的邮件，发件人必须先经部门领导同意（若是绝密级别，需经副总裁以上领导同意），并将涉密信息加密处理后方可发送；否则将视情节予以严肃处理，直至追究法律责任。第十条个人不能通过非公司检定的移动设备发送，转发、接收和存储公司机密或敏感的信息。移动设备的例子包括但不限于：个人数据助理PDA、移动电话等。第十一条个人应负责对邮箱内重要邮件做备份。第三章执行措施第十二条任何违反上述安全规范的人员和服务单位将会依照

职场电子邮件礼仪规范

职场电子邮件礼仪规范现如今，可能已经找不到没有电子邮箱的网民了。特别是职业人士，还拥有使用公司域名的邮箱。职业人士的利用公司邮箱发送邮件与私人信件有着很大区别，存在着职场邮件礼仪方面的新问题。据统计，如今互联网每天传送的电子邮件已达数百亿封，但有一半是垃圾邮件或不必要的。“在商务交往中要尊重一个人，首先就要懂得替他节省时间”，电子邮件礼仪的一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候，要想到收信人会怎样看这封Email，时刻站在对方立场考虑，将心比心。同时勿对别人之回答过度期望，当然更不应对别人之回答不屑一顾。关于主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1.一定不要空白标题，这是最失礼的 2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用…才能显示完你的标题 3. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如“王先生收” 4.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理 5.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6.回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。关于称呼与问候 1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”；如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。 2. Email开头结尾最好要有问候语最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。 Email正文 1. Email正文要简明扼要，行文通顺Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。

电子邮件的礼仪规范

电子邮件的礼仪规范发送电子邮件的礼仪与规范：（一）慎重选择发信对象 1、传送电子讯息之前，须确认收信对象是否正确，以免造成不必要的困扰。若要将信函副本同时转送相关人员以供参考时，可善用抄送的功能，但要将人数降至最低，否则，传送与复本转送的用途将混淆不清，也制造了一大堆不必要的「垃圾」。（二）注意撰写信件内容 1.切记收信对象是一个「人」，而不是一台机器因为电子讯息的互动是透过计算机网络产生的，使用者经常会不自觉地「忘记」与自己真正互动的是远程的「人」。许多情绪激动的字眼也因此不经意地随手送出而伤害到对方甚至引起冲突。记住写电子邮件，实际上和你写一封信是完全一样的，只是差别在传递的方式不同罢了。 2.电子信件「标题」要明确且具描述性电子邮件一定要注明标题(Subject)，因为有许多网络使用者是以标题来决定是否继续详读信件的内容。此外，邮件标题应尽量写得具描述性，或是与内容相关的主旨大意，让人一望即知，以便对方快速了解与记忆。 3.信件内容应简明扼要沟通讲求时效，收信较多的人多具有不耐等候的特性，所以电子邮件的内容应力求简明扼要，并求沟通效益。尽量掌握「一个讯息、一个主题」的原则。 4.了解传送出去的讯息将潜在会永久留存尽管信件有一定的邮寄对象，但经过传递的网络，也许邮寄出去的信件将会永久被存于某处档案或转印成文件到处流通。因此，在送出电子邮件时应谨慎地评阅所撰写的字句，以免出现错别字等落人笑柄。 5.理清建议或意见若要表达对某一事情的看法，可先简要地描述事情缘起，再陈述自己的意见；若是想引发行动，则应针对事情可能的发展提出看法与建议。有时因讯息太过简短或标明不够清楚，收信对象可能会不清楚发信者陈述的到底是建议或是意见，因而造成不必要的误解或行动。 6.避免使用太多的标点符号我们经常会看到一些电子信件中夹杂了许多的标点符号，特别是惊叹号的使用 !!!!!若真要强调事情，应该在用词遣字上特别强调，而不应使用太多不必要的标点符号。 7.小心幽默的使用在缺乏声调的抑扬顿挫、脸部表情与肢体语言的电子邮件中，应特别注意幽默的被误解与扭曲。若想展现幽默或特定情绪，发信者必须写明或使用“情绪符号”(smilies，如：)代表笑脸、高兴)。无论所开的玩笑是多么明显，最好加注以提醒收信者真正的意思。 8.切勿讲一些不会在公众场所对他人讲的话

关于电子邮件的使用规范

电子邮件使用规范一、关于邮件主题主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，使用有意义的主题行，这样可以让收件人迅速了解邮件内容并判断其重要性。 1．一定不要空白标题，这是最失礼的。 2．标题要简短，不宜冗长。 3．标题要能反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题。 4．一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 5．回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE、RE一大串。二、关于称呼与问候 1．邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。 2．Email开头结尾最好要有问候语。三、有关电子邮件礼仪 1．Email正文要简明扼要，行文通顺 Email正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的语句。 2．注意Email的论述语气根据收件人与自己的熟络程度、等级关系、邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3．Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，避免长篇大论。发送电子邮件一个重要方面就是节省他人时间，只把有价值的信息提供给需要的人。 4．一次邮件交待完整信息最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件。 5．尽可能避免拼写错误和错别字。这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅

公司电子邮件使用规范

公司电子邮件使用规范 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

公司电子邮件使用规范一、邮件文本及格式规范： 1 邮件内容：一封完整的电子邮件内容包括：收件人邮件地址（抄送邮件地址）、邮件主题、收件人称呼、邮件正文、邮件结束语、本人签名、发件日期，有明显称呼、签名、日期的邮件，能使查阅者一目了然。 2邮件字体：（1）全文统一；（2）字体大小适宜,不宜过大或过小,选用宋体字；（3）字体为正体；（4）字体颜色为黑色，个别重点处可加黑、加大或显着的颜色。 3邮件附件：如邮件中含有附件及附件数量，应在邮件内容中说明。 4邮件格式：使用公司统一的Logo及信纸格式，如无信纸格式，则不使用信纸。 5个人签名：（1）个人签名档需包括内容：姓名、所在部门/岗位、联系方式、电话分机、传真、 e-mail等；（2）如有工作需要，需和外部联系，还可以增加公司名称、地址、邮政编码、公司网站及个人手机号码，skype号等。二、邮件语言文字规范： 1语言表述清楚、简练，不能有岐义。 2规范用语，尽量少用口头用语，不用俚语。 3 段落分明、清晰。 4 用语忌言辞激烈及过分表露个人情绪。三、邮件发送规范： 1邮件主题：邮件必须写明主题。 2邮件发送：（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；

企业邮箱使用管理规定

企业邮箱使用管理规定[版本1/修改0]

1.范围本文件规定了公司企业邮箱使用者的权利和义务。本文件适用于公司各部门。 2. 引用标准《通讯设施控制程序》…………………………………………………… 《企业邮箱使用介绍》…………………………………………………… 3. 术语和定义无 4. 培训和资格公司企业邮箱使用人员和各部门信息员应学习和掌握本规定。 5. 职责信息技术部负责企业邮箱的审批、开通和维护事宜。 6. 企业邮箱的账号构成 6.1 企业邮箱域名后缀如下： 6.2 用户命名规则如下：姓名的拼音+邮箱域名后缀，如：王强：张荣威：重名或重音的命名规则：先注册的用户按上述规则命名，重名或重音用户，在上述规则后增数字1、3、5、6、7、 8、9……加以区分。 6.3 企业邮箱初始密码为：全拼的首字母+123组成，用户初次登陆后请立刻修改密码并完善个人信息，防止邮件被其他人恶意篡改。 7. 企业邮箱收发参数设定

7.1 浏览器访问： cn/ 7.2 邮件客户端软件访问（建议使用Outlook,Foxmail）：接收服务器（POP3）地址：https://www.wendangku.net/doc/66125708.html, 发送服务器（SMTP）地址：相关指导： 8．企业邮箱使用管理办法 8.1频繁与外单位有业务往来的员工可以申请企业邮箱，申请时请填写“企业邮箱申请表（https://www.wendangku.net/doc/66125708.html,)（附录B）”,同时按照“企业邮箱申请流程（附录A）”严格执行。 8.2 由于实际业务调整不再需要邮箱，需由员工所在部门信息员通知信息技术部注销邮箱帐号，经审核确认邮箱无重要信息后，方可注销。员工离职时，将注销已经开通的企业邮箱。 8.3 企业邮箱仅作为业务往来中信息传递使用，禁止将其作为活动存储器使用，信息技术部不提供邮箱服务器的管理备份，不得长期积压邮件占用企业邮箱空间资源，必须将重要邮件及附件下载保存至本地磁盘。由于未及时保存造成重要信息丢失的，责任由用户自己承担。 8.4 企业邮箱容量是263G，企业邮箱附件最大容量为30M，超大附件容量为600M。 8.5 邮箱空间占用长期保持在高比率（指空间占用率在30天内一直保持在80%）的用户，管理员将发送通知邮件到该邮箱，此状况一周后仍未整改，管理员有权清理该邮箱邮件。 8.6 企业邮箱管理员定期审查所有企业邮箱的使用情况，对于邮箱使用率低或超过15天未登录的用户发送邮件通知，7天内未得到使用确认的账户予以注销。 8.7 在使用企业邮箱跟外单位沟通过程中，请邮箱使用人做好信息保密工作，同时信息技术部管理人员做好邮箱信息的安全管理工作。 8.8禁止通过企业邮箱对外发送公司机密资料以及所有涉密文件，信息技术部做好邮箱发送、接收状态监督工作，如有违反，将第一时间上报公司严惩。 8.9禁止在企业邮箱内部发送大群组邮件，如有发现此类现象，信息技术部有权收回此邮箱使用权并通知员工所属部门信息员。

公司电子邮件使用规范

2邮件发送：（1）邮件内容需注意保密性，要明确收件人的范围，不遗漏需要发送的人，不发给无关人员；（2）涉及企业内部操作的信息，不要发送邮件；（3）敏感信息，需要用隐晦的表达方式；（4）决定性、关键性内容要点应在正文中描述，附件只作为详细分解说明；（5）明确主送人和抄送人，避免两者混淆不分，主送人为必须知悉该邮件内容的当事人，涉及请示、问询等内容的，或需要指示、告知时，主送人一般需要回复邮件，抄送人为有必要了解该邮件内容的人员；（6）慎重考虑邮件发送人员，重要和必须了解的信息，抄送上级领导或横向部门领导；（7）转发邮件时，要注意内容保密性，检查原邮件内容，确定需要引用的内容；（8）连续回复、转发邮件,要重新整理和明确邮件内容,避免沟通有误；（9）接受抄送邮件人员，一般不需要回复；（10）邮件发送前，检查一遍，确认无误及已添加需要发送的附件后再发送3邮件群发：（1）邮件群发只适合于全员公告、通知等事项,除此类邮件外不群发; （2）回复群发邮件时,只需回复给发件人或少数几人,不要群发回复。 4邮件优先级 (1) 邮件内容确实重要紧急的时候使用高优先级; (2) 不要频繁使用邮件高优先级。四、其他注意事项: 1不要在公司里发和政治、宗教相关的邮件。 2工作时间勿发与工作内容无关的邮件。 3邮件只是从多沟通方式的一种,日常的沟通不要完全依赖邮件。 4 重要紧急事项，发送邮件后需用电话等方式确认邮件是否收到。 5邮件附件的总容量应尽可能少于5M,如附件较大,应压缩后发送。

公司邮件使用规范

内容所涉及到的流程具有框架性，需要更细致的调研确认；本文档为内部资料，严格保密。1 集团公司邮箱使用规范 1、公司用户对外发送邮件的显示名称务必为:“英文名+姓的拼音+（中文名字）”例：Jack zhang (张某); 2、服务器设定员工收发邮件的附件大小为：3M，如附件超出服务器设定大小，您将无法接收或发送邮件; 3、禁止使用公司邮箱在各大网站或论坛中用来注册与工作无关的网络账户; 4、禁止在公司内部群发与工作无关的邮件，如：PPT、小游戏等内容; 5、公司邮件系统可在外网通过WEB方式登陆（地址：https://https://www.wendangku.net/doc/66125708.html,），服务器已设定每位员工账号在服务器存储邮件的空间为：1.2G，超过设定大小限制，将无法传送邮件; 6、邮件账户密码与登陆windows系统密码相同，员工需对管理员分配的所有账户和密码负全部责任; 7、杜绝发送与邮件内容无关的接收人员，以免给他人造成垃圾信息; 8、及时清理邮箱中的垃圾邮件，由于程序本身原因，Outlook邮件容量大于或等于2G，邮件收发可能会存在问题; 9、员工离辞后，邮件账户当天会禁止接收邮件，离辞员工后期邮件将转发给Team Leader接收。 10、公司邮箱仅限于收发与工作有关的邮件，务必遵守互联网道德规范; 11、禁止向外网群发收件人数为：50用户以上，如工作需要群发邮件，请向IT部门申请群发邮件账号 12、在使用邮件系统时，如收到未知附件请不要打开，对于陌生邮件请直接删除或转发给IT人员帮您分析; 13、公司服务器支持智通手机收发邮件，如工作需要可联系IT部配置（不同手机配置方式不同）; 14、禁止使用私人邮箱群发和接收工作相关邮件，如发现一次，IT将禁用违规员工公司内部账户;

电子邮件安全规范

电子邮件安全规范 1 目的电子邮件安全是信息安全的几大组成部分之一，规范电子邮件使用过程的操作,合理利用信息资源,避免在使用过程中泄露信息风险，保障电子邮件系统安全、可靠运行。为了规范的电子邮件安全防范和管理工作，特制订本规范。 2 适用范围本规范适用于总部、板块及下属成员企业。 3 职责/责任 3.1数据网络中心 1）数据网络中心是电子邮件系统的主管部门，负责电子邮件安全责任体系、管理规范的制定和落实。 2）负责协同板块和企业共同调查疑似电子邮件泄密的信息安全事件。 3.2板块信息部/企业信息部板块信息部/各企业信息部负责落实体系规定，协助数据网络中心保障邮件安全运行。 3.3业务部门遵循信息安全责任体系，并负责电子邮件本身安全。 4内容 4.1各单位/部门管理者 1）遵循电子邮件安全责任体系、管理规范的相关要求； 2）负责本部门员工电子邮件使用合规； 3）针对违规事件的处理、落实。 4.2 用户负责本人电子邮件的使用合规: 4.2.1配置有效： 1）邮件配置密码执行统一认证，AD要增加密码策略； 2）特殊原因需要单独设邮件密码,必须遵循密码设置的要求； 3）个人的邮件存储如何管理,按照邮件文档规定存放和使用。 4.2.2使用有效： 1）邮件内容必须遵循国家法律法规的约束要求； 2）遵循公司和职能的信息保密要求，不发送敏感信息； 3）在使用中间邮件账号不能借给他人使用，也不能非法窥视和使用他人邮件工具。 4.2.3应急响应： 1）邮件账号和账户发生异常应及时通知本单位信息部； 2）发生敏感信息内容和不合规等情况报告本单位信息部；

3）电子邮件出现使用异常时，及时联系本单位信息部解决； 4）协助调查疑似事件和安全事件的处理。 4.3 IT人员: 4.3.1IT 1)执行及落实的电子邮件安全管理体系、技术安全体系和责任体系; 2)负责总部及协助板块、企业调查电子邮件安全事件; 3)根据体系实际运行情况，负责电子邮件安全管理体系的不断改进和调优。 4.3.2板块IT 1)遵循电子邮件安全管理体系、技术安全体系和责任体系,并在板块内执行和落实； 2)协助数据网络中心调查及处理由电子邮件泄密引起的信息安全事件。 4.3.3 企业IT 1)负责本企业电子邮件安全体系应用及用户安全服务响应、客户端安全响应; 2)协助数据网络中心调查及处理由电子邮件泄密引起的信息安全事件。 5附则本规定由数据网络中心负责制订、修改和解释，如有更改，按变更后的新发布文件执行。本规定自公布之日起施行。 6 附件无